Circulair aanbesteden ‘mag ambitieuzer in de uitvoering’

Bijna twee jaar geleden lanceerde het Rijk het programma Inkopen met Impact. Maar in hoeverre lukt het om het enorme bedrag dat we jaarlijks uitgeven via overheden en aanbestedingen, aan te wenden om échte verbeteringen door te voeren? Die vraag kwam aan bod in de laatste aflevering van podcast De Gunningsfactor.

Sander van den Broek ging in gesprek met Ivo Bonajo, Sustainablity Manager bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, en Koen Spekreijse, Senior Consultant en duurzaamheidsexpert bij Significant Synergy.

Papier en praktijk

Bonajo ziet dat de Rijksoverheid de duurzaamheidsambities op papier in elk geval stevig verankerd heeft. In de uitvoering is dat echter niet altijd te zien. “In de praktijk verliest de duurzaamheidsopgave het vaak van andere prioriteiten. Dus wat mij betreft mag het wat ambitieuzer in de uitvoering.” Ook Spekreijse ziet een verschil tussen idee en praktijk. “Het is heel makkelijk om als organisatie te roepen dat je de klimaatdoelen die vanuit de Sustainable Development Goals (SDG’s) zijn afgeleid, gaat realiseren. Maar hoe vertaal je dat naar de verschillende behoeftes in organisaties?”

Gebrek aan tijd is volgens Bonajo de grootste drempel voor circulair inkopen en aanbesteden. “Circulair worden is een grote opgave. Dat staat nog in de kinderschoenen. We moeten nog heel veel uitvinden, toepassen en ontdekken en doen.” Hij ziet dat ambtenaren mooie resultaten bereiken als zij voldoende tijd krijgen om aan een circulaire opgave te werken. Die tijd is nodig om zich te verdiepen in circulariteit, de markt te benaderen en de interne organisatie klaar te stomen, bijvoorbeeld voor de inkoop van circulair kantoormeubilair. “Als zij die tijd niet krijgen, wordt het circulair op papier, maar verder komt het niet. Het is makkelijk opgeschreven, maar uitvoeren kost gewoon tijd.”

Gids Duurzaamheid?

Fredo Schotanus, hoogleraar Publieke Inkoop, sprak in aflevering 6 van De Gunningsfactor al kort over circulair en duurzaam inkopen. Onderzoek van Tim Gaaikema wijst uit dat er nog nauwelijks aandacht is voor circulariteit in aanbestedingen. Schotanus vraagt zich af of een Gids Duurzaamheid, gelijk aan de Gids Proportionaliteit, een goed idee is. Bonajo denkt dat een compacte gids die fungeert als richtlijn een goede toevoeging zou zijn. Een flink document zoals de Gids Proportionaliteit, hoeft van Bonajo niet. “Die details schrikken mij altijd een beetje af. Ik denk juist dat je bij dit onderwerp op zoek moet gaan naar creativiteit, innovatie en ruimte. Zowel aan de kant van de overheid als de markt zijn er genoeg slimme mensen die daar mooie oplossingen voor kunnen bedenken.” Als voorbeeld noemt Bonajo de logistieke hub in die in Rijswijk is gecreëerd. Hier worden alle producten voor ministeries en de gemeente Den Haag afgeleverd, waarna ze op milieuvriendelijke manier de stad in worden gebracht

Het is makkelijk opgeschreven, maar uitvoeren kost gewoon tijd.”

Ivo Bonajo, Manager Sustainability Ministerie van Binnenlandse Zaken en Konkinkrijksrelaties

De juiste tools

Ook volgens Spekreijse is de factor tijd van belang. Als een gemeenteraad wil dat er circulair aanbesteed wordt, moet je als aanbesteder vooral hopen dat je de opdracht op tijd op je bord krijgt. Daarna is het zaak de markt zo snel mogelijk te betrekken en in het voortraject voldoende ruimte te laten voor het vinden van een oplossing. En de markt is niet de enige partij die aan het werk moet, zegt Spekreijse. “Het resultaat is een combinatie van de inspanningen die je zelf als organisatie levert en wat de markt te bieden heeft.”

Ten slotte zijn er ook een aantal tools die inkopers zich eigen kunnen maken, zoals de Milieukostenindicator (MKI) en Total Cost of Ownershop (TCO). Spekreijse vindt dat inkopers vaker naar de TCO zouden moeten kijken om de kosten gedurende de levensduur van een product in te kunnen schatten. “Als die stap gemaakt kan worden dan is het eenvoudiger om mee te praten over de afwegingen die gelden voor nu, maar ook voor de toekomst. Elke inkoper zou zich moeten bekwamen in dat soort thema’s om in de rol van businesspartner te kunnen komen.” Volgens Spekreijse kan een inkoper als businesspartner een veel betere aanbesteding uitvoeren.

Vooruitkijken en samenwerken

Inkoopafdelingen zouden er daarnaast goed aan doen te kiezen voor een langetermijnperspectief. “Als je marktkennis moet vergaren voor een aanbesteding die pas over drie jaar op de kalender staat, dan vergt dat een heel andere houding van de inkoper en de inkoopfunctie van een gemeente. Je moet een lange adem hebben. Nu zie je vaak dat er binnen negen maanden een contract moet liggen, waarvoor ook nog eens rechtmatig moet worden ingekocht.” En samenwerken blijft van groot belang. Niet alleen voor de inkoopafdeling, of de inkoper en aanbieder, maar ook voor afdelingen onderling. “Ik denk dat het belangrijk is dat een inkoper andere perspectieven brengt. Vaak komen er technisch inhoudelijke perspectieven naar voren, maar bij circulariteit gaat het ook om de organisatie en de financiële processen. Als je collega’s daarin kunt ondersteunen, dan werk je samen aan de meest duurzame resultaten. Dan is het effect het grootst.”

Beluister de hele aflevering hieronder terug of kies voor één van de eerdere afleveringen uit het archief.