Inloggen
Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen
“Bidmanagement kwam heel toevallig op mijn pad”, vertelt Leontien Navest, bidmanager bij Capgemini. “Ik vond altijd heel veel dingen leuk, behalve sales. En toch ben ik daarin terecht gekomen.” En dat niet alleen; op 1 september 2020 is Leontien verkozen tot bidmanager van het jaar. Het vak wordt alleen nog sterk ondergewaardeerd. Het is haar missie om bidmanagement beter op de kaart te zetten.
Wat is het carrièrepad van Leontien geweest? Wat is haar visie op het vak? En wat kan zij mede-bidmanagers adviseren? Daarover spreekt AanbestedingsCafe.nl haar.
Hoe ben je in bidmanagement terecht gekomen?
“Ik ben begonnen bij Ernst & Young Consulting, wat later overgenomen is door Capgemini. In mijn laatste jaren als consultant heb ik onder andere bijgedragen aan de Accelerated Solutions Environment. Dat is zowel een special ingerichte workshopomgeving als een methodiek voor grote groepsinterventies. Je brengt veel mensen bij elkaar en werkt razendsnel een strategie of plan van aanpak uit. Je doet als het ware het werk van drie maanden in drie dagen.
De laatste jaren dat ik dat deed, klopten er steeds meer infrastructuur-leveranciers aan. Onder meer VolkerWessels, Heijmans en Imtech kwamen bij ons om voor hun tenders in zo’n groepssessie versneld na te denken over hun propositie voor Rijkswaterstaat. Toen ben ik enthousiast geworden over tenderen.
Bidmanagement bleek ook een functie te zijn binnen Capgemini. Dat wist ik niet. Toen gaf ik aan dat ik het wel heel leuk vond om die overstap te maken. Toevallig hadden ze net een vacature. En zo ben ik het vak ingerold.”
Wat vind je zo leuk aan aanbestedingen?
“Ik vind het heerlijk dat je een probleem hebt dat je binnen een hele korte tijd moet oplossen. Je krijgt een bestek van driehonderd pagina’s en dat moet je helemaal doorgronden. Wat zijn de vragen en pijnpunten nu echt? Het komen tot een oplossing vergt bovendien creatieve denkkracht. Tekstschrijven is ook een van mijn hobby’s en dat kan ik hier ook in kwijt. Daarnaast vind ik het leuk om iedereen met elkaar te verbinden en te werken in teamverband. Binnen Capgemini krijgen bidmanagers de vrijheid om de functie zo in te vullen als zij zelf willen. Zolang we maar in staat zijn om de kans op het winnen van een offerte zo groot mogelijk te maken.”
Hoe ben je daarna gegroeid tot een goede bidmanager?
“Dat is gewoon meters maken. Naarmate je langer bidmanager bent, word je ook een steeds betere bidmanager. Ik begon natuurlijk met de makkelijkere tenders, zoals inhuurmantels. Dit is ook goed te begrijpen als je geen ict-expert bent. Laatst kwam ik in een aanbesteding terecht die heel diepgaand over cybersecuritymanagement ging. Inmiddels vind ik dat ook heel interessant. Zo groei je door.”
Wat was je grootste leermoment in die eerste periode?
“Naast die inhuurmantels waar ik mee begon, had ik meteen ook een heel complex bid. Hierin speelden een Amerikaanse onderaannemer, zware eisen, aansprakelijkheid en grote boetes een rol. Dat juridische aspect, daar had ik in mijn vorige functies nog nooit mee te maken gehad.”
Wat is jouw visie op bidmanagement?
“One size fits all voldoet niet. Je moet als bidmanager flexibel zijn in je aanpak. Persoonlijk vul ik iedere tender weer anders in. Ik kijk naar de uitvraag, wat we nodig hebben, wat de ervaring is van de experts, hoeveel tijd we hebben en hoeveel er geschreven moet worden. Op basis daarvan bepaal ik iedere keer hoe ik het bid aanpak.
