Het inkoopbeleid van Nederlandse gemeenten is vaak sterk verouderd

Jaarlijks kopen gemeenten voor miljarden euro’s in via aanbestedingen. Daarbij zijn ze opzoek naar de beste prijs-kwaliteitverhouding van leveringen, diensten en werken. Door middel van een actueel inkoopbeleid brengen gemeenten het inkoopproces in kaart door huidige doelstellingen, uitgangspunten en kaders te beschrijven. Door inzichtelijkheid en transparantie in een inkoopbeleid te creëren kan een bedrijf beter inspelen op de gestelde vragen en zo een beter passende offerte aanbieden. Daarom is het voor gemeenten belangrijk om aandacht te besteden aan het professionaliseren en actualiseren van het inkoopbeleid. Zo weten bedrijven dat wat in het beleid staat nog steeds klopt met wat de gemeente voor ogen heeft.

Veel Nederlandse gemeenten hebben een verouderd inkoopbeleid. Uit onderzoek blijkt dat 218 van de 355 gemeenten een inkoopbeleid heeft van voor 2019.

Reikwijdte onderzoek
In dit onderzoek is het inkooplandschap van Nederlandse gemeenten in kaart gebracht. Het inkoopbeleid van alle 355 gemeenten in Nederland zijn geanalyseerd op een aantal aspecten. Per gemeente zijn naar aspecten als actualiteit, leveranciersselectie, klachtenprocedure, Social Return on Investment, duurzaamheidscriteria en de aanmeldprocedure voor opdrachten onder de Europese drempel gekeken.

Alle vindbare beleidstukken erbij gepakt is 61% ouder dan twee jaar en dus voor 2019 gepubliceerd. Maar liefst 38 gemeenten hebben geen inkoopbeleid op hun website staan. Daarnaast zijn er twee gemeenten die geen publicatiedatum op hun inkoopbeleid hebben staan. Het onderzoek heeft uiteindelijk plaatsgevonden onder 317 gemeenten.

Veelal geen aanmeldprocedure voor onderdrempelige opdrachten
Ondernemers kunnen op basis van het inkoopbeleid bij bijna 80% van de gemeenten niet achterhalen hoe zij zich kunnen aanmelden voor enkelvoudige en meervoudige onderhandse procedures. Opmerkelijk, aangezien meer dan 98% van de procedures beneden de Europese drempelwaarden liggen. 84% van de gemeenten geeft aan dat zij wel rekening houden met het MKB en lokale ondernemingen, maar door het niet hebben van een aanmeldprocedure weten deze ondernemers niet waar zij zich kunnen melden. Volgens Marcel van Putten (clustercoördinator Inkoop en Subsidies binnen de provincie Groningen en voorzitter van IPNN) kan dit te maken hebben met de inkoopvolwassenheid van de organisatie. Marcel Stuijts (directeur van inkoopsamenwerking Bizob) zei hierover dat hij pleit dat elke gemeente een aanmeldprocedure moet opnemen op de website of in het inkoopbeleid.

Veel aandacht voor Social Return
Maar liefst 87% van de gemeenten hebben Social Return opgenomen in hun inkoopbeleid. Het valt op dat zeker niet bij alle aanbestedingen Social Return wordt toegepast. Siep Eilander (voorzitter van NEVI): “Gemeenten zijn er zeker mee bezig, maar weerbarstig is het ook. Het valt niet mee om dat in 100% van de aanbestedingen toe te passen.” Geconcludeerd kan worden dat gemeenten zich steeds meer bewust zijn van het feit dat Social Return toegepast moet worden en waar de aanbesteding zich ervoor dient, wordt het ook toegepast.

Duurzaamheidsparagraaf altijd aanwezig
De duurzaamheidsparagrafen zijn veelal uitgebreid beschreven in het inkoopbeleid. Vaak zijn ze globaal geformuleerd. In bijna alle inkoopbeleidsstukken zijn de doelstellingen niet concreet geformuleerd. Wanneer het naar specifieke dienst- en productgroepen wordt vertaald, dan kunnen doelstellingen en eisen makkelijker specifieker en meetbaarder worden opgesteld. Dit kan door in het beleid op te nemen dat gemeenten in zijn aanbestedingen dit in concrete normen en uitgangspunten vastlegt. Colette Gonsalves (Juridisch adviseur binnen VNG) gaf aan dat gemeenten te weinig controleren of bedrijven zich wel houden aan de duurzaamheidscriteria die ze hebben opgesteld. Dit komt doordat contractmanagement binnen gemeenten nog wel beter ontwikkeld kan worden. Door contracten beter te monitoren kan gekeken worden of daadwerkelijk wordt gedaan wat met het bedrijf is afgesproken.

Klachtenafhandeling
Opmerkelijk is dat maar 55% gemeenten een klachtenprocedure hebben opgenomen voor aanbestedingen. Waarom heeft niet elke gemeente dit beschreven? Onze indruk is dat bijna de helft van de gemeenten het niet belangrijk vindt op de klachtenafhandeling te beschrijven. Het beschrijven alleen al kan veel juridische procedures voorkomen.

Toegevoegde waarde voor de praktijk
De resultaten uit dit onderzoek geven inzicht in hoe gemeenten invulling kunnen geven aan de inkoopfunctie. De resultaten geven gemeenten inzicht in de verschillende aspecten die geanalyseerd zijn en waar ze nog punten laten liggen in het inkoopbeleid. Aan de hand van bovenstaande gegevens kunnen gemeenten hun inkoopbeleid aanpassen en optimaliseren, waardoor zij uiteindelijk de voorlichting over hun inkoopbeleid verbeteren en zo bedrijven beter voor hun inkoopopdrachten interesseren. Uiteindelijk hopen wij hiermee dat in de toekomst steeds meer gemeenten aanmeldprocedures voor onderdrempelige opdrachten toepassen en MKB-bedrijven meer kans maken om mee te dingen naar aanbestedingen.

Aanbevelingen voor inkopers en gemeenten
Zorg ervoor dat je inkoopbeleid aanhaakt op de beweging en verandering in de beleidsvoering en dat de informatie die in het inkoopbeleid staat nog steeds klopt en past bij waar de gemeente op dat moment voor staat. Communiceer daarnaast met ondernemers over waar ze zich kunnen aanmelden voor jullie enkelvoudig en meervoudig onderhandse opdrachten. Beschrijf vervolgens een klachtenprocedure voor het aanbestedingsproces en voorkom zo juridische procedures. Ook is het slim om de duurzaamheidscriteria iets specifieker en meetbaarder te benoemen. Tot slot: beschrijf praktisch hoe de gemeente invulling wil geven aan Social Return en hoe dit in de praktijk werkt.

De auteurs van dit onderzoek, Melissa Timpen en Sophia Campfens, studeren aan de Hanzehogeschool Groningen. Ze zijn voor dit onderzoek genomineerd voor de Nevi Award (beste onderzoeksverslag).