Inloggen
Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen
Het bedrijfsleven maakt er al volop gebruik van: de Managed Service Provider (MSP). Door het werven en contracteren van personeel uit te besteden kan een organisatie tijd en geld besparen. De publieke sector zet de MSP echter veel minder vaak in. Daar liggen kansen, dachten Marijn de Leeuw, Mercell Nederland, en Remco Worst, Senior Supplier Manager bij TAPFIN, de MSP van ManpowerGroup Talent Solutions. Zij introduceerden afgelopen maand een combinatie van een MSP en het Dynamisch Aankoop Systeem (DAS), dat inhuur van personeel bij overheidsinstanties gemakkelijker, goedkoper en rechtmatiger moet maken.
Waarom overheidsorganisaties nog maar weinig gebruik maken van een MSP is De Leeuw, ondanks de ervaring en contacten met de publieke markt, een raadsel. “Wie het weet, mag het zeggen”, zegt hij lachend. De Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU) vormt daarop een uitzondering. Die wilde wél een MSP en schreef daar vorig jaar een aanbesteding voor uit. “Wij dachten al langer na over een samenwerking tussen Mercell Nederland en Manpower, over een combinatie van het DAS en de MSP”, zegt De Leeuw. “Toen kwam die aanbesteding, en die wonnen we.”
Veel organisaties worstelen volgens De Leeuw en Worst met de inhuur van flexibel personeel. “Er is een gebrek aan capaciteit omdat instellingen vaak niet zijn ingericht op het organiseren van inhuur. Zij zijn vooral bezig met de eigen taken en verantwoordelijkheden. Die zijn de afgelopen jaren steeds groter geworden”, zegt Worst. Hij ziet dat de expertise om inhuur goed te regelen vaak ontbreekt. “Dat komt door complexe wet- en regelgeving in Nederland. Voor het inregelen van tijdelijk personeel bestaat er wet- en regelgeving. Denk aan de wet DBA en de onlangs ingevoerde WAB, de inlenersbeloning die stelt dat ingehuurd personeel recht heeft op dezelfde voorwaarden als medewerkers die in vaste dienst werken. Er zijn allerlei zaken waar je rekening mee moet houden.”
Voor overheidsinstanties geldt daarbij ook nog dat zij rechtmatig in moeten kopen. De Leeuw: “Bij de inhuur van personeel gaat het al snel om heel veel geld, dus is een instantie al snel aanbestedingsplichtig. In het begin denkt men vaak: we kunnen dit wel onderhands aanbesteden, we hebben deze persoon maar een paar weken nodig. Dan blijkt dat toch anders te zijn en dan komt de rechtmatigheid in het geding.” Dat is ook het geval wanneer een organisatie graag verder wil met een ingehuurde medewerker en het contract daarom steeds verlengd wordt. “Eigenlijk zou je dan opnieuw moeten gaan aanbesteden. Maar dat gebeurt niet. Mensen willen nu eenmaal graag werken met mensen die ze kennen.” Bovendien is de inhuur van personeel volgens De Leeuw veelal niet centraal geregeld. “De inhuur van personeel is niet alleen een inkoopfeestje, ook HR is daarbij betrokken.” Dat leidt er vaak toe dat een organisatie weinig tot geen overzicht heeft over de flexibele schil. “De grip op inhuur ontbreekt”, aldus De Leeuw.
“Er zijn allerlei zaken waar je rekening mee moet houden. Je ziet dat de capaciteit en expertise om daar goed op in te spelen, ontbreken.”
Remco Worst, Senior Supplier Manager TAPFIN
Ten slotte komen er vaak hoge kosten kijken bij de inhuur van flexibel personeel. “Wie personeel inhuurt via een raamovereenkomst moet alle inhuurvolumes bij elkaar optellen, inschatten wat er de komende jaren nodig is op het gebied van inhuur en als gevolg daarvan allerlei risico’s afdekken. Dan kan er nog maar een beperkt aantal leveranciers meedoen”, zegt De Leeuw. Als gevolg daarvan, en van doorleenconstructies, betalen organisaties vaak hogere tarieven dan nodig is.
Wat is een DAS?