Bidmanagement wordt binnen veel organisaties nog erg beschouwd als procesmanagement. Bidmanagers zorgen dat het interne proces doorlopen wordt, dat er netjes op tijd vragen gesteld worden, dat het interne goedkeuringsproces goed verloopt en dat er afspraken ingepland zijn. Mijn visie is dat bidmanagement veel breder is.”
Dat klinkt alsof bidmanagement ondergewaardeerd wordt.
“Klopt. Uiteraard is procesmanagement de basis. Dit moet op orde zijn, maar hiermee maak je niet het verschil als bidmanager. Hoewel Capgemini al behoorlijk professioneel bidmanagement heeft, is het bij velen onbekend wat een bidmanager allemaal doet en kan doen. Sales staat meestal op de voorgrond en de bijdrage van bidmanagement is redelijk onzichtbaar. Ik wil zorgen dat ook het belang van bidmanagement in de organisatie duidelijk wordt.”
Hoe maak je wel het verschil?
“Je maakt het verschil door enerzijds te zorgen voor de spirit in het team. Die energie zorgt dat het team de gedrevenheid krijgt om er met elkaar voor te gaan. Een andere rol van een bidmanager is het geven van sturing aan de inhoud, pricing en strategie. Zoals ik het zie is de bidmanager de ‘stuurman’ die samen met de Sales, die de ‘kapitein’ is, de koers van het bid bepaalt.”
Heb je een best case die jouw flexibele aanpak verduidelijkt?
“Ja, dat was een tender van het ministerie van Algemene Zaken voor het Platform Rijksoverheid Online. Dit was een opdracht voor het beheer, onderhoud en de doorontwikkeling van alle websites van Rijksoverheid.nl. Voor dit bid had ik veel experts nodig voor het beantwoorden van vragen. Deze experts waren echter fulltime bij klantopdrachten ingezet. Toen heb ik ‘braindumpsessies’ georganiseerd om toch alle benodigde informatie te verzamelen. Hier heb ik de group genius toegepast.”
Wat hielden deze sessies en group genius in?
“We hadden steeds sessies van 1,5 uur met groepen van zes tot tien experts. In deze tijd verzamelde ik alle kennis. Ik stelde de vragen en op basis van hun antwoorden heb ik uiteindelijk de beantwoording geschreven. Dat was een mooie manier om de schaarse tijd die de experts beschikbaar hadden zo effectief mogelijk te benutten. In die zin heb ik hen ontlast, maar heb ik toch precies gekregen wat ik nodig had om een goede offerte te maken. En het waren sessies die veel energie opleverden in het team.
De group genius komt uit de tijd van de Accelerated Solutions Environment. Daar maakten we gebruik van de kracht van de groep. Het idee: zet drie mensen bij elkaar en persoon 1 roept A, persoon 2 roept daarop B en dat is een trigger voor persoon 3 om C te roepen. En C is dan de perfecte oplossing. Tot C waren de drie personen los van elkaar niet gekomen. Dit is het ‘1+1=3’-effect.”
Nog een laatste tip voor andere bidmanagers?
“Zorg dat je gereedschapskist als bidmanager zo vol mogelijk zit met templates, methoden en tools, zodat je in staat bent om bij ieder bid voor de juiste aanpak te kiezen. Enerzijds maak je die koffer voller door zelf steeds nieuwe dingen te bedenken, maar ook intervisiegroepen kunnen waardevol zijn. Daarnaast leer je veel van het meelopen met collega-bidmanagers en door onderling ervaringen te delen.”
Leontien Navest, tendermanager bij Capgemini, heeft op 1 september 2020 de verkiezing van Tendermanager van het jaar 2020 gewonnen.
Navest won de verkiezing omdat zij volgens de jury zeer professioneel opereert en betrokkenen weet te verbinden. “Leontien gaat overtuigend voor de allerbeste beantwoording van elke tender en gaat voor altijd jezelf blijven ontwikkelen. Zij heeft geleerd dat ieder teamlid een eigen lat heeft en door die te respecteren haalt ze het beste uit iedereen.” In 2019 scoorde zij met haar team de aanbesteding van Ministerie van Algemene Zaken, voor het beheren en onderhouden van het Platform Rijksoverheid Online.
Navest volgt Yvette Naaijkens van Heijmans op, die vorig jaar tot Tendermanager van het jaar werd verkozen.
CTM Solution is de nieuwe Premium Partner van Inkoperscafe.nl en Aanbestedingscafe.nl. Met deze nieuwe samenwerking krijgt Inkoperscafe.nl er opnieuw een waardevolle partner bij, met expertise op het gebied van e-aanbesteden en -contractmanagement.
CTM Solution biedt Complete Tender Management (CTM) aan, de meest gebruikte software voor aanbesteden en contractmanagement in Europa. Met CTM is het mogelijk aanbesteden en contractmanagement volledig elektronisch te laten verlopen. Sinds 1999 zijn er al meer dan 250.000 tenders via CTM uitgevoerd. In Nederland wordt het systeem onder meer gebruikt door Staatsbosbeheer en diverse gemeenten.
CTM Solution is gevestigd in Amsterdam. Meer informatie over deze nieuwe partner vind je hier.
Advies- en onderzoeksbureau Significant Groep heeft per 1 januari 5 nieuwe Directors aangesteld. Vicky Drost, Michiel Blom, Rinke Meijer en Loudmilla Kok-Oomen zullen samen met de zeven aandeelhouders verantwoordelijk zijn voor de dagelijkse leiding van de verschillende bedrijven van Significant Groep. Maarten de Schipper zal als Associate Director de opschaling van nieuwe venture Significant Data Analytics leiden. (meer…)
“De nieuwe inkoper is een netwerker en laat de expertise aan de markt over”, dat stelt Peter van der Wijk, inkoper bij de RDW.[slide] Jaarlijks krijgt Van der Wijk meerdere aanbestedingen voorgeschoteld, waarvan er ongeveer zes Europees aanbesteed moeten worden. Ook komen er interne vragen, waar antwoorden en oplossingen voor moeten komen. “Het blussen van brandjes blijft ook onderdeel van het inkoopvak”, stelt hij.
Het gelukkigst wordt Van der Wijk van de strategische kant van het inkoopvak. Dichttimmeren van het bestek hoort daar volgens hem niet meer bij. “Voorheen had de RDW een contract voor de catering, waarbij alles was dichtgetimmerd. Intern werd bepaald hoe het menu eruit moest zien, hoeveel er ingekocht moest worden en ga zo maar door. We wisten bij wijze van spreken exact hoeveel pakjes boter we in de kantine nodig hadden. Dat is niet meer nodig en het cateringbedrijf werd daar ook niet enthousiast van.”
Andere manier van denken
Toen Van der Wijk en zijn collega’s over een heraanbesteding nadachten, is voor een andere lijn gekozen. “Dit keer zeiden we: wij willen graag eten en dit is het geld dat we beschikbaar hebben. Dat is een hele andere manier van denken”, zo vervolgt Van der Wijk. “Het huidige contract is meer geënt op de gedachte dat het cateringbedrijf veel meer zelf bepaalt, en wat ze aan winst overhouden, mogen ze zelf houden. Maar het verlies dat ze maken, is ook voor eigen rekening.”
Lastig uit de voeten
Voor interne opdrachtgevers kan het even wennen zijn, maar ook aan de kant van de leveranciers moet men nog gewend raken aan deze ideeën. “Dit hebben we destijds op deze manier in de markt gezet en je merkt wel dat het lastig kan zijn voor marktpartijen om hiermee uit de voeten te kunnen. Niet iedere leverancier kan met deze ‘vrijheid’ omgaan. Het is belangrijk dat leveranciers het besef krijgen dat ze wel meer die kant op moeten”, aldus de inkoper van de RDW.
Leverancier medeverantwoordelijk maken
Toch blijft Van der Wijk ervan overtuigd dat het geven van meer ‘vrijheid’ aan de leverancier voor de invulling van de dienstverlening tot een succesverhaal kan leiden. “Wij geloven erin dat wanneer je een leverancier meer vrijheid geeft, hij zich ook meer kan ontplooien. Maak een leverancier dus ook medeverantwoordelijk voor de doelstellingen die je zelf hebt in het bedrijf. Blijf wel realistisch. Bepaalde productgroepen lenen zich er minder voor, omdat je zelf de expert bent. Besef ook dat een leverancier, zeker in het begin van de relatie, minder van jouw organisatie weet dan jijzelf.”
Korte lijntjes binnen de overheid
Informatie over inkopen en de markt wordt ook tussen inkopers van de overheid uitgewisseld. “veel inkopers binnen de overheid kennen elkaar, of weten elkaar snel te vinden. Het is een ‘benaderbare’ wereld, waarbij het van belang is elkaar op te zoeken en van elkaar te leren. Ik merk ook dat er gelukkig steeds meer kennis wordt gedeeld. Je hoort ook verhalen over leveranciers die minder sterk scoren in de uitvoering, of sneller een rechtszaak aanspannen. Het is niet van invloed op de gunning, maar je zorgt wel dat bepaalde onzekerheden daarom duidelijker worden geformuleerd in de aanbesteding. Je probeert van elkaar te leren. De inkoper zoekt dus niet alleen intern, maar ook extern de verbindingen”, aldus Van der Wijk.
Inkoper staat altijd in spotlight
Bij de vraag of Van der wijk wel eens met integriteitsproblemen te maken heeft gehad binnen het RDW, reageert hij stellig met “Nee”. “Wanneer je kiest voor het vak inkoop, weet je dat je altijd in de spotlight staat als het over integriteitsvraagstukken gaat. Je hebt nu eenmaal te maken met grote bedragen en belangen. Wij hebben hier altijd gezegd: we nemen alleen relatiegeschenken onder de 25 euro aan van leveranciers. Die cadeaus blijven niet in eigen bezit, maar worden verloot. Leveranciers begrijpen ook steeds vaker onze keuze om helemaal geen cadeaus aan te nemen en kijken hier niet meer vreemd van op”, licht Van der Wijk toe.
Op de hoede zijn
Ook al kan een presentje goed bedoeld zijn, Van der Wijk is altijd op zijn hoede. “Als inkoper moet je scherp zijn, wanneer er dingen worden aangeboden. Waarom doet de leverancier dit? En bij wie doet hij het nog meer binnen de organisatie? De inkopers zijn meestal niet de beslissers, maar de budgethouders wel.”
Jurist André Weimar wordt per 1 maart 2015 de nieuwe CPO Rijksoverheid.[slide] Voluit geschreven is hij directeur Faciliteiten, Huisvesting en Inkoopbeleid Rijk (FHIR) bij het directoraat-generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk. Dit werk zal hij uitvoeren onder het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Weimar is op dit moment directeur van het Landelijk Dienstencentrum voor de Rechtspraak (LDCR), in Utrecht. Daarvoor werkte hij als gerechtsbestuurder bij de rechtbank Oost-Nederland en ruim tien jaar bij de Rechtbank Amsterdam. Weimar begon zijn ambtelijke loopbaan als agent bij de gemeentepolitie van Den Haag.
Nieuwe baan
Daan Langendoen (programmadirecteur Rijksoverheid) en Siep Eilander (Voorzitter NEVI Publiek) gingen Weimar voor als CPO Rijksoverheid.Peter van der Parre is nu nog steeds waarnemend directeur FHIR. Dat zal hij zijn totdat Weimar op 1 maart aan zijn nieuwe baan begint.
