“Als semioverheidsinstelling zijn we verplicht om duurzaam in te kopen volgens de PIANOo-criteria. Nu zijn er voor veel productgroepen nog geen criteria opgesteld, wat betekent dat je het op papier automatisch ‘duurzaam’ inkoopt. Dit zorgde ervoor dat we jarenlang tussen de 90 en 100 procent duurzaam inkochten, terwijl we er niets aan deden. We hadden daardoor geen motivatie om het beter te doen”, vertelt Leo van der Heijden, senior inkoper bij Wageningen Universiteit. 

Dit veranderde vier jaar geleden, toen de Wageningen Universiteit samen met een student besloot om een model te ontwikkelen voor duurzame inkoop. Dit is uitgemond tot een methode om de inspanningen rond Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) voor alle Europese en Nationale aanbestedingen en Meervoudig onderhandse procedures te meten. Het doel is om inkoopafdelingen te stimuleren hun inspanningen te vergroten en dit ook zichtbaar en transparant te maken voor hun omgeving. Het model is inmiddels overgenomen door zeven andere universiteiten. 

“De tool omvat 10 inkooptools om duurzaam in te kopen, denk bijvoorbeeld aan een duurzaamheidspanel, sociale criteria en FIRA. Hoe meer van deze tools effectief worden toegepast in de procedure, des te hoger scoort de aanbestedende dienst op de schaal van 0 tot 1000.” Van der Heijden licht de tien inkooptools hieronder kort toe. 

1. Percentage MVO in gunningsmodel
   “Dit onderdeel omvat de MVO-wensen in de procedure en de zwaarte van deze criteria. Het MVO-percentage is een belangrijke factor in het model, omdat je er veel punten mee kunt verdienen. Dit stimuleert de projectgroep om voor een hoog percentage MVO in kwaliteit te pleiten.
2. PIANOo-criteria
   “Als er PIANOo-criteria of EU GPP criteria beschikbaar zijn voor de productgroep, dan moeten deze volledig toegepast worden. Je behaalt hiervoor ook volledige punten als er geen criteria beschikbaar zijn.”
3. Andere criteria
   Deze tool omvat andere criteria dan PIANOo, zoals bijvoorbeeld GreenCalc, BREEAM, CO2 prestatieladder of cradle to cradle. 
4. Projectgroep
   “We hebben een projectgroep waarin we standaard het onderwerp duurzaamheid bespreken. Hiervoor gebruiken we een checklist die in een vergadering wordt doorgenomen. Dit kost weinig tijd, maar zorgt er wel voor dat er bewust wordt nagedacht over MVI.”
5. Duurzaamheidspanel
   Het duurzaamheidspanel bestaat uit medewerkers die hebben aangegeven input te willen geven voor MVO-criteria bij aanbestedingen. In Wageningen bestaat dit panel uit ongeveer 80 personen. “Soms komt er uit zo’n vraag iets naar voren waar we zelf niet over nagedacht hadden. De filosofie is dat er binnen de organisatie best veel kennis is over duurzaamheid. Daar willen we natuurlijk optimaal gebruik van maken.”
6. GreenOffice
   Een GreenOffice bestaat uit studenten die als opdracht hebben hun Universiteit duurzamer te maken. Onder deze groep wordt ook de inkoopvraag uitgezet.
7. Andere ecolabels
   “Binnen dit criterium wordt er gekeken naar andere ecolabels. Hiervoor wordt keurmerkenwijzer.nl gecontroleerd op relevante keurmerken om binnen de opdracht toe te passen.”
8. Sociale criteria
   De volgende stap is het toevoegen van sociale criteria. “Hierin maken we onderscheid tussen internationale sociale voorwaarden en social return. Voor de internationale sociale voorwaarden, waaronder bijvoorbeeld het naleven van mensenrechten, moeten leveranciers een document tekenen. Daarnaast zien we graag dat er medewerkers met afstand tot de arbeidsmarkt worden ingehuurd om een deel van de opdracht uit te voeren”
9. FIRA
   FIRA is een verificatiebureau en controleert MVO-rapporten van bedrijven en instellingen. Met FIRA kunnen de prestaties van de leverancier op het vlak van MVO geborgd worden. “Wij vragen leveranciers om zich te registreren bij FIRA en hun MVO-claims en ambities te laten verifiëren. Zo worden de daadwerkelijke prestaties zichtbaar en hebben wij input voor de gesprekken in de contractfase.”
10. MVO management rapportage
    “MVO blijft ook na de aanbesteding op de agenda staan en wordt steeds meegenomen bij gesprekken tussen management en leveranciers. Hierin zullen leveranciers de vorderingen op het vlak van MVO steeds kort toelichten”, aldus van der Heijden.

FIRA is premium partner van AanbestedingsCafe.nl