Het Dynamisch Aankoop Systeem is een Europese aanbestedingsprocedure voor het doen van gangbare aankopen van werken, leveringen of diensten. Het moet gedurende zijn gehele looptijd openstaan voor toetreding door nieuwe ondernemers die aan de eisen voor toelating tot het systeem voldoen. Het aantal ondernemers in een DAS kan niet beperkt worden door selectiecriteria toe te passen. Wel is het mogelijk uitsluitingsgronden en passende geschiktheidscriteria stellen aan de ondernemers.
De samenwerking tussen Mercell Nederland en TAPFIN moet een oplossing bieden voor de obstakels die de inhuur van personeel nu met zich meebrengt, specifiek voor de publieke sector. Daarvoor stemden Mercell Nederland en TAPFIN hun bestaande DAS-omgeving en MSP-omgeving op elkaar af. Inkopen via een DAS biedt organisaties de mogelijkheid om doorlopend personeel in te huren, volgens De Leeuw één van de grote voordelen van deze procedure. Iedereen die aan de vereisten voldoet, mag meedoen. Een soort open-houseprocedure, maar dan voor inhuur. “Het is allemaal veel lichter, makkelijker en flexibeler”, legt hij uit. Bovendien voldoet een organisatie die gebruikmaakt van het DAS gewoon aan de aanbestedingsregels, het is een manier om rechtmatig in te kopen. Inkopen via DAS is immers een Europese aanbestedingsprocedure. Een MSP neemt organisaties traditiegetrouw veel werk uit handen, met zaken als het aanvraagproces, contractmanagement, urenregistratie en facturatie. Door beiden te combineren ontzorgt het systeem zowel de Inkoop- als de HR-afdeling.
Inhuurdesk: hulp bij inhuur
Een belangrijk onderdeel van de gecombineerde oplossing is de Inhuurdesk. Organisaties die gebruik maken van de gecombineerde oplossing van Mercell Nederland en TAPFIN kunnen een beroep doen op deze pool van experts, die hen op verschillende vlakken ondersteunt. De Inhuurdesk helpt inhurende managers en organisaties een profiel op te stellen aan de hand van hun wensen en eisen. Dat profiel wordt in het DAS gezet, waarna iedereen die voldoet aan de eisen een offerte kan indienen, ook de zzp’er. Dat de Inhuurdesk helpt bij het opstellen van het profiel helpt niet alleen de inhurende organisatie, maar ook de leverancier. “Als je een te generieke uitvraag in de markt zet, belast je de markt onnodig”, zegt De Leeuw. Daarom streeft de Inhuurdesk ernaar het profiel zo scherp mogelijk te maken.
De MSP zet daarna alle binnengekomen offertes op een rijtje en maakt een ranking op basis van objectieve criteria: prijs en kwaliteit. De Inhuurdesk nodigt vervolgens – samen met de inhurend manager – de top-3 kandidaten uit voor een gesprek, waarna de beste kandidaat wordt gecontracteerd. Ook dat wordt afgehandeld door de Inhuurdesk, wat de HR-afdeling werk uit handen neemt. Ten slotte kan een organisatie ervoor kiezen verschillende modules af te nemen, waarin urenregistratie en facturatie via self-billing geregeld worden.
“Het mooie aan dit systeem is dat je altijd een actuele match van vraag en aanbod hebt”, zegt De Leeuw.Voor leveranciers, de markt, de zzp’ers zijn de voordelen dat ze direct zaken kunnen doen met de overheid. De Inhuurdesk zorgt er daarbij voor dat gunning en afwijzing gemotiveerd worden. “Vaak gehoorde kritiek op het DAS is dat gemotiveerde gunning of afwijzing maar beperkt plaatsvindt. En die kritiek is wat mij betreft ook terecht, want vaak wordt dat ook te beperkt gedaan. De Inhuurdesk zorgt ervoor dat dat in dit systeem wel goed gebeurt. De ranking vindt plaats op basis van harde criteria, zodat je een afwijzing goed kunt motiveren.”
Het mooie aan dit systeem is dat je altijd een actuele match van vraag en aanbod hebt.
Marijn de Leeuw, Mercell Nederland
Naast de ondersteuning door de Inhuurdesk zorgt het systeem ook voor grip op inhuur door te voorzien in de juiste data en rapportages. Inkoop en HR kunnen een beroep doen op de data die in het systeem verzameld worden. “Dat is een bron van data waar we gericht en op maat de juiste rapportages uit kunnen halen”, zegt Worst. Beide afdelingen kunnen daarnaast gebruik maken van de data die ManpowerGroup in huis heeft, waarmee tarieven worden gebenchmarkt. “Stel, een inhurend manager neemt contact op met de Inhuurdesk omdat hij iemand nodig heeft. Hij vraagt wat daar een redelijk en vooral marktconform tarief voor zou zijn. Hij schat in dat dat zeventig euro is, maar de Inhuurdesk kan dan zeggen – op basis van beschikbare gegevens, het aanbod en de regio – dat het tarief een stuk lager uitvalt: zo’n 57 euro. Zo bespaar je dus direct op je inhuur”, legt Worst uit. Het gebruik van uniforme processen, vaste sjablonen en directe inhuur verlagen de kosten verder.
Wat is een MSP?
Een Managed Service Provider neemt de taken die een organisatie uit wil besteden, over. Het gaat daarbij vaak om onboarding en administratieve processen, zoals urenregistratie en facturatie.
De afgelopen maanden zette Mercell Nederland, samen met TAPFIN, een MSP op voor de ODRU. De tijd is rijp om de rest van de publieke sector kennis te laten maken met DAS- en MSP-combinatie. “Samen met de ODRU hebben we onze ervaring verder opgebouwd en hebben we ontdekt dat dit eigenlijk fantastisch is. De klant is er ontzettend blij mee”, zegt De Leeuw. Inmiddels hebben zich meer overheidsorganisaties gemeld voor de oplossing. Voor elke organisatie stemmen Mercell en TAPFIN het systeem af op de wensen van de klant. De combinatie van DAS en MSP kan al binnen een maand operationeel zijn. Worst: “Het concept staat voor tachtig procent vast. De overige twintig procent is maatwerk, dat maken we klant specifiek. Iedere klant heeft toch zijn eigen behoeften.”
Meer weten over MSP en DAS voor publieke organisaties? Bekijk het webinar dat Mercell Nederland onlangs samen met ManpowerGroup gaf of neem contact op met Marijn de Leeuw en Remco Worst.
Mercell Nederland is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.
Negometrix wordt overgenomen door Mercell, een Noorse aanbieder van publieke aanbestedingsdiensten. Dat maakt Mercell vandaag bekend.
Mercell biedt e-aanbestedingssoftware aan die veelvuldig wordt gebruikt, zowel in Scandinavië als daarbuiten. De overname van Negometrix is voor Mercell een volgende stap op e-procurement en contractmanagement marktleider te worden, stelt het Noorse bedrijf. Mercell heeft na de overname circa vijfhonderd werknemers en een klantenbestand van ongeveer 29.000 klanten in vijftien landen. In 2020 nam Mercell Visma Commerce al over.
Negometrix is het grootste aanbestedingsplatform in Nederland. Voor 33 procent van alle aanbestedingen wordt dit platform gebruikt. Daarnaast is Negometrix actief in Bulgarije en de Verenigde Staten. Het bedrijf kon vorig jaar op een omzet van circa zes miljoen euro rekenen.
Zowel CEO Sander de Vocht als oprichter Jan Siderius blijven hun huidige rol bij Negometrix vervullen.
Bron: Negometrix.com
Heb jij de eerste aflevering van Tenderen gemist? Geen nood, je kunt ‘m online terugkijken. Wees er snel bij, want de tweede aflevering van de meest verwarrende aanbestedingsshow van Nederland is te zien op 5 november! Check: www.tenderengemist.nl.
Vandaag gaat de eerste aflevering van ‘Tenderen’ live, de meest verwarrende aanbestedingsshow van Nederland. Een show waarbij CTM Solution aan alle inkooptoppers vraagt om mee te doen met het spel der aanbesteding, en u naar huis gaat met prachtige prijzen. CTM introduceert hiermee het alternatief voor Tenderned: het CTM Lite pakket. Een volledig gratis versie met alles wat u van een aanbestedingsplatform mag verwachten. Aanbesteden zal nooit meer hetzelfde zijn.
Klik hieronder om naar de eerste aflevering te gaan.
CTM Solution is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.
In deze nieuwe rubriek lichten we samen met CTM Solution maandelijks een interessante aanbesteding uit.
Wat is het?
Taaltrainingen Direct Duidelijk
Voor wie?
Ministerie van Buitenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Wat wordt er aanbesteed?
Communiceren kun je leren, heeft men gedacht bij het Ministerie van BZK, en leren is wat er gaat gebeuren. Direct Duidelijk wil ambtenaren van verschillende overheidsinstanties trainen in het gebruik van begrijpelijke taal. Via hun website, maar ook via sociale media zal de beproefde onderwijsmethode van de leverancier worden aangeboden aan gemeenten, provincies, waterschappen en andere overheidsorganen. Het doel is om ambtenaren heldere taal te laten gebruiken, maar ook om te leren collega’s te begeleiden in het gebruik van begrijpelijke taal (de train-de-trainer-methode).
Uitdaging voor de inkoper bij zo’n aanbesteding
Daphne Meijer van UBR|HIS; “De opdrachtgever, de Direct Duidelijk Brigade, is erg enthousiast en weet goed wat ze wil. Als inkoper ligt de uitdaging van deze aanbesteding bij het communiceren van die wens naar de markt, en tegelijk de verwachtingen over de omvang van de opdracht te managen. Want het kan één cursus zijn, of misschien duizend cursussen, over alle overheidsinstanties. Door alles binnen een perceel te houden proberen we het aanbod te optimaliseren”
Meer weten? Klik hier voor de aankondiging
CTM Solution is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.
Inkoopsoftware-aanbieder Negometrix heeft aangekondigd dat het bedrijf PublicSoft overneemt. PublicSoft is een Nederlandse SaaS oplossing voor spend analyse en spend management.
PublicSoft wordt in het productaanbod van Negometrix opgenomen als Negometrix Spend Management. Het is de bedoeling dat de tool verder doorontwikkeld wordt.
Sander de Vocht, CEO van Negometrix over de overname: “Iedere inkooporganisatie ziet spend data als een relevante bron om strategische inkoopkeuzes op te baseren. PublicSoft is een bewezen en direct inzetbare oplossing die uitstekend aansluit bij onze dienstverlening.”
We laten je graag kennismaken met ContractNow, als nieuwe partner van Aanbestedingscafe.nl. Wil je weten wat de software van ContractNow voor jouw organisatie kan betekenen? Bekijk dan deze korte video.
CTM Solution is de nieuwe Premium Partner van Inkoperscafe.nl en Aanbestedingscafe.nl. Met deze nieuwe samenwerking krijgt Inkoperscafe.nl er opnieuw een waardevolle partner bij, met expertise op het gebied van e-aanbesteden en -contractmanagement.
CTM Solution biedt Complete Tender Management (CTM) aan, de meest gebruikte software voor aanbesteden en contractmanagement in Europa. Met CTM is het mogelijk aanbesteden en contractmanagement volledig elektronisch te laten verlopen. Sinds 1999 zijn er al meer dan 250.000 tenders via CTM uitgevoerd. In Nederland wordt het systeem onder meer gebruikt door Staatsbosbeheer en diverse gemeenten.
CTM Solution is gevestigd in Amsterdam. Meer informatie over deze nieuwe partner vind je hier.
Noorse leveranciers kunnen voortaan alleen meedoen aan aanbestedingen wanneer ze elektronisch factureren. De Noorse overheid gaat immers voortaal op zowel lokaal als nationaal niveau e-facturen eisen van haar aanbieders. Noorwegen hoopt zo de digitalisering van het land te versnellen en geld te bezuinigen door het factureringsproces te stroomlijnen.
