Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

Partner van Aanbestedingscafé:

Bijzonder hoogleraar Schotanus: ‘Open house kan tot circa 20% meer zorgvraag leiden’

In de markt van thuiszorg kan circa twintig procent van de vraag veroorzaakt worden door leveranciers. Een flink percentage. Dit komt doordat veel zorgaanbieders gecontracteerd worden, wat kan zorgen voor prikkels om cliënten langer aan te houden, meer of andere diensten aan te bieden of meer cliënten aan te trekken. Dat vertelt Fredo Schotanus in de podcast van De Gunningsfactor.

Fredo Schotanus is sinds 1 december 2019 bijzonder hoogleraar Publieke Inkoop aan de Universiteit Utrecht en daarnaast principal consultant bij Significant Synergy. Samen met promovendi startte hij in 2020 drie onderzoeken. In 2021 komt er nog een vierde onderzoek bij. De onderzoeken gaan over duurzaam en sociaal inkopen, transparantie en effectiviteit en Jeugdzorg.

Open house zorgt voor meer kosten
Reden dat Fredo het in de podcast over de opvallende resultaten in de thuiszorg heeft, is een onderzoek van Olivier van Noort, die momenteel promoveert bij Jan Telgen (Universiteit Twente), Joris van de Klundert (Erasmus) en Fredo zelf. Over open house zegt Fredo dat het als aanbesteder zeker in je toolkit moet zitten.

Het is alleen lang niet altijd de geschikte methode. Volgens de hoogleraar is het te makkelijk om te zeggen: ‘als we veel partijen contracteren, dan zal een deel niet worden gebruikt’. Zo simpel is het niet. Uit het onderzoek van Olivier naar wijkverpleging en persoonlijke verzorging blijkt dat meer zorgaanbod in onderzochte regio’s leidt tot circa twintig procent extra vraag en extra kosten. Volgens Fredo zou ook in open-house systemen van gemeenten een dergelijke zorgtoename kunnen ontstaan door het toegenomen aanbod. 

Bovendien is het veel moeilijker om de zorgaanbieders te sturen en beheersen als er honderden gecontracteerd zijn. Fredo signaleert dat er veel verloop is bij contractmanagers in de zorg. Dit heeft mogelijk als reden dat zij overvraagd worden. De hoogleraar stelt dat er in de zorg meer aandacht moet komen voor het contractmanagementproces en de relatie met aanbieders en minder voor het inkoopproces.

Promovenda Madelon Wind gaat nu bij Louise Knight (Universiteit Twente) en Fredo onderzoek doen naar de stand van zaken binnen de Jeugdzorg.

Aanbesteders: wees transparant en deel data
Het onderzoek van promovendus Jakub Supera, dat wordt begeleid door Vita Titl en Fredo, gaat over transparanter en effectiever inkopen. Transparantie in de publieke inkoop kan volgens Fredo nog beter. Zeker als het gaat om het delen van data. Nederlandse aanbesteders maken bijvoorbeeld zelden de prijs bekend van de winnaar, terwijl dit verplicht is. Als data netjes zou worden gedeeld, zou dit aantonen waar publiek geld heen gaat, onderzoek vergemakkelijken én kunnen andere overheden zien waar soortgelijke aankopen worden gedaan.

Vanuit de Rijksoverheid wordt er nu ook gewerkt aan een verplichting om te rapporteren op duurzaamheid. Als het aan Fredo lag, dan zouden álle kwaliteitsscores gedeeld worden van de winnaar. Denk bijvoorbeeld aan de score op kwaliteit, duurzaamheid, innovatie, circulariteit en sociale aspecten.

Duurzaam inkopen is nog geen common practice
Het derde onderzoek dat in gang is gezet gaat over duurzaam en sociaal inkopen. Promovendus voor dit onderzoek is Ruben Nicolas, die wordt begeleid door Helen Toxopeus, Willem Janssen en Fredo. Afgelopen jaar is er ook een onderzoek gedaan door studente Kim Gaaikema naar de aandacht voor circulariteit binnen aanbestedingen. Die bleek heel beperkt te zijn. De term circulair (ook gerelateerde termen zoals recyclen en hergebruik) komen heel weinig terug. Fredo stelt dat er een aantal mooie best practices zijn, maar een common practice is er nog niet.

Fredo Schotanus, bijzonder hoogleraar Publieke Inkoop en principal consultant bij Significant Synergy.

De redenen voor het ontbreken van een common practice zijn divers. Er is onder andere nog niet altijd commitment in het bestuur en bij opdrachtgevers. Soms is er voor duurzaam of circulair inkopen meer budget nodig. Op lange termijn levert het geld op voor de maatschappij, maar het heeft wel impact op de begroting van morgen. Ook is er een impact op risico’s: het is nieuw en dus kunnen er meer fouten in sluipen. En uit onderzoek van student Jacco van Berkel volgt dat een ambitieus plan, zoals Inkopen met Impact, ook significant effect heeft.

Daarnaast is er volgens Fredo capaciteit en kennis nodig. Inkopers moeten getraind worden en er moeten best practices gebruikt kunnen worden. Hier zien we de link met het onderzoek naar transparantie, want Fredo zou het liefst zien dat geslaagde tenders (ook tijdens de contractduur) gelabeld worden in TenderNed. Dan kun je de best practices ook makkelijker terugvinden.

Winactie podcast
We zijn benieuwd naar jou als lezer en luisteraar. Stel ons jouw vraag, stuur je opmerking of verhaal. Wellicht nemen we die mee in een volgende podcast of blog. Mail naar podcast@aanbestedingscafe.nl. De leukste inzendingen krijgen inkoopstripboeken opgestuurd.  

Partner van Aanbestedingscafé:

Vroegtijdig leveranciers betrekken leidt tot betere ICT-aanbestedingen

In de private sector is het heel gewoon: leveranciers vroegtijdig betrekken bij het inkoopproces. Bij publieke inkoop gebeurt dit veel minder vaak. Dat is jammer, want early supplier involvement kan veel voordelen opleveren bij ICT-aanbestedingen in het publieke domein. Dat concludeert Jeroen Arentsen in zijn afstudeerproject dat hij uitvoerde bij Supply Value. Zijn scriptie werd eind maart bekroond met de Sourcing Nederland Scriptieprijs 2020.

Arentsen baseert zijn conclusies op literatuuronderzoek en een uitgebreide vragenlijst waarop meer dan 150 ICT-inkopers, actief in het publieke domein, reageerden. De belangrijkste uitkomst: leveranciers door middel van marktconsultaties betrekken levert effectievere, en dus betere aanbestedingen op. Door een marktconsultatie in te zetten kunnen inkopers hun uitvraag beter specificeren. Early supplier involvement biedt niet alleen voordelen voor inkopers, ook leveranciers hebben er baat bij. Inkopers zijn namelijk geneigd leveranciers te betrekken die ze al kennen. Dat zijn bijvoorbeeld leveranciers die eerder al eens deelnamen aan een marktconsultatie. Kortom, het loont voor inkoper én leverancier om in de pre-tenderfase samen te werken, vooral bij de inkoop van complexe IT-zaken zoals cloudoplossingen en de inhuur van ICT-personeel.

Jeroen Arentsen, Procurement Consultant Supply Value

Complex en onzeker
De inkopers die deelnamen aan het onderzoek zijn voor het grootste deel werkzaam bij gemeenten en het Rijk. Zij betrekken leveranciers vooral bij complexe inkoopopdrachten, waarbij de technologische onzekerheid en leveringsonzekerheid hoog zijn. Dat is iets wat vaak bij ICT-inkoop komt kijken. Volgens Arentsen maakt het de ICT een interessante sector. “De ontwikkelingen volgen elkaar razendsnel op. Het is voor inkopers niet altijd eenvoudig om ontwikkelingen in de ICT bij te houden. Juist daarom is het handig om leveranciers te betrekken, die kunnen je als inkoper op de hoogte brengen van al die ontwikkelingen.”

Arentsen ontdekte een positieve relatie tussen het betrekken van leveranciers en de effectiviteit van de aanbesteding. Daarnaast keek hij naar het effect als er geen procedure, zoals een marktconsultatie, werd toegepast. Dat blijkt een negatief effect te hebben op de kwaliteit van de aanbesteding. Kun je daaruit concluderen dat het dan aan te raden is altijd te kiezen voor een marktconsultatie? “Nee, zeker niet”, zegt Arentsen. “Als je als ICT-inkoper precies weet wat de markt te bieden heeft is het niet zo zinvol. Maar als je niet goed op de hoogte bent van de laatste technologische ontwikkelingen, dan wel. Je kunt dan een betere uitvraag in de markt zetten.” Arentsen keek bij zijn onderzoek alleen naar ICT-inkoop in het publieke domein, maar het zou kunnen dat zijn bevindingen ook relevant zijn voor andere sectoren. “Dat zou dan wel een sector moeten zijn die dezelfde uitdagingen kent, waarin heel veel gebeurt en waarin die technologische onzekerheid ook aanwezig is”, zegt hij.


Het is voor inkopers niet altijd eenvoudig om ontwikkelingen in de ICT bij te houden. Juist daarom is het handig om leveranciers te betrekken.

Jeroen Arentsen, Procurement Consultant Supply Value

Inkopers mijden risico’s
Niet elke inkoper die deelnam aan het onderzoek was enthousiast over het betrekken van leveranciers. Hij kreeg regelmatig de reactie: “Dat mag helemaal niet.” Of: “Dat past niet bij onze organisatie.” Volgens Arentsen spelen inkopers in het publieke domein liever op zeker, uit angst voor een rechtszaak of onrechtmatige aanbesteding. “Dat zit in de cultuur. In de private sector kun je de leverancier bellen. Die komt dan gewoon langs en die kijkt mee met je ontwerp. In de publieke sector gebeurt dat veel minder, daar kiezen inkopers meestal voor zekerheid en wordt er weinig gebruik gemaakt van de ruimte die er is.” Hij vermoedt dat inkopers lang niet altijd op welke manieren zij leveranciers kunnen betrekken tijdens de pre-tender fase. Of wat er mogelijk is met niet-standaard aanbestedingsprocedures, zoals de concurrentiegerichte dialoog, mededingingsprocedure met onderhandeling of een innovatiepartnerschap.

Hoe kun je als inkoper dan wél leveranciers betrekken, zonder dat risico te lopen? Dat kan op twee manieren. Een inkoper kan de markt in de pre-tender fase betrekken via een marktconsultatie en/of eigen deskresearch. Uit het onderzoek van Arentsen bleek dat vooral de marktconsultatie veel wordt toegepast door inkopers. Door middel van deskresearch kan een inkoper zelf nagaan wat verschillende leveranciers te bieden hebben. “Je betrekt de leverancier op deze manier natuurlijk veel minder dan wanneer je in gesprek gaat”, zegt Arentsen. Een tweede mogelijkheid is toepassing van de niet standaard aanbestedingsprocedures. “Binnen die procedures is veel interactie met leveranciers mogelijkheid, ook face-to-face in plaats van via papier. Toch worden deze niet-standaard procedures bijna nooit toegepast. Inkopers kiezen vaak voor de standaard openbare of niet-openbare aanbesteding waar die face-to-face-interactie niet in zit.”


In de publieke sector moeten inkopers alles volgens de regels doen. Ze zitten daardoor veel meer vast aan aanbestedingsprocedures.

Jeroen Arentsen, Procurement Consultant Supply Value

Van privaat naar publiek
Arentsen voerde zijn afstudeeronderzoek uit bij Supply Value. Voor hij daar startte had hij vooral interesse in de industrie en de private sector. Aanvankelijk wilde hij daar onderzoek naar doen, maar gaandeweg kwam hij uit bij ICT-aanbestedingen in de publieke sector. Dat was vrijwel helemaal nieuw voor hem. Toch won hij eind vorige maand de Sourcing Nederland Scriptieprijs. De jury prijst zijn onderzoek omwille van de relevantie, het gedegen literatuuronderzoek en de duidelijke conclusies die Arentsen trekt. Zelf had hij niet verwacht zulke goede resultaten te boeken. “Dat het zo zou uitpakken wist ik ook niet. Maar ik heb nauw contact gehad met mijn begeleiders, zowel bij Supply Value als de universiteit en iedereen wilde graag helpen. Dat motiveerde me enorm.”

Arentsen werkt inmiddels als Procurement Consultant bij Supply Value. Of hij zich bezig wil blijven houden met publieke inkoop van ICT-middelen weet hij nog niet, maar zijn interesse is door zijn afstudeeronderzoek wel toegenomen. “Nu ik een paar keer via Supply Value bij een overheidsorganisatie heb gewerkt vind ik die maatschappelijke waarde ook erg interessant”, vertelt hij. Zijn afstudeeronderzoek krijgt bovendien nog een staartje. Hij wil workshops organiseren om verder uit te zoeken welke invloeden spelen bij early supplier involvement in publieke inkoop.

En hij mag de studiereis die bij het winnen van de scriptieprijs hoort nog gaan maken. Een reis naar Japan, dat lijkt hem wel wat. “Early supplier involvement komt van oorsprong uit de Japanse automotive. Ik zou het wel gaaf vinden om daarheen te gaan.” Of misschien juist de andere kant op, richting Caribisch Nederland, om daar vanuit de Nederlandse overheid workshops te geven. “Het moet een avontuur worden, maar het moet natuurlijk ook wel verdieping en kennisdeling meebrengen!”

Aanbevelingen voor de praktijk
Ga je binnenkort aan de slag met een ICT-aanbesteding? Laat je dan op weg helpen met deze aanbevelingen van Supply Value, gebaseerd op het onderzoek van Jeroen Arentsen:

Meer weten over het onderzoek van Jeroen Arentsen en Supply Value? Lees het Supply Value whitepaper ‘Leveranciers vroegtijdig betrekken bij ICT-aanbestedingen binnen het publieke domein’ of neem contact op met Jeroen Arentsen via j.arentsen@supplyvalue.nl.

Supply Value is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Partner van Aanbestedingscafé:

Aanbestedingsalert: beroep op Grossman slaagt deze keer niet

Significant deelt regelmatig interessante jurisprudentie op het gebied van aanbesteden. Deze keer een casus over een situatie waarin een beroep op het Grossman-verweer niet slaagt.

Wat is er gebeurd?
Een aanbestedende dienst heeft een Europese aanbesteding gehouden voor asfaltwerken. Slechts een kleine groep gegadigden kan inschrijven doordat gebruik is gemaakt van een regeling die bepaalt dat slechts erkende ondernemingen mogen deelnemen, terwijl de aard van de werkzaamheden dit niet noodzakelijk maakt. De gunningsbeslissing moet daarom worden ingetrokken, aldus één van de inschrijvers.

De aanbestedende dienst beroept zich op het ‘Grosmann-verweer’. Dit betekent, kortweg, dat de inschrijver zich tijdens de aanbestedingsprocedure dient te melden met dergelijke bezwaren en niet na de gunning. Anders verspeelt de inschrijver zijn rechten.

Het resultaat
Opmerkelijk is wat de rechter zegt over het Grossmann-verweer: “Dit beroep slaagt, gelet op de stand van de huidige jurisprudentie, niet. Er is sprake van een serieuze en niet-gerechtvaardigde beperking van het aantal gegadigden in strijd met wezenlijke uitgangspunten van het aanbestedingsrecht. Dat is tegenover alle (potentiële) gegadigden onrechtmatig en moet dan ook hersteld worden.’

Een beroep op het Grosmann-verweer slaagt dus niet in alle gevallen. Zeker niet als de rechter van oordeel is dat een aanbestedende dienst in strijd met wezenlijke uitgangspunten van het aanbestedingsrecht heeft gehandeld.

Partner van Aanbestedingscafé:

Aanbesteding uitgelicht: Inburgeringstrajecten

Op het CTM platform worden regelmatig bijzondere zaken ingekocht. In deze rubriek brengen wij iedere maand bijzondere aanbestedingen onder de aandacht. Dit keer: Nationale aanbesteding Inburgeringstrajecten.

Wat is het?
Nationale aanbesteding Inburgeringstrajecten.

Wie koopt in?
De gemeenten Arnhem, Doesburg, Duiven, Lingewaard, Overbetuwe, Rheden, Rozendaal, Westervoort en Zevenaar, ondersteund door de Connectie.

Wat wordt er aanbesteed?
In het huidige inburgeringsstelsel ligt de verantwoordelijkheid voor de inburgering bij de inburgeringsplichtigen zelf. Het blijkt dat dit niet effectief is, het slagingspercentage van inburgeringsplichtigen is sinds de invoering van de huidige wet inburgering gezakt van 78 procent naar dertig procent. Om daar verbetering in te brengen wordt de Wet Inburgering per 1 januari 2022 gewijzigd. Gemeenten krijgen de regie over het inburgeringsproces: zij zijn verplicht om asielstatushouders passend taalonderwijs aan te bieden gekoppeld aan een passend participatietraject en om gezins- en andere migranten te adviseren op dit gebied. Ook houden gemeenten zicht op de kwaliteit van de cursussen. Uitgangspunt is dat inburgeringsplichtigen sneller de taal leren en (vrijwilligers) werk vinden, wat hun zelfredzaamheid vergroot. De ambitie is: Inburgeren als instrument voor meedoen in de samenleving en meedoen in de samenleving als instrument naar succesvol inburgeren.

De aanbesteding is opgedeeld in drie percelen: Onderwijsroute, B1-route (Nederlands op B1-niveau) en Zelfredzaamheidsroute. De aanbestedende dienst is voornemers per perceel een raamovereenkomst met twee inschrijvers aan te gaan. Naast onderwijs en participatie wordt er binnen ieder perceel ook gevraagd om specifiek aandacht te geven aan o.a. digitale vaardigheden, kinderopvang en deelnemers met een beperking.

Uitdaging voor de inkoper
Bestuursadviseur Dion Vreman, gemeente Arnhem:Leren en participeren tegelijkertijd; we zijn ervan overtuigd dat dat voor nieuwkomers de snelste weg is naar een zelfstandig bestaan in de Nederlandse samenleving. Met deze aanbesteding geven we als gemeenten richting aan het gewenste inburgeringsaanbod. We zijn heel benieuwd hoe partijen op basis van hun kennis en ervaring hier invulling aan geven.”

Meer weten? Klik hier voor de aankondiging

Partner van Aanbestedingscafé:

Het DNA van Significant Synergy: kwaliteit en samenwerken

Significant Synergy is een bekende naam in de wereld van inkoop en aanbesteden. Wat onderscheidt dit adviesbureau van andere in de branche? Merle Olvers en Rémon van Buuren, beiden consultant bij Significant Synergy, bieden een inkijkje.

Significant Synergy richt zich als inkoopadviesbureau voornamelijk op de publieke sector. Dat is precies wat Merle en Rémon trok toen ze beiden 3,5 jaar geleden bij Significant Synergy startten. Merle was net klaar met haar studie Facility Management, pas 20 jaar oud toen ze begon als junior consultant. Inmiddels is Merle doorgegroeid tot medior consultant. Ze houdt zich bezig met het begeleiden van aanbestedingen, inkoopprofessionaliseringstrajecten en ze maakt deel uit van het expertiseteam ‘Externe Inhuur’, dat geleid wordt door Rémon.

Met hem werkte ze ook aan een van haar eerste klussen voor Significant Synergy: het begeleiden van een aanbesteding. “Als je net binnenkomt is die samenwerking cruciaal. Stap-voor-stap uitleg krijgen, aan de hand meegenomen worden, dat heeft me heel erg geholpen. Je kunt natuurlijk wel handvatten krijgen in een training maar in de praktijk zie je dat je toch andere dingen tegen kunt komen dan wat je is verteld.”

Altijd samen
De focus op samenwerking is een belangrijk speerpunt voor Significant Synergy. Consultants werken altijd in een team van twee of meer aan een opdracht. Niemand werkt op detacheringsbasis bij een klant. Collega’s met meer ervaring begeleiden junioren zonder dat er sprake is van hiërarchie. Ook junior consultants krijgen snel verantwoordelijkheid. Zowel Merle als Rémon zijn enthousiast over die aanpak. “Er staat altijd een collega naast je die meekijkt op de kritische momenten. We moeten de kwaliteit voor onze klanten immers waarborgen. En het is toch prettig om een sparringspartner te hebben als je voor het eerst zelfstandig een aanbesteding gaat doen”, vertelt Merle. Voor Rémon was de rol van mentor een van de redenen om 3,5 jaar geleden voor een functie bij Significant Synergy te kiezen. “Je krijgt echt een rol bij het opleiden van junioren, starters of collega’s met wat ervaring. Dat kenmerkt Significant Synergy.”


Onze collega’s maken het verschil. We hebben een heel leuk, enthousiast en ambitieus team van collega’s die samen de schouders eronder zetten, om het beste resultaat te behalen voor de klant.

Merle Olvers, medior consultant Significant Synergy

Kwaliteit is een ander kernwoord dat bij de organisatie past, vertelt Rémon. “Ik ken de organisatie in beginsel echt als een expert in aanbesteden met een hoog kwaliteitsniveau. Dat sprak me heel erg aan”, vertelt hij. Significant Synergy weet goed wat er speelt in de markt van opdrachtgevers en leveranciers. Verder richt de organisatie zich ook steeds meer op bijdragen aan maatschappelijke impact. Dit omdat de organisatie dit een belangrijk thema vindt en omdat het realiseren van die maatschappelijke impact in de nabije toekomst dé uitdaging voor de Nederlandse overheid is.

Interessante opdrachten
Rémon werkte zes jaar als bidmanager bij Randstad en kwam bij Significant Synergy terecht toen hij zich bezon op een volgende stap in zijn carrière. Het inkoopvak sprak hem aan, vooral het domein van aanbesteden. “Ik kende Significant Synergy al vanuit mijn rol als bidmanager. Ik had toen veel contact met inkoopadviesbureaus. Significant stond toen al bovenaan mijn lijstje.” Significant Synergy werkt volgens hem niet alleen vanuit de rol van inkoop maar heeft ook aandacht voor de markt. “Dus als je een bepaalde vraag stelt, wat betekent dat voor die markt? Voor die marktpartijen?”


Ik ken de organisatie in beginsel echt als een expert in aanbesteden met een hoog kwaliteitsniveau. Dat sprak me heel erg aan

Rémon van Buuren, senior consultant

Toen hij stopte als bidmanager en begon in de rol van consultant was dat wel even wennen. “In het begin kreeg ik te horen: doe vooral wat je leuk vindt. Maar dan is de vraag, wat vind je leuk?” Rémon draaide mee in verschillende projecten en kreeg alle ruimte om te ontdekken waar hij energie van kreeg. “Ik wilde graag naar buiten, meer van de wereld zien. En dat doe ik nu zeker. Je krijgt echt een kijkje in de keuken, bij de centrale en decentrale overheid, het onderwijs, de zorg, noem maar op. Dus dat is heel interessant.”

Rémon houdt zich voornamelijk bezig met adviestrajecten voor de organisatie van inhuur binnen een organisatie en het begeleiden van aanbestedingen en implementatietrajecten. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor de doorontwikkeling van de propositie ‘Externe Inhuur’ bij Significant Synergy. Dat vakgebied is volop in beweging. “Er is sprake van continu opvolgende wetgeving op arbeid. Dat leidt tot onrust en onzekerheid bij onze opdrachtgevers.” Ook de diversiteit aan mogelijkheden voor het (rechtmatig) organiseren van inhuur roept vragen op bij klanten. “De flexibilisering van de arbeidsmarkt leidt tot nieuwe vormen van inhuur en toename van het aantal zzp’ers. Dat vraagt om een andere benadering van de markt. Daar ondersteunen we onze klanten bij.”

Zijn leukste klus tot nu toe? Die vond plaats bij de Sociale Verzekeringsbank. “Daar zat ik met drie petten op aan tafel. Als projectleider, om het allemaal intern te organiseren, als inkoopadviseur en als specialist op het gebied van inhuur. Dus dat was een stevige rol binnen een grote en complexe organisatie. Een mooie ervaring, ook nog eens met een mooi resultaat. Daar heb ik veel van geleerd.”


Je krijgt echt een kijkje in de keuken, centrale overheid, decentraal, onderwijs, waterschappen, noem maar op.

Rémon van Buuren, senior consultant Significant Synergy

Werken op afstand
Het hoofdkantoor van de Significant Groep bevindt zich in Utrecht. Normaal gesproken werken daar circa honderd consultants, waarvan er veertig actief zijn voor Significant Synergy. Door de coronacrisis werken Merle, Rémon en hun collega’s vanzelfsprekend al maanden thuis. Merle vindt het geen probleem om vanuit huis te werken, hoewel ze de interactie tijdens brown paper sessies die ze met klanten houdt, wel mist. “Digitaal communiceren is gewoon anders. Het is minder persoonlijk. Je kunt minder elkaars non-verbale houding lezen. Dat vind ik af en toe wel lastig.” Goed doorvragen en persoonlijke interesse tonen tijdens digitale sessies helpt, vertelt ze. En onderling houden collega’s ook contact, door af en toe bij te praten via de telefoon of door een sociale activiteit via Zoom te organiseren. “Laatst is er bijvoorbeeld digitaal muffins gebakken. Alle kinderen van alle collega’s stonden lekker voor de camera te bakken”, vertelt ze lachend. “En afgelopen vrijdag hadden collega’s een muziekbingo georganiseerd. Dat past ook wel bij de collega’s. We houden wel van gezelligheid!”

Kopje koffie
Significant Synergy is altijd op zoek naar talent. Er stromen regelmatig junioren in, net als Merle, direct vanuit de schoolbanken. Daarvoor onderhoudt Significant goed contact met verschillende onderwijsinstellingen. Bij de sollicitatieprocedure maken kandidaten altijd eerst kennis met het team om te kijken of het klikt. De persoonlijke benadering staat voorop. “De eerste contacten zijn heel warm en persoonlijk. Tijdens mijn sollicitatiegesprek voelde ik me heel erg op mijn gemak”, herinnert ze zich.

Het werven van medior en senior consultants is lastiger. Rémon: “De senior inkopers die wij graag aan ons bedrijf willen binden liggen niet voor het oprapen.” Zelf liep hij ooit een borrel van Significant Synergy binnen, gewoon om eens kennis te maken. Stel dat een ervaren inkoper toch de sprong wil wagen naar een inkoopadviesbureau als Significant? “Een borrel binnenlopen is op dit moment een beetje lastig”, zegt hij lachend. “Maar kom vooral eens een kop koffie drinken”, zegt hij. “Niet per se voor een sollicitatie, maar gewoon met een van onze adviseurs. Zo kom je op een laagdrempelige manier te weten hoe wij ons werk doen en wat werken bij Significant betekent. Er zijn genoeg mensen die daar tijd voor willen maken!”

Significant is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Partner van Aanbestedingscafé:

Overheidsopdrachten: wel of niet clusteren?

Inkopen is keuzes maken. Als overheidsinkoper heb je te maken met verschillende, soms zelfs conflicterende belangen. Wat kies je? Welk belang weegt zwaarder? En hoe bepaal je dat? Deze vragen spelen bijvoorbeeld een rol bij het clusteren of splitsen van overheidsopdrachten. Door de vele klachten en procedures over clusteren, lijkt het in de basis een juridische kwestie. In dit blog laat ik zien dat de keuze toch vooral een inkooptechnische vraag is. Niet alleen rechtmatigheid, maar juist doelmatigheid is bepalend.

Clusteren: hoe zit dat?
Clusteren is het samenvoegen van twee of meer opdrachten om deze als één aanbesteding in de markt te zetten. De Aanbestedingswet 2012 (Aw 2012) stelt hier een aantal voorwaarden aan. Zo mogen opdrachten niet ‘onnodig’ worden samengevoegd (1). Door de vele rechterlijke uitspraken en adviezen van de Commissie van Aanbestedingsexperts hierover, lijkt het vooral een juridische kwestie. Toch is dat niet zo. Eigenlijk moet de discussie beginnen met de vraag of er überhaupt sprake is van meerdere opdrachten. Is dat niet het geval? Dan is er ook geen sprake van clustering.

Is het één opdracht?
Het is dus belangrijk om vooraf te onderzoeken of er sprake is van één of meerdere opdracht(en). Dat lijkt simpel, maar in de praktijk blijkt het een stuk complexer. Er is bijvoorbeeld geen wetsartikel dat bepaalt welke verschillende producten of diensten gelijksoortig zijn. In de inkoopwereld zijn er wel indelingen gemaakt die de mate van homogeniteit tussen verschillende productgroepen of diensten aangeven. Bovendien hebben gelijksoortige producten of diensten vaak dezelfde begincijfers in de toegekende CPV-codes. Daarnaast zijn er andere manieren om de homogeniteit van een product of dienst te bepalen. Je kunt dit ook bepalen aan de hand van een aantal vragen.

Vragen die je kunt stellen:
• Hebben de diensten of producten dezelfde functie of dienen ze hetzelfde doel? Met andere woorden: zijn ze qua inhoud soortgelijk en is er sprake van een samenhangende opdracht?
• Wordt in de inkoopbehoefte voorzien door dezelfde leverancier?
• Is er sprake van één kostensoort en/of vallen ze in dezelfde productcategorie?
• Vertonen de afnemers van de diensten of gebruikers van het product veel overeenkomsten?
• Vallen de producten in dezelfde kwadrant binnen de Kraljic matrix?

Is het antwoord op de meeste vragen ‘ja’? Dan kun je spreken over één opdracht. De opdracht kan dan via één aanbestedingsprocedure in de markt worden gezet. De discussie over een clusterverbod vervalt daarmee automatisch. De praktijk leert bovendien dat juridische toetsing van art. 1.5 Aw 2012 meestal achterwege blijft als vooraf duidelijk is dat het om één opdracht gaat (2). Is het antwoord op de meeste vragen ‘nee’? Dan gaat het om twee of meer opdrachten.

Wat is de inkoopbehoefte?
De korte vragenlijst hierboven geeft een goede eerste indruk. Voor nader onderzoek, kijk je ook naar de inkoopbehoefte. Is dat wat wordt ingekocht voor de hele organisatie bestemd, maar met verschillend gebruik per afdeling? Denk bijvoorbeeld aan een ICT-oplossing die op verschillende manieren wordt ingezet. Dan kan het toch gaan om een ongelijksoortige opdracht. Wordt er juist ingekocht voor één specifieke afdeling? Dan is de kans groot dat het gaat om een gelijksoortige opdracht.

Wat zegt de markt?
Tot slot kijken we naar de markt. Is de inkoopbehoefte reëel? En kan deze worden voorzien door één leverancier? Als er intern genoeg kennis in huis is, is deskresearch voldoende. In de praktijk wordt er vaak gekozen voor een combinatie van desk- en fieldresearch. De gedachte is dat de markt beter op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen.

Na de interne analyse én de marktconsultatie heb je voldoende kennis om te bepalen of het om één of meerdere opdrachten gaat. Bovendien kun je hierna beter onderbouwen waarom ervoor is gekozen om de opdrachten samen te voegen (3). De beslissingsboom hieronder geeft een weergave van de homogeniteitsvraag, waarbij geldt hoe meer vragen met ja kunnen worden beantwoord hoe waarschijnlijker het is dat er sprake is van homogeniteit.

De inkoopbehoefte bepaalt
Onnodige samenvoeging komt regelmatig voor. Een overheidsorganisatie zet een opdracht geclusterd in de markt, maar na toetsing blijkt het om twee of meer opdrachten te gaan. Er is dan onterecht geconcludeerd dat de inkoopbehoefte homogeen is. Om ingewikkelde procedures te voorkomen, is het belangrijk om gedegen vooronderzoek te doen. Daarbij wordt gekeken naar de interne behoefte en het karakter van de markt. De uitkomst van het onderzoek bepaalt de keuze om wel of niet te clusteren. Hierdoor is clusteren niet zozeer een juridisch vraagstuk, maar vooral een inkoopaangelegenheid.

Voetnoten:
1. Aanbestedingswet 2012, artikel 1.5 lid 1.
2. Zie onder meer de uitspraken Gerechtshof Arnhem-Leeuwaarden 13 januari 2015; Gerechtshof Den Haag 9 juni 2015; Gerechtshof Den Bosch 1 december 2015.
3. Aanbestedingswet 2012, artikel 1.5 lid 2.

Adjust is Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Partner van Aanbestedingscafé:

Aanbestedingsalert: Rank reversal

Significant Synergy deelt regelmatig interessante jurisprudentie op het gebied van aanbesteden. Deze keer een casus over een klacht rondom de beoordelingsmethode ‘rank reversal’.

Wat is er gebeurd?
Een aanbesteder heeft op 15 augustus 2019 een Europese openbare aanbesteding uitgeschreven voor de inhuur van flexibele arbeidskrachten. De aanbesteder wenst raamovereenkomsten te sluiten met meerdere ondernemers voor de inhuur van flexibele arbeidskrachten. De opdracht is verdeeld in drie percelen.

Als gunningscriterium hanteert de aanbestedende dienst de ‘beste prijs-kwaliteit verhouding’, waarbij voor kwaliteit een wegingsfactor van tachtig procent en voor prijs een wegingsfactor van twintig procent geldt. Wat betreft de weging van de prijs past de aanbestedende dienst ‘rank reversal’ als beoordelingsmethode toe. Het maximaal aantal te behalen punten (200 punten) wordt toegekend aan de inschrijving met het laagst gewogen gemiddelde bedrijfstarief.

De overgebleven inschrijvingen krijgen vervolgens in rangorde van hoog naar laag tarief 15 punten in mindering toegekend. Een en ander leidt tot een klacht bij de Commissie van Aanbestedingsexperts (CvAE).

De klacht
De klacht ziet erop dat de (relatieve) beoordelingsmethode bij het financiële subgunningscriterium het risico in zich bergt dat de inschrijver die als winnaar uit de bus komt niet steeds de partij is die – per saldo – de beste prijs-kwaliteitverhouding aanbiedt en verder in strijd is met de beginselen van gelijkheid en transparantie.

Het resultaat
De CvAE acht de klacht gegrond. Het toepassen van een relatieve beoordelingsmethode bij een gunningscriterium voor prijs in de vorm van ‘rank reversal’ kan leiden tot een situatie dat een winnende inschrijver niet de beste prijs-kwaliteitverhouding heeft aangeboden. Dit is in strijd met artikel 2.115 lid 4 en lid 5 van de Aanbestedingswet 2012.

Bekijk advies 554 van de CvAE hier.

Partner van Aanbestedingscafé:

Aanbesteding uitgelicht: Rijksbrede Plekchecker

Op het CTM platform worden regelmatig bijzondere zaken ingekocht. In deze nieuwe rubriek brengen wij iedere maand bijzondere aanbestedingen onder de aandacht. 

Wat is het?
Marktconsultatie Rijksbrede Plekchecker.

Door wie wordt er ingekocht?
Henk Feunekes (UBR|HIS) namens het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties voor de Rijksoverheid.

Wat wordt er aanbesteed?
De Rijksoverheid wil de norm voor het aantal werkplekken per FTE laten dalen. Met de daling van de norm groeit de behoefte voor een oplossing waarmee de Rijksmedewerker eenvoudig collega’s en beschikbare werkplekken kunnen vinden. Via de plekchecker kan de medewerker elk type beschikbare werkplek (Werkomgeving) vinden, bijvoorbeeld een vergaderruimte of een stilte werkplek, en desgewenst direct een reservering maken.

De behoefte voor een dergelijke oplossing bestond al voor COVID-19, door de coronamaatregelen zijn de beschikbare werkplekken schaars en is de noodzaak voor het reserveren van een werkplek via een plekchecker enkel gegroeid. De Rijksoverheid zet daarom deze marktconsultatie uit, om de markt te bevragen voor een geschikte oplossing. Hieruit zal een Europese Aanbesteding volgen.

Uitdaging van de inkoper
Henk Feunekes: “Aan de aanbesteding doen de vier concern dienstverleners (CDV’s) van de Rijksoverheid mee. Elke CDV heeft een eigen facilitair managementinformatiesysteem (FMIS) dat als bron-/basissysteem dient te worden gebruikt door de plekchecker. In elk FMIS zijn de gebouwgegevens vastgelegd. De reserveringen worden in het FMIS vastgelegd.

De uitdaging binnen deze aanbesteding is dat alle Rijksmedewerkers een Werkomgeving moeten kunnen zoeken, vinden en eventueel reserveren. Dus over het werkgebied van een CDV heen. Daarom spreken we in de aanbesteding van een Rijksbrede plekchecker. Om die reden moet er een gemeenschappelijk programma van eisen en wensen worden opgesteld waar alle vier CDV’s achter staan. Verder dienen er binnen de Rijksoverheid diverse gremia hun goedkeuring te geven voor de aanbesteding. Ook de AVG is nadrukkelijk in beeld. Uiteraard moet de te verwerven Rijksbrede plekchecker kunnen communiceren met de bij de CDV’s in gebruik zijnde FMIS.

Meer weten? Klik hier voor de aankondiging.

CTM Solution is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Partner van Aanbestedingscafé:

Topadvocaat Van Nouhuys: 'Er is helaas veel wantrouwen bij aanbesteders'

“Al tijdens mijn schooltijd ben ik gevoed met gedachte dat het bij bedrijven gaat om continuïteit”, vertelt Frederik van Nouhuys, eigenaar Straatman Koster Advocaten. “Publieke opdrachtgevers zijn te veel gefixeerd op prijs en risico en kunnen bijvoorbeeld niet begrijpen dat een organisatie iets doet onder de kostprijs. Kostprijs is echter niet waar het in een bedrijf om draait. Een bedrijf is veel meer bezig met continuïteit: zicht op een volgende opdracht tijdens je huidige opdracht. En voor continuïteit moet een onderneming investeren. Op onderdelen niet alle kosten doorberekenen, is daar een vorm van. Dit is een van de verschillen tussen de publieke en private markt, die zorgt voor moeizame discussies in aanbestedingen.”

Iedere maand interviewt AanbestedingsCafe.nl een vooraanstaande aanbestedingsadvocaat over zijn/haar carrière, visie en ervaringen.

