Magnifying glass Close
Partner van Aanbestedingscafé

E-facturering verplicht voor Noorse overheidsleveranciers

Noorse leveranciers kunnen voortaan alleen meedoen aan aanbestedingen wanneer ze elektronisch factureren. De Noorse overheid gaat immers voortaal op zowel lokaal als nationaal niveau e-facturen eisen van haar aanbieders. Noorwegen hoopt zo de digitalisering van het land te versnellen en geld te bezuinigen door het factureringsproces te stroomlijnen.

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé

5 onmisbare tools voor digitaal aanbesteden in 2018

E-aanbesteden is sinds 1 juli 2017 verplicht voor alle Europese aanbestedingen, maar ook onderhands is het gemeengoed geworden. Digitalisering is niet meer weg te denken uit het aanbestedingsproces. Dat betekent niet dat het van harte gaat. Door de gewijzigde Aanbestedingswet voelt het voor veel partijen als een verplichting, in plaats van een efficiëntieslag. AanbestedingsCafe.nl spreekt Negometrix over de volwassenheid van e-aanbesteden en tips voor 2018. (meer…)

Partner van Aanbestedingscafé

Rechtmatigheid van inhuren via een DAS

Het afgelopen jaar is er veel aandacht geweest voor het dynamisch aankoopsysteem (DAS). In de gewijzigde aanbestedingswet, die in 2016 inging, zijn 2b-diensten komen te vervallen. Daardoor kunnen inkopers geen inhuurmarktplaatsen meer gebruiken. Tegelijkertijd is in de wet de procedure voor het DAS vereenvoudigd en zijn de toepassingsmogelijkheden verbreed. Daardoor zijn veel aanbestedende diensten overgestapt van een inhuurmarktplaats naar een DAS. (meer…)

Partner van Aanbestedingscafé

CEN keurt EU-standaard voor e-factuur goed

De Committee for Standardisation (CEN) heeft de standaard goedgekeurd waaraan e-facturen binnen de EU moeten voldoen. Daarmee is nu het fundament vastgesteld waarmee eenduidige uitwisseling van e-facturen gerealiseerd wordt tussen leveranciers en overheden (meer…)

Partner van Aanbestedingscafé

Rijksoverheid wil in 2017 alleen nog e-factureren

De Rijksoverheid heeft besloten om vanaf 1 januari 2017 geen papieren facturen meer in behandeling te nemen. Een mailtje met een bijgesloten pdf mag ook niet meer (meer…)

Partner van Aanbestedingscafé

CPO CAK: “E-sourcingtool maakt aanbesteden makkelijker”

“Ik vind het verbazingwekkend dat zo’n groot percentage aanbestedende diensten e-aanbesteden nog niet heeft ingevoerd”, vertelt John van Pelt, CPO van het CAK. “Inkoop vindt van zichzelf dat ze innoveren, zich ontwikkelen en in de boardroom thuishoren. Zorg er maar eerst voor dat je rechtmatigheid en inkoopinstrumenten op orde zijn.”

CAK hoort sinds 2015 bij de 69% van de aanbestedende diensten die het elektronisch aanbesteden helemaal op orde hebben. (meer…)

Partner van Aanbestedingscafé

Nederland is klaar voor E-aanbesteden

“De verplichting van elektronisch aanbesteden gaat zorgen voor lastenverlichting voor ondernemer en aanbestedende dienst”, stelt Diederik Heij, adviseur bij TenderNed. “Er bestaat al een publicatieplicht op TenderNed, welke tot vermindering van de zoekkosten heeft geleid. Nu wordt ook de rest van het proces eenvoudiger. Het bevordert de transparantie, de ondernemer heeft een standaard interface, er is snellere interactie mogelijk en de inkoper heeft overzicht over de totale aanbesteding”, somt Heij op tijdens de voorlichtingsbijeenkomst van PIANOo en Europa Decentraal over de gewijzigde Aanbestedingswet. (meer…)