E-aanbesteden is sinds 1 juli 2017 verplicht voor alle Europese aanbestedingen, maar ook onderhands is het gemeengoed geworden. Digitalisering is niet meer weg te denken uit het aanbestedingsproces. Dat betekent niet dat het van harte gaat. Door de gewijzigde Aanbestedingswet voelt het voor veel partijen als een verplichting, in plaats van een efficiëntieslag. AanbestedingsCafe.nl spreekt Negometrix over de volwassenheid van e-aanbesteden en tips voor 2018. (meer…)
Het afgelopen jaar is er veel aandacht geweest voor het dynamisch aankoopsysteem (DAS). In de gewijzigde aanbestedingswet, die in 2016 inging, zijn 2b-diensten komen te vervallen. Daardoor kunnen inkopers geen inhuurmarktplaatsen meer gebruiken. Tegelijkertijd is in de wet de procedure voor het DAS vereenvoudigd en zijn de toepassingsmogelijkheden verbreed. Daardoor zijn veel aanbestedende diensten overgestapt van een inhuurmarktplaats naar een DAS. (meer…)
De Committee for Standardisation (CEN) heeft de standaard goedgekeurd waaraan e-facturen binnen de EU moeten voldoen. Daarmee is nu het fundament vastgesteld waarmee eenduidige uitwisseling van e-facturen gerealiseerd wordt tussen leveranciers en overheden (meer…)
De Rijksoverheid heeft besloten om vanaf 1 januari 2017 geen papieren facturen meer in behandeling te nemen. Een mailtje met een bijgesloten pdf mag ook niet meer (meer…)
“Ik vind het verbazingwekkend dat zo’n groot percentage aanbestedende diensten e-aanbesteden nog niet heeft ingevoerd”, vertelt John van Pelt, CPO van het CAK. “Inkoop vindt van zichzelf dat ze innoveren, zich ontwikkelen en in de boardroom thuishoren. Zorg er maar eerst voor dat je rechtmatigheid en inkoopinstrumenten op orde zijn.”
CAK hoort sinds 2015 bij de 69% van de aanbestedende diensten die het elektronisch aanbesteden helemaal op orde hebben. (meer…)
“De verplichting van elektronisch aanbesteden gaat zorgen voor lastenverlichting voor ondernemer en aanbestedende dienst”, stelt Diederik Heij, adviseur bij TenderNed. “Er bestaat al een publicatieplicht op TenderNed, welke tot vermindering van de zoekkosten heeft geleid. Nu wordt ook de rest van het proces eenvoudiger. Het bevordert de transparantie, de ondernemer heeft een standaard interface, er is snellere interactie mogelijk en de inkoper heeft overzicht over de totale aanbesteding”, somt Heij op tijdens de voorlichtingsbijeenkomst van PIANOo en Europa Decentraal over de gewijzigde Aanbestedingswet. (meer…)
“Elektronisch aanbesteden via TenderNed is te veel een zaak van juristen en andere specialisten geworden. Staan alle handtekeningen op de juiste plaats, zijn alle vakjes ingevuld en zijn de certificaten in orde?” (meer…)
De verplichting om uitsluitend elektronisch aan te besteden, moet worden uitgesteld. “TenderNed is er nog niet klaar voor. Er zijn nog zoveel problemen met het systeem”, zegt Daan Stuit, voorzitter MKB Infra. Na een uitstel van twee maanden, op verzoek van mkb-infrabedrijven die er nog niet klaar voor waren, stelt Rijkswaterstaat elektronisch aanbesteden per 1 september verplicht.
“Gebruik Rijkswaterstaat als pilot”, stelt Stuit voor. “Dan kunnen we zien hoe het in de praktijk werkt en of er nog kinderziektes in de systemen zitten die moeten worden opgelost.” Overigens vraagt hij zich af of Rijkswaterstaat elektronisch aanbesteden op dit moment wel mag verplichten. “Het is een hele procedure om de elektronische handtekening te krijgen. Niet alle internetproviders zijn er klaar voor. En we hebben onvoldoende zicht op de veiligheid. Je moet er als opdrachtgever niet aan denken dat er gesjoemeld kan worden met handtekeningen”, zegt Stuit tegen Cobouw.
Zorgen
Stuit is niet de enige die zich zorgen maakt. Nagenoeg alle aanbestedende diensten, belangengroepen en inschrijvers hebben zorgen over TenderNed. De partijen maken zich zorgen over technische problemen, zoals traagheid van het systeem, stroomstoringen, uitval en gebruiksonvriendelijkheid. Behalve TenderNed zijn er ook commerciële partijen die aanbestedingen publiceren en de vraag is of de systemen samenwerken. “Genoeg redenen om te pleiten voor uitstel. Dat mag ook van de EU”, zegt Stuit.
In Afrika maken steeds meer landen gebruik van e-procurement systemen om de wijdverspreide corruptie aan te pakken bij het inschrijven op overheidsopdrachten. Kenia was het eerste Afrikaanse land dat een geautomatiseerde, end-to-end inkoop- en betaalsysteem gebruikt. Dit deed zij voor meer transparantie, verantwoording en eerlijkheid. Nu is Zambia het volgende Afrikaanse land dat met de e-procurement software gaat werken.
De Wereldbank, een grote investeerder van telecom en bouwprojecten in Afrika, stopt nu ook geld in de e-procurement van Afrikaanse landen. Zo volgden na Kenia de landen Zimbabwe, Nigaria, Mauritius, Kameroen, Uganda en nu dus ook Zambia. Dat schrijft ITworld.com.
Smeergeld
Zambia en Kenia werden onlangs nog gedwongen om telecomopdrachten ter waarde van miljoenen dollars te annuleren. Dit was het gevolg van corruptie en hoe regeringsfunctionarissen de opdrachten gunden aan leveranciers. Het centrale probleem is dat hoge ambtenaren smeergeld aannemen van leveranciers en daarmee de projectkosten omhoog stuwen. Contracten voor telecom in landen als Nigeria, Zimbabwe en Algerije zouden ook lijden onder (beschuldigingen van) corruptie.
Face-to-face
Welwillende Afrikaanse regeringsfunctionarissen geloven dat e-procurement de corruptie kan aanpakken omdat het de anonimiteit van bieders garandeerd, totdat de aanbesteding werkelijk geopend is. Daarnaast voorkomt de software een hoop onnodig face-to-face contact. Ook de Wereldbank gelooft dat e-procurement een middel kan zijn voor ‘good governance’ van publieke aanbestedingen.
“Marktplaatsen voor de inhuur van inkopers schieten hun doel voorbij”, stellen verschillende experts in gesprek met AanbestedingsCafe.nl. Het fenomeen ‘marktplaatsen’, waarop overheidsorganisaties hun behoefte aan tijdelijke ondersteuning kunnen publiceren, roept veel kritische reacties op bij de marktpartijen. “Wat je bij een aantal aanbestedende diensten ziet, is dat de marktplaats tot gevolg heeft dat er alleen een extra schakel tussen de aanbieder en de vrager gezet wordt. Dat komt de kwaliteit van de match absoluut niet ten goede”, stelt Inge Norbruis, Managing Consultant bij Emeritor.
Een voordeel van marktplaatsen zou moeten zijn dat zzp’ers en het mkb ook de kans krijgen om zich in te schrijven. Marktplaatsen worden door inkoop-zzp’ers echter beschouwd als laatste optie. “Zeker de betere zzp’ers in de markt denken: ‘inschrijven op een marktplaats heeft geen zin, want ik zal wel weer te duur zijn”, aldus Sebastiaan de Bruijn, Business Development Manager Interim bij InQuest. “Het draait alleen om de prijs. Alle interim-professionals die laag inschrijven maken kans, maar de duurdere inkoopprofessional, met de meest mooie referenties, wordt aan de kant geschoven.”
Proces inrichten
“Het voordeel van marktplaatsen is dat je snel vraag en aanbod aan elkaar kunt koppelen”, vindt Norbruis. “Maar in mijn ogen kan het alleen succesvol zijn, als je ook voldoende energie steekt in het specificeren van die behoefte en de selectie goed inricht. Het blijft mensenwerk.” Edwin Bastian, Senior adviseur Europees aanbesteden bij het ministerie van Veiligheid en Justitie steunt het standpunt van Norbruis: “Marktplaatsen kunnen leiden tot het juiste personeel. Dit hangt wel samen met de manier waarop je het proces inricht. Heb je voldoende inhoudelijke kennis om de selectie goed te kunnen doen?”
Persoonlijk contact
Deze inhoudelijke kennis en het persoonlijke contact ontbreken bij marktplaatsen. “Inkoop is een vak, maar inkopen van mensen is misschien wel het moeilijkste”, stelt Norbruis. “Om een goede match te maken, moet je weten in welke context de inkoper gaat werken, in welk team hij terechtkomt en wat voor soort aanbestedingen hij gaat doen.”Als deze informatie ontbreekt op de marktplaats, is er volgens Norbruis vaak geen mogelijkheid om vragen te stellen. “In praktijk zijn er marktplaatsen waar je structureel geen antwoord krijgt op je vragen.” De Bruijn geeft aan ook vaak maar halve coördinaten te krijgen. “Je krijgt een beperkt profiel toegestuurd met het verzoek geen contact op te zoeken. Op zich logisch, want anders wordt de overheidsinstantie platgebeld door partijen. We kunnen echter alleen toegevoegde waarde leveren als we alle coördinaten scherp krijgen. Bij een marktplaats is dat niet het geval.”
Gefundeerde terugkoppeling
Bij een afwijzing ontbreekt het ook aan een gefundeerde terugkoppeling. “Solliciteren op een marktplaats kost veel tijd, maar je krijgt geen gefundeerde terugkoppeling”, zegt Paul ’t Hart, Managing Consultant Interim Management bij InQuest. “Op het moment dat je niet de juiste kandidaat bent of voorgesteld hebt, dan krijg je een standaard mailtje met de tekst: ‘uw kandidaat zit niet bij de laatste drie’. De redenen waarom je bent afgewezen ontbreken volledig. Ik wil, wanneer ik een kandidaat heb voorgesteld en ik moet hem teleurstellen, wel kunnen zeggen waarom hij of zij niet doorgaat in de betreffende procedure.”
Consequenties
De overvloed aan reacties op de vacatures zouden de reden kunnen zijn voor de standaard terugkoppeling. “Ik vraag me altijd af of zo’n aanbestedende dienst gelukkig is met een marktplaats”, overdenkt Octavia Siertsema, aanbestedingsspecialist. “Toen ik inkoper was bij de gemeente Amersfoort, gingen we ook mensen inhuren via een marktplaats. Er kwamen via die marktplaats zo’n 100 reacties op de vacature. Dan schiet iedereen in de stress. Voorheen belde je een aantal bureaus, dan kreeg je wat cv’s en dan was je klaar. Dan wist je, omdat het bureau het gecheckt had, dat het goede mensen waren. Nu moet je het zelf uitzoeken.”
Siertsema vraagt zich af of aanbestedende partijen zich deze consequenties wel realiseren. “Laatst schreef een collega ZZP’er zich in op een marktplaats voor een communicatiefunctie. Hierbij werd aangegeven dat de vacature zes dagen open zou staan. Ze kreeg vervolgens een reactie terug dat de vacature na drie dagen al gesloten was, omdat er genoeg reacties binnen waren. Dat kan je als overheidsinstantie niet doen. Als je inhuurt via een marktplaats moet je ook de consequenties aanvaarden.”
Politieke gevoeligheid
“Marktplaatsen kunnen heel succesvol zijn, maar niet voor specialisten. Specialisten worden vaak ingehuurd om bepaalde zaken in de organisatie teweeg te brengen en vaak acteren ze in een politiek gevoelige omgeving. Het inhuren van specialisten zou ik dus niet via een marktplaats laten lopen, een raamovereenkomst is in mijn ogen een veel betere oplossing”, concludeert ’T Hart. Ook De Bruijn benadrukt de politieke gevoeligheid. “Het gaat vaak om complexe en politiekgevoelige aanbestedingen, waar ze het liefst een externe inkoper voor aannemen. Dan zou je denken dat je daar ook een stukje advies van een specialist bij nodig hebt.”
Dit artikel is onderdeel van een tweeluik.
Marktplaatsen zullen in het volgende artikel aan het woord komen.
“Bij overheidsinstellingen is contractmanagement erg slecht geregeld”, dat zeggen verschillende experts in gesprek met AanbestedingsCafe.nl. “Wanneer een contract is afgesloten, gaat het over een muur naar degene die het moet beheren. Die stopt het vervolgens in een la en gaat over tot de orde van de dag”, dat stelt Octavia Siertsema, aanbestedingsspecialist. Het is niet ongebruikelijk dat contracten kwijt raken en afspraken niet worden gecontroleerd. Inschrijvers weten dit volgens Siertsema. “Wat ik merk, is dat inschrijvende partijen zeggen: leuk hoor dat ze al die eisen stellen, maar wanneer het contract gesloten is, kijken ze daar nooit meer naar om.”
Edwin Bastian, Senior-adviseur Europees aanbesteden bij het ministerie van Veiligheid en Justitie, vindt dit fenomeen een merkwaardige gedachte. “Bij het implementeren van een contract hebben we Kern Prestatie Indicatoren (KPI’s), welke in overleg met de leverancier zijn samengesteld en waarover de leverancier ook periodiek rapporteert. Deze zijn vastgelegd in het contract. Het is absoluut niet zo dat het contract in de onderste la verdwijnt.” Toch snapt hij wel waar de indruk vandaan komt. “Ik ken situaties van aanbestedende diensten die een aanbesteding uitschrijven, waarna er niet veel meer met het contract gebeurt. In dat soort situaties kan ik begrijpen dat de indruk ontstaat dat het contract in de onderste lade is verdwenen.”
Voorwaarden controleren
Toch zijn het precies deze aanbestedende diensten waar Siertsema op doelt. “Aanbesteders vragen een hele hoop voorwaarden, en als je daar geen akkoord op geeft, dan hoef je ook niet in te schrijven. Dus iedereen geeft gewoon akkoord”, vertelt Siertsema. “De kans dat je erop gecontroleerd wordt, is toch niet zo groot. Een eis kan zijn: je moet ISO (gecontroleerd kwaliteitsbeleid, red.) hebben of in de uitvoering ISO gaan halen. Een leverancier kan dan heel lang volhouden dat hij bezig is met het halen van een ISO.”
Veel afspraken zijn volgens Siertsema ook nog eens lastig te controleren. “Bij een aanbestedende dienst ging de gunning van de catering naar een organisatie die aangaf voor 80 procent duurzaam te zijn. Later hoor je dat dit helemaal niet zo is, want financieel is dat helemaal niet haalbaar met het budget van de overheidsinstantie. Op het moment dat er een controle komt, dan is het allemaal groen en biologisch, maar na de controle gaan ze weer over tot de orde van de dag”, aldus Siertsema. “Als je eisen niet kunt of niet wilt controleren, waarom vraag je het dan?”
Contracten zwerven rond
Sebastiaan de Bruijn, Business Development Manager Interim bij InQuest, is het met Siertsema eens en stelt dat het gebrekkige overzicht ervoor zorgt dat de afspraken met leveranciers niet goed worden gecontroleerd. “Er wordt weinig gestuurd op afspraken die gemaakt zijn met leveranciers. Zo kom ik bijvoorbeeld bij opdrachtgevers waar nog helemaal geen contractmanagementsysteem is. Het is een doodzonde dat contracten gewoon rondzwerven in de organisatie. Het gebeurt ook dat er bij overheidsinstanties, na een doorlichting van de contracten, blijkt dat er nog steeds betaald wordt voor leveringen, terwijl deze nooit verstrekt zijn”, stelt De Bruijn.
Basis op orde
Op het gebied van contractmanagement is er nog een hoop winst te behalen, zegt Antoinette Vriend, eigenaar E-proQure. “Wat ik nog veel zie, is dat de basis niet op orde is. De overheid is volgens de archiefwet verplicht om overeenkomsten standaard op te slaan op één centrale plek, maar dit is vaak nog niet eens op orde. Laat staan dat ze een contractmanagementsysteem hebben om de contractueel gemaakte afspraken te bewaken.” Vriend ziet nog vaak dat er bij overheidsinstanties geen centraal systeem aangewezen is. “Er wordt vaak gewerkt met meerdere decentrale systemen, waaronder Excel-overzichten of databasetoepassingen.”
Geld laten liggen
“Als overheid zou je deze werkwijze niet moeten willen”, voegt Vriend toe. “Als overheid moet je verantwoording af kunnen leggen over de gelden die je uitgeeft.” En door gebrekkig contractmanagement laten overheidsinstanties veel geld liggen, valt Paul ’t Hart, Managing Consultant Interim Management bij InQuest, Vriend bij. “Je weet niet wat de betalingstermijnen en leveringstermijnen zijn. Als dat niet duidelijk is, kan de leverancier ermee schipperen en dat kost geld. Als je niet op de KPI’s stuurt, dan loopt het uit de klauwen.”
Met de neus op de feiten
De decentralisatie van de zorgtaken heeft het probleem alleen maar groter gemaakt, vindt Vriend. “De hoeveelheid contracten is verdubbeld, maar ook de uitvoeringsrisico’s voor de overheden zijn aanzienlijk vergroot. Het wordt steeds lastiger om bij een toenemend volume de contracten beheersbaar te houden. Daarvoor heb je gewoon een systeem nodig.” De Bruijn geeft aan dat hij ziet dat gemeenten door de decentralisatie nu wel met de neus op de feiten worden gedrukt. “Ze hebben het probleem nu erkend. Vanuit ons werkveld zien we dat voor de implementatie van contractmanagement nu expertise wordt ingehuurd.”