Hoe ben je in aanraking gekomen met het aanbestedingsrecht?
“Toen ik een jaar of 12 was kwam ik via mijn vader in aanraking met het aanbestedingsrecht. Mijn vader was jurist bij Rijkswaterstaat en werkte met aanbestedingen volgens prijsregelingen voor de bouw. Dat waren kort gezegd de door de overheid gereguleerde prijsprocedures. Dat was destijds heel normaal en zorgde, als je er goed naar kijkt, voor continuïteit. Later kwam het Europees recht er doorheen en die zaten op een andere koers.”

“Toen ik na mijn studie bij De Brauw aan de slag ging, wisten zij van de achtergrond van mijn vader. Dus toen zeiden ze: aanbestedingsrecht zit in je bloed, dus ga dat ook maar hier doen. Het was dus niet mijn plan om in het aanbestedingsrecht terecht te komen, maar uiteindelijk is het goed bevallen.”

Wat vind je zo leuk aan het aanbestedingsrecht?
“Het rechtsgebied zelf stelt ‘heel weinig’ voor, omdat het goed beschouwd vooral een procedurebeschrijving is. Maar het mooie is dat het een proces is waarin economische vraagstukken in alle denkbare verschijningsvormen voorkomen, en daardoor problemen en uitdagingen telkens net anders zijn. Het draait altijd om inkoop, maar iedere markt werkt weer anders en daar moet het proces op worden aangepast. Het aanbesteden van schoolboeken is bijvoorbeeld volstrekt anders dan het aanbesteden van een OV-concessie. Het is beide aanbesteden, maar daar houdt het wel op. En in beide gevallen zegt de wet: je moet goed omschrijven wat je wil en een objectief en transparant proces volgen.”

Frederik van Nouhuys, eigenaar Straatman Koster advocaten

“Daarnaast  vind ik het boeiend dat ik soms aan de kant van de opdrachtgever sta en dan weer aan de kant van de inschrijver. Soms procedeer je over de gunningsbeslissing en een andere keer weer over de uitvoering van het contract. Deze diversiteit zorgt ervoor dat je dit vak heel lang kan doen, zonder dat het saai wordt.”

Welk moment in je carrière heeft de meeste indruk gemaakt?
“Een van de zaken die op mij grote indruk heeft gemaakt, is de Valys-zaak die het tot het Hof van Justitie in Luxemburg heeft gehaald. Aanbestedingen zijn meestal een kort geding. Dus het aantal aanbestedingszaken dat bij de Hoge Raad terecht komt is al heel klein. En dan moet de Hoge Raad ook nog prejudiciële vragen stellen, voordat het bij het Hof van Justitie komt. Dat was een bijzondere ervaring.”

“De andere bijzondere zaak ging over kantoormeubilair. De winnende partij had een proefopstelling gemaakt tijdens de aanbesteding, met tafels die duidelijk niet voldeden. Mijn cliënt maakte vervolgens een kort geding aanhangig. We lieten een foto van de proefopstelling zien en stelden dat dit niet voldeed. De aanbestedende dienst antwoordde dat de proefopstelling niet hetzelfde hoefde te zijn als de aanbieding in de offerte. Dat lijkt mij vreemd, want hoe beoordeel je dan? Maar in de offerte zou ook een foto toegevoegd worden met de aangeboden tafels. Dan ligt de oplossing voor de hand: laat deze foto maar zien! Dat was echter niet nodig volgens de rechter. Ik verloor de zaak. Dus twee maanden later stond het hele gemeentehuis vol met de tafels van de proefopstelling die niet voldeden aan de eisen.”

“Dit laat zien dat er onvoldoende rechtsbescherming is binnen het aanbestedingsrecht. Er wordt verondersteld dat het een proces tussen twee gelijke partijen is. Maar dat is het niet. Dus de aanbesteder, die in de verdedigende positie zit, stelt van alles en hoeft dat niet te onderbouwen. Maar degene die de procedure aanhangig maakt, moet alle klachten onderbouwen, maar kan dat niet doordat hij maar gedeeltelijke informatie heeft. Daar is een ongelijkheid.”


Er is onvoldoende rechtsbescherming binnen het aanbestedingsrecht. Er wordt verondersteld dat het een proces tussen twee gelijke partijen is. Maar dat is het niet.

Frederik van Nouhuys, eigenaar Straatman Koster advocaten

Dat klinkt alsof er nog wel wat te verbeteren valt aan de aanbestedingspraktijk.
“Inderdaad. Het systeem zit vol met wantrouwen: aanbesteders denken dat de markt hen een poot wil uitdraaien. En dat vertrekpunt leidt tot steeds meer procedurele regels in plaats van inhoudelijke verbetering.”

“Er zijn drie dingen die ik wil noemen over slechte ontwikkelingen binnen aanbestedend Nederland: 

Het eerste is dat je nog steeds ziet dat opdrachtgevers bewust afzien van het verstrekken van adequate informatie over de opdracht. Partijen stellen vragen en het beleid is dat het antwoord zo kort mogelijk gehouden wordt en dat vervolgvragen bemoeilijkt worden door maar één nota van inlichtingen in te plannen. Deze nota komt tien dagen voor de sluitingsdatum, want de wet zegt dat dat de minimumtermijn is. Succes ermee. 

Niemand koopt zo zijn badkamer in toch? Tien dagen voordat de aannemer begint, gooi je nog wat informatie zijn kant op en verwacht je dat het goedkomt? Wie verzint dat? En dan is de reactie van de gemiddelde aanbesteder: ‘Het mag van de wetgever, dus we doen het zo tot iemand klaagt’.

Daarnaast zeggen aanbesteders vaak: ‘Als het niet bevalt, dan dien je maar een formele klacht in of ga je naar de rechter. En anders ben je je rechten kwijt’. Het is toch raar dat je denkt dat dit een basis is om zaken op te doen? Een vaak gehoorde klacht is dat zaken zo juridisch worden, maar dat is precies wat je oogst als je reguleert dat er direct formeel en expliciet moet worden geklaagd.


Het systeem zit vol met wantrouwen: aanbesteders denken dat de markt hen een poot wil uitdraaien. En dat vertrekpunt leidt tot steeds meer procedurele regels in plaats van inhoudelijke verbetering.

Frederik van Nouhuys, eigenaar Straatman Koster advocaten

Tot slot worden er helaas steeds vaker onwaarheden verteld door overheden omdat ze ermee wegkomen. In de rechtszaal hoeven aanbestedende diensten weinig te bewijzen, dus kunnen ze in grote mate stellen wat ze willen. Een ander voorbeeld is een zaak waarin NS tegen mijn cliënt zei: ‘ga niet procederen. We doen een kortstondig contract en daarna kun je weer meedingen’. Vervolgens gunnen ze heimelijk voor vijftien jaar een contract. Dit zijn grote instanties die gewoon een loopje nemen met de waarheid.”

Hoe ziet jouw ideaalbeeld eruit?
“Vertel als aanbesteder gewoon wat je doet in de aanbesteding. Iedereen denkt dat marktpartijen graag willen procederen. Dat willen ze eigenlijk helemaal niet. Alleen op een gegeven moment maak je inschrijvers zo pissig dat ze zeggen: nu is het klaar. Als je in het voortraject gewoon meer tijd besteedt aan het verfijnen van de opdracht en accepteert dat je iets kan hebben opgeschreven dat mogelijk niet klopt, dan krijg je een veel betere en positievere uitkomst.”

“Vaak ligt er te weinig focus op de inhoudelijke doelmatigheid. Waarom zou je als opdrachtnemer bijvoorbeeld niet twee inschrijvingen mogen indienen? Het staat nergens in de wet dat het niet mag. En toch staat in bijna alle aanbestedingsstukken dat het verboden is. Je mag maar één kans krijgen. Waarom? Het is toch geen kansspel? Als ik twee goede offertes uitwerk en ik neem die moeite, waarom zouden die dan niet allebei beoordeeld mogen worden?”

Heb je ook tips voor inschrijvers?
“Ja. Met name: lees goed, wees precies en durf vragen te stellen. Marktpartijen stellen nog weleens geen vragen omdat het vervelend wordt gevonden door de aanbesteder. Maar het einddoel is wilsovereenstemming en dan moet je elkaar echt goed begrijpen. Vragen stellen moet, maar het is wel relevant hoe je het brengt. Als je het beleefd en to the point formuleert, hoeft het ook niet het gevoel op te wekken dat je de aanbesteder incompetent vindt. Besef daarnaast dat vertrouwen vanuit de markt moet worden opgebouwd. Het is geen cadeau, maar iets dat moet worden verdiend.”

Partner van Aanbestedingscafé:

Het inkoopbeleid van Nederlandse gemeenten is vaak sterk verouderd

Jaarlijks kopen gemeenten voor miljarden euro’s in via aanbestedingen. Daarbij zijn ze opzoek naar de beste prijs-kwaliteitverhouding van leveringen, diensten en werken. Door middel van een actueel inkoopbeleid brengen gemeenten het inkoopproces in kaart door huidige doelstellingen, uitgangspunten en kaders te beschrijven. Door inzichtelijkheid en transparantie in een inkoopbeleid te creëren kan een bedrijf beter inspelen op de gestelde vragen en zo een beter passende offerte aanbieden. Daarom is het voor gemeenten belangrijk om aandacht te besteden aan het professionaliseren en actualiseren van het inkoopbeleid. Zo weten bedrijven dat wat in het beleid staat nog steeds klopt met wat de gemeente voor ogen heeft.

Veel Nederlandse gemeenten hebben een verouderd inkoopbeleid. Uit onderzoek blijkt dat 218 van de 355 gemeenten een inkoopbeleid heeft van voor 2019.

Reikwijdte onderzoek
In dit onderzoek is het inkooplandschap van Nederlandse gemeenten in kaart gebracht. Het inkoopbeleid van alle 355 gemeenten in Nederland zijn geanalyseerd op een aantal aspecten. Per gemeente zijn naar aspecten als actualiteit, leveranciersselectie, klachtenprocedure, Social Return on Investment, duurzaamheidscriteria en de aanmeldprocedure voor opdrachten onder de Europese drempel gekeken.

Gebruik de QR-code om de onderzoeksresultaten in te zien.

Alle vindbare beleidstukken erbij gepakt is 61% ouder dan twee jaar en dus voor 2019 gepubliceerd. Maar liefst 38 gemeenten hebben geen inkoopbeleid op hun website staan. Daarnaast zijn er twee gemeenten die geen publicatiedatum op hun inkoopbeleid hebben staan. Het onderzoek heeft uiteindelijk plaatsgevonden onder 317 gemeenten.

Veelal geen aanmeldprocedure voor onderdrempelige opdrachten
Ondernemers kunnen op basis van het inkoopbeleid bij bijna 80% van de gemeenten niet achterhalen hoe zij zich kunnen aanmelden voor enkelvoudige en meervoudige onderhandse procedures. Opmerkelijk, aangezien meer dan 98% van de procedures beneden de Europese drempelwaarden liggen. 84% van de gemeenten geeft aan dat zij wel rekening houden met het MKB en lokale ondernemingen, maar door het niet hebben van een aanmeldprocedure weten deze ondernemers niet waar zij zich kunnen melden. Volgens Marcel van Putten (clustercoördinator Inkoop en Subsidies binnen de provincie Groningen en voorzitter van IPNN) kan dit te maken hebben met de inkoopvolwassenheid van de organisatie. Marcel Stuijts (directeur van inkoopsamenwerking Bizob) zei hierover dat hij pleit dat elke gemeente een aanmeldprocedure moet opnemen op de website of in het inkoopbeleid.

Veel aandacht voor Social Return
Maar liefst 87% van de gemeenten hebben Social Return opgenomen in hun inkoopbeleid. Het valt op dat zeker niet bij alle aanbestedingen Social Return wordt toegepast. Siep Eilander (voorzitter van NEVI): “Gemeenten zijn er zeker mee bezig, maar weerbarstig is het ook. Het valt niet mee om dat in 100% van de aanbestedingen toe te passen.” Geconcludeerd kan worden dat gemeenten zich steeds meer bewust zijn van het feit dat Social Return toegepast moet worden en waar de aanbesteding zich ervoor dient, wordt het ook toegepast.

Duurzaamheidsparagraaf altijd aanwezig
De duurzaamheidsparagrafen zijn veelal uitgebreid beschreven in het inkoopbeleid. Vaak zijn ze globaal geformuleerd. In bijna alle inkoopbeleidsstukken zijn de doelstellingen niet concreet geformuleerd. Wanneer het naar specifieke dienst- en productgroepen wordt vertaald, dan kunnen doelstellingen en eisen makkelijker specifieker en meetbaarder worden opgesteld. Dit kan door in het beleid op te nemen dat gemeenten in zijn aanbestedingen dit in concrete normen en uitgangspunten vastlegt. Colette Gonsalves (Juridisch adviseur binnen VNG) gaf aan dat gemeenten te weinig controleren of bedrijven zich wel houden aan de duurzaamheidscriteria die ze hebben opgesteld. Dit komt doordat contractmanagement binnen gemeenten nog wel beter ontwikkeld kan worden. Door contracten beter te monitoren kan gekeken worden of daadwerkelijk wordt gedaan wat met het bedrijf is afgesproken.

Sophia Campfens, auteur van het onderzoek

Klachtenafhandeling
Opmerkelijk is dat maar 55% gemeenten een klachtenprocedure hebben opgenomen voor aanbestedingen. Waarom heeft niet elke gemeente dit beschreven? Onze indruk is dat bijna de helft van de gemeenten het niet belangrijk vindt op de klachtenafhandeling te beschrijven. Het beschrijven alleen al kan veel juridische procedures voorkomen.

Toegevoegde waarde voor de praktijk
De resultaten uit dit onderzoek geven inzicht in hoe gemeenten invulling kunnen geven aan de inkoopfunctie. De resultaten geven gemeenten inzicht in de verschillende aspecten die geanalyseerd zijn en waar ze nog punten laten liggen in het inkoopbeleid. Aan de hand van bovenstaande gegevens kunnen gemeenten hun inkoopbeleid aanpassen en optimaliseren, waardoor zij uiteindelijk de voorlichting over hun inkoopbeleid verbeteren en zo bedrijven beter voor hun inkoopopdrachten interesseren. Uiteindelijk hopen wij hiermee dat in de toekomst steeds meer gemeenten aanmeldprocedures voor onderdrempelige opdrachten toepassen en MKB-bedrijven meer kans maken om mee te dingen naar aanbestedingen.

Melissa Timpen, auteur van het onderzoek

Aanbevelingen voor inkopers en gemeenten
Zorg ervoor dat je inkoopbeleid aanhaakt op de beweging en verandering in de beleidsvoering en dat de informatie die in het inkoopbeleid staat nog steeds klopt en past bij waar de gemeente op dat moment voor staat. Communiceer daarnaast met ondernemers over waar ze zich kunnen aanmelden voor jullie enkelvoudig en meervoudig onderhandse opdrachten. Beschrijf vervolgens een klachtenprocedure voor het aanbestedingsproces en voorkom zo juridische procedures. Ook is het slim om de duurzaamheidscriteria iets specifieker en meetbaarder te benoemen. Tot slot: beschrijf praktisch hoe de gemeente invulling wil geven aan Social Return en hoe dit in de praktijk werkt.

De auteurs van dit onderzoek, Melissa Timpen en Sophia Campfens, studeren aan de Hanzehogeschool Groningen. Ze zijn voor dit onderzoek genomineerd voor de Nevi Award (beste onderzoeksverslag).

Partner van Aanbestedingscafé:

Aanbestedingsalert: extern adviseur betrokken bij beoordeling

Significant deelt regelmatig interessante jurisprudentie op het gebied van aanbesteden. Deze keer een casus over betrokkenheid van een externe adviseur bij de kwalitatieve beoordeling van inschrijvingen.

Wat is er gebeurd?
Een gemeente heeft een Europese openbare aanbesteding uitgeschreven voor de opdracht ‘Visiteregeling parkeren’. De gemeente liet zich bij de aanbesteding adviseren door een adviesbureau. Een inschrijver diende op deze aanbesteding een inschrijving in, maar omdat zij als tweede in de rangorde eindigde werd de opdracht niet aan hem gegund.

Het bezwaar
De afgewezen inschrijver gaat in bezwaar en richt zich daarbij tegen de samenstelling van het beoordelingsteam voor een van de gunningscriteria en de daarop door beoordelaars toegekende scores. Zij stelt zich daarbij op het standpunt dat zij erop mocht vertrouwen dat het beoordelingsteam zou bestaan uit ‘onbevangen medewerkers van de gemeente’ die verder niet bij de aanbesteding betrokken zijn of zijn geweest. Achteraf blijkt dat niet enkel medewerkers van de gemeente, maar eveneens medewerkers van het adviesbureau deelnamen aan de beoordelingsprocedure.

Het resultaat
• De voorzieningenrechter gaat hier niet in mee. Uit de aanbestedingsrechtelijke beginselen blijkt niet dat bij de aanbesteding betrokken personen niet mogen deelnemen aan het beoordelingsteam;
• Het feit dat de betrokkenheid van het adviesbureau bij de aanbesteding
specialistische/marktkennis meebrengt, maakt niet dat een eerlijke en objectieve beoordeling onmogelijk is. Dit leidt dus niet automatisch tot
belangenverstrengeling en willekeur.

Uitspraak: Rechtbank Rotterdam, 28-12-2020, ECLI:NL:RBROT:12356.

Partner van Aanbestedingscafé:

Aanbesteding Uitgelicht: Digitalisering en verduurzaming bij de Raad

Op het CTM platform worden regelmatig bijzondere zaken ingekocht. In deze rubriek brengen wij iedere maand bijzondere aanbestedingen onder de aandacht. Dit keer: digitalisering en verduurzaming bij de Raad voor de rechtspraak.

Voor wie?
De Raad voor de rechtspraak (de Raad)

Wat wordt er aanbesteed?
Kantoorbenodigdheden t.b.v. de Raad.

Uitdaging voor de inkoper bij de aanbesteding
Bij de Raad werken meer dan tienduizend mensen dagelijks in een kantooromgeving. Deze medewerkers hebben behoefte aan allerlei kantoorbenodigdheden. Binnen de Raad vindt stap voor stap een digitaliseringsslag van het administratieve proces plaats. Hierdoor zal de komende jaren de behoefte aan kantoorbenodigdheden verder afnemen. Door de coronapandemie zijn de cijfers van 2020 lager, vandaar dat als uitgangspunt 2019 is opgenomen. Deze digitalisering staat echter nog maar aan het begin en het totale proces zal naar verwachting nog enkele jaren in beslag nemen. Vanwege de breedte van het assortiment valt niet nauwkeurig af te bakenen wat wel en niet tot de opdracht behoort.

De uitdaging zit in het verduurzamen van de kantoorartikelen. De Raad streeft naar een efficiënte duurzame bedrijfsvoering, en heeft hiervoor ook kwaliteitscriteria opgenomen. Denk hierbij aan verminderde milieulast van de verpakkingsmaterialen en vergroening van het assortiment.

De aanbestedende dienst gunt de inschrijver de exclusieve levering van het basisassortiment. Als de volledige digitalisering voltooid is, wordt er nauwelijks nog gebruik gemaakt van papieren dossiers. Vanaf dat moment zal er dus geen of minimaal behoefte zijn aan artikelen die worden gebruikt in een papieren dossieromgeving. Naar verwachting is die situatie niet binnen vier jaar bereikt.

Meer weten? Klik hier voor de aankondiging

Partner van Aanbestedingscafé:

Aanbestedingsdata ontleed: in hoeverre koopt het Rijk in met impact?

In deze rubriek licht Significant Synergy periodiek een specifiek thema door op basis van openbare aanbestedingsdata. Daarvoor gebruiken wij ons Tenderdashboard. Het Tenderdashboard verzamelt informatie over alle gepubliceerde aanbestedingen. Onze klanten helpen wij daarmee marktverkenningen uit te voeren, actuele thema’s te onderzoeken en datagedreven tot een passende aanbestedingsstrategie te komen. Verkregen marktinformatie en inzichten delen wij hier. Doe er je voordeel mee!

Terugblik en doelstellingen
In deze vierde rubriek – en de eerste van 2021 – blikken wij terug op de realisatie van de inkoopdoelstellingen van de Rijksoverheid. In het kabinetsbeleid over de inkoopstrategie van het Rijk, genaamd Inkopen met Impact, formuleert het kabinet inkoopdoelstellingen aan de hand van vijf thema’s. Het kabinetsbeleid Inkopen met Impact (2019) stelt dat duurzaam, sociaal en innovatief inkopen voortaan de standaard is. Met haar manier van inkopen van producten en diensten wil de Rijksoverheid:

• Klimaatneutraal zijn in 2030;
• Vijftig procent minder primair grondstoffengebruik realiseren in 2030 en volledig circulair zijn in 2050;
• Arbeidsparticipatie stimuleren, onder meer door het creëren van vijfduizend participatiebanen;
• Internationale productieketens verduurzamen door middel van het voorkomen of aanpakken van misstanden op het gebied van arbeidsomstandigheden, mensenrechten en milieu;
• Innovatie stimuleren, onder meer door op te treden als launching customer.

Charlotte van Hesse, consultant bij Significant Synergy

In hoeverre kocht het Rijk in 2019 en 2020 in met impact? En zijn zij op weg de doelstellingen te realiseren? Daar slaan wij ons Tenderdashboard eens op na. Te beginnen met het thema innovatie! Ben je benieuwd naar onze uitkomsten op de andere thema’s? Laat het in een reactie weten wat volgens jou het volgende thema moet zijn om verder in te duiken.




Het Rijk als inkooporganisatie
Maar eerst gaan wij kort in op het Rijk als inkooporganisatie. Het Rijk is een verzamelnaam voor de twaalf ministeries, vele uitvoerende diensten en Hoge Colleges van Staat (rijksoverheid.nl). Het Rijk koopt jaarlijks voor ruim tien miljard euro in bij vele bedrijven. Met de lokale en regionale overheden samen loopt dit bedrag zelfs op tot rond de 73 miljard euro. “Met die inkoop kunnen en willen wij een verschil maken”, stelt het Rijk.

Significant Synergy voert momenteel opnieuw onderzoek uit naar het inkoopvolume van het Rijk. Aan het einde van dit kwartaal kunnen wij hier de resultaten van verwachten.

Ons Tenderdashboard
In onze database brengen wij voor dit artikel alle aanbestedingen van het Rijk in kaart voor de jaren 2019 en 2020. Op deze manier kunnen wij op basis van data eens kijken wat het Rijk allemaal doet om bovenstaande doelstellingen te behalen.

En wat verstaat ons Tenderdashboard dan onder Rijksoverheid? Het dashboard calculeert in dat de naam van de aanbestedende diensten minstens één van de volgende woorden bevat: ‘ministerie’, ‘IUC’, ‘rijk’ of ‘defensie’. Het dashboard filtert uit deze termen de dataset, oftewel de gegevens die de lezer interessante informatie opleveren. Bovenstaande levert ons binnen enkele seconden een resultaat op van 1.055 unieke aanbestedingen die door 37 aanbestedende diensten in de markt zijn gezet in 2019. Het jaar 2020 telt 1.391 unieke aanbestedingen door 39 aanbestedende diensten. Ook een interessant gegeven is het aantal marktconsultaties die het Rijk uitvoerde. In 2019 waren dit er 156 en in 2020 151. Met een marktconsultatie gebruikt het Rijk de kennis van de markt om bijvoorbeeld duurzaamheid en innovatie te stimuleren. Oftewel: meer mogelijkheden om maatschappelijke doelstellingen te bereiken.

Houd bij de resultaten uit het dashboard wel een slag om de arm. Want ons dashboard herkent in TenderNed uitsluitend de aanbestedingen met de door ons gebruikte zoektermen. Een volledig overzicht geven de cijfers daarom waarschijnlijk niet, maar het geeft ons wel een indruk van wat er speelt binnen het Rijk op het gebied van innovatie.   


Uitkomsten Tenderdashboard – Thema innovatie  



Met onze zoektermen rondom het thema innovatie komen we uit op 21 aanbestedingen in 2019 en 23 in 2020. De top drie aanbesteders zijn het ministerie van Defensie, het ministerie van Economische Zaken en Rijkswaterstaat (RWS). Dit geldt voor zowel 2019 als 2020. Vooral het ministerie van Economische Zaken (waaronder de Rijksdienst voor ondernemend Nederland (RVO)) is zichtbaar bezig met dit thema. Van vijf innovatieve aanbestedingen in 2019 naar tien in 2020. Deze top drie verrast ons niet zozeer. Defensie staat algemeen bekend als sterk innoverende sector, RWS heeft al enige tijd een eigen innovatieagenda en RVO staat voor een duurzame en economisch sterke samenleving, onder meer te bereiken door te innoveren en het uitvoeren van SBIR-competities.

Procedures
Wanneer wij kijken naar de gebruikte procedures dan zien we dat er in de meeste gevallen gekozen wordt voor de traditionele vorm, namelijk openbaar. Dit is op zich opvallend, maar zegt niet alles. Wij komen veel andere manieren van aanbesteden tegen binnen de mogelijkheden van de Aanbestedingswet. Ons oog valt bijvoorbeeld op een aanbesteding van het ministerie van Defensie. Het gaat om een aanbesteding waarbij een innovatie competitie wordt georganiseerd. Deze competitie heeft als doel innovatie in Nederland te stimuleren via een prijsvraag. De focus ligt op het MKB en startups die in Nederland gevestigd zijn. Het Rijk maakt aanbestedingen hiermee toegankelijker voor alle bedrijven, een positieve ontwikkeling! Even doorzoeken in het dashboard en we komen meer van dit soort competities tegen.


Het valt op dat het Rijk weinig bijzondere procedures gebruikt zoals de concurrentiegerichte dialoog of innovatiepartnerschap.


Wat steeds vaker terugkomt is SBIR (Small business innovation research). De kern van het instrument SBIR is de manier waarop de overheid via een innovatiecompetitie ondernemers uitdaagt om met innovatieve producten en diensten te komen om maatschappelijke vraagstukken op te lossen. In ons dashboard zien wij dat het ministerie van Economische Zaken frequent SBIR-competities uitvoert in opdracht van verschillende overheidsdiensten. Iedere SBIR-competitie leidt tot opdrachten voor onderzoek en ontwikkeling op wisselende onderwerpen. De overheid is daarbij een potentiële afnemer (‘launching customer’) van de ontwikkelde producten. Een actueel voorbeeld is de competitie voor duurzame mondneusmaskers. Ondernemers worden uitgedaagd om nieuwe innovatieve producten of product-dienstcombinaties te ontwikkelen om de transmissie van virussen zoals COVID-19 zoveel mogelijk te reduceren door het ontwikkelen van duurzame mondneusmaskers voor de zorg.

Type opdrachten
Tenslotte kijken wij naar het type opdrachten. Volgens PIANOo is er een aantal thema’s waarin innovatiegericht inkopen goed tot zijn recht komt. Denk aan: veiligheid, energie, watermanagement, verkeersmanagement, openbare ruimte, facilitair management en de gezondheidszorg. Zien we dit dan ook terug in ons dashboard? Wel als het thema’s veiligheid, energie, watermanagement, verkeersmanagement en openbare ruimte betreft. Een greep uit deze aanbestedingen: detectieapparatuur, opzet van watermanagementmodellen, verlichtingsconcepten voor (snel)wegen en wegverbredingen. Het thema facilitair management komt opvallend genoeg nauwelijks naar voren. Met ontwikkelingen op het gebied van afvalzorg en smartbuildingconcepten hadden wij hier anders verwacht. Een wereld te winnen dus. Een mogelijke verklaring voor het ontbreken van aanbestedingen op het gebied van gezondheidszorg is dat dit vooral decentraal wordt ingekocht.

Rinke Meijer, partner van Significant Groep

Met deze opdrachten geef je overigens niet alleen invulling aan innovatie, maar draag je ook bij aan de andere doelstellingen van het Rijk. Innovatie gaat vaak hand in hand met maatschappelijk verantwoord inkopen. Mooie voorbeelden hiervan zijn de aanbesteding voor innovatieve elektrische blus- en hulpverleningsvoertuigen en de aanbesteding circulaire innovaties voor snelgroeiende steden.


Wat valt ons verder op?

De rubriek – Aanbestedingsdata ontleed
Het jaar 2020 was voor Significant Synergy ook het jaar dat wij startten met deze rubriek. De volgende onderwerpen passeerden de revue:  

In 2021 zetten wij onze rubriek voort en ontleden we nog meer aanbestedingsdata voor onze lezers. Op welk thema kunnen wij volgens jou later dit jaar het beste wat dieper ingaan? Laat het in een reactie weten.

Partner van Aanbestedingscafé:

Buyer groups een middel voor duurzame reorganisatie

In 2020 zijn er zestien buyer groups rondom vastgoed, bouwmaterialen, GWW, mobiliteit, bedrijfsvoering en polymeren bij afvalwaterzuivering opgericht. Binnen een buyer group werken de publieke opdrachtgevers samen aan een gedeelde marktvisie en -strategie voor het verduurzamen van de productcategorie. Dit jaar implementeren zij de uitkomsten in hun aanbestedingspraktijk. “We willen met de buyer groups een gedragsverandering teweegbrengen”, stelt Floris den Boer, coördinator van de buyer groups vanuit PIANOo. AanbestedingsCafe.nl spreekt hem en nog twee kernfiguren: Maarten van Kesteren van het ministerie I&W en Monique Donker-Blacha, projectleider van de buyer group circulaire scholen.

De buyer groups zijn een initiatief van het Rijk, IPO, VNG en UWV. PIANOo, Rijkswaterstaat en RVO ondersteunen de buyer groups. Zij worden gefinancierd uit de Klimaatenveloppe (ministerie van Infrastructuur en Waterstaat) en het budget circulair bouwen (ministerie van Binnenlandse Zaken en koninkrijksrelaties). Doel van de buyer groups is om via gecoördineerde inkoop de markt uit te dagen om te komen tot circulaire oplossingen die de C02-uitstoot en het grondstofverbruik verminderen.

Een jaar na aanvang buyer groups
De zestien buyer groups zijn vorig jaar aan de slag gegaan met het maken van een plan van aanpak. Op dit moment werken ze toe naar een marktvisie en -strategie. Den Boer: “Er zijn maandelijkse (online) bijeenkomsten, waarin de plannen geconcretiseerd worden en de haalbaarheid en risico’s hiervan onderzocht wordt. Ook wordt er al gekeken hoe de groep de ambities in een aanbesteding terug wil laten komen. Dit noemen we vraagharmonisatie. Als steeds meer opdrachtgevers dezelfde eisen en wensen opnemen in de aanbestedingsstukken, biedt dit veel meer duidelijkheid aan ondernemers. Tegelijkertijd communiceren de groepen hun voortgang en inzichten, zodat andere opdrachtgevers daar ook profijt van hebben. Tot slot de implementatiefase: het laten landen van de bevindingen in de aanbestedingen.” Donker-Blacha: “De huidige concretiseringsfase houdt voor de buyer group circulaire scholen in dat we onderzoeken hoe we de vragen, die overeenkomen tussen de scholen, generiek in de markt kunnen zetten.”


Als steeds meer opdrachtgevers dezelfde eisen en wensen opnemen in de aanbestedingsstukken, biedt dit veel meer duidelijkheid aan ondernemers.

Floris den Boer, coördinator buyer groups bij PIANOo

Deelnemers uit alle aanbestedingshoeken
De deelnemers aan de buyer groups zijn heel divers. Binnen de buyer group circulaire scholen doen bijvoorbeeld gemeenten, schoolbesturen en een inkoopsamenwerking mee. De schoolbesturen vertegenwoordigen veertien tot twintig scholen die binnenkort gerenoveerd of nieuw gebouwd worden.

Donker-Blacha: “In Nederland worden scholen betaald door de gemeente en de school is meestal de bouwmeester. Er wordt een integraal huisvestingsplan opgesteld door de gemeente. Hierin staat welke school toe is aan renovatie of nieuwbouw, en welk budget hieraan gekoppeld is. De gemeente stelt bovendien een aantal eisen of wensen, waarop de school moet sturen. We zijn momenteel met de deelnemers aan het verkennen of we breed gedragen ambities kunnen formuleren. Met de deelnemers, maar ook met marktpartijen, gaan we zo ontdekken hoe ver we kunnen gaan in de vraagharmonisatie. Als vraagharmonisatie bereikt kan worden, zou je ook kunnen denken aan gezamenlijk bouwmeesterschap voor meerdere scholen, maar dit is niet direct het doel van deze buyer group.”

Circulaire inkoopangst
Zijn deze buyer groups echt nodig om duurzaam in te kopen? Is het niet een kwestie van opnemen in de eisen? “Zo simpel is het niet”, stelt Donker-Blacha. “Opdrachtgevers zijn nu vaak nog terughoudend om duurzaam in te kopen. De budgetten voor scholen zijn erg krap en er is een veronderstelling dat de duurzame oplossing ook de duurste oplossing is. Door de vraag te harmoniseren en vergroten kunnen we hier iets aan doen.” Den Boer antwoord bevestigend: “Duurzaam inkopen is niet moeilijk. Je zet het in de eisen en klaar. Maar het is wel hartstikke risicovol. Je hebt de kans dat je een oplossing krijgt die zich nog nergens bewezen heeft en anders uitpakt dan verwacht. Het kan dan wel een circulaire oplossing zijn, maar als het niet voldoet aan de verwachtingen, dan moet je daar als opdrachtgever verantwoording voor afleggen. De veilige route is dan: doen wat je altijd al deed.”


Duurzaam inkopen is niet moeilijk. Je zet het in de eisen en klaar. Maar het is wel hartstikke risicovol.

Floris den Boer, coördinator buyer groups bij PIANOo

Van Kesteren: “Persoonlijk zou ik het liefst gaan naar ‘duurzaam, tenzij’, dus dat je moet uitleggen waarom je iets niet duurzaam inkoopt. Dat zou de ideaalwereld zijn, maar daar zijn we nog niet.” Dat ‘duurzaam, tenzij’ nog geen eis is, heeft mede te maken met vastgelegde kennis. Den Boer: “Veel gemeenten hebben bijvoorbeeld een handboek openbare ruimte. Dat is een boekwerk van driehonderd tot vierhonderd pagina’s met onder meer het legpatroon van de stoeptegels, de verf voor de lantaarnpalen en de type bomen die we neerzetten. Alles is uitgedacht voor bijna elke inkoopcategorie. Dat gooi je niet zo makkelijk overboord voor een duurzamere oplossing. Dat is de spanning waar we nu in zitten.”

Organisatiebreed veranderen
Volgens de drie geïnterviewden zijn de buyer groups geslaagd als de uitkomsten terug te zien zijn in de aanbestedingen. Den Boer voegt daarnaast toe: “Ik hoop dat dit traject daadwerkelijk de benodigde verandering bewerkstelligt in de hele organisatie. Van beleid, opdrachtgevers, beheerders tot inkopers. Verduurzaming vraagt van iedereen een gedragsverandering.”

Voor de toepassing van de duurzame oplossingen uit de buyer groups is dus gedragsverandering nodig. De opdrachtgevers die zich hebben aangemeld voor een buyer group hebben echter al de intentie om met duurzaamheid aan de slag te gaan. Ze brengen concrete projecten in. Hoe worden de organisaties die de verandering het hardst nodig hebben, ook betrokken?

Den Boer: “Het is natuurlijk een koplopersbenadering. De duurzame transitie is voor veel partijen risicovol en tijdrovend. Door het samen te doen, verdeel je het werk, risico’s en kunnen we een versnelling aanbrengen. Daarnaast vragen we de groepen die meedoen om actief uit te dragen wat ze aan het doen zijn, zodat zij ook andere opdrachtgevers kunnen overtuigen.”


Persoonlijk zou ik het liefst gaan naar ‘duurzaam, tenzij’, dus dat je moet uitleggen waarom je iets niet duurzaam inkoopt. Dat zou de ideaalwereld zijn, maar daar zijn we nog niet.

Maarten van Kesteren, beleidsmedewerker ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Donker-Blacha ziet dat de buyer groups geen heilige graal zijn, maar wel een stap in de goede richting. “Je gaat denken vanuit gemeenschappelijkheid. Nu wordt er vaak nog per school ingekocht, wat niet efficiënt is en waardoor scholen ook niet als een ‘markt’ worden gezien. Wij willen kijken hoe we het generieke deel van de opdrachten zo goed mogelijk kunnen optuigen. Uiteraard heeft iedere school ook een uniek karakter, maar door het gemeenschappelijke gelijk te trekken, geven we een duidelijk signaal af aan de markt. We zeggen hiermee: als je hierin investeert, zijn meerdere scholen geïnteresseerd.”

Veranker duurzaamheid in je organisatie
Een reden dat de zestien buyer groups een succes lijken te worden, is omdat alle stakeholders betrokken en gecommitteerd zijn. Een tip die Den Boer mee wil geven aan opdrachtgevers die duurzaam willen gaan inkopen: “Zorg dat de duurzame ambitie in je hele organisatie verankerd is. Bijvoorbeeld: wij willen graag de meest duurzame school van Nederland zijn of de meest duurzame gemeente. Als dit organisatiebreed gedragen wordt, gaat iedereen er ook makkelijker in mee. Anders blijft duurzaam inkopen het een ‘ding’ van de inkoopafdeling.”

Partner van Aanbestedingscafé:

Aanbestedingsalert: In hoeverre kan een aanbestedende dienst dwingende voorschriften opnemen?

Significant Synergy deelt regelmatig interessante jurisprudentie op het gebied van aanbesteden. Deze keer een casus over het opnemen van dwingende voorschriften bij een aanbesteding.