Partner van Aanbestedingscafé

Digitale aanbestedingen nemen toe

Sinds 2013 is het aantal digitale aanbestedingen in Nederland flink toegenomen. Hiermee heeft Nederland zich ontwikkeld van achterblijver tot volger in Europa. Dat blijkt uit onderzoek van de Erasmus Universiteit (meer…)

Partner van Aanbestedingscafé

TenderNed te veel zaak van juristen

“Elektronisch aanbesteden via TenderNed is te veel een zaak van juristen en andere specialisten geworden. Staan alle handtekeningen op de juiste plaats, zijn alle vakjes ingevuld en zijn de certificaten in orde?” (meer…)

Partner van Aanbestedingscafé

TenderNed niet klaar voor E-aanbesteden

De verplichting om uitsluitend elektronisch aan te besteden, moet worden uitgesteld. “TenderNed is er nog niet klaar voor. Er zijn nog zoveel problemen met het systeem”, zegt Daan Stuit, voorzitter MKB Infra. Na een uitstel van twee maanden, op verzoek van mkb-infrabedrijven die er nog niet klaar voor waren, stelt Rijkswaterstaat elektronisch aanbesteden per 1 september verplicht.

“Gebruik Rijkswaterstaat als pilot”, stelt Stuit voor. “Dan kunnen we zien hoe het in de praktijk werkt en of er nog kinderziektes in de systemen zitten die moeten worden opgelost.” Overigens vraagt hij zich af of Rijkswaterstaat elektronisch aanbesteden op dit moment wel mag verplichten. “Het is een hele procedure om de elektronische handtekening te krijgen. Niet alle internetproviders zijn er klaar voor. En we hebben onvoldoende zicht op de veiligheid. Je moet er als opdrachtgever niet aan denken dat er gesjoemeld kan worden met handtekeningen”, zegt Stuit tegen Cobouw.

Zorgen
Stuit is niet de enige die zich zorgen maakt. Nagenoeg alle aanbestedende diensten, belangengroepen en inschrijvers hebben zorgen over TenderNed. De partijen maken zich zorgen over technische problemen, zoals traagheid van het systeem, stroomstoringen, uitval en gebruiksonvriendelijkheid. Behalve TenderNed zijn er ook commerciële partijen die aanbestedingen publiceren en de vraag is of de systemen samenwerken. “Genoeg redenen om te pleiten voor uitstel. Dat mag ook van de EU”, zegt Stuit.

Partner van Aanbestedingscafé

Afrikaanse landen zetten e-procurement in tegen corruptie

In Afrika maken steeds meer landen gebruik van e-procurement systemen om de wijdverspreide corruptie aan te pakken bij het inschrijven op overheidsopdrachten. Kenia was het eerste Afrikaanse land dat een geautomatiseerde, end-to-end inkoop- en betaalsysteem gebruikt. Dit deed zij voor meer transparantie, verantwoording en eerlijkheid. Nu is Zambia het volgende Afrikaanse land dat met de e-procurement software gaat werken.

De Wereldbank, een grote investeerder van telecom en bouwprojecten in Afrika, stopt nu ook geld in de e-procurement van Afrikaanse landen. Zo volgden na Kenia de landen Zimbabwe, Nigaria, Mauritius, Kameroen, Uganda en nu dus ook Zambia. Dat schrijft ITworld.com.

Smeergeld
Zambia en Kenia werden onlangs nog gedwongen om telecomopdrachten ter waarde van miljoenen dollars te annuleren. Dit was het gevolg van corruptie en hoe regeringsfunctionarissen de opdrachten gunden aan leveranciers. Het centrale probleem is dat hoge ambtenaren smeergeld aannemen van leveranciers en daarmee de projectkosten omhoog stuwen. Contracten voor telecom in landen als Nigeria, Zimbabwe en Algerije zouden ook lijden onder (beschuldigingen van) corruptie.

Face-to-face
Welwillende Afrikaanse regeringsfunctionarissen geloven dat e-procurement de corruptie kan aanpakken omdat het de anonimiteit van bieders garandeerd, totdat de aanbesteding werkelijk geopend is. Daarnaast voorkomt de software een hoop onnodig face-to-face contact. Ook de Wereldbank gelooft dat e-procurement een middel kan zijn voor ‘good governance’ van publieke aanbestedingen.

Partner van Aanbestedingscafé

Marktplaatsen schieten hun doel voorbij

“Marktplaatsen voor de inhuur van inkopers schieten hun doel voorbij”, stellen verschillende experts in gesprek met AanbestedingsCafe.nl. Het fenomeen ‘marktplaatsen’, waarop overheidsorganisaties hun behoefte aan tijdelijke ondersteuning kunnen publiceren, roept veel kritische reacties op bij de marktpartijen. “Wat je bij een aantal aanbestedende diensten ziet, is dat de marktplaats tot gevolg heeft dat er alleen een extra schakel tussen de aanbieder en de vrager gezet wordt. Dat komt de kwaliteit van de match absoluut niet ten goede”, stelt Inge Norbruis, Managing Consultant bij Emeritor.

Een voordeel van marktplaatsen zou moeten zijn dat zzp’ers en het mkb ook de kans krijgen om zich in te schrijven. Marktplaatsen worden door inkoop-zzp’ers echter beschouwd als laatste optie. “Zeker de betere zzp’ers in de markt denken: ‘inschrijven op een marktplaats heeft geen zin, want ik zal wel weer te duur zijn”, aldus Sebastiaan de Bruijn, Business Development Manager Interim bij InQuest. “Het draait alleen om de prijs. Alle interim-professionals die laag inschrijven maken kans, maar de duurdere inkoopprofessional, met de meest mooie referenties, wordt aan de kant geschoven.”

Proces inrichten
“Het voordeel van marktplaatsen is dat je snel vraag en aanbod aan elkaar kunt koppelen”, vindt Norbruis. “Maar in mijn ogen kan het alleen succesvol zijn, als je ook voldoende energie steekt in het specificeren van die behoefte en de selectie goed inricht. Het blijft mensenwerk.” Edwin Bastian, Senior adviseur Europees aanbesteden bij het ministerie van Veiligheid en Justitie steunt het standpunt van Norbruis: “Marktplaatsen kunnen leiden tot het juiste personeel. Dit hangt wel samen met de manier waarop je het proces inricht. Heb je voldoende inhoudelijke kennis om de selectie goed te kunnen doen?”

Persoonlijk contact
Deze inhoudelijke kennis en het persoonlijke contact ontbreken bij marktplaatsen. “Inkoop is een vak, maar inkopen van mensen is misschien wel het moeilijkste”, stelt Norbruis. “Om een goede match te maken, moet je weten in welke context de inkoper gaat werken, in welk team hij terechtkomt en wat voor soort aanbestedingen hij gaat doen.”Als deze informatie ontbreekt op de marktplaats, is er volgens Norbruis vaak geen mogelijkheid om vragen te stellen. “In praktijk zijn er marktplaatsen waar je structureel geen antwoord krijgt op je vragen.” De Bruijn geeft aan ook vaak maar halve coördinaten te krijgen. “Je krijgt een beperkt profiel toegestuurd met het verzoek geen contact op te zoeken. Op zich logisch, want anders wordt de overheidsinstantie platgebeld door partijen. We kunnen echter alleen toegevoegde waarde leveren als we alle coördinaten scherp krijgen. Bij een marktplaats is dat niet het geval.”

Gefundeerde terugkoppeling
Bij een afwijzing ontbreekt het ook aan een gefundeerde terugkoppeling. “Solliciteren op een marktplaats kost veel tijd, maar je krijgt geen gefundeerde terugkoppeling”, zegt Paul ’t Hart, Managing Consultant Interim Management bij InQuest. “Op het moment dat je niet de juiste kandidaat bent of voorgesteld hebt, dan krijg je een standaard mailtje met de tekst: ‘uw kandidaat zit niet bij de laatste drie’. De redenen waarom je bent afgewezen ontbreken volledig. Ik wil, wanneer ik een kandidaat heb voorgesteld en ik moet hem teleurstellen, wel kunnen zeggen waarom hij of zij niet doorgaat in de betreffende procedure.”

Consequenties
De overvloed aan reacties op de vacatures zouden de reden kunnen zijn voor de standaard terugkoppeling. “Ik vraag me altijd af of zo’n aanbestedende dienst gelukkig is met een marktplaats”, overdenkt Octavia Siertsema, aanbestedingsspecialist. “Toen ik inkoper was bij de gemeente Amersfoort, gingen we ook mensen inhuren via een marktplaats. Er kwamen via die marktplaats zo’n 100 reacties op de vacature. Dan schiet iedereen in de stress. Voorheen belde je een aantal bureaus, dan kreeg je wat cv’s en dan was je klaar. Dan wist je, omdat het bureau het gecheckt had, dat het goede mensen waren. Nu moet je het zelf uitzoeken.”

Siertsema vraagt zich af of aanbestedende partijen zich deze consequenties wel realiseren. “Laatst schreef een collega ZZP’er zich in op een marktplaats voor een communicatiefunctie. Hierbij werd aangegeven dat de vacature zes dagen open zou staan. Ze kreeg vervolgens een reactie terug dat de vacature na drie dagen al gesloten was, omdat er genoeg reacties binnen waren. Dat kan je als overheidsinstantie niet doen. Als je inhuurt via een marktplaats moet je ook de consequenties aanvaarden.”

Politieke gevoeligheid
“Marktplaatsen kunnen heel succesvol zijn, maar niet voor specialisten. Specialisten worden vaak ingehuurd om bepaalde zaken in de organisatie teweeg te brengen en vaak acteren ze in een politiek gevoelige omgeving. Het inhuren van specialisten zou ik dus niet via een marktplaats laten lopen, een raamovereenkomst is in mijn ogen een veel betere oplossing”, concludeert ’T Hart. Ook De Bruijn benadrukt de politieke gevoeligheid. “Het gaat vaak om complexe en politiekgevoelige aanbestedingen, waar ze het liefst een externe inkoper voor aannemen. Dan zou je denken dat je daar ook een stukje advies van een specialist bij nodig hebt.”

Dit artikel is onderdeel van een tweeluik.
Marktplaatsen zullen in het volgende artikel aan het woord komen.

Partner van Aanbestedingscafé

Gebrekkig contractmanagement bij overheid

“Bij overheidsinstellingen is contractmanagement erg slecht geregeld”, dat zeggen verschillende experts in gesprek met AanbestedingsCafe.nl. “Wanneer een contract is afgesloten, gaat het over een muur naar degene die het moet beheren. Die stopt het vervolgens in een la en gaat over tot de orde van de dag”, dat stelt Octavia Siertsema, aanbestedingsspecialist. Het is niet ongebruikelijk dat contracten kwijt raken en afspraken niet worden gecontroleerd. Inschrijvers weten dit volgens Siertsema. “Wat ik merk, is dat inschrijvende partijen zeggen: leuk hoor dat ze al die eisen stellen, maar wanneer het contract gesloten is, kijken ze daar nooit meer naar om.”

Edwin Bastian, Senior-adviseur Europees aanbesteden bij het ministerie van Veiligheid en Justitie, vindt dit fenomeen een merkwaardige gedachte. “Bij het implementeren van een contract hebben we Kern Prestatie Indicatoren (KPI’s), welke in overleg met de leverancier zijn samengesteld en waarover de leverancier ook periodiek rapporteert. Deze zijn vastgelegd in het contract. Het is absoluut niet zo dat het contract in de onderste la verdwijnt.” Toch snapt hij wel waar de indruk vandaan komt. “Ik ken situaties van aanbestedende diensten die een aanbesteding uitschrijven, waarna er niet veel meer met het contract gebeurt. In dat soort situaties kan ik begrijpen dat de indruk ontstaat dat het contract in de onderste lade is verdwenen.”

Voorwaarden controleren
Toch zijn het precies deze aanbestedende diensten waar Siertsema op doelt. “Aanbesteders vragen een hele hoop voorwaarden, en als je daar geen akkoord op geeft, dan hoef je ook niet in te schrijven. Dus iedereen geeft gewoon akkoord”, vertelt Siertsema. “De kans dat je erop gecontroleerd wordt, is toch niet zo groot. Een eis kan zijn: je moet ISO (gecontroleerd kwaliteitsbeleid, red.) hebben of in de uitvoering ISO gaan halen. Een leverancier kan dan heel lang volhouden dat hij bezig is met het halen van een ISO.”

Veel afspraken zijn volgens Siertsema ook nog eens lastig te controleren. “Bij een aanbestedende dienst ging de gunning van de catering naar een organisatie die aangaf voor 80 procent duurzaam te zijn. Later hoor je dat dit helemaal niet zo is, want financieel is dat helemaal niet haalbaar met het budget van de overheidsinstantie. Op het moment dat er een controle komt, dan is het allemaal groen en biologisch, maar na de controle gaan ze weer over tot de orde van de dag”, aldus Siertsema. “Als je eisen niet kunt of niet wilt controleren, waarom vraag je het dan?”

Contracten zwerven rond
Sebastiaan de Bruijn, Business Development Manager Interim bij InQuest, is het met Siertsema eens en stelt dat het gebrekkige overzicht ervoor zorgt dat de afspraken met leveranciers niet goed worden gecontroleerd. “Er wordt weinig gestuurd op afspraken die gemaakt zijn met leveranciers. Zo kom ik bijvoorbeeld bij opdrachtgevers waar nog helemaal geen contractmanagementsysteem is. Het is een doodzonde dat contracten gewoon rondzwerven in de organisatie. Het gebeurt ook dat er bij overheidsinstanties, na een doorlichting van de contracten, blijkt dat er nog steeds betaald wordt voor leveringen, terwijl deze nooit verstrekt zijn”, stelt De Bruijn.

Basis op orde
Op het gebied van contractmanagement is er nog een hoop winst te behalen, zegt Antoinette Vriend, eigenaar E-proQure. “Wat ik nog veel zie, is dat de basis niet op orde is. De overheid is volgens de archiefwet verplicht om overeenkomsten standaard op te slaan op één centrale plek, maar dit is vaak nog niet eens op orde. Laat staan dat ze een contractmanagementsysteem hebben om de contractueel gemaakte afspraken te bewaken.” Vriend ziet nog vaak dat er bij overheidsinstanties geen centraal systeem aangewezen is. “Er wordt vaak gewerkt met meerdere decentrale systemen, waaronder Excel-overzichten of databasetoepassingen.”

Geld laten liggen
“Als overheid zou je deze werkwijze niet moeten willen”, voegt Vriend toe. “Als overheid moet je verantwoording af kunnen leggen over de gelden die je uitgeeft.” En door gebrekkig contractmanagement laten overheidsinstanties veel geld liggen, valt Paul ’t Hart, Managing Consultant Interim Management bij InQuest, Vriend bij. “Je weet niet wat de betalingstermijnen en leveringstermijnen zijn. Als dat niet duidelijk is, kan de leverancier ermee schipperen en dat kost geld. Als je niet op de KPI’s stuurt, dan loopt het uit de klauwen.”

Met de neus op de feiten
De decentralisatie van de zorgtaken heeft het probleem alleen maar groter gemaakt, vindt Vriend. “De hoeveelheid contracten is verdubbeld, maar ook de uitvoeringsrisico’s voor de overheden zijn aanzienlijk vergroot. Het wordt steeds lastiger om bij een toenemend volume de contracten beheersbaar te houden. Daarvoor heb je gewoon een systeem nodig.” De Bruijn geeft aan dat hij ziet dat gemeenten door de decentralisatie nu wel met de neus op de feiten worden gedrukt. “Ze hebben het probleem nu erkend. Vanuit ons werkveld zien we dat voor de implementatie van contractmanagement nu expertise wordt ingehuurd.”

Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres