Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

Partner van Aanbestedingscafé:

Soft skills zijn keihard


En dan nu over jouw zachte kant. Steeds vaker blijkt dat een harde werkelijkheid. Ik zal uitleggen wat ik daarmee bedoel.

Je hebt het deze week vast al meegemaakt dat je een collega mailde. Het antwoord laat op zich wachten. En je weet het eigenlijk ook wel. Bij deze collega hoef je geen antwoord te verwachten. Althans niet de eerste 72 uur. En ook daarna is het onduidelijk wat je mag verwachten. Misschien krijg je helemaal geen reactie.

Stel je daarbij dan eens de volgende vragen. Heb je nog wel eens vergaderingen met meer dan vier mensen? Duren meetings of zoom-sessies langer dan een uur? Wordt er in jouw organisatie geklaagd over e-mailterreur? Is er binnen jouw organisatie sprake van een duidelijke communicatie cultuur? Of gebruik je Teams voor grote vergaderingen, Zoom voor internationale gesprekken, Slack voor je eigen afdeling, Discord voor dat hippe innovatieteam en Whatsapp voor als het echt belangrijk is?

Ik ken maar weinig organisaties waarbij niet een van deze vragen met ja beantwoord moet worden. Vaak ligt de nadruk op het gebruik van een tool. Maar zelden is er aandacht voor de vaardigheden van de professional.

Maar terug naar jou. Een nieuwe werkdag breekt aan. Je hebt je voorgenomen om aan dat lastige project te gaan werken. Op weg naar je werk schiet je nog te binnen dat je vergeten bent de projectmanager te informeren. Op dat moment begint er een onbekend lampje te branden op het dashboard van je auto. Op kantoor aangekomen vind je een opvallende enveloppe bij de post en er ligt een mapje op je bureau met een briefje van een collega. En dan heb je nog niet eens je e-mailbox geopend.

Wat zou jij als eerste doen?

Ken je van die collega’s met mailboxen die op een soort archief lijken? Honderden berichten zonder enige vorm van logica. Tot je er een opmerking over maakt. Dan moet je wel goed begrijpen dat ze alles precies weten te vinden. Hun bureau ligt vol met stapels papier. Ook daarvan moet je niet aan de kaak stellen of ze het overzicht goed bewaren. Want het is volstrekt duidelijk waar dat ene velletje is gebleven. Maar wacht, waar lag dat nou ook al weer?

Ik haal deze voor de hand liggende zaken aan om twee redenen. Allereerst is de staat van iemands bureau – virtueel of fysiek – een weerspiegeling van zijn of haar vaardigheden informatie te ordenen. Kort gezegd, stapels papier en overvolle inboxen zijn bergen onverwerkte informatie. De eigenaar heeft er nog geen beslissing over genomen en bewaart het uit een soort controle-reflex. Een duidelijk signaal dat de persoon in kwestie niet is opgewassen tegen de enorme hoeveelheid informatie die vandaag de dag op je afkomt.

De tweede reden gaat over hoe we persoonlijke vaardigheden benaderen. Juist door de zachtheid ervan, zijn ze lastig te meten. En dus ook niet te vergelijken. En ze liggen nogal dicht tegen zijn of haar persoonlijkheid aan. Als een rommelig bureau iets zegt over de georganiseerdheid van een professional, dan wordt het al snel persoonlijk als je de productiviteit van die persoon aankaart. Of het wordt als betutteling gezien.

Inkopers zijn kenniswerkers pur sang. Honderden mails en documenten per dag zou een koud kunstje voor ons moeten zijn. Toch hebben alleen de toppers echt aandacht gehad voor hun zachte kant. Namelijk de vaardigheden die je nodig hebt om te zorgen dat de impulsen die op je pad komen je niet afleiden van het gemaakte plan. In ons voorbeeld dat belangrijke project en niet het lampje op het dashboard.

Zeg eens eerlijk. Hoeveel berichten heb jij op dit moment in je mailbox? En als je moet scrollen om het antwoord te geven: vind je echt dat je overzicht hebt? En hoelang moeten collega’s wachten op je antwoord? Kortom, hoe zit het jouw zachte kant?

Soft skills is dé buzzterm van deze jaren als je recruiters en detacheerders moet geloven. Een uit het Engels geleende term voor de vaardigheden die je nodig hebt om je werk goed te kunnen doen. Onder de term soft skills vallen vaardigheden als werkethiek, betrouwbaarheid, communicatie, teamspeler, flexibiliteit. Zucht, ik weet het. Allemaal typische jeuktermen uit een gemiddelde vacaturetekst. Maar het zijn wel de vaardigheden die in grote mate bepalen hoe goed of effectief je je werk doet.

Het is opvallend dat er maar weinig inkoopopleidingen zijn die hier aandacht aan besteden. Neem de inhoud van een gemiddelde jaargang, training of cursus maar eens door. De opleidingen staan vol met kenniselementen, maar besteden nauwelijks aandacht aan de vaardigheden die nodig zijn om die kennis toe te passen. Als inkooprecruiters ons vertellen dat daar een enorme behoefte ligt, dan zou het niet meer dan logisch zijn dat onze opleidingen daaraan tegemoet komen.

En niet alleen de opleidingen. Juist wij zelf! Hoeveel tijd besteed jij aan het trainen van je vaardigheden?

Gelukkig is het nooit te laat om aan onszelf te werken. Log morgen eens niet in en stap eens niet in de auto. Maar pak een vel papier en maak een plannetje hoe jij je soft skills gaat verbeteren. En reserveer daar per week minimaal een vol uur de tijd voor. Niet vrijdagmiddag als er nog tijd overblijft. Maar aan het begin van de werkdag. Want je eigen ontwikkeling is het belangrijkste wat er is. Uw columnist wenst u veel succes!

Deze column is ook te beluisteren in de nieuwste aflevering van podcast De Gunningsfactor. Of beluister de laatste aflevering“Open house of toch maar niet?”.

Partner van Aanbestedingscafé:

'Ik mocht' is gewoon je werk doen

Jaren geleden bezocht ik een relatiedag van een inkoopadviesbureau. Hoog in de Euromast was ik te gast samen met andere inkopers. Om de gasten te vermaken had men Jan Kuitenbrouwer uitgenodigd. Voor de oudere luisteraar, je weet wel, die van Turbotaal. Voor de jongere luisteraar, zeg maar een soort Paulien Cornelisse.

Kuitenbrouwer is een komische taalpurist. Hij nam het gemiddelde taalgebruik van inkopers onder de loep. En we kwamen er niet best vanaf. Aan de hand van een gemiddelde vacaturetekst fileerde hij ons profiel. Hij begon over de volgens hem volstrekt zinloze functie-eis ‘proactief”. Volgens hem was dat een zinloze eis. Krankjorum zelfs. Want zo stelde hij ‘Actief’ zijn betekent dat je beweegt. Dat je iets doet. Maar in een voornamelijk zittend beroep kun je niet telkens actief zijn. Waar het ‘pro’ vandaan kwam snapte hij niet. Volgens hem maakte de betekenis van ‘pro’ het nóg onduidelijker. ‘Pro’ betekent namelijk voor of ervoor. Dat zou dus inhouden, dat de kandidaat ervoor al moet bewegen. Of er vóór moet gaan bewegen. Naast wat kolderieke situaties kon Kuitenbrouwer maar weinig voorstellen van wat van ons werd verlangd. Kuitenbrouwer stelde dat er initiatief nemen bedoeld zou kunnen zijn. Dat de kandidaat initiatiefrijk zou moeten zijn. Maar waartoe er initiatief genomen zou moeten worden, bleef hem onduidelijk.

Kuitenbrouwer had ook naar websites van inkoopadviseurs gekeken. Een groot inkoopadviesbureau maakte toen furore met de slogan ‘Boardroom Alignment’. Inkoop zou meer moeten doen aan ‘Boardroom alignment’. Kuitenbrouwer ging hier dieper op in en stelde dat de betekenis hiervan zou zijn dat inkoop en haar beleid in één lijn met het beoogde beleid van de directie zou moeten zijn. Komisch als hij was, vatte hij het krachtig samen als: doen wat de baas zegt. Alsof je daar een adviesbureau voor nodig had.

Ik haal deze herinneringen naar boven omdat taalgebruik alleen maar belangrijker is geworden. Zeker we nu allemaal toegang hebben tot kanalen om snel veel andere mensen te bereiken. Dat heeft de kwaliteit helaas niet veel goeds gedaan. Zelf stoor ik me regelmatig aan allerlei uitingen op LinkedIn. Regelmatig verspil ik mijn tijd aan onbegrijpelijke teksten. Het geplaatste bericht is vaak niet eens ontdaan van irritante typfouten. Foutloos Nederlands blijkt voor maar enkelen weggelegd. Leestekens worden standaard overgeslagen. Als ik mijn tijd steek in het lezen van jouw bericht, dan hoop je toch dat de boodschap overkomt?

Het hoogtepunt vind ik de mensen die hun posts starten met ‘Ik mocht’. Herman mocht ergens aanwezig zijn. Marieke mocht een vergadering leiden, Henk mocht een contract tekenen en Ingrid is nog opgewonden want ze mocht haar zieke collega vervangen.

Wie heeft ooit verzonnen dat jij dat mócht? Mocht het eerst niet dan? Had je de vrije keuze om ook iets anders te gaan doen, maar koos je toch hiervoor? Of moest het gewoon van je werk? Of erger, van je baas? Wat het echt een eer? Of plaats je het bericht om te laten zien hoe sympathiek je zelf bent? Misschien ben je dat wel. Maar moet je dat nou zelf vertellen?

De berichten beginnen ook meestal met ‘IK mocht’. Ik dus. IK. Ikke. Ikke, ikke, ikke en de rest kan stikken. Net als die collega van Ingrid blijkbaar. Je weet wel, zij mocht haar zieke collega vervangen. Nou, ik begrijp wel waarom die collega ziek is, Ingrid!

Oei, daar werd ik even cynisch. Maar, luisteraar, ‘ik mocht’ is ook cynisch. Als je jezelf voorop stelt, doet de boodschap er wat mij betreft niet meer toe. En als je het echt een eer vond, leg dan eens uit dat die ander alle aandacht waard was. En laat je eigen rol erbuiten. Als dat tenminste mocht… want ‘ik mocht’ is meestal… gewoon je werk doen.

En hoe het met die collega van Ingrid is afgelopen? Ik denk dat we binnenkort kunnen lezen dat ze een fruitschaaltje mocht ontvangen!

Deze column is ook te beluisteren in de nieuwste aflevering van podcast De Gunningsfactor. Of beluister de laatste aflevering over het besluit van het kabinet om de gunning van het analyseren van coronatesten twee maanden op te schorten en de klimaattop in Glasgow. Met Fredo Schotanus, Menno van Drunen en Alfred de Weert.

Partner van Aanbestedingscafé:

Stichting Ombudsman Aanbesteding

Onlangs circuleerde op LinkedIn een aantal berichten over een heuse aanbestedingsombudsman. In de berichten komt naar voren dat deze ombudsman een loket wil zijn voor als je een klacht hebt bij een lopende aanbestedingsprocedure.  Als je een klacht indient bij de ombudsman, zal een groep personen advies uitbrengen over je situatie.

Door de jaren heen heb ik heel wat meldpunten gezien. Voor een adviesbureau of detacheerder kan het commercieel interessant zijn om zo’n meldpunt te hebben. Want iemand met een probleem, is een potentiële klant. In ruil voor een bescheiden adviesje kun je daarom een klant binnenhalen. So far, niets nieuws onder de zon.

Last resort

Het gebruik van de term ‘ombudsman’ wekt het gevoel dat dit anders is. Hoewel er meerdere ombudsmannen zijn, is er maar één Nationale Ombudsman. Die is door de overheid ingesteld als ‘last resort’ voor als je als burger nergens meer heen kunt. De ombudsman heeft geen macht om beslissingen van de overheid te veranderen. Maar het instituut heeft wel budget om klachten te onderzoeken. En omdat het door de overheid zelf is ingesteld, heeft het ook gezag. Een oordeel van de ombudsman doet er toe in conflicten tussen burgers en de overheid.

Hoe zit het nu met deze Aanbestedingsombudsman? In het bericht staat een link naar een website. Deze link brengt me naar een website waar een tekst is te lezen over Stichting Ombudsman Aanbesteden. Gek genoeg wordt hier de afkorting OMA gebruikt. Als je Stichting Ombudsman Aanbesteden afkort, krijg je een heel andere afkorting, namelijk: SOA. Ook de website zelf wekt verwarring. Het oogt schreeuwerig. De informatie is weinig gestructureerd en het lijkt eerder op een promotiepraatje.

De website verwart nog verder. Allereerst is de website niet versleuteld. Dat is een soort basisbeveiliging. Bij een ‘last resort’ verwacht je dat alles in het werk is gesteld om de klager te beschermen. Dat gaat hier in de basis dus al niet goed.  Daarnaast is het internetadres, in jargon het domein, vreemd: de website staat op een subdomein van Karres.nl. Volgende de SIDN, de stichting die over .nl-domeinen waakt, is dit domein eigendom van Metaregistrar B.V. in Gouda. Even Googlen levert weinig concrete informatie op. Een belletje naar het vermeldde 088-nummer levert niets op. Er wordt niet opgenomen. Dan maar verder zoeken op de website. Als ik doorklik, kom ik de gegevens van Karres BV tegen. Dat klinkt logisch gezien de naam van het domein en omdat een van de initiatiefnemers zo heet. Maar wat heeft dat dan met deze stichting te maken?

Beter aanbesteden?

Hoe meer ik rondklik, hoe vreemder het me allemaal voorkomt. Is dit de plek voor mijn aanbestedingsklacht? Verder lezend op de website lees ik het doel van OMA, de afkorting voor Stichting Ombudsman Aanbesteden. OMA is van mening dat aanbesteden beter moet omdat de overheid per jaar maar liefst 140 miljard euro uitgeeft aan diensten en producten. OMA is blijkbaar een beetje in de war, want in werkelijkheid gaat het om ongeveer de helft. En wat OMA precies bedoelt met beter aanbesteden, wordt me niet duidelijk.

Verder lezend blijkt dat ik voor 250 euro een advies krijg van drie erkende experts. De experts zouden uit een verder niet toegelichte ‘community’ komen. Wat onder erkend verstaan wordt, wordt ook niet uitgelegd. Maar voor zover ik weet, bestaat er geen officiële erkenning of register van experts. Wel moeten we goed begrijpen dat de stichting onafhankelijk is. Dat wordt zo vaak gemeld dat ik er ongemakkelijk van wordt.

Ombudsman of adviesbureau?

Ik had mezelf een hoop tijd bespaard als ik eerder in het register van de Kamer van Koophandel had gekeken. De stichting heeft zichzelf namelijk ingedeeld bij adviesbureaus. Er wordt dus gewoon een betaald adviesje aangeboden. Waarom dat wordt vertroebeld met de term ombudsman en een vaag web namen, claims en toelichtingen is mij onduidelijk. Ik voel mij een beetje bedonderd omdat rond de term ‘ombudsman’ een zweem hangt van ‘je recht halen’, ‘er wordt geluisterd naar mijn klacht’.

Je snapt mijn punt. Predikaten als ‘ombudsman’, ‘expert’,  ‘deskundig’, ‘onafhankelijk’ moet je verdienen. En als je ze verdiend hebt, dan ga je daar zorgvuldig mee om. Als je ze klakkeloos gebruikt om een dienst te verkopen, zeg dat dan gewoon. Probeer je niet anders voor te doen dan je bent.

Deze columnist weet genoeg. Dit loket laat ik aan mijn neus voorbij gegaan. Ik wens de zelfbenoemde ombudsmannen en ombudsvrouwen veel succes.

Deze column is ook te beluisteren in de nieuwste aflevering van podcast De Gunningsfactor. Of beluister de laatste aflevering over de nieuwe Gids Proportionaliteit, met o.a. Theo van der Linden.