Een gemeente heeft een aanbesteding georganiseerd voor de “Opvang slachtoffers huiselijk geweld” voor een periode vanaf 1 januari 2020. De gemeente heeft bericht dat zij voornemens is de opdracht te gunnen aan een aanbieder en daarbij de aanbieding van de zittende aanbieder uit te sluiten van verdere deelname aan de aanbesteding. De zittende en afgewezen aanbieder heeft de gemeente in kort geding gedagvaard. Tijdens de voorbereiding van het kort geding is gebleken dat er, tijdens de aanbestedingsprocedure, tussen de zittende aanbieder en de gemeente contact is geweest met de directeur Bedrijfsvoering bij de gemeente. Om deze reden wordt de zittende leverancier uitgesloten van verdere deelname aan de aan besteding, aangezien een contactverbod als dwingend voorschrift in de aanbesteding is opgenomen.

Juridisch gezien
Afgezien van (verplichte en facultatieve) uitsluitingsgronden die limitatief zijn, heeft een aanbestedende dienst ook het recht voorschriften in de aanbestedingsprocedure vast te leggen, die door inschrijvers dienen
te worden nageleefd. Het contactverbod zoals vastgelegd in het aanbestedingsdocument en is daarvan een voorbeeld. Het voorschrift strekt er immers toe de gelijke behandeling van inschrijvers te waarborgen en te
voorkomen dat inschrijvers op een niet-transparante manier contact hebben met de aanbestedende dienst. Het voorschrift gaat ook niet verder dan nodig om dat doel te bereiken. Tevens zijn de gevolgen van overtreding van het verbod in de aanbestedingsdocumenten vastgelegd, te weten uitsluiting van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure.

Het blijft immers mogelijk voor de inschrijver contact te zoeken met de aanbestedende dienst over de lopende aanbesteding, maar dat contact moet dan wel plaatsvinden via de in de aanbestedingsdocumenten aangeduide personen, niet zijnde de directeur Bedrijfsvoering van de gemeente. Het hof acht ook het gevolg van uitsluiting, gelet op het belang dat door het voorschrift wordt beschermd, niet disproportioneel. Voor inschrijvers is bovendien duidelijk wat het voorschrift inhoudt en wat de consequentie van schending van het voorschrift is en zij kunnen daarnaar handelen.

Het resultaat en de relatie tot de praktijk
• Het hof acht de automatische uitsluiting, gelet op het belang dat door het voorschrift wordt beschermd, niet disproportioneel. Voor inschrijvers is bovendien duidelijk wat het voorschrift inhoudt en wat de consequentie van schending van het voorschrift is en zij kunnen daarnaar handelen;

• Een aanbestedende dienst mag, naast uitsluitingsgronden, ook dwingende voorschriften in aanbestedingsdocumenten vast leggen, indien duidelijk is wat de voorschriften inhouden én wat de gevolgen zijn van het niet naleven daarvan.

Handig
Voor de volledige uitspraak: ECLI:NL:GHDHA:2020:2382, Gerechtshof Den Haag, 200.267.632/01 (rechtspraak.nl).

Ga voor meer informatie naar: https://synergy.significant – groep.nl/rapportages.

Significant Synergy is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Partner van Aanbestedingscafé:

Aanbesteding Uitgelicht: Outreachend jongerenwerk

Op het CTM platform worden regelmatig bijzondere zaken ingekocht. In deze rubriek brengen wij iedere maand bijzondere aanbestedingen onder de aandacht. Dit keer: De focus op social return on Investment (SROI) in aanbesteding ‘Outreachend jongerenwerk’ van de gemeente Alkmaar

Wat?
De focus op social return on Investment (SROI) in aanbesteding ‘Outreachend jongerenwerk’

Wie?
Gemeente Alkmaar

Wat wordt er aanbesteed?
De opdracht heeft betrekking op het uitvoeren van het Outreachend jongerenwerk in de gemeente Alkmaar.

De inkoper en coordinator SROI over deze aanbesteding:

Carla Sels, Inkoopadviseur Gemeente Alkmaar:
“Als gemeente vinden we het belangrijk een inclusieve samenleving na te streven. Vanuit Inkoop bevorderen we dit door – daar waar passend – SROI op te nemen in aanbestedingen.”

Ying Hung Lee, Coördinator SROI
Wij zijn er van overtuigd dat veel opdrachtnemers die binnen het sociaal domein werken ook sociaal zijn. Maar ‘sociaal’ is een breed begrip en heeft niet per definitie te maken met SROI (Social Return On Investment). SROI is een instrument om de afstand van mensen tot de arbeidsmarkt te verkleinen. Daarbij richt het zich met name op het investeren in mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Door hen bijvoorbeeld een arbeidsplek aan te bieden of op te leiden, komen zij weer een stap dichterbij de arbeidsmarkt. En op dat terrein zien we mooie mogelijkheden! Ook bij aanbestedingen met een maatschappelijk karakter. Zeker wanneer gemeente en bedrijven de samenwerking opzoeken, gebruikmaken van elkaars expertise en elkaars creativiteit weten te prikkelen.

Binnen de aanbesteding ‘Outreachend jongerenwerk’ is SROI opgenomen als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde. Dat biedt veel ruimte om na gunning met opdrachtnemers samen te kijken naar hoe dit ingevuld kan worden. We zoeken daarbij naar de win-win. Met als centrale vraag: ‘Hoe verbinden we mensen die een extra steuntje in de rug nodig hebben op de arbeidsmarkt aan wat een opdrachtnemer belangrijk vindt voor de eigen organisatie?’.

Over Halte Werk
De coördinatie van SROI is ondergebracht bij Halte Werk. Halte Werk is de sociale dienst van de gemeenten Heerhugowaard, Alkmaar en Langedijk. De organisatie voert voor deze gemeenten de Participatiewet, schuldhulpverlening en aanverwante regelingen uit. Daarnaast werkt Halte Werk op het gebied van jongeren en zelfstandigen ook voor andere gemeenten.

Meer weten? Klik hier voor de aankondiging

Partner van Aanbestedingscafé:

Topadvocaat Stellingwerff Beintema: 'Beperkte rechtsbescherming voor inschrijvers'

“De parels in mijn carrière zijn de momenten dat ik win voor een eiser met een echte rechtsvraag”, stelt Anke Stellingwerff Beintema, advocaat en partner bij Maasdam Broers Fischer advocaten. “Winnen voor de eiser (oftewel de inschrijvende kant) is het meest uitdagend, omdat zij bij voorbaat al met 1-0 achterstaan. Dit heeft te maken met de beperkte rechtsbescherming.”

Iedere maand interviewt AanbestedingsCafe.nl een vooraanstaande aanbestedingsadvocaat over zijn/haar carrière, visie en ervaringen.

Hoe ben je in aanraking gekomen met het aanbestedingsrecht?
“Ik heb een master privaatrecht en Europees recht gevolgd. Er zijn maar weinig onderwerpen die beide richtingen dekken. Dus toen ik een scriptie moest schrijven heb ik voor Europees aanbestedingsrecht gekozen. Dit rechtsgebied vond ik erg interessant. Daarom heb ik, toen ik in 2001 de advocatuur in ging, ook gesolliciteerd bij Loyens & Loeff. Zij zochten namelijk iemand met kennis van het aanbestedingsrecht.”

Wat vind je zo leuk aan het aanbestedingsrecht?
“Je hebt veel soorten cliënten in verschillende sectoren, dat maakt het divers. Ook beslaat aanbestedingsrecht alle werkzaamheden van een advocaat: begeleiding van aanbestedingsprocedures, advisering en procederen. Daarnaast vind ik het prettig dat het geen eindeloos durende procedures zijn. Je hebt ook rechtsgebieden, waarin alleen geadviseerd wordt en waarbij je nooit bij een rechtbank terecht komt. Of rechtsgebieden waar je ellenlange bodemprocedures hebt. Aanbestedingsrecht is het beste van de drie werelden.”

“Ik vind ook alles even leuk. Sommige advocaten zien procederen als een doel, maar ik vind het mooier om resultaat te bereiken, zonder dat de gang naar de rechter nodig is. Daar krijg ik meer voldoening van.”


“Ik vind het mooier om resultaat te bereiken zonder dat de gang naar de rechter nodig is”

Anke Stellingwerff Beintema, aanbestedingsadvocaat

Welk moment in je carrière heeft de meeste indruk gemaakt?
“De momenten wanneer ik win voor een eiser en er echt een rechtsvraag aan de orde komt. Dat blijft mij altijd het meest bij. Lang geleden voerde ik een procedure voor Douwe Egberts. Er was gevraagd om koffie met een duurzaamheidskeurmerk, maar moet je daar al over beschikken op moment van inschrijving of pas op moment van uitvoering? Dit was een van de eerste uitspraken, waarin werd geoordeeld dat als het in het programma van eisen staat, dat je er pas bij uitvoering over hoeft te beschikken. Nu is het standaard rechtspraak. Je draagt als advocaat dus bij aan het rechtsgebied.”

Anke Stellingwerff Beintema,
aanbestedingsadvocaat

Als je naar de aanbestedingspraktijk in Nederland kijkt, hoe doen we het dan?
“Op het vlak van rechtsbescherming zie ik wel verbeterpunten. Als eiser ben je nu altijd in het nadeel. Je schrijft een dagvaarding en pas op de zitting hoor je het verweer. Je kunt wel een beetje anticiperen op het verwachte verweer, maar toch is het redelijk improviseren tijdens de zitting.”

“Een ander aandachtspunt is dat hoger beroep meestal geen zin heeft. Eén rechter bepaalt dus in een snelle procedure over jouw zaak. En meestal verliest de eiser. Dat is merkwaardig, want je gaat niet zomaar naar de rechter. Je kunt nog in hoger beroep, dan maak je misschien nog kans op een schadevergoeding, maar niet meer op de opdracht. Dat is beperkte rechtsbescherming, vind ik. Terwijl er best wat overheidsopdrachten zijn, waarbij het gunnen helemaal niet zo’n spoed heeft. Dan kan best wel een arrest in turbo spoedappèl afgewacht worden.”

Waarom verliest de eiser nu meestal?
“Onder meer vanwege het eerste punt: een schriftelijke ronde ontbreekt. Dus de eiser kan een minder goed verweer voeren tegen het verweer van de aanbestedende dienst. Aanbestedende diensten kunnen zich ook makkelijk verschuilen achter de bedrijfsvertrouwelijke informatie van de beoogde winnaar. En de rechter is vervolgens lijdelijk en vraagt niet door of vraagt niet om inzage in de inschrijving van de beoogde winnaar. In België belandt de hele inschrijving van beide partijen bij de rechter. Dan kan hij met zijn eigen ogen nakijken of er iets is misgegaan. Als eiser ben je in Nederland altijd op een achterstand.”  

Als een schriftelijke ronde wordt toegevoegd, vergroot dit dan de winkans van eisers?
“Ja dat denk ik wel. En die schriftelijke ronde vindt nu door corona ook plaats. Rechters willen de zitting zo kort mogelijk houden en vragen het verweer van de aanbestedende dienst al op voorhand op papier. Dit krijgt de eiser ook te zien. Het gevolg is een veel beter debat. Ik vind dit een eerlijker proces, want de zaak wordt gewonnen op de inhoud en niet omdat iemand te weinig tijd heeft om zich voor te bereiden op het verweer. Ik heb gehoord dat rechters dit ook een positieve ontwikkeling vinden in aanbestedingszaken, dus hopelijk wordt dit na corona voortgezet.”

“Het probleem voor de eiser blijft natuurlijk wel dat er geen inzage is in de inschrijving van de winnaar. Rechters doen zich erg lijdelijk voor. Dat hoort opzichte ook wel bij een civiele procedure, maar het is niet wenselijk.”


“Ook na corona hopelijk een schriftelijke ronde bij aanbestedingsrechtszaak”

Anke Stellingwerff Beintema, aanbestedingsadvocaat

Heb je tot slot nog tips voor de aanbestedende dienst en de inschrijver?
“De aanbestedende dienst zou ik willen adviseren om vragen van inschrijvers serieus te nemen. Kijk hierbij ook goed naar de vraag achter de vraag en antwoord niet altijd per definitie ‘nee’. Hou hierbij ook de belangen van de inschrijver in het vizier en zoek naar manieren om hierin tegemoet te komen zonder dat dit uiteraard afbreuk doet aan de eigen belangen.”

“Voor de inschrijver: wees precies in het opstellen van je inschrijving. Ik zie vaak dat er veel wordt vergeten door inschrijvers. Dan wordt aan mij gevraagd: kan dit nog hersteld worden? Er zijn zeker mogelijkheden voor herstel, maar zelfs al zou een aanbestedende dienst herstel willen toestaan, dan nog mag dit niet zomaar. Het voelt erg zuur als je een simpele post vergeet in te vullen en de aanbestedende dienst je dan uitsluit. Terwijl de aanbestedende dienst ook een goede aanbieding mist. Dit is in niemands belang. Wees dus zorgvuldig.”

Partner van Aanbestedingscafé:

Aanbestedingsalert: verkeerde naam in tendermodule, uitsluiting?

Significant Synergy deelt regelmatig interessante jurisprudentie op het gebied van aanbesteden. Deze keer een casus over het gebruiken van een verkeerde naam in Negometrix.

De gemeente Venlo (hierna: de Gemeente), heeft een Europese aanbesteding gehouden met voorselectie voor sociale en specifieke diensten op sociaalmaatschappelijk terrein. Gegadigden konden hun aanmeldingen indienen via de digitale tendermodule van Negometrix.

Op 5 juli 2019 heeft de Gemeente per brief aan de combinatie Buurtteams medegedeeld dat zij samen met gegadigde RadarUitvoering wordt uitgenodigd tot het indienen van een Inschrijving. Per brief van 1 oktober 2019 deelt de Gemeente aan Buurtteams mede dat zij voornemens is de opdracht te gunnen aan Incluzio. Incluzio behoort tot hetzelfde concern als RadarUitvoering. Incluzio had zich in zowel de selectie- als gunningsfase ingeschreven, en alle documenten waren gesteld op naam van Incluzio. Als reden voor het feit dat in de brief van 5 juli 2019 de naam van RadarUitvoering is gebruikt, voert de Gemeente aan dat Incluzio voor de aanmelding gebruik heeft gemaakt van het Negometrix-account van RadarUitvoering. Hierdoor wordt in de brief de naam van de houder van het Negometrix-account genoemd in plaats van de naam van de daadwerkelijke inschrijver Incluzio. Buurtteams vordert hierom in kort geding dat de inschrijving van Incluzio ongeldig wordt verklaard.

De voorzieningenrechter gaat hierin niet mee. Voldoende aannemelijk is dat de vermelding van RadarUitvoering in de brief van 5 juli 2019 berust op een vergissing van de Gemeente en dat er vanuit moet worden gegaan dat de aanmelding in werkelijkheid is ingediend door Incluzio. Dit kan men vaststellen aan de hand van de onderdelen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Deze is op naam van Incluzio ingediend bij de Gemeente. De inschrijving van Incluzio is niet ongeldig.

Juridisch gezien
Van belang is dat uit een aanmelding ondubbelzinnig blijkt wie deze heeft ingediend. Indien dit het geval is, kan de aanmelding niet ongeldig worden verklaard om de simpele reden dat deze is ingediend middels een verkeerd account. De ingediende stukken zijn leidend, niet het aanbestedingsplatform.

Algemeen
De voorzieningenrechter oordeelt dat:

➢ Gebruikmaking van het Negometrix account van RadarUitvoering door Incluzio heeft niet tot gevolg dat een UEA dat is gesteld op naam van Incluzio in feite door RadarUitvoering is ingediend;

➢ De Gemeente heeft met de geopenbaarde onderdelen van het UEA voldoende aannemelijk gemaakt dat de aanmelding door Incluzio is ingediend. De Gemeente kon wegens geheimhouding volstaan met het openbaren van deze onderdelen;

➢ Het account is een medium dat voor de aanmelding wordt gebruikt. Door wie de aanmelding wordt ingediend moet worden vastgesteld aan de hand van de aanmelding zelf.

In relatie tot de praktijk
✓ Let goed op wie de aanmelding heeft ingediend! Als uitgangspunt geldt dat de ingediende stukken, in het bijzonder het UEA, de naam vermelden van de daadwerkelijke gegadigde. Noem daarom die naam in je correspondentie met gegadigden, niet de naam van het account op de tendermodule;

✓ Ben je inschrijver of gegadigde? Maak het de aanbestedende dienst makkelijk en handel vanuit het account waarop je daadwerkelijk gaat inschrijven.

Bron: Gerechtshof Den Haag 10 maart 2020, ECLI:NL:RBDHA:2019:13433

Significant Synergy is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Partner van Aanbestedingscafé:

Top 10 best gelezen artikelen in 2020

Wederom sluiten we een mooi nieuwsjaar af.  We hebben je op de hoogte gehouden van de laatste trends, boekrecensies geschreven en het belangrijkste coronanieuws met jullie gedeeld. Wat was voor jou dit jaar het belangrijkst?

Voordat we proosten op het nieuwe jaar, publiceren we de top 10 artikelen van het jaar 2020. Dit vonden onze lezers het meest interessant:

  1. Zijn we eindelijk van BVP af, zitten we ineens met RCC…
  2. Ernstige twijfels rechtmatigheid aanbesteding corona-apps
  3. Gunning opdracht Duitse marineschepen aan Damen leidt tot grote ophef
  4. Bidmanager van het jaar: ‘vak wordt ondergewaardeerd’
  5. De opdracht op 3A4, inschrijven in drie kwartier
  6. Rijkswaterstaat maakt fouten bij aanbesteding SAR
  7. Aanbestedingsdata ontleed: volop kansen op de markt van inhuur van derden
  8. Zijn rechters te veel op de hand van de aanbestedende dienst?
  9. Rijkswaterstaat gaat experimenteren met tweefasencontract
  10. Tolkdiensten overheid toch aanbesteed
Partner van Aanbestedingscafé:

Topadvocaat Brackmann: 'Aanbestedingsrecht niet uitgekristalliseerd'

“Aanbestedingsrecht is zo interessant, omdat je nog veel zelf moet invullen”, vertelt Suzanne Brackmann. Zij is een ervaren aanbestedingsadvocaat en eigenaar van advocatenkantoor Brackmann Aanbestedingsspecialist. “Als je voor een zaak pleit, komt het nog wel eens voor dat je het kwartje bij de rechter ziet vallen.”

Iedere maand interviewt AanbestedingsCafe.nl een vooraanstaande aanbestedingsadvocaat over zijn/haar carrière, visie en ervaringen.

Hoe ben je in aanraking gekomen met het aanbestedingsrecht?
“Ik ben niet vanaf het eerste moment advocaat in de aanbestedingspraktijk. In het begin van mijn carrière werkte ik bij een groot Zuidas-kantoor en deed veel bouwrechtzaken. Na ongeveer twee jaar kwam er een vraag binnen van een aannemer: ‘we zijn bezig met een aanbesteding en ik heb een vraag, kan ik deze bij jou kwijt?’ Ik had geen idee waar dit precies over ging, maar ik ben het gaan onderzoeken. Intern kon niemand mij echt vertellen wat aanbesteden inhield. Tot ik een wettenbundel vond met daarin een richtlijn. Toen wist ik dat ik mijn specialisatie had gevonden.

We zijn nu bijna 25 jaar verder. Het vak heeft zich natuurlijk ontwikkeld en er zijn inmiddels allerlei leerstukken, waaronder het leerstuk van de abnormaal lage prijs en het leerstuk van de wezenlijke wijziging. Maar toen ik begon, was dit er nog helemaal niet. Er was zelfs geen Nederlands recht. We hadden alleen een Europese richtlijn en er was een wetje dat zei dat die richtlijn Nederlands recht was. Dat maakte het ook erg leuk. Veel vraagstukken behandelde ik op basis van de beginselen, onderbuikgevoel en rechtsgevoel. Zo is het begonnen voor mij.”

Suzanne Brackmann © 2017 Mark Prins Fotografie

Vervolgens ben je een eigen kantoor begonnen.
“Na tien jaar besloot ik inderdaad in 2004 om mijn eigen kantoor te beginnen. Het was toen duidelijk dat ik zou focussen op het aanbestedingsrecht. Sinds een aantal jaar krijgen we ook steeds meer vragen van klanten die niet honderd procent de kern van het aanbestedingsrecht raken, maar daar wel aan gerelateerd zijn. Denk aan contractvragen, zoals: een opdrachtnemer gaat failliet, wat nu? En: ik kan het niet meer doen voor de prijs in de offerte, wat zijn de mogelijkheden? Dat is dus wel bijzonder: dat we vanuit een specialisme nu weer verbreden.”


Wat vind je zo leuk aan het aanbestedingsrecht?
“Juridisch is het aanbestedingsrecht interessant, omdat je ontzettend veel zelf moet bedenken. Het recht is namelijk niet uitgekristalliseerd. Als advocaat werk je daardoor mee aan de ontwikkeling van het rechtsgebied. Daarnaast natuurlijk omdat het procesrecht is. Je kunt blijven corresponderen, maar uiteindelijk moet er een keuze gemaakt worden: gaan we procederen of niet? En dat procederen is voor advocaten de kers op de taart. Daarin komt alles samen.

Aanbestedingsrecht gaat inhoudelijk ook echt ergens over. In mijn allereerste jaren als advocaat deed ik ondernemingsrecht en ging het over aandeelhoudersconstructies. Dat vond ik best van een hoog abstractieniveau. Nu kijk ik om me heen en ik zie dingen waar ik bij betrokken ben geweest. Dat kan het onderhoud van een weg zijn of het uniform van de boa. Die concreetheid spreekt mij erg aan.”

“Juridisch is het aanbestedingsrecht interessant, omdat je ontzettend veel zelf moet bedenken. Het recht is namelijk niet uitgekristalliseerd.

Suzanne Brackmann, aanbestedingsadvocaat

Waar procedeer je vaak over?
“Een zaak die veel terugkomt is de herbeoordeling: de inschrijver is niet tevreden over de punten die hij heeft gekregen en wil dat er nogmaals naar de beoordeling van zijn inschrijving wordt gekeken. Dat is een veelvoorkomende vraag, maar leidt zelden tot succes. Een vraag met een grotere winkans is de herbeoordeling van de winnende partij. Dus: ik begrijp niet waarom de nummer 1 deze punten heeft gekregen.

Deze vraag kreeg ik in een van mijn allereerste zaken. Dit was een kortgedingprocedure over een aanbesteding voor bedrijfskleding. Mijn cliënt was een inschrijvende partij en zei: ik snap waarom ik deze punten heb gekregen, maar ik snap niet waarom de nummer 1 heeft gewonnen.

Dit was in de tijd dat de eisen aan de gunningsbeslissing nog niet zo nauw omschreven waren. We hebben toen betoogd dat we ook willen weten waarom de nummer 1 zijn punten heeft gekregen, want misschien klopt dit wel niet. Tijdens deze zaak zag ik het kwartje vallen bij de rechter en dan weet je dat het goed gaat komen. Ik zeg niet dat dit de opmaat is geweest voor hoe het nu in de wet is geregeld, maar dit soort uitspraken zijn wel onderdeel van de ontwikkeling van het rechtsgebied.”

Welke ontwikkeling valt je op sinds de start van je carrière?
“25 jaar geleden was het sentiment rondom aanbesteden erg negatief. Ik kreeg vaak de vraag: kun jij voorkomen dat we moeten aanbesteden? Die vraag krijg ik nu misschien nog maar één keer per jaar. Dat is een stuk ontwikkeling, kennis en volwassenwording van aanbestedende diensten en bedrijven.”

Als je naar de aanbestedingspraktijk in Nederland kijkt, hoe doen we het dan?
“We doen het best goed, al zijn we niet het braafste jongetje van de klas zoals wel eens beweerd wordt. Ik heb een vrij algemeen beeld dat Duitsland en Denemarken het wel een tandje beter doen. Hier is het aanbestedingsrecht vooral eenvoudiger en strakker geregeld. Als ik het afzet tegen de rechtspraak van het Hof van Justitie, dan heeft Italië een probleem. Maar ook Slovenië, Spanje en Frankrijk komen met enige regelmaat terug in de arresten. Maar laten we eerlijk zijn: ook Nederland.”

“25 jaar geleden was het sentiment rondom aanbesteden erg negatief. Ik kreeg vaak de vraag: kun jij voorkomen dat we moeten aanbesteden? Die vraag krijg ik nu misschien nog maar één keer per jaar.

Suzanne Brackmann, aanbestedingsadvocaat

Waar kan Nederland in verbeteren?
“Hier ligt een voortrekkersrol voor aanbestedende diensten. Zij zouden aanbestedingen minder formalistisch moeten maken. Neem bijvoorbeeld de uitsluitingssanctie. Deze is vrij streng en zo creëert de aanbestedende dienst geen ruimte voor zichzelf om een partij niet uit te sluiten. Deze sanctie komt in erg veel leidraden terug. Mijn tip: beperk dit nu eens tot het hoogstnoodzakelijke. Dus alleen die gedragingen met uitsluiting sanctioneren die ook echt tot uitsluiting moeten leiden.”

Mooie tip. Heb je er ook een voor de inschrijvende kant?
“Ja: elke inschrijving is maatwerk. Schrijf je inschrijving naar de aanbestedende dienst. Dat betekent ook dat als je wordt beoordeeld op meerwaarde, dat je moet kijken naar de doelstellingen die de dienst heeft voor deze aanbesteding. Stem daar je meerwaarde op af. Het klinkt simpel, maar ik zie dat inschrijvers nog steeds de neiging hebben om vooral hun eigen verhaal te vertellen. Mijn tip: ga op de stoel van de aanbestedende dienst zitten en vertel je eigen verhaal, maar zo dat de aanbestedende dienst zijn vraag en zijn probleem herkent en de oplossing ervan waardeert.

Partner van Aanbestedingscafé:

Aanbestedingsalert: te laat ingediende gedragsverklaring

Significant Synergy deelt regelmatig interessante jurisprudentie op het gebied van aanbesteden. Deze keer een casus over een te laat ingediende gedragsverklaring aanbesteden.

De provincie heeft een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure georganiseerd om een contract te kunnen sluiten voor het onderhoud van de glasvezelinfrastructuur ten behoeve van bruggen en sluizen. Op de
aanbestedingsprocedure zijn de Aanbestedingswet 2012 (Aw 2012) en het
Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) van toepassing. De
onderneming R. heeft na een uitnodiging daartoe een inschrijving ingediend. Zij heeft bij de inschrijving echter geen gedragsverklaring aanbesteden (GVA) ingediend, waar de provincie wel om heeft gevraagd. Om deze reden heeft de provincie de inschrijving van R. als ongeldig terzijde gelegd.

R. is het niet eens met de uitsluiting. Zij stelt dat de wijze waarop zij de
aanbestedingsstukken heeft begrepen in lijn is met artikel 7.10.2 ARW 2016
Daarin is bepaald dat de aanbesteder niet verlangt dat een onderneming bij
haar inschrijving gegevens en inlichtingen op een andere wijze verstrekt, als deze gegevens en inlichtingen in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) kunnen worden gevraagd. R. stelt dat de GVA is bedoeld als bewijs dat geen van de door de provincie gehanteerde uitsluitingsgronden op haar van toepassing zijn. Dit verklaart R. ook in het UEA. De GVA geeft dus inlichtingen die de provincie ook uit het UEA kan verkrijgen. Als uitgangspunt geldt daarom dat de provincie in de inschrijving genoegen moet nemen met het UEA en alleen van de inschrijver die in aanmerking komt voor gunning een GVA mag verlangen.

Het resultaat
De voorzieningenrechter oordeelt dat:
• Op grond van artikel 1.22 Aw 2012 mag een aanbestedende dienst gemotiveerd afwijken van voorschriften uit het ARW 2016. De provincie heeft in dit geval gemotiveerd waarom zij al bij inschrijving over de GVA wilde beschikken. Zij voldoet daarmee aan artikel 1.22 Aw 2012.

In relatie tot de praktijk
• Als je een inschrijver bent, zorg dan dat je alle gevraagde documenten op tijd aanlevert. Als je niet zeker weet of/hoe een bepaald document moet worden aangeleverd, vraag dit dan in het kader van de nota van inlichtingen.
• Als je een aanbesteder bent die gebruikmaakt van het ARW 2016 maar afwijkt van een of meer bepalingen daarin, motiveer dit dan goed!

Aanbesteders mogen gemotiveerd afwijken van de voorschriften uit
het ARW 2016. Dit vloeit voort uit artikel 1.22 van de Aanbestedingswet 2012.

Bron: Rechtbank Den Haag 27 juli 2020, ECLI:NL:RBDHA:2020:8792

Significant Synergy is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Partner van Aanbestedingscafé:

Het succes van Aanbesteden in 10 dagen

Voorbereidingen treffen voor een Europese aanbesteding, de uitvraag specificeren en alle benodigde documentatie opstellen, dat proces duurt soms maanden. “Kan dat niet veel sneller, zoals we dat ook in de private sector doen?”, dacht men bij Supply Value. Dat kan inderdaad, want met de Supply Value-methode ‘Aanbesteden in 10 dagen’ lukt het organisaties een complexe aanbesteding binnen tien of soms zelfs vijf dagen compleet voorbereid te hebben. 

De techniek werd eigenlijk geboren uit frustratie, vertelt Menno van Drunen, oprichter van Supply Value. “Klanten zeggen vaak dat ze Europese aanbestedingen erg ingewikkeld vinden, dat het zo lang duurt. Mijn stelling is dat het helemaal niet zo ingewikkeld hoeft te zijn, als je maar weet wat je wilt kopen en de juiste mensen weet samen te brengen.”

Het is niet vreemd dat juist Supply Value deze methode heeft ontwikkeld. De organisatie begeleidt bedrijven al meer dan tien jaar bij het stroomlijnen en verbeteren van hun inkoopproces en het opstellen en uitvoeren van sourcingstrategie. Daarnaast levert het adviesbureau diensten op het gebied van supply chain & operations en digitale netwerksamenwerking. De ervaring met inkoop en aanbesteden, efficiënt werken in teams en Agile sprinttechnieken is nu gebundeld in de tool ‘Aanbesteden in 10 dagen’. Een uniek instrument waarmee het aanbestedingsproces een stuk sneller, goedkoper en beter verloopt.

Tien dagen intensief samenwerken
Bijzonder aan de methode is dat iedereen die bijdraagt aan het voorbereiden van de aanbesteding en de publicatie, tien dagen vrij moet maken in de agenda. Best een opgave voor drukbezette opdrachtgevers, materiedeskundigen en inkopers, maar deze toewijding levert ook veel op. Omdat tijdens die tien dagen de focus (vrijwel) volledig op de aanbesteding ligt, wordt er veel efficiënter gewerkt. Daarnaast is het ook leuker, zegt Van Drunen. “Op deze manier werken geeft meer energie, de kwaliteit van de aanbesteding verbetert en uiteindelijk zijn de kosten ook lager”, vertelt van Drunen.

“Europees aanbesteden hoeft niet ingewikkeld te zijn, als je maar weet wat je wilt kopen en de juiste mensen weet samen te brengen.”

Menno van Drunen, oprichter Supply Value

Supply Value integreert bij Aanbesteden in 10 dagen ook aspecten van Agile werken, Design Thinking en de Value Sprint Methodiek, en inspireert het team met opdrachten die de creativiteit en samenwerking bevorderen. Dat kan zowel op kantoor als online. Elke dag stelt het team met behulp van de experts van Supply Value doelen, met duidelijke deliverables. Aan het einde van de dag wordt er geëvalueerd. Waar staat het team? Wat kan er beter? Op die manier kan het team gedurende de tien dagen blijven verbeteren.

Inkoopproces in kaart brengen
Toewijding is een belangrijke factor bij Aanbesteden in 10 dagen, maar inzicht in het inkoopproces en de besluitvorming net zo goed. Vaak blijft een aanbesteding hangen op sleutelfiguren binnen een bedrijf, de drukste personen op wiens handtekening de inkoper wacht. Door deze personen op een centraal beslismoment bij elkaar te brengen lossen die knelpunten vanzelf op. Dat betekent dat alle expertises betrokken worden, inhoudsdeskundigen, de afdeling finance, inkoop en juridische experts.

De Value Sprint Methode in zes stappen (klik voor vergroting)

Door gebruik te maken van de door Supply Value ontwikkelde Value Sprint Methode kunnen de wensen van de organisatie snel in kaart worden gebracht en wordt continu gevalideerd of de voorbereide aanbesteding aansluit bij deze wensen. Naast deze methode heeft Supply Value ook een set van 120 andere tools waarmee zij meer waarde levert in minder tijd. Afhankelijk van de aard van de aanbesteding kunnen teams bij Aanbesteden in 10 dagen ook gebruik maken van deze instrumenten, zoals het (IT) Value Sourcing Model voor de inkoop van IT-oplossingen, of het Value Contract Management model dat compleet inzicht geeft in het inkoopproces van de organisatie.

Succes in de praktijk
Sinds het begin van dit jaar biedt Supply Value Aanbesteden in 10 dagen aan. De techniek werd de afgelopen maanden al succesvol toegepast bij het UWV en het ministerie van BZK, VWS en SZW. Deelnemers zijn enthousiast over het werken in een multidisciplinair team, waarbij alle benodigde kennis en expertise direct voorhanden is. De snelle besluitvorming draagt niet alleen bij aan een effectieve werkwijze, maar motiveert ook om samen aan de aanbesteding te werken. Aan het einde van de rit ligt er een publicatie, het concrete resultaat van tien dagen hard werken.

Is ‘Aanbesteden in 10 dagen’ vanaf nu dan altijd de heilige graal bij het aanbesteden? “Als je technisch compleet kunt specificeren misschien niet, maar bij het inkopen van complexe dienstverlening of software is deze techniek heel erg geschikt”, zegt van Drunen. “Als je met deze focus werkt, kun je heel snel meters maken en meer kwaliteit leveren tegen lagere kosten.”

Supply Value is Premium Partner van Inkoperscafe.nl.

Partner van Aanbestedingscafé:

Aanbesteding Uitgelicht: inzicht in lokale economie

Op het CTM platform worden regelmatig bijzondere zaken ingekocht. In deze rubriek brengen wij iedere maand bijzondere aanbestedingen onder de aandacht. Dit keer: een initiatief waarbij de lokale economie wordt betrokken met een groslijst, uitgevoerd door Pim Benneker van de gemeente Buren. 

Wat?
Groslijst

Wie?
Pim Benneker voor de gemeente Buren

Wat wordt er aanbesteed?
Een van de beleidskaders van de gemeente Buren is om de lokale economie actief te betrekken bij aanbestedingen, zonder uiteraard het belang van de optimale prijskwaliteitsverhouding uit het oog te verliezen. Om inzicht te krijgen in de lokale ondernemers en hen directer aan te kunnen spreken hebben zij het initiatief van een groslijst ontwikkeld. Dit middel wil de gemeente gaan gebruiken om voor de enkelvoudige en meervoudige onderhandse aanbestedingen regionale bedrijven uit te nodigen. Deze groslijst is nu gepubliceerd, en lokale ondernemers kunnen zich vanaf nu aan gaan melden.

Uitdaging van de inkoper
Pim Benneker: “Wij als inkopers hebben onvoldoende kennis over alle bedrijven in de regio, waar ze zitten en in welke branche ze werkzaam zijn. We kunnen niet weten wat iedereen doet. Om dit inzicht wel te krijgen, is de groslijst een uitgelezen tool om in te zetten. Met dit hulpmiddel willen we leveranciers selecteren voor onderhandse aanbestedingen.”

Meer weten? Klik hier voor de aankondiging

Partner van Aanbestedingscafé:

Aanbestedingsdata ontleed: weinig oog voor circulair inkopen bij Nederlandse gemeenten

In deze rubriek licht Significant Synergy periodiek een specifiek thema door op basis van openbare aanbestedingsdata. Daarvoor gebruiken wij ons Tenderdashboard. Het Tenderdashboard verzamelt informatie over alle openbare aanbestedingen. Onze klanten helpen wij daarmee marktverkenningen uit te voeren, actuele thema’s te onderzoeken en data gedreven tot een passende aanbestedingsstrategie te komen. Verkregen marktinformatie en inzichten delen wij hier. Doe er je voordeel mee!

Circulair inkopen, de media staan er al een geruime tijd vol mee. Inkoop kan namelijk een bijdrage leveren aan een circulaire economie, een thema met zeer grote impact op het leefklimaat en op een duurzame wereld. Dat is nog eens wat anders dan als inkoper impact leveren op de kosten van je organisatie of op het voorkomen van rechtmatigheidsissues. Bijdragen aan strategische en maatschappelijke belangen, dat is waar ik zelf al vijftien jaar als inkoopprofessional warm voor draai.

Al sinds het akkoord van Parijs in 2015 en de daaruit door Nederland vertaalde doelstellingen ten aanzien van CO2-reductie en circulariteit, zet Nederland deze doelen door naar haar decentrale overheden. In 2050 zal de CO2-emissie 95 procent mogen zijn van de emissie in 1990 en zullen provincies, gemeenten en waterschappen honderd procent circulair moeten inkopen. Deze doelen lijken ver weg, maar er is tegelijkertijd veel aandacht voor. Zo richt Stichting Urgenda zich stevig en kritisch op de Nederlandse resultaten en inspanningen ten aanzien van de CO2-reductie, waar duidelijke stappen nog achterwege lijken te blijven. Maar hoe zit het met de stappen op het vlak van circulair inkopen? We slaan ons Tenderdashboard daar eens op na.

Gemeenten

Figuur 2: 47 gemeenten die het afgelopen jaar circulair aanbesteedden

Slechts veertien procent van de Nederlandse gemeenten koopt actief circulair in
We schrikken nogal van dit getal. Ongeveer vijftig gemeenten hebben in de afgelopen jaren aanbestedingen gepubliceerd met een duidelijke circulaire doelstelling. Gelukkig zien we wel dat de afgelopen jaren het aantal gemeenten dat actief circulair inkoopt iets verbetert. Zo waren dit in 2017 nog maar acht gemeenten en in 2019 waren het er 25. Wat ook een zichtbaar positieve beweging is, is dat het aantal aanbestedingen met een circulaire doelstelling de afgelopen jaren stevig toeneemt. Zo waren het er in 2017 nog maar tien. In 2019 groeide dat aantal naar meer dan vijftig (inclusief vooraankondigingen). Maar met een tussenstand van 33 aanbestedingen in 2020 lijkt deze exponentieel stijgende lijn zich vooralsnog niet door te zetten. In absolute getallen valt het circulair inkopen bij gemeenten ons tegen. We concluderen voorzichtig dat gemeenten nog worstelen met de aanpak van dergelijke aanbestedingen.

Positief: veel dialoog met de markt
Dat gemeenten worstelen met dit thema blijkt ook uit de vele marktconsultaties die worden uitgevoerd. Het vaker toepassen van de marktconsultatie zien we overigens als een positieve ontwikkeling. Het helpt om de inkoopvraag op de mogelijkheden van de markt af te stemmen, maar ook om de wijze van beoordelen vast te stellen. Omdat het meten van de mate van circulariteit in de praktijk nog heel lastig is, is die afstemming over de wijze van beoordelen erg belangrijk. Het borgt de transparantie en objectiviteit die de aanbestedingsregels vereisen.

In absolute getallen valt het circulair inkopen bij gemeenten ons tegen. We concluderen voorzichtig dat gemeenten nog worstelen met de aanpak van dergelijke aanbestedingen.

Het verschil in aantal marktconsultaties is overduidelijk. Bij aanbestedingen met een circulaire doelstellingen wordt in dertig procent van de gevallen een marktconsultatie toegepast. Over het geheel van aanbestedingen is dat maar negen procent. Deze ontwikkeling sluit goed aan op de aanbevelingen van onder andere PIANOo en Nevi. En het laat zien dat actief naar samenwerking wordt gezocht tussen inkopers en de markt om impact op dit thema te bereiken.

Bouwen, wegen, inrichten en…koffie
Bij deze analyse van ons Tenderdashboard verwachtten we dat gemeenten zich vooral op de vanuit circulair perspectief impactrijke grond-, weg- en waterbouw zouden richten bij hun aanbestedingen. Toch zien tussen de circulaire aanbestedingen van gemeenten steeds vaker bedrijfsvoeringsthema’s als de warme drankenvoorziening terug. We vinden inmiddels dus mooie voorbeelden op dit vlak. Het is mooi om te zien dat gemeenten hun warme drankenvoorziening circulair maken. Dat betekent namelijk dat zij de circulaire ambities ook echt de organisatie in brengen. De impact van zo’n inkooppakket als koffie mag dan geringer zijn dan die van grootschalige projecten in de openbare ruimte, het draagt zeker bij aan het begrip en draagvlak voor complexere circulaire aanbestedingen. Die vragen namelijk best wat van het aanpassingsvermogen van een organisatie.

Gemeenten besteden zaken als de kantoorinrichting, sanitaire middelen, kleding en drukwerk inmiddels ook circulair aan. Hier liggen dus kansen om de pionierende gemeenten op dit vlak te volgen. Ons advies: leer van elkaar en zoek elkaar op. En laten we de pionierende gemeenten aanmoedigen hun aandacht te verschuiven naar de impactrijke thema’s in de bouw en GWW vanuit de laagdrempeliger ervaringen die ze bij het inkopen van bijvoorbeeld koffie of sanitaire middelen reeds opdeden.

Niets boven intrinsieke motivatie
Vanuit onze ervaringen met circulaire aanbestedingen durven we wel te stellen dat de beperkt concrete doelstellingen op circulair inkopen zoals deze worden opgelegd niet echt richting geven aan de uitvoering van aanbestedingen. ‘100% circulair in 2050’, dat is best vaag en ver weg. Laat staan dat er al veel honderd procent circulaire oplossingen zijn voor de inkoopvraagstukken die wij in het hier en nu formuleren. Circulair inkopen vraagt dus om pionieren en om intrinsieke motivatie. Maar ook om doelstellingen op de lange termijn naar het hier en nu te vertalen. En om behaalde resultaten te vieren en te delen. Ondersteund door die intrinsieke motivatie geef je zo het enthousiasme de ruimte. Ook als de resultaten nog niet zo fors zijn, versterken ze het vliegwiel dat circulariteit aandrijft.

Wat betreft die intrinsieke motivatie en pioniersgeest valt het op dat de politieke stromingen de ambitie van gemeenten om circulair in te kopen beïnvloeden. Want bij de gemeenten die op basis van dit Tenderdashboard pionieren op het gebied van circulair inkopen staat duurzaamheid toch net hoger op de politieke agenda. Dit zorgt dus mede voor de juiste wind en motivatie in die organisaties.

Koen Spekreijse, Senior Adviseur bij Significant Synergy.

Eerste stap in circulair inkopen
De mooie voorbeelden van deze pioniers en de lessen die ze leren, effenen het pad voor de organisaties waar duurzaamheidsambities nog wat meer vorm moeten krijgen. In ieder geval op de onderwerpen waar nu de voorbeelden ontstaan, hoeven zij de uitdagingen van het circulair inkopen niet langer uit de weg te gaan. Organisaties kunnen Tenderned of het Tenderdashboard goed gebruiken om kansen te herkennen op de gebieden waar zij circulair kunnen inkopen. En om vervolgens logischerwijs de dialoog te zoeken met de markt en met collega’s. Zo is een eerste stap in het circulair inkopen eenvoudig gezet.

Koen Spekreijse is Senior Adviseur bij Significant Synergy en is daar onder andere verantwoordelijk voor het thema MVI. Wil je meer weten over circulair of maatschappelijk verantwoord inkopen en de impact voor jouw organisatie? Neem dan gerust contact met hem op.

Significant Synergy is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Partner van Aanbestedingscafé:

Bidmanager van het jaar: ‘vak wordt ondergewaardeerd’

“Bidmanagement kwam heel toevallig op mijn pad”, vertelt Leontien Navest, bidmanager bij Capgemini. “Ik vond altijd heel veel dingen leuk, behalve sales. En toch ben ik daarin terecht gekomen.” En dat niet alleen; op 1 september 2020 is Leontien verkozen tot bidmanager van het jaar. Het vak wordt alleen nog sterk ondergewaardeerd. Het is haar missie om bidmanagement beter op de kaart te zetten.

Wat is het carrièrepad van Leontien geweest? Wat is haar visie op het vak? En wat kan zij mede-bidmanagers adviseren? Daarover spreekt AanbestedingsCafe.nl haar.

Hoe ben je in bidmanagement terecht gekomen?
“Ik ben begonnen bij Ernst & Young Consulting, wat later overgenomen is door Capgemini. In mijn laatste jaren als consultant heb ik onder andere bijgedragen aan de Accelerated Solutions Environment. Dat is zowel een special ingerichte workshopomgeving als een methodiek voor grote groepsinterventies. Je brengt veel mensen bij elkaar en werkt razendsnel een strategie of plan van aanpak uit. Je doet als het ware het werk van drie maanden in drie dagen. 

De laatste jaren dat ik dat deed, klopten er steeds meer infrastructuur-leveranciers aan. Onder meer VolkerWessels, Heijmans en Imtech kwamen bij ons om voor hun tenders in zo’n groepssessie versneld na te denken over hun propositie voor Rijkswaterstaat. Toen ben ik enthousiast geworden over tenderen.

Bidmanagement bleek ook een functie te zijn binnen Capgemini. Dat wist ik niet. Toen gaf ik aan dat ik het wel heel leuk vond om die overstap te maken. Toevallig hadden ze net een vacature. En zo ben ik het vak ingerold.”

Leontien Navest, bidmanager bij Capgemini

Wat vind je zo leuk aan aanbestedingen?
“Ik vind het heerlijk dat je een probleem hebt dat je binnen een hele korte tijd moet oplossen. Je krijgt een bestek van driehonderd pagina’s en dat moet je helemaal doorgronden. Wat zijn de vragen en pijnpunten nu echt? Het komen tot een oplossing vergt bovendien creatieve denkkracht. Tekstschrijven is ook een van mijn hobby’s en dat kan ik hier ook in kwijt. Daarnaast vind ik het leuk om iedereen met elkaar te verbinden en te werken in teamverband. Binnen Capgemini krijgen bidmanagers de vrijheid om de functie zo in te vullen als zij zelf willen. Zolang we maar in staat zijn om de kans op het winnen van een offerte zo groot mogelijk te maken.”

Hoe ben je daarna gegroeid tot een goede bidmanager? 
“Dat is gewoon meters maken. Naarmate je langer bidmanager bent, word je ook een steeds betere bidmanager. Ik begon natuurlijk met de makkelijkere tenders, zoals inhuurmantels. Dit is ook goed te begrijpen als je geen ict-expert bent. Laatst kwam ik in een aanbesteding terecht die heel diepgaand over cybersecuritymanagement ging. Inmiddels vind ik dat ook heel interessant. Zo groei je door.”

Wat was je grootste leermoment in die eerste periode?
“Naast die inhuurmantels waar ik mee begon, had ik meteen ook een heel complex bid. Hierin speelden een Amerikaanse onderaannemer, zware eisen, aansprakelijkheid en grote boetes een rol. Dat juridische aspect, daar had ik in mijn vorige functies nog nooit mee te maken gehad.”

Wat is jouw visie op bidmanagement?
One size fits all voldoet niet. Je moet als bidmanager flexibel zijn in je aanpak. Persoonlijk vul ik iedere tender weer anders in. Ik kijk naar de uitvraag, wat we nodig hebben, wat de ervaring is van de experts, hoeveel tijd we hebben en hoeveel er geschreven moet worden. Op basis daarvan bepaal ik iedere keer hoe ik het bid aanpak.

Bidmanagement wordt binnen veel organisaties nog erg beschouwd als procesmanagement. Bidmanagers zorgen dat het interne proces doorlopen wordt, dat er netjes op tijd vragen gesteld worden, dat het interne goedkeuringsproces goed verloopt en dat er afspraken ingepland zijn. Mijn visie is dat bidmanagement veel breder is.”

Dat klinkt alsof bidmanagement ondergewaardeerd wordt.
“Klopt. Uiteraard is procesmanagement de basis. Dit moet op orde zijn, maar hiermee maak je niet het verschil als bidmanager. Hoewel Capgemini al behoorlijk professioneel bidmanagement heeft, is het bij velen onbekend wat een bidmanager allemaal doet en kan doen. Sales staat meestal op de voorgrond en de bijdrage van bidmanagement is redelijk onzichtbaar. Ik wil zorgen dat ook het belang van bidmanagement in de organisatie duidelijk wordt.”

Hoe maak je wel het verschil?
“Je maakt het verschil door enerzijds te zorgen voor de spirit in het team. Die energie zorgt dat het team de gedrevenheid krijgt om er met elkaar voor te gaan. Een andere rol van een bidmanager is het geven van sturing aan de inhoud, pricing en strategie. Zoals ik het zie is de bidmanager de ‘stuurman’ die samen met de Sales, die de ‘kapitein’ is, de koers van het bid bepaalt.”

Heb je een best case die jouw flexibele aanpak verduidelijkt?
“Ja, dat was een tender van het ministerie van Algemene Zaken voor het Platform Rijksoverheid Online. Dit was een opdracht voor het beheer, onderhoud en de doorontwikkeling van alle websites van Rijksoverheid.nl. Voor dit bid had ik veel experts nodig voor het beantwoorden van vragen. Deze experts waren echter fulltime bij klantopdrachten ingezet. Toen heb ik ‘braindumpsessies’ georganiseerd om toch alle benodigde informatie te verzamelen. Hier heb ik de group genius toegepast.”

Wat hielden deze sessies en group genius in?
“We hadden steeds sessies van 1,5 uur met groepen van zes tot tien experts. In deze tijd verzamelde ik alle kennis. Ik stelde de vragen en op basis van hun antwoorden heb ik uiteindelijk de beantwoording geschreven. Dat was een mooie manier om de schaarse tijd die de experts beschikbaar hadden zo effectief mogelijk te benutten. In die zin heb ik hen ontlast, maar heb ik toch precies gekregen wat ik nodig had om een goede offerte te maken. En het waren sessies die veel energie opleverden in het team.

De group genius komt uit de tijd van de Accelerated Solutions Environment. Daar maakten we gebruik van de kracht van de groep. Het idee: zet drie mensen bij elkaar en persoon 1 roept A, persoon 2 roept daarop B en dat is een trigger voor persoon 3 om C te roepen. En C is dan de perfecte oplossing. Tot C waren de drie personen los van elkaar niet gekomen. Dit is het ‘1+1=3’-effect.”

Nog een laatste tip voor andere bidmanagers?
“Zorg dat je gereedschapskist als bidmanager zo vol mogelijk zit met templates, methoden en tools, zodat je in staat bent om bij ieder bid voor de juiste aanpak te kiezen. Enerzijds maak je die koffer voller door zelf steeds nieuwe dingen te bedenken, maar ook intervisiegroepen kunnen waardevol zijn. Daarnaast leer je veel van het meelopen met collega-bidmanagers en door onderling ervaringen te delen.”

Partner van Aanbestedingscafé:

Aanbesteding Uitgelicht: Voorbereiden archiefmateriaal voor digitalisering

Op het CTM platform worden regelmatig bijzondere zaken ingekocht. In deze rubriek brengen wij iedere maand bijzondere aanbestedingen onder de aandacht. Dit keer: Voorbereiden Archiefmateriaal voor Digitalisering, uitgevoerd door Daniel Douma voor het Nationaal Archief (IUC-Noord). 

Wat is het?
Voorbereiden archiefmateriaal voor digitalisering.

Voor wie?
Daniel Douma voor het Nationaal Archief (IUC-Noord).

Wat wordt er aanbesteed?
Deze nationale openbare procedure is gericht op het voorbereiden van archiefmateriaal op digitalisering. Er moeten bepaalde handelingen verricht worden die eraan bijdragen dat materiaal gereed is. Soms is er ook wat herstelwerk nodig, of bijvoorbeeld het aanbrengen van barcodes, dergelijke handelingen.

Uitdaging voor de inkoper bij zo’n aanbesteding
Daniel Douma van IUC-Noord: “Dit is specialistisch werk, er zijn ook maar een paar bedrijven in Nederland die dit doen. Het is dan ook niet werk wat ik als inkoper elke dag tegen kom. In het begin is het de uitdaging om exact te snappen waar de opdracht over gaat. Wat moet er eigenlijk gebeuren?

Daarnaast willen wij als Rijk verduurzamen. Met verschillende thema’s waaronder klimaat, circulair en innovatie willen we impact creëren met de inkoop die we doen. Als inkoopadviseurs is het belangrijk om onze klant daarin mee te nemen. Hoe we duurzaamheid kunnen verwerken is per opdracht weer verschillend. Hiervoor kijk je als inkoopadviseur welk thema het beste past bij welk type opdracht, rekening houdend met de markt. In deze opdracht heeft zich dat concreet verwerkt in het opnemen van het criterium social return. We dagen inschrijvers uit om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt mee te nemen. Hierbij kun je onder meer denken aan het aanbieden van opleidingsplekken, werkplekken of stages. Door er echt gunningscriteria van te maken, vergroot je ook het bewustzijn bij inschrijvers.”

Meer weten? Klik hier voor de aankondiging.

Partner van Aanbestedingscafé:

Aanbesteding uitgelicht: Taaltrainingen Direct Duidelijk

In deze nieuwe rubriek lichten we samen met CTM Solution maandelijks een interessante aanbesteding uit.

Wat is het?
Taaltrainingen Direct Duidelijk

Voor wie?
Ministerie van Buitenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Wat wordt er aanbesteed?
Communiceren kun je leren, heeft men gedacht bij het Ministerie van BZK, en leren is wat er gaat gebeuren. Direct Duidelijk wil ambtenaren van verschillende overheidsinstanties trainen in het gebruik van begrijpelijke taal. Via hun website, maar ook via sociale media zal de beproefde onderwijsmethode van de leverancier worden aangeboden aan gemeenten, provincies, waterschappen en andere overheidsorganen. Het doel is om ambtenaren heldere taal te laten gebruiken, maar ook om te leren collega’s te begeleiden in het gebruik van begrijpelijke taal (de train-de-trainer-methode).

Uitdaging voor de inkoper bij zo’n aanbesteding
Daphne Meijer van UBR|HIS; “De opdrachtgever, de Direct Duidelijk Brigade, is erg enthousiast en weet goed wat ze wil. Als inkoper ligt de uitdaging van deze aanbesteding bij het communiceren van die wens naar de markt, en tegelijk de verwachtingen over de omvang van de opdracht te managen. Want het kan één cursus zijn, of misschien duizend cursussen, over alle overheidsinstanties. Door alles binnen een perceel te houden proberen we het aanbod te optimaliseren”

Meer weten? Klik hier voor de aankondiging

CTM Solution is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Partner van Aanbestedingscafé:

Aanbestedingsdata ontleed: Leermanagementsystemen in het onderwijs

In deze rubriek licht Significant Synergy elke zes weken een specifieke markt door op basis van openbare aanbestedingsdata. Daarvoor gebruiken wij ons Aanbestedingsdashboard. Het Aanbestedingsdashboard verzamelt informatie over alle openbare aanbestedingen. Onze klanten helpen wij daarmee marktverkenningen uit te voeren, actuele thema’s te onderzoeken en data gedreven tot een passende aanbestedingsstrategie te komen. Verkregen marktinformatie en inzichten delen wij hier. Doe er je voordeel mee!

Leermanagementsystemen in het onderwijs
Onze tweede publicatie gaat over een specifiek ICT-pakket in het onderwijs, namelijk een leermanagementsystem (ook bekend als ‘elektronische leeromgeving’). Een leermanagementsysteem (hierna: LMS) is een online platform waarbinnen opleidingsactiviteiten georganiseerd kunnen worden. Zo kan door een LMS lesmateriaal beschikbaar worden gesteld en kunnen toetsen en opdrachten gemaakt en ingeleverd worden. Daarnaast zijn andere systemen (zoals een mediabibliotheek of een e-portfolio) vaak te koppelen met het LMS. Het LMS neemt hierdoor een centrale plaats in het applicatielandschap van een onderwijsinstelling in en speelt een belangrijke rol voor zowel leerlingen als docenten in het voortgezet onderwijs, mbo, hbo en wo.

De afgelopen jaren zien wij twee duidelijke ontwikkelingen in de markt voor leermanagementsystemen:

• Er is sprake van een sterke digitalisering in het onderwijs. Deze digitaliseringsslag gaat nog sneller door de situatie rondom COVID-19. Veel onderwijsinstellingen zijn hierdoor genoodzaakt om onderwijs op afstand te verzorgen. Waar voorheen een LMS voornamelijk bij het hbo en wo werd ingezet, zien wij dat ook steeds meer middelbare scholen en roc’s hiervan gebruik maken;

• In de afgelopen jaren is een aantal grote spelers toegetreden tot de Nederlandse markt voor leermanagementsystemen in het onderwijs. Dit terwijl voorheen veelal hbo- en wo-instellingen gebruikmaakten van een systeem (Blackboard) van een dominante marktspeler.

Aan de hand van beschikbare marktinformatie uit ons Aanbestedingsdashboard en onze ervaringen hebben wij de effecten van deze ontwikkelingen nader in kaart gebracht. Het Aanbestedingsdashboard is weergegeven in figuur 1. Wij doen een aantal constateringen met betrekking tot de contractduur, uitgevraagde prijs-kwaliteitverhouding, perceelindelingen en het gebruik van marktconsultaties. Wij hebben hierbij gekeken naar de openbare aanbestedingsdata uit januari 2015 tot en met juni 2020.

 

Contractduur
De duur van de overeenkomsten is in de afgelopen jaren verschoven. Zo werden in 2015/2016 relatief korte contracten gesloten met een looptijd tussen de drie en vijf jaar en is dit in 2019/2020 verschoven naar een looptijd tussen de acht en twaalf jaar. Het kiezen van de contractduur zorgt voor een spanningsveld met aan de ene kant de flexibiliteit als gekozen wordt voor een korte looptijd en aan de andere kant de zekerheid die je borgt door een lang contract.

Daarbij kan een langlopende contractduur leiden tot afhankelijkheid van een partij voor een cruciaal systeem met daarbij het gegeven dat de technologische ontwikkelingen niet stil staan tijdens de contractduur. Daarnaast is de implementatieperiode een factor die de keuze voor de looptijd van de contractduur beïnvloedt. De implementatieperiode is intensief en neemt veel tijd in beslag van de opdrachtnemer, maar ook van de opdrachtgever om het systeem goed te laten aansluiten bij het primaire proces.

Prijs-kwaliteit
Uit het dashboard is verder op te maken dat de prijs relatief gezien een lage weging heeft (tussen de tien procent en veertig procent, zie ook figuur 2). Dit is begrijpelijk gezien de centrale rol die het LMS heeft in het onderwijs. Het is voor aanbestedende diensten niet gewenst om voor een dubbeltje op de eerste rang te zitten; dit kan ten koste gaan van de kwaliteit van het onderwijs. Bovendien zijn de jaarlijkse licentiekosten ook goed te ramen waardoor het makkelijk is om tijdens de aanbesteding een onder- en bovengrens te stellen. Het criterium prijs is hierdoor minder onderscheidend.

Figuur 2: Weging prijs bij de verschillende aanbestedingen

Kanttekening hierbij is dat de implementatiekosten vaak onderdeel uitmaken van het prijscriterium bij een aanbesteding. Deze kosten zijn lastiger in te schatten, zeker als een aanbestedende dienst onvoldoende beeld heeft van de activiteiten die tijdens de implementatie uitgevoerd moeten worden. Dit vraagt om voldoende tijd te besteden tijdens een marktconsultatie aan dit onderwerp en daarnaast om een gedetailleerde beschrijving van de situatie en het gewenste resultaat op te nemen in de aanbesteding.

Percelen
Wij zullen bijna zeggen: logischerwijs passen de aanbestedende diensten geen percelen toe (zie ook figuur 3). In de markt voor leermanagementsystemen zijn implementatie en het systeem onlosmakelijk aan elkaar verbonden.

Fig 3: Perceelindeling bij de verschillende aanbestedingen

In de aanbestedingen die wij begeleiden zien wij dan ook vaak dat leveranciers van het LMS zelf de implementatie leiden of dat gebruik wordt gemaakt van een vaste implementatiepartner. Dit omdat kennis van het systeem cruciaal is voor de wijze waarop het LMS ingericht wordt bij een onderwijsinstelling. Als gevolg hiervan is het onwenselijk om implementatie en levering van het LMS op te splitsen in percelen, omdat het contracteren van meerdere leveranciers leidt tot onevenredige coördinatie en de onderlinge afstemming aanvullende risico’s met zich mee kan brengen.

Marktconsultatie
Het is noemenswaardig dat in de eerder genoemde periode zeven marktconsultaties zijn gepubliceerd op TenderNed. Dit aantal is enigszins laag maar hoeft nog niet zoveel te zeggen, het is niet verplicht om een marktconsultatie te publiceren via TenderNed.

Ga je voor een marktconsultatie? Denk dan aan onderstaande vragen:

Welke keuzes maak je als organisatie voordat je besluit tot het inkopen van een LMS? Hoe realiseer je dat het LMS aansluit bij het onderwijs dat je wilt geven? Significant Synergy helpt bij het uitwerken van een passende inkoopstrategie en contracteren van het voor jouw organisatie optimale LMS. Daarbij houden wij rekening met de implementatie alsook de wijze waarop de dienstverlening tijdens de contractperiode wordt vormgegeven. Neem voor meer informatie contact op met de consultants van Significant Synergy.

Significant Synergy is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Partner van Aanbestedingscafé:

Vakantieleesvoer – deel 5

De vakantie is weer begonnen! Veel inkopers zullen deze zomer genieten van hun welverdiende rust. Natuurlijk is een mooie vakantie niet compleet zonder bijzonder leesvoer. Maar waar moet je beginnen?

Aanbestedingscafe.nl heeft de meest interessante, tijdloze en best gelezen artikelen en columns voor je verzameld. De komende maand bieden we je elke week vijf artikelen aan.

Samenwerken bij aanbestedingen: tips voor het UEA
De aanbestedingswet ziet een inschrijver als één ondernemer die een inschrijving heeft ingediend. De wetgever begrijpt echter ook dat dit niet altijd kan en dat je anderen nodig kan hebben om bijvoorbeeld te voldoen aan de eisen of om een goede propositie neer te zetten. Daarom zijn er mogelijkheden ingebouwd om samen met anderen mee te doen aan een aanbesteding. Aanbestedingsjurist Inge van Laarhoven geeft tips voor het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).

Boekrecensie: Handboek Inschrijven op Aanbestedingen
Het klassieke Handboek Inschrijven op Aanbestedingen van Octavia Siertsema is herzien. Het boek is niet langer alleen voor leveranciers bedoeld, maar voor iedereen die te maken heeft met aanbestedingen. Peter Streefkerk recenseerde ook deze tweede versie: “Octavia Siertsema levert met dit compact en lezenswaardig naslagwerk wederom een meer dan nuttige bijdrage aan het efficiënter en gemakkelijker laten verlopen van aanbestedingsprocessen en -projecten.”

Column: Maatschappelijke waarde? Nepnieuws!
Wist u dat de term ‘maatschappelijke waarde’ eigenlijk in de Aanbestedingswet is opgenomen om kostenbesparing te realiseren? Een containerbegrip waar later nog flink over gebakkeleid zou worden. “Ik vind dat discussies over duurzaamheid en maatschappelijke waarde gevoerd moeten worden op basis van feiten en niet op basis van gevoel en vage termen”, stelt columnist Theo van der Linden.

De ingrediënten voor circulair aanbesteden: samenwerking, bewustwording en overtuigingskracht
Hoe is het eigenlijk om als leverancier van circulaire producten te leveren aan aanbestedende diensten? Welke obstakels komen bedrijven tegen en welke trends zijn er zichtbaar? Wat is er nodig om een circulaire aanbesteding te doen slagen? Circulair ondernemers aan het woord.

Column: wat zijn vertrouwenwekkende maatregelen?
“Het idee achter de ‘vertrouwenwekkende maatregelen’ is dat bedrijven een tweede kans verdienen als ze maatregelen nemen die de betreffende uitsluitingsgrond ‘redelijkerwijs’ kunnen voorkomen.” Hoe pakt dat uit bij een rechtszaak waarbij aanbestedende dienst moest beoordelen of de door het bedrijf genomen maatregelen inderdaad wel vertrouwenwekkend waren?

Partner van Aanbestedingscafé:

Vakantieleesvoer – deel 4

De vakantie is weer begonnen! Veel inkopers zullen deze zomer genieten van hun welverdiende rust. Natuurlijk is een mooie vakantie niet compleet zonder bijzonder leesvoer. Maar waar moet je beginnen?

Aanbestedingscafe.nl heeft de meest interessante, tijdloze en best gelezen artikelen en columns voor je verzameld. De komende maand bieden we je elke week vijf artikelen aan.

Corona in Sociaal Domein: we denken pas na over alternatieven als het niet anders kan
In gesprek met Marco van der Spek-Stikkelorum over de invloed van het coronavirus op het sociaal domein. Huishoudelijke hulp kun je één à twee weken uitstellen, maar na drie weken wordt het wel anders.” Tegelijkertijd konden veel mensen ook wél zonder de dingen waar ze gewend aan waren, zag hij. Een pleidooi voor meer flexibiliteit, minder ‘onzinnige zorg’ en zelfredzaamheid.

Column: Welkom bij de Aanbestedingstombola!
Hoe goed voorspel jij de uitkomst van deze tien rechtszaken? Theo van der Linden stelde een quiz samen. Meer dan vijf goed? Dan ben je een heuse kenner.

Aanbestedingsdata ontleed: volop kansen op de markt van inhuur van derden
De experts van Significant Synergy legden aanbestedingsdata van de jaren 2018, 2019 en 2020 naast elkaar en maakte een overzichtelijk en zeer informatief Aanbestedingsdashboard. Wat blijkt? Op de markt van inhuur van derden zijn volop kansen voor de komende jaren.

Column: Ernstige twijfels rechtmatigheid aanbesteding corona-apps
De markt zag zelden zulke hoge spoed als bij de aanbesteding van de corona-app door het ministerie van VWS. Is deze snelheid terecht en geoorloofd, vraagt Inge van Laarhoven zich af. Had men het niet beter in bestaande contracten met leveranciers kunnen zoeken?

Stikstof: raamcontracten net zo belangrijk als duurzame gunningscriteria
Om de stikstofuitstoot in de bouw omlaag te krijgen is het net zo belangrijk om in te zetten op langetermijncontracten. Dat biedt bouwers zekerheid, stelt Programmamanager Aanbesteden bij CROW, Joost Fijneman. “Bouwers moeten zeker weten dat zij hun investering terugverdienen. Zodra die beweging is ingezet, zou die zich als een olievlek kunnen verspreiden.”

Partner van Aanbestedingscafé:

Vakantieleesvoer – deel 3

De vakantie is weer begonnen! Veel inkopers zullen deze zomer genieten van hun welverdiende rust. Natuurlijk is een mooie vakantie niet compleet zonder bijzonder leesvoer. Maar waar moet je beginnen?

Aanbestedingscafe.nl heeft de meest interessante, tijdloze en best gelezen artikelen en columns voor je verzameld. De komende maand bieden we je elke week vijf artikelen aan.

Boekrecensie: Ben ik in beeld?
Menig thuiswerker heeft er al heel wat conference-calls op zitten in 2020. Worstel je af en toe nog met Zoom-meetings of videobellen? Of wil je weten hoe je het écht professioneel aanpakt? Volgens recensent Peter Streefkerk is het boek “Ben ik in Beeld?” dan zeker een aanrader.

Erasmus MC bereidde zich in januari al voor op corona
Strategisch Inkoper bij het Erasmus MC Vincent Suttorp vertelt hoe hij en zijn collega’s de uitbraak van het coronavirus dit voorjaar beleefden. Een goede voorbereiding en afstemming was essentieel om een tekort aan geneesmiddelen te voorkomen. “De eerste stap is heel proactief zijn richting je leveranciers: ‘Oké, hoe ga je dit aanpakken?’”

Trends in het Sociaal Domein: hoe speel je daarop in?
In toenemende mate krijgt het sociaal- en zorgdomein te maken met meerjarige aanbestedingen die de verhoudingen tussen kwaliteit en prijscomponenten op scherp zetten. Het rommelt en aangemoedigd door de coronacrisis moeten organisaties meer dan ooit inzetten op innovatie. Welke ontwikkelingen en trends spelen er in het sociaal domein en waar kun je als inschrijver op inspelen?

Als het aan de EU ligt: circulair aanbesteden minder vrijblijvend
De EU introduceert een nieuw actieplan voor een Europese circulaire economie, met de titel ‘Voor een schoner en concurrerender Europa.’ In dit plan staan 35 aanvullende maatregelen om een Europese circulaire economie te bevorderen. Het meest opvallend? Circulair aanbesteden wordt minder vrijblijvend. De EU wil targets en rapportages introduceren om circulair inkopen verder te stimuleren.

How to: aanbesteden voor thuiswerkers
Ga je ook na deze zomervakantie thuis aan de slag? Lees dan deze ervaringen en tips over aanbesteden voor thuiswerkers. Over de voordelen van digitaal werken, minder reistijd en de uitdaging van videobellen en aanbesteden in onzekere tijden.

Partner van Aanbestedingscafé:

Vakantieleesvoer – deel 2

De vakantie is weer begonnen! Veel inkopers zullen deze zomer genieten van hun welverdiende rust. Natuurlijk is een mooie vakantie niet compleet zonder bijzonder leesvoer. Maar waar moet je beginnen?

Aanbestedingscafe.nl heeft de meest interessante, tijdloze en best gelezen artikelen en columns voor je verzameld. De komende maand bieden we je elke week vijf artikelen aan.

De uitdagingen van circulair aanbesteden
Circulair aanbesteden. Een mooi begrip, maar ook een abstract begrip. Welke uitdagingen zitten er eigenlijk aan circulair aanbesteden? Hoe schrijf je nu een goede circulaire aanbesteding uit? En hoe maak je die concreet genoeg, zodat de inschrijvende partij er mee aan de slag kan en de opdracht tot het gewenste resultaat leidt? Om dat uit te zoeken spraken we met drie ervaringsdeskundigen op het gebied van circulair aanbesteden.

Column: mag opdracht ongewijzigd worden aanbesteed?
Een aanbesteder mag een aanbestedingsprocedure afbreken zonder dat daarvoor bijzondere omstandigheden zijn vereist. De vrijheid van de aanbesteder om een opdracht opnieuw aan te besteden is beperkter. Maar hoe zit het ook alweer met het heraanbesteden van een ongewijzigde opdracht?

Aanbesteden in coronatijd: denk goed na over rechtsbescherming
Toen het coronavirus zijn intrede deed, brak voor aanbestedende diensten en bedrijven een onzekere tijd aan. Waar moet je vanuit juridisch oogpunt dan extra op letten als je aanbesteding in de startblokken staat? Claire Lombert, aanbestedingsadvocate bij Loyens & Loeff, geeft tips en aandachtspunten.

Zo vergroot stakeholdersmanagement je kansen in het Sociaal Domein
Je wilt je inschrijven op een aanbesteding in het sociaal domein. Wat kan je dan voorafgaand aan deze aanbesteding al doen om je kansen te vergroten? “Stakeholdermanagement”, antwoordt Sikko Bakker, aanbestedingsspecialist bij TenderSucces. “Hiermee haal je de juiste informatie op om onderscheidend vermogen te creëren, doordat je precies weet wat er speelt.”

Column: Aanbesteden anno 2020, andere dingen te doen
Columnist Johan Stolk hekelt het uitstellen van klimaatplannen door het kabinet na het uitbreken van de coronacrisis. “Nu deadlines worden opgeschort en aanbestedingen worden uitgesteld, is het aan organisaties en overheden om de impactmogelijkheden binnen aanbestedingen serieus te verkennen. Want veel mensen, ook ministers, hebben nog andere dingen te doen.”

Partner van Aanbestedingscafé:

Vakantieleesvoer – deel 1

De vakantie is weer begonnen! Veel inkopers zullen deze zomer genieten van hun welverdiende rust. Natuurlijk is een mooie vakantie niet compleet zonder bijzonder leesvoer. Maar waar moet je beginnen?

Aanbestedingscafe.nl heeft de meest interessante, tijdloze en best gelezen artikelen en columns voor je verzameld. De komende maand bieden we je elke week vijf artikelen aan.

Column: Zijn we eindelijk van BVP af, zitten we ineens met RCC
Columnist Theo van der Linden ontleedt het nieuwe verschijnsel ‘RCC’: “Net nu we eindelijk van BVP af zijn, doemt het volgende wondermiddel alweer op: RCC ofwel Rapid Circular Contracting. Ik heb de brochure van de Stichting Circulaire Economie doorgenomen, maar ik word niet meteen enthousiast. Wat is RCC?”

Juridische verankering duurzaamheidseisen vraagt systeemverandering
In gesprek met Dr. Willem Janssen, universitair onderzoeker en docent Europees en Nederlands aanbestedingsrecht bij het Public Procurement Research Centre van de Universiteit Utrecht. “We moeten niet zo halsstarrig vasthouden aan het systeem dat we nu hebben. Velen zeggen dat de professionalisering van aanbestedende diensten, ook betekent dat er duurzamer aanbesteed gaat worden. Dat zou goed kunnen, maar waarom zouden we achterblijven met het recht?”

Column: Uitsluitingsgronden en zelfreinigende maatregelen
Fouten kun je maar beter ruiterlijk toegeven. Dat geldt niet alleen voor onjuiste tweets over beweerdelijk wangedrag van bepaalde bevolkingsgroepen, maar ook voor fouten die hebben geleid tot uitsluiting van deelname aan een aanbestedingsprocedure. Een inschrijver die vanwege een ‘ernstige beroepsfout’ van deelname aan een aanbestedingsprocedure was uitgesloten, kan hierover meepraten, zo blijkt uit een uitspraak van de rechtbank Den Haag. Mr. Arthur van Heeswijck legt uit hoe een ernstige beroepsfout ondernemers kan blijven achtervolgen.

Circulair aanbesteden: impulsen van de overheid
In 2016 lanceerde de overheid het rijksbrede programma ‘Circulaire economie’, met een zeer ambitieuze doelstelling: een volledig circulaire economie in 2050. Door in te zetten op circulair hoopt de overheid klimaatverandering tegen te gaan. In 2030 moet het verbruik van metalen, fossiele brandstoffen en mineralen al met de helft zijn afgenomen. Welke impulsen geeft het Rijk aan de markt om dat te bewerkstelligen, specifiek op het gebied van circulair aanbesteden? Wat is er tot nu toe al gedaan? En wat staat er nog op de rol?

Column: minister De Jonge pleit voor meer ellende in de zorg
Columnist Johan Stolk kan zich niet vinden in het voorstel van de minister van VWS. “Hugo de Jonge pleitte weer eens tegen aanbestedingen in het sociaal domein. “De zorg is geen markt, laat staan een Europese markt”. Soepeler procedures dus en een afschaffing van de aanbestedingsplicht, als het aan de minister van Volksgezondheid, Zonnebank en Schoenen ligt. Klinkt mooi natuurlijk. Niemand houdt van plichten en iedereen houdt van vrijheid. Maar wie verder kijkt dan z’n neus lang is, ziet dat de schoen heel ergens anders wringt.”

Partner van Aanbestedingscafé:

Stikstof: Raamcontracten net zo belangrijk als duurzame gunningscriteria

De aanbestedingspraktijk in de bouwsector kreeg er flink van langs in het recente eindrapport van het Adviescollege Stikstofaanpak. De huidige aanbestedingspraktijk werd zelfs ‘weinig hoopgevend’ genoemd. Emissiearm bouwen wordt nog te weinig gestimuleerd en aanbestedende diensten maken te weinig gebruik van (zwaarwegende) duurzaamheidscriteria. Wat is er nodig om ook bij aanbestedingen de transitie naar lagere (stikstof)emissies te kunnen maken?

Het vorige artikel over het eindrapport van het Adviescollege Stikstofaanpak vind je hier: ‘Juridische list’ geen optie voor kabinet rondom stikstofproblematiek.

Vooral de infrasector zit erom te springen: ruimte om weer te kunnen bouwen. In het eindrapport onderkent het Adviescollege de benarde positie van bouwers in Nederland. Tegelijkertijd moet ook de bouwsector zelf actie ondernemen om de stikstofuitstoot naar beneden te brengen, ook al is de bouw lang niet de grootste veroorzaker van die uitstoot. Om de stikstofuitstoot flink naar beneden te brengen, moeten de aanbestedingsregels volgens het Adviescollege op de schop. In toenemende mate moeten opdrachtgevers scherpere eisen stellen aan de emissies van een bouwproject.

“Aanbestedende diensten dienen zich te committeren aan een oplopend aandeel van aanbestedingen waarin zo laag mogelijke emissies een doorslaggevende rol in de gunning spelen. Het Rijk moet op korte termijn met medeoverheden en semipublieke partijen sluitende afspraken maken over aanbestedingsregels.” Om bedrijven te stimuleren over te gaan op laag-emissiematerieel moet de overheid bovendien subsidie verlenen. Daarnaast zou de overheid volgens de experts juridisch vast moeten leggen dat emissies van bouwprojecten in maximaal tien jaar worden teruggebracht met tachtig procent.

Het belang van langlopende contracten
Het Adviescollege zet dus in op duurzame gunningscriteria en het stimuleren van de aanschaf van laagemissiematerieel. Volgens Joost Fijneman, programmanager Aanbesteden bij kennisplatform CROW, zijn dat niet de enige opties. Fijneman ziet in de praktijk dat het werken in bouwteams en het afsluiten van langlopende (raam)contracten ook kunnen leiden tot flinke emissiereducties. “Op het moment dat je, als marktpartij, weet dat je een raamcontract hebt en je weet dat je de komende vier jaar voor een gemeente werkt, en je bespreekt dan de mogelijkheden voor het beperken van emissies, wordt het veel gemakkelijker om maatregelen te nemen. De kosten daarvan kun je immers uitsmeren over alle projecten die de komende vier jaar langskomen. Dat lukt niet als je dat moet gaan doen voor dat ene project dat er nu aankomt.” Het werkt ook omdat de prijs niet leidend is bij dergelijke aanbestedingen. “Je hebt de prikkel om opportunistisch gedrag te vertonen eruit gehaald. Dat is belangrijk.”

Door voor een bouwteamcombinatie te kiezen kan een aanbestedende dienst de markt bovendien meer vrijheid geven. Dat opent de weg naar een transparant gesprek over de mogelijkheden van emissiereductie. En daar komen vaak betere resultaten uit dan wanneer de aannemer eenzijdig een plan of een aanbieding maakt om daarmee zo goed mogelijk invulling te geven aan een gunningcriterium, zegt hij.

Gunningscriteria bieden zekerheid
Toch staan die gunningscriteria niet voor niets in het rapport, stelt Fijneman. “Het voordeel van die gunningscriteria is dat je daarmee niemand op voorhand uitsluit. Daarmee staat het haaks op andere manieren, dat je het gewoon voorschrijft, dat je er geschiktheidseisen van maakt of het in besteksbepalingen zet. Op het moment dat je dat doet, maak je wel een schifting tussen partijen, maar die is erg zwart-wit: je voldoet wel of je voldoet niet. Het voordeel van gunningscriteria is dat er een ingroeimodel in zit.”

Daarnaast biedt het breed en consequent gebruik van gunningcriteria door de Nederlandse opdrachtgevers voor bouwers ook zekerheid, volgens Fijneman. Ondernemers dat dit de nieuwe praktijk wordt en weten dat investeren in nieuw, schoon materieel loont. “Maar het is, zeker op de korte termijn, nog effectiever om dat te doen binnen raamcontracten omdat een bouwer dan echt zeker weet: binnen dit raamcontract kan ik een heleboel van die investering al gaan terugverdienen.”

Op het moment dat je, als marktpartij, weet dat je een raamcontract hebt en je weet dat je de komende vier jaar voor een gemeente werkt, en je bespreekt dan de mogelijkheden voor het beperken van emissies, dan wordt het veel gemakkelijker om maatregelen te nemen.

Joost Fijneman, Programmamanager Aanbesteden bij CROW

Juridisch vastleggen
Hoe gaat het verder? Minister Schouten liet onlangs in een kamerbrief weten inderdaad juridisch vast te willen leggen dat de stikstofuitstoot in de bouw met tachtig procent omlaag moet in de komende tien jaar. Daarmee volgt ze het advies van het Adviescollege op. Ze wijdde in die brief slechts een enkele zin aan de opmerkingen over aanbesteden: “Aan publieke zijde zijn afspraken nodig over aanbesteding en de ontwikkeling en inzet van een stimuleringsregeling.”

Maar hoe krijg je aanbestedende diensten daadwerkelijk zover om vaker uit te vragen op duurzaamheidscriteria? Fijneman maakt een vergelijking met de Gids Proportionaliteit. “De Gids was bedoeld als flankerend beleid maar werd op een gegeven moment ook wettelijk als uitgangspunt vastgesteld. Je ziet, pas als het die status krijgt, dan gaan aanbestedende diensten ermee aan de slag. Alle handreikingen, aanbevelingen, commissies en voorlichting, die hadden heel weinig effect.” Een Gids Duurzaamheid dan maar? “Ja, dat zou best een aardige optie zijn om verder te onderzoeken. Met dezelfde comply-or-explain-formule erin.”

Volgens Fijneman zit het hem vooral in de combinatie van langetermijncontracten en duurzame gunningscriteria, waarbij bouwers weten dat zij hun investering terugverdienen. Zodra die beweging is ingezet, zou die zich als een olievlek kunnen verspreiden, denkt hij. “Als je dit op een aantal plekken hebt doorgevoerd en je een flink aantal partijen mee hebt, die op deze manier hun investering hebben kunnen doen met voldoende zekerheid, dan nemen al die partijen bij volgende aanbestedingen deel met emissiearm of emissieloos materieel. Als daar dan die gunningscriteria bij komen die maakt dat ze daar ook nog een voordeeltje hebben, dan moet de rest ook mee.”

Partner van Aanbestedingscafé:

Aanbestedingsdata ontleed: volop kansen op de markt van inhuur van derden

In deze nieuwe rubriek licht Significant Synergy elke zes weken een specifieke markt door op basis van openbare aanbestedingsdata. Daarvoor gebruiken wij ons Aanbestedingsdashboard. Het Aanbestedingsdashboard verzamelt informatie over alle openbare aanbestedingen in Nederland. De publieke aanbestedingsmarkt kan daardoor efficiënt geanalyseerd en gepresenteerd worden. Onze klanten helpen we daarmee marktverkenningen uit te voeren, actuele thema’s te onderzoeken en data gedreven tot een passende aanbestedingsstrategie te komen. In deze rubriek delen wij deze marktinformatie en verkregen inzichten. Doe er je voordeel mee!

In deze eerste publicatie gaan we in op de markt van de inhuur van extern personeel (derden).

De markt voor inhuur van personeel kent tal van (contract-)vormen van inhuur zoals uitzenden, payrolling, detachering en inzet van zelfstandigen. Daarnaast kiezen organisaties voor verschillende inhuur modellen om de flexibele schil te organiseren, waaronder raamovereenkomsten, Dynamische aankoopsystemen, Managed service providers en brokers.

Schaarste op de arbeidsmarkt en de implementatie van Wet arbeidsmarkt en balans  zijn enkele voorbeelden van ontwikkelingen welke invloed hebben (gehad) op de markt voor inhuur van personeel en mogelijk op de wijze waarop publieke organisaties hun inhuurbeleid vormgeven en voorzien in hun personele behoeften. Aan de hand van beschikbare marktinformatie trachten wij de effecten van deze ontwikkelingen nader te duiden.

In onze database hebben wij daarom bovenstaande zoektermen en thema’s gebruikt en daarnaast diverse relevante CPV-codes. Individuele aanvragen binnen Dynamisch aankoopsystemen zijn uit de resultaten gefilterd om een zuiver beeld te geven van de omvang van de markt en ontwikkelingen in de markt.

Dat levert ons binnen enkele seconden een resultaat op van 847 unieke aanbestedingen die door 399 aanbestedende diensten in de markt zijn gezet sinds 1 januari 2015. Met onze algoritmes zoeken we vervolgens in de aankondigingen van deze aanbestedingen naar diverse velden en indicatoren, zoals de gevolgde procedure, de aard van de opdracht, de looptijd, gunningscriteria en andere relevante onderwerpen. Aanvullend zoeken wij in onderliggende aanbestedingsdocumenten op TenderNed, zoals beschrijvend documenten, programma’s van eisen en nota’s van inlichtingen naar relevante thema’s, zoals Social Return en COVID-19, en welke effecten thema’s hebben op de ontwikkeling van de publieke markt.

Zodra wij ons Aanbestedingsdashboard updaten, krijgen we de volgende resultaten:

Inzichten met betrekking tot het aantal aanbestedingen:
Jaarlijks worden in Nederland ruim honderdvijftig inhuur-gerelateerde aanbestedingen gepubliceerd. Ongeveer een derde hiervan betreffen Dynamisch Aankoopsystemen. Het aantal gepubliceerde dynamische aankoopsystemen loopt sinds 2016 jaarlijks terug. Dit is te verklaren doordat de destijds aankomende afschaffing van de IIB-diensten heeft geleid tot een tijdelijke piek in het aantal gepubliceerde Dynamische Aankoopsystemen in verband met het verlicht aanbestedingsregime dat hiervoor gold. Dit aantal stabiliseert zich weer in de opvolgende jaren.

Figuur 2: Aantal aanbestedingen per jaar

Op dit moment zijn er 127 lopende inhuur-gerelateerde aanbestedingen, waarvoor marktpartijen zich in kunnen schrijven. Twintig hiervan betreffen reguliere aanbestedingen en 107 hiervan betreffen Dynamisch Aankoopsystemen. Dat het aantal lopende Dynamische Aankoopsystemen hoger ligt, dan het aantal dat jaarlijks wordt gepubliceerd, komt voort uit het feit dat het gedurende de volledige looptijd van een Dynamisch Aankoopsysteem mogelijk is voor marktpartijen om in te schrijven en toe te treden tot de betreffende DAS. Dit betekent dus dat verschillende sinds 2016 nog steeds toegankelijk zijn voor marktpartijen.

Figuur 3: Aantal aanbestedingen per maand in 2018, 2019 en 2020

Er zijn weinig effecten waarneembaar in het aantal aanbestedingen in 2020 vergeleken met voorgaande jaren in verband met COVID-19. In maart en april werden zelfs ruim meer aanbestedingen gepubliceerd ten opzichte van voorgaande jaren. Achtergrond hierbij is onder meer dat organisaties de uitkomsten en toepassingen van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) afwachtten alvorens een aanbesteding te publiceren die toekomstbestendig is. Dit is overigens een ontwikkeling welke breder in de markt voor externe inhuur zichtbaar is.


Inzichten met betrekking tot de marktverhoudingen en -ontwikkelingen:


Figuur 4: Prijs-kwaliteitverhouding

Inzichten met betrekking tot aanbestedingsstrategieën en inrichting: In 87 procent van de aanbestedingen telt het gunningscriterium kwaliteit zwaarder mee, dan het gunningscriterium prijs. Het gunningscriterium prijs weegt in vijftig procent van de aanbestedingen voor twintig tot veertig procent mee. Het valt op dat deze trend zich ook in 2020 doorzet met een stijging van 7 procent, ondanks de kostenverhoging van inhuur voor opdrachtgevers welke bijvoorbeeld de implementatie van de Wet Arbeidsmarkt in balans op 1 januari 2020 te weeg heeft gebracht.

Figuur 5: Aantal percelen

Ruim 82 procent van de aanbestedingen bestaat uit één perceel. Waar wel voor een aanbesteding in meerdere percelen wordt gekozen, is dit in de meeste gevallen vanwege een knip in de inhoud (bijvoorbeeld ICT en juridisch personeel). In enkele gevallen wordt een knip gemaakt in het type dienstverlening (bijvoorbeeld payroll en uitzenden).

Figuur 6: Toegepaste procedures

In ruim 64 procent procent van de aanbestedingen is de openbare procedure gevolgd, en in bijna 24 procent procent is de niet-openbare procedure gevolgd. In de jaren 2015 en 2016 komen we nog enkele afmeldingen in verband met IIB-diensten tegen. Slechts in enkele aanbestedingen wordt een andere procedure gevolgd, zoals een mededingingsprocedure met onderhandeling of een concurrentiegericht dialoog.

Ondanks dat het aantal aanbestedingen op het gebied van inhuur van extern personeel (nog) geen daling laat zien onder invloed van het coronavirus, verwachten wij wel dat deze effecten naar de toekomst toe zichtbaar worden. Daarnaast blijft nieuwe wetgeving op arbeid in aantocht, waaronder de vervanging van de wet DBA. Aanbestedende diensten zullen blijven onderzoeken of het gehanteerde inhuurmodel nog steeds past bij de (HR-doelstellingen) van de organisatie en vanwege de veranderingen in de arbeidsmarkt in staat blijven om kandidaten (voor schaarse functies) te blijven bereiken. Zo nee, kan dit van invloed zijn op een (nieuwe) aanbesteding voor het toekomstbestendig inhuren van personeel.

Welke keuzes maak je als organisatie voordat je besluit tot het extern inhuren van personeel? Hoe realiseer je grip op de kwaliteit en de kosten van externe inhuur? Significant helpt bij het uitwerken van een passende inhuurstrategie en contracteren van de voor uw organisatie optimale inhuuroplossing. Onze ervaring in het domein ‘externe inhuur’ richt zich onder meer op opstellen van een inhuurstrategie, de optimalisatie van het inhuurproces en het (Europees) aanbesteden van (raam)overeenkomsten voor inhuur van personeel. Neem voor meer informatie contact op met de consultants van Significant Synergy.

Dit artikel is geschreven door Rémon van Buuren, Frank van den Dool en Niels van Bruggen.

Significant Synergy is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Partner van Aanbestedingscafé:

Samenwerken bij aanbestedingen: tips voor het UEA

De aanbestedingswet ziet een inschrijver als één ondernemer die een inschrijving heeft ingediend. De wetgever begrijpt echter ook dat dit niet altijd kan en dat je anderen nodig kan hebben om bijvoorbeeld te voldoen aan de eisen of om een goede propositie neer te zetten. Daarom zijn er mogelijkheden ingebouwd om samen met anderen mee te doen aan een aanbesteding. Dit kan in de vorm van een beroep op derden, de inzet van onderaannemers, combinatievorming of een mix van deze vormen.

Inge van Laarhoven, eigenaar van TenderSucces, ging hier uitgebreid op in tijdens de (online) kennissessie ‘Samenwerken bij aanbestedingen’. Ook kwam het invullen van het UEA aan bod en werden casussen en interessante vragen van deelnemers behandeld.

Tips UEA bij samenwerkingen

In deze blog naar aanleiding van het webinar geven we je daarom graag een aantal tips mee als het gaat om het UEA bij het inschrijven met andere partijen.

1. Doe je beroep op een derde? Vul dan ‘Nee’ in bij de vraag of je samen met anderen deelneemt

Het beroep op derden vul je in bij ‘Deel II C: informatie over beroep op draagkracht van andere entiteiten’. Hier benoem je ook de specifieke draagkracht waarop je steunt voor elk van de derden. De derden moeten zelf ook een UEA-formulier invullen, alhoewel dit minder uitgebreid is dan voor de inschrijver zelf. Zij vullen namelijk alleen de organisatiegegevens en uitsluitingsgronden in en voorzien het formulier van een handtekening. Let op dat met ‘andere entiteiten’ ook een moeder, – zuster, -of dochteronderneming wordt bedoeld!

2. Als je beroep doet op de referenties van een onderaannemer, waar vul je dan wat in?

Deze partij vul je dan ook in bij ‘Deel II C: informatie over beroep op draagkracht van andere entiteiten’. Hierbij benoem je tevens dat deze partij ook een onderaannemer is. Alleen bij zuivere onderaanneming, zonder beroep op draagkracht, vul je Deel II D in, wanneer hier in de aanbestedingsdocumenten om gevraagd wordt. In dat geval is het namelijk niet nodig voor de onderaannemer om ook een UEA in te vullen.

3. Bij het inschrijven als combinatie vullen alle partijen een eigen UEA in

Wanneer je als combinatie inschrijft zijn alle partijen elk hoofdelijk aansprakelijk en moeten zij los van elkaar het UEA volledig invullen. In dit geval moet er bij de vraag ‘Neemt de ondernemer samen met anderen deel aan de aanbestedingsprocedure?’ ‘Ja’ geantwoord worden.

4. Je hebt onderaannemers, zodra deze een deel, van de in de aanbesteding beschreven opdracht, uit (gaan) voeren

Een van de interessante vragen in het webinar was: ‘Waar trek je de grens tussen onderaanneming of uitbesteding/leverancier? Dit is inderdaad een grijs gebied waar veel discussie in ontstaat. Maar in het algemeen kun je stellen dat wanneer je een onderdeel van de opdracht zoals omschreven in de aanbestedingsdocumenten uitbesteed, dat deze partij dan een onderaannemer is. Bijvoorbeeld: de opdracht betreft schoonmaak en glasbewassing; de glasbewassing besteed je uit aan een onderaannemer. De in te kopen schoonmaakmiddelen die je voor deze opdracht nodig hebt, betrek je van een leverancier. Wanneer het leveren van schoonmaakmiddelen aan de klant óók een onderdeel van de opdracht is, wordt deze leverancier mogelijk wél een onderaannemer. Lees dus altijd goed in de documenten na wat de opdrachtomschrijving is.

5. Vragen of onduidelijkheden? Stel vragen!

Let op dat de aanbestedingsleidraad en bijlagen altijd in samenhang moeten worden gelezen. Staat er in de leidraad NIET dat de derde die je inzet een UEA moet invullen? Dan moet je dit tóch doen, omdat dit wél duidelijk in het UEA staat. Zie hiervoor een uitspraak van rechtbank Amsterdam.

Twijfel je over de informatie die je moet verstrekken of zijn er onduidelijkheden? Stel vragen! Begin daarom, zeker wanneer je in samenwerking inschrijft, al vóór de sluiting van de vragenronde met het invullen of verzamelen van alle formele invuldocumenten, zodat je bij onduidelijkheden nog aan de bel kunt trekken.

Partner van Aanbestedingscafé:

'Juridische list' geen optie voor kabinet rondom stikstofproblematiek

Het Adviescollege Stikstofproblematiek bracht het afgelopen jaar maar liefst vier rapporten uit nadat de Raad van State in mei 2019 een streep zette door het Programma Aanpak Stikstof. Afgelopen maand presenteerde het college – onder leiding van oud-minister Remkes – het eindrapport. Als het kabinet de adviezen opvolgt leidt dat tot verregaande hervormingen in de landbouw. Komt er dan weer ruimte voor de Nederlandse bouwsector? En welke gevolgen heeft het eindadvies voor aanbestedingen in de bouw?

Het eindrapport, met de titel “Niet alles kan overal”, bevat een advies voor een structurele oplossing voor de stikstofproblematiek. Het eerdere rapport “Niet alles kan”, was vooral gericht op kortetermijnoplossingen. Naar aanleiding van dat rapport schroefde het kabinet de maximumsnelheid op diverse snelwegen terug naar 100km/u. Daarna volgde nog een apart rapport over de landbouw en de luchtvaart. In “Niet alles kan overal”, zet het adviescollege aanbevelingen voor een structurele aanpak uiteen. Waar eerdere kabinetten volgens het college het belang van natuur en economie wilden verenigen en geen knopen durfden door te hakken, is dat nu geen optie meer. “Het verzinnen van een ‘juridische list’ is, los van de vraag of die er zou zijn, in de ogen van het Adviescollege onacceptabel.”

Hervorming landbouw
Het Adviescollege pleit ervoor te streven naar natuurherstel in Natura 2000-gebieden en de stikstofemissie- en depositie te verlagen. De totale emissie moet volgens het Adviescollege met minstens vijftig procent zijn verminderd in 2050. Die doelstelling zou juridisch verankerd moeten worden, als resultaatsverplichting. De helft van het rapport is gewijd aan structurele veranderingen in de landbouw. Deze sector draagt voor een zeer groot deel bij (88 procent) aan de totale uitstoot van NH3 – ammoniak. Andere sectoren, zoals de bouw en industrie, zijn verantwoordelijk voor de uitstoot van stikstofoxiden (NOx). Die uitstoot neemt al af door bestaande maatregelen, maar voor de landbouw is zijn er nog geen geldende regels die stikstofuitstoot aan banden leggen.

Om de uitstoot van ammoniak tegen te gaan zet het college in op kringlooplandbouw, modernisatie van mestbeleid en ruimtelijke ordening. Uitkoop van boerenbedrijven is alleen nuttig als deze zich direct naast een zwaarbelast natuurgebied zijn gevestigd. Ook het verhandelen van stikstofrechten wordt niet aangeraden. Dat zou te complex zijn, zich alleen op reductie van stikstof richten (en niet op methaan of nitraat), en leidt tot buitensporige schaalvergroting omdat investeringen terugverdiend moeten worden.

Mobiliteit, industrie en bouw
Na het verlagen van de maximumsnelheid op snelwegen is het advies geen extra maatregelen te nemen ten aanzien van mobiliteit op de weg. Het Klimaatakkoord, Schone Lucht Akkoord en strengere (Europese) normen voor emissieloos verkeer dragen al bij aan verminderde uitstoot. De verwachte afname van het gebruik van fossiele brandstoffen leidt ook tot een verminderde stikstofuitstoot in de industrie. Extra maatregelen kunnen worden ingezet, maar dat is afhankelijk van de invulling van het Klimaatakkoord 2030.

Achilleshiel
In tegenstelling tot bedrijven in andere sectoren, hebben bouwbedrijven sinds het afschaffen van de PAS geen vrijwaring voor activiteiten waarbij stikstofuitstoot optreedt. Het is de “Achilleshiel van de sector”, stelt het Adviescollege. Bovendien wordt de bouw hard geraakt door de stikstofregels, terwijl de sector zelf relatief weinig uitstoot veroorzaakt. Toch ziet men mogelijkheden in de branche zelf. Bouwers die betrokken waren bij het Adviescollege gaven aan dat het mogelijk is binnen tien jaar emissie met tachtig procent te verlagen. Het Adviescollege pleit ervoor ook dit doel juridisch te verankeren. Door materieel te verduurzamen, materialen opnieuw te gebruiken en elektrisch te werken zou de sector verder verduurzaamd kunnen worden.

De hamvraag is: komt er dan extra ruimte voor de bouw? En hoe snel komt die er? Branchevereniging Bouwend Nederland reageerde positief op het eindrapport. “Remkes z’n aanbevelingen moeten worden opgevolgd om stikstofruimte te scheppen voor nieuwe activiteiten”, zei voorzitter Maxime Verhagen. Een belangrijk instrument daarvoor is de ‘drempelwaarde’. Bouwend Nederland pleit al langer voor een dergelijke waarde voor de bouw. Vorige week maakte minister Schouten van Landbouw bekend dat het kabinet de mogelijkheden voor een drempelwaarde op korte termijn gaat onderzoeken. Als de drempelwaarde er komt, hoeft er voor bouwprojecten die onder de drempelwaarde blijven geen speciale natuurvergunning aangevraagd te worden. Maar, daarmee is nog structurele geen oplossing gevonden voor stikstofuitstoot tijdens de gebruiksfase van bouwprojecten in de infrasector. 

Kritisch op aanbestedingspraktijk
Ook bouwaanbestedingen komen aan bod in het eindrapport. Het Adviescollege is kritisch en vindt dat er op dat vlak ruimte is voor verbetering. Zo zouden overheidsinstanties veel vaker uit moeten vragen op duurzame gunningscriteria. Emissiearm bouwen wordt nog nauwelijks gestimuleerd in aanbestedingen. “Alle afspraken over ‘duurzaam inkopen’ ten spijt, is tot op heden de aanbestedingspraktijk weinig hoopgevend. Slechts in 26 procent van de aanbestedingen vormen duurzaamheidsaspecten een onderdeel van de gunningscriteria.”

Dit is deel 1 van twee artikelen over het eindrapport van het Adviescollege Stikstofaanpak. In deel 2 gaan we verder in op de aanbevelingen en het mogelijke effect op de aanbestedingspraktijk.

Partner van Aanbestedingscafé:

Corona in sociaal domein: “We denken pas na over alternatieven als het niet anders kan”

Het coronavirus drukte de afgelopen maanden een stempel op het sociaal domein. Zorg moest razendsnel anders georganiseerd worden. Gemeenten kampten als gevolg van de coronacrisis met hogere kosten en klopten aan bij de overheid voor steun. Ook Marco van der Spek-Stikkelorum, inkoopdeskundige binnen het sociaal domein, merkte welke gevolgen het coronavirus had voor de regionale afdeling inkoop en contractbeheer.

Van der Spek-Stikkelorum is inkoopstrateeg en contractmanager binnen het sociaal domein voor acht gemeenten in de regio Gooi- en Vechtstreek. Hij en zijn collega’s moesten net als de rest van Nederland vaker werken op afstand. In het sociaal domein is dat een grotere uitdaging dan in andere sectoren. “Bij het sociaal domein kun je, ten opzichte van andere zaken die je inkoopt, niet zonder samenwerking. En als je start met inkoop is dat doorgaans een mooi moment om weer met aanbieders te spreken, gewoon live. De afgelopen tijd moesten we dat anders doen”, vertelt hij.

Marco van der Spek-Stikkelorum, inkoopstrateeg en contractmanager regio Gooi- en Vechtstreek

Veerkrachtige organisaties en cliënten
Door het coronavirus ontkwamen cliënten niet aan een gewijzigde invulling van hun zorg. Soms viel de dagbesteding weg, in andere gevallen moesten organisaties overstappen op individuele begeleiding. Samenkomen in groepen kon immers niet. De Wmo gaat uit van zogeheten uitstelbare zorg. Van der Spek-Stikkelorum zag dat dat veel impact had op cliënten. “Dat wat uitstelbare zorg wordt genoemd, is dat in een aantal gevallen echt niet. En zeker niet als je kijkt naar de persoonlijke impact op het leven van de inwoners met een ondersteuningsbehoefte. Huishoudelijke hulp kun je één à twee weken uitstellen, maar na drie weken wordt het wel anders.” Toch ziet Van der Spek-Stikkelorum ook dat organisaties en cliënten de veranderende omstandigheden zo goed mogelijk oppakten. Cliënten die niet meer naar een dagbesteding konden, gingen zelf een blokje om. “Dat is niet te vergelijken met elkaar. Maar een hoop mensen kunnen ineens wél zonder de dingen waar ze altijd aan gewend waren. En dat geldt ook voor het sociaal domein in het algemeen: we denken pas na over alternatieven als het niet anders kan.”

Stijgende zorgkosten
Maar hoe zit het dan met die stijgende zorgkosten waar gemeenten tegenaan lopen? Volgens Van der Spek-Stikkelorum draagt het coronavirus zeker bij aan die hogere kosten, maar is dat ook een fenomeen dat sowieso al jaren speelt. Volgens hem draagt een aantal zaken daaraan bij. “Als je kijkt naar wat de maatschappij van iemand verwacht, dan zie je dat die lat steeds hoger wordt gelegd. En het sociaal domein heeft te maken met een open-einde-regeling, met op een aantal vlakken slechte of soms zelfs geen normering. En dat maakt zorg automatisch duur.” De open-einde-regeling bepaalt dat iedereen in Nederland de juiste zorg moet krijgen. “Als iemand aan mijn bureau staat die mij vertelt dat een inwoner hulp nodig heeft, dan kan ik niet zeggen dat dat niet kan. Maar tegelijkertijd is het geld niet oneindig. En die twee dingen verhouding zich niet goed tot elkaar.”

Ook een gebrek aan inzicht in zorgkosten drijft die kosten omhoog. Als voorbeeld geeft hij de Wmo: “Op dit moment is het zo, ongeacht hoeveel zorg je krijgt, dat je een eigen bijdrage van negentien euro per maand betaalt. Dat betekent dat er ook aan die kant helemaal geen rem zit.” Het toepassen van normering, en meer inzicht in en openheid over die kosten is volgens hem dan ook hard nodig omdat de samenleving de almaar stijgende kosten anders niet meer kan dragen. “Als we niet normeren, dan gaan we failliet. Dan worden we ingehaald door de werkelijkheid. Ik denk dat we dan als samenleving niet meer op orde krijgen.” Meer en beter normeren, bijvoorbeeld in de jeugdzorg, leidt er volgens Van der Spek-Stikkelorum toe dat onnodige kosten vermeden kunnen worden, zodat er geen ‘onzinnige’ zaken gedeclareerd worden als zorgkosten. 

Gewoon doorgaan
Waar de gemeente Eindhoven er onlangs voor koos zorginkoop tijdelijk stop te zetten, denkt Van der Spek-Stikkelorum daar niet aan. De regio Gooi- en Vechtstreek koos niet voor verlenging van bestaande contracten, maar voor nieuwe inkoopopdrachten. Volgens hem zijn er altijd wel omstandigheden die het lastig maken. “Nu hebben we corona, volgende week is het weer iets anders.” Ook onzekere voorwaarden hoeven geen belemmering te zijn bij zorginkoop. “De wereld draait gewoon door, ongeacht wat er in een contract staat. Ondanks al die beperkingen en eisen, kun je best met elkaar tot de conclusie komen dat het een bijzondere tijd is en afspreken hoe je daarmee om gaat. Je moet ook gewoon flexibel zijn.”

Daarbij is het volgens hem ook een moment om te evalueren en eens na te gaan of het ook anders kan, zegt hij. Hij pleit ervoor om na te gaan wat echt nodig is en daar het gesprek over aan te gaan. “We moeten hiervan leren en zeggen, een aantal dingen gaan we ook gewoon echt niet meer doen. Die gaan we terugbrengen naar daar waar het hoort, naar de eigen kracht van mensen. Dat stelt gemeenten misschien financieel gezien tot iets in staat, maar veel belangrijker is dat mensen tot iets in staat zijn. Dat mensen zich weer gewaardeerd voelen over zichzelf. Dat ze inzien: ‘Hé, ik kan veel meer dan gedacht’.”

Hervormingen in de jeugdzorg
Ook los van het coronavirus is het sociaal domein in beweging. Zo kondigden minister De Jonge en Dekker in maart van dit jaar aan de jeugdzorg te willen hervormen. Gemeenten moeten onder andere bovenregionaal gaan samenwerken om uniforme zorg te kunnen bieden. “Samenwerking bevorder je niet door het af te dwingen”, zegt Van der Spek-Stikkelorum in een reactie daarop. “Dat werkt alleen als je je er goed bij voelt.” Hij merkt dat het in zijn regio soms lastig is om met acht gemeenten tot besluiten te komen. “Als je bovenregionaal gaat samenwerken krijg je een groter probleem, want wethouders kunnen geen andere gemeente vertegenwoordigen. Maar je kunt ook niet met veertig man gaan zitten, dat schiet niet op.”

Hij vindt dat het in het voorstel vooral over het systeem gaat. “Men wil van een bepaald systeem af, maar uiteindelijk draait het daar niet om. Het gaat om datgene wat we ermee kunnen bereiken. En ik denk dat we met de hervormingen zoals die er nu in staan, aan de achterkant vrij weinig mee bereiken.” In plaats daarvan zou hij liever zien dat er een richtlijn komt voor samenwerking in het hele inkoopproces. “Partijen werken samen op de inkoop, maar op contractmanagement laten ze elkaar weer los. Dan zeg ik, beste overheid, maak dáár dan een richtlijn van. Als u samen iets doet, doet u dat van A tot Z.”

Partner van Aanbestedingscafé:

Bouw in spagaat: tussen corona en stikstof

Hoewel de bouw in Nederland niet stil is komen te liggen door de coronacrisis zijn de vooruitzichten allerminst rooskleurig. Een door het coronavirus veroorzaakte recessie zou voor de hele bouw problemen op kunnen leveren en het aantal tenders voor de inframarkt neemt af. Ook een structurele oplossing voor de stikstof- en PFAS-problematiek is er vooralsnog niet.

Eerst stikstof, toen PFAS, nu corona. Het zit de Nederlandse bouwsector niet mee. Vooral de infrasector heeft te lijden onder de stikstofregels. Het coronavirus zorgt daarbij voor een economische neergang, die ook voor andere takken in de bouw gevolgen kan hebben. Het Economisch Instituut voor de Bouw (EIB) voorspelde onlangs dat de grond-, weg- en waterbouw dit jaar met acht procent kan krimpen, in 2021 met 5,5 procent. Voor de nieuwbouw komt het EIB uit op tien procent voor beide jaren. In totaal zou de coronacrisis de gehele bouwsector 40.000 banen kunnen kosten.

In het gezamenlijk manifest ‘Samen doorbouwen aan Nederland’, stellen het Rijk, marktpartijen, provincies en gemeenten dat de bouw als motor van de economie aan de gang moet blijven. Rijkswaterstaat kondigde in het verlengde daarvan onlangs aan infraprojecten naar voren te halen om zo de bouwsector te steunen. Maar, daar komen de stikstofregels weer om de hoek kijken. Bouwers krijgen hoe dan ook te maken met ‘investeringsbeperkingen’, zegt Ruben Heezen van Bouwend Nederland. “Als je het hebt over de aanleg of verbreding van nieuwe wegen, dan krijg je te maken met extra stikstofdepositie in de gebruiksfase. Daar hebben we nog geen structurele oplossing voor.”

Niet alleen van infrabouwers, maar ook van partijen in de woning- en utiliteitsbouw krijgt Bouwend Nederland signalen over een teruglopend aantal aanvragen en krimpende orderportefeuilles. Heezen vreest vooral voor de middellange en lange termijn. “Bedrijven kunnen nu nog verder werken met een orderportefeuille van drie tot zes maanden, maar als er niets bij komt dan gaat het natuurlijk opdrogen. Daar zit de grootste uitdaging voor de komende tijd.” 

Gemeenten besteden minder aan
Ook al wil iedereen dat er doorgebouwd wordt, lang niet elke gemeente lukt het om opdrachten in de markt te zetten. Bouwend Nederland ziet dat vooral kleine gemeenten daar moeite mee hebben. “We krijgen veel signalen dat er wat speelt wat betreft onderhandse aanbestedingen. Dat daar heel weinig bij komt, vooral vanuit gemeenten”, zegt Heezen. Dat heeft volgens hem te maken met een tekort aan geld en mankracht. “Je ziet gemeenten niet voldoende middelen hebben om daarmee door te gaan. In crisissituaties hebben gemeenten de gaten die zijn ontstaan op het sociale domein, proberen te dichten met andere budgetten, zoals die voor groenonderhoud en infrastructuur.” Andere gemeenten hakken geen knopen door omdat ze niet weten waar ze aan toe zijn.

Jan Michiel Hebly, hoogleraar Bouw- en aanbestedingsrecht en aanbestedingsadvocaat, herkent dat beeld. “Er wordt heel verschillend gereageerd door aanbestedende diensten, of ze nou wel of niet doorgaan met aanbestedingen. Sommige gemeenten zie je bijna stilvallen en anderen kiezen ervoor om door te gaan en te kijken waar het schip strandt.”

Heezen vindt niet dat er alleen naar gemeenten gekeken moet worden. “Uiteindelijk heeft het Rijk ervoor gekozen om in hun steunpakketten een grote taak naar de gemeenten over te dragen, dus het zou logisch zijn extra middelen in het gemeentefonds te stoppen, bedoeld voor de infrastructuur.” Zo zouden gemeenten de portefeuilles op peil kunnen houden.

Vertrouwen in de markt
Bij een recessie speelt consumentenvertrouwen ook mee, vooral voor de woningbouw. Bedrijven geven nu al aan dat kopers zich terugtrekken uit (nieuw)bouwprojecten. Heezen is dan ook voorstander van het stimuleren van dat vertrouwen bij consumenten, door te kijken naar startersleningen, de Nationale Hypotheekgarantie en het afschaffen van de overdrachtsbelasting. Ook woningcorporaties zouden gesteund kunnen worden, door de verhuurdersheffing te verlagen. “Dat zijn maatregelen die je nu zou moeten gaan nemen, zodat dat effect zich resulteert in 2021.” Hij hoopt dat het kabinet concrete maatregelen aankondigt op Prinsjesdag.

Leren van de vorige crisis
In 2008 kreeg de bouw ook te kampen met een flinke crisis. Kunnen we daar iets van leren? “Zeker”, zegt Heezen. “Tijdens de vorige crisis zagen we dat de overheid zeker in het begin van de crisis vrij afwachtend heeft gereageerd. Er zijn geen forse steunpakketten al vrij snel tijdens de crisis gelanceerd, voor de sector. Er zijn wel een aantal maatregelen genomen maar die kwamen vrij laat op gang.” Hij vindt dat betrokken partijen er nu op tijd bij zijn, voor wat betreft de coronacrisis. “Wat daarbij wel echt een grote kanttekening is, met name voor de infra en aanbestedingen, is dat die stikstof en PFAS-problematiek opgelost moet worden.”
Ook als het Rijk en gemeenten meer gaan aanbesteden, blijven stikstof en PFAS een probleem. Bouwbedrijven proberen dat op te lossen door gebruik te maken van de ADC-toets. Aanbestedende diensten vragen vaker om emissieloos te bouwen. En er ontstaat ruimte door verlaging van de maximumsnelheid op wegen, maar niet overal. Zo heeft de gemeente Zaanstad grote moeite om aan de woningvraag te voldoen omdat in die regio ook de woningbouw geraakt wordt door de stikstofregels. Elders in het land is dat minder het geval. “Ruimte creëren kan bijvoorbeeld door het extern salderen van natuurherstel wat breder mogelijk te maken, maar hier is wel een structurele oplossing voor nodig en die hebben we op dit moment niet.”

“In feite moeten de kosten voor het schoonmaken van PFAS of het voorkomen van verdere PFAS-vervuiling door degenen die de vervuiling veroorzaken betaald worden, in the end is dat de consument”, volgens Hebly. Moet dat dan van belastinggeld? “Dat is niet ondenkbaar, zoals we ook met zijn allen de verduurzaming van het autopark moeten dragen omdat de overheid vindt dat er meer elektrisch gereden moet worden.”

Partner van Aanbestedingscafé:

Erasmus MC bereidde zich in januari al voor op corona

Een uitbraak van een pandemie, hoe ga je daar als inkoper in een academisch ziekenhuis mee om? Vincent Suttorp, strategisch inkoper van geneesmiddelen van het Erasmus Medisch Centrum in Rotterdam, vertelt hoe zijn dagelijkse praktijk er de afgelopen maanden uitzag.

“We besloten eind januari al uitvraag te doen bij onze leveranciers. Op het moment dat er leveringsproblemen zouden ontstaan wilden we dat zij met ons in overleg traden. We wisten dat er iets op ons af kwam, maar niet hoe groot dat zou worden.” De inkoop van geneesmiddelen voor coronapatiënten is breed, maar draait bijvoorbeeld om het middel Propofol. Met dat middel wordt een patiënt in slaap gehouden, zodat deze op de intensive care beademd kan worden. “We waren dus al in contact met onze leveranciers voor de eerste coronapatiënt in Nederland opdook. Medio maart werd het écht serieus.”

Vincent Suttorp, strategisch Inkoper van geneesmiddelen van het Erasmus Medisch Centrum

“Op zondag 15 maart werd ik gebeld met de vraag of ik wilde komen helpen bij de inkoop van mondkapjes. Er was geen paniek, maar het was wel duidelijk dat we in actie moesten komen.”
Daarna werd er al snel op dagelijkse basis informatie uitgewisseld over voorraden en het aantal patiënten op de intensive care. Verschillende werkgroepen zetten zich in voor het op peil houden van voorraden medicijnen en hulpmiddelen, vanuit het landelijk coördinatiepunt geneesmiddelen. Samenwerking en korte lijnen met de Inspectie voor de Gezondheidszorg en de inkoopcombinatie voor universitair medisch centra IZAAZ waren volgens Suttorp onmisbaar. “We concludeerden al snel: we moeten niet willen dat de één wel voldoende heeft en de ander niet.”

Uitbraak in Noord-Italië
Intussen brak het coronavirus in alle hevigheid uit in Noord-Italië. Dat had ook gevolgen voor de inkoop van geneesmiddelen door Nederlandse ziekenhuizen.Een van de eerste uitdagingen die er was, was naar aanleiding van de grote uitbraak in Noord-Italië. Daar zit een aantal distributiecentra en fabrieken die geneesmiddelen produceren, dus dat was gelijk een spannende tijd. Dat is allemaal goed gegaan, maar we hebben toen wel de voorraad in onze magazijnen verhoogd.” Daarnaast werden er ook alternatieve middelen ingekocht, zodat er voldoende buffer was.

Een proactieve houding was volgens Suttorp essentieel. “We waren natuurlijk enigszins op voorbereid door het Brexit-scenario dat we enkele maanden daarvoor hadden uitgerold. Dat heeft wel een iets andere inhoud, maar is ook toepasbaar op deze situatie. De eerste stap is heel proactief zijn richting je leveranciers: ‘Oké, hoe ga je dit aanpakken?’”

Iedereen is op zoek naar hetzelfde
Maar hoe koop je datgene in wat iedereen wil hebben? Suttorp: “Uiteraard zijn die geneesmiddelen ook in andere landen erg gewild, maar leveranciers kiezen voor betrouwbare afnemers. Je werkt op basis van je relatie en je gedrag. Een leverancier weet dat hij gezien is als hij hier tien keer een hogere prijs vraagt dan elders. Je zou het niet zeggen, maar de farmacie is qua ethiek ook wel een nette markt. Er wordt veel geld verdiend, maar afspraak is afspraak. Wat betreft mondkapjes zie je dat het voor Chinese leveranciers aantrekkelijk is om in Nederland te leveren.” Het bieden van vastigheid, in combinatie met de inkoop en verkoopethiek van de farmacie in Nederland, heeft er volgens hem aan bijgedragen dat men de crisis het hoofd heeft kunnen bieden.

Ondeugdelijke mondkapjes
De afgelopen maanden kwamen ingekochte en weer afgekeurde mondkapjes regelmatig in het nieuws. Zo werd een partij door de Nederlandse overheid ingekochte mondkapjes direct na aankomst afgekeurd. Suttorp kan zich voorstellen dat dat gebeurt. “Dit soort producten halen we voor een groot gedeelte allemaal uit China. De functie van een leverancier is dan niet meer dan een tussenhandelaar. Als je in de hectiek van corona een container binnenkrijgt ga je niet elk mondkapje controleren.” Volgens Suttorp zijn de kwaliteitsprocessen in het Erasmus Medisch Centrum goed geborgd. Alleen mondkapjes met een CE-markering worden ingekocht, en daarna getest door de afdeling infectiepreventie. Er zijn daardoor geen ondeugdelijke mondkapjes in het ziekenhuis terecht gekomen. “Maar”, zegt Suttorp, “dat neemt niet weg dat wij als Erasmus Medisch Centrum ook buiten onze standaardleverancier hebben moeten inkopen.”

Leverings(on)zekerheid
Suttorp en zijn collega’s blijven alert op de hoeveelheid medicijnen. “Propofol heeft nog wel onze aandacht, ook omdat het gebruikt wordt bij een patiënt die geopereerd wordt.” Hij verwacht later dit jaar leveringsproblemen voor het middel, maar plaatst meteen een kanttekening. Apothekers in de universitair medisch centra worden volgens Suttorp dagelijks geconfronteerd met leveringsproblemen door grondstoftekorten. “De logistieke chain van geneesmiddelen is zo uitgemolken, dat productiefaciliteiten 24 uur per dag draaien. Als er dan net een lijn klaar is wordt er al een andere opgestart. Als die een week later op kwaliteit wordt afgekeurd heb je meteen een probleem. Voor apothekers in de ziekenhuizen is dealen met zulke leveringsproblemen en daarop anticiperen business as usual.”

Dure geneesmiddelen
Suttorp denkt dat het ondanks de uitdagingen wel goed komt met de inkoop van corona-gerelateerde medicijnen. Hij ziet grotere uitdagingen, die vooralsnog weinig met het coronavirus te maken hebben. “Er komen extreem dure geneesmiddelen op ons af. Voor nieuwe therapieën, zoals stamceltherapieën. Het wordt een grote uitdaging, willen we voor iedereen de juiste zorg blijven leveren. Nu zijn er nog twee of drie van dat soort middelen, maar misschien zijn dat er over een paar jaar zijn tien of meer. Hoe ga je dan om met die kosten?”

Partner van Aanbestedingscafé:

How to: aanbesteden voor thuiswerkers

De coronacrisis laat het op dit moment niet toe om elkaar in levenden lijve te zien. Hoe ga je te dan werk, als je als thuiswerker midden in een aanbesteding zit? Het is niet wenselijk aanbestedingen te pauzeren of stoppen, juist nu niet. Partijen hebben opdrachten hard nodig met de voorspelde recessie en aflopende contracten moeten vernieuwd worden. Twee experts vertellen over hun werkwijze tijdens de coronacrisis.

Inkoopadviseur Arjan Groen overlegt sinds de start van de coronacrisis digitaal met behulp van Microsoft Teams, Skype en telefoon. Groen is werkzaam bij inkoopcentrum Pro Mereor, dat tijdens de coronacrisis blijft werken aan aanbestedingsvraagstukken. Hij merkt dat er voor- en nadelen aan digitaal werken zitten. “Je moet alles digitaal met elkaar bespreken. Face-to-face is het eenvoudiger te sleutelen aan een behoeftevraag. En als je kritisch met elkaar moet overleggen is dat digitaal ook lastiger.” Desondanks merkt hij dat samen digitaal aan aanbestedingsdocumentatie werken soepel verloopt. Ook is hij minder tijd kwijt aan reizen. Hij adviseert aanbestedende diensten hoe dan ook om door te gaan met aanbesteden, juist nu.

Ook Maurice van Doorn merkt dat digitaal werken uitdagingen oplevert. Hij is consultant bij Hospitality Group en adviseert bij aanbestedingen, in de rol van projectleider of als materiedeskundige. “Elkaar diep in de ogen kijken gaat via internet toch net even wat anders. Het is toch complexer om dingen uitgelegd te krijgen, dingen onderling begrepen te krijgen.” Hij merkt dat de implementatie van aanbestedingen in deze onzekere tijd om creatieve oplossingen vraagt. Opdrachtgever en leverancier moeten samen naar oplossingen zoeken als de coronacrisis tot een probleem leidt bij een inkooptraject.

Creativiteit en maatwerk
Dat teams nu niet bij elkaar kunnen komen hoeft geen obstakel te zijn, ook niet in het geval van een schouwing. Van Doorn organiseerde een digitale versie, waarbij opnames werden gemaakt. Die werden naar alle deelnemende partijen gestuurd. Dat heeft ook zo zijn voordelen. “Je weet heel dan dat iedereen dezelfde informatie krijgt. Wat bij een schouwing sowieso vaak al lastig is, want de ene leverancier durft niet om het hoekje te gaan kijken want als hij op het hoekje gaat kijken wil iedere andere leverancier op het hoekje gaan kijken.”

Maurice van Doorn, consultant

Onzekerheid
De onzekerheid over de nu geldende maatregelen maakt een aanbesteding aangaan hoe dan ook een uitdaging, niet alleen voor opdrachtgevers maar ook voor leveranciers. Dat zag Van Doorn onlangs nog bij de implementatie van een leasecontract voor een wagenpark. “Daar waren netjes alle auto’s besteld en toen gingen alle autofabrieken plat. Dan zit je met een situatie waarin geen leverancier redelijkerwijs in die vorm de dingen uit kan leveren zoals je dat bedoeld hebt.”

Van Doorn: “Je weet helemaal niet weet hoe dingen zich gaan ontwikkelen. Dus je moet ook met zijn allen wel zorgen dat je daar in je aanbestedingen een slimme manier in verzint om elkaar daar in redelijkheid en billijkheid bepaalde situaties later in te vullen, maar ook wel om dat zodanig in te richten dat je dat op een eerlijke manier met iedereen ook bespreekbaar, oplosbaar en financierbaar maakt.” Ook daarin schuilt volgens hem het belang van maatwerk.

Wel denkt hij dat het voor een aantal sectoren grote invloed gaat hebben tijdens de implementatiefase. “Het zou mij niets verbazen is als dit grote invloed op cateringdienstverlening heeft, of op de schoonmaak. De kaders en mogelijkheden wisselen momenteel regelmatig. Want hoe ga je een bedrijfsrestaurant nu inrichten, of vergaderservice inregelen?” Partijen moeten volgens Van Doorn dan wel met elkaar om tafel gaan zitten. “Dit is een vorm van overmacht waarin je elkaar gewoon op een eerlijke manier moet bejegenen, rekening houdend met de kaders van de regelgeving. Je moet zorgen dat je op een objectieve en meetbare manier de ruimte creëert om de situaties die er nu zijn ook naar de toekomst goed in je aanbesteding te vangen.” Met scenario’s werken is dan een optie, of realistische afspraken maken over situaties waarin meer of minder werk voorhanden is.

Arjan Groen, inkoopadviseur

Aflopende contracten
Coronacrisis of niet, veel instellingen krijgen vroeg of laat te maken met aflopende contracten. Groen adviseert klanten ondanks de onzekere tijd, zoveel mogelijk aanbestedingen in de markt te zetten. “Dat biedt hoop aan bedrijven. Zij weten dat ze de gunning hebben als ze weer aan de slag kunnen.” Alleen als een aanbesteding praktisch niet uitvoerbaar is, zou hij pas op de plaats maken. “Er ontstaat anders echt een stuwmeer aan aanbestedingen. Dan loop je tegen een muur als je weer aan de slag wilt.” Instellingen zullen bovendien op een gegeven moment nieuwe leveranciers moeten hebben. “In enkele gevallen kun je een overeenkomst verlengen met een paar maanden. Maar als het contract is afgelopen is de coronacrisis alleen geen juridische basis om te verlengen. Dan zul je wel moeten”, voorspelt Groen.

Ook Van Doorn vindt dat aanbestedende diensten zaken niet op de lange baan moeten schuiven. “Wachten niet tot er een oplossing is. We weten niet hoe lang dit duurt en we helpen de economie er ook niet mee. Juist aanbestedende diensten hebben de mogelijkheid aanjager te zijn. Bij de overheid is het nu een stuk eenvoudiger te besluiten over uitgaven dan op een hoop plaatsen in het bedrijfsleven.”

Digitale geletterdheid
Nog een uitdaging: digitaal overleggen. “Online vergaderen moet je leren”, merkt Groen op. Hij besteedt nu meer aandacht aan het voorbereiden van online bijeenkomsten. “De nadruk komt nog meer te liggen op goed je huiswerk doen.” En hij zorgt ervoor dat digitale vergaderingen volgens een strak plan verlopen. Maar een grote groep mensen overeenstemming laten bereiken blijft digitaal toch een grotere uitdaging. “Als je fysiek bij elkaar bent kun je zien hoe mensen op elkaar reageren en ingrijpen. Je komt nu in een heel andere synergie terecht. Mensen die achter een laptop zitten reageren anders dan als je bij elkaar zit.”

Groen verwacht dat sommige nieuwe werkwijzen ook na de coronacrisis nog wel blijven. Vaker op afstand werken als dat mogelijk is, en digitaal samenwerken in bepaalde fasen van de aanbesteding. Want iets minder vaak lang in de auto, dat bevalt best goed. 

Partner van Aanbestedingscafé:

Trends in het sociaal domein: hoe speel je daarop in?

In toenemende mate krijgt het sociaal- en zorgdomein te maken met meerjarige aanbestedingen die de verhoudingen tussen kwaliteit en prijscomponenten op scherp zetten. Het rommelt en aangemoedigd door de coronacrisis moeten organisaties meer dan ooit inzetten op innovatie.

Welke ontwikkelingen en trends spelen er in het sociaal domein en waar kun je als inschrijver op inspelen? Deze vraag stelden we aanbestedingsstrateeg Sikko Bakker. Sikko is al dertig jaar werkzaam in het sociaal domein en adviseert zowel gemeenten als aanbieders. Daarnaast is hij werkzaam bij de VNG.

Welke ontwikkelingen spelen er op dit moment in het sociaal domein?
“Een trend die te maken heeft met de coronacrisis is dat aanbestedingen in het sociaal domein wel uitgesteld worden, in tegenstelling tot andere aanbestedingen. Er wordt ook met terughoudendheid gekeken naar nieuwe aanbestedingen, waarbij nieuwe aanbieders toe kunnen treden. Dit ligt gevoelig, omdat men denkt dat een nieuwe organisatie niet snel kan excelleren als het gaat om de uitvoering. Voor de uitvoering heb je namelijk veel contact en overleg nodig en zowel aanbieders als gemeenten hebben nu zoveel te regelen dat de aanbesteding er echt niet meer bij kan. Budgetten worden onzekerder en het is ook onduidelijk wat de vraag zal zijn de komende maanden en jaren. Het is daardoor lastig prioriteiten stellen als het gaat om jeugdhulp, maatschappelijke opvang, begeleiding, beschermd wonen, toename werkloosheid en armoede.

Ook ontstaat door de coronaproblematiek weer de vraag hoe de leefbaarheid in wijken kan worden gewaarborgd. Hier is de afgelopen jaren flink in geïnvesteerd. De huidige situatie heeft invloed op lopende opdrachten en op te maken bestuurlijke keuzes, wijze van inkopen en inhoudelijke prioriteiten. Kunnen organisaties de vraag aan? Waar zit de omslag als het gaat om tijdelijk en structureel geld en focus om in het sociaal domein een stabiele koers te varen? Binnenkort zullen er op dit vlak ook diverse overheidsprogramma’s en subsidietrajectentrajecten bijkomen. Dit zijn kansen voor de huidige partijen om mee te doen met subsidietenders en Europese aanbestedingen.

Een derde trend die aangezwengeld wordt door de huidige situatie heeft te maken met digitalisering. Deze trend kan de bovenstaande ontwikkelingen verzachten. Denk aan het gebruik van gemeenschappelijke portals, videobellen en andere vormen van informatienetwerken om toch contact te leggen met klanten en de organisatie aan te sturen. Dit zal een steeds grotere rol spelen in tenders en geeft partijen, die dit goed geregeld hebben, een voorsprong in een aanbesteding. De vraag die elke organisatie zich moet stellen bij digitalisering is: “in hoeverre wil je investeren in je toekomst en in nieuwe vormen van dienstverlening op afstand?” Om hierin te ondersteunen zijn er stimuleringssubsidies vanuit het Rijk voor onder meer E-health en beeldbellen.

Waar zouden zorg- en welzijnsorganisaties zich nog meer in kunnen profileren?
Het is van belang om extra voordelen en meerwaarde rond je organisatie te creëren. Het is slim om tijdens een aanbesteding extra projecten, contacten of innovaties te laten zien, die ook werken en toegevoegde waarde creëren. Het is niet een kwestie van afwachten tot je de opdracht krijgt. Het gaat er ook om hoe je voorafgaand aan de aanbesteding al op ontwikkelingen hebt ingespeeld. Denk aan de digitaliseringstrend, maar ook: ken je de gemeente en haar wijken al? Heb je al contacten gelegd? Worden innovatieve projecten van jouw organisatie al gesteund door subsidies?”

Kunnen deze inspanningen ook na de gunning nog bijdragen?
“Uiteraard draagt het ook bij aan de uitvoering van de opdracht. Maar er speelt inderdaad nog meer mee. Als de opdracht goed loopt, kunnen organisaties er meer opdrachten bij krijgen. Daarnaast is het voor een gemeente niet altijd nodig om opnieuw aan te besteden en wordt de opdracht bij tevredenheid vaak verlengd. Een aanbesteding kost een gemeente namelijk veel tijd en geld. Ter illustratie: Rotterdam heeft voor Jeugdzorg ongeveer 2,5 miljoen euro uitgegeven aan het organiseren van een nieuwe aanbestedingsronde en dan hebben we de implementatiekosten nog niet in kaart gebracht. Uiteindelijk is maar acht procent aan nieuwe partijen gegund. Zonde.”

De monitor gemeentelijke zorginkoop 2019 toont aan dat negentig procent nog altijd niet wordt aanbesteed.

Sikko Bakker, aanbestedingsspecialist bij TenderSucces

“Boven de aanbestedingsdrempel (in het sociaal domein is deze € 750.000) is het wel verplicht om aan te besteden. Maar daar kan je heel creatief mee omgaan. Sommige aanbestedingen worden wel gepubliceerd, maar binnen een bepaalde context, waardoor slechts een aantal partijen mee kunnen doen.

Bovendien wordt er nog gesleuteld aan de regels. Minister van Volksgezondheid Hugo de Jonge maakt zich er hard voor om de EU-aanbesteding af te schaffen in het sociaal domein. Het is ook een politiek vraagstuk: is zorg iets wat je op de markt moet zetten? Of is het iets wat je gewoon goed moet regelen vanuit de overheid?”. In elk geval is aanbesteden nu nog gewoon verplicht.

Wat is het probleem achter deze vragen?
“We hebben op dit moment de Zorgverzekeringswet, de Wet langdurige zorg, de Wmo en de Jeugdwet. Vier wetten die allemaal over verschillende onderdelen van een persoon (kunnen) gaan. Maar die burger heeft gewoon één vraag of probleem dat op verschillende terreinen speelt. De financiën maken dat die persoon in vieren wordt gedeeld, met alle problemen dat dit weer oplevert. Er moet een transitie gaan plaatsvinden, waarbij de vraag van de klant leidend wordt. Gemeenten willen dit graag, maar kunnen alleen vanuit de Wmo of Jeugdwet sturen. Naar mijn mening is het dus niet de vraag: moet je aanbesteden of niet? Maar juist: Waar leg je de regie en hoe ga je vanuit de klantvraag het systeem opnieuw inrichten?”

TenderSucces is partner van Aanbestedingscafe.nl.

Op 27 mei gaat Sikko Bakker dieper in op het stakeholdermanagement en de scenario’s tijdens het webinar ‘Succesvol aanbesteden in het Sociaal Domein en de zorgsector’. Aanmelden kan hier.

Partner van Aanbestedingscafé:

Zo vergroot stakeholdermanagement je kansen in het sociaal domein

Je wilt je inschrijven op een aanbesteding in het sociaal domein. Wat kan je dan voorafgaand aan deze aanbesteding al doen om je kansen te vergroten? “Stakeholdermanagement”, antwoordt Sikko Bakker, aanbestedingsspecialist bij TenderSucces. “Hiermee haal je de juiste informatie op om onderscheidend vermogen te creëren, doordat je precies weet wat er speelt.”

“Aanbesteders willen zien dat je weet hoe het in hun gemeente werkt en dat je de problemen die daar spelen identificeert. Het werkt in je voordeel als je daarop inspeelt. Denk bijvoorbeeld aan het aangaan van verrassende samenwerkingen, bijvoorbeeld op het vlak van trainingen voor vrijwilligers of het reduceren van de bestaande (overbodige) kosten.”

Politieke doel achterhalen
Sikko ziet dat wat er in aanbestedingen staat en wat een gemeente echt wil niet altijd 100% overeenkomt. “Je moet weten wat het intrinsieke doel is van de beoordelaars. De vraag die niet in de aanbesteding staat, maar wel politiek of op korte termijn door de opdrachtgever gewenst is. Je moet bovendien kunnen inschatten of de gemeente echt een verandering aan wil gaan, of dat ze eigenlijk wel tevreden zijn over de huidige werkwijze [lees: huidige leverancier].”

Drie stakeholdergroepen
Hoe ga je aan de slag? “Stakeholdermanagement bestaat uit drie belangrijke pijlers: de gemeente, de professionals in het veld en de concurrentie. Binnen de gemeente is het goed om te weten wie er aan de touwtjes trekt. Wie ken je hiervan al? Wie moet je leren kennen? Daarnaast is het belangrijk om te weten wat er speelt in de gemeente en zijn wijken/buurten: welke problemen spelen er? Welke knelpunten en successen ervaren de professionals in de praktijk? Daar liggen namelijk kansen voor transformaties. Tot slot moet je je concurrenten leren kennen. Als je weet wat zij gaan doen en welke allianties zij aangaan, kun je ook jouw strategie stevig en onderscheidend vormgeven.”

Stakeholdermanagement in de praktijk
“Een mooi voorbeeld van stakeholdermanagement is de inschrijving die ik heb begeleid voor Welzijnskwartier. Zij wilden graag het jeugd- en jongerenwerk in de gemeente Noordwijk gaan uitvoeren. In dit offerteproces vroegen we ons af: wat is nu de beste oplossing die door de beoordelaars als een succes wordt ervaren en die ze niet hadden verwacht? Hiervoor keken we naar kwaliteit, inhoud en de prijs.

Waar we achter kwamen is dat de gemeente hele dure panden had waar het jongerenwerk in plaatsvond. Dit kostte hen een derde van het budget wat voor professionals beschikbaar was. Hebben ze die panden nodig om de uitvoering vorm te geven? Niet echt. En hoewel we vanwege de lopende contracten niet direct van de panden af konden, was het wel mogelijk om in de inschrijving te stellen dat we uiteindelijk een derde van de structurele financiering van vastgoed eruit wilden halen. Zo konden we meer professionals in de praktijk neerzetten (zonder meerkosten) en samenwerken met buurthuizen en welzijnsorganisaties. Hiermee haalden we een hoge score bij de beoordelaars en lieten we zien dat we gewenste transformaties konden aanjagen.”

Doorrekenen van scenario’s
Naast de stakeholderanalyse was in dit voorbeeld van Welzijnskwartier ook de doorrekening in de businesscase een belangrijke factor. “Hier is het ontwikkelen van scenario’s, om de beste keuze te maken voor jouw organisatie, zeer effectief. Stel dat je het idee hebt dat je inhoudelijk op een aantal punten niet zo sterk bent, dan kan je ook de prijs naar beneden bijstellen, maar je moet wel weten of je het ook kan uitvoeren na de gunning. Hoe bereken je dat en welke risico’s wil je hierin nemen? Hoe bereken je de gewenste prijs/kwaliteit? Daar zijn verschillende scenario’s voor.”

TenderSucces is partner van Aanbestedingscafe.nl.

Op 27 mei gaat Sikko Bakker dieper in op het stakeholdermanagement en de scenario’s tijdens het webinar ‘Succesvol aanbesteden in het Sociaal Domein en de zorgsector’. Aanmelden kan hier.

Partner van Aanbestedingscafé:

Aanbesteden in coronatijd: “Denk goed na over rechtsbescherming”

Aanbesteden kan normaal gesproken al een ingewikkelde bezigheid zijn en met de intrede van het coronavirus breekt een onzekere tijd aan. Waar moet je vanuit juridisch oogpunt nu extra op letten als je aanbesteding in de startblokken staat? Claire Lombert, aanbestedingsadvocate bij Loyens & Loeff, geeft tips en aandachtspunten.

Let op proportionaliteit

“Waar het altijd om gaat bij aanbestedingen is gelijke behandeling en proportionaliteit. Je kunt nu zorgen dat je proportioneel bezig bent door inschrijvers wat meer tijd te geven. Maar je moet er ook op letten dat je niet één partij gaat voortrekken voor de andere”, zegt Lombert. Volgens haar moeten aanbestedende diensten ook goed nadenken over alternatieven die ze aanbieden. “Bij een schouw zou je kunnen denken aan een videoverbinding of webinar, maar je alternatieven moeten wel gelijkwaardig zijn”.

Claire Lombert, aanbestedingsadvocate

Communiceer met elkaar
Het zijn onzekere tijden. Wie nu een contract wil afsluiten weet niet hoe de situatie er over een paar weken of maanden uitziet. De markt informeren en je aankondiging aanpassen, luidt het advies van Lombert in dat soort gevallen. “Je zult heel goed moeten nadenken over bijvoorbeeld een fluctuerende afname in je contract. Je moet een beetje creatief zijn, door te werken met omzetstaffels bijvoorbeeld. Je vraagt inschrijvers dan een inschrijvende partij om meerdere prijzen te geven voor verschillende omzetdrempels.”

Onder bepaalde voorwaarden mag je opdrachten wijzigen
Volgens de Aanbestedingswet mag een opdracht niet wezenlijk gewijzigd worden, maar binnen de wet zijn er wel degelijk mogelijkheden. Bijvoorbeeld door aanvullende diensten af te nemen. “Daar zijn specifieke vrijstellingen voor, in het geval van onvoorziene omstandigheden of als die aanvullende dienst noodzakelijk is geworden en je kan niet van opdrachtnemer wisselen.” De Aanbestedingswet staat het bijvoorbeeld toe de opdracht te wijzigen tot tien procent bij leveringen en diensten of vijftien procent bij werken.

…en verlengen
Ook verlengen kan in bepaalde omstandigheden. “Wat je niet moet doen, zonder dat je daar een basis voor in je contract hebt, is er nog een jaar aan vastplakken.” Volgens Lombert wordt de overbruggingsovereenkomst nu vaak genoemd in het kader van de coronacrisis. Maar daar moet een aanbestedende dienst wel mee oppassen. “Die overeenkomst mag niet langer duren dan noodzakelijk en er moeten zwaarwegende omstandigheden zijn. Als de overbruggingsovereenkomst boven de Europese drempelbedragen komt, dan gelden daarvoor dezelfde strenge eisen als voor de uitzondering van de dwingende spoed.” Bij die strenge eisen moet er echt sprake zijn van dwingende spoed, veroorzaakt door externe omstandigheden die de aanbestedende dienst niet had kunnen voorzien.

Rechtsbescherming blijft belangrijk
Lombert benadrukt dat rechtsbescherming belangrijk blijft in deze periode. “Er gaan nu wel stemmen op om van de Alcatel-termijn af te zien, om dus geen kans te geven om te klagen over een gunning.  Ik denk dat je daar heel voorzichtig mee moet omgaan want daarmee zet je wel de rechtsbescherming aan de kant.” De Alcatel-termijn wijst op de verplichte opschortende periode die in elke aanbesteding van kracht is na de gunning. De termijn geeft verliezende partijen de mogelijkheid de gunning aan te vechten. Door af te zien van die termijn kan een aanbesteding nog sneller doorgang vinden en lopen partijen geen risico op een rechtszaak. Lombert ziet niets in het afschaffen van die termijn. Het is risicovol omdat de aanbestede overeenkomst kwetsbaar wordt voor vernietiging. “Ik zou juist zeggen: draai het om. Verleng die termijn, want voor inschrijvende partijen is het nu best lastig om snel te beslissen over het starten van een kort geding te zorgen dat er een dagvaarding ligt.”

Over de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging vooraf
Onlangs kondigde de Europese Commissie in Richtsnoeren aan dat een onderhandelingsprocedure zonder aankondiging vooraf mogelijk is, om nog sneller te kunnen inkopen wanneer dat nodig is. Maar hoe weet je nu wanneer je die procedure mag toepassen? “De bottom line is dat je geen andere alternatieven hebt.” Als alle andere verkorte procedures geen uitkomst bieden, kun je dus voor deze aanpak kiezen. Het is dan wel zaak die keuze te motiveren. Een aanbestedende dienst moet de motivatie opnemen in het proces verbaal en na de gunning ook publiceren op TenderNed.

Maar ook hier plaatst Lombert een kanttekening. Volgens haar ligt misbruikrisico op de loer. “Deze overeenkomst is puur bedoeld als overbrugging tot je de mogelijkheid hebt een reguliere procedure te voeren waarbij concurrentie plaatsvindt.” Het is dus niet de bedoeling via deze weg een overeenkomst voor jaren af te sluiten.

En die corona-app dan?
Hoe kijkt Lombert in dat licht dan aan tegen de recente aanbesteding van de corona-app door het ministerie van Volksgezondheid? “Ja, wat daar is gebeurd is een beetje gek. Ze zijn eerst begonnen met een marktconsultatie, of eigenlijk een mix van een aanbieding en een marktconsultatie. Want op basis daarvan konden wel direct oplossingen gekozen worden.” De gestelde termijn van vier dagen tot de deadline was wel heel kort. “De wens om het snel te doen werkte uiteindelijk tegen.”

Het ministerie had het ook anders kunnen doen, door zich bijvoorbeeld te laten adviseren door één partij. “Dat is nou juist de mogelijkheid die de dwingende spoed biedt, dat je met één partij kunt onderhandelen. Normaal gesproken zal zo’n adviesopdracht een aanbestedingsplichtige opdracht zijn, maar daarvoor heb je die uitzondering van dwingende spoed.” Met het advies had het ministerie vervolgens de specificaties verder kunnen aanscherpen en een programma van eisen kunnen opstellen.  “Als die partij die geadviseerd heeft ook een partij is die mee wil doen, dan moet je er in het vervolgtraject wel voor zorgen dat er voldoende Level Playing Field is, dus dat die andere partijen dezelfde informatie hebben als die ene partij die geadviseerd heeft.”

Partner van Aanbestedingscafé:

De ingrediënten voor circulair aanbesteden: samenwerking, bewustwording en overtuigingskracht

Meestal bekijken we inkoop vanuit de kant van de inkoper of aanbestedende dienst, maar hoe vergaat het de verkopende partij als die een circulair product aan de man wil brengen? We vroegen het aan marktpartijen die een circulair product op de markt hebben gebracht of verkopen.

Je bent in gesprek met een gemeente die jouw circulaire kantoormeubilair wil afnemen. Maar de financiële systemen ondersteunen alleen een afschrijving op lineaire basis. En daarmee valt een veelbelovende circulaire aanbesteding in het water. Of een opdracht ketst af omdat het de inkopende organisatie te veel geld kostte na te gaan welke kostenbesparing circulair werken op zou leveren.

Het zijn twee opvallende obstakels die Douwe Jan Boersma als circulair ondernemer al tegen is gekomen. OPnieuw! voorziet overheidsinstanties en andere bedrijven onder andere van refurbished of remanufactured kantoormeubilair. Zo verwerkte OPNieuw! Afvalbakken van vliegmaatschappij Corendon tot nieuwe producten en zijn onderdelen van oude NS-sprinters gebruikt voor een meubellijn.

Samenwerken
Volgens Boersma moeten instanties veel meer dan bij de inkoop van lineaire producten, investeren in tijd, geld en samenwerking. Aan die investering ontbreekt het nog weleens. “Men denkt “we gaan even een stuk schrijven, we zetten er een paar juristen op, we huren een bureau in en daarmee hebben we de situatie wel onder controle, maar zo werkt het niet.” Edwin Loman, accountmanager bij Recell, beaamt dat samenwerking extra belangrijk is bij een circulaire aanpak. Dat begint voor hem al bij de productie. Recell maakt van gebruikt wc-papier uit rioolwater cellulose. Dat wordt bijvoorbeeld toegepast in asfalt, om ontmenging van het verse asfalt te voorkomen. “Wij kunnen alleen opschalen als er voldoende vraag is naar ons product, en als er voldoende reststromen beschikbaar zijn.” Partners uit de hele keten zijn nodig om van het product een succes te maken. “En dan moet je kijken hoe je daar samen een gesloten keten kunt maken, dat is natuurlijk het mooist”, zegt Loman.

Zowel Boersma als Loman zien dat de innovatiekracht veelal bij kleine bedrijven vandaan komt. Volgens Boersma zetten grote bedrijven zich graag als circulair en innovatief in de markt, maar hoeven de grootste innovaties daar niet vandaan te komen. Loman: “Ik denk dat de echt interessante innovaties voornamelijk bij kleinere start-ups ontstaan. Grote bedrijven doen wel aan ontwikkeling maar je ziet dat heel veel innovaties bij eenpitters of kleine bedrijven vandaan komen.”

Bewustwording en overtuigingskracht
De bewustwording van de circulaire economie, ondanks impulsen van de Nederlandse overheid en andere initiatieven, is volgens Boersma nog wel onder de maat. “Ik zeg niet dat grote bedrijven geen bewustwording hebben, maar er zijn heel veel overheidsinstellingen waar de bewustwording laag is.” Er is volgens hem vaak onduidelijkheid over de definitie van circulariteit. Veel mensen denken dat het hergebruik van materialen behelst, maar hij hanteert zelf een veel breder begrip. Het sociale aspect bijvoorbeeld, maar ook verder kijken dan alleen CO2-impact.

Bij de levering van FSC-hout aan overheidsprojecten merkt Ellard Schutte dat de wil er zeker is. Hij is, commercieel medewerker bij Wijma, leverancier van hardhout. Wijma zit regelmatig aan tafel bij aanbestedingen voor gww-projecten van Rijkswaterstaat. In zijn ervaring kiest de overheid nagenoeg altijd voor een duurzaam product, ook al is dat duurder dan niet gecertificeerd hout. “De Nederlandse overheid is daar heel erg streng in. Maar in het buitenland merk je dat dat minder leeft. In Nederland stimuleren ze juist een verantwoord, duurzaam product, waar in het buitenland de prijs vaker een argument is.”

Schutte merkt dat ‘circulair’ een steeds belangrijker thema wordt bij de verkoop van bouwmaterialen. De vraag neemt vooralsnog niet toe, maar er de concurrentie op de markt voor circulaire materialen groeit. Andere branches springen maar al te graag in op de circulaire trend. “Vroeger was er een beperkt aantal producten, maar op dit moment maakt composiet bijvoorbeeld echt een opmars. Producenten hameren graag op het circulaire aspect, terwijl het CO2– technisch helemaal niet zo milieuvriendelijk is.”

Die ontwikkeling leidt er ook toe dat er meer overtuigingskracht nodig is om producten aan de man te brengen bij een (circulaire) opdracht. “Wij merken vooral dat de overtuigingskracht voor je product groter moet zijn omdat de concurrentie groter is. En soms is het lastig om het prijsverschil uit te leggen tussen de duurzame keuze en de iets minder duurzame keuze.” Ook Loman merkt dat. “Mensen komen niet aanwaaien en zeggen, doe me maar wat. Er is wel interesse, maar het gaat niet over één nacht ijs.”

Is Nederland circulair in 2050?
Over de doelen van de Nederlandse overheid is hij ook stellig. In zijn ogen is het niet verstandig van nul naar honderd te willen gaan. “Stel gewoon doelen, realistisch.” Hij geeft nog een voorbeeld: “Een overheidsaanbesteding waar wij zijdelings bij betrokken waren is uitgegeven en toen weer teruggetrokken omdat die niet realistisch was. Daarin vroegen ze of wij konden herstofferen zonder nietjes. Dat is op zich geen probleem, dat is technisch mogelijk. Maar er wordt niets over het esthetische gedeelte gezegd. Want als je herstoffeert zonder nietjes kun je de stof lang niet zo straktrekken, dus heb je meer kans op plooien. Dus ik merk wel dat er veel theoretici aan het woord zijn die nooit bij ons zijn geweest om te kijken hoe het werkt in de praktijk.”

Boersma blijft ondanks de uitdagingen optimistisch: “Je moet een paar mensen hebben die zeggen: we willen dit gewoon. Er zijn mensen die heel graag willen, ook bij overheidsinstellingen. Die gaan er echt voor.”

Ook Loman denkt dat de gestelde doelen behoorlijk ambitieus zijn. Hóe die te behalen resultaten meetbaar gemaakt moeten worden, is de volgende vraag.

Partner van Aanbestedingscafé:

Als het aan de EU ligt: Circulair aanbesteden minder vrijblijvend

Niet alleen de Nederlandse overheid geeft impulsen om circulair inkopen en aanbesteden te stimuleren. Ook de EU zet stappen richting een circulaire economie. In 2015 presenteerde Europa al een eerste actieplan. Deze maand kondigde de EU een nieuw actieplan voor een Europese circulaire economie aan, met de titel “Voor een schoner en concurrerender Europa.”

In dit plan staan 35 aanvullende maatregelen om een Europese circulaire economie te bevorderen. Het meest opvallend? Circulair aanbesteden wordt minder vrijblijvend. De EU wil targets en rapportages introduceren om circulair inkopen verder te stimuleren.

Net als Nederland ziet ook de EU het belang in van circulariteit. In 2050 moet elke lidstaat klimaatneutraal zijn en moet de EU gezamenlijk komen tot een CO2-uitstoot van nul. De Europese Commissie kwam in 2015 al met een actieplan getiteld “Closing the loop – An EU action plan for the circular economy”. Hierin waren 54 maatregelen te vinden die een circulaire economie in de EU moesten bevorderen. Het ging onder andere over het tegengaan van het dumpen van plastic in zeeën, maar ook het aanpakken van onechte ‘groene’ claims en afvalmanagement. Het verbod op wegwerpplastic dat in 2021 ingaat is bijvoorbeeld een resultaat van het eerste actieplan.

Nieuwe maatregelen
Nu komt er een set nieuwe maatregelen bij in de vorm van een aanvullend actieplan. Jos Pees, adviseur Duurzaamheid bij Kenniscentrum Europa decentraal, vertelt dat circulariteit voor het eerst groot op de Europese agenda kwam met het vorige actieplan. “In het eerste plan uit 2015 lag de nadruk vooral op maatregelen die zich richtten op de laatste fase van een productcyclus, de afvalfase. Het nieuwe actieplan vormt de volgende stap, waarbij er meer aandacht is voor het proces hoger in de productieketen.” Ecodesign, noemt men dat. Pees: “Op het moment dat je afval hebt met veel vervuilende stoffen kun je dat niet handmatig inzamelen of hergebruiken.” Door vroeger in een productieketen te letten op het gebruik van grondstoffen met het oog op hergebruik, is het later eenvoudiger producten te recyclen.

“Daarnaast stond het voorgaande actieplan meer op zichzelf. Circulaire economie is een breed onderwerp en dit nieuwe actieplan wordt echt als een integraal deel van de Green Deal gepresenteerd. Het is één van de onderdelen om tot een klimaatneutraal beleid te komen”, zegt hij.

Voor een schoner en concurrerender Europa
In het nieuwe actieplan zijn 35 aanvullende maatregelen te vinden die tussen 2020 en 2023 in moeten gaan. Nieuw is onder andere de wet- en regelgeving voor consumenten. De EU wil dat consumenten meer slagkracht krijgen op het gebied van circulariteit. Zo komt er recht op reparatie voor consumenten die goederen hebben gekocht en moeten consumenten betere toegang krijgen tot informatie over circulariteit. Daarnaast worden er meer sectoren dan voorheen betrokken in dit actieplan, waaronder de ICT, de elektronica-, vervoer- en textielsector. Er komt meer aandacht voor de risico’s van microplastics, materiaalefficiëntie in de bouw moet omhoog en LCA’s worden opgenomen in openbare aanbestedingen. Ook moet stedelijk afval in 2030 gehalveerd zijn en moet er een EU-breed afvalscheidingsbeleid komen.

Targets en rapportages
In het vorige plan gaf de EU al een voorzet voor groene criteria die decentrale overheden konden gebruiken als ze circulair wilden inkopen of aanbesteden. In het nieuwe plan wil men een stap verder gaan. Zo moet er een target komen voor het aantal groene overheidsopdrachten dat overheden geven en wil de Europese Commissie dat hierover wordt gerapporteerd. Circulair aanbesteden wordt minder vrijblijvend. Pees vindt het een interessante maatregel. “Als je criteria voor minimale groene overheidsopdrachten gaat instellen voor meer sectoren kan dat zeker zoden aan de dijk zetten. Het opstellen van rapportages brengt mogelijk wel administratieve lasten met zich mee voor ambtenaren.” Het is op dit moment nog niet bekend hoe die rapportages precies opgezet moeten worden.

Implementeren kost tijd
“Het is lastig om op dit moment te meten wat de effecten zijn van de maatregelen die uit het vorige actieplan zijn voortgekomen”, zegt Pees. “Neem het afvalpakket dat in 2015 is geïntroduceerd. De wijziging van de richtlijnen is pas in 2018 aangenomen en krijgt dit jaar pas vorm in nationale wetgeving. Veel van die doelen – als je spreekt van recyclen van stedelijk afval of gescheiden inzamelen – gaan pas in voor 2030 of 2035. Dus dat duurt even voor dat je dat daadwerkelijk kunt meten.” Alles wat al wel meetbaar is, wordt vastgelegd in Eurostat. Waarom komt er dan nu toch een nieuw actieplan? “Bij beleid op duurzame onderwerpen is er steeds sprake van een voortschrijdend inzicht. Het moet steeds beter. Na dit actieplan zul je weer een volgende stap zien. Als we 100% circulair zijn, zijn we klaar, daarvoor niet”, zegt hij.

Nederland loopt voorop
Nederland is volgens Pees al een heel eind op het gebied van circulariteit. De Nederlandse overheid stelde eerder doelen op voor een circulaire economie dan de EU. “De doelstellingen die wij neerzetten, zoals Nederland circulair in 2050, die gaan verder dan wat er op Europees niveau is afgesproken. Op het gebied van circulariteit lopen wij zeker voor. In tegenstelling tot hernieuwbare energie, daarin zijn we niet per se het beste jongetje van de klas”, zegt Pees.

Economische belangen
In dit nieuwe actieplan gaat het niet alleen om het klimaat. Het draait ook om economische belangen. Men schat in dat een groeiende circulaire economie het Europese BBP kan doen groeien met een half procent en dat er 700.000 banen in Europa bij kunnen komen door het stimuleren van een circulaire economie. Het gebruik van circulaire materialen zou volgens de Europese Commissie bovendien de kosten voor productiebedrijven moeten terugdringen, waardoor die een betere positie op de wereldmarkt krijgen. Dus moet het actieplan niet alleen de weg wijzen naar een schoner, maar ook naar een concurrerender Europa.

Partner van Aanbestedingscafé:

"Circulair kantoormeubilair inkopen is ingewikkelder dan je denkt”

Je zult als inkoper maar willen starten met circulair aanbesteden zonder dat je organisatie daar ervaring mee heeft. Want, je moet toch voldoen aan de doelstelling van de overheid? Waar begin je dan? En hoe krijg je je innovatieve, duurzame product als ondernemer verkocht aan een overheidsinstantie? Expertisecentrum Aanbesteden PIANOo biedt inkopende overheden hulp. In gesprek met Sara Rademaker, adviseur Maatschappelijk Verantwoord Inkopen bij PIANOo.


Met wat voor vragen over circulair aanbesteden kloppen partijen bij jullie aan?
“Gemiddeld krijg ik zo’n één á twee vragen per week binnen die over circulair aanbesteden gaan. Die komen meestal van decentrale overheden maar soms ook van marktpartijen. Sommige mensen willen gewoon aan de slag en zoeken goede voorbeelden, dus die helpen we door ze in contact te brengen met andere aanbestedende diensten waarvan je weet dat zij eenzelfde aanbesteding al hebben gedaan. Of ik zoek een praktijkvoorbeeld dat we al hebben gepubliceerd. Meestal zijn mensen op zoek naar ideeën en inspiratie, die willen aan de slag met circulaire koffieautomaten of kantoorartikelen. En we ondervangen veel vragen door conferenties te organiseren en handreikingen te maken, zoals de handreiking Milieu Kosten Indicator (MKI). Maar, uiteindelijk ben je wel afhankelijk van gemotiveerde mensen die ermee aan de slag gaan en niet alleen van de hoeveel kennis die er op de plank ligt.”

En die marktpartijen, waarover benaderen die jullie?
“Laatst kregen we bijvoorbeeld een vraag van een ondernemer die een innovatief product had ontwikkeld, maar het niet verkocht kreeg. Dan zeggen mensen: “Maar de overheid wil toch circulair inkopen? Waarom kopen jullie mijn product niet?” Dat soort vragen krijgen we ook wel eens. Want dan ligt er een mooi product, maar wie moet daar dan de opdrachtgever voor zijn? Daar lopen marktpartijen tegenaan.” Voor deze ondernemingen maken we nu samen met het Versnellingshuis een brochure over inkopen en aanbesteden voor ondernemers.”

Circulair aanbesteden is een vorm van aanbesteden die volop in ontwikkeling is. Hoe gaan jullie daarmee om?
“Ik begon in 2015 met dit onderwerp en ik zie dat het enorm gegroeid is, dat er steeds meer partijen mee bezig zijn. Maar goed, voor iedere organisatie is zo’n eerste project weer een pilot. Ook al hebben tig andere partijen meegedaan, voor hen zelf is het weer een pilot. Er zijn dus starters en koplopers op dat vlak. Partijen zoals gemeente Wageningen doen dit al jaren. Die zoeken naar verdieping. De starters vragen zich af: “Hoe ga ik beginnen en hoe voorkom ik de fouten die een ander al gemaakt heeft?” Dus proberen wij ook in ons kennisaanbod te differentiëren. Voor starters bieden we instaptrainingen, een online wegwijzer circulair inkopen. En voor gevorderden hebben we de Green Deal, Buyer Groups en de Circulair Inkopen Academie.”   

“En het komt aan op goed opdrachtgeverschap. Je moet een inkoper niet opzadelen met allerlei beleidsdoelstellingen maar ervoor zorgen dat zoiets in de organisatie verankerd wordt, waarbij de inkoper kan ondersteunen. Zo voorkom je dat de inkoper een projectleider ervan moet overtuigen dat er circulair ingekocht moet worden.”

Inkopers weten jullie als expertisecentrum voor aanbesteden wel te vinden, maar lukt het jullie dan ook de rest van zo’n organisatie te bereiken?
“Het standaard publiek van PIANOo bestaat inderdaad uit inkopers. Dat is geleidelijk uitgebreid met beleidsmedewerkers Duurzaamheid. Die komen vaak ook uit bij inkoop als een belangrijke hefboom, en sommige organisaties hebben een adviseur Duurzame inkoop. Die weten zo’n MVI congres ook wel te vinden. Bij de Circulair Inkopen Academy stellen we als vereiste dat één deelnemer inkoper is en iemand meeneemt die projectleider, duurzaamheidsmedewerker of contractmanager is, zodat je verschillende stakeholders direct kunt betrekken. En een merendeel doet nu ook gewoon een pilot tijdens die opleiding, dus dat werkt goed. Een voorwaarde voor deelname is daarbij dat de organisatie een circulair inkooptraject doet tijdens de opleiding, en dat werkt erg goed.”

Naast de Circulair Inkopen Academy organiseerden jullie de voorgaande jaren Leernetwerken en nu starten jullie met buyer groups. Wat willen jullie daarmee bereiken?
“De Leernetwerken waren erg gericht op het uitwisselen van kennis, vooral op het gebied van klimaatneutraal en circulair inkopen binnen een bepaalde productgroep. Met de buyer groups willen we een stap verder gaan. Dat inkopers echt gezamenlijk de markt gaan benaderen en aanbestedingsstrategieën uitwerken, en daarna ook daadwerkelijk gaan aanbesteden. Het gaat dan in beginsel om individuele aanbestedingen. Gezamenlijk aanbesteden blijkt in de praktijk vaak best lastig. Het moet bijvoorbeeld maar net passen in de aanbestedingskalender.  Maar gezamenlijk, volgens een bepaalde lijn iets in de markt zetten, is wel belangrijk. Zo kunnen we meer schaal creëren voor marktpartijen. Een veel gehoorde klacht van marktpartijen is dat opdrachtgevers niet voor één lijn kiezen. Als ze dat wel zouden doen, kunnen marktpartijen gerichter gaan investeren.”

“Neem bijvoorbeeld het toepassen van zo’n MKI als meetmethode, dat vergt van partijen dat zij investeren in het maken van Life Cycle Analyses van hun producten. Over het algemeen vinden marktpartijen het alleen maar fijn als opdrachtgevers een keuze maken, dan is het voor hen ook duidelijk wat zij in kunnen investeren en in die zin willen we daar met die buyer groups aan bij te dragen. En dit is niet vrijblijvend. Neemt een overheid deel aan een buyer group, dan dient hij de uitkomsten binnen 2 jaar te laten landen in de aanbestedingspraktijk.” 

Is de ene branche ook verder dan de andere, wat betreft circulair inkopen en aanbesteden?
“Veel partijen die aan de slag gaan met circulair inkopen, starten met kantoormeubilair. Daarin is al veel ervaring opgedaan, dus dat lijkt relatief simpel. Het goed uitvoeren van zo’n contract binnen je organisatie is alleen best ingewikkeld. Je moet weten wat je hebt staan aan inventaris, welk deel je wilt laten refurbishen en wat je communiceert richting personeel. Vertel je dat zij op tweedehands stoelen zitten, of niet? Dat is complexer dan veel mensen denken, maar er wordt wel veel ervaring in op gedaan.”

“Dat geldt ook voor de grond-, weg- en waterbouw. Er kan heel veel en er worden heel mooie projecten gedaan, met asfalt waarin wc-papier is verwerkt, met biobased materialen of ‘gewoon’ asfalt met een hoog percentage gerecyclede materialen. Daar gaat het ook wel alle kanten op, er is nog niet één lijn. Die sectoren kunnen wel lokaal werken, dat is een voordeel. Er zijn grote productiebedrijven in Nederland waardoor je de keten snel in beeld hebt. Wat betreft ICT is dat écht ingewikkeld. Een gemeente bestelt vierhonderd laptops, maar een grote fabrikant in China gaat echt niet zijn productieproces aanpassen voor dat aantal laptops. En door een grote (Europese) buyer group te vormen kun je mogelijk wél verandering bewerkstelligen, ook in complexe ketens.”

Partner van Aanbestedingscafé:

Aanbesteden met slimme mix van specialisten

Ton Lammers

Inkoopspecialist ICT – Belastingdienst

Het Douane Laboratorium in Amsterdam doet onderzoek voor de Douane, een onderdeel van de Belastingdienst. Als het systeem voor het vastleggen van de onderzoeksresultaten aan vervanging toe is, pakt inkoopspecialist Ton Lammers de aanbesteding op. De kracht van dit inkooptraject? ‘De gedegen voorbereiding en een aanbestedingsteam dat van alle markten thuis is.’

Samenstelling van producten
Is dit vruchtensap, nectar of limonade? Een belangrijke vraag voor de Douane, want de samenstelling van een product bepaalt welke douanewetgeving van toepassing is. Voor chemisch onderzoek naar producten schakelt de Douane het Douane Laboratorium in. Het lab doet 15.000 tot 20.000 onderzoeken per jaar waarbij gegevens van meer dan 100.000 analyses worden ingevoerd. De resultaten die uit het onderzoek komen, worden vastgelegd in een Laboratorium Informatie Management Systeem (LIMS). Na jarenlange trouwe dienst is het systeem van het lab hard aan vervanging toe. Het is verouderd, vernieuwingen zijn niet goed toe te passen en er is te veel onderhoud nodig. Bij het Inkoopuitvoeringscentrum (IUC) in Apeldoorn dat de ICT van de Belastingdienst inkoopt, komt de vraag binnen om het LIMS te vervangen.

Multidisciplinair aanbestedingsteam
Inkoopspecialist Ton Lammers gaat aan de slag met een marktanalyse om geschikte marktpartijen in kaart te brengen. Daarnaast worden de specificaties opgesteld. ‘Bewust hebben we gekozen voor een multidisciplinair aanbestedingsteam. Met een mix van specialisten: IT-architecten, gebruikers, technisch consultants, juristen, economen en natuurlijk inkoopspecialisten. Samen zijn we gaan brainstormen. Wat is de bestaande situatie? Waar lopen we tegenaan? Welke functionaliteiten missen we? We wilden bijvoorbeeld naar een web based applicatie en een mobiele toepassing.’

 

‘Aanvankelijk vroegen we inschrijvers om gebruiksvriendelijkheid op papier aan te tonen. Maar we wilden meer bewijs’

 

Gebruiksvriendelijkheid staat voorop
De zoektocht naar een leverancier begint. Gevraagd wordt om een nieuw LIMS te leveren en te implementeren, inclusief beheer, onderhoud en het instrueren van de gebruikers van het systeem. Ton: ‘We hebben ruim de tijd genomen om de markt mee te laten denken over de technische mogelijkheden. De eisen werden daardoor steeds verfijnder.’ Volgende stap is het bepalen van de gunningscriteria. ‘Uiteindelijk zijn dat er zes geworden. Je vraagt bijvoorbeeld naar wat de applicatie technisch kan en naar de gebruiksvriendelijkheid. Aanvankelijk vroegen we de inschrijvers om dit op papier aan te tonen. Maar we wilden meer bewijs.’

Demonstratie in het lab
Het aanbestedingsteam besluit een zogenaamde use case, ofwel een beschrijving van het gedrag van het systeem, samen met de medewerkers van het laboratorium op te stellen. Zo kun je nagaan hoe het systeem in de praktijk werkt. Leveranciers moesten in een simulatie laten zien hoe dit voor hun voorstel zou uitpakken. Ton: ‘De leveranciers van de twee best beoordeelde inschrijvingen hebben we uitgenodigd om een demonstratie te geven. We wilden graag met eigen ogen zien hoe de applicatie werkt. Deze werkwijze is misschien arbeidsintensief, maar het was voor ons wel de moeite waard. Zo kregen we echt een goed beeld van de realiteit.’

Langlopend contract
Met de winnende partij is een contract voor vijf jaar gesloten met een mogelijke verlenging van tien jaar. Ton: ‘Omdat we met dit nieuwe systeem lang vooruit willen, hebben we voor zo’n lange termijn gekozen. De implementatie vergt heel wat. Je past namelijk toch processen in de organisatie aan om de applicatie goed te kunnen gebruiken.’ De winnende partij is een nieuwe speler op de markt. ‘Er zijn best veel spelers op de markt, ook de grote ICT-reuzen leveren dit soort toepassingen. Wij hebben een leverancier geselecteerd die zich echt heeft gespecialiseerd in laboratoriumapplicaties. Een jonge partij met de bijbehorende kenmerken: vlot en bereikbaar via korte lijntjes.’

Extra werk door Brexit
Voor de implementatie is gerekend op een jaar. Ton: ‘Dit doen we stapsgewijs. Het Douane Laboratorium kan het werk niet even een week stilleggen. We kunnen dus niet in één keer om. De leverancier sluit daarom stap voor stap een onderdeel aan.’ Het huidige systeem blijft zo lang als nodig in de lucht en wordt geleidelijk afgebouwd. Rond de zomer van 2020 zal het nieuwe LIMS helemaal werken. Wat is de impact daarvan? Ton: ‘Dan werken de laboranten met een veel moderner en flexibeler systeem. Ze kunnen veel eenvoudiger onderzoeksprocessen doorlopen en monsters analyseren. Met de Brexit komt er extra veel werk op het Douane Laboratorium af. Het lab moet de invoer van een van onze grootste handelspartners gaan controleren, wat kan leiden tot twintig procent meer workload. Deze applicatie zal daarbij enorm ondersteunen.’

Denken vanuit een ideaal
Ton kijkt met plezier terug op een goed verlopen aanbesteding. Wel had de doorlooptijd wat hem betreft wat korter gemogen: ‘Maar we wilden er zeker van zijn dat de eisen klopten. Toen we dit op orde hadden, waren we ook echt tevreden.’ En wat was vooral de kracht van dit traject? ‘De samenwerking in het multidisciplinaire team sprong eruit voor mij. Iedereen bracht kennis in en iedereen was betrokken. Die mix van expertise heeft enorm bijgedragen aan het eindresultaat. De mensen die met het LIMS werken hebben meegedacht over de wensen. De IT-architect maakte vervolgens de vertaalslag naar de ICT-specificaties. Hij haalde de medewerkers echt uit hun comfortzone. Met effect. Als je een systeem lange tijd gebruikt, zie je soms niet meer wat je mist. Ze moesten leren om niet vanuit het huidige systeem te denken, maar vanuit een ideaal.’

Meld je aan voor meer informatie over Inkoop bij de Rijksoverheid

Partner van Aanbestedingscafé:

De uitdagingen van circulair aanbesteden

Circulair aanbesteden. Een mooi begrip, maar ook een abstract begrip. Welke uitdagingen zitten er eigenlijk aan circulair aanbesteden? Hoe schrijf je nu een goede circulaire aanbesteding uit? En hoe maak je die concreet genoeg, zodat de inschrijvende partij er mee aan de slag kan en de opdracht tot het gewenste resultaat leidt? Om dat uit te zoeken spraken we met drie ervaringsdeskundigen op het gebied van circulair aanbesteden.

Circulaire verkeersborden voor een aantal gemeenten in Noord-Holland. Bij een dergelijke aanbesteding zit senior consultant Koen Spekreijse van Significant Synergy aan tafel. Verkeersborden van bamboe of andere duurzame materialen zijn allang geen verre toekomstdroom meer. Maar, dat stelt betrokken partijen ook voor nieuwe vragen en uitdagingen.

Circulair inkopen hoeft bijvoorbeeld niet altijd te leiden tot een duurzame oplossing. “Circulariteit bijt soms andere doelstellingen op het gebied van duurzaamheid. Iets kan heel circulair zijn maar is dan weer niet klimaatgericht. Je kunt het geheel aan impact onvoldoende overzien. Op heel veel producten kan het wel. In de bouw calculeert men allerlei waarden op materialen, met materiaalpaspoorten zodat je de herkomst kunt herleiden. Maar voor een hele hoop producten is dat er nog niet.”

Wat verstaan we onder circulair?
Jaco Poppe, directeur van ingenieursbureau BOOT, ziet dat het niet altijd duidelijk is wat men precies onder ‘circulair’ verstaat. BOOT is onder andere betrokken bij circulaire sloopprojecten. “Het is de kunst om de aannemer de ruimte te geven om zelf ook zijn duurzame werkwijze te kunnen inzetten. Daar moet je hem op uitdagen. Daar heb je wel beoordelingssystematiek voor nodig. En dat betekent dat je de juiste vragen moet stellen. Voor ons is het belangrijk te weten: hoe ga je duurzaam slopen en wat versta je daar dan onder?” Uitvragen wat nodig is en de invulling overlaten aan de markt, wordt volgens hem steeds belangrijker.

Spekreijse onderschrijft dat. Volgens hem weet de leverancier vaak beter hoe zij een probleem circulair kunnen oplossen dan de inkopende partij. “Het is dan een uitdaging om het voorschrijven van de oplossing los te laten en de specificatie zo functioneel mogelijk te maken.”

Kansen
Volgens Poppe zijn er ook mogelijkheden, los van kosten die uitgedrukt worden in euro’s. Door bijvoorbeeld naar de milieuwaarde en CO2-beprijzing te kijken. Poppe: “Die kun je zeker meenemen, of kijken naar de Milieu Kosten Indicator (MKI). Op die manier zijn er verschillende mogelijkheden, als iemand een aanbieding heeft met minder CO2-uitstoot telt dat ook mee in de weging. Maar dan moet de inschrijvende partij dat ook kunnen aantonen, hij moet het wel waarmaken.”

In sommige sectoren kunnen die indicatoren goed gemeten en berekend worden. Met DuboCalc bijvoorbeeld, in de bouw. Volgens Spekreijse wordt het lastiger als je dat soort tools niet tot je beschikking hebt, maar niet onmogelijk. “Dan helpt het bijvoorbeeld om de 10-R-methode te gebruiken. Daarnaast werken we bij Significant met de radarmethode. Die zegt dat het hebben van een Life Cycle Analyse (LCA) en MKI een stuk bewijslast vormt. Het hebben van die bewijslast is dan al een criterium. Daarmee blijf je weg van de inhoud, en focus je veel meer op het proces. Je vertrouwt erop dat het proces de circulaire oplossing brengt.”

Opportunisme
Over dat waarmaken heeft Poppe nog wel een aanbeveling. “Je moet wel zorgen dat er een boetebeding in het contract komt, anders heb je kans dat je pootje gelicht wordt.” Hij maakt het regelmatig mee dat een partij zich met mooie beloften en een lage prijs inschrijft, maar het vervolgens niet waarmaakt. “Dat is vervelend, want dan ben je duurzaam aan het aanbesteden en het gros gaat er heel serieus mee om maar een paar hebben er dan geen zin in en komen er gewoon mee weg.”

Ook politieke agenda’s werken circulair aanbesteden volgens Spekreijse soms tegen. Gemeenten zwakken circulaire ambitie in aanbestedingen soms bewust af, omdat de vorige bijvoorbeeld tegenvallend financieel resultaat laat zien. Gemeenten gaan het risico van een verdere kostenstijging dan uit de weg. Het politieke belang en aankomende verkiezingen gaan dan een rol spelen.

Kleine ondernemers
De schaal waarop circulair ingekocht wordt kan ook een obstakel vormen, zowel voor gemeenten als ondernemers. Voor kleine aannemers kan circulair werken bijvoorbeeld een uitdaging zijn, volgens Poppe. “Je ziet dat kleine aannemers bij gemeenten behoorlijk actief zijn, maar als je dan circulair wilt werken zul je als opdrachtgever echt zelf moeten bedenken hoe je het hebben wilt. Die invulling kun je van zo’n kleine partij eigenlijk gewoon niet verlangen.” Bovendien is er volgens hem weinig ruimte voor extra financiële middelen als er circulair wordt aanbesteed. “Er is geen ruimte om als aannemer 10.000 euro meer te vragen. De concurrentie doet dat ook niet, dus een lage prijs blijft belangrijk.”

‘Superambitieus ‘
Zijn met al deze uitdagingen de gestelde doelen wel haalbaar? “Die doelen zijn superambitieus.”, zegt Poppe. “Waar je tegenaan loopt is dat je in Nederland niet eens voldoende grondstoffen hebt om compleet circulair te worden. De vraag naar grondstoffen is vele malen hoger dan dat er op dit moment aan circulair materiaal vrijkomt. We hebben meer nodig dan er beschikbaar is, en wat er is, wordt heel vaak nog niet circulair ingezet.”

Spekreijse vestigt zijn hoop op technologische ontwikkelingen: “Ik heb mijn twijfels, over de haalbaarheid en objectiveerbaarheid. Ik denk dat technologie zoals die van de blockchain, echt nodig is om dit op een objectieve manier te kunnen verantwoorden.”

De komende weken belichten we steeds een ander aspect van circulair aanbesteden. Bent u betrokken bij circulaire aanbestedingen en wilt u uw ervaringen, kennis of mening delen? Mail dan naar redactie@aanbestedingscafé.nl!

Partner van Aanbestedingscafé:

Circulair aanbesteden: impulsen van de overheid

In 2016 lanceerde de overheid het rijksbrede programma ‘Circulaire economie’, met een zeer ambitieuze doelstelling: een volledig circulaire economie in 2050. Door in te zetten op circulair hoopt de overheid klimaatverandering tegen te gaan. In 2030 moet het verbruik van metalen, fossiele brandstoffen en mineralen al met de helft zijn afgenomen. Welke impulsen geeft het Rijk aan de markt om dat te bewerkstelligen, specifiek op het gebied van circulair aanbesteden? Wat is er tot nu toe al gedaan? En wat staat er nog op de rol? Daar gaan we in dit artikel dieper op in.

Klimaatenveloppe
Initiatieven die vanuit de overheid bij moeten dragen aan een circulaire economie worden bekostigd uit de zogeheten ‘Klimaatenveloppe’. Die enveloppe bevat 300 miljoen euro die de regering jaarlijks – tot en met 2030 – reserveert voor aan klimaat verwante uitgaven. De overheid erkent daarbij het belang van circulair inkopen en aanbesteden voor een positieve impact op het klimaat.

Door zelf circulair te gaan inkopen en aanbesteden wil het Rijk samen met alle overheden al in 2021 1 megaton CO2 besparen. In 2023 moeten tien inkooplijnen van het Rijk circulair zijn. In de Klimaatenvelop voor 2019 werd daarom 7,5 miljoen euro gereserveerd voor het stimuleren van circulair inkopen. Voor 2020 maakt het kabinet nog eens 80 miljoen euro vrij, specifiek om circulaire projecten in de weg- en waterbouw die CO2-reductie opleveren, te stimuleren.

In het Uitvoeringsprogramma Circulaire Economie 2019-2023 is dan ook te lezen: “Met circulair beheer en aanbesteden kunnen zij een voorbeeldrol vervullen richting andere vastgoedeigenaren en opdrachtgevers. Dat geeft een positieve impuls aan de markt.” Dat betekent dat ook leveranciers mee zullen moeten bewegen als zij willen leveren aan de overheid. Het gaat niet langer alleen om (de laagste) prijs, maar ook om hergebruik van grondstoffen en het realiseren van een circulair ontwerp. Daarnaast is het ook de uitdaging voor de opdrachtgever de eisen op het gebied van circulariteit goed te verwoorden.

Leernetwerken
De overheid stelt niet alleen geld beschikbaar maar stimuleert ook het delen van kennis. In 2018 en 2019 organiseerde Rijkswaterstaat leernetwerken. Tijdens deze bijeenkomsten konden deelnemers ervaringen op het gebied van circulair inkopen en aanbesteden uitwisselen. De leernetwerken werden georganiseerd per sector, waaronder de Bouw, Energie, maar ook Catering en Hout. Daarnaast konden aanbestedende diensten in 2019 subsidie aanvragen voor het inwinnen van extern advies over maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI), onder de Subsidieregeling advies bij klimaatneutraal en circulair inkopen.

Experimenteren met CO2-schaduwbeprijzing
Het inzetten van CO2-schaduwbeprijzing is één van de instrumenten waarmee het kabinet hoopt 1 megaton CO2 minder uitstoot te realiseren bij de eigen inkoop. Het beprijzen van COvoor de energiesector is in 2017 al opgenomen in het huidige regeerakkoord, waarin staat dat CO2-beprijzing moet worden ingezet om klimaatverandering in de toekomst tegen te gaan. Door de fictieve waarde van de belasting van CO2-uitstoot mee te nemen bij een aanbesteding (zonder dat daar echte geldstromen aan vast zitten), kan de milieubelasting van een aanbieding hoger of lager uitvallen. Door een waarde voor broeikasgassen mee te nemen in inkoopprocessen, kan interne CO2-beprijzing gebruikt worden om te sturen op klimaatgericht en maatschappelijk verantwoord inkopen. Op dit moment wordt dit toegepast bij projecten in de grond-, weg- en waterbouw (gww). CO2-uitstoot vormt dan een onderdeel van de milieukostenindicator (MKI). Bij een lage CO2-belasting ontstaat een milieuvoordeel, dat wordt omgezet in een financieel gunningsvoordeel. Een inschrijving met een lage CO2-belasting kan dus leiden tot een lagere inschrijving, waardoor de kans om te winnen toeneemt.

Bij de aanbesteding van grote gww-projecten gebruikt Rijkswaterstaat al een maatschappelijke kosten- en batenanalyse (MKBA), waarin de CO2-schaduwprijs is opgenomen. In de toekomst moet dat ook voor kleinere aanbestedingen gaan gebeuren. Uiteindelijk is het de bedoeling dat een aantal onderdelen van de overheid al voor 2050 volledig circulair werken, zoals de Waterschappen. Dit overheidsorgaan moet in 2030 al volledig circulair aanbesteden.

Buyer groups
Het spreekt vanzelf dat ook in 2020 nieuwe initiatieven opduiken, wil men de gestelde doelen voor 2023, 2030 en 2050 halen. Zo worden er op dit moment vanuit het Rijk, IPO, VNG en UWV zogeheten ‘buyer groups’ opgezet, die voortbouwen ‘op de inzichten van afgelopen jaar rondom CO2-beprijzing’, net als de leernetwerken van 2018 en 2019. De buyer groups bestaan uit initiators en deelnemers. De initiators stellen een markt- en strategievisie op die vervolgens in de praktijk wordt gebracht. Deelnemers kunnen aanhaken en de ontwikkelde concepten in de eigen organisatie toepassen. In de markt- en strategievisie zijn doelen met betrekking tot CO2-reductie en circulariteit opgenomen. De dertien groepen worden op dit moment samengesteld en moeten vanaf 1 juli starten.

Lopende projecten
Als we inzoomen op de grond-, weg- en waterbouw zien we dat Rijkswaterstaat inzet op pilotprojecten, zoals voor circulaire viaducten. Rijkswaterstaat investeert vijf miljoen euro in zogeheten Small Business Innovation Research. Daarbij brengen partijen offertes uit en subsidieert het Rijk deels de ontwikkeling van innovatieve oplossingen. Bij een succesvol pilotproject kan het ontwerp of het product, in dit geval een viaduct, in de markt worden gezet. Rijkswaterstaat kan daarbij optreden als launching customer. Als deze aanpak werkt, volgen SBIR-trajecten voor andere weg- en waterbouwprojecten. Het is één van de manieren waarop de overheid inzet op nog snellere ontwikkeling van circulaire initiatieven.

De komende weken belichten we steeds een ander aspect van circulair aanbesteden. Bent u betrokken bij circulaire aanbestedingen en wilt u uw ervaringen, kennis of mening delen? Mail dan naar redactie@aanbestedingscafé.nl!

Partner van Aanbestedingscafé:

Als inkoper bijdragen aan milieuvriendelijk wc-bezoek

De Rijksoverheid gaat voor een duurzamer Nederland. Daar hoort vanzelfsprekend een milieubewust inkoopbeleid bij, vinden Rozemarijn Everts en Sarah Rose van UBR|HIS van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. En dus pakken zij hun aanbestedingstrajecten duurzaam aan. Zo drogen rijksmedewerkers vanaf volgend jaar hun handen na een toiletbezoek op de meest duurzame manier.

Wat doen jullie bij UBR|HIS?
Sarah: ‘UBR|HIS is het uitvoeringscentrum dat inkoopt voor 6 departementen. Ik ben er projectleider en Rozemarijn senior inkoopadviseur. Als duo trekken we graag rijksbrede, complexe én impactvolle aanbestedingstrajecten naar ons toe. Zoals de aanbesteding voor taxi-, directie- en busvervoer, het project dat we vanaf begin 2019 samen met categorie Vervoer oppakten.’ Rozemarijn: ‘We zagen dat deze aanbesteding eraan kwam en dachten: wij bieden ons aan, als duo. We hadden eerder goed samengewerkt en zagen kansen om hier duurzame doelen aan te verbinden. Leuk is dat er bij UBR|HIS altijd mogelijkheden zijn om projecten die je aanspreken op te pakken.’

Met welke projecten kun je impact maken?
Rozemarijn: ‘Niet alle aanbestedingen zijn geschikt om te koppelen aan duurzame doelen. Duurzaam beleidsonderzoek bijvoorbeeld is lastiger in te kopen dan duurzame bedrijfskleding of catering. Vooral aanbestedingen in de bedrijfsvoering zijn kansrijk en met rijksbrede aanbestedingen kun je al helemaal impact maken.’
De Rijksoverheid is ambitieus. Zo moet in 2050 de energievoorziening bijna helemaal duurzaam zijn. Sarah: ‘We stellen eisen aan de markt die we ook aan onszelf stellen. Inkoop is een belangrijke schakel om deze duurzaamheidsdoelen te behalen. Dat geeft ons een boost. We krijgen meer mensen mee en het belang wordt op hoger ambtelijk niveau erkend.’

‘Wat de Rijksoverheid aan de markt oplegt, moeten we ook aan onszelf opleggen. Inkoop is een belangrijke schakel om deze duurzaamheidsdoelen te behalen’

Sarah Rose

Staat iedereen open voor duurzaam inkopen?
Sarah: ‘We merken dat sommige collega’s nog wat huiverig zijn voor duurzaam aanbesteden. Ook rond de vervoersaanbesteding. Krijgen we wel genoeg inschrijvingen? Wordt zero emissie niet veel te duur? Is het vervoer dan wel van dezelfde kwaliteit? We hebben onze opdrachtgever ervan overtuigd dat zero emissie voor het taxi-, directie- en busvervoer wél mogelijk is. De markt ziet duurzaamheid namelijk helemaal niet als een belemmering. Marktpartijen moeten die transitie naar duurzamer vervoeren toch maken. Als ze een rijksbreed contract kunnen winnen, stimuleer je die omslag alleen maar. We ontvingen veel inschrijvingen, die allemaal voldeden aan onze duurzaamheidseisen.’

Ziet een duurzaam contract er anders uit?
Rozemarijn: ‘Als je duurzaam aanbesteedt, denk je vanuit duurzame doelstellingen en niet vanuit producten. We willen in het vervoerscontract dat de contractant steeds duurzamer vervoert, maar hoe hij dat doet, dat staat hem vrij. Dus komt er tussentijds een betere oplossing, dan mag hij die toepassen. Het contract is voor 8 jaar. Bij de ingang van het contract hoeft de contractant nog niet 100% duurzaamheid te leveren. In 8 jaar tijd, dus tot 2028, groeit hij daarnaartoe. Ook hebben we die langere contractduur ingebouwd om de marktpartij de tijd te geven om de investering terug te verdienen. Al blijkt nu dat duurzaam vervoer helemaal niet duurder hoeft te zijn.’

De snelste manier van aanbesteden is doen wat je altijd deed. Mijn advies is om meer tijd te kopen. Begin liever een jaar te vroeg met de voorbereiding, zodat je echt impact kan maken’

Rozemarijn Everts

Kost de voorbereiding van een duurzaam project meer tijd?
Sarah: ‘Dat kan, maar hoeft niet. Als duurzaam aanbesteden de standaard wordt, gaat het steeds efficiënter. We zijn nu enkele maanden bezig met de voorbereidingen van een aanbesteding voor sanitaire voorzieningen. Denk aan wc-papier, handzeep en droogsystemen. Dat contract gaat pas over een half jaar in. Omdat iedereen binnen het Rijk naar de wc gaat, kun je met duurzame voorzieningen veel impact maken. We namen ruim de tijd om onze eisen te formuleren. We krijgen daarbij advies van een expertisegroep duurzaamheid en experts op het gebied van afvalmanagement, circulariteit en grondstofverwerking. Zij adviseerden bijvoorbeeld een Life Cycle Analysis (LCA).’

Wat is dat?
Rozemarijn: ‘Een LCA toont de levenscyclus van een bepaald product: van grondstof tot aan afbraak. In de analyse vergeleken we 3 producten: de katoenen handdoek, de papierrol en de elektronische handdroger. Als leek kan je denken dat een katoenen handdoek het meest milieuvriendelijk is. Maar het tegendeel is waar. De productie van katoen heeft veel milieu-impact, net als het transport naar de wasserette, de wassingen en vervolgens de afbraak. Uit de analyse kwam dat een blower het meest milieuvriendelijk is. Maar een blower vindt niet iedereen prettig.’

Hoe krijg je medewerkers dan toch mee in jullie keuzes?
Sarah: ‘Dankzij ons onderzoek kunnen we aantonen dat een blower veel milieuvriendelijker is dan een katoenen rol en papier. Over een jaar onderzoeken we wat we nu echt hebben bereikt met duurzame sanitaire voorzieningen. Hoeveel CO2-uitstoot en grondstoffen besparen we nu? Door te laten zien wat je bereikt met duurzaam inkopen, wordt deze werkwijze op den duur vanzelfsprekend.’

Wat adviseren jullie andere inkooporganisaties?
Rozemarijn: ‘Ga het gewoon doen’. Sarah vult aan: ‘Toon een beetje lef en neem de tijd. Aanbesteden is heel time driven. Je hebt te maken met contracten die verlopen. De snelste manier van aanbesteden is doen wat je altijd deed. Mijn advies is om meer tijd te kopen. Begin liever een jaar te vroeg met de voorbereiding, zodat je echt impact kan maken.’ Wc-papier is nu niet bepaald een boeiend product, vervolgt Sarah. ‘En als je dat product op de laagste prijs aanbesteedt, dan is er niets aan. Maar als je duurzaamheid als criterium meeneemt, dan wordt het een hartstikke leuk, leerzaam én impactvol inkoopproces. Ik heb zo veel geleerd, over droogmethoden en katoenvezels bijvoorbeeld. En dankzij die vervoersaanbesteding weet ik alles over duurzame aandrijving.’ 

Meld je aan voor meer informatie over Inkoop bij de Rijksoverheid

Partner van Aanbestedingscafé:

Juridische verankering duurzaamheidseisen vraagt systeemverandering

Er is steeds meer aandacht voor de maatschappelijke potentie van aanbestedingen. In de praktijk lijkt deze echter onvoldoende benut te worden. Zo wordt in Europa nog altijd meer dan 60% van de opdrachten op laagste prijs aanbesteed, en ook in Nederland wordt kwaliteit (en daarmee duurzaamheid) nog te vaak verwaarloosd. Dr. Willem Janssen, universitair onderzoeker en docent Europees en Nederlands aanbestedingsrecht bij het Public Procurement Research Centre van de Universiteit Utrecht, stelt daarom dat we “kritisch moeten nadenken over het juridische systeem dat we nu hebben, dat volledig gericht is op mogelijkheden en gaan naar een systeem dat meer gericht is op verplichtingen.”

Janssen legt uit dat we aanbesteden nu vooral zien als “een middel om een interne markt te creëren en om belastinggeld effectief uit te geven. Aanbestedende diensten zijn gebonden aan procedurele regels op basis van transparantie, gelijkheid en proportionaliteit, maar binnen die regels hebben zij veel keuzeruimte. Individuele aanbestedende diensten mogen per aanbesteding kijken welke keuzes zij willen maken. Als we duurzaamheid belangrijk vinden en als de potentie van instrumentele aanbestedingen echt zo groot is dan zouden we ervoor moeten kiezen om die keuzevrijheid te beperken. Dat zou wel een systeemverandering vereisen. We zouden anders naar het aanbestedingsrecht moeten kijken dan we nu doen.”

Politieke wil
Volgens Janssen is er genoeg juridische ruimte voor een andere blik op het aanbestedingsrecht. “Nederland moet natuurlijk rekening houden met de Europees-rechterlijke kader. Zolang aanpassingen niet leiden tot een beperking van de interne markt lijkt het Europese recht geen remmende rol te spelen. Sterker nog, de Europese Commissie heeft zelf in 2010 voorgesteld om duurzame verplichtingen op te nemen in de huidige aanbestedingsregels. Dat voorstel is destijds neergesabeld door verschillende lidstaten en stakeholders. Het zou geen ruimte geven voor maatwerk. Fundamenteel onderzoek naar het juridische kader, en of dat op Europees of nationaal niveau geïntroduceerd moet worden, is zeker een vereiste om deze stap te kunnen maken.“

Zorgplicht aanbesteders
In Nederland lijkt nu wat politieke wil te ontstaan, stelt Janssen. “GroenLinks heeft recent een motie voorgesteld aan de Tweede Kamer waarin ze stellen dat duurzaamheid altijd een rol moet spelen bij aanbestedingen. Dat begint al een beetje te lijken op een verplichting, al stelt die motie nog niet voor dat gunnen op laagste prijs niet meer mag.” Nederland loopt bovendien ook in juridisch opzicht voor op de rest van Europa. “Artikel 1.4, lid 2 van de Aanbestedingswet vereist dat aanbestedende diensten zo veel mogelijk maatschappelijke waarde voor de publieke middelen moeten creëren. Het probleem is dat dit een onduidelijke en niet effectieve verplichting is. Aanbestedende diensten kunnen er makkelijk omheen. Rechters die bijvoorbeeld moeten bepalen of aanbestedende diensten aan deze zorgplicht hebben voldaan, verwijzen vaak naar het gebruik van gunningscriteria. Wanneer je dus gunt op basis van gunningscriteria, heb je volgens de rechter aan je zorgplicht voldaan. Zo wordt  dit artikel tot symboolwetgeving gepromoveerd.”

Hiërarchie gunningscriteria
Om duurzame aanbestedingseisen in de praktijk juridisch te verankeren zijn dus andere maatregelen nodig. Zo zou je volgens Janssen kunnen werken aan de hiërarchie van gunningscriteria. “Nu stelt de wet dat je een motiveringsverplichting hebt, wanneer je op levenscycluskosten wil gunnen. Dat legt een drempel voor overheden om te gunnen op laagste levenscycluskosten. Terwijl dat volgens mij een hele goede manier is om from cradle to cradle producten te becijferen en op basis daarvan te gunnen. Met de strijd tegen klimaatverandering in je achterhoofd zou je kunnen kiezen om een motiveringsverplichting te eisen wanneer je niet gunt op laagste levenscycluskosten. Je draait daardoor de denkwijze van publieke inkopers om.” 

Sectorspecifieke regulering
Een andere mogelijkheid, stelt Janssen, is om wettelijke verplichtingen aan de producten zelf op te leggen. “Een voorbeeld daarvan op Europees niveau is het Clean Vehicle Directive, een voertuigenrichtlijn waarin, simpel gezegd, staat hoe een aanbestedende dienst moet beoordelen of een voertuig schoon is. Dergelijke sectorspecifieke regulering sluit dan goed aan bij bepaalde producten. Risico is dat zo een lappendeken van regulering ontstaat. Los daarvan, zou je ook kunnen bepalen dat de doelstelling van de aanbestedingsregels is om duurzame producten, diensten en werken in te kopen. Nu is het in Nederland zoeken naar de echte doelstellingen van de Aanbestedingswet. Tot slot zou je stevige targets kunnen introduceren die bepalen welk percentage van de aanbestedingen duurzaam moet zijn. Essentieel is dan de metingsmethode en de sanctie die staat op het niet halen van een target; een stok achter de deur.”

Dubbele bewijslast
Janssen benadrukt dat er dus meerdere manieren zijn om duurzaamheidseisen om een verandering van een systeem van mogelijkheden naar een systeem van verplichtingen teweeg te brengen. Hij stelt wel dat er nog veel onderzoek nodig is naar wat de meeste effectieve manier is. Duidelijk is wel dat zo een verandering gevolgen gaat hebben voor de rol van aanbesteders, inschrijvers en rechters. Hij wijst daarbij naar een advies van de Commissie van Aanbestedingsexperts, ten aanzien van Artikel 1.4, lid 2. “De Commissie concludeerde dat wanneer een inschrijvende partij stelt dat een aanbestedende dienst niet heeft voldaan aan haar zorgplicht, de marktpartij dit moet bewijzen. Vervolgens moet de aanbestedende dienst bewijzen waarom zij wel zoveel mogelijk maatschappelijke waarde voor publieke middelen heeft gecreëerd. Dit zou een mooi startpunt zijn voor de discussie over een nieuw systeem .”

Private handhaving
Met dit advies in handen, zullen nog steeds veel vragen beantwoord moeten worden bij de vormgeving van het nieuwe systeem. “Wat is appellabel? Wat kun je voor de rechter brengen en wat niet? En welk bewijs moet je precies leveren, op basis van welke rechtsgronden op welk moment in de procedure?” Een uitdaging is bovendien dat je marktpartijen zo een belangrijkere rol geeft. Je zet ze aan de ene kant in een positie waarmee ze ervoor kunnen zorgen dat overheden wel duurzaam aanbesteden. Dit is een vorm van private handhaving, waar in andere rechtsgebieden positieve ervaringen mee zijn, maar aan de andere kant beperk je de discretionaire ruimte die overheden hebben om zelf beslissingen te maken. Er bestaat een gevaar dat je het helemaal dicht reguleert, waardoor je helemaal geen ruimte meer hebt voor maatwerk.  Daarnaast, wanneer je rechters wil laten beslissen over dit soort vraagstukken, moet je ze ook voorzien van meer kennis over duurzaamheid of andere beleidsdoelstellingen. Daarom zijn overigens ook de ontwikkelingen in de Urgenda zaak zo interessant. Gaat de rechter op de stoel van de inkoper zitten?”

Professionalisering inkoop
Ondanks deze potentiële dilemma’s vindt Janssen dat het nuttig is om een systeemverandering te verkennen. “We moeten niet zo halsstarrig vasthouden aan het systeem dat we nu hebben. Velen zeggen dat de professionalisering van aanbestedende diensten, ook betekent dat er duurzamer aanbesteed gaat worden. Dat zou goed kunnen, maar waarom zouden we achterblijven met het recht? Klimaatverandering is een urgent probleem en het kan effectief zijn om aanbestedingen een belangrijke rol te laten spelen in de bestrijding van dit probleem. Als juristen zouden we ons continu moeten afvragen: welke rol speelt of zou het recht moeten spelen in deze situatie? Hoe houden we het aanbestedingsrecht toekomst-proof?”

Partner van Aanbestedingscafé:

Als inkoper bijdragen aan milieuvriendelijk wc-bezoek

De Rijksoverheid gaat voor een duurzamer Nederland. Daar hoort vanzelfsprekend een milieubewust inkoopbeleid bij, vinden Rozemarijn Everts en Sarah Rose van UBR|HIS van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties . En dus pakken zij hun aanbestedingstrajecten duurzaam aan. Zo drogen rijksmedewerkers vanaf volgend jaar hun handen na een toiletbezoek op de meest duurzame manier.

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Geef je mening en win €50,-

Deze vragenlijst is opgesteld voor een afstudeeronderzoek over Inkoperscafe.nl. Het invullen van deze vragenlijst duurt ongeveer 3 minuten en is anoniem. Bij de laatste vraag krijgt u de mogelijkheid om uw e-mailadres in te vullen om kans te maken op een waardebon van bol.com t.w.v. €50,-.

Alvast hartelijk dan voor uw deelname!

Partner van Aanbestedingscafé:

Fredo Schotanus over leerstoel Publieke Inkoop: met één been in de academie, met de andere in de praktijk

Als universitair docent aan de Universiteit Twente en adviseur bij Significant Synergy is Fredo Schotanus actief in de inkooppraktijk én onderzoek naar die praktijk. Afgelopen maand maakte Nevi bekend dat Fredo Schotanus de nieuwe leerstoel Publieke Inkoop aan de Universiteit van Utrecht zal gaan bekleden. Voor Aanbestedingscafé een mooie aanleiding om eens van gedachten te wisselen over academisch onderzoek naar inkoop en de relatie met de praktijk.

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Hollands Kroon zet aanbesteding integraal gebouwbeheer uit na marktconsultatie

De gemeente Hollands Kroon is eigenaar van circa 80 panden. Het beheer daarvan is momenteel geregeld via heel veel kleine overeenkomsten met heel veel verschillende partijen. De gemeente is echter op zoek naar een structurele oplossing en is daarom van plan om de volledige verduurzaming, beheer en onderhoud van deze gebouwen aan te besteden en aan één marktpartij te gunnen. Dat besluit is genomen na een uitgebreide marktconsultatie, zo legt inkoopadviseur Thomas Philippo uit.

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Inkooptopper: Johan Stolk

Deze week in de rubriek ‘Inkooptopper’ spreken we onze nieuwe columnist Johan Stolk. We spelen wel een beetje vals, want Johan is officieel helemaal geen inkoper. Hij werkt sinds 1,5 jaar wél in de wereld van aanbestedingen, als analytisch schrijver bij adviesbureau Corus in Groningen. Er zijn al twee columns van Johan verschenen, dus het werd tijd om kennis te maken.

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Pionierend Significant levert in co-creatie met gemeente Hengelo inkoopinnovatie

De ontwikkeling van het inkoopvak betekent voor veel gemeenten dat ze hun inkoopfunctie moeten professionaliseren. Dat betekent onder andere een meer strategische rol van inkoop, met meer aandacht voor rechtmatigheid en doelmatigheid en meer inzicht in de uitgaven. Dat vraagt ook om betere ondersteuning, wat ook kansen biedt voor adviesbureaus om hun portfolio uit te breiden met nieuwe, ‘slimmere’ producten die kunnen bijdragen aan de verdere ontwikkeling van inkoop. Een voorbeeld daarvan is de In-Take app, ontwikkeld in samenwerking tussen Significant en de gemeente Hengelo.

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Schiedam legt nadruk op MVI

De gemeente Schiedam heeft haar inkoop- en aanbestedingsbeleid geactualiseerd om zo meer nadruk te leggen duurzaamheid, innovatie, sociaal ondernemerschap, diversiteit en lokaliteit. De gemeente wil bovendien de markt meer betrekken bij het zoeken naar oplossingen op deze vlakken. Het B&W heeft het nieuwe inkoopbeleid afgestemd met Vlaardingen en Maassluis, waar eveneens maatschappelijk verantwoord ondernemen hoog op de agenda staat.

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Finse lessen over zorginkoop

“We zijn best wel slecht in het afkijken bij onze buren. De decentralisatie is, net als onze zorgwetten, wel enigszins vormgegeven met het oog op het Scandinavische model, maar op het niveau van inkoop hadden onze gemeentes veel meer moeten kijken naar wat er allemaal kan. Dat is volledig gemist. Dat was voor mij ook een reden om dit paper te schrijven.” Aan het woord is Niels Uenk, onderzoeker aan het Public Procurement Research Centre (PPRC). Als onderdeel van zijn proefschrift over gemeentelijke zorginkoop aan de Universiteit Utrecht heeft hij samen met zijn Finse collega Dr. Suvituulia Taponen het paper “Procurement Practices for homecare of Dutch and Finnish municipalities: a country comparison” geschreven.

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Historische schetsen van architecten redden, een monsterklus...

Door het ministerie van Cultuur is elf miljoen euro beschikbaar gesteld voor restauratie en versnelde digitalisering van de architectuurcollectie. De collectie, beheerd door Het Nieuwe Instituut, bestaat uit vier miljoen objecten, onderverdeeld in circa 1,4 miljoen tekeningen, 300.000 foto’s, 70.000 boeken en duizenden maquettes.

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Vakantieleesvoer – deel 5

De vakantie is weer begonnen! Veel inkopers zullen deze zomer genieten van hun welverdiende rust. Natuurlijk is een mooie vakantie niet compleet zonder bijzonder leesvoer. Maar waar moet je beginnen?

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Vakantieleesvoer – deel 4

De vakantie is weer begonnen! Veel inkopers zullen deze zomer genieten van hun welverdiende rust. Natuurlijk is een mooie vakantie niet compleet zonder bijzonder leesvoer. Maar waar moet je beginnen?

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Vakantieleesvoer – deel 3

De vakantie is weer begonnen! Veel inkopers zullen deze zomer genieten van hun welverdiende rust. Natuurlijk is een mooie vakantie niet compleet zonder bijzonder leesvoer. Maar waar moet je beginnen?

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Vakantieleesvoer – deel 2

De vakantie is weer begonnen! Veel inkopers zullen deze zomer genieten van hun welverdiende rust. Natuurlijk is een mooie vakantie niet compleet zonder bijzonder leesvoer. Maar waar moet je beginnen?

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Vakantieleesvoer – deel 1

De vakantie is weer begonnen! Veel inkopers zullen deze zomer genieten van hun welverdiende rust. Natuurlijk is een mooie vakantie niet compleet zonder bijzonder leesvoer. Maar waar moet je beginnen?

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Verandering lastig voor gemeenten

Tijdens de ‘kennis- en praktijkdagen Contracteren in het sociaal domein’ geeft hoogleraar psychologie Jaap van Muijen aan dat hij het gevoel heeft dat gemeenten nogal star zijn en teveel nadruk leggen op beleid en bureaucratie. Hierdoor kan de samenwerking met zorgaanbieders, die meer zich meer willen focussen op hun vak en de inhoud, stroef verlopen. Paul van Kuilenburg (Factum), die bedrijven en gemeenten adviseert rond publiek-private samenwerkingsverbanden, herkent dit vanuit zijn praktijkervaringen. “Gemeenten denken heel weinig buiten de gevestigde kaders. Waar dat wel gebeurt, bijvoorbeeld in vorm van partnerships, zie je gelijk successen.”

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Pijnlijke dossiers vragen om sterke vertrouwensrelaties

“Wanneer je na een lange vakantie weer over de Nederlandse infrastructuur rijdt, besef je hoe goed wij het hier allemaal geregeld hebben. Dat lijkt een vanzelfsprekendheid, maar is het niet. Voor een groot deel is het te danken aan een hele goede samenwerking tussen aannemers en opdrachtgevers. De meeste bouw- en infraprojecten gaan goed, maar wanneer je met pijnlijke dossiers te maken krijgt moet je er toch op de een of andere manier samen uitkomen.” Zo maakt Pieter Litjens, algemeen directeur van CROW, duidelijk tijdens het Nationaal Congres Aanbesteden en Contracteren.

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Aanbesteden is breinkundig vreemd

Waarom verloopt een samenwerking tussen opdrachtgever en aannemer soms zo moeizaam? Is het niet veel logischer om je neef te strikken voor een opdracht? En waarom moet je nooit meer in projectteams vergaderen? Tijdens het Nationaal Congres Aanbesteden en Contracteren geeft corporate antropoloog Danielle Braun antwoord op deze vragen. “Aanbesteden is vreemd voor ons brein. Het moet tijdens dit proces een volstrekt tegengestelde beweging maken.”

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Een inschrijfprijs is bijna nooit abnormaal laag

Het gebeurt regelmatig. Een afgewezen inschrijver die een kort geding aanspant tegen een aanbestedende dienst, omdat hij vindt dat de winnende inschrijver met een té lage prijs zou hebben ingeschreven. In plaats van te winnen zou de winnende inschrijver afgewezen moeten worden omdat hij zijn verplichtingen niet na zou kunnen komen. Het zou onvermijdelijk leiden tot een slechte kwaliteit of meerwerk.
Een onnodige actie, zo zal blijken uit dit artikel. Wat bovendien veel werk oplevert voor het toch al zwaar belaste juridische systeem. Tijd dus voor een pleidooi; om te leren van je concurrenten.

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Rijksinkoopbeleid zet in op hergebruik van meubilair

100.000 werkplekken bij de Rijksoverheid circulair maken. Met deze wens ging categoriemanager Sabien van der Leij de kantoorinrichtingsmarkt op. Inmiddels zijn de leveranciers om: circulair wordt steeds meer de norm. En ook al mag de teller van Sabien nog wel wat sneller lopen, de belangstelling groeit zowel binnen als buiten de Rijksoverheid.

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Beleid belangrijker voor gemeentes dan zorgaanbieders

“(Zorg)professionals haken af wanneer er gepraat wordt over beleid en bureaucratie. Vrolijk worden ze wanneer ze over het vak praten, over wat echt nodig is om de jeugdzorg efficiënt en effectief aan te pakken. Hoe meer je met aanbieders over het vak en de problematiek praat, hoe eerder je hen meekrijgt. Hoe meer je praat over procedures en regels, hoe eerder aanbieders afhaken.” Zo stelt Jaap van Muijen, hoogleraar psychologie aan de Nyenrode Business Universiteit, uit tijdens de Kennis- en praktijkdagen Contracteren in het Sociaal Domein.

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Gesegmenteerd inkopen is waardevrij

“Binnen het sociaal domein is hoogspecialistische zorg een totaal verschillend segment dan het segment wonen. Bij hoogspecialistische zorg heb je aanbieders nodig die zo veel mogelijk ambulant en zo veel mogelijk thuis werken. Terwijl je van de aanbieders in het segment wonen juist verwacht dat ze uitbreiden, innoveren en meer doen voor de woningvoorzieningen doen.” Brian Esselaar, adviseur gezondheidszorg bij EHdK, pleit daarom tijdens de ‘Kennis- en Praktijkdagen inkopen in het sociaal domein’ voor meer gesegmenteerd inkopen.

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Juridische focus in aanbestedingen hindert MKB

“Ondernemers die meedoen aan een aanbesteding richten zich in de eerste plaats op de opdracht en stellen daar inhoudelijke vragen over. Hoe moet het worden uitgevoerd? Wat is het probleem waar de aanbesteder mee zit? En hoe kan deze het beste opgelost worden? Zo denkt een ondernemer. De nota van inlichtingen gaat echter voor 60% over het contract en allerlei andere juridische voorwaarden. Ik moet mijn klanten er op wijzen dat ze ook daar naar moeten kijken.” Aan het woord is Roelf Houwing, adviseur inschrijven op aanbestedingen bij SmartTenders.

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Relatief aanbesteden is brevet van onvermogen

“Relatief beoordelen doet men wanneer men eigenlijk geen idee heeft in wat voor markt men opereert. Je kunt je afvragen of je dan überhaupt wel klaar bent om die markt op te gaan. Je denkt dat je heel professioneel bezig bent als inkoper, omdat je gebruik maakt van een formule, maar in feite is het een brevet van onvermogen. Niet alleen op technisch gebied. Het betekent dat je maar wat doet en ziet wat er gebeurt.” Zo stelt hoogleraar inkoopmanagement Jan Telgen tijdens het congres ‘Van Principe naar Praktijk’, georganiseerd door de Stichting Code Verantwoordelijk Marktgedrag.

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Sneller en goedkoper aanbesteden met DAS

“Wanneer je een raamovereenkomst voor bijvoorbeeld ICT hardware aanbesteedt, ga je een langdurige samenwerking aan met een leverancier. Inschrijvers zijn eenmalig in concurrentie, maar gedurende de contracttijd ben je overgeleverd aan de prijzen die de leverancier jou geeft. Dat kan best goed uitpakken, maar vaak zien we dat aanbestedende diensten teveel betalen. Om dat te voorkomen wil je veel producten en diensten zoveel mogelijk in concurrentie uitvragen. Daarom kan het beter zijn om een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) in te stellen.” Zo stelt Jean-Paul Roegies, inkoopadviseur bij DASmakkelijk.

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Scoringsmethode beïnvloedt kwaliteit aanbesteding

De Code Verantwoordelijk Marktgedrag stelt dat verantwoordelijke opdrachtgevers “in geval van dienstverlening altijd het principe prijs volgt kwaliteit hanteren en vooraf de wegingsfactoren dusdanig scherp formuleren zodat differentiatie tussen kwalitatief goede en slechte aanbestedingen mogelijk is.” Emeritus hoogleraar Jan Telgen (nu onderzoeker bij het Public Procurement Research Center) waarschuwt echter dat dat niet genoeg is. “De wegingen zeggen niks, zolang de scoringsmethode niet bekend is. Zonder de scoringsmethode kun je geen zinvolle discussie hebben.”

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Code verantwoordelijk marktgedrag: 9 bevindingen uit de praktijk

“Met de Code Verantwoordelijk Marktgedrag is een basis gelegd om partijen aan de voorkant van de markt op te roepen tot verantwoordelijk marktgedrag, zodat er aan de achterkant meer ruimte is voor kwaliteit, vakmanschap en sociaal beleid. Wanneer het contract dat inkoop en verkoop afsluiten het gevolg is van bijvoorbeeld een te scherpe inschrijfprijs, kan er binnen de marge van dat contract onvoldoende ruimte zijn om het werk kwalitatief goed te doen.” Zo stelt Kees Blokland, initiatiefnemer van de Code, dat inmiddels door ruim 1400 partijen ondertekend is.

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Eenzijdige communicatie over Open House en aanbesteden zorg

Minister Hugo de Jonge heeft aangegeven het aanbesteden van zorg te willen afschaffen, maar hij geeft niet aan op welke legitieme manier zorgaanbieders dan wel kunnen worden gecontracteerd. Deels is de verplichting al afgeschaft als de gemeente alle zorgaanbieders contracteert die voldoen aan de eisen. De minister lijkt echter ook niet gecharmeerd van Open House-contractering. De Jonge wil toe naar één team van wijkverpleegkundigen per wijk. De vraag is natuurlijk op basis van welke criteria dit team verkozen moet worden. Kan er binnen de huidige, al dan niet aan te passen, richtlijn een alternatieve contracteerwijze, anders dan aanbesteden, gevonden worden?

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Tenderkosten beheersen beter dan vergoeden

Aanbestedingen zijn typische deadlineprocessen. Vanaf de start van een tender tot aan de indiendatum schakelen we steeds een versnelling op. Alles met als doel een optimaal plan te schrijven met onderscheidende inhoud, dat gemakkelijk leest en er aantrekkelijk uitziet. Tegelijkertijd is een plan nooit af omdat het altijd mogelijk is tot een hoger detailniveau te komen.

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Verantwoord aanbesteden begint bij opdrachtgever

“Adel verplicht. Bij de stand van onze organisatie hoort dat wij verantwoord ondernemen”, zo vindt Pier Eringa, president-directeur van ProRail. De spoorwegbeheerder krijgt jaarlijks 2 miljard euro om te investeren in het spoor. Verantwoord ondernemen betekent volgens Eringa echter meer dan er slechts voor zorgen dat dit geld niet verspild wordt. “Wij kunnen niet hoge eisen stellen aan de markt, terwijl wij niet aan dezelfde eisen en maatstaven voldoen. We moeten een nette organisatie zijn.”

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Uitsluiten schikkende bedrijven is politieke reflex

Nadat het Financieel Dagblad berichtte over de uitgelekte plannen van de overheid om schikkende bedrijven uit te sluiten bij aanbesteding ontstond veel ophef. Terecht, vindt Chris Jansen, hoogleraar privaatrecht aan de VU. “Het op voorhand makkelijker kunnen uitsluiten van een bedrijf dat in het verleden geschikt heeft, eventueel zonder dat bedrijf de mogelijkheid te geven te laten zien dat het zich heeft verbeterd, kan natuurlijk niet. Het is in strijd met de Aanbestedingswet.”

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Tegenprestatie niet regelen via social return afspraken

De Bredase wethouder Boaz Adank (VVD) wil dat mensen die langer dan vijf jaar in de bijstand zitten een verplichte ‘tegenprestatie’ gaan leveren. In de gemeenteraad kreeg het plan van de wethouder veel weerstand, onder meer omdat hij er over denkt om de tegenprestatie onderdeel te laten uitmaken van “subsidie of social-return afspraken.” Om een aanbesteding te winnen zou je dus verplicht kunnen worden om een ‘tegenpresteerder’ in huis te nemen. Marike de Nobel (GroenLinks), gemeenteraadslid in Breda, denkt dat dit “voor geen enkele partij winst oplevert.”

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

“Woningcorporaties moeten aanbesteden”

De Europese Commissie (EC) vindt dat Nederlandse woningcorporaties aanbestedingsplichtig zijn. Zowel branchevereniging Aedes als het kabinet kunnen zich niet vinden in deze visie. Ze hebben nu tot eind maart om op de aanmaningsbrief van de EC te reageren. Petra Heemskerk, advocaat aanbestedingsrecht bij CMS, verwacht echter dat ‘Europa’ gelijk krijgt. “Woningcorporaties zijn aanbestedingsplichtig. Dat zijn ze al heel lang. Ze willen het natuurlijk niet zijn, maar ze moeten gewoon de wet volgen.”

(meer…)
Partner van Aanbestedingscafé:

Helmond zet MVI in bij verwerking textiel

Helmond won een jaar geleden de Koopwijsprijs met haar Actieplan MVI. Inmiddels heeft het de speerpunten uit dat actieplan ook in de praktijk toegepast, onder meer bij de aanbesteding van textielverwerking en -vermarkting. Deze aanbesteding paste uitstekend bij het Actieplan stelt Thea Musters, medewerker inkoop bij de gemeente. “In het actieplan hebben wij vier speerpunten opgenomen: innovatie, social return, circulariteit en klimaatneutraal. Deze punten waren allemaal toepasbaar binnen deze aanbesteding.” (meer…)

Partner van Aanbestedingscafé:

Brexit testcase aanbestedingsrichtlijnen

Na (een harde) Brexit zullen de Europese aanbestedingsrichtlijnen niet meer gelden voor het Verenigd Koninkrijk (VK). De Britten zijn daarom in juni vorig jaar begonnen met de onderhandelingen om toe te treden tot de Government Procurement Agreement (GPA), in het kader van de Wereldhandelsorganisatie. Volgens dr. Willem Janssen, docent en onderzoeker aanbestedingsrecht bij Public Procurement Research Centre van de Universiteit Utrecht, ontstaat er zo een “interessante juridische testcase. Wat gaat het VK doen met haar aanbestedingsregels? (meer…)

Partner van Aanbestedingscafé:

SROI steeds meer verzamelnaam

“Het opnemen van een Social Return on Investment (SROI) verplichting bij een aanbesteding was in mijn beleving bedoeld voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Tegenwoordig lijkt SROI echter steeds meer een verzamelnaam te zijn om mensen aan een baan te helpen. Daarbij kan het gaan om schoolverlaters, uitkeringsgerechtigden of simpelweg iedereen die net werkloos is, of dat dreigt te worden.” Juridisch adviseur Peter Kamp is kritisch op deze steeds breder wordende definitie van SROI. (meer…)

Partner van Aanbestedingscafé:

Sociaal domein moet focussen op inwoner

“Het centraal stellen van de inwoner hoort in het DNA te zitten van iedereen die werkzaam is binnen het sociaal domein. Dat is onze kerntaak en vanuit die invalshoek moeten we beslissingen nemen. Als je start vanuit het inkoopmodel begin je aan de verkeerde kant.” Stellige woorden van Marco van der Spek-Stikkelorum, inkoopstrateeg sociaal domein bij Regio Gooi en Vechtstreek. Tegelijkertijd begrijpt hij dat de verleiding groot is om de focus op het financiële plaatje te leggen. (meer…)

Partner van Aanbestedingscafé:

Aanjager Beter Aanbesteden zoekt dialoog op

“Wanneer bedrijven vrijer kunnen nadenken, kunnen ze ook hun innovaties beter toepassen. Zo krijgt ook de overheid een beter product.” Zo stelt Karsten Klein, de nieuwe aanjager van de actieagenda Beter Aanbesteden. Klein wil het werk van zijn voorganger, Mathijs Huizing, voortzetten, maar benadrukt wel dat de actieagenda zich in een nieuwe fase bevindt. “De structuur is nu opgezet, de actiepunten zijn verwoord, er zijn ook enkele concrete punten uitgevoerd. De belangrijkste focus voor het komend jaar is dat de dialoog tussen aanbestedende diensten en het bedrijfsleven beter wordt.” (meer…)

Partner van Aanbestedingscafé:

Gelukkig Nieuwjaar!

2018 is ten einde, het jaar
Waarin we afscheid namen van een bijzonder paar
Toch blijven we hopen dat Telgen en Van Weele
Hun kennis met ons blijven delen
Want al is inkoop nog geen vak
Haar belang neemt toe, op maatschappelijk vlak (meer…)

Partner van Aanbestedingscafé:

Fijne Feestdagen!

Beste lezer,
We willen je alvast prettige Kerstdagen en een Gelukkig Nieuwjaar wensen. Inkoop staat niet stil, maar nu is het tijd voor een weekje welverdiende rust, lekker eten en familie.
Eet smakelijk en we hopen je in 2019 weer terug te zien! (meer…)

Partner van Aanbestedingscafé:

Meest gelezen columns 2018

Ook in 2018 hebben onze columnisten mooie stukken geleverd. Soms lichtvoetig, soms provocerend, maar altijd bedoeld om ons aan het denken te zetten. We hebben ze met veel plezier gelezen, of ze nou over het sociaal domein of Beter Aanbesteden gingen. (meer…)

Partner van Aanbestedingscafé:

Top 10 best gelezen artikelen in 2018

2018 was een bevlogen jaar op aanbestedingsgebied. Actieagenda Beter Aanbesteden mocht een nieuw aanjager verwelkomen, het debat over de beste inrichting van het sociaal domein werd verder aangewakkerd en digitaal aanbesteden nam een vlucht. En wij mochten er bovenop zitten! (meer…)

Partner van Aanbestedingscafé:

Kennisgebrek drempel bij innovatief aanbesteden

“De Europese aanbestedingswetgeving biedt steden veel mogelijkheden om innovatief en duurzaam aan te besteden. Die mogelijkheden worden nog niet voldoende gebruikt. Daarom zetten we vooral in op kennisdeling: hoe benut je de kansen die de wet biedt?” Aan het woord is Valentina Schippers-Opejko, coordinator van de EU Urban Agenda Partnership on Innovative and Responsible procurement. Dit partnerschap, waar onder meer het Franse Nantes en het Finse Vantaa onderdeel van uitmaken, wordt geleid door Haarlem (meer…)

Partner van Aanbestedingscafé:

Aanbestedingswet ondersteunt sociale visie aanbesteders

Publieke organisaties in de EU kopen jaarlijks voor 2000 miljard euro in. Daarmee zijn ze verantwoordelijk voor zeker 14% van het Europese bbp. Volgens Willem Janssen docent/onderzoeker aanbestedingsrecht bij het Public Procurement Research Center (PPRC) van de Universiteit Utrecht, is het daarom voor de hand liggend om aanbestedingen te gebruiken voor het verwezenlijken van sociale doelstellingen. “Aanbestedende diensten hebben daar toch moeite mee in de praktijk. De wet biedt hen twee opties. (meer…)

Partner van Aanbestedingscafé:

Circulair aanbesteden vraagt meer dan een keurmerk

“Circulair aanbesteden heeft weinig zin wanneer je als organisatie geen visie hebt op circulariteit. Waarom wil je circulair aanbesteden en wat wil je er mee bereiken? Het werkt niet als je alleen maar met duurzaamheid bezig bent, omdat het een hot topic is.” Zo stelt Floris van Haagen, consultant bij adviesbureau Copper 8, dat inkooporganisaties ondersteunt bij circulaire aanbestedingstrajecten. (meer…)

Partner van Aanbestedingscafé:

Aanbesteders maken geen goed gebruik van geschiktheidseisen

Aanbesteders beschikken over verschillende mogelijkheden om al in de selectiefase het kaf van het koren te scheiden. Toch komen ze vaak niet veel verder dan het vragen om een referentie. Of ze proberen de schifting te regelen via het plan van aanpak, zonder gebruik te maken van geschiktheidseisen. Dat brengt grote risico’s met zich mee waarschuwt advocate Claire Lombert. “Inschrijvers kunnen veel beloftes doen die niet op voorhand gecontroleerd kunnen worden. Hierdoor is er een grotere kans dat je niet uitkomt op wat je voor ogen had. (meer…)

Partner van Aanbestedingscafé:

Inkoopsamenwerking Sivon goed voor schoolbesturen

“Wanneer het onderwijs een groter inkoopcollectief kan vormen, is dat altijd beter dan dat alle scholen en schoolbesturen individueel gaan inkopen.” Zo stelt Chiel Vinke, inkoper bij de St. Aloysius stichting, dat 45 scholen in het speciaal onderwijs vertegenwoordigd. Vinke twijfelde dan ook geen moment toen (inkoop)coöperatie SIVON werd opgericht. “Ik wilde me er gelijk bij aansluiten, want het speciaal onderwijs is toch al vaak het kleinste jongetje van de klas. Wij moeten echt keihard trekken om bepaalde zaken anders te regelen.” (meer…)

Partner van Aanbestedingscafé:

Keuze inkoopmodel sociaal domein is politiek standpunt

“Gemeenten die voor het inkopen in het sociaal domein kiezen voor een open house model, maken daarmee duidelijk dat ze zelf aan het stuur willen zitten. Dat is een politieke keuze. Net zoals het een politiek besluit is om het sociaal domein bij één aanbieder neer te leggen.” Zo stelt advocaat Tim Robbe, bij het debat over (aanbesteden in) het sociaal domein tijdens de Nevi Ledendag. Dit lijkt vanzelfsprekend, maar in hoeverre beseffen gemeenten dit? En hoe kunnen zij politieke idealen naar de praktijk vertalen om het sociaal domein verder te ontwikkelen? (meer…)

Partner van Aanbestedingscafé:

MKB wint te weinig overheidsopdrachten?

“Het is logisch dat Europese aanbestedingen relatief minder vaak door MKB bedrijven worden gewonnen; dat zijn grotere opdrachten die nu eenmaal beter passen bij grotere bedrijven.” Zo stelt emeritus hoogleraar Jan Telgen (nu onderzoeker bij het Public Procurement Research Center) naar aanleiding van de oproep van Europarlementariërs om de winkansen van MKB-bedrijven bij Europese aanbestedingen te verhogen. Telgen vindt dat het MKB zich meer zou moeten focussen op (openbare én onderhandse) aanbestedingen onder de drempel. (meer…)

Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres