Podcast De Gunningsfactor: ‘innoveren is een werkwoord’

Voor podcast De Gunningsfactor spraken Sander van den Broek en tafelheer Theo van der Linden met Frido Smulders, hoogleraar Entrepreneurial Engineering by Design aan de TU Delft. Zelf omschrijft hij dat werk als het bouwen van praktisch relevante modellen die ons meer inzicht moeten geven in de fenomenen innovatie en ondernemerschap. In 2015 ontving hij de prestigieuze Delft Entrepreneurial Scientist Award.

“Design staat voor op een andere manier omgaan met wat je voor je hebt. Door outside the box te denken, kun je wicked problems oplossen: problemen die je eigenlijk niet kunt definiëren”, zegt Smulders. “Veel mensen spreken over innovatie als iets wat er moet komen: er moet geïnnoveerd worden. Maar innoveren is een werkwoord, een proces.” Dat ontstaat met het bedenken van een oplossing, mensen hierin mee te krijgen en het dan gerealiseerd krijgen. Daar is ondernemend gedrag voor nodig. Maar wanneer is iets een innovatie? “Als iemand een innovatie ontvangt, moet hij daardoor zijn gedrag aanpassen om ermee om te kunnen gaan. Een innovatie is ook niet per se altijd positief. Zo is bijvoorbeeld de apneu-affaire bij Philips ook een innovatie: ze moeten die maskers terughalen, repareren en voorzien van nieuwe slangen en weer terug in de markt brengen. Dat is zo moeilijk dat hiervoor wel geïnnoveerd moet worden. Al zullen ze het zelf niet zo noemen.”

Een innovatie is overigens maar heel kort een innovatie, constateert Smulders. Dertig jaar geleden waren de post-its van 3M een innovatie: we stapten massaal af van briefjes met punaises. Nu is het een standaard product.

Overheden en innovatie

Hoe kunnen overheden tot innovatie komen? Moeten zij dit zelf initiëren of het aan de markt overlaten en wachten tot er een oplossing beschikbaar komt? Smulders: “Beide. Je kunt niet van de overheid  verwachten dat er kennis is over alle ontwikkelingen. Bedrijven en met name startups zijn daar veel beter in. Zij moeten beschikken over die kennis om hun bedrijvigheid te verbeteren. Aan de andere kant: als de overheid de teugels te los laat, komt er meestal iets uit wat niet werkt.”

Smulders vindt dat elke organisatie die wil innoveren, zich zou moeten gedragen als een startup. Grofweg is 70% van het gedrag van startups ondernemend en de overige 30% administratief of creatief. “Eigenlijk moet elke organisatie de gedragsvormen kennen die met innoveren te maken hebben. De meeste kennen er eigenlijk maar één: impliciet innoveren. Dat doen we dagelijks door kleine verbeteringen door te voeren. Over een langere periode gezien, is dat ook innoveren. Een andere vorm van innoveren die veel bedrijven kennen, is het ontwikkelen van nieuwe diensten en producten. Het ondernemende gaat er vaak uit zodra het bedrijf geen startup meer is.”

Maar kunnen overheden bij aanbestedingen überhaupt wel innovatie organiseren? Volgens Smulders kon dat in het verleden beter. “Dat is minder geworden door de beslissingen die ze zelf hebben genomen. Zoals het invoeren van een roulatieschema voor topambtenaren. Hierdoor bouwen zij geen diepgaande kennis meer op en wordt innoveren moeilijk. Bij aanbestedingen zie je dan dat de kennis voor een goed inkoopproces eigenlijk niet meer aanwezig is. De gedachte heerst: we huren de kennis wel in. Maar juist impliciete kennis die je in jaren hebt opgebouwd, kun je niet inhuren.”

Ruimte laten voor inzichten

Een ander obstakel voor innovatie binnen aanbestedingen, is de lange duur van processen. Sommige innovaties zijn al tijdens het uitrollen ervan achterhaald. Zoals de informatieschermen bij de tramhalte. De meeste reizigers zoeken deze informatie op op hun telefoon. “Langetermijndenken is ook moeilijk, want we weten niet veel van de toekomst. Aan het begin van het proces moet je juist veel ruimte overlaten voor inzichten die je pas halverwege het proces gaat krijgen.”En dat staat dan juist weer op gespannen voet met de aanbestedingswet: de opdracht verandert gedurende het traject en dan past de gegunde partij niet meer bij de opdracht. “De overheid zou beter moeten begrijpen wat innoveren is en wat de innovaties zijn in het specifieke traject. Innoveren is een leerproces waarin je leerstappen moet zetten. Maar dan moet je wel weten waar. Een voorbeeld: Rijkswaterstaat besteedde de renovatie van de Afsluitdijk aan. Vervolgens bleek dat een deel van het werk eenvoudig was en dat het rond de sluizen juist zeer ingewikkeld werd. Toen werd de aanbesteding alsnog gesplitst. Zoiets had je kunnen voorspellen.”

Starten als inkoopconsultant

Mijn neefje volgt nu het vak inkoopmanagement op een HBO. Hij weet dat ik als inkoopconsultant werk en vroeg mij om tips. Ik moest natuurlijk terugdenken aan mijn start als inkoopconsultant bijna 20 jaar geleden. Ik had op de universiteit één vak Inkoop gedaan en gehoord over de strategische kanten van inkoop. Het leek me wel wat om aan de gang te gaan met centraal of decentraal inkopen, sourcing strategie, business alignment, early supplier involvement en risico management. 

En in die tijd waren de inkoopadviesbureaus maar al te graag bereid om je te verwelkomen met een lease-auto (een Seat Ibiza in mijn geval), een laptop en een mobiele telefoon (toen nog geen gemeengoed). Ik kon kiezen uit verschillende bureaus en koos uiteindelijk voor de sfeer die ik bij een van hen dacht te zien. Dat van die sfeer klopte wel: leuke jonge mensen net zoals ik, allemaal in dezelfde levensfase en met soortgelijke belangstellingen. We hadden eens in de maand een vrijdagmiddagborrel en af en toe een sportief uitje. We kregen tickets voor de canal pride om de diversiteit van het bureau te tonen en voor Sail Amsterdam om samen te vieren.

Het werk was eerst wel interessant: met een senior mee om de vragen in een NvI te beantwoorden. Mijn werk was dan de sortering van de vragen naar de verschillende delen van de aanbestedingsstukken. En later het netjes maken van de NvI, die gepubliceerd werd. Ik mocht mee en zat er vooral als dure toeschouwer, wiens werk vooral dat van een secretaresse was.

Later mocht ik zelf aanbestedingen doen, waarbij de begeleiding beperkt was tot controle van uitgaande stukken. Maar dat was gauw over: begeleiding was een ander woord voor de mogelijkheid om vragen te stellen aan een senior die nauwelijks wist waar het over ging.

Een of twee jaar verder was ik nog steeds bezig met het “draaien van aanbestedingen”, de een na de ander. En omdat ik er twee gedaan had in de IT sfeer (servers en totale uitbesteding) werd ik binnen het bureau aangemerkt als IT expert.

Nooit heb ik iets gedaan met business alignment, met centraal of decentraal inkopen of early supplier involvement. Ik draaide alleen maar aanbestedingen. Na een jaar of twee begon dat te irriteren: een leuk bureau met leuke mensen, maar zou ik de rest van mijn leven aanbestedingen willen draaien? Ik was toch “consultant” geworden en geen schrijver van aanbestedingsstukken? Ik kon op routine draaien, maar mijn hersens werden nauwelijks gebruikt.

Ik was niet de enige die er zo over dacht: één voor één verlieten ook collega’s het bureau om voor een opdrachtgever te gaan werken of om iets heel anders te gaan doen, van food-truck tot een breed adviesbureau. En allemaal zeiden ze: fijne tijd, veel geleerd, leuke mensen, etc. , maar van echte consultancy over inkoop heb ik niet veel gezien.

Het is overigens niet iets specifiek voor inkoop: mijn toenmalige vriendin ging als consultant bij een groot internationaal adviesbureau werken als SAP consultant. Parameters recht zetten in één van de onderdelen van de SAP suite, in haar geval de SRM module. Toen zij daar ervaring mee opbouwde, mocht en moest zij nog meer van die implementaties doen. Weliswaar over de hele wereld, maar wel steeds hetzelfde programma. Na 5 jaar (toen was het al uit tussen ons) was zij daar nog steeds mee bezig. Denk je consultant te worden, mag je parameters recht zetten ….

De best gelezen artikelen van 2022

Het jaar 2022 loopt op zijn eind. Vanuit aanbestedingsperspectief was het vooral het jaar van bijkomen van de Corona-pandemie. Het best gelezen artikel is het openingsartikel in een vijfluik over het boek ‘Ruis’ van Daniel Kahneman.

Best gelezen artikelen:

1. Hoe deskundig zijn de beoordelaars?Hoe deskundig zijn de beoordelaars?
2. De Delphi-methode
3. Beoordelaars baseren hun oordelen vaak op irrelevante informatie
4. Bijzondere (vervolg)procedures
5. Beter Aanbesteden: ‘Ken de kaders zodat je elkaar kunt opzoeken voor echte dialoog’

Best gelezen columns:

1. De overheid heeft recht op spetterende seks en een goede bassist
2. Hoe te handelen bij een abnormaal lage inschrijving? 
3. Stoppen bij geel
4. Nee joh, júllie zijn lekker SMART
5. De Nota, leuker kunnen we het niet maken…

Best gelezen nieuwsberichten:

1. PIANOo adviseert over prijsstijgingen bij overheidsopdrachten
2. ‘Pas methoden die rank reversal toestaan niet toe bij publieke inkoop’
3. Videobelplatform overheid van 886.000 euro: niet aanbesteed, nooit gebruikt
4. Handreiking klachtafhandeling bij aanbesteden gepubliceerd
5. Experts vrezen voor overvloed ov-aanbestedingen

Het aanbestedingskindje (een kerstvertelling)

Het was vrijdag 23 december, vier uur ’s middags. Anneke Kosinsky keek vergenoegd naar het beeldscherm van haar laptop. Alles wat ze had willen doen voor de kerst was afgehandeld. Ook haar bureau bood een ordelijke aanblik nu ze alle nutteloze memo’s, aantekeningen en printjes had opgeruimd. Ze was hoogzwanger en zou ongeveer vier maanden wegblijven. In die vier maanden zou haar collega Renée haar werkzaamheden als bidmanager van OTQ-systems overnemen. Met hun team hadden ze recent een groot aantal aanbestedingen gewonnen. Als relatief kleine speler waren ze afgelopen twee jaar in staat geweest om de grote jongens regelmatig de loef af te steken door met scherpe inventieve teksten bovengemiddeld te scoren. Van elke twee aanbestedingen waaraan ze meededen wonnen ze er een.  

Anneke staarde nog wat voor zich uit toen ze opeens een ploinkje uit haar laptop hoorde komen. Een van hun IT-ers had dat geïnstalleerd. Hierdoor kreeg ze onmiddellijk een melding als er een interessante aanbesteding op Tenderned gepubliceerd werd. Nieuwsgierig klikte ze de link aan en haar hart sprong over. Dit was de opdracht waar ze al maanden naar uitkeken. Hij was steeds maar uitgesteld en nu, op de laatste dag voor kerstmis stond hij opeens op Tenderned. Ze las de tekst door en zag tot haar grote vreugde dat er sprake was van een versnelde openbare procedure. Anneke rekende snel uit dat de inschrijving dus uiterlijk 15 dagen later ingediend moest worden.  

Ze twijfelde geen moment. Ze appte naar haar man dat ze later thuis zou komen en begon de leden van haar team op te trommelen. Niemand reageerde verbaasd, en allemaal waren ze bereid om meteen naar kantoor te komen. Anneke bestelde vegan pizza’s en maakte printjes van de belangrijkste aanbestedingsdocumenten. 

Het verbaasde haar niets dat haar teamleden zo positief reageerden. Het hele bidteam was doordrongen van de bedrijfsfilosofie die Anneke de afgelopen twee jaar had geïmplementeerd: “Een lastige aanbesteding is een probleem voor onze concurrenten”. Daarom snapte iedereen ook gelijk welke unieke kans hen hier werd geboden.  

Alle grote concullega’s hadden de aanbesteding wellicht ook binnen zien komen, maar die hadden mopperend en klagend over de aanbestedende dienst, besloten om er in het nieuwe jaar naar te gaan kijken. Zij niet! Iedereen besefte dat als zij nu gelijk aan de slag gingen ze een geweldige inschrijving konden maken. Deze uiterst krappe planning zagen ze dus als een unieke kans, en niet als iets vervelends.

Ze waren altijd blij met aanbestedende diensten die moeilijk te beantwoorden vragen stelden: “Welke maatregelen treft u binnen uw eigen bedrijfsvoering om de IT-dienstverlening zo wendbaar mogelijk te maken en in staat te stellen om in te spelen op wijzigende omstandigheden die al dan niet buiten uw of onze invloedsfeer liggen?” Juist bij dit soort vragen wisten ze met leuke voorbeelden en interessante gedachtegangen de aandacht van de beoordelaars te vangen.  

En geen kerst vieren met de familie? Ze waren jong en eigenlijk had niemand echt zin in de vreetfestijnen die de moeders en schoonmoeders aanrichten met kerst. Samen iets presteren gaf zoveel meer voldoening dan volgevreten met de hele familie na een copieus diner gaan zitten kijken naar de zoveelste herhaling van ‘Love actually’. Om maar niet te spreken van de helse tegenzin die ze alle zes hadden tegen gourmetten… (‘ik heb voor jou van die leuke vegetarische balletjes gehaald’) 

Gedurende zeven dagen werkten ze onafgebroken door aan de inschrijving. Ze hadden ook geluk want ze konden alle impact-elementen van hun personeel gebruiken. De visueel gehandicapte Harry werd voorgedragen als sleutelfiguur voor de telefooncentrale, Wajonger Els werd projectleider administratie, de Poolse vader, die Anneke overigens nooit meer zag, zorgde toch nog mooi voor een vleugje migratie-achtergrond, en alle catering binnen hun bedrijf was vegan. Niet speciaal om aanbestedingen te winnen of vanwege het klimaat, maar omdat ze allemaal een diepe weerzin voelden over het dierenleed dat werd veroorzaakt door de vleesindustrie. 

Op woensdag 4 januari, feitelijk twee dagen te vroeg, werd de inschrijving geüpload in Mercell. Die nacht kreeg Anneke de eerste weeën en op 5 januari werd Belinda Kosinsky geboren, feitelijk ook twee dagen te vroeg. 

De aanbesteding werd glansrijk gewonnen. De aanbestedende dienst was in de bevestigingsmail vol lof over de geweldige inschrijving: ‘uw aanbod voelde als een warm bad en u scoorde maar liefst 98 van de 100 te behalen kwaliteitspunten. Het gemiddelde van de andere inschrijvers lag rond de 60 kwaliteitspunten. We zijn ervan overtuigd dat u de komende jaren onze ideale businesspartner zult zijn.’ 

Belinda Kosinsky zou later een beroemd romancier worden. Haar eerste roman ging over de onvoorspelbare spelingen van het lot en had als titel ‘Twee dagen te vroeg’. 

Gelukkig kerstfeest en een mooi en optimistisch 2023. 

Theo van der Linden 

Commissie van aanbestedingsexperts: nieuwe wetgeving zorgt voor veranderende rol

Geke Werkman was onlangs te gast in postcast De Gunningsfactor. Zij is zelfstandig jurist en al jaren lid van de commissie van aanbestedingsexperts. Sinds afgelopen zomer is zij zelfs de voorzitter. In de podcast praat Geke met Sander van den Broek en tafelheer Theo van der Linden over het werk van de commissie en de veranderingen die op stapel staan. ‘We doen dit vanuit een passie voor het vak.’

Aanbestedingsrecht is de rode draad in de carrière van Geke. “Ik ben er ingerold toen ik na mijn studie terechtkwam in de bouw als bedrijfsjurist. Toen ging het aanbestedingsrecht leven voor mij.” In 2012 was zij verbonden aan de Hanze Hogeschool in Groningen. De commissie van aanbestedingsexperts werd opgericht en hiervoor werd gezocht naar experts. Geke: “In die tijd deed ik onderzoek naar social return in bestek en ik besloot me aan te melden. Sindsdien schreef ik elk jaar wel eens mee aan een advies voor de commissie. Het leuke hieraan is de puzzel die je moet leggen. Bij social return in maatschappelijke vraagstukken kom je meteen in het spanningsveld van rechtmatigheid en doelmatigheid. Daar houd ik van.”

Nieuwe wetgeving
In de loop der jaren veranderde de commissie. Afgelopen zomer werd afscheid genomen van de lijst van experts, omdat er steeds minder vaak een beroep op hen werd gedaan. Daarnaast werd Geke voorzitter van de commissie. De commissie bestaat uit drie leden, die tien tot twaalf uur per week beschikbaar zijn en 1,2 fte aan secretaris. “Dat we de lijst hebben afgeschaft, betekent niet dat we geen experts meer inzetten. Ons netwerk is groot genoeg.”

Hoe gaat de commissie te werk? Een ondernemer kan een klacht over een aanbesteding indienen. Dan wordt eerst gecontroleerd of de klacht ook is ingediend bij de aanbestedende partij. Als dat zo is, wordt er gekeken of het om een nog lopende aanbesteding gaat. In dat geval is het een spoedklacht en streeft de commissie ernaar binnen twee weken een advies op te stellen. “Dat advies is niet bindend, maar het is wel de bedoeling dat de aanbestedende partij er iets mee doet of uitlegt waarom het terzijde wordt gelegd. In de praktijk gebeurt dit niet altijd. Daarom is het goed dat dit binnenkort in de wet wordt vastgelegd. De rechtbank oordeelde recent ook dat aanbestedende partijen onzorgvuldig handelen als zij het advies zonder meer naast zich neerleggen. Deze uitspraak versterkt de positie van de klagende ondernemer.”

Opschortende werking
Omdat de commissieleden beperkt beschikbaar zijn, wordt soms gevraagd of aanbestedende partijen hun deadline kunnen opschuiven om het advies af te wachten. Geke: “Nu beslist de aanbestedende partij dat nog zelf, maar na de wetswijziging heeft elke spoedklacht een opschortende werking. Natuurlijk kunnen we ook minder tijd besteden aan elke klacht en de adviezen korter maken. Maar we doen dit allemaal uit passie voor het vak. Het zou mooi zijn als we een richtlijn voor de aanbestedende diensten kunnen uitwerken. Als zij professioneler klachten gaan afhandelen, droogt onze klachtvoorraad misschien wel op.”

Door de wetswijziging gaat ook de rol van de commissie veranderen. Voortaan worden er alleen nog designklachten behandeld. “Voorheen kregen we ook regelmatig klachten over selectie of gunningsbeslissingen. Die horen niet thuis bij deze commissie, omdat er meer partijen bij betrokken zijn: de aanbestedende dienst, de klagende ondernemer en de winnaar. Wij behandelen juist die klachten waarover je in de procedure al vragen kunt stellen.”

Publieke inkoop in tijden van crisis: wat kunnen we leren van corona?

Esmee Peters, buitenpromovendus aan de Universiteit Twente was te gast in podcast De Gunningsfactor. Zij vertelde Sander van den Broek en Fredo Schotanus over haar promotieonderzoek naar ‘Publieke Inkoop in tijden van crisis’. Peters is tevens verbonden aan het PPRC, het Public Procurement Research Centre, waar ze hoofdonderzoeker is van het MASSC-project, waarbij MASSC staat voor MAterial Supply Strategies in a Crisis.

Voor haar onderzoek naar publieke inkoop tijdens de coronacrisis interviewde Peters aan het begin van en een aantal keer tijdens de coronacrisis verschillende overheidsinstanties, ziekenhuizen en andere zorginstellingen in binnen- en buitenland. Haar conclusies: we zien elke crisis weer als een nieuwe crisis en leggen niet de link met eerdere crises.

“In crisisinkoop onderscheid ik twee aspecten. Aan de ene kant de strategiekant: moeten we niet meer leveranciers hebben of producten in Nederland laten maken? Aan de andere kant is er de relationele kant: hoe kunnen overheden, leveranciers en (zorg)instellingen beter met elkaar samenwerken? Ik vind dat er nog te veel focus ligt op de strategische kant. We zouden publieke inkoop moeten zien als één groot netwerk om gezamenlijk beter voorbereid te zijn op een volgende crisis.”

Nu de coronacrisis teneinde lijkt te zijn, is dit het moment om te leren voor volgende crises. Hierbij onderscheidt Peters twee typen: snel opkomende en zichtbare crisis zoals corona en langdurige en minder zichtbare crises zoals de klimaatverandering. “Vooral met een langdurige crisis kunnen we moeilijk omgaan. Daarom moeten we nu de tijd en de rust nemen om dat relationele aspect aan te pakken, want daar valt veel te winnen. Met wie zou je in tijden van crisis willen samenwerken? Leg nu de connecties, breng vaardigheden in kaart en bouw aan vertrouwen. Door nu uit te vinden welke partij sterk is op welk vlak, kun je dan straks veel sneller schakelen.”

‘Er is geen aanbesteden in tijden van crisis’

Uit het onderzoek van Peters blijkt wel dat aanbesteden in tijden van crisis totaal anders is. “Aanbesteden lijkt een langdurig en ingewikkeld proces. Daar is in crises geen tijd voor. We zagen dan alle landen hier anders mee omgingen. Zo legden sommige landen de regels helemaal terzijde, hielden andere landen zich er wel aan en bijvoorbeeld Nederland zat er een beetje tussenin. Er is eigenlijk geen aanbesteden in tijden van crisis. Ik heb maar een paar voorbeelden gevonden waar het wel goed ging. Dat verschil in aanpak zorgde ook voor problemen: landen die zich aan de regels hielden, waren niet flexibel en landen die de regels loslieten, hebben nog jaren te maken met de gevolgen daarvan.”

Eigenlijk zijn in elk land veel zaken misgegaan. Werd aan het begin nog gedacht dat landen als de UK, de VS en Nederland goed voorbereid waren op een pandemie, achteraf bleken dat juist de landen waar veel misging. “Wat mij opvalt als je dan vraagt wat partijen ervan hebben geleerd, is dat er een verschil zit in de oorzaak van de problemen en de bedachte oplossing. Vaak wordt er gezegd dat het misging in de samenwerking met de overheid. Maar de oplossing wordt dan gezocht in het aanleggen van meer voorraden of werken met meer lokale leveranciers. Terwijl sommige landen juist veel te veel voorraad hadden. België heeft bijvoorbeeld miljoenen mondkapjes weggegooid. Ook ontkom je er niet aan dat sommige partijen misbruik zullen maken van de situatie.”

Mocht er een nieuwe crisis ontstaan, zijn we dan nu wel voorbereid? “Op inkoopgebied wel voor een crisis zoals corona. We hebben nu ook voldoende producten op voorraad. Maar komt er een andere pandemie, waarvoor andere spullen nodig zijn, dan is het een ander verhaal. Mensen zijn nu eenmaal hardleers.”

Wat Peters na haar onderzoek vooral opvalt is dat we nog te veel kijken naar inkoop als een eilandje. “We zouden juist moeten kijken hoe het in elkaar zit en hoe complex het is. Dat proberen te begrijpen, is belangrijk voor sluipende crises. De onderliggende problemen waren er altijd al, maar bij een crisis zie je dan wat er misgaat. Het feit dat je nog niet weet waar de fouten in het systeem zitten, is de reden dat het misgaat. Juist daar kunnen we van leren.”

Rijksvastgoedbedrijf verwacht 1,5 miljard aan aanbestedingen

Het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) verwacht de komende 2 jaar zo’n 1,5 miljard aan bouwprojecten en onderhoud in de markt te zetten. De ‘Inkoopplanning Oktober 2022’ biedt zicht op de aankomende projecten. Met name Defensie gaat veel geld uitgeven: zo’n 600 miljoen euro.

Grote aanbestedingen
Ondanks de onzekere tijden, investeert het RVB in verschillende bouwprojecten en onderhoud. De planning opent met een klimaatneutraal boekenmagazijn voor de Koninklijke Bibliotheek in Midden-Delfland. Ook de nieuwbouw van het Justitieel Complex Vlissingen met een waarde van meer dan 100 miljoen euro valt op.

Defensie
In de categorie 50 tot 100 miljoen euro zijn de onderhoudscontracten voor de Luitenant-kolonel Tonnetkazerne in ’t Harde en voor vliegbasis Gilze-Rijen interessante opdrachten. Het gaat om een integraal, tienjarig onderhoudscontract met per locatie 1 hoofdaannemer. Deze nieuwe aanpak moet planning en uitvoering van het onderhoud verbeteren en verstoring voor het werk van Defensie verminderen. Defensie gaat daarnaast op verschillende locaties nieuwbouwen.

Duurzaamheid en circulariteit
Het RVB zet in op duurzaamheid en circulariteit. Daarom bevat iedere aanbesteding vanaf januari 2023 minimale circulariteitseisen. Uiteindelijk moet het aandeel niet-duurzame materialen in aanbestedingen halveren. Hiervoor in de plaats moeten hergebruikte en biobased materialen worden gebruikt. Ook aan de bouwplaats worden vanaf 2023 contracteisen gesteld, deze moet emissiearm zijn door bijvoorbeeld elektrische machines te gebruiken en bouwmateriaal zo schoon mogelijk aan te voeren.

Planning
De huidige inkoopplanning is de tweede van dit jaar. Voorheen lag de grens bij projecten van minimaal 5 miljoen euro. Dat is nu verlaagd naar 1,5 miljoen euro zodat ook architecten-, ontwerp- en adviesbureau inzicht in de planning hebben. De volgende inkoopplanning staat voor maart 2023 op de agenda.

Bron: Rijksvastgoedbedrijf

Hoogleraar Fredo Schotanus bepleit verder te kijken dan minimale eisen

Hoogleraar Fredo Schotanus, die op 1 juli zijn oratie aan de Universiteit Utrecht hield, pleit in magazine Deal! voor een beloning wanneer marktpartijen meer doen dan de minimale eisen in een aanbesteding. Door enkel te voldoen aan de minimale eisen waaraan producten of diensten moeten voldoen, wordt er te weinig geïnnoveerd, vindt Schotanus. Hij zou graag zien dat marktpartijen die meer willen doen dan wordt gevraagd een beloning krijgen, bijvoorbeeld via de gunningscriteria. De prikkel om te innoveren moet hiermee groter worden.

Schotanus meent dat de meeste inschrijvers best willen innoveren, maar daartoe nu simpelweg niet gestimuleerd worden. Inkopers moeten niet doorslaan en het allerhoogste eisen. Wel kan het bijvoorbeeld zinnig zijn te eisen dat niet alles, maar een bepaald percentage van een product gerecycled kan worden. Zo worden innovatieve partijen in de markt gestimuleerd betaalbare en goede oplossing te realiseren.

Bron: Facto

‘Zet maatschappelijke impact centraal bij aanbestedingen’

Sociaal ondernemer Jack Stuifbergen is directeur-eigenaar van schoonmaakbedrijf Breedweer Facilitaire Diensten. Hij vertelt in gesprek met Sander van den Broek en Fredo Schotanus in Podcast De Gunningsfactor hoe hij als sociaal ondernemer omgaat met aanbestedingen: ‘Maatschappelijk rendement zou moeten meewegen in elk aanbestedingstraject.’

Het bedrijf van Stuifbergen verkoopt geen diensten, maar impact. In 2009 won de ondernemer zijn eerste Europese aanbesteding, waardoor hij wel moest nadenken over zijn bedrijfsmodel. “Op dat moment kon ik geen mensen vinden die enthousiast waren over het schoonmaakvak. Toen las ik in een advertentie van het UWV dat 30.000 WaJong’ers op zoek waren naar een werkgever. Ik dacht: “kat in het bakkie.” Eén van de kandidaten die de ondernemer via het UWV op gesprek kreeg, was Linda. Stuifbergen bood haar een opleiding aan en was zelf aanwezig bij haar diploma-uitreiking. “Ze kwam naar me toe om me te bedanken. Ze zei: ‘bij mij thuis zeiden ze dat ik het niet zou kunnen, dat ik te dom ben. Nu kan ik laten zien dat ik het wel kan.’ Dat heeft mij doen besluiten mijn bedrijf te veranderen in een bedrijf dat kansen biedt aan mensen die aan de zijlijn staan. Ik wil zo veel mogelijk kwetsbare doelgroepen een plek bieden waarin ze zichzelf zelfstandig in hun levensonderhoud kunnen voorzien.”

Impact first

Onder het motto ‘impact first’ werd het hele bedrijfsmodel aangepast. De dienstverlening wordt gebruikt om maatschappelijke impact te maken. Stuifbergen wil hiermee zo veel mogelijk kwetsbare groepen bestaansrecht geven, opleiden en ontwikkelen. Concreet betekent dit dat Breedweer bij elke opdracht minimaal 30% mensen uit een kwetsbare positie inzet. “Als je impact wil maken, moet je daar ook de ruimte voor krijgen. Daarom richten wij ons op de wat grotere opdrachtgevers, zoals de Rijksoverheid, overheid, semi-overheid, maar ook corporate bedrijven. Dankzij overheidsopdrachten kun je een grote onderneming worden die veel impact maakt. Maar ook de corporates kloppen steeds vaker bij ons aan, ook omdat zij vanaf 2024 moeten gaan rapporteren over hun maatschappelijke impact. Wij maken voor hen inzichtelijk en controleerbaar wat het maatschappelijk rendement is. Door deze aankomende rapportageverplichting hebben sociaal ondernemers goud in handen.” Breedweer is zelf een mooi voorbeeld van zo’n succesverhaal: het is inmiddels één van de vijf snelst groeiende bedrijven van Nederland volgens Erasmus University of Entrepeneurship.

Als sociaal ondernemer ontvang je vergoedingen en subsidies van de overheid. Stuifbergen: “Ik ben eigenlijk wars van subsidies, want ons doel is het creëren van maatschappelijk rendement. Subsidie hebben we wel nodig, maar dat noemen we outputgerichte compensatie. Iemand met een verminderd arbeidsvermogen is ook minder productief. Dus hebben we die compensatie nodig om een duurzaam businessmodel in stand te kunnen houden.”

Participeren met gemeenschapsgeld

De ondernemer heeft nog wel wat tips voor zowel ondernemers die sociaal willen ondernemen, als de aanbestedende diensten: “Inschrijvers moeten goed de stukken lezen en onderzoek doen naar de vraag achter de vraag. Wat drijft de overheidsinstelling ertoe de aanbesteding op deze manier uit te schrijven? En de aanbestedende diensten die schoonmaak aanbesteden, stellen vooral eisen aan de schoonmaak zelf: welk doekje er gebruikt wordt en welke boete je krijgt als er niet aan de kwaliteitseisen wordt voldaan. Zij zouden juist meer eisen moeten stellen aan maatschappelijk rendement. En dan niet met een bepaald percentage, zoals 5% social return. Laat de inschrijver maar aantonen wat hij kan bereiken. Daarnaast wordt de inschrijving nog te vaak beoordeeld door iemand die niet goed begrijpt wat wij hebben neergezet. Dat te lage kennisniveau is één van mijn grote frustraties.”

Tot zijn klantenkring mag Stuifbergen inmiddels ook defensie rekenen. “Daar zouden met name decentrale overheden, basisscholen, scholengemeenschappen een voorbeeld aan kunnen nemen. Ze vergeten wel eens dat ze participeren met gemeenschapsgeld. Maak maatschappelijk rendement onderdeel van je uitvraag. Dit zou moeten meewegen in ieder aanbestedingstraject.”

klik hier om de podcast te beluisteren.

Nieuwe onderzeeboten duurder dan gepland

Staatssecretaris van Defensie Christophe van der Maat verwacht meer geld nodig te hebben voor de aanschaf van vier nieuwe onderzeeërs. Half november wordt het programma van eisen bekend, dan kunnen de drie fabrikanten die nog meedingen naar de opdracht de offerteaanvraag tegemoet zien. Hoeveel geld er precies extra nodig is, blijft vooralsnog onduidelijk.

Budgetoverschrijding
De staatssecretaris wil ‘de werven uitdagen de beste boten tegen de beste prijs te leveren’. Het bekende budget van 3,5 miljard euro wordt in elk geval wel overschreden. Volgens de staatssecretaris moeten Nederland en de NAVO op de unieke capaciteit van de belangrijke strategische wapensystemen van onderzeeboten kunnen rekenen en is de budgetoverschrijding daarmee gerechtvaardigd.

Samenwerking
Op dit moment zijn er nog drie scheepswerven die meedingen naar de opdracht. Alle drie zijn buitenlandse bedrijven: het Zweedse Saab, het Franse Naval en het Duitse ThyssenKrupp Marine Systems. Zij moeten na eventuele gunning verplicht samenwerken met de Nederlandse industrie voor bijvoorbeeld onderhoud. Dit wordt geformaliseerd in een industriële samenwerkingsovereenkomst met het ministerie van Economische Zaken en Klimaat. Op die manier wordt Damen betrokken als Saab de aanbesteding wint en komt IHC in beeld als Naval als beste uit de bus komt.

Extra kosten
In het voorjaar werd al bekend dat de aanschaf van de onderzeeërs meer zou gaan kosten dan verwacht. De kosten vallen nu vermoedelijk nóg hoger uit door onder meer de hoge inflatie en hogere prijzen voor bouwmaterialen. De extra kosten worden deels betaald door Defensie. Dit ministerie krijgt er tot en met 2025 sowieso 14,8 miljard euro bij.

Bron: https://fd.nl/politiek/1453629/miljardenorder-nieuwe-onderzeeers-valt-duurder-uit-ucj2caxYxpjV

Derde trede safety culture ladder vanaf 2025 verplicht bij veiligheid in aanbesteding

Ondertekenaars van de Governance Code Veiligheid in de Bouw (GCVB) stellen vanaf 1 januari 2025 trede 3 van de Safety Culture Ladder (SCL) verplicht bij Veiligheid in Aanbesteding (ViA). Doordat de SCL-methodiek is gewijzigd, is deze ingangsdatum nu vastgelegd. Vanaf nu zijn certificaten of statements niet meer 1 jaar geldig, maar 3 jaar. Daarbij geldt wel een hercontrole in jaar 2 en 3.

Bedrijven die meedoen in een aanbesteding moeten met ViA aantonen minimaal op trede 2 van de SCL staan. Het uiteindelijke doel van ViA is om veilig gedrag in de hele keten te stimuleren. Door van trede 2 naar trede 3 te gaan, moet de hele keten mee in het realiseren van meer veiligheid.

Vanaf 1 januari 2025, als de nieuwe eis ingaat, is het Approved Self Assessment niet meer mogelijk. Er wordt nog gezocht naar een oplossing voor de proportionaliteit die door het vervallen van dit niveau van bewijsmiddelen ter discussie komt te staan. Ondertekenaars van de GCVB zoeken samenwerking met de sector en brancheorganisaties om dit probleem op te lossen.

Bron: https://www.rijkswaterstaat.nl/nieuws/archief/2022/09/veiligheid-in-aanbesteding-vanaf-2025-trede-3-safety-culture-ladder-vereist

Ieder jaar 25 ton CO2 bespaard met de logistieke Haagse Hub

Strategisch contractmanager Peter van Boven van het ministerie van Financiën stond aan de wieg van het aanbestedingsproject De Haagse Hub. Een project met impact, want de logistieke hub aan de rand van Den Haag scheelt 90% leveringen in de binnenstad per dag.

‘In Den Haag zijn veel kantoorpanden en overheidsgebouwen dicht bij elkaar’, zegt Peter. ‘Voor elke bestelling bij een leverancier ging een aparte bestelbus de stad in. Dat zorgde voor veel verkeersbewegingen, en daardoor luchtvervuiling. In 2015 is de Rijksoverheid samen met gemeente Den Haag een project gestart om te onderzoeken hoe bevoorrading slimmer en duurzamer kon. Dat project is uitgemond in een aanbesteding voor een logistieke hub. Een bijzonder complexe aanbesteding, omdat ik als contractmanager niet alleen te maken had met de contractant, maar ook met leveranciers voor wie de werkwijze veranderde.’

Vol busje
Het concept van de hub is niet nieuw, zegt Peter. ‘Supermarktketens werken ook met distributiecentra om hun supermarkten in de steden te bevoorraden. Vanuit de logistieke hub aan de rand van de stad worden leveringen gebundeld de binnenstad in vervoerd. Dus in plaats van dat er een halfleeg busje met alleen papier naar de Turfmarkt rijdt, is dat zero emissie busje nu ook gevuld met koffie en wc-papier. Dat geeft meer rust voor leveranciers, die alles bij de hub afleveren en niet zelf de binnenstad in hoeven, maar ook voor de expeditieruimtes in de kantoren waar niet om de zoveel minuten een volgende levering voor de deur staat.’

Stadslogistiek
Gekozen is voor een partij die zowel de opslag in de logistieke hub als het transport naar de binnenstad op zich neemt. Peter: ‘Zo’n organisatie bestond nog niet, en Stadslogistiek Den Haag is dan ook specifiek voor deze aanbesteding opgericht, als dochteronderneming van PostNL. Met gemeente Den Haag en het Rijk als opdrachtgever heeft Stadslogistiek Den Haag een gegarandeerd volume zodat de investeringen snel worden terugverdiend. Bijzonder aan deze aanbesteding is dat we dus in zee zijn gegaan met een partij die vanaf nul moest beginnen.’

25 ton CO2
Op 1 januari 2020 ging de dienstverlening van start. Wat is er tot nu toe bereikt? Peter: ‘Als contractmanager denk ik mee over hoe we de lat qua duurzaamheid steeds wat hoger kunnen leggen. We begonnen met 200 leveringen in de week, nu zijn dat er 1.400. Elke levering bespaart meerdere ritten. Ieder jaar kan de hub 25 ton CO2 besparen, wat gelijkstaat aan 175 keer vliegen van Amsterdam naar Parijs.’ Met de hub is een landelijke beweging in gang gezet. Peter: ‘Dit project heeft landelijk een enorme boost gegeven aan slimmere logistiek. Stadslogistiek is flink gegroeid en is nu met hubs bezig in 70 steden. Daar hebben ook rijksorganisaties met landelijke dekking veel profijt van.’

Circulair
Peter ziet volop kansen om binnen dit contract tot nog mooiere resultaten te komen. ‘Het Rijk streeft naar 100% circulair: niet bezitten, maar gebruiken. Het zou mooi zijn als de hub op den duur niet alleen goederen levert, maar ook weer inzamelt. Dan wordt er dus altijd gereden met een volle wagen, wat natuurlijk nog milieuvriendelijker is.’ Dat Stadslogistiek meer hubs ontwikkelt, vindt hij een goede zaak. ‘In de toekomst brengt een leverancier zijn goederen bij een hub dichtbij, en die vervoert het vervolgens weer naar een hub in de buurt van de klant.’

Ambassadeur
Contractmanagement is veel meer dan leveranciers aan hun afspraken houden, zegt Peter. ‘Dat is nog weleens het beeld, dat wij alleen maar contracten nalopen. In deze rol ben ik juist veel meer bezig met de relatie en samenwerking. Ik ben echt een ambassadeur van de Haagse Hub en probeer zowel rijksorganisaties als leveranciers ‘aan boord’ te krijgen. Sommige hebben koudwatervrees, dan is het mijn taak ze te overtuigen van de impact. Hoe groter de uitdaging, hoe leuker ik het vind.’

Meer weten over Peters werk als contractmanager in dit project? Bekijk dan het webinar.

Wil je ook bijdragen aan een eerlijke, duurzame maatschappij door in te kopen met impact? Meld je dan aan voor updates over inkoop bij het Rijk.

Beoordelaars baseren hun oordelen vaak op irrelevante informatie

Op 16 juni gaven Richard Lennartz (MinBZK/HIS) en Theo van der Linden (VdLC) op het PIANOo-congres een presentatie over het boek RUIS van nobelprijswinnaar Daniel Kahneman. Kahneman werkt op het snijvlak van psychologie en economie: dat is ook het snijvlak van belangrijke elementen van aanbestedingen. Lennartz en Van der Linden zijn ervan overtuigd dat de ideeën van Kahneman grote invloed gaan hebben op de wijze waarop beoordelingscommissies tot hun oordeel komen. Deze zomer plaatsen ze hierover elke week op aanbestedingscafe een artikel. Dit is het zesde deel uit die reeks.

Statistiek is beter dan intuïtie
Hoe goed is het menselijk beoordelingsvermogen vergeleken met een formule? Kahneman haalt in zijn boek Ruis onderzoeken aan waaruit met overtuigend bewijs bleek dat simpele mechanische modellen in het algemeen superieur waren aan menselijke oordelen. Een simpel mechanisch model is feitelijk de regel van een beoordelaar gevat in een formule. De belangrijkste eigenschap van zo’n model is dat een en dezelfde regel op alle gevallen loslaat. Elke voorspeller heeft een gewicht, en dat gewicht is voor alle gevallen gelijk. U zou nu kunnen denken dat dit beperkend is voor een goede voorspelling. `Dat is niet zo. Wij mensen’ halen er namelijk allerlei nuances bij als we beslissingen nemen, houden rekening met zaken als context en moment. Feitelijk maken we allerlei aanvullende beslisregels. In de praktijk blijken die aanvullende beslisregels niet te kloppen, of zaken als ons gemoed of het weer beïnvloeden de inschattingen van de context – onterecht. Denk hierbij ook aan de invloed van het halo-effect: als je iets of iemand op een bepaald aspect positief beoordeelt, je die ook op andere aspecten positief beoordeelt. Het horn-effect is het tegenovergestelde.

Neil Young
Een voorbeeld: je hebt voor € 200,- een kaartje voor het Neil Young-concert in Brussel gekocht. Je vriend Bob wilde ook een kaartje kopen maar had geluk. Hij kreeg een gratis kaartje van een andere vriend die toch niet bleek te kunnen. De dag voor het concert wordt er een sneeuwstorm aangekondigd en zware verkeersoverlast voorspeld. Wie van de twee zal gemakkelijker besluiten om niet te gaan? Iedereen voelt aan dat dat vriend Bob is. Toch is dat, als je er goed over nadenkt, raar. De echte beslissing is hoe veilig is het op de weg, hoe groot is het risico dat ik in een ongeluk terechtkom etc. Het feit of je voor het kaartje betaald hebt of niet zou eigenlijk irrelevant moeten zijn, maar dat is het niet.

Complexiteit levert geen accurate voorspellingen op
In zijn eerste boek ‘Ons feilbare denken’ geeft Kahneman tientallen voorbeelden waarbij mensen hun beslissing baseren op feiten die eigenlijk niet relevant zijn. Kahneman noemt dat de validiteitsillusie. Complexiteit en een overvloedige hoeveelheid informatie leveren door de bank genomen geen accurate voorspellingen op. We zien die validiteitsillusie vaak bij voorspellende beoordelingen. De oorzaak is het onvermogen om onderscheid te maken tussen enerzijds het beoordelen en wegen van beschikbaar bewijs, en anderzijds het voorspellen van de concrete uitkomst. Mechanische modellen, aldus Kahneman, doen het vrijwel altijd beter dan mensen.

Algoritmen
De onderzoeken waar Kaheman naar verwijst zijn redelijk oud, maar zeker niet gedateerd. De uitkomsten gelden nog steeds. Tegenwoordig noemen we die mechanische modellen algoritmen. Met de huidige stand van de ICT zijn die algortimen vele malen geavanceerder te maken dan de mechanische modellen waar Kahneman naar verwijst. Maar zelfs de mechanische benaderingen van bijna lachwekkende regels doen het doorgaans beter dan de mens. Dat dringt ook op alle fronten door in de samenleving. Er wordt geen voetballer meer gekocht zonder dat er een indrukwekkende hoeveelheid statistische gegevens aan te pas komt.

Les vertaald naar de inkooppraktijk
In de inkooppraktijk werken we vaak al met formules die eigenlijk mechanische modellen zijn. Zo bepalen we welke elementen we belangrijk vinden, kennen een gewicht toe aan die elementen en als de offertes binnen zijn, dan scoren we op die elementen. Vervolgens zetten we de scores in de formule die we vooraf hebben opgesteld, en de uitkomst bepaalt de winnaar. De inkoper werkt dus al met een mechanisch model, zou je kunnen denken. Ja en nee.

Ja: de inkoper stopt de cijfers in een model en er komt een cijfer uit

Nee: de cijfers zelf komen vaak niet tot stand door een mechanische formule, maar door persoonlijke voorspellende oordelen. Om het Plan van Aanpak nog maar eens als voorbeeld te nemen: alle elementen overziend, geven beoordelaars het een cijfer. Expliciet en impliciet nemen ze daarbij allemaal zaken mee die ook minder relevant zijn als voorspellende waarden. De beoordelaars geven mogelijk aan enkele elementen in het Plan van Aanpak een expliciet cijfer, maar aan een groot aantal elementen impliciet. Vervolgens wegen ze dat onderling, en die weging gebeurt bij elk Plan van Aanpak geheel in lijn met de validiteitsillusie. En zo krijgt het ene Plan van Aanpak een 7 en het andere een 9. Hoezo mechanische formule?

Wat zijn goede voorspellers?
In de boordeling van dit soort zaken zou je precies moeten aangeven welke elementen je belangrijk vindt: wat zijn goede voorspellers voor de toekomst. Vervolgens beoordeel je elk element in elk Plan van Aanpak afzonderlijk, en geeft ze afzonderlijk een cijfer. Het eindcijfer voor een Plan van Aanpak is vervolgens enkel en uitsluitend een formule met daarin die cijfers verwerkt. Die formule is: alle cijfers opgeteld gedeeld door het aantal cijfers. Oftewel: gewoon het gemiddelde.

Nog meer eenvoud: simpele regels
Spaarzame modellen zijn modellen van de werkelijkheid die er belachelijk simplistisch uitzien, als rekensommetjes op een bierviltje. Maar in bepaalde settings kunnen ze verrassend goede voorspellingen opleveren. In zijn boek Ruis haalt Kahneman onderzoeken aan op justitieel gebied: recidive en vrijlating op borg. Deskundigen gebruikten een groot aantal variabelen – tot 137 toe – om te bepalen of iemand op borgtocht vrij mocht komen of dat er sprake zou kunnen zijn van recidive. Onderzoekers ontdekten dat het werken met slechts enkele variabelen, leidde tot betere uitkomsten.

Werken met simpele `spaarzame’ modellen verdient dus de voorkeur boven modellen met talloze variabelen. Zelflerende modellen (artificial intelligence) zijn echter nog een stuk beter

Les vertaald naar de inkooppraktijk
Stop met het zoeken naar grote aantallen indicatoren die moeten helpen bepalen of een aanbieder een goede dienstverlener gaat zijn. Zoek naar die paar indicatoren, die paar voorspellers, en zet die in en dan ook alleen die. Welke dat in het algemeen zijn, of welke dat specifiek zijn voor bepaalde goederen, diensten of werken is onderwerp van nader onderzoek. Onderzoek op weg naar vereenvoudiging en weg van de validiteitsillusie.

Dit artikel is onderdeel van een groep artikelen. Hieronder een overzicht van alle artikelen:

• Hoe deskundig zijn de beoordelaars?
• The wisdom of the crowd
• De macht van het openingsbod
• De Delphi-methode
• Vergelijkingsoordelen, keuze van de schaal en geforceerde classificatie
• Beoordelaars baseren hun oordelen vaak op irrelevante informatie

Vergelijkingsoordelen, keuze van de schaal en geforceerde classificatie

Op 16 juni gaven Richard Lennartz (MinBZK/HIS) en Theo van der Linden (VdLC) op het PIANOo-congres een presentatie over het boek RUIS van nobelprijswinnaar Daniel Kahneman. Kahneman werkt op het snijvlak van psychologie en economie: dat is ook het snijvlak van belangrijke elementen van aanbestedingen. Lennartz en Van der Linden zijn ervan overtuigd dat de ideeën van Kahneman grote invloed gaan hebben op de wijze waarop beoordelingscommissies tot hun oordeel komen. Deze zomer plaatsen ze hierover elke week op aanbestedingscafe een artikel. Dit is het vijfde deel uit die reeks.

Maximaal zeven waarden op onderlinge intensiteit vergelijken
Stel er zijn vier touwtjes van verschillende lengte. Ze zijn allevier tussen de 5 en 10 centimeter lang. De lengteverschillen zijn echter gelijk. U krijgt steeds één touwtje te zien en u moet dan een getal van 1 tot 4 noemen, waarbij 1 voor het kortste stukje staat en 4 voor het langste. Niet moeilijk. Stel nu dat het om vijf touwtjes gaat. Ook nu moet u telkens een getal noemen, in dit geval van 1 tot en met 5. Nog steeds niet moeilijk. Wanneer begint u fouten te maken? Dat is rond het magische getal van zeven touwtjes. Verrassend genoeg hangt dit aantal nauwelijks af van het bereik van de lengtes: als die tussen 5 en 15 centimeter zouden variëren, zou u nog steeds na ongeveer zeven touwtjes de mist in gaan. Een test met in luidheid variërende tonen of kleuren van verschillende helderheid zou vergelijkbare uitkomsten laten zien.

Er zit een duidelijk constante grens aan het vermogen van mensen om aparte labels te plakken op stimuli in een bepaalde dimensie. Die grens ligt rond de zeven labels. Deze grens is van groot belang: we kunnen niet beter presteren dan dat ons vermogen is.

Les vertaald naar de inkooppraktijk
We zijn volgens de lessen van Kahneman prima in staat om aan aanbiedingen van vier leveranciers waardeoordelen te geven en daarbij het onderlinge onderscheid goed tot uitdrukking te brengen. Dat geldt ook voor aanbiedingen van vijf leveranciers en van zes leveranciers. Hebben we aanbestedingen waar we aanbiedingen van zeven of meer leveranciers hebben? Dan is ons vermogen om een goed onderscheid te maken eenvoudigweg niet meer toereikend. Het komt met name bij openbare aanbestedingen voor dat er zeven of meer aanbiedingen zijn. De les uit Kahneman is dat we die dan niet goed kunnen beoordelen en leveranciers dus ongewild en onbedoeld tekortdoen. (Hoe vaak komt het bij jullie voor dat je zeven of meer aanbiedingen hebt….?)

Als we deze les vertalen naar de inkooppraktijk, dan betekent dat dat we moeten zorgen dat we minder dan zeven te beoordelen inschrijvingen hebben. Bij een aanbesteding kan dat door te werken met een preselectie en er op basis van goede selectiecriteria voor te zorgen dat maximaal zes leveranciers een offerte mogen uitbrengen. De Gids Proportionaliteit stelt dat wanneer je meer dan tien inschrijvers verwacht, je de niet-openbare procedure zou moeten kiezen. Op basis van Kahneman zou je dat al bij meer dan zeven verwachte inschrijvingen moeten doen.

Gebruik vergelijkingen in plaats van labels
Ons vermogen dingen te vergelijken is veel groter dan ons vermogen ze een plek op een schaal te geven. Wat zou u doen als u een gedetailleerde schaal moest gebruiken bijvoorbeeld om de kwaliteit van een restaurant op aan te geven? Een vijfsterrenschaal zou goed te doen zijn, maar het is onmogelijk elke waarde van een 10-puntschaal met afronding 1 cijfer achter de komma op een betrouwbare manier te gebruiken. De oplossing voor dit probleem is simpel, al kost ze wel wat tijd.

Kahneman illustreert dat aan de hand van de beoordeling van restaurants. Geef een restaurant eerst een waarde op basis van 1 tot en met 5 sterren. Feitelijk deelt u ze dan in een van de vijf categorieën. Daarna stelt u binnen de categorie de rangorde vast. Wat meestal prima te doen is: uw weet waarschijnlijk heel goed of u Joe’s Pizza beter vindt dan Fred’s Burger, of elk ander restaurant. De psychologie van deze exercitie is simpel. Bij expliciete vergelijkingen tussen te beoordelen zaken is kun je een veel verfijnder onderscheidend maken dan als je iets rechtstreeks moet beoordelen met een score. In feite is dit een vorm van relatief beoordelen, wat niet verward moet worden met de relatieve rekenmethode (met risico op rank reversal).

Les vertaald naar de inkooppraktijk
In de inkoop zou je met het toepassen van vergelijkingen in plaats van labels, dus wél veel leveranciers op een goede manier kunnen beoordelen. In het restaurant-voorbeeld uit Ruis gebruikt Kahneman het sterrenmodel. Bij beoordelen van kwaliteit van bijvoorbeeld (elementen van) een Plan van Aanpak kun je iets vergelijkbaars doen. Je kunt de aanbiedingen eerst grofweg indelen in categorieën als slecht, voldoende, goed of uitstekend. Vervolgens ga je binnen elke categorie de aanbiedingen onderling vergelijken en in volgorde plaatsen. Je wist al in welke categorie ze vallen (slecht etc.). Je hebt vooraf al de bandbreedte van elk categorie bepaald (slecht loopt bijvoorbeeld van 1 tot 6, voldoende van 6 tot 7,5, goed van 7,5 tot 9, en uitstekend is 9 of hoger. Je kent al de volgorde van de aanbiedingen binnen elke categorie, en het toekennen van op een cijfer achter de komma afgeronde score is dan goed te doen.

Schalen anders interpreteren
Kahneman beschrijft een analyse van strafzaken waarbij de juryleden zich moeten uitspreken over straffen. De hypothese was dat juryleden het er over het algemeen wel over eens zijn hoe streng ze de gedaagde willen straffen. Ze kwamen echter tot sterk uiteenlopende bedragen komen als ze die `strengheid’ in Dollars moesten uitdrukken.

Les vertaald naar de inkooppraktijk
In de inkooppraktijk hebben we in de regel templates met daarin een model voor het scoren van de aanbiedingen van leveranciers. Zo’n model bestaat dan uit de verbale labels zoals: slecht – onvoldoende – voldoende – goed – uitstekend. En als we geen model in een template hebben die we voor alle aanbestedingen gebruiken, dan hebben we in de regel binnen één aanbesteding wel een model dat we voor alle te scoren elementen gebruiken.

Onze veronderstelling was altijd dat zo’n model helder en duidelijk is. En door consequent hetzelfde model te hanteren, scoren we ook consequent op dezelfde wijze. De les uit Ruis is dat we deze veronderstelling maar gauw overboord moeten zetten. De duidelijkheid van eenzelfde schaal verschilt per te beoordelen element. We moeten bij aanbestedingen daarom op zoek naar modellen die passen bij de te beoordelen elementen. Dat kan (zal) betekenen dat we voor een communicatieplan een volstrekt ander scoremodel zullen hebben als voor een planning, een duurzaamheidsplan of een plan voor de inzet van mensen met een achterstand op de arbeidsmarkt.

Gezien de hoeveelheid ruis die optreedt bij de illustratieve onderzoeken van Kahneman, moeten we die scoremodellen ook nog eens heel precies uitwerken om ruis zoveel mogelijk te elimineren. Als de ruis bij aanbestedingen net zo groot is als bij de strafzaken uit het onderzoek van Kahneman, is het tot een aanvaardbaar niveau terugbrengen van ruis om te beginnen al een uitdagende ambitie.

Dit artikel is onderdeel van een groep artikelen. Hieronder een overzicht van alle artikelen:

• Hoe deskundig zijn de beoordelaars?
• The wisdom of the crowd
• De macht van het openingsbod
• De Delphi-methode
• Vergelijkingsoordelen, keuze van de schaal en geforceerde classificatie
• Beoordelaars baseren hun oordelen vaak op irrelevante informatie

De Delphi-methode

Op 16 juni gaven Richard Lennartz (MinBZK/HIS) en Theo van der Linden (VdLC) op het PIANOo-congres een presentatie over het boek RUIS van nobelprijswinnaar Daniel Kahneman. Kahneman werkt op het snijvlak van psychologie en economie: dat is ook het snijvlak van belangrijke elementen van aanbestedingen. Lennartz en Van der Linden zijn ervan overtuigd dat de ideeën van Kahneman grote invloed gaan hebben op de wijze waarop beoordelingscommissies tot hun oordeel komen. Deze zomer plaatsen ze hierover elke week op aanbestedingscafe een artikel. Dit is het vierde uit die reeks.

Hiërarchie in beoordelingscommissies
In onze vorige bijdrage zijn we ingegaan op de hiërarchie die er in veel beoordelingscommissies zit. Dat kan gaan om de respect-expert ten opzichte van de ‘gewone’ expert, de directeur ten opzichte van zijn of haar ondergeschikte of een extravert persoon ten opzichte van een introvert persoon. Als de dominante persoon ook als eerste aan het woord komt (het openingsbod) dan is er eigenlijk geen sprake meer van een goed functionerende beoordelingscommissie.

In dit artikel gaan we nog een stapje verder. Moet je, met de kennis van Kahneman in je achterhoofd überhaupt nog wel werken met een beoordelingscommissie die in consensus tot een beslissing komt.

Het beoordelen van een plan van aanpak is feitelijk voorspellen
Bij aanbestedingen gaat het erom welke prijs je betaalt en wat je daarvoor krijgt. In veel gevallen: gáát krijgen want diensten komen niet kant en klaar van de plank, maar produceert de leverancier op het moment dat er behoefte aan is, met de mensen die hij er op dat moment voor beschikbaar stelt. Het beoordelen van inschrijvingen gaat dus in veel gevallen feitelijk ook om het voorspellen van toekomstige gebeurtenissen:

• Hoe goed gaat het door een leverancier opgesteld Plan van Aanpak werken?
• Hoe adequaat gaat een leverancier met lastige situaties om?
• Hoe goed gaat een leverancier altijd de juiste specifieke deskundigheid inzetten?

Delphi-methode vermindert ruis
Kahneman zet dus grote vraagtekens bij de mogelijkheid om met een groep mensen in een discussie (consensusbijeenkomst) tot een eerlijk oordeel te komen. Een alternatief om met een groep mensen tot een gezamenlijk oordeel te komen is volgens Kahneman de Delphi-methode. Volgens de klassieke methode zijn er meerdere rondes. Bij de eerste ronde dienen deelnemers anoniem schattingen of meningen in bij een moderator. Bij elke volgende ronde geven de deelnemers opnieuw hun schattingen en meningen, en geven daarbij ook hun redenen mee. Dat gebeurt nog steeds anoniem. De bedoeling is dat de schattingen beter worden en daardoor dichter bij elkaar komen te liggen. Na een x-aantal vooraf vastgestelde rondes en eerder als er geen bijstellingen van scores meer zijn, neem je het gemiddelde als zijnde de consensus score.

Les vertaald naar de inkooppraktijk
Er vindt geen consensusbespreking plaats waarbij de beoordelaars hun scores delen en toelichten, om vervolgens toe te werken naar een consensus score. De inkoopadviseur deelt eerst de toegekende scores anoniem en vraagt iedereen om op basis van het totaaloverzicht een eventueel bijgestelde score in te dienen, aangevuld met redenen voor die score. De inkoopadviseur verspreidt dat weer onder de beoordelaars, allemaal in een keer en zodanig dat er niet een eerste en een laatste beoordeling is. Na enkele vooraf bepaalde rondes rekent de inkoopadviseur de gemiddelde score uit. Dat is tevens de consensus score.

Met deze aanpak is de consensus score ontdaan van elementen als de macht van het openingsbod, de macht van de manipulatie en de macht van de hiërarchie. De informatie cascade elimineer je hiermee ook.

En nu we toch steeds meer gewend zijn aan werken op afstand: je hoeft er niet fysiek voor bij elkaar te komen in een gezamenlijke bijeenkomst. Voor de rondes hoeven de beoordelaars zelfs niet eens precies tegelijk beschikbaar te zijn. Beschikbaarheid in een time window is voldoende. Deze manier ondersteunt daarmee het in opmars zijnde tijd- en plaatsonafhankelijk werken.

Eenvoudige versie
De Delphi-methode met meerdere rondes kan voor een eenvoudige kleine opdracht te omslachtig zijn. Een simpele variant zou kunnen zijn dat de deelnemers eerst schriftelijk een eerste score en een motivering geven die door de moderator/inkoper/procesbegeleider anoniem gedeeld worden onder de deelnemers. De deelnemers geven schriftelijk commentaar op in hun ogen ‘vreemde’ cijfers of beoordelingen. Dat deelt de inkoopadviseur weer met alle deelnemers die op basis daarvan hun punten mogen (niet: moeten) aanpassen. Het gemiddelde cijfer is de uiteindelijke score en uit de schriftelijk gemaakte opmerkingen destilleert de inkoper de tekst voor de motivering.

Dit artikel is onderdeel van een groep artikelen. Hieronder een overzicht van alle artikelen:

• Hoe deskundig zijn de beoordelaars?
• The wisdom of the crowd
• De macht van het openingsbod
• De Delphi-methode
• Vergelijkingsoordelen, keuze van de schaal en geforceerde classificatie
• Beoordelaars baseren hun oordelen vaak op irrelevante informatie

De macht van het openingsbod

Op 16 juni gaven Richard Lennartz (MinBZK/HIS) en Theo van der Linden (VdLC) op het PIANOo-congres een presentatie over het boek RUIS van nobelprijswinnaar Daniel Kahneman. Kahneman werkt op het snijvlak van psychologie en economie: dat is ook het snijvlak van belangrijke elementen van aanbestedingen. Lennartz en Van der Linden zijn ervan overtuigd dat de ideeën van Kahneman grote invloed gaan hebben op de wijze waarop beoordelingscommissies tot hun oordeel komen. Deze zomer plaatsen ze hierover elke week op aanbestedingscafe een artikel. Dit is het derde uit die reeks.

Het beïnvloeden van de keuze
We denken altijd dat in een goed geleide consensusbespreking alle beoordelaars even veel invloed hebben. Kahneman geeft in zijn boek RUIS echter vele voorbeelden hoe mensen (onbewust) beïnvloed worden en wat de macht is van het ‘openingsbod’.

In zijn boek haalt Kahneman een grootschalig onderzoek aan van Sagalnik e.a. met muziek. Proefpersonen konden uit 72 nieuwe nummers kiezen welke ze zo goed vonden dat ze die zouden downloaden. Als de onderzoekers de nummers neutraal presenteerden, kozen de duizenden proefpersonen uiteindelijk de beste nummers. De beste kwamen bovenaan, en de slechte bungelden onderaan. Als er bij een nummer al een getal stond van het aantal downloads, dan was dat bepalend voor het uiteindelijke aantal downloads. Nummers met een toevallig vroege download, werden daarna vaker gedownload. En omgekeerd. De beste nummers kwamen nooit helemaal onderaan en de slechte nummers nooit helemaal bovenaan, maar voor de rest was de volgorde tamelijk willekeurig.

Ze hebben het onderzoek daarna uitgebreid waarbij ze de aantallen downloads manipuleerden. Ze jokten over de aantallen downloads en zetten een hoog aantal bij de minst goede nummers, en een laag aantal bij de beste nummers. Dit drukte de uitkomst in hoge mate. De volgorde was namelijk niet meer tamelijk willekeurig zoals in het vorige experiment, maar de slechtere nummers stonden vooral bovenaan en de betere nummers onderaan. Dus een openingsbod, zelfs als het gemanipuleerd is, is in hoge mate bepalend voor de uiteindelijke uitkomst.

Informatiecascade
Ook op kleinere schaal kan het openingsbod doorslaggevend zijn. We noemen dit een informatiecascade. In het onderzoek van Sagalnik zagen de proefpersonen alleen maar een cijfer staan. Je kunt nog een stap verder gaan, namelijk door ook toe te lichten waarom je een bepaalde keuze beter vindt. Karel, Sophie en Petra zijn kandidaat voor een belangrijke functie. Tien collega’s moeten bepalen wie van de drie het wordt. Elke collega brengt zijn mening naar voren en onderbouwt die mening met argumenten. Arthur begint en Sophie is volgens hem de beste kandidaat. Barbara weet nu hoe Arthur erover denkt. Het ligt voor de hand dat ze zich bij Arthur aansluit als ze zelf ook enthousiast is. Maar stel dat ze er nog niet uit is. Slaat ze Arthurs mening hoog aan, dan is de kans groot dat ze Arthurs mening overneemt. Peter geeft als derde zijn mening. Arthur en Barbara hebben gezegd dat Sophie het moet worden, maar Peter ziet dat anders. Op basis van de beperkte informatie vindt hij Karel beter. Toch kan hij zich aansluiten bij Arthur en Barbara. Dat doet hij niet omdat hij laf is, maar omdat hij open staat voor andere meningen. Hij denkt misschien dat Arthur en Barbara gegronde redenen hebben om zo enthousiast over Sophie te zijn. Tenzij nummer vier, David, denkt over echt betere informatie te beschikken dan zijn voorgangers, zal hij zijn voorgangers waarschijnlijk volgen. Als hij dat doet dan zit hij vast in een zogenoemde informatie cascade en als een mak schaap volgen. De kans dat de rest de eerste mening volgt is groot, ook al hebben ze een goede reden aan te nemen dat een andere kandidaat de betere is. Pas als de groeiende consensus de plank helemaal misslaat gaan ze er misschien nog tegenin. Zo niet, dan eindigt de stemming unaniem voor Sophie. Vanwege het openingsbod van Arthur.

Les vertaald naar de inkooppraktijk
Wie mag bij een bespreking van de individuele scores als eerste een toelichting geven? Die keuze zou net als bij het muziekexperiment bepalend kunnen zijn voor het vervolg van de bespreking en daarmee van de scores die individuen uiteindelijk geven. Je moet je dus altijd goed afvragen wie het openingsbod van een bespreking doet, waarom diegene dat zou moeten zijn, en hoe je de bespreking vervolgens zodanig inricht dat je de macht van het openingsbod vermindert of nog beter: elimineert.

Wie geef je het openingsbod?
Inkopers denken vaak dat een individu de uitkomst van een consensusbespreking niet kan manipuleren als we met een consensusscore werken: iedereen is immers onderdeel van de bespreking. De les uit Ruis vertaald naar de inkooppraktijk is dat dat weleens een illusie kan zijn. Iemand die een bepaalde uitkomst wil hebben, de daarbij passende scores geeft én die scores als openingsbod mag uitbrengen, zou weleens in hoge mate bepalend kunnen zijn voor de uitkomst. We zagen dat je al moet nadenken over wie je waarom het openingsbod zou moeten geven. Je zou je met de kennis van dit manipulatie experiment ook moeten afvragen wie je het openingsbod juist niet wilt laten geven, en ook waarom niet.  

Drie soorten hiërarchie
Er zijn drie soorten hiërarchie waar je als inkoper op moet letten. Ten eerste de respect-expert ten opzichte van de ‘gewone’ expert. Er is altijd een expert die meer gepubliceerd heeft, meer ervaring heeft of om een andere reden alom gerespecteerd wordt. Het is verstandig om diegene niet als eerste het woord te geven omdat zijn mening die van de anderen zal beïnvloeden. Ten tweede is er de hiërarchie in rang. Als de directeur of de manager in de beoordelingscommissie zit moet ook hij of zij als laatste aan het woord komen. En tenslotte hebben we nog het verschil tussen introverte en extraverte mensen. Een inkoper/procesbegeleider moet ervoor zorgen dat ook de beoordelaars die zich niet graag in een groep op de voorgrond zetten hun inbreng hebben. Laten we de groupthink dat ongewenste beïnvloeding eigenlijk niet kan plaatsvinden, voor de zekerheid maar gauw verlaten.

Het openingsbod is dus van groot belang. In het volgende artikel zullen we zien dat Kahneman überhaupt niet veel wil weten van consensusbeoordelingen.

Dit artikel is onderdeel van een groep artikelen. Hieronder een overzicht van alle artikelen:

• Hoe deskundig zijn de beoordelaars?
• The wisdom of the crowd
• De macht van het openingsbod
• De Delphi-methode
• Vergelijkingsoordelen, keuze van de schaal en geforceerde classificatie
• Beoordelaars baseren hun oordelen vaak op irrelevante informatie

The wisdom of the crowd

Op 16 juni gaven Richard Lennartz (MinBZK/HIS) en Theo van der Linden (VdLC) op het PIANOo-congres een presentatie over het boek RUIS van nobelprijswinnaar Daniel Kahneman. Kahneman werkt op het snijvlak van psychologie en economie: dat is ook het snijvlak van belangrijke elementen van aanbestedingen. Lennartz en Van der Linden zijn ervan overtuigd dat de ideeën van Kahneman grote invloed gaan hebben op de wijze waarop beoordelingscommissies tot hun oordeel komen. Deze zomer plaatsen ze hierover elke week op aanbestedingscafe een artikel. Dit is het tweede uit die reeks.

Zonnig weer? Je academische titel is minder waard…
Iedereen heeft last van wat Kahneman gelegenheidsruis noemt. Een onderzoek naar 700.000 huisartsconsulten liet bijvoorbeeld zien dat artsen aan het eind van een lange dag significant vaker opiaten voorschreven. Zelfs het weer heeft een meetbare invloed op professionele beoordelingen.

Uri Simonsson toonde aan dat toelatingsbureaus van universiteiten als het bewolkt is meer gewicht toekennen aan de academische prestaties van een kandidaat, en als de zon schijnt meer aan andere aspecten van zijn of haar CV. De titel van zijn artikel hierover was: ‘Clouds make nerds look good’. Oftewel: toevallige externe factoren bepalen hoe wij beoordelen. En laten de uitkomsten van aanbestedingen nu in hoge mate van beoordelingen af laten hangen….

Simpele oplossing kan uitkomst bieden
Een heel eenvoudige oplossing om dit soort ruis te verminderen is volgens Kahneman door simpelweg meer beoordelaars in te zetten. Hij geeft daar echter gelijk de kanttekening bij, dat dat in veel gevallen gewoonweg te kostbaar zal zijn. In zijn boek geeft hij het voorbeeld van een docent die opstellen van leerlingen uit de derde klas moet nakijken. Als hij dat gewoon alleen zelf doet kunnen er allerlei zaken zijn die het eerlijk beoordelen beïnvloeden (ruzie met zijn echtgenote, zijn nieuwe auto net aangereden, net een prijs gewonnen ect).

Hij kan het proces dus wat zuiverder maken door bijvoorbeeld een collega te vragen de opstellen ook na te kijken. Hij zou de relatief complexe beoordelingstaak kunnen structureren, of de opstellen vaker kunnen lezen en dan in een andere volgorde. Een gedetailleerde scorerichtlijn als checklist zou ook kunnen helpen en hij zou ook elk opstel op hetzelfde tijdstip van de dag kunnen lezen om gelegenheidsruis te vermijden.

Wisdom of the crowd: niet nieuw, nog wel steeds actueel
Het beoordelen met meerdere personen noemt Kahneman ‘the wisdom of the crowd’. Al in 1907 vroeg Francis Galton, een veelzijdig geleerde en een neef van Darwin, 787 bezoekers van een jaarmarkt het gewicht van een grote prijs-os te schatten. Geen van de bezoekers noemde het juiste gewicht, 1198 pond, maar het gemiddelde van de schattingen was 1200 en zat er dus maar 2 pond naast.

Tijdens het live experiment bij het PIANOocongres hebben we dat ook zelf aangetoond. We hadden een pot met 297 Napoleons erin en ruim 150 mensen hebben geschat hoeveel erin zaten. Niemand had het juiste antwoord, maar het gemiddelde van de massa zat er slechts 3 naast.

Wisdom of the crowd werkt uitstekend als je een antwoord in de goede richting zoekt
Kahneman brengt bij wisdom of the crowd een nuance aan. Als het gaat om een complexe zaak met veel verschillende elementen, waarvoor specialistische kennis nodig is, zal een beoordelingscommissie van 100 personen eerder meer dan minder ruis geven. Ook bij zeer complexe zaken werkt besluitvorming in grote groepen eerder polariserend en dus ruisversterkend. Men beweegt mee met een expert en versterkt elkaar in die richting. Of beweegt mee met het openingsbod. Of met een hiërarchisch hoger geplaatst persoon.

Maar… als je een antwoord op een vraag zoekt waarbij het gaat om inschattingen en inzichten, dan heeft de crowd veel wisdom. Het kan dus nut hebben om bij aanbestedingen met meer – lees: veel meer –  beoordelaars te werken.

En bij aanbestedingen zoeken we ook vaak dat soort antwoorden
Denk bijvoorbeeld aan de  nieuwe kleur voor de aan te schaffen leerlingenvervoerbusjes. Dan is het mogelijk en misschien zelfs wenslijk om de ouders of zelfs de kinderen mee te laten beslissen. Er is geen technische kennis voor nodig om te bepalen welke kleur je het mooist vindt.

En nog vaker voorkomend bij aanbestedingen: het beoordelen van Plannen van Aanpak. Daarbij proberen we dan objectief in te schatten hoe groot de kans is dat een bepaald Plan van Aanpak tot succes leidt. Hierbij gaat het immers om inschattingen en inzichten.

Praktische bezwaren oplossen leidt mogelijk zelfs tot betere aanbestedingen
Een argument tegen ‘the wisdom of the crowd’ bij aanbestedingen zou kunnen zijn dat als 100 beoordelaars kennis nemen van de plannen van aanpak van inschrijvers, er geen sprake meer is van de bescherming van bedrijfsgevoelige informatie. Dit is prima oplosbaar. Je kunt dat bijvoorbeeld oplossen door niet een uitgebreid plan van aanpak te laten schrijven, maar de inschrijvers korte stukjes per onderwerp te laten schrijven die niet herleidbaar zijn tot de inschrijver. Die stukjes zou je dan bijvoorbeeld zelfs met multiple choice vragen door de 100 beoordelaars kunnen laten beoordelen.

De aanbesteding wordt er mogelijk zelfs stukken beter van: je dwingt de aanbieders zich op de kern te richten, en vraagt ze niet om lange lappen proza op te leveren.

Let wel op! Ook bij een groep moet je een duidelijk beoordelingskader hebben
Bij aanbestedingen is het gebruik van een beoordelingscommissie volstrekt ingeburgerd. Toch was dat niet altijd zo. Pijnacker Hordijk (Aanbestedingsrecht, vierde druk 2009), zei hier nog het volgende over: “Een in de praktijk steeds vaker opkomende vraag is of de beoordeling van de inschrijvingen door een team van beoordelaars voldoende objectief en transparant is. Op zichzelf doet het er niets toe of de beoordeling plaatsvindt door één beoordelaar of een team van beoordelaars, omdat een beoordeling hoe dan ook dient plaats te vinden aan de hand van duidelijke, precieze en ondubbelzinnige criteria en dienovereenkomstig ook aan de hand van die criteria toetsbaar dient te zijn. Het is derhalve een misvatting dat een subjectieve beoordeling door een aantal beoordelaars alsnog objectief en transparant wordt door die beoordelingen te middelen.”

Goede balans zoeken zijn we aan onze stand verplicht
Kahneman geeft aan dat er een grens zit aan een investering in ruisreductie. Het lijkt echter vanzelfsprekend om juist bij aanbestedingen, waarbij het gaat om het uitgeven van belastinggeld, te proberen de ruis zo laag mogelijk te houden. Je zou wel kunnen redeneren dat er bij een Europese aanbesteding van € 20.000.000,- meer aan ruisreductie gedaan moet worden dan bij een meervoudig onderhandse aanbesteding voor € 50.000,-.

De impact van beoordelingen van kwaliteit is bij aanbestedingen groot, en nu we steeds minder op prijs inkoper zelfs steeds groter en daarmee vaak zelfs doorslaggevend. We zijn het aan onze stand verplicht om goed na te denken of we méér moeten doen om uitkomsten minder/niet van toevalligheden af te laten hangen.  

Clouds make nerds look good … laten wij ervoor zorgen dat zoiets niet geldt voor onze aanbestedingen!

Dit artikel is onderdeel van een groep artikelen. Hieronder een overzicht van alle artikelen:

• Hoe deskundig zijn de beoordelaars?
• The wisdom of the crowd
• De macht van het openingsbod
• De Delphi-methode
• Vergelijkingsoordelen, keuze van de schaal en geforceerde classificatie
• Beoordelaars baseren hun oordelen vaak op irrelevante informatie

Hoe deskundig zijn de beoordelaars?

Op 16 juni gaven Richard Lennartz (MinBZK/HIS) en Theo van der Linden (VdLC) op het PIANOo-congres een presentatie over het boek RUIS van nobelprijswinnaar Daniel Kahneman. Kahneman werkt op het snijvlak van psychologie en economie: dat is ook het snijvlak van belangrijke elementen van aanbestedingen. Lennartz en Van der Linden zijn ervan overtuigd dat de ideeën van Kahneman grote invloed gaan hebben op de wijze waarop beoordelingscommissies tot hun oordeel komen. Deze zomer plaatsen ze hierover elke week op aanbestedingscafe een artikel. Dit is het eerste uit die reeks.

In zijn boek gaat Kahneman uitgebreid in op de kwaliteit van beoordelaars. Het zal geen verrassing zijn dat ook hij vindt dat hoe deskundiger de beoordelaars zijn, hoe beter het eindoordeel zal zijn. Bij zeer vakkundige beoordelaars is er sprake van minder ruis en ook van minder bias. Maar Kahneman is kritisch over het vaststellen van die kwaliteit. De superioriteit van de echte experts ten opzichte van anderen is in zijn ogen alleen verifieerbaar als we de beschikbaarheid hebben over de uitkomst van hun oordelen/voorspellingen. Maar daar ontbreekt het vaak aan. 

In zijn boek werkt Kahneman twee voorbeelden heel uitgebreid uit. Een heel zakelijk voorbeeld is het vaststellen van verzekeringspremies, iets waarbij je zou vermoeden dat de experts redelijk dicht bij elkaar zouden eindigen, wat in de praktijk echter niet zo is. Het tweede voorbeeld is het bepalen van de strafmaat door rechters. Kahneman erkent dat de rol van een rechter juist is om een oordeel te nuanceren. Als er iemand doodgereden wordt, dan maakt het voor de strafmaat uit of het door een dronken chauffeur met diverse waarschuwingen gebeurt, of door een man die met zijn hoogzwangere vrouw op weg naar het ziekenhuis is. Maar het vergrijp blijft hetzelfde, en het vonnis zou binnen bepaalde marges moeten blijven. De uitkomsten die Kahneman echter vond door vonnissen te vergelijken gaan echter veel verder dan dat. Hij schrijft:  

“In een groot onderzoek uit 1981 kregen 208 federale rechters allemaal dezelfde zestien hypothetische zaken voorgelegd. De bevindingen waren schokkend. In slechts drie van de zestien zaken was er unanimiteit wat betreft het opleggen van een gevangenisstraf. Zelfs als de meest rechters het erover eens waren dat een gevangenisstraf gepast was, was er grote variatie in de duur daarvan. In een fraudezaak met als gemiddelde straf van 8,5 jaar was de zwaarste straf levenslang. In een ander geval was de gemiddelde straf 1,1 jaar, maar de zwaarste 15 jaar.” 

In feite is wat een beoordelingscommissie bij een aanbesteding doet, het voorspellen van de beste aanpak. De experts lezen vijf plannen van aanpak en proberen te voorspellen welk plan van aanpak in de praktijk het beste zal werken. Met de inzichten van Kahneman moeten we hier grote vraagtekens bij zetten.  

Op de eerste plaats betwijfelt Kahneman de haalbaarheid van perfecte voorspellingen. Hij noemt dat de ‘ontkenning van onwetendheid’. Het probleem is volgens hem dat mensen geloven in de voorspelbaarheid van gebeurtenissen die in feite onvoorspelbaar zijn, waarmee ze impliciet ontkennen dat er een grens is aan wat je kunt voorzien. Als je naar moderne aanbestedingen kijktdan is het op zijn plaats om vraagtekens te zetten bij gunningscriteria als ‘flexibiliteit’ en ‘samenwerking’. Dit zijn zulke veelomvattende en feitelijk vage begrippen dat je jezelf de vraag moet stellen of een tekstje in een plan van aanpak überhaupt wel een indicatie is van hoe de komende samenwerking gaat verlopen of hoe flexibel de opdrachtnemer zal blijken te zijn. Dat neemt niet weg dat je een goede samenwerking en een flexibele werkhouding gedurende de uitvoering wel kunt belonen met bijvoorbeeld een bonus- of malussysteem, maar als gunningscriterium bij de aanbesteding hoort het niet thuis. 

Op de tweede plaats stelt Kahneman dat je je steeds moet afvragen hoe deskundig de experts in werkelijkheid zijn. Als het om eenvoudige of meetbare taken gaat is het gemakkelijk om vast te stellen of een aanpak succesvol was of niet: de WC is gerepareerd, er is een bepaald bedrag aan omzet gehaald, er zijn 100 facturen verstuurd etc. Bij aanbestedingen die wat ingewikkelder zijn, is het veel moeilijker om toekomstig succes vast te stellen. Er kunnen vaak tientallen redenen zijn waarom een leverdatum niet gehaald wordt of waarom er toch meerkosten zijn. Het menselijk brein is volgens Kahneman over het algemeen niet goed in staat grote aantallen factoren ook nog eens in onderlinge samenhang goed te beoordelen. Er zijn volgens Kahneman beoordelaars die dat wel goed kunnen. De deskundigheid van beoordelaars is volgens Kahneman te meten, maar dat is niet eenvoudig en vereist analyses over een langere termijn. Beoordelaars bij een aanbesteding worden eigenlijk nooit onderworpen aan een evaluatie van de juistheid van hun oordeel. Dat zou, op lange termijn wel een indicatie van hun deskundigheid geven. Het vertrouwen dat we nu hebben in bepaalde experts is meestal gebaseerd op het respect dat ze onder hun collega’s genieten. Kahneman noemt dat respect-experts. Training, ervaring en (zelf)vertrouwen zorgen ervoor dat respect-experts geloof in hun inzicht weten af te dwingen. Maar zegt Kahneman, deze zaken vormen geen garantie voor de kwaliteit van hun oordelen. Hij gaat hier heel erg ver in. Hij zegt:  
“Zijn we nagegaan of de experts die wij vertrouwen het beter doen dan pijltjesgooiende chimpansees?” 

Dit is het eerste artikel uit de reeks naar aanleiding van het boek ‘Ruis’ van nobelprijswinnaar Daniel Kahneman.

Dit artikel is onderdeel van een groep artikelen. Hieronder een overzicht van alle artikelen:

• Hoe deskundig zijn de beoordelaars?
• The wisdom of the crowd
• De macht van het openingsbod
• De Delphi-methode
• Vergelijkingsoordelen, keuze van de schaal en geforceerde classificatie
• Beoordelaars baseren hun oordelen vaak op irrelevante informatie

Aanbestedingsalert Mei 2022

Wat is er gebeurd?
Een aanbestedende dienst heeft een aankondiging gepubliceerd voor de Europese aanbesteding voor het beheer en de exploitatie van een zwembad. De inkoper heeft geconstateerd en medegedeeld aan een van de inschrijvers dat de inschrijfsom door aanpassingen van inschrijver in het inschrijfformulier dermate hoog is dat een gunning op beste prijs/kwaliteit onwaarschijnlijk is. De inschrijver reageert dat een fout is geslopen in het formulier, maar de aanbestedende dienst geeft aan dat de fout niet mag worden gecorrigeerd. De inschrijver stelt zich vervolgens op het standpunt dat de aanbestedende dienst de beoordelingssystematiek heeft geschonden door over de prijs te oordelen voordat de beoordelingscommissie de inschrijving heeft kunnen bekijken, terwijl in de aanbestedingsdocumenten wordt beschreven dat eerst de kwaliteit wordt beoordeeld en dan pas de prijs. Door van deze volgorde af te wijken wordt gehandeld in strijd met de aanbestedingsbeginselen.

Het resultaat
De voorzieningenrechter is van oordeel dat de aanbestedende dienst is afgeweken van de door haar gekozen beoordelingssystematiek. Dit levert naar het oordeel van de voorzieningenrechter schending op van de aanbestedingsbeginselen. Dit leidt ertoe dat de aanbesteding op deze wijze geen doorgang meer kan vinden en een nieuwe aanbesteding gestart moet worden.

Betekenis voor de praktijk
Houd je aan de vastgestelde beoordelingssystematiek en gebruik een absolute beoordelingsmethode voor de prijs zodat de inschrijver voorafgaand aan het inschrijven kan zien of de prijsberekening incorrect is.

Significant Synergy is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Aanbestedingsalert April 2022

Wat is er gebeurd?
Een aanbestedende dienst heeft met verschillende partijen een raamovereenkomst gesloten voor het verrichten van ontwerpdiensten. Onder deze raamovereenkomst heeft de aanbestedende dienst een opdracht uitgezet door middel van een mini-competitie. De partij die deze opdracht heeft verloren, kan zich niet vinden in de gunningsbeslissing. Reden hiervoor is dat de verliezende partij van mening is dat de opgegeven aspecten die volgens de aanbestedende dienst aandacht behoeven, onjuist zijn en niets te maken hebben met gunningscriterium (G3). Deze aspecten hebben in strijd met de aanbestedingsstukken tot een puntenaftrek geleid. Met het wegvallen van deze negatieve aspecten (kanttekeningen) verdient de verliezende partij de maximale score voor G3 en dient de opdracht aan deze partij gegund te worden.

Het resultaat
Ter zitting heeft de aanbestedende dienst onderkend dat de kanttekeningen in de motivering van de gunningsbeslissing enkel bedoeld zijn als aandachtspunten voor de uitvoeringsfase en niet zijn meegenomen in de beoordeling. De voorzieningenrechter gaat hierin mee. Daarom blijft enkel het ingenomen standpunt dat alleen het benoemen van positieve aspecten moet leiden tot de maximale score ‘uitstekend’ over. Dit standpunt wordt niet gevolgd door de voorzieningenrechter. De rechter stelt dat het goed onderbouwen en in kaart brengen van de belangrijkste aspecten in dit geval niet een automatische score van ‘uitstekend’ rechtvaardigt. De wijze van waardering sluit volgens de voorzieningenrechter aan bij de betekenis van ‘uitstekend’ in de Van Dale: “Zo bijzonder goed dat het opvalt, voortreffelijk”.

Relatie tot de praktijk
Wees je ervan bewust dat kanttekeningen niet thuishoren in de motivering en zorg dat waarderingstermen aansluiten bij de uitvraag en het beoordelingskader.

Significant Synergy is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Elisabetta Manunza pleit voor brede blik bij aanbestedingen

Hoogleraar Europees en internationaal aanbestedingsrecht Elisabetta Manunza stelt dat Nederland laks omgaat met de fundamentele waarden van de rechtsstaat. In een interview met onderzoeksplatform Follow the Money vraagt de hoogleraar aan de Universiteit Utrecht zich af waarom de politiek bijvoorbeeld geen vragen stelde over het niet openbaar aanbesteden in de mondkapjesdeal. Uit de vrijgekomen informatie blijkt dat er geen enkele afweging over aanbestedingsregels is geweest. Manunza noemt dat ‘treurig én gevaarlijk’.

Nederlandse handelsgeest
Volgens Manunza is de handelsgeest in Nederland zo sterk dat we elke buitenlandse investering als handel zien, terwijl andere landen soms best vanuit andere ideologische belangen kunnen handelen. Ze vindt de winst van openbare aanbestedingen het voorkomen van vriendjespolitiek en corruptie. Manunza: “Via aanbestedingen kunnen we toezicht houden op de wijze waarop de overheid fundamentele zaken die het dagelijkse leven van burgers raken inricht.”

Brede blik
Manunza pleit ervoor dat de overheid de laagste prijs anders moet berekenen. Volgens haar moeten ook aspecten als bijvoorbeeld milieuvervuiling, sociale veiligheid en mensenrechten mee worden genomen in de afwegingen. Landen die de democratische rechtsorde ondermijnen komen dan niet meer als beste naar voren, ondanks hun wellicht lagere prijs.

Ethiek
Door een grotere rol voor ethiek in de economie toe te kennen en de bewustwording te vergroten, moet de mentaliteit rondom aanbestedingen kunnen veranderen, denkt Manunza. Geld mag niet de enige drijfveer zijn en de huidige regels bieden voldoende mogelijkheden om bij aanbestedingen beter te screenen dan nu gebeurt.

Bron: https://www.ftm.nl/artikelen/interview-elizabetta-manunza

Onderzoek naar effectief inkopen in tijden van crisis

De coronacrisis was niet alleen een gezondheidscrisis. Door de enorme vraag naar persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM’s) en beademingsapparatuur, ontstond ook een fikse inkoopcrisis. Het MaSSC (Material Supply Strategies in a Crisis) onderzocht deze crisis in Nederland en 33 andere landen wereldwijd. Wat waren de inkoopstrategieën en -structuren? Hoe moet het in een volgende crisis? Belangrijkste conclusie is dat een betere afstemming tussen de politieke macht en de concentratie van relevante inkoopkennis het meeste effect zullen hebben.

Prioriteiten stellen
Interviews met 45 internationale experts uit 33 landen liet zien dat de ambities momenteel erg hoog zijn. Het is de vraag hoe haalbaar alle plannen zijn. Overheden moeten balans vinden tussen verbeteringen op korte en lange termijn. Prioriteiten stellen is daarbij belangrijk.

Nederland valt op
De 33 landen werden in vijf clusters ingedeeld, afhankelijk van onder meer inkoopprofessionaliteit en aanwezige kennis. Opvallend is dat Nederland een grote inkoopprofessionaliteit heeft, maar een gebrekkige afstemming tussen betrokkenen hanteert.

Algemene lessen
De onderzoekers constateerden in veel landen een mismatch tussen politieke macht en de concentratie van relevante inkoopkennis. Deze moeten beter op elkaar afgestemd worden. Ook het in kaart brengen van de benodigde experts met hun werkplek en expertise helpt om een nieuwe crisis snel en effectief aan te pakken.

Groot onderzoek
Het beschreven onderzoek bestaat uit drie delen waarvan dit het tweede deel is. Het onderzoek is een samenwerking tussen PPRC (Public Procurement Research Centre), Universiteit Twente, Erasmus Universiteit Rotterdam en IRSPP (International Research Study of Public Procurement) en wordt gefinancierd door ZonMw als onderdeel van het COVID-19 programma.

Bron: https://www.pprc.eu/wereldwijde-crisisinkoop-hoe-kunnen-landen-effectiever-inkopen-in-een-volgende-crisis/

Aanbestedingsalert: maart 2022

Significant Synergy deelt regelmatig interessante jurisprudentie op het gebied van aanbesteden. Deze keer een casus over stroomlijning van een interview tijdens een aanbesteding.

Wat is er gebeurd?
Een aanbestedende dienst is een Europese openbare aanbestedingsprocedure gestart voor de aanschaf van middelgrote en grote veegwagens. In het programma van eisen is voorzien in de optie om bij de winnende inschrijver veegwagens af te nemen met een duurzame/afwijkende aandrijftechniek (eis 23). De prijs mag maximaal 200% van de winnende inschrijving bedragen. Over deze eis is onenigheid ontstaan. De partij die niet voor gunning in aanmerking komt stelt dat de gunningssystematiek, in combinatie met eis 23 niet leidt tot de keuze voor de economisch meest voordelige inschrijving. De aanbestedende dienst en winnende inschrijver stellen zich op het standpunt dat de partij heeft nagelaten om vragen te stellen over deze eis en haar bezwaren niet kenbaar heeft gemaakt. Om deze reden heeft de partij haar rechten verwerkt. 

Het resultaat
Het hof stelt eerst dat bij een fundamenteel gebrek in de aanbestedingsstukken de aanbestedende dienst zich er niet tegen kan verzetten dat een inschrijver dit gebrek in een procedure voor de rechter aan de orde stelt. Ook al heeft de inschrijver daarover vóór de inschrijving geen bezwaren geuit. Bovendien oordeelt het hof dat eis 23 geen deel (meer) mag uitmaken van deze aanbesteding, omdat toepassing van de eis kan leiden tot een andere opdracht en de eis niet voldoet aan de eisen die aan een herzieningsclausule worden gesteld. De eis kent vage termen, is onduidelijk en kent geen enkele tijdsduiding.

Relatie tot de praktijk
Wees je bewust dat fundamentele gebreken waarover geen bezwaren zijn geuit toch bij de rechter aan de orde gesteld kunnen worden en dat een mogelijke wijziging van de opdracht wordt voorzien in een duidelijke, nauwkeurige en ondubbelzinnige herzieningsclausule. 

Bekijk de complete uitspraak van 15 februari hier.

Significant Synergy is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

‘Optimaal gebruik aanbestedingsrecht? Kijk naar Europa.’

Wat heeft een onderzoek naar het Nederlandse loterijenstelsel te maken met aanbesteden? Meer dan je denkt. Overheden verstrekken schaarse rechten aan kansspelaanbieders door ze vergunningen te verlenen. De uitgangspunten en omstandigheden die daarbij komen kijken, lijken sterk op die van het aanbesteden.

Het Utrecht University Center for Public Procurement (UUCePP) deed in opdracht van het ministerie van Justitie & Veiligheid onderzoek naar het Nederlandse loterijenstelsel. Specifiek keek de onderzoeksgroep naar de conformiteit van beoogde hervormingen in het Nederlandse loterijenstelsel met het Europees recht. Daarbij ging het om de ruimte die de Nederlandse overheid heeft om nationaal beleid te voeren – zoals o.a. het goededoelenbeleid – en regulering aan te nemen zonder in strijd met het Europees recht te handelen.

Aanbestedingscafe.nl sprak prof. dr. Elisabetta Manunza, hoogleraar Europees en Internationaal aanbestedingsrecht over het onderzoek. Daarin zijn meerdere interessante links met aanbesteden te vinden.

Duaal stelsel

Prof. mr. Elisabetta Manunza, prof. mr. Sybe de Vries, mr. dr. Willem Janssen en mr. Anouk van der Veer namen drie scenario’s onder de loep. Het huidige Nederlandse loterijenstelsel is een duaal stelsel, waarin ruimte is voor staatsloterijen – die een monopolie hebben – en andere loterijen, die alleen kunnen opereren via een vergunning (onder het meervergunningenstelsel). Aanbieders die de markt op gaan onder het meervergunningenstelsel moeten hun opbrengst deels afstaan aan een goed doel. De BankGiroLoterij en Vriendenloterij zijn hier voorbeelden van.

Uit het onderzoek van UUCePP blijkt dat het huidige duale stelsel juridisch toelaatbaar is. Wel zijn vereisten of verboden onrechtmatig wanneer deze gericht zijn op het verwezenlijken van economische doelstellingen of wanneer ze niet proportioneel zijn. Vanzelfsprekend mogen buitenlandse aanbieders niet worden uitgesloten. Dat is in strijd met de geldende Europese eisen. Het poolingverbod (het verbod op het vermengen van Nederlandse en buitenlandse loterijen) mag volgens de onderzoekers worden gerechtvaardigd. Pas als duidelijk aangetoond kan worden dat (verdere) doelstellingen van niet-economische aard, zoals consumentenbescherming, worden nagestreefd, zou het poolingverbod gerechtvaardigd kunnen worden. De Nederlandse overheid mag het poolingverbod dus niet inzetten om de eigen staatskas te spekken met eigen loterijen die onder het monopoliestelsel vallen.

Mede naar aanleiding van de uitkomsten van dit onderzoek constateerde voormalig minister van Rechtsbescherming Dekker al dat er geen noodzaak is tot herziening van het Nederlandse loterijenstelsel.

Coherent recht

Prof. mr. Elisabetta Manunza legt uit dat het van groot belang is dat de Nederlandse wet- en regelgeving aansluit op de Europese. Anders kunnen kansspelaanbieders zich tot de rechter wenden en een gerechtelijke procedure starten. Ze vindt coherentie als rechtsbeginsel in het algemeen, belangrijk. “Beslissingen van de overheid en geldende regelgeving moeten coherent zijn, ook met regelgeving waar deze onderdeel van is en andere relevante onderdelen van het recht en het rechtssysteem.” Manunza deed in 2016 ook al onderzoek naar de houdbaarheid van monopolies binnen het Nederlandse loterijenstelsel in opdracht van de Raad van Bestuur van de Kansspelautoriteit. Uit het huidige onderzoek blijkt dat de nationale wet- en regelgeving rondom kansspelen in de loop der jaren is verbeterd. Het stelsel is volgens haar steeds beter in lijn gebracht met het Europees recht.

Wetgeving omtrent overheidsaankopen en -verkopen

Er is nog een reden dat Manunza verheugd is over het onderzoek. “Hieruit blijkt opnieuw dat het aanbestedingsrecht andere belangrijke rechtsterreinen de laatste twintig jaar in grote mate heeft beïnvloed.”, vertelt ze. Het Europees aanbestedingsrecht, een relatief nieuw rechtsgebied, wordt volgens Manunza gekenmerkt door een sterke dynamiek. “Die heeft in de laatste vijftig jaar voor een flinke uitbreiding van dit rechtsgebied gezorgd. Steeds meer verschillende vormen waarmee de overheid de markt benadert, zijn gaandeweg aan competitieve toedelings- en verdelingssystemen onderworpen. Niet alleen dankzij regulering, zoals in geval van de overheidsáánkopen maar dankzij rechtsprocedures van marktpartijen nu ook schaarse vergunningen, zoals in het geval van kansspelen, verkoop van grond en gebouwen”, legt ze uit.

Manunza vertelt dat er in Nederland geen regulering bestaat die specifiek over de verkoop van onroerende zaken van de overheid gaat. In dat opzicht verschilt Nederland van andere lidstaten. Bij de kansspelen is dat anders. Hier is het EU-Verdrag wel van toepassing. Er bestaat echter geen secundaire regulering in de vorm van richtlijnen of verordeningen omdat de EU op het terrein van de kansspelen geen wetgevende bevoegdheden heeft. “Op het verkopen van eigendomsrechten is het EU Werkingsverdrag neutraal, door een bepaling die bepaalt dat het verdrag het eigendomsrecht in de lidstaten onverlet laat. Door de afwezigheid van die regels is de rechtspositie van particulieren niet sterk.”

Manunza pleitte in diverse publicaties voor regelgeving rondom deze materie en was daarom verheugd dat de Hoge Raad onlangs oordeelde dat gemeenten gelijke kansen moeten bieden bij de verkoop van grond. De Hoge Raad baseert zijn beslissing niet op het verdrag of andere regulering maar op een van de oudste rechtsbeginselen: het gelijkheidsbeginsel.

Dat we wel regels hebben over het verwerven van eigendom, maar geen regels over het vervreemden daarvan, is niet coherent.

Elisabetta Manunza, hoogleraar Europees en Internationaal aanbestedingsrecht 

“De vraag of je de schaarse rechten zoals bij kansspelen, of bij de verkoop van grond en gebouwen, moet verdelen in competitie – bijvoorbeeld met aanbestedingsprocedures – speelt al lang bij de rechter in Nederland”, vertelt Manunza. Waar bij overheidsopdrachten verregaande nationale en Europese wetgeving bestaat, is dat bij het verkopen of bezwaren van schaarse rechten niet in gelijke zin het geval. Europa laat de regulering van kansspelen bij de lidstaten en neemt een neutrale houding in bij de vervreemding van overheidseigendom. Wat dat laatste betreft, geldt dat de EU ‘indirect’ wel competitieve verkoop stimuleert. Als je namelijk niet tegen marktwaarde verkoopt, bestaat het vermoeden dat er staatsteun is verstrekt. Maar wat als er wel tegen marktwaarde wordt verkocht, maar niet via een competitieve procedure? Dan maken andere belangstellende burgers geen kans op het verkrijgen van dat onroerend goed. Volgens Manunza is dit niet alleen incoherent maar levert een ongelijke behandeling – vanuit dat perspectief – en dus onrechtmatigheid op. De uitspraak van de Hoge Raad is volgens haar een goede stap in de invulling van deze leemte. De wetgever is nu aan zet.

Vergelijkbaar met inbesteden

Meer vragen die bij het onderzoek naar het Nederlandse loterijenstelsel rezen, zijn direct te relateren aan de aanbestedingspraktijk. Zo zijn kansspelaanbieders die opereren onder het meervergunningenstelsel het lang niet altijd eens over de verplichte hoogte van de afdracht aan goede doelen. Manunza vergelijkt die afdracht met social return bij aanbestedingen. “Het gaat bij beide om het vrij verkeer van diensten en de vraag of beperkingen door de overheid wel of niet gerechtvaardigd kunnen worden”, legt ze uit.

Ook bij de kansspelen die vallen onder de monopolies, spelen aan aanbestedingsrecht gerelateerde zaken. Daarover is de afgelopen jaren al veel geprocedeerd. Manunza en haar collega’s toetsten het monopoliestelsel onder meer aan de toezichteisen die door het Hof van Justitie van de EU in inbestedingszaken zijn geformuleerd. “In het Europees recht geldt het coherentiebeginsel. Als het Hof van Justitie bij inbestedingszaken specifieke eisen aan het toezicht stelt, en een monopolie kenmerken vertoont van een inbestedingsconstructie, gelden die twee als ‘vergelijkbare’ terreinen. Dan dient er ook non-contradictie en coherentie te bestaan tussen de toezichtregels die in beide sectoren gelden.”, vertelt Manunza. “Als aan die eisen is voldaan, is één op één gunnen mogelijk. Ook daarbij is het dus belangrijk dat het nationaal recht en het Europees recht – dat voorrang heeft – coherent zijn.”

Zet die nationale bril af

Bij het onderzoek naar het Nederlandse loterijenstelsel ging het om de toets van nationaal recht aan het Europees recht. Manunza beklemtoont dat het aanbestedingsrecht in Nederland nog steeds door een nationaalrechtelijke bril wordt bekeken. En daar zitten risico’s – en dus nadelen – aan. “Als je dat doet, zie je niet alle mogelijkheden die er zijn. Veel kwesties hebben een Europees component, en dienen vanuit een Europeesrechtelijk perspectief te worden bestudeerd. Anders kom je tot de verkeerde conclusie. En als je het systeem van Europees recht in zijn geheel beheerst, kun je veel beter zien waarom zaken zo zijn of hoe je zaken kunt oplossen. Heel vaak laten we in Nederland oplossingen liggen omdat we dat systeem niet goed beheersen. Sommige zaken mogen en moeten soms zelfs in het nationaal recht worden ingevuld, en dat wordt onvoldoende gedaan.” Het is dus zaak dat juristen hun blik verbreden en over de landsgrenzen heen kijken, aldus Manunza.

Vaak laten we oplossingen liggen omdat we het Europese systeem niet goed kennen.

Elisabetta Manunza, hoogleraar Europees en Internationaal aanbestedingsrecht 

Onterecht negatief over aanbesteden

Wat kunnen we nog meer uit dit onderzoek meenemen, als we kijken naar het aanbestedingsrecht? “In Nederland spreekt men nog veel te vaak in negatieve termen over aanbestedingen”, zegt Manunza. Ze wijst naar discussies over de rechtmatigheid van bestuurlijk aanbesteden. In Nederland is de zorg lang en vaak aan de hand hiervan ingekocht, met vaak negatieve gevolgen. “Dat laatste is een tijdje populair geweest, maar later moesten men ervan terugkomen. Met een kleine groep collega’s riepen we al langer dat het in strijd was met het Europees recht. Nu weten we dat zeker dankzij twee Europese rechtszaken over open house, ook een soort vergunningsstelsel. Door de verduidelijking die het Hof van Justitie daarin gaf, over open house, weten we nu dat open house mag, maar bestuurlijk aanbesteden niet.”

Volgens Manunza is men er zich alsnog onvoldoende van bewust dat het toepassen van open house negatieve effecten heeft, omdat de gunningfase ontbreekt. “De gunning – de vergelijking tussen de verschillende inschrijvingen – is essentieel om vast te stellen of de ene offerte beter is dan de andere. Die vergelijkingsfase ontbreekt waardoor de aanbesteder de markt niet kan uitdagen tot ‘meer’: meer innovatieve, duurzame of sociale inschrijvingen. Daardoor kan alle kracht die bij de markt ligt onvoldoende worden benut met gevolgen voor de kwaliteit van de ingekochte goederen.” Volgens Manunza is de gunning een essentieel element om creatieve, innovatieve oplossingen uit te lokken.

De gunning is essentieel om vast te stellen of het éne bod beter is dan het ander.

Elisabetta Manunza, hoogleraar Europees en Internationaal aanbestedingsrecht

“Vaak horen we zeggen dat aanbesteden ingewikkeld is. Dat komt omdat men niet eenvoudig kan uitleggen wat een aanbesteding is. Maar de essentie van aanbesteden is dat er aan een ieder gelijke kansen worden gegeven. Zo kun je laten zien dat je in die procedure de beste bent, zodat je een kans hebt om mooie dingen voor onze samenleving te doen. Het is een kwestie van rechtvaardigheid.”

Bijzondere (vervolg)procedures

Bij het organiseren van een aanbesteding is het de bedoeling dat na afloop een overeenkomst wordt afgesloten met een inschrijver die zich met zijn inschrijving heeft onderscheiden als de Economische Meest Voordelige Inschrijving – op basis van prijs en/of  kwaliteit. Toch komt het wel regelmatig voor dat de inschrijvingen die worden ontvangen niet voldoen omdat ze ongeschikt, onregelmatig of onaanvaardbaar[1] zijn.

Met deze blog zullen we aan de hand van een casus de mogelijkheden verkennen welke vervolgprocedures gevolgd kunnen worden indien de situatie zich voordoet dat enkel inschrijvingen worden ontvangen die niet voldoen aan de eisen die geformuleerd zijn in de aanbestedingsdocumenten.

Casus mislukte aanbesteding

Na een lange voorbereiding wordt een Europese aanbesteding op de markt gepubliceerd. Er zijn aanvankelijk veel belangstellenden die via TenderNed de aanbestedingsdocumenten downloaden, maar de markt is overspannen en veel bedrijven worstelen met hun planning en capaciteit. Hoewel de gepubliceerde overheidsopdracht als interessant wordt beschouwd door de marktpartijen moeten ze toch een keuze maken op welke aanbesteding zij inschrijven. Uiteindelijk worden er drie inschrijvingen ontvangen na het openen van de kluis door de aanbestedende dienst. Na de initiële toets op compleetheid inschrijvingen, individuele en consensusbeoordeling is de conclusie dat alle drie inschrijvingen niet passend zijn. Twee van de drie inschrijvingen voldoen niet aan de vormvereiste en moeten uiteindelijk ter zijde worden gelegd, omdat ze niet over een geldige Gedragsverklaring Aanbesteden en Verklaring Belastingdienst beschikken ten tijde van het indienen van hun inschrijving. De verklaringen dateren van na de uiterste datum van inschrijving. De derde inschrijver blijkt, na het openen van de prijskluis, met een te hoge inschrijfsom te hebben ingeschreven. De prijs overschrijdt de vooraf opgemaakte directieraming met twintig procent. De aanbestedende dienst besluit om niet tot gunnen over te gaan en verklaart de aanbesteding als mislukt.

Gepaste vervolgprocedure

De aanbestedende dienst is voornemens de opdracht opnieuw in de markt te zetten zonder deze wezenlijk te wijzigen. Het is de bedoeling dat met dezelfde inschrijvers een vervolgprocedure wordt opgestart. Welke mogelijkheden biedt de Aanbestedingswet 2012, gezien de feiten uit onderhavige casus? Het antwoord dat regelmatig hierop gegeven wordt, is dat de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (art 2. 32 Aw 2012) een goede oplossing biedt voor de aanbestedende dienst. Desalniettemin is deze procedure niet de rechtmatige procedure die opgevolgd moet worden. Hieronder zal ik, door de casus en de relevante wetsartikelen uit de Aanbestedingswet 2012 te ontleden, proberen tot de juiste procedure te komen.

Artikel 2.32 lid 1 sub a schrijft voor dat de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking kan worden gevolgd indien:

“Bij toepassing van de openbare of niet-openbare procedure geen of geen geschikte inschrijvingen of geen of geen geschikte verzoeken tot deelneming zijn ingediend, de oorspronkelijke voorwaarden van de overheidsopdracht niet wezenlijk worden gewijzigd en de Europese Commissie op haar verzoek een verslag van de oorspronkelijke procedure wordt overgelegd”.

Op basis van bovenstaande casus kan worden geconcludeerd dat er wel inschrijvingen zijn ontvangen, maar deze niet als passend worden beschouwd. Er moet dan worden vastgesteld of de inschrijvingen dan als ongeschikt kunnen worden gekwalificeerd.

Artikel 2.32 lid 2 sub a bevat een definitie van het begrip ‘ongeschikte inschrijving’. Dit zijn inschrijvingen die zonder ingrijpende wijzigingen niet relevant zijn voor de overheidsopdracht, omdat zij niet voorzien in de eisen die genoemd worden in de aanbestedingsstukken. In de oudere wetgeving was er kennelijk een discussie waarbij getracht werd het verschil tussen de begrippen onregelmatige, onaanvaardbare en ongeschikte inschrijvingen te duiden. Gedacht werd dat, zolang er inschrijvingen zijn die enigszins aansluiten bij de eisen van de aanbestedende dienst, er in ieder geval sprake is van een onaanvaardbare of onregelmatige inschrijving indien deze niet voor gunning in aanmerking kwam. In het geval dat de inschrijvingen absoluut niet aansluiten bij de eisen van de aanbestedende dienst, is sprake van ‘ongeschikte’ inschrijvingen. Deze uitleg is nu terug te lezen in het huidige wetsartikel. Voorbeelden van ongeschikte inschrijvingen/verzoeken tot deelname zijn inschrijvingen waarop de uitsluitingsgronden van toepassing zijn of inschrijvingen die niet voldoen aan de geschiktheidseisen.

Ongeschikt

Op basis van de casus kunnen de inschrijvingen dus niet worden gekwalificeerd als ongeschikt, omdat geen uitsluitingsgronden van toepassing worden verklaard en ze wel voldeden aan de geschiktheidseisen. Twee van de drie inschrijvingen kunnen worden gezien als onregelmatige inschrijvingen, omdat ze achteraf gebleken niet voldeden aan de geldende formaliteit: ze beschikten niet over de gevraagde verklaringen ten tijde van hun inschrijvingen. De derde inschrijving overschreed ruimschoots het budget en wordt daarmee gezien als een onaanvaardbare inschrijving. Aan de hand van bovenstaande kan worden geconcludeerd dat er niet aan de vereisten van artikel 2. 32 Aw 2012  wordt voldaan en daarom mag de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking in casu niet worden toegepast.

De juiste procedure

De mededingingsprocedure met onderhandeling is gezien de kwalificatie van de inschrijvingen – als onregelmatig en onaanvaardbaar – de juiste vervolgprocedure[2]. De aanbestedende dienst moet de procedure met dezelfde inschrijvers uit de voorafgaande aanbesteding voortzetten en mag de voorwaarden van de opdracht niet wezenlijk wijzigen. Onder de oude regelgeving was het de aanbestedende dienst niet toegestaan de overheidsopdracht wezenlijk te wijzigen bij het volgen van de mededingingsprocedure met onderhandeling. Dit kon worden herleid uit de oude artikelen 30 lid 1 sub a Richtlijn 2004/18/EG en artikel 2.30 lid 1 sub a Aanbestedingswet 2012. Binnen de huidige wetgeving is het verbod om de opdracht wezenlijk te wijzigen vastgelegd en opgenomen in artikel 2.28 lid 2 Aanbestedingswet 2012. Voorts kan de aankondiging die doorgaans wordt gedaan achterwege worden gelaten op grond van artikel 2.30 lid 2 jo. 2.28 lid 2 Aanbestedingswet 2012. Dit heeft eveneens te maken met het feit dat de onderhandelingen die de aanbestedende dienst gaat organiseren gevoerd worden met uitsluitend de inschrijvers die een onregelmatige danwel onaanvaardbare inschrijving hebben gedaan. Het feit dat met deze procedure gestart kan zonder aankondiging zorgt mogelijk voor de verwarring met de procedure onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Hoe zit het dan met de situatie waarin er geen inschrijving is ontvangen door Aanbestedende dienst? Dit hebben we hiervoor kort de revue laten passeren. Dan kun je de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking toepassen op grond van Artikel 2.32 lid 1 sub a Aanbestedingswet 2012.

Noten

[1] Zie artikelen 2.28 lid 3, 4 en artikel 2.32 lid 2 Aw 2012 voor een definitie van deze begrippen.

[2] De procedure van de concurrentiegerichte dialoog kan eveneens worden toegepast. Zie art. 2.28 lid 1 sub b.

Adjust is Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Beter Aanbesteden: ‘Ken de kaders zodat je elkaar kunt opzoeken voor echte dialoog’

In een ideale wereld sluiten de behoeften van markt en inkoper perfect op elkaar aan en weet een inkoper zijn of haar uitvraag feilloos te formuleren. De marktpartij schrijft zich in op een aanbesteding, en weet hopelijk te winnen met een mooi aanbod. In de praktijk gaat het helaas lang niet altijd zo soepel. Het programma Beter Aanbesteden moet daar verandering in brengen.

Aanbestedingscafe.nl sprak met Niels van Ommen, programmamanager van het programma Beter Aanbesteden.

Om obstakels rondom het aanbesteden weg te nemen, startte het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) in 2018 met de Actieagenda Beter Aanbesteden. Nu is het vervolg daar: het programma Beter Aanbesteden 2021-2024. “De deelnemende partijen waren nog niet klaar na het afronden van de Actieagenda Beter Aanbesteden”, vertelt van Ommen. “Er bestaan nog steeds knelpunten. VNG en VNO-NCW/MKB-Nederland gaven aan dat ze graag een vervolg wilden. Daarom is dit vierjarige vervolgprogramma opgezet samen met het ministerie en PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden.” Eén van de belangrijkste zaken die voortkwam uit de Actieagenda was het gebrek aan vertrouwen tussen aanbestedende dienst en ondernemer. “Je merkt dat ze vaak óver elkaar praten, maar niet met elkaar. Daar moeten we nog aan werken.” Van Ommen zou graag zien dat beide partijen afstappen van wij-zij-denken. “Ieder heeft zijn eigen belang, maar er is ook een gemeenschappelijk belang. Partijen zouden vanuit dat vertrekpunt moeten beginnen aan een aanbesteding.”

Toepassing vs. juridische instrumenten

Het programma Beter Aanbesteden zet expliciet in op ‘toepassingsbevordering’. Het is niet de bedoeling om nieuwe regels of juridische instrumenten te bedenken. “We hebben de Aanbestedingswet en die kaders zijn duidelijk. Maar het gebruikmaken van de Aanbestedingswet om die dialoog met elkaar aan te gaan, dat kan beter”, legt Van Ommen uit. “Wij zeggen: ken de kaders zodat je binnen die kaders het gesprek kunt opzoeken. Dat is de kern van Beter Aanbesteden.” Daarnaast blijft Beter Aanbesteden ook werken aan bewustzijn en kennis over de aanbestedingspraktijk bij aanbestedende diensten en de markt.

Stijgende lijn

Gedurende de tijd dat Van Ommen actief is in de aanbestedingswereld, ziet hij wel vooruitgang. “Ik begon toen de bouwfraude een actueel onderwerp was. Daardoor werd het vertrouwen in ondernemers met betrekking tot aanbestedingen flink geschaad.” Volgens Van Ommen werken partijen aan beide kanten de afgelopen jaren hard om dat vertrouwen te herstellen. Hij weet uit eigen ervaring dat samenwerken vanuit vertrouwen, waar het programma naar streeft, niet eenvoudig is. “Het begint met praten. Leer elkaar eens kennen. Wat zijn de wederzijdse belangen? Van daaruit ontstaat begrip, respect en vertrouwen. Ik snap dat jij een goede boterham wilt verdienen en jij snapt dat ik een maatschappelijke opgave te realiseren heb.”

Volgens Van Ommen snappen aanbestedende diensten tegenwoordig beter dat ze de markt sneller moeten betrekken, vooral als ze een innovatieve oplossing willen. Als aanbestedende diensten weten wat er kan en mag op dat gebied, zijn er veel mogelijkheden om partijen vroegtijdig te betrekken. “Vroeger schoten aanbestedende diensten echt in een kramp. Ze dachten: we mogen niet met ondernemers praten, want wie weet wat er dan gebeurt. Nu zie je dat die sfeer veel meer ontspannen is.”

In de regio

De afgelopen maanden organiseerde het programma Beter Aanbesteden al diverse meet-ups onder de noemer ‘Beter Aanbesteden met ambitie’. De komende jaren rolt het programma vier actielijnen uit: regiomanagers leggen contact met het bedrijfsleven en publieke opdrachtgevers in de regio. Om met ze te sparren of om de dialoog tussen beide partijen te stimuleren. Daarnaast organiseert Beter Aanbesteden bijeenkomsten om met elkaar in gesprek te gaan en om kennis over aanbesteden te verspreiden. Dan is er een aantal nationale projecten die het programma aanstuurt, zoals het onder de aandacht brengen en bevorderen van aanbesteden op 3A4. “Dat is door een aantal partijen in het land al uitgeprobeerd en het blijkt ook echt te werken. Zo kunnen we Europese aanbestedingen toegankelijker maken voor kleinere partijen die zich niet dagelijks inschrijven op grote aanbestedingen”, zegt Van Ommen.

“Ieder heeft zijn eigen belang, maar er is ook een gemeenschappelijk belang. Partijen zouden vanuit dat vertrekpunt moeten beginnen aan een aanbesteding.”

Niels van Ommen, programmamanager van het programma Beter Aanbesteden

Gemeentes en mkb-bedrijven die zelf een initiatief willen starten, kunnen vanaf dit voorjaar een beroep doen op subsidie die het programma Beter Aanbesteden beschikbaar stelt. Zo kunnen zij hun eigen verbeterproject voor het professionaliseren van de aanbestedingspraktijk opstarten en dat zelf financieren en aansturen. Is het met die focus op de regio niet lastig om de aanbestedingspraktijk op dezelfde manier te verbeteren, uniform in heel Nederland? “Nee”, zegt Van Ommen. “Soms zijn de accenten of behoeftes in de regio anders dan in een andere regio, maar aanbesteden is overal fundamenteel hetzelfde”, zegt Van Ommen. Als bepaalde behoeften in meerdere regio’s naar boven komen, zorgt het programma ervoor dat dit ook op nationaal niveau aandacht krijgt.

Inkopen in de praktijk

Bereikt het programma ook de inkoper in een kleine gemeente, die zijn organisatie moet zien te overtuigen van een nieuwe aanpak? “Met het programma helpen we partijen waar nodig op weg, maar uiteindelijk moeten de partijen het zelf doen”, zegt Van Ommen. “Het is niet zo dat wij het stokje van ze overnemen en een aanbestedingsleidraad voor hen gaan schrijven. Wij spelen de rol van rijinstructeur of voorlichter, die probeert de partij zelf in staat te stellen om op die bestemming te komen.”

Pilots en proeftuinen kunnen inkopers en ondernemers bijvoorbeeld helpen de ruimte binnen de aanbestedingsregels te vinden en optimaal toe te passen. “Zo kun je heel dicht op de praktijk gaan zitten zonder dat je het overneemt, want dat is niet onze rol”, zegt Van Ommen. Daarnaast betrekt het programma ook adviesbureaus, die zowel aanbestedende diensten als ondernemers ondersteunen bij aanbestedingen. “Zij kennen beide kanten van het spel. Daarom willen we hen ook vragen wat zij kunnen betekenen voor het programma.”

“Vroeger schoten aanbestedende diensten echt in een kramp. Nu zie je dat die sfeer veel meer ontspannen is, ook al zijn we er nog niet.”

Niels van Ommen, programmamanager van het programma Beter Aanbesteden

Betere Rijksaanbestedingen

De focus van het programma ligt voornamelijk op gemeenten en het mkb. Volgens de deelnemende partijen zit daar de grootste winst, omdat gemeenten verantwoordelijk zijn voor een derde van de publieke inkoop. Toch gaat er op nationaal niveau ook regelmatig wat mis. Moet het programma zijn pijlen dan niet ook daarop richten? Daarover zegt Van Ommen: “Aan de kant van de Rijksoverheid vallen wel stappen te maken. Ook daar wil men samenwerken met ondernemers maar bestaat er nog steeds wij-zij-denken.”

De afgelopen twee jaar werd de miljoenenopdracht voor het inrichten van een testsamenleving en de inkoop van mondkapjes tijdens de coronacrisis niet aanbesteed. Typisch een geval van een toepassingsfout, of niet? Van Ommen: “Het moet allemaal snel in een crisis. Als het dan niet snel genoeg gaat, zegt men: daar heb je de trage overheid. En als het dan te snel gaat, zegt men: is het wel eerlijk gebeurd? Het is een balans tussen tempo en zorgvuldigheid. Maar voorop staat dat het wel rechtmatig moet zijn. Daar moet elke aanbestedende dienst zich aan houden.”

Meer informatie over de Week van Beter Aanbesteden vind je hier. Meedoen? Geef je dan bijvoorbeeld op voor de online kick-off op 28 maart.

Aanbestedingsalert: gelijk speelveld?

Significant Synergy deelt regelmatig interessante jurisprudentie op het gebied van aanbesteden. Deze keer een casus over stroomlijning van een interview tijdens een aanbesteding.

Wat is er gebeurd?

Een aanbestedende dienst is een Europese openbare aanbestedingsprocedure gestart voor het sluiten van een nieuwe raamovereenkomst met een vaste uitlener voor uitzendkrachten. De partij die niet voor gunning in aanmerking komt, heeft bezwaar gemaakt tegen de gunningsbeslissing. Zij stelt onder meer dat de interviewers de regie in handen hadden moeten houden door aan de hand van een lijst met vragen, die op gelijke wijze aan alle inschrijvers werd voorgelegd, een gelijk speelveld te creëren, zodat een objectieve beoordeling had kunnen plaatsvinden. Het wederzijds uitwisselen van goede en slechte ervaringen over de huidige dienstverlening mag daar geen onderdeel van uitmaken. Dit is volgens de partij ten onrechte wel gebeurd. De partij vordert dat de voorlopige gunning wordt ingetrokken.

Het resultaat

De voorzieningenrechter is van oordeel dat er geen aanbestedingsrechtelijke regel is die dwingt tot een zo vergaande stroomlijning van een interview in een aanbestedingsprocedure. Dat zou de vrijheid van een beoordelingsteam om naar aanleiding van het verloop van het gesprek door te vragen ook te zeer inperken. Voor het verwijt dat de huidige samenwerking in negatieve zin is meegewogen in de beoordeling is geen steun te vinden in de voorlopige gunningsbeslissing en nadere motivering. De vordering van de partij wordt afgewezen.

Relatie tot de praktijk

Wees je bewust van de vrijheid van een beoordelingsteam om tijdens een interview door te vragen, maar zorg wel dat de vragen teruggevoerd kunnen worden naar de inschrijving. Een stroomlijning van een interview is niet noodzakelijk.

Bekijk de volledige uitspraak hier.

Significant Synergy is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Aanbestedingsalert: goed geïnformeerd, of niet?

Significant Synergy deelt regelmatig interessante jurisprudentie op het gebied van aanbesteden. Deze keer een casus waarin discussie is over de uitleg van aanbestedingsdocumenten.

Wat is er gebeurd?

Een aanbestedende dienst heeft een meervoudig onderhandse aanbesteding in de markt gezet voor de levering, verplaatsing en reiniging van mobiele toiletten. De partij die de opdracht niet gegund heeft gekregen heeft haar prijs gebaseerd op twee spoelmomenten en twee verplaatsmomenten. Zij stelt dat de prijs van de winnende partij niet voldoet aan de aanbestedingsleidraad, omdat het niet mogelijk is om voor die prijs te voldoen aan de eisen. De aanbestedende dienst heeft de partij die de opdracht niet gegund heeft gekregen laten weten dat haar inschrijving berust op een onjuiste lezing van de aanbestedingsdocumenten. Zij wijst erop dat in de Nota van Inlichtingen is aangegeven dat er slechts één schoonmaakronde per week wordt uitgevraagd en dat er twee verplaatsmomenten worden uitgevraagd. Als dit onduidelijk was geweest voor deze partij, dan had zij hierover vragen moeten stellen.

Het resultaat

• De voorzieningenrechter heeft geoordeeld dat een behoorlijk geïnformeerde en normaal oplettende inschrijver, binnen de context van het totaal van de aanbestedingsstukken, een en ander zo redelijkerwijs had moeten én kunnen begrijpen dat er slechts één schoonmaakronde en twee verplaatsmomenten worden uitgevraagd. De vordering van de partij aan wie de opdracht niet is gegund om de gunningsbeslissing in te trekken, moet daarom worden afgewezen.

Relatie tot de praktijk

• Formuleer de aanbestedingsdocumenten, waaronder de Nota van Inlichtingen, op een duidelijke, precieze en ondubbelzinnige wijze zodat deze op dezelfde manier geïnterpreteerd worden door inschrijvers.

Bekijk de complete uitspraak van 18 januari hier.

Significant Synergy is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

‘Pas methoden die rank reversal toestaan niet toe bij publieke inkoop’

Methoden voor het selecteren van leveranciers die rank reversal mogelijk maken, zouden niet moeten worden toegepast bij publieke inkoop. Dat betogen Fredo Schotanus, Gijsbert van den Engh, Yoran Nijenhuis en Jan Telgen in hun onderzoek naar rank reversal in gunningsmodellen die gebruik maken van relatieve scoremethoden.

De wetenschappers onderzochten 303 Nederlandse aanbestedingen. Ze ontdekten dat er bij 1 op de 5 aanbestedingen rank reversal ontstaat bij toepassing van een veelgebruikte relatieve scoremethode, zodra de onderzoekers een fictieve, niet-winnende inschrijving toevoegden. De uitkomst is strijdig met de huidige opvatting dat rank reversal bijna niet voorkomt. Volgens de onderzoekers is dat een vaak geopperd argument vóór het gebruik van deze methoden.

Rank reversal slaat op de wijze waarop inschrijvingen gerangschikt worden. Wanneer er een niet-winnende inschrijving wordt toegevoegd of verwijderd, kan er door rank reversal een nieuwe winnende inschrijving ontstaan. Het toevoegen of verwijderen van een niet-winnende inschrijving kan dus invloed hebben op de uiteindelijke gunning.

In strijd met principes

De vier concluderen dat relatieve methoden die rank reversal mogelijk maken niet bij publieke inkoop gebruikt zouden moeten worden, uitzonderingen daargelaten. Het is volgens hen in strijd met de principes van publieke inkoop. Ook zou het in het algemeen leiden tot een minder goede prijs-kwaliteit verhouding van de inschrijvingen.

Bron: Sciencedirect.com

Topadvocaat Mutsaers: ‘Aanvullende wetgeving is een goede ontwikkeling’

Ondernemers in Nederland hebben vaak het gevoel dat hun rechtsbescherming tekortschiet. “Je kunt op dit moment eigenlijk maar één keer beroep aantekenen in een aanbestedingszaak, een hoger beroep is haast onmogelijk”, zegt Matthijs Mutsaers, advocaat bij Hekkelman en gespecialiseerd in het Europese en Nederlandse aanbestedingsrecht. “Binnenkort komt de wetgever met aanvullende wetgeving. Dat lijkt mij een prima ontwikkeling.”

Iedere maand interviewt AanbestedingsCafe.nl een vooraanstaande aanbestedingsadvocaat over zijn/haar carrière, visie en ervaringen.

Hoe ben je in aanraking gekomen met het aanbestedingsrecht?
“Na mijn studie privaatrecht aan de Rijksuniversiteit Groningen ging ik als advocaat aan de slag in de algemene overheidspraktijk. Mijn toenmalige patroon betrok mij in haar onteigeningspraktijk, maar dat rechtsgebied bleek mij minder goed te liggen. Zij stelde voor dat ik me eens zou verdiepen in aanbestedingsrecht. Daar heb je veel actie, veel kort gedingen en niet al te lang lopende dossiers, zo gaf ze aan. Dat bleek een schot in de roos. Het kantoor waar ik toen werkte, deed veel in aanbestedingsrecht en die zaken kwamen op mijn bordje terecht. Er was toen nog niet zoveel Nederlandse regelgeving over aanbesteden; er waren feitelijk alleen Europese richtlijnen. Die puzzel sprak me aan. Ook de enorme variëteit in zaken, van het inkopen van kogelwerende vesten voor de NAVO-troepenmacht tot de bouw van een hoofdkantoor van een nutsbedrijf, maakte het ontzettend leuk.”  

Wat vind je nog meer leuk aan aanbestedingsrecht?
“De afwisseling en de juridische uitdaging: de wisselwerking tussen Europees en Nederlands recht, maar ook met subsidierecht. Het levert een interessante puzzel op om die systemen allemaal in elkaar te passen, afhankelijk van de materie die wordt ingekocht. De manier waarop Nederland de Europese aanbestedingsregels in nationale wetgeving heeft omgezet, is niet altijd even duidelijk. Dit levert interessante vraagstukken op.”

Sta je meestal aan de kant van de aanbesteders of van de inschrijvers en wat heeft je voorkeur?
“In de meeste gevallen sta ik aanbesteders bij. Hekkelman heeft een stevige overheidspraktijk en aanbestedende diensten vinden het fijn als je hun taal spreekt. Ik heb zelf niet per se een voorkeur. De overheidspraktijk past mij wel goed, ook door de maatschappelijke en politieke component. Die maakt het extra uitdagend en leuk om te doen.”

“Ik zie de rechtszaal regelmatig vanbinnen als vertegenwoordiger van aanbesteders. Bijvoorbeeld als een inschrijver die op de tweede plaats is geëindigd, het niet eens is met de waardering van zijn inschrijving, omdat die volgens hem te laag is. Dan moeten wij de rechter uitleggen waarom die waardering wél juist is en dat het ook wettelijk deugt. Soms wordt ook beweerd dat de nummer 1 van de inschrijving niet voldoet aan de eisen of dat er sprake is van manipulatieve inschrijving. Er kunnen allerlei soorten leuke zaken op je bord komen.”

“Als ik voor inschrijvers optreed, zie ik de andere kant van de medaille. Dat is goed, omdat je zo meer begrip krijgt voor beide kanten. Ik vind het heel waardevol om beide kanten op een goede manier te kunnen bedienen en bij te staan. En met mijn kennis van aanbestedende diensten kan ik ook aan inschrijvers uitleggen wat aanbesteders belangrijk vinden en hoe de inschrijving daarop is af te stemmen.”

De manier waarop Nederland de Europese aanbestedingsregels in nationale wetgeving heeft omgezet, is niet altijd even duidelijk. Dit levert interessante vraagstukken op.

Matthijs Mutsaers, advocaat bij Hekkelman Advocaten

Met welke vragen kloppen inschrijvende partijen vaak aan?
“Ondernemers die willen deelnemen aan een aanbestedingsprocedure komen regelmatig al met vragen voordat zij inschrijven op de aanbesteding. Ze willen dan bijvoorbeeld weten of bepaalde eisen proportioneel zijn. Of ze zijn op zoek naar de beste manier om als samenwerkingsverband in te schrijven. Maar er komen ook vragen langs over uitsluitingsgronden en aanbestedingsdocumenten. In veel gevallen kun je dan al op strategisch niveau meedenken met inschrijvers. Bijvoorbeeld om te voorkomen dat hun positie verzwakt door het stellen van bepaalde vragen, of door te adviseren zo vroeg mogelijk bezwaar te maken tegen bepaalde eisen. Zeer diverse vragen dus.”

Welke zaken maken op jou de meeste indruk?
“De zaken waarin een onervaren inschrijver terzijde wordt gelegd vanwege een vormfout. Als ik de aanbestedende dienst daarover moet adviseren, leidt dat soms tot onbevredigende situaties. Dat zijn pijnlijke zaken en dat doet ook wel iets met je rechtsgevoel. Het is dan misschien juridisch wel de juiste uitkomst, maar geen bevredigende. Je wil natuurlijk op inhoud beoordelen, dus het is zonde als je daar door formaliteiten niet aan toekomt. Wat ook indruk maakt, is als de zittende dienstverlener zijn contract kwijtraakt aan een concurrent. Dit heeft dan grote gevolgen voor die ondernemer en zijn personeel. Maar er zijn natuurlijk ook zaken die in positieve zin indruk maken: een zwaar bevochten overwinning in de rechtszaal of een baanbrekende rechterlijke uitspraak.”

Welk moment in je carrière staat je het meest bij?
“Ik heb allerlei mooie en interessante zaken meegemaakt. Er sprong er voor mij één in het bijzonder uit: een zaak waarin ik een aanbestedende dienst vertegenwoordigde. De rechtbank stelde prejudiciële vragen aan het Hof van Justitie EU: zij wilde weten of het Nederlandse systeem van rechtsbescherming in aanbestedingszaken voldeed aan de Europese regels op dat vlak. Ik mocht die zaak schriftelijk bepleiten, samen met vertegenwoordigers van de Nederlandse Staat. Wij hebben toen bepleit dat het Nederlands systeem wel degelijk voldoet aan Europese eisen en voorwaarden en het Hof van Justitie is daarin meegegaan. Dit was de eerste prejudiciële procedure die ik meemaakte.
Het is ook nog steeds een actueel onderwerp. Ondernemers hebben vaak het gevoel dat hun rechtsbescherming in aanbestedingszaken in Nederland tekortschiet. Uit een arrest van de Hoge Raad van een aantal jaren geleden volgt dat een afgewezen inschrijver eigenlijk maar één keer beroep kan aantekenen tegen een gunningsbeslissing en dat een hoger beroep op aanbestedingsrechtelijke gronden praktisch haast onmogelijk is. Binnenkort komt de wetgever daarom met aanvullende wetgeving. Dat lijkt mij een prima ontwikkeling.”

Ondernemers hebben vaak het gevoel dat hun rechtsbescherming in aanbestedingszaken in Nederland tekortschiet

Matthijs Mutsaers, advocaat bij Hekkelman Advocaten

Als je naar de aanbestedingspraktijk in Nederland kijkt, hoe doen we het dan?
“Dat is een moeilijke vraag, want het is maar waar je naar kijkt. Als ik het beperk tot mijn eigen praktijk, zie ik dat de wil van aanbesteders er is om het zo goed en zorgvuldig mogelijk te doen. Natuurlijk gaat er soms wat mis. Maar in de rechtspraak zie je dat in de meeste gevallen de aanbestedende dienst in het gelijk wordt gesteld door de Nederlandse rechters. En dat Nederlandse zaken niet zo vaak bij het Europese Hof van Justitie terechtkomen. Daaruit zou je kunnen concluderen dat Nederlandse aanbestedende diensten het best goed doen.”

Zijn er verbeterpunten?
“Altijd. Zo kan de wetgeving op onderdelen duidelijker worden geformuleerd. Het ligt op de weg van de wetgever en de Eerste en Tweede Kamer om daar kritisch naar te kijken. Worden Europese regels wel goed vertaald naar Nederlandse regels? En op sommige punten is aanvullende wetgeving nodig.”

“Daarnaast kunnen sommige aanbestedende diensten nog verbeteren qua professionaliteit. Leef én lees je goed in in de branche van de aanbesteding. Weet wat gebruikelijk is in die branche en wat wel en niet haalbaar is. Ook bij bepaalde contractuele voorwaarden moet je weten of dat gebruikelijke eisen zijn en of inschrijvers daar wel aan kunnen voldoen. Als de aanbesteding al loopt, zijn zulke zaken moeilijk aan te passen, dus verdiep je daar vooraf in.”

“Van inschrijvers kun je eigenlijk hetzelfde zeggen: ook zij moeten zich goed verdiepen in de wensen en verwachtingen van de aanbestedende dienst en hun aanbieding daarop aanpassen. Stel in een zo vroeg mogelijk stadium kritische vragen en wacht niet tot het laatste moment. Voor beide partijen geldt dus: lees en leef je in elkaars positie in. Daar voorkom je een hoop ellende en rechtszaken mee.”

Te veel regels maken het aanbestedingsproces ook erg complex. Hier heb ik gemengde gevoelens bij.

Matthijs Mutsaers, advocaat bij Hekkelman Advocaten

Welke ontwikkeling valt je op sinds de start van je carrière?
“Ik zie een enorme toename in het aantal aanbestedingsregels. De huidige aanbestedingswet is een zeer lijvig document. Dat is misschien ook wel onvermijdelijk. Als je de aanbestedingsprocedure en – voorwaarden slechts op hoofdlijnen beschrijft, is dat voer voor rechtszaken. Hieruit volgt jurisprudentie, die later vaak wordt vertaald in een wet. Dat leidt dus vanzelf tot meer, gedetailleerdere regels. Maar te veel regels maken het aanbestedingsproces ook erg complex. Dus hier heb ik gemengde gevoelens bij.”

“Daarnaast zijn er steeds meer actoren actief in aanbestedingsrecht, zoals de accountant die meekijkt of contracten op de juiste manier tot stand zijn gekomen. Ook is er de Commissie van Aanbestedingsexperts en een klachtenregeling bijgekomen. Dat leidt ook weer tot nieuwe dynamiek.”  

“Daarnaast dijt de werking van het aanbestedingsrecht steeds verder uit. En het groeit mee met de maatschappelijke ontwikkelingen. Op dit moment zijn verduurzaming en circulariteit belangrijk. Hoe kan het aanbestedingsrecht daar een bijdrage aan leveren? Het aanbestedingsrecht is een levend instrument. Never a dull moment.”

Dit zijn de beste artikelen van 2021

Het nieuwe jaar breekt bijna aan. Tijd om nog één keer terug te blikken op 2021. Dit zijn de best gelezen artikelen, nieuwsberichten en columns van 2021 op Aanbestedingscafe.nl.

Artikelen

1. Topadvocaat Versteeg: ‘In mijn eerste aanbestedingszaak vroeg de inschrijver om een rode kaart’
2. Het inkoopbeleid van Nederlandse gemeenten is vaak sterk verouderd
3. Topadvocaat Van Nouhuys: ‘Er is helaas veel wantrouwen bij aanbesteders’
4. Topadvocaat Stellingwerff Beintema: ‘Beperkte rechtsbescherming voor inschrijvers’
5. Topadvocaat Verberne: ‘Transparantie moet voorop staan’
6. ‘Inhuur van personeel is niet alleen een inkoopfeestje’
7. Topadvocaat Essers: ‘Beter aanbesteden is een missie’
8. Aanbestedingsdata ontleed: in hoeverre koopt het Rijk in met impact?
9. Aanbestedingsalert: verkeerde naam in tendermodule, uitsluiting?
10. Overheidsopdrachten: wel of niet clusteren?

Aanbestedingsnieuws

1. Verdacht patroon zichtbaar bij inzet intermediairs
2. Nieuwe aanbestedingsvormen voor versterkingsoperatie Groningen
3. Omvang overheidsinkoop twee keer groter dan gedacht
4. Kabinet koopt nog meer testcapaciteit in ondanks onbenutte teststraten
5. Almelo beschuldigt afvalverwerker van ontduiken aanbesteding
6. Niet aanbesteden opdracht snelteststichting mogelijk onrechtmatig
7. Aankondigingen vanaf medio april pas na 48 uur op TenderNed
8. CvAE acht klacht relatieve beoordelingsmethode gegrond
9. Gemeente Amsterdam stopt deel aanbestedingen sociaal domein
10. Onjuist toepassen aanbestedingsregels blijft hoofdoorzaak van afgekeurde jaarrekeningen

Columns en podcasts

1. Aanbesteding inkoopdiensten: de staat heeft lak aan de aanbestedingswet
2. To hell with consensus!
3. Stichting Ombudsman Aanbesteding
4. De eerste voorbeeldadviezen van de ombudsman aanbesteden (OMA)
5. Relatief scoren en Cambuur-uit: altijd lastig
6. Podcast De Gunningsfactor met Richard Lennartz: ‘Intermediair bood product voor 100K meer aan’
7. CvAE – Hoge Raad 7-0
8. Covid-19 en aanbesteden (“Ik hoef Diederik Gommers niet bij Op1 te zien zitten”)
9. Aanbesteding winnen? ‘Lezen, lezen, lezen!’
10. Podcast De Gunningsfactor: Hoogleraar Schotanus: ‘20% zorgvraag veroorzaakt door leveranciers’

Dit is het meest gelezen artikel van 2021

Elk jaar kijken we in de laatste week van het jaar terug. Wat vonden jullie de meest interessante artikelen op Aanbestedingscafe.nl?

Dit jaar sprak Aanbestedingscafe.nl diverse topadvocaten uit de aanbestedingspraktijk. Het interview met aanbestedingsadvocaat Daan Versteeg lazen jullie het meest. Dat artikel werd maar liefst 2750 keer gelezen! Daarmee liet het de column van Theo van der Linden Aanbesteding inkoopdiensten: ‘De staat heeft lak aan de aanbestedingswet’ (2610 views) nèt voor. Ons populairste nieuwsbericht ging over verdachte patronen bij de inzet van intermediairs, naar aanleiding van onderzoek door het Public Procurement Research Centre.

Wil je nog één keer terugblikken op afgelopen jaar? Lees dan het overzicht van de tien best gelezen artikelen, columns en nieuwsberichten dat we aanstaande woensdag publiceren. Op naar een nieuw, interessant aanbestedingsjaar in 2022!

Aanbestedingsalert: intrekken aanbesteding bij één inschrijving

Significant Synergy deelt regelmatig interessante jurisprudentie op het gebied van aanbesteden. Deze keer een casus over het intrekken van een aanbestedingsprocedure bij het overblijven van één (geldige) inschrijving.

Wat is er gebeurd?

Een aanbestedende dienst heeft een aanbesteding gepubliceerd voor de levering van tandheelkundige verbruiksartikelen. Na herbeoordeling van de inschrijvingen heeft de aanbestedende dienst geconcludeerd dat twee van de drie inschrijvingen alsnog terzijde gelegd zouden moeten worden. Hierdoor blijft maar één (geldige) inschrijving over. Vervolgens is besloten de aanbestedingsprocedure in te trekken, omdat voldoende concurrentie en mededinging ontbreken. De inschrijver die als enige is overgebleven, is het hier niet mee eens. Deze inschrijver vordert dat het besluit tot intrekking wordt ingetrokken en dat aanbestedingsprocedure wordt hervat.

Het resultaat

• De voorzieningenrechter stelt voorop dat bij elke aanbestedingsprocedure als uitgangspunt geldt dat ondernemers met gelijke kansen kunnen inschrijven op overheidsopdrachten en dat sprake moet zijn van vrije concurrentie. Het feit dat nu nog maar één geldige inschrijver voor gunning in aanmerking blijkt te komen, ongeacht waardoor dat wordt veroorzaakt, schuurt met dit principe.
• Naar het oordeel van de voorzieningenrechter is het niet onbegrijpelijk dat de aanbesteding is ingetrokken nadat de aanbestedende dienst tot het inzicht is gekomen dat een te laag concurrentieniveau aan de orde was. Bovendien heeft de aanbestedende dienst de redenen voor de intrekkingsbeslissing voldoende gemotiveerd.

Relatie tot de praktijk

Maak in het geval dat er maar één inschrijver overblijft een goede afweging of voldoende concurrentie en mededinging aanwezig is en neem op basis daarvan een gemotiveerd besluit tot intrekking of voortzetting van de procedure.

Bekijk de hele uitspraak hier.

Significant Synergy is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Herziening Gids Proportionaliteit (per 1 januari 2022)

Met ingang van 1 januari 2022 wordt de nieuwe (derde) herziene druk van de Gids Proportionaliteit van kracht. De herziening is onderdeel van een maatregelenpakket ter verbetering van de rechtsbescherming van inschrijvers bij (Europese) aanbestedingen dat op initiatief van voormalig staatsecretaris van Economische Zaken en Klimaat Mona Keijzer in gang is gezet. De herziening Gids Proportionaliteit heeft voornamelijk betrekking op rechtsverwerkingsclausules en geeft daarbij concrete handvatten voor de proportionele toepassing ervan. In deze blog zal per fase in de aanbestedingsprocedure worden beschreven welke gevolgen de herziening heeft.

Vragenronde

Met de gewijzigde Gids Proportionaliteit wordt een constructieve interactie tijdens de vragenronde van de aanbesteding gestimuleerd. Zowel de aanbestedende dienst als de potentiële inschrijver/gegadigde heeft er belang bij om in een zo vroeg mogelijk stadium duidelijkheid te scheppen over de (scope) van de opdracht en de contractdocumenten. Hierbij dient acht te worden geslagen op het evenwicht tussen enerzijds het aannemen van een proactieve houding door vroegtijdig vragen te stellen door potentiële inschrijvers/gegadigden en anderzijds een gepaste houding door de aanbestedende dienst als het gaat om rechtsverwerking. De aanbestedende dienst moet redelijke termijnen aanhouden voor het stellen van vragen en met name bij complexe overheidsopdrachten is het verantwoord om meerdere vragenronden te organiseren.

Onder omstandigheden kan het verstandig zijn om vragen in behandeling te nemen ook al is de termijn voor het stellen van vragen verstreken. In dit verband geeft de Gids Proportionaliteit als voorbeeld de situatie waarbij het antwoord op een vraag tot een wezenlijke wijziging van de opdracht zou leiden. Als de termijn voor inschrijving nog niet is verstreken en er is sprake van een wezenlijke wijziging, kan er rectificatie plaatsvinden. Indien na de termijn van inschrijving, sprake is van een wezenlijke wijziging, dan kan er geen rectificatie plaatsvinden en zal er heraanbesteding moeten plaatsvinden. Het verdient wel de aanbeveling om de beslissing tot heraanbesteding alsnog via de Nota van Inlichtingen kenbaar te maken, ook na het verstrijken van de termijn, met name op grond van het proportionaliteitsbeginsel.

Inschrijvingsfase

Doorgaans stelt de aanbestedende dienst eisen aan de wijze en vorm van de inschrijving om uniformiteit in de beoordeling te waarborgen. Desalniettemin kleven er nadelen aan het al te rigide vasthouden aan vormvereisten. Er worden in dit verband drie redenen dan wel voorbeelden gegeven:

1. Te weinig inschrijvingen omdat de vormvereisten te hoog zijn opgeschroefd;
2. De kans op fouten in de inschrijving neemt toe omdat de lat om aan de vormvereisten te voldoen te hoog ligt;
3. Vormvereisten worden te belangrijk en leiden af van de inhoud.

Bovenstaande situaties schieten het doel van vormvereisten voorbij en staan eveneens op gespannen voet met het proportionaliteitsbeginsel. Mijns inziens is het vragen van een aanvullende UEA van onderaannemers van de inschrijvende ondernemer eveneens een disproportionele vormvereiste. Bij een beroep op een onderaannemer voor het uitvoeren van een deel van de opdracht blijft de inschrijvende ondernemer evenwel verantwoordelijk voor het uitgevoerde werk. Aangezien de inschrijvende ondernemer hoofdelijke aansprakelijk en verantwoordelijk is voor de uitgevoerde werkzaamheden, zal alleen hij hoeven te verklaren dat de (facultatieve) uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn.

Alcateltermijn

Het hanteren van een bezwaartermijn bij een Europese aanbestedingsprocedure levert weinig discussies aangezien deze in de Aanbestedingswet 2012 is vastgelegd. Wat weleens tot discussies leidt is de vraag of bij onderhandse procedures eveneens een termijn voor het indienen van bezwaren door afgewezen inschrijvers moet worden aangehouden. Dit leek mij meer dan logisch aangezien afgewezen inschrijvers in de gelegenheid moeten worden gesteld om op te komen tegen de gunningsbeslissing. De herziene Gids Proportionaliteit maakt een eind aan deze discussie. Direct gunnen is strijdig met het proportionaliteitsbeginsel. Het is verstandig om een termijn van minimaal zeven kalenderdagen aan te houden.

Rechtsbescherming en Klachtafhandeling

Potentiële inschrijvers/gegadigden worden aangespoord niet alleen om een proactieve houding aan te nemen bij het stellen van vragen maar eveneens bij het aan de kaak stellen van onjuistheden. Het moet duidelijk zijn dat het een klacht betreft en het moet in een zo vroeg mogelijk stadium worden ingediend bij de aanbestedende dienst. Van de aanbestedende dienst wordt ook een actieve opstelling verwacht. Zij dient inhoudelijk in te gaan op de relevante bezwaren die zijn gemaakt en deze te voorzien van een duidelijk en onderbouwd antwoord. Het op voorhand uitsluiten van de opschortende werking van een bezwaar is disproportioneel en is niet toegestaan.

Onder omstandigheden is het proportioneel om – nadat de voorlopige gunning heeft plaatsgevonden – bezwaren in behandeling te nemen die betrekking hebben op informatie die pas bij het voornemen tot gunning is verkregen. Verder wordt in de Gids Proportionaliteit aandacht gevraagd voor een het instellen van een “klachtenloket” in het kader van professionele aanbesteding. In de huidige klachtenregeling is het instellen van een klachtenloket op basis van de Aanbestedingswet 2012 facultatief. In een wetsvoorstel dat noopt tot aanpassing van deze wet zal het instellen van een onafhankelijk klachtenloket worden verplicht.

Adjust is Partner van Aanbestedingscafe.nl.

 

Topadvocaat Essers: ‘Beter aanbesteden is een missie’

“Een aanbestedende dienst die een rechtszaak hoe dan ook wil winnen, is niet goed bezig”, stelt Maurice Essers, advocaat en partner bij Clairfort advocaten. Hij is gespecialiseerd in aanbestedings- en mededingingsrecht. “Alles beter dan een heraanbesteding of intrekking van een voorlopige gunning, zo lijkt het soms. Ik zou graag meer ambtenaren zien die zich hiertegen verzetten.”

Iedere maand interviewt AanbestedingsCafe.nl een vooraanstaande aanbestedingsadvocaat over zijn/haar carrière, visie en ervaringen.

Hoe ben je in aanraking gekomen met het aanbestedingsrecht?

“Dat was in 1990, tijdens mijn stage bij Shell waar ik mijn afstudeerscriptie schreef. De Richtlijn Nutssectoren was op dat moment in voorbereiding en dat was het onderwerp van mijn scriptie. Wil Wedekind, één van de eerste docenten aan de Nederlandse universiteiten die zich specifiek richtte op het aanbestedingsrecht, begeleidde mijn scriptie. Daarna liep ik stage bij Van Doorne, waar ik een advocate ondersteunde bij het schrijven van een rapport over de EU-aanbestedingsrechtspraak. “

“Na mijn afstuderen begon ik als advocaat bij Van Benthem & Keulen met als specialisatie het aanbestedings- en mededingingsrecht. Dat was daar toen nieuw. Er was ook nog geen www.rechtspraak.nl. Omdat een goede kennis van de rechtspraak cruciaal was in kort gedingen en vonnissen nauwelijks gepubliceerd werden, besloot ik hier iets mee te doen. Ik vroeg de andere aanbestedingsadvocaten om mij regelmatig de bij hen bekende vonnissen toe te sturen. Die bundelde ik en verspreidde ik weer onder de advocaten. Dat was ook het begin van de samenwerking met Gert Wim van de Meent. Dit resulteerde in het ontstaan van de Kennisbank VIND van SDU en het Handboek Aanbestedingsrecht.“

Wat vind je er leuk aan?

“De aanbestedingsrecht-community, van de mensen bij aanbestedende diensten en inschrijvers tot de consultants: iedereen die bezig is met het aanbestedingsrecht probeert samen tot beter aanbesteden te komen. Beter aanbesteden is een missie. Daarom heb ik het Handboek Aanbestedingsrecht ook als ondertitel gegeven: Naar een verantwoord aanbestedingsbeleid.

Daarnaast spreekt het raakvlak van mededinging en aanbesteding mij aan en de Europese dimensie waarin dit speelt. Ook vind ik de combinatie van adviseren en procederen leuk. Dat levert een dynamische praktijk op waarin mijn ervaring een toegevoegde waarde heeft. Je kunt voor ondernemingen belangrijke resultaten boeken als je een zaak op de juiste wijze insteekt. Maar soms moet je cliënten juist afremmen, bijvoorbeeld als ze hun verlies in een aanbesteding om emotionele redenen niet kunnen accepteren.

Tot slot is het interessant om je te kunnen verdiepen in de producten of diensten van een onderneming. Je leert bedrijven en markten kennen. Dat is ook wat ik het leuke vind aan het mededingingsrecht, mijn tweede tak van sport: dat je zo via je werk de economie leert kennen.”

Sta je meestal aan de kant van de aanbesteders of van de inschrijvers?

“Ik sta meestal aan de kant van de inschrijvers. Na mijn periode bij Van Benthem & Keulen ging ik naar Loeff Claeys Verbeke, later Loyens & Loeff, dat maar weinig overheden tot haar klanten kon rekenen. Dat is zo gebleven sinds ik in 2017 voor mezelf en later voor Clairfort ging werken. Dat neemt niet weg dat ik ook weleens voor overheden optreed. Dat is in de praktijk geen probleem. De standpunten van de aanbesteders verdedig je bijvoorbeeld ook als je voor een inschrijver tussenkomt. Je moet beide kanten dus kunnen verdedigen.”

Wat heeft je voorkeur?

“Ik heb geen voorkeur. Ik denk wel dat het optreden voor een overheid een andere instelling vergt. Als advocaat van een inschrijver wil je natuurlijk in de eerste plaats de zaak voor je cliënt winnen. Bij een overheid spelen, als het goed is, ook overwegingen van algemeen belang en van eerlijke mededinging mee. Als een klager gelijk heeft, dan moet een aanbesteder een voorlopige gunning herroepen. Het gaat dan niet om winnen of verliezen, maar om het beste contract. Een aanbestedende dienst of een advocaat van een aanbestedende dienst die hoe dan ook een rechtszaak wil winnen, is niet goed bezig.”

“Helaas zie ik steeds vaker dat aanbestedende diensten er zo niet inzitten. Ze willen vooral winnen en houden zo nodig zelfs informatie achter of traineren het verstrekken van informatie. Alles beter dan een heraanbesteding of intrekking van een voorlopige gunning, zo lijkt het soms. Misschien heeft het te maken met de heersende bestuurscultuur waarin aanbestedende diensten over het algemeen met dergelijk gedrag weg kunnen komen omdat een adequaat intern of extern toezicht ontbreekt. Ik zou graag meer ambtenaren zien die zich hiertegen verzetten. Daarbij speelt mee dat de rechtsbescherming gebrekkig is. Van de rechter heeft de aanbesteder meestal niets te vrezen.”

Een aanbestedende dienst of een advocaat van een aanbestedende dienst die hoe dan ook een rechtszaak wil winnen, is niet goed bezig.

Maurice Essers, advocaat en partner bij Clairfort advocaten

Met welke vragen kloppen inschrijvende partijen vaak aan?

“Je wordt meestal gebeld kort nadat een afwijzingsbrief op de deurmat is gevallen. Dan is een snelle analyse nodig over proceskansen. Soms kun je in die fase met een brief een rechtszaak voorkomen. Een aanbestedende dienst zit immers niet per se te wachten op een kort geding. Dat is natuurlijk het mooiste, dat een rechtszaak voorkomen wordt. Ook zijn er steeds meer vragen over wijziging van overeenkomsten gedurende de uitvoering van een opdracht. Dat heeft misschien mede met corona te maken.”

“Ook zie je wel dat inschrijvers in hun offerte gouden bergen beloven die ze vervolgens niet kunnen waarmaken. In zo’n situatie loop je weer tegen de rol van de overheid aan. Die zal bij dreigende wanprestatie eerder geneigd zijn om een oogje dicht te knijpen of om de overeenkomst aan te passen, dan dat ze de opdracht intrekt en overgaat tot een heraanbesteding. Zo wordt het opportunistisch inschrijven echter beloond. Dit ondermijnt het doel van een gunning van een opdracht aan de economische meest voordelige inschrijver door een aanbestedende dienst.”

Welke zaken maken op jou de meeste indruk?

“De momenten in de rechtszaal waren het meest spannend. Ik heb er heel wat gezien. In Luxemburg voor prejudiciële beslissingen, bij de voorzieningenrechters in de arrondissementen, bij het College van Beroep voor het bedrijfsleven voor aanbestedingen in het openbaar vervoer. Daar moet het gebeuren en daar kun je verschil maken voor een cliënt. Ik kan me wel opwinden over ongeïnteresseerde rechters. Daar kun je dan tijdens de zitting niet veel van laten merken. Maar dan sta je na een uur weer buiten en voel je een plaatsvervangende schaamte voor de rechterlijke macht tegenover jouw cliënt, een ondernemer die met het volste vertrouwen in de rechtstaat naar de zitting kwam. Ik zou graag aan de hand van camerabeelden een keer een beoordelingsgesprek met zo’n rechter willen houden.”

Ik kan me wel opwinden over ongeïnteresseerde rechters. Dan sta je na een uur weer buiten en voel je een plaatsvervangende schaamte voor de rechterlijke macht tegenover jouw cliënt.

Maurice Essers, advocaat en partner bij Clairfort advocaten

Als je naar de aanbestedingspraktijk in Nederland kijkt, hoe doen we het dan?

“Ik kom gelukkig aan beide kanten veel mensen tegen die wel ambitie hebben en die het hart wel op de juiste plaats hebben en zo bijdragen aan de missie om het aanbesteden in Nederland te verbeteren. In de praktijk denken we in Nederland al snel dat we het goed doen, terwijl in het buitenland sprake is van vriendjespolitiek. Of dat echt zo is, valt moeilijk te meten, denk ik.”

“Ik vraag me ook weleens af: hoe zou dat bij de inkoop van medische hulpmiddelen tijdens het begin van de coronacrisis zijn gegaan? Hebben de verantwoordelijke politici gedacht: laten we transparant en non-discriminatoir inkopen, want dat kan best snel en levert de beste resultaten op? Of hebben ze gedacht: voor aanbesteden hebben we nu even geen tijd. We moeten snel inkopen en pakken wat we pakken kunnen. Ik kan me voorstellen dat in dat soort situaties toch al snel wordt afgezien van een aanbesteding omdat het vertrouwen hierin ontbreekt. Dat is niet terecht. Het is niet alleen in strijd met alles waarvoor de interne markt en het aanbestedingsrecht staan, maar het leidt ook tot miskopen. De politiek zou dan beter naar ervaren inkopers moeten luisteren.”

Zijn er verbeterpunten?

“Ja, voortdurend. Producten en diensten ontwikkelen zich snel en dus moeten ook aanbestedingsprocedures continu worden aangepast. Je moet telkens weer eerst een zorgvuldige marktverkenning doen en aan de hand daarvan bepalen welke inkoopmethode de beste is. Ik zie veel innovatiekracht bij de aanbestedende diensten en geloof in een voortdurende verbetering van het aanbestedings- en inkoopbeleid. Dat is iets wat de aanbestedende diensten niet aan inkoopconsultants kunnen overlaten, maar wat ze samen met hen moeten doen.”

“Een goed voorbeeld is de inkoop in het sociale domein. Daarin moeten gemeenten reële tarieven hanteren, die aan de hand van een marktonderzoek en een prijsconsultatie moeten worden vastgesteld. En dat binnen de context van financiële tekorten van gemeenten op dit gebied en zogenaamde zorgcowboys die misbruik proberen te maken van het systeem. Om hierin op de juiste manier de beschikbare rekentools en modellen te hanteren, is voor gemeenten topsport. Zij hebben toegewijde inkopers nodig, die binnen de gemeente de nodige dekking om de gewenste resultaten te boeken.”

“Ook aan de zijde van de rechtsbescherming en de rechterlijke macht is er nog veel ruimte voor verbetering. Het gebeurt nog te vaak dat aanbestedende diensten wegkomen met een onrechtmatige gunningsbeslissing of een onrechtmatige wijziging van een contract, omdat een rechter voor de gemakkelijke weg kiest. Meestal is dat het gunningsresultaat en de aanbesteding in stand laten. En omdat een hoger beroep vaak niet zinvol is, omdat het contract al definitief wordt gegund na een uitspraak in eerste aanleg, komen de voorzieningenrechters daarmee weg. Dit zou wat mij betreft eens goed mogen worden onderzocht.  

Dat is natuurlijk het mooiste, dat een rechtszaak voorkomen wordt.

Maurice Essers, advocaat en partner bij Clairfort advocaten

Gevolg van deze gang van zaken is dat advocaten in hun advisering over proceskansen er al rekening mee moeten houden welke rechtbank bevoegd is en zelfs wie de voorzieningenrechter is. Het is niet fraai, maar bij sommige rechters weet je vooraf al dat je met bepaalde eisen niet aan hoeft te komen.”

Heb je tips voor aanbesteders en inschrijvers?

“Voor aanbestedende diensten: zie het aanbesteden als een missie, als een sport om zo goed mogelijke inkoopresultaten te realiseren. Een succesvolle aanbesteding is niet een aanbesteding die een rechterlijke toets doorstaat, maar juist een aanbesteding die tot een economische voordelige en duurzame inkoop leidt. Daag jezelf uit om in die sport de gouden medaille te halen.”

“Voor inschrijvers: zorg dat je kennis van het aanbestedingsrecht up-to-date is. Dat is gewoon nodig om succesvol op een aanbestedingsmarkt te kunnen opereren. Zowel om de beste inschrijving in te kunnen dienen als om geen kansen te missen na een voorlopige gunning. Doe dat samen met anderen, bijvoorbeeld via een platform als Aanbestedingscafé. Dat maakt het extra leuk.”

Welke ontwikkeling valt je op sinds de start van je carrière?

 “Naast de al genoemde ontwikkelingen, zie ik dat het onderwijs aan de universiteiten in het aanbestedingsrecht achterblijft. Nog steeds schrijven meer studenten een scriptie over het mededingingsrecht dan over het aanbestedingsrecht. In de advocatuur en bij het bedrijfsleven en de overheid is de vraag naar aanbestedingsjuristen juist veel groter. In de praktijk blijkt dat advocaat-stagiaires de aanbestedingspraktijk erg leuk vinden. Vaak is het tijdens hun studie niet genoeg aan bod gekomen. Een goede ontwikkeling is dat steeds meer advocatenkantoren beschikken over een advocaat met een specialisatie in het aanbestedingsrecht. Daar zit veel talent bij en dat helpt weer bij de verdere ontwikkeling van het aanbestedingsrecht en de aanbestedingspraktijk. Ook komen steeds meer fora om ervaringen en best practices uit te wisselen en is er een actieve vereniging voor aanbestedingsrecht. Dat zijn allemaal goede ontwikkelingen!”

346 elektrische leasefietsen zo duurzaam mogelijk inkopen

Even op pad naar een ander kantoor voor een werkafspraak. Voorheen pakten medewerkers van de Belastingdienst dan het openbaar vervoer, dienstauto of leenfiets. Dat gaat veranderen, als het contract is getekend met een partij die 346 elektrische leasefietsen levert voor medewerkers van de Belastingdienst, het Rijksvastgoedbedrijf en Rijkswaterstaat. Senior inkoper bij het Inkoopuitvoeringscentrum (IUC) van de Belastingdienst Daphne Biervliet regelt het.

In beweging

‘Eerst wilden we gewone fietsen aanbesteden voor onze medewerkers’, zegt Daphne. “Gaandeweg is dat plan veranderd. We willen fietsen aantrekkelijker maken dan de dienstauto of het OV. Vooral om de gezondheid en beweging van medewerkers te stimuleren. Ook als je krap in je tijd zit, kun je met een elektrische fiets snel van het ene naar het andere kantoor voor een afspraak. Bovendien is de elektrische fiets goedkoper dan de dienstauto of met het OV.” De verwachting is dat een op de dertig medewerkers gebruikmaakt van een elektrische leasefiets. Daphne: “Onze visie is dat de fiets alleen maar een populairder vervoersmiddel gaat worden. Door corona gaan mensen toch niet zo graag meer het openbaar vervoer in.”

Pechhulp

Daphne: “Momenteel staan er bij elk pand leenfietsen en dienstauto’s. Die zijn in ons bezit. Nadeel is dat de fietsen van verschillende merken zijn en het onderhoud is belegd bij verschillende partijen. Inkooptechnisch is dat best onhandig.” Het voordeel van leasen is volgens Daphne dat één partij straks niet alleen fietsen levert, maar ook onderhoud, reparatie en pechhulp langs het fietspad. ‘Straks is één partij voor drie jaar lang verantwoordelijk voor kwalitatief hoogwaardige elektrische fietsen die op elk moment te gebruiken zijn.”

Marktconsultatie

Belangrijke voorwaarde voor deze aanbesteding was: zo duurzaam mogelijk. Daphne: “Het liefst kopen we 100% circulaire elektrische fietsen in. Maar je hebt een markt nodig die aan die wens kan voldoen. Daarom heb ik eerst een marktconsultatie gehouden. Er zijn circulaire varianten te krijgen, maar die zijn heel duur en van slechtere kwaliteit. Op twee marktpartijen na maken alle leveranciers hun elektrische fietsen van nieuwe materialen. Enorm jammer, want normale fietsen kunnen tegenwoordig wel 100% circulair én kwalitatief worden geproduceerd.”

De markt voor elektrische fietsen kan niet achterblijven als het aankomt op circulariteit.

Daphne Biervliet, Senior Inkoper IUC Belastingdienst

Gerecyclede materialen

De markt voor elektrische fietsen is dus nog niet rijp voor 100% circulair. Daphne: “Dan heeft het ook geen zin om die eis te stellen. En dus hebben we onze eis omgezet in een wens: we vragen marktpartijen wat ze dan wél kunnen doen op circulair gebied. Bijvoorbeeld fietsaccessoires leveren van gerecyclede materialen. Of alle onderdelen van de fiets na de levensduur hergebruiken. De aanbesteding is nu gepubliceerd. We zijn heel benieuwd hoe marktpartijen circulariteit tot uiting willen laten komen in productie, onderhoud, reparatie en de terugname van de fietsen na het leasecontract.”

Gezamenlijk inkopen

De elektrische leasefietsen worden ingekocht voor drie organisaties: de Belastingdienst, het Rijksvastgoedbedrijf en Rijkswaterstaat. Daphne: “Ik vond het uitdagend om met drie partijen alle wensen te stroomlijnen. De een gaat liever voor circulaire normale fietsen, de ander voor minder circulaire maar dan wel elektrische fietsen. Daarbij was de aanbesteding best technisch. Ik wist niets van elektrische fietsen. We hebben veel onderzoek gedaan en informatie opgehaald bij onder meer de ANWB. En de politie heeft ons geholpen, zij hebben recent een soortgelijke aanbesteding in de markt gezet.”

We zijn heel benieuwd hoe marktpartijen circulariteit tot uiting willen laten komen.

Daphne Biervliet, Senior Inkoper IUC Belastingdienst

Maatschappelijk Verantwoord Inkopen

Zelf handelt Daphne zo duurzaam mogelijk. “Als ik iets koop, kijk ik altijd eerst naar het labeltje. Waar is het gemaakt? Welke grondstoffen zijn gebruikt? Rijksinkopers hebben de verantwoordelijkheid via inkoop iets terug te doen voor de maatschappij en de planeet, vind ik. Vanuit die gedachte heb ik ook met een projectteam het Ambitieweb geïmplementeerd binnen ons IUC. Dat is een tool om helder te krijgen hoe de opdrachtgever een aanbesteding wil verduurzamen, bijvoorbeeld op het gebied van circulariteit of social return. Sinds januari is elke inkoper van ons IUC verplicht om via dit Ambitieweb in te kopen en dus een zo duurzaam mogelijk resultaat te bereiken. De meest duurzame inkoper wint de MVI-bokaal.”

Als wij als Rijkoverheid onze wensen kenbaar maken, is de kans groot dat er op den duur iets verandert in het productieproces.

Daphne Biervliet, Senior Inkoper IUC Belastingdienst

Hergebruikt

Elke circulaire stap vooruit is er één, vindt Daphne. “De markt voor elektrische fietsen kan niet achterblijven als het aankomt op circulariteit. Als wij als Rijkoverheid onze wensen kenbaar maken, is de kans groot dat er op den duur iets verandert in het productieproces.” Mooi nieuws is dat de ‘oude’ leenfietsen niet zomaar worden weggegooid. Daphne: “De huidige fietsen voeren we af en we gaan op zoek naar een mooie bestemming met maatschappelijke waarde. De fietsen komen bijvoorbeeld terecht bij de Dienst Justitiële Instellingen of, opgeknapt en wel, bij mensen die zich anders geen fiets kunnen veroorloven.”

Meld je aan voor meer informatie over Inkoop bij de Rijksoverheid

De Rijksoverheid is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Verplicht duurzaam aanbesteden: 'Het tempo moet omhoog'

De overheid moet duurzaam aanbesteden verplicht stellen. Door het vrijblijvende karakter van duurzame inkoop af te schaffen kan Nederland de klimaatdoelen behalen. En daar moeten we zo snel mogelijk mee beginnen, betoogden Fredo Schotanus, Mark Hillen en Jeroen Wegkamp onlangs in een essay in Binnenlands Bestuur.

Aanbestedingscafe.nl ging in gesprek met Fredo Schotanus, bijzonder hoogleraar Publieke Inkoop UU en principal consultant bij Significant Synergy en Mark Hillen, directeur en voorzitter van Social Enterprise NL.

Inkopers willen wel duurzaam inkopen, maar directie en budgethouders vormen nog te vaak een obstakel, stellen Hillen, Schotanus en Wegkamp in hun essay. Als we inkopen met maatschappelijke waarde minder vrijblijvend – verplicht – maken, verandert dat. En dat is belangrijk, want de overheid heeft een voorbeeldrol. Die kan de private sector inspireren of zelfs dwingen anders te werk te gaan, waardoor de duurzame en circulaire samenleving pas echt een impuls krijgt. Het liefst gebeurt dat volgens hen zo snel mogelijk: start dit jaar of in 2022 al. Geef tussen 2023 en 2025 invulling aan manifesten als ‘Inkopen met impact’. Doe dat bijvoorbeeld door maatschappelijke gunningscriteria meer gewicht te geven, of alleen offertes bij duurzame of sociale leveranciers uit te vragen. En zorg ervoor dat er een Gids Duurzaam en Sociaal Inkopen komt, zodat niemand hoeft te wachten op wetgeving. Uiteindelijk zou inkopen op prijs-kwaliteit-impact zo binnen drie jaar verplicht kunnen zijn voor alle overheden. “MVI wordt de norm, niet-maatschappelijk inkopen wordt een risico”, schrijven ze. “Blijvende verandering vereist een wettelijke stok achter de deur.”

De noodzaak van ‘moeten’

Maar waarom die verplichting om duurzaam aan te besteden? “Omdat er anders weinig van terecht komt”, zegt Hillen vastberaden. Schotanus beaamt dat. “Verplichting levert weerstand op, maar dit onderwerp is zó belangrijk. Net als rechtmatigheid, dat vinden we ook belangrijk dus verplichten we dat ook.” Hoewel hij goede ontwikkelingen ziet bij overheidsinstanties vindt hij wel dat het tempo omhoog mag. Dat geldt vooral voor lokale en kleinere overheden. “Voor kleine organisaties komt duurzaam inkopen allemaal ‘eventjes’ bij.”

Het slechtste jongetje van de klas?

Vorig jaar riep de Europese Commissie al op circulair aanbesteden minder vrijblijvend te maken. Had de Nederlandse overheid duurzaam aanbesteden niet allang verplicht moeten stellen? Volgens Hillen loopt Europa voor op de meeste lidstaten, en zeker op Nederland. “We lopen echt niet voorop als het gaat om sociaal ondernemerschap. Europa vraagt ons steevast: ‘waarom zit er geen ambtenaar uit Nederland aan tafel?’ En dit is echt niet het enige thema waarbij dat speelt.” Hillen noemt de Nederlandse houding zelfs arrogant. “In Nederland denken we dat we het beter hebben geregeld dan de rest, maar we zijn op het gebied van duurzame, nieuwe energie en biodiversiteit het sukkeltje van Europa. Nederland heeft wat dat betreft een raar zelfbeeld”, vindt hij.

Dit onderwerp is zó belangrijk. Net als rechtmatigheid, dat vinden we ook van groot belang. Dus moeten we dit ook verplicht stellen.

Fredo Schotanus, bijzonder hoogleraar Publieke Inkoop

Kwantificeren

Het lastige aan duurzame en sociale inkoop is dat het vaak niet eenvoudig te kwantificeren is. “Je ziet het effect van duurzaam en sociaal inkopen meestal niet direct. We praten over externe kosten die moeilijker meetbaar zijn”, legt Schotanus uit. De opbrengsten zijn pas na jaren terug te zien in de boeken. “Daar kun je met inkoop wel een paar dingen mee doen. Je kunt je richten op de grote vervuilende component of de grote sociale component binnen je inkoop. Focus je dáárop met je gunningscriteria.” Volgens Schotanus hoeft duurzaamheid ook niet perfect gemeten te worden. “Je kunt ideale doelen benaderen, net als bij social return. Dat is best een vaag begrip, maar dat proberen we ook concreet te maken. Soms wordt social return omgezet in een fictieve waarde van euro’s. Dat klopt niet exact, maar het geeft wel een indicatie van de maatschappelijke waarde. Datzelfde kun je doen voor duurzaamheid. Dat gebeurt in de bouw ook steeds vaker.”

“MVI wordt de norm, niet-maatschappelijk inkopen wordt een risico.”

Mark Hillen, directeur en voorzitter Social Enterprise NL

De voorgestelde Gids Duurzaam en Sociaal Inkopen zou daarbij handvatten moeten bieden. “Het gaat niet lukken om met die Gids een exacte definitie te formuleren voor wat wel en niet duurzaam is”, denkt Schotanus. Hij schat in dat het voor tachtig procent van de aanbestedingen echter best mogelijk is vast te stellen of iets wel of niet duurzaam is. “Dan houd je wel een twijfelgebied over”, geeft hij toe. Leidt dat dan niet tot nog meer rechtszaken, als duurzaam aanbesteden verplicht is maar het niet exact duidelijk is wát dat is? Daarover zegt hij: “Je kunt binnen de huidige regels al heel veel doen waar geen discussie over is te voeren, en de gids schept verdere helderheid. Maar het zou goed zijn om de grenzen op te zoeken. Een kort geding over de mate van duurzaamheid van een aanbesteding vind ik relevanter dan het zoveelste kort geding over de beoordeling van inschrijvingen.”

Onder de drempels

Het gaat volgens Schotanus verder dan inkoop boven de Europese aanbestedingsdrempels. “Publieke inkoop en duurzame en sociale ondernemers lijken geschapen voor elkaar. We streven immers allebei naar het creëren van maatschappelijke waarde. Je zou denken: dat is een match made in heaven. Maar ze weten elkaar nog vaak niet te vinden.” Schotanus denkt dat sociaal ondernemers de overheid nog te weinig zien als klant. Maar ook de overheid zou volgens hem meer kunnen doen. Twee derde van het overheidsinkoopvolume bevindt zich onder de EU-drempels. “Dat betekent dat je meer vrijheid hebt om inkoop in te richten zoals je wilt. Bijvoorbeeld om zelf te bepalen wie je uitnodigt als het gaat om enkelvoudige of meervoudige onderhandse opdrachten.” Dat zit volgens hem nog niet op het netvlies van de gemiddelde inkoper. Ook kennis over het aanbod van duurzame en sociale ondernemers ontbreekt vaak nog, zegt Schotanus. “Terwijl dit juist een belangrijke taak voor inkopers is: het samenbrengen van vraag en aanbod.”

Daarnaast lopen sociaal ondernemers tegen andere drempels aan, zegt Hillen. “Het aanbestedingsbeleid van overheden is niet altijd mkb-vriendelijk. Er zijn ondernemers die er niet aan beginnen omdat overheden uiteindelijk toch voor de laagste prijs kiezen. Zij doen daar niet meer aan mee, het kost hun gewoon te veel tijd.”

Op zoek naar best practices

Inkopers die aan de slag willen met duurzaam inkopen kunnen het beste op zoek gaan naar goede voorbeelden. Dat vereist wel van collega-inkopers dat ze openheid van zaken geven. “Dat staat haaks op de inkoopcultuur. Laat jezelf zien, wees eens trots op wat je doet. Doe een boekje open zodat mensen mee kunnen kijken”, zegt Hillen. En gebruik niet steeds hetzelfde bestek, voegt Schotanus toe. “Kopieer het bestek van degene die het best, het meest duurzaam inkoopt en niet van de vorige aanbesteding van vier jaar geleden.” Het zou volgens Hillen mooi zijn als ook de concrete zaken gedeeld worden. “Waar heb je duurzame doelen vertaald naar beleid en waar heb je dat beleid vertaald naar een aanbesteding? En waar liep het minder goed? Laat dat gewoon zien, dat helpt enorm. Begin klein, en inspireer als inschrijver de inkoper en budgethouder, stellen ze. Schotanus: “Op het moment dat je niks doet aan duurzaamheid, vallen de kosten op de lange termijn veel hoger uit. En die kosten komen waarschijnlijk voor een groot deel op de schouders van de overheid terecht. Dus je snijdt jezelf in de vingers als je hier niks mee doet.Het loont veel meer te investeren in preventie dan het op te lossen in de toekomst.”

Laat jezelf zien, wees eens trots op wat je doet. Doe een boekje open zodat mensen mee kunnen kijken.

Mark Hillen, directeur en voorzitter Social Enterprise NL

Vooruitkijken
Is het niet al te laat voor deze maatregelen? “Nee”, zegt Schotanus. “Alle rapporten zeggen dat het nog kan. Maar dan moeten we het wel nú doen.” Volgens Hillen maakt het weinig uit om terug te kijken, naar wat we hadden moeten doen. “Je kan nu doen wat je nog kan doen, en je kunt niet doen wat je gisteren kon doen.”

Topadvocaat Verberne: ‘Transparantie moet voorop staan’

“Begin met het einde”, tipt Gijs Verberne, advocaat en partner bij Van Doorne. “Begin een te starten aanbesteding met het formuleren van de te bereiken doelstellingen.”

Verberne adviseert deze doelen vast te leggen in een conceptovereenkomst, inclusief de zorgen die zich kunnen voordoen (gunningscriteria). “Vraag je bij de selectiecriteria vervolgens af of een inschrijver die zorgen eerder succesvol heeft opgelost en doe dan pas een aankondiging. Veel aanbestedingen zijn niet altijd goed doordacht, niet afgestemd met contractbeheerders of eindgebruikers. Aanbesteden is een middel, geen doel op zich.”

Iedere maand interviewt AanbestedingsCafe.nl een vooraanstaande aanbestedingsadvocaat over zijn/haar carrière, visie en ervaringen.

Hoe ben je in aanraking gekomen met het aanbestedingsrecht?

“Professor Wedekind, de eerste Nederlandse hoogleraar in het Europees en nationaal aanbestedingsrecht aan de Universiteit van Amsterdam, inspireerde mij als collega met zijn ‘heilige vuur’ voor dit rechtsgebied. Toen dit rechtsgebied nog in de kinderschoenen stond, werkte ik met hem samen bij Van Doorne, kantoor van de Rijksadvocaat, voor met name overheden. Daarnaast ben ik les blijven geven aan universiteit en later ook aan de Hogeschool van Utrecht.”

Je staat meestal aan de kant van de aanbesteders?

“Ja. We begeleiden bijvoorbeeld veel overheden bij complexe publieks-privaatrechtelijke samenwerkingen, zoals bij te realiseren infrastructuur, energietransitie en te verrichten openbaar vervoer.  Een ander deel van het werk is het voeren van rechtszaken, bijvoorbeeld het voeren van verweer namens een aanbestedende dienst in kort geding tegen een afgewezen inschrijver. Die afwisseling is interessant. De praktijk voer ik samen met een fantastisch en gedegen team dat presteert op hoog niveau. Een prettige groep mensen om mee samen te werken.”

Inmiddels ben je partner bij Van Doorne.

“Ja, al sinds 2006. Ik heb na mijn studie allerlei richtingen uitgeprobeerd en heb zo Van Doorne leren kennen.”  

Wat vind je zo leuk aan het aanbestedingsrecht?

“Ten eerste: het omvangrijke rechtsgebied: het beslaat internationaal, Europees, nationaal recht (zowel civiel als bestuursrecht). Ook is het met name bij procederen interessant zuiver en zorgvuldig te blijven redeneren. Daarbij geldt ook dat regressief redeneren voorkomen moet worden: een rechter kiest dan gevoelsmatig en intuïtief en gaat die keuze vervolgens onderbouwen. Dit is mijns inziens zuiver noch zorgvuldig. Immers, feiten maken het recht en niet andersom.”

“Een ander mooi aspect is de menselijke kant, de beleving. Van zowel de aanbestedende dienst als de inschrijver. Het is dan wel een zakelijk geschil, maar je moet ook als mensen met elkaar blijven praten. Het is het spel. Je mag je verzetten tegen een uitslag, maar kunt buiten de rechtszaal wel gewoon op een prettige manier met elkaar omgaan.”

“Ook het rechtsgebied zelf spreekt me aan: de techniek, de internationale regels waaraan je moet voldoen. Er zijn zo veel aspecten die een aanbesteding kunnen beïnvloeden.. Aanbestedingsrecht is en blijft enorm in ontwikkeling. Dat maakt het heel afwisselend en ontzettend leuk. Daarnaast is het ook maatschappelijk relevant om een bijdrage te leveren aan bijvoorbeeld de energietransitie of het openbaar vervoer.”

Als je kijkt naar de aanbestedingspraktijk in Nederland, hoe doen we het dan?

“Goed, absoluut. Maar het kan natuurlijk altijd beter. Er is de afgelopen jaren al veel geprofessionaliseerd. Wat beter zou kunnen, is contractbeheer. Vaak mist er structuur in contracten, vooral over hoe je met elkaar in contact blijft. Daar zijn nu ook opleidingen voor, met aandacht voor communicatie: hoe voer je een gesprek, hoe stel ik de juiste vragen, hoe stem ik zaken af? Het kan enorm helpen in de samenwerking te luisteren, open vragen te stellen en rekening te houden met de persoon/persoonlijkheid tegenover je. Als die communicatie verbetert, krijg je een professionelere relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Er is altijd wisselwerking, het is een illusie dat je een opdrachtnemer kunt managen of directief aansturen.”

Communicatie is dus belangrijk. Hoe zit dat bij het procederen?

“In een civielrechtelijk kort geding is het voor de rechter soms lastig te controleren of wat er beweerd wordt, ook klopt. De rechter moet het in beginsel doen met de documenten die zijn overgelegd. Daaruit volgt feitelijk een systeem van ‘marginale’ toetsing. De aanbestedende dienst heeft de inhoudelijke kennis, de rechter toetst veelal alleen of het proces goed is verlopen Bij het bestuursrecht vindt naar mijn oordeel veelal een grondiger toets plaats, omdat de rechter dan over alle op het besluit betrekking hebbende documenten beschikt.”

 
“In de meeste aanbestedingsrechtelijke geschillen oordeelt de burgerlijke voorzieningenrechter. De rechter zit daar in zijn eentje en zijn beslissing kan vrij grote gevolgen hebben. Daarom is het belangrijk dat de aanbestedende diensten transparant en met respect communiceren met inschrijvers. Ze moeten hun beslissingen goed motiveren en niet te angstig zijn in hun uitleg. Dus niet alleen het juridische afdekken, maar ook rekening houden met emoties. Soms wordt een rechtszaak puur gevoerd op emoties. De inschrijvende partij heeft hart en ziel gestoken in zijn plan en dan krijgt hij een onduidelijke of slecht geformuleerde afwijzing.”

Met welke vragen kloppen inschrijvende partijen vaak bij jou aan?

“Dat varieert. Soms krijgen we vooraf al vragen: Klopt het bestek? Mag dit? Hoe moeten we de vraag formuleren? Zijn we proactief genoeg? Moeten we nu al procederen? Dat laatste bijvoorbeeld als er wordt toegeschreven naar één partij. Van aanbesteders krijg je weer andere vragen, bijvoorbeeld: mogen we op door ons gewenste wijze de aanbesteding vormgeven, gaat dit goed? Dan kijken we met ons team vanuit verschillende disciplines hoe je dat vormgeeft. Dat doe ik niet alleen, dat doen we samen vanuit allerlei perspectieven, zoals ook techniek of wijze van inkoop en financieel.”

Welk moment in je carrière heeft de meeste indruk gemaakt?

“Dat is niet per se één moment. Ik vind het altijd mooi als je juridisch scherper kunt zijn dan de ander zodat een cliënt het gewenste einddoel haalt, zoals een succesvolle aanbesteding of gewonnen rechtszaak.  Ik krijg elke keer energie uit de samenwerking met cliënten en met het team. Samen tot een goed resultaat komen, dus dat het doel is bereikt. Dat zijn de mooie momenten.”

Heb je tips voor aanbesteders?

“Ik heb nog wel een praktische tip: benoem per gunningscriterium het te bereiken doel: wat wil je bereiken? Wat is de gewenste eindsituatie? Wanneer ben je er blij mee als aanbestedende dienst? Dan kan de inschrijver hier zijn eigen invulling aan geven. Dus geen algemene plannen van aanpak of visie vragen, zonder dat de aanbestedende dienst enige functionele richting geeft.”  

Je geeft zelf les, dus opleiden vind je ook belangrijk?

“Zeker, daarom heb ik ook veel lesgegeven aan de Universiteit en Hogeschool van Utrecht en veel gepubliceerd. Dat vind ik ook erg leuk om te doen. En voor de wethouders hebben we samen met de Nederlandse Vereniging van Wethouders en de Universiteit Tilburg een opleiding voor bestuurders van gemeenten, provincies en waterschappen opgezet. Veel van mijn Van Doorne-collega’s dragen daaraan bij. Er worden zowel juridische als managementvakken gegeven, zodat wethouders en bestuurders in de publieke sector ook hun vak goed kunnen uitoefenen.”

‘Inhuur van personeel is niet alleen een inkoopfeestje’

Het bedrijfsleven maakt er al volop gebruik van: de Managed Service Provider (MSP). Door het werven en contracteren van personeel uit te besteden kan een organisatie tijd en geld besparen. De publieke sector zet de MSP echter veel minder vaak in. Daar liggen kansen, dachten Marijn de Leeuw, Mercell Nederland, en Remco Worst, Senior Supplier Manager bij TAPFIN, de MSP van ManpowerGroup Talent Solutions. Zij introduceerden afgelopen maand een combinatie van een MSP en het Dynamisch Aankoop Systeem (DAS), dat inhuur van personeel bij overheidsinstanties gemakkelijker, goedkoper en rechtmatiger moet maken.

Waarom overheidsorganisaties nog maar weinig gebruik maken van een MSP is De Leeuw, ondanks de ervaring en contacten met de publieke markt, een raadsel. “Wie het weet, mag het zeggen”, zegt hij lachend. De Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU) vormt daarop een uitzondering. Die wilde wél een MSP en schreef daar vorig jaar een aanbesteding voor uit. “Wij dachten al langer na over een samenwerking tussen Mercell Nederland en Manpower, over een combinatie van het DAS en de MSP”, zegt De Leeuw. “Toen kwam die aanbesteding, en die wonnen we.”

Rechtmatig inkopen

Veel organisaties worstelen volgens De Leeuw en Worst met de inhuur van flexibel personeel. “Er is een gebrek aan capaciteit omdat instellingen vaak niet zijn ingericht op het organiseren van inhuur. Zij zijn vooral bezig met de eigen taken en verantwoordelijkheden. Die zijn de afgelopen jaren steeds groter geworden”, zegt Worst. Hij ziet dat de expertise om inhuur goed te regelen vaak ontbreekt. “Dat komt door complexe wet- en regelgeving in Nederland. Voor het inregelen van tijdelijk personeel bestaat er wet- en regelgeving. Denk aan de wet DBA en de onlangs ingevoerde WAB, de inlenersbeloning die stelt dat ingehuurd personeel recht heeft op dezelfde voorwaarden als medewerkers die in vaste dienst werken. Er zijn allerlei zaken waar je rekening mee moet houden.”

Voor overheidsinstanties geldt daarbij ook nog dat zij rechtmatig in moeten kopen. De Leeuw: “Bij de inhuur van personeel gaat het al snel om heel veel geld, dus is een instantie al snel aanbestedingsplichtig. In het begin denkt men vaak: we kunnen dit wel onderhands aanbesteden, we hebben deze persoon maar een paar weken nodig. Dan blijkt dat toch anders te zijn en dan komt de rechtmatigheid in het geding.” Dat is ook het geval wanneer een organisatie graag verder wil met een ingehuurde medewerker en het contract daarom steeds verlengd wordt. “Eigenlijk zou je dan opnieuw moeten gaan aanbesteden. Maar dat gebeurt niet. Mensen willen nu eenmaal graag werken met mensen die ze kennen.” Bovendien is de inhuur van personeel volgens De Leeuw veelal niet centraal geregeld. “De inhuur van personeel is niet alleen een inkoopfeestje, ook HR is daarbij betrokken.” Dat leidt er vaak toe dat een organisatie weinig tot geen overzicht heeft over de flexibele schil. “De grip op inhuur ontbreekt”, aldus De Leeuw.

“Er zijn allerlei zaken waar je rekening mee moet houden. Je ziet dat de capaciteit en expertise om daar goed op in te spelen, ontbreken.”

Remco Worst, Senior Supplier Manager TAPFIN

Ten slotte komen er vaak hoge kosten kijken bij de inhuur van flexibel personeel. “Wie personeel inhuurt via een raamovereenkomst moet alle inhuurvolumes bij elkaar optellen, inschatten wat er de komende jaren nodig is op het gebied van inhuur en als gevolg daarvan allerlei risico’s afdekken. Dan kan er nog maar een beperkt aantal leveranciers meedoen”, zegt De Leeuw. Als gevolg daarvan, en van doorleenconstructies, betalen organisaties vaak hogere tarieven dan nodig is.  

MSP + DAS

De samenwerking tussen Mercell Nederland en TAPFIN moet een oplossing bieden voor de obstakels die de inhuur van personeel nu met zich meebrengt, specifiek voor de publieke sector. Daarvoor stemden Mercell Nederland en TAPFIN hun bestaande DAS-omgeving en MSP-omgeving op elkaar af. Inkopen via een DAS biedt organisaties de mogelijkheid om doorlopend personeel in te huren, volgens De Leeuw één van de grote voordelen van deze procedure. Iedereen die aan de vereisten voldoet, mag meedoen. Een soort open-houseprocedure, maar dan voor inhuur. “Het is allemaal veel lichter, makkelijker en flexibeler”, legt hij uit. Bovendien voldoet een organisatie die gebruikmaakt van het DAS gewoon aan de aanbestedingsregels, het is een manier om rechtmatig in te kopen. Inkopen via DAS is immers een Europese aanbestedingsprocedure. Een MSP neemt organisaties traditiegetrouw veel werk uit handen, met zaken als het aanvraagproces, contractmanagement, urenregistratie en facturatie. Door beiden te combineren ontzorgt het systeem zowel de Inkoop- als de HR-afdeling.

Inhuurdesk: hulp bij inhuur

Een belangrijk onderdeel van de gecombineerde oplossing is de Inhuurdesk. Organisaties die gebruik maken van de gecombineerde oplossing van Mercell Nederland en TAPFIN kunnen een beroep doen op deze pool van experts, die hen op verschillende vlakken ondersteunt. De Inhuurdesk helpt inhurende managers en organisaties een profiel op te stellen aan de hand van hun wensen en eisen. Dat profiel wordt in het DAS gezet, waarna iedereen die voldoet aan de eisen een offerte kan indienen, ook de zzp’er. Dat de Inhuurdesk helpt bij het opstellen van het profiel helpt niet alleen de inhurende organisatie, maar ook de leverancier. “Als je een te generieke uitvraag in de markt zet, belast je de markt onnodig”, zegt De Leeuw. Daarom streeft de Inhuurdesk ernaar het profiel zo scherp mogelijk te maken.

De MSP zet daarna alle binnengekomen offertes op een rijtje en maakt een ranking op basis van objectieve criteria: prijs en kwaliteit. De Inhuurdesk nodigt vervolgens – samen met de inhurend manager – de top-3 kandidaten uit voor een gesprek, waarna de beste kandidaat wordt gecontracteerd. Ook dat wordt afgehandeld door de Inhuurdesk, wat de HR-afdeling werk uit handen neemt. Ten slotte kan een organisatie ervoor kiezen verschillende modules af te nemen, waarin urenregistratie en facturatie via self-billing geregeld worden.

“Het mooie aan dit systeem is dat je altijd een actuele match van vraag en aanbod hebt”, zegt De Leeuw.Voor leveranciers, de markt, de zzp’ers zijn de voordelen dat ze direct zaken kunnen doen met de overheid. De Inhuurdesk zorgt er daarbij voor dat gunning en afwijzing gemotiveerd worden. “Vaak gehoorde kritiek op het DAS is dat gemotiveerde gunning of afwijzing maar beperkt plaatsvindt. En die kritiek is wat mij betreft ook terecht, want vaak wordt dat ook te beperkt gedaan. De Inhuurdesk zorgt ervoor dat dat in dit systeem wel goed gebeurt. De ranking vindt plaats op basis van harde criteria, zodat je een afwijzing goed kunt motiveren.”

Het mooie aan dit systeem is dat je altijd een actuele match van vraag en aanbod hebt.

Marijn de Leeuw, Mercell Nederland

Grip op inhuur en kosten

Naast de ondersteuning door de Inhuurdesk zorgt het systeem ook voor grip op inhuur door te voorzien in de juiste data en rapportages. Inkoop en HR kunnen een beroep doen op de data die in het systeem verzameld worden. “Dat is een bron van data waar we gericht en op maat de juiste rapportages uit kunnen halen”, zegt Worst. Beide afdelingen kunnen daarnaast gebruik maken van de data die ManpowerGroup in huis heeft, waarmee tarieven worden gebenchmarkt. “Stel, een inhurend manager neemt contact op met de Inhuurdesk omdat hij iemand nodig heeft. Hij vraagt wat daar een redelijk en vooral marktconform tarief voor zou zijn. Hij schat in dat dat zeventig euro is, maar de Inhuurdesk kan dan zeggen – op basis van beschikbare gegevens, het aanbod en de regio – dat het tarief een stuk lager uitvalt: zo’n 57 euro. Zo bespaar je dus direct op je inhuur”, legt Worst uit. Het gebruik van uniforme processen, vaste sjablonen en directe inhuur verlagen de kosten verder.

In de markt

De afgelopen maanden zette Mercell Nederland, samen met TAPFIN, een MSP op voor de ODRU. De tijd is rijp om de rest van de publieke sector kennis te laten maken met DAS- en MSP-combinatie. “Samen met de ODRU hebben we onze ervaring verder opgebouwd en hebben we ontdekt dat dit eigenlijk fantastisch is. De klant is er ontzettend blij mee”, zegt De Leeuw. Inmiddels hebben zich meer overheidsorganisaties gemeld voor de oplossing. Voor elke organisatie stemmen Mercell en TAPFIN het systeem af op de wensen van de klant. De combinatie van DAS en MSP kan al binnen een maand operationeel zijn. Worst: “Het concept staat voor tachtig procent vast. De overige twintig procent is maatwerk, dat maken we klant specifiek. Iedere klant heeft toch zijn eigen behoeften.”

Meer weten over MSP en DAS voor publieke organisaties? Bekijk het webinar dat Mercell Nederland onlangs samen met ManpowerGroup gaf of neem contact op met Marijn de Leeuw en Remco Worst.

Mercell Nederland is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Aanbestedingsalert: uitsluiting niet proportioneel

Significant Synergy deelt regelmatig interessante jurisprudentie op het gebied van aanbesteden. Deze keer een casus over een uitsluiting die niet proportioneel wordt geacht.

Wat is er gebeurd?

Het ministerie van Defensie (hierna: Defensie) heeft een niet-openbare Europese aanbestedingsprocedure gehouden voor de levering van kogel- en steekwerende veiligheidsvesten. Het verzoek tot deelname aan de aanbesteding van één van de partijen (hierna: eiseres) is ongeldig verklaard, omdat zij het bij de aanbestedingsstukken gevoegde formulier “Model Referentieopdracht” heeft gewijzigd en onderdelen daarvan heeft vertaald. Dit moet volgens Defensie tot uitsluiting leiden. Volgens eiseres is de door haar in het Engels opgenomen tekst identiek aan de Nederlandse tabel en is het (al dan niet in het Engels) vermelden van die tabel op het formulier niet van enig belang voor de beoordeling. Eiseres acht uitsluiting onder de gegeven omstandigheden disproportioneel en wenst zo nodig in de gelegenheid te worden gesteld tot herstel.  

Het resultaat

De voorzieningenrechter oordeelt dat het in het midden kan blijven of de ‘vertaling’ van de tabel naar het Engels volledig juist was. Het uitsluiten van een inschrijver vanwege de mogelijke schending van een eis die geen enkel redelijk doel dient, althans waarvan de hier aan de orde zijnde (eventuele) schending geen enkele relevantie heeft, acht de voorzieningenrechter namelijk niet proportioneel. Door eiseres niet uit te sluiten wordt volgens de rechter geen enkel aanbestedingsrechtelijk beginsel geschonden.

Relatie tot de praktijk

Neem in de beslissing om een verzoek tot deelname uit te sluiten, naast hetgeen beschreven in de aanbestedingsdocumenten, ook mee of de schending een redelijk doel dient en proportioneel is. 

ECLI:NL: RBDHA: 2021:9203, Rechtbank Den Haag, Datum uitspraak 17 augustus 2021 

Aanbestedingsalert: schending gelijkheidsbeginsel?

Significant Synergy deelt regelmatig interessante jurisprudentie op het gebied van aanbesteden. Deze keer een casus over schending van het gelijkheidsbeginsel bij het toestaan van een kleiner lettertype.

Wat is er gebeurd?
Hoogheemraadschap van Delfland (hierna: Delfland) is een aanbesteding gestart voor een innovatief en selectief vangtuig voor niet-inheemse rivierkreeften. Delfland heeft vier partijen uitgenodigd tot inschrijving bij de concurrentiegerichte dialoog. De eerste dialoogfase is vormgegeven als een ‘hackathon’, bestaande uit een pitch en een presentatie door de vier partijen in aanwezigheid van alle uitgenodigde partijen, het projectteam van Delfland en de beoordelingscommissie. De partij die niet door is naar de tweede dialoogfase heeft bezwaar gemaakt tegen de selectiebeslissing. Hiertoe voert zij aan dat het ontwerp van één van de partijen niet voldoet aan het vereiste dat dit ontwerp moest zijn opgemaakt in lettertype Arial, grootte 11. De tabel op pagina 4 van de notitie is namelijk in een kleiner lettertype opgemaakt.

Het resultaat
De rechter heeft geoordeeld dat Delfland de partij had moeten uitsluiten van verdere deelname, omdat er anders sprake zou zijn van schending van het gelijkheidsbeginsel. De partij heeft namelijk effectief meer ruimte ter beschikking gehad voor haar beschrijving en deze ook volledig gebruikt. Hierdoor kon de partij meer informatie kwijt over het ontwerp dan de andere inschrijvers.

Relatie tot de praktijk
Als je een inschrijver bent, zorg dan dat alle documenten voldoen aan de vereiste opmaak inclusief tabellen en afbeeldingen.

Als je een aanbestedende dienst bent, vraag de inschrijvingen ook in bewerkbare vorm uit en controleer of deze voldoen aan de vereisten. Geef daarnaast bijvoorbeeld aan dat inschrijvingen gecorrigeerd kunnen worden en dat een eventueel teveel aan pagina’s (na correctie) niet wordt beoordeeld.

Bron: ECLI:NL:RBDHA:2021:8504, Rechtbank Den Haag, Datum uitspraak 8 juli 2021

Significant Synergy is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl

Vakantieleesvoer - deel 5

De vakantie is weer begonnen! Veel inkopers zullen deze zomer genieten van hun welverdiende rust. Natuurlijk is een mooie vakantie niet compleet zonder bijzonder leesvoer. Maar waar moet je beginnen?

Aanbestedingscafe.nl heeft de meest interessante, tijdloze en best gelezen artikelen en columns van het afgelopen half jaar voor je verzameld. Dit is de laatste editie. Vanaf volgende week bieden we zoals vanouds weer actueel nieuws en achtergronden.

‘Intermediair bood product voor 100k meer aan’

De Haagse Inkoopsamenwerking (HIS) vroeg het Public Procurement Research Centre (PPRC) dit jaar vooronderzoek te doen naar de toegevoegde waarde van intermediairs bij aanbestedingen. Aanbestedingscafe.nl sprak met directeur van UBR|HIS, Richard Lennartz. Hij zag dat hetzelfde product/dienst van dezelfde leverancier via brokers voor €100K meer aangeboden kreeg, en dat op een bedrag van €50K.

Overheidsopdrachten wel of niet clusteren?

Isaac Mensah, Inkoopconsultant bij Adjust, legt uit wanneer je overheidsopdrachten het liefst wel en wanneer niet geclusterd in de markt zet. Zoek ten eerste uit of het gaat om één of meerdere opdrachten. Dat lijkt simpel, maar dat is het niet.

Buyer groups een middel voor duurzame reorganisatie

De door het Rijk opgezette buyer groups moeten ervoor zorgen dat de markt met innovatieve oplossingen komt, waardoor er meer klimaatvriendelijke initiatieven ontwikkeld worden. Zestien buyer groups startten in 2020. Wat is er sindsdien gebeurd en hoe pakken de buyer groups het aan? Waar zitten de uitdagingen? Aanbestedingscafe.nl ging in gesprek met betrokkenen.

Circulaire aanbesteding winnen: ‘Ze willen heel graag’

In deze aflevering van podcast De Gunningsfactor komen vier experts op het gebied van circulaire inkoop en aanbestedingen aan het woord. Er zijn immers genoeg vragen over circulair aanbesteden. Hoe zorg je voor een geslaagde aanbesteding? Hoe maak je circulariteit meetbaar? En wanneer is er sprake van greenwashing?

Brussel wil dat Nederlandse woningcorporaties gaan aanbesteden

Het is niet de eerste keer dat de Europese Commissie Nederlandse woningcorporaties maant tot aanbesteden. Volgens Brussel zijn Nederlandse woningcorporaties in overtreding omdat zij niet aanbesteden. Nederland ziet woningcorporaties niet als overheidsorgaan, en blijft vasthouden aan de huidige werkwijze. Na deze laatste waarschuwing kan de Europese Commissie besluiten de zaak door te zetten naar het Europees Hof van Justitie.

Dit was de laatste editie van Vakantieleesvoer. Volgende week vind je weer actuele artikelen op Aanbestedingscafe.nl.

Vakantieleesvoer - deel 4

De vakantie is weer begonnen! Veel inkopers zullen deze zomer genieten van hun welverdiende rust. Natuurlijk is een mooie vakantie niet compleet zonder bijzonder leesvoer. Maar waar moet je beginnen?

Aanbestedingscafe.nl heeft de meest interessante, tijdloze en best gelezen artikelen en columns van het afgelopen half jaar voor je verzameld. De komende maand bieden we je elke week vijf artikelen aan.

Aanbestedingsdata ontleed: in hoeverre koopt het Rijk in met impact?

Inkopen met impact: sinds 2019 is deze inkoopstrategie officieel vastgelegd door het kabinet. Maar in welke mate voldoet het Rijk aan deze inkoopdoelstellingen? De experts van Significant Synergy gaan het na aan de hand van hun eigen Tenderdashboard. De grootste uitdaging? Het Rijk moet die leveranciers aan zich binden die vanuit hun expertise, ervaring en competentie het Rijk kunnen helpen dagelijks in de praktijk een sociale, duurzame en innovatieve overheid waar te maken.

Verdacht patroon zichtbaar bij inzet intermediairs

Het Public Procurement Research Centre onderzocht schoonmaakaanbestedingen waarbij intermediairs betrokken waren. Eén aanbieder nam een intermediair in de arm en won met behulp van deze intermediair vervolgens vijf van de tien aanbestedingen. De onderzoekers stellen dat de winkans onevenredig hoog uitvalt bij de inzet van deze intermediair en spreken van een significante afwijking.

Aanbesteding inkoopdiensten: de staat heeft lak aan de aanbestedingswet

Theo van der Linden stuit op een aanbesteding die zo sterk is toegeschreven naar de grote spelers op de markt, dat het mkb volgens hem geen enkele kans maakt. “Ik begrijp het best als de ministeries gezamenlijk kopieerpapier of kantoorstoelen in willen kopen, hoewel je ook daar best een kanttekening bij mag zetten. Maar een slordige zeventig miljoen aan inhuur van inkoopdeskundigheid toeschrijven naar een paar grote spelers, is niet alleen in strijd met de wet, maar ook oliedom.”

Opdrachtraming bij regelmatig terugkerende opdrachten

Het belangrijkste doel van een raming is het bepalen van de juiste aanbestedingsprocedure. Met een verkeerde raming neemt het risico toe dat de verkeerde procedure wordt gevolgd. Maar wat zijn opdrachten die ‘met zekere regelmaat terugkeren’? Inkoopconsultant Isaac Mensah legt uit hoe je deze zinsnede uit de Aanbestedingswet kunt definiëren, en welke definitie volgens hem de juiste is.  

Na vervoer, bouw en infra, nu ook de Europese waterbouw ‘made in China!?’

Aanbestedingsadvocaat Leyla Bozkurt ziet wel degelijk mogelijkheden om Chinese bedrijven te weren bij Europese aanbestedingen. Wacht niet op een verdrag tussen Europa en China, maar onderneem nu actie. Stel kritische vragen en maak waar nodig tegen Europese aanbesteders: hoe zit het met de naleving van de regels als het gaat om het sociaal-, milieu- of arbeidsrecht? En hoe zit het met staatssteun? Aanbesteders hebben, gelet op de huidige regelgeving, namelijk mogelijkheden en soms zelfs de verplichting om bepaalde (Chinese) inschrijvers uit te sluiten.

Aanbestedingsalert: geschiktheid aantonen met vragenlijst

Significant Synergy deelt regelmatig interessante jurisprudentie op het gebied van aanbesteden. Deze keer een casus waaruit volgt dat inschrijver haar geschiktheid kon aantonen met een vragenlijst.

Wat is er gebeurd?
Een aanbestedende dienst publiceerde een aankondiging voor een Europese openbare aanbestedingsprocedure. Het betrof de opdracht ‘Drukken Havenkrant en Kantoor gerelateerd drukwerk’. De partij die als tweede is geëindigd (eiseres) maakte bezwaar tegen de gunningsbeslissing en vorderde dat de inschrijving van de partij aan wie de opdracht voorlopig is gegund (gedaagde) ongeldig werd verklaard. Gedaagde beschikt namelijk niet over een ISO 27001-certificaat, terwijl dit verplicht zou zijn gesteld.

Daarnaast stelt eiseres zich op het standpunt dat haar inschrijving op G2, G3 en G4 onjuist is beoordeeld. Zij had op deze drie criteria een ‘uitmuntend’ moeten scoren. De verbeterpunten zijn onterecht aangevoerd door de aanbestedende dienst.

Het resultaat
• De voorzieningenrechter heeft geoordeeld dat inschrijvers hun geschiktheid konden aantonen op het gebied van informatieveiligheid door het invullen van een vragenlijst of door het overleggen van het ISO 270001-certificaat. Het is niet gebleken dat het overleggen van het certificaat verplicht is gesteld. Het feit dat de gedaagde op dit moment niet over het ISO certificaat beschikt kan dus geen reden zijn om haar inschrijving ongeldig te verklaren.

• De voorzieningenrechter merkt op dat de beoordelingsruimte voor het verschil tussen een ‘goed’ en ‘uitstekend’ beperkt is. Voor een ‘uitstekend’ gaat het om de vraag of de inschrijving ‘toegevoegde waarde’ heeft. Dat de verbeterpunten ‘standaardisatie’ en ‘samenwerking’ geen meerwaarde opleveren, is volgens de rechter niet onbegrijpelijk.

• Naar het oordeel van de voorzieningenrechter is onvoldoende aannemelijk gemaakt dat is afgeweken van de aanbestedingsstukken. De motivering van de beoordeling van G2, 3 en G4 sluit aan bij uitwerking daarvan in de inschrijvingsleidraad. Dat eiseres zich met die beoordeling niet kan verenigen, is in dit verband niet van belang. De vorderingen van eiseres worden afgewezen.

Bron: ECLI:NL:RBROT:2021:5834, Rechtbank Rotterdam. Datum uitspraak: 16 juni 2021.

Vakantieleesvoer - deel 3

De vakantie is weer begonnen! Veel inkopers zullen deze zomer genieten van hun welverdiende rust. Natuurlijk is een mooie vakantie niet compleet zonder bijzonder leesvoer. Maar waar moet je beginnen?

Aanbestedingscafe.nl heeft de meest interessante, tijdloze en best gelezen artikelen en columns van het afgelopen half jaar voor je verzameld. De komende maand bieden we je elke week vijf artikelen aan.

Het inkoopbeleid van Nederlandse gemeenten is vaak sterk verouderd

Uit onderzoek van Sofia Campfens en Melissa Timpen, studenten aan de Hanzehogeschool Groningen, blijkt dat twee derde van de Nederlandse gemeenten inkoopbeleid van voor 2019 hanteert. Bij sommige gemeenten ontbreekt überhaupt een inkoopbeleidsstuk, terwijl andere gemeenten weinig tot geen aandacht besteden aan duurzaamheid en social return.

CVAE – Hoge Raad 7-0

Columnist Theo van der Linden is maar wat blij met advies 504 van de Commissie van Aanbestedingsexperts. “Al enige jaren betoog ik dat het zogenaamde Ricoh/Xerox-arrest van de Hoge Raad uit 2014 een van de domste rechtelijke uitspraken is van het afgelopen decennium. Het geeft een heel prettig gevoel dat de commissie van aanbestedingsexperts en de zes ingeschakelde experts dit nu ook vinden.”

‘20% zorgvraag veroorzaakt door leveranciers’

In deze aflevering van podcast De Gunningsfactor gaat bijzonder hoogleraar publieke inkoop Fredo Schotanus onder andere in op de laatste ontwikkelingen binnen het sociaal domen. Hij vertelt over onderzoek van Olivier van Noort, promovendus bij Jan Telgen. Van Noort concludeert dat een vijfde van de zorgvraag in de thuiszorg veroorzaakt wordt door leveranciers zelf en niet door cliënten. Aanbieders zoeken volop naar nieuwe manieren om cliënten aan te trekken en te behouden. Schotanus pleit daarom voor meer aandacht voor het contractmanagementproces, de relatie met aanbieders en minder nadruk op het inkoopproces.

Open house leidt tot grote stijging zorgaanbieders

Sinds de invoering van het open-housemodel in 2014 is het aantal zorgaanbieders explosief gestegen, ontdekte onderzoeksplatform Follow the Money. In de provincie Gelderland vertienvoudigde het aantal aanbieders zelfs. Is de drempel voor nieuwe aanbieders te laag of ligt het aan open house?

‘Er is helaas veel wantrouwen bij aanbesteders’

Aanbestedingscafe.nl ging in gesprek met topadvocaat Frederik van Nouhuys. Hoe kwam hij bij het aanbestedingsrecht uit? Waarom is er sprake van wantrouwen bij aanbesteders? Hoe kunnen de verhoudingen tussen aanbestedende dienst en inschrijver verbeterd worden? En hoe ziet de ideale aanbestedingspraktijk eruit?

Aanbesteding Uitgelicht: Mondzorg voor de DJI

Op het CTM platform worden regelmatig bijzondere zaken ingekocht. In deze rubriek brengt CTM Solution iedere maand bijzondere aanbestedingen onder de aandacht. Dit keer: Mondzorg voor de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI).

Wat wordt er ingekocht?

Mondzorg

Wie koopt het in?

Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI)

Wat wordt er aanbesteed?

De Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) is verantwoordelijk voor de dagelijkse verzorging van justitiabelen of gedetineerden. In deze aanbesteding wordt specifiek gevraagd naar mondzorg, ondersteuning- en spoedmondzorg. De verdeling van dertig percelen betreft de verschillende Justitiële Inrichtingen (JI) door het land. Dit zijn instellingen zoals:

• Penitentiaire Inrichtingen (PI), bijvoorbeeld gevangenissen;
• Jeugdinrichtingen (JJI), speciaal voor jongeren;
• Forensische Psychiatrische Centra (FPC), voor (tbs-)patiënten;
• Detentiecentra (DC), voor vreemdelingen.

Omdat iedereen recht heeft op gezondheidszorg komen de medische kosten voor een persoon die wordt ingesloten in een justitiële inrichting ten laste van DJI. De bestaande zorgverzekering wordt gedurende de detentie opgeschort. DJI biedt zorg die kwalitatief gezien equivalent is aan de zorg in de maatschappij. Binnen het gesloten karakter van de JI kan de zorgvrager niet zelfstandig zorgverleners opzoeken. Hiervoor is de zorg op maat georganiseerd.

De Mondzorg binnen DJI is niet eerder Europees aanbesteed. Als gevolg van de gewijzigde aanbestedingswet valt mondzorg (net als alle andere zorgsoorten) onder het regime voor Europees aanbesteden (categorie Sociale en Andere Specifieke diensten).

Uitdaging voor de inkoper bij zo’n aanbesteding

Edgar Smit, senior aanbestedingsadviseur Divisie Forzo/JJI;

 “DJI besteedt de mondzorg landelijk aan. Daarbij geldt wel dat elke JI een afzonderlijke organisatorische eenheid is met eigen specifieke wensen. Om die reden is elke JI ook als een afzonderlijk perceel opgenomen. Dit maakt het een aanbesteding die veel vergt qua voorbereiding en organisatie.”

Meer weten? Klik hier voor de aankondiging

Vakantieleesvoer - deel 2

De vakantie is weer begonnen! Veel inkopers zullen deze zomer genieten van hun welverdiende rust. Natuurlijk is een mooie vakantie niet compleet zonder bijzonder leesvoer. Maar waar moet je beginnen?

Aanbestedingscafe.nl heeft de meest interessante, tijdloze en best gelezen artikelen en columns van het afgelopen half jaar voor je verzameld. De komende maand bieden we je elke week vijf artikelen aan.

Podcast De Gunningsfactor: ‘Hier kan ik me echt boos over maken’

In deze podcast spreken we aanbestedingsadvocaat Suzanne Brackmann over het onderwerp rechtsbescherming. Rechtsbescherming is natuurlijk een breed onderwerp. Dat maakt het ook zo interessant. We hebben het onder meer over rechtsbescherming als de aanbesteding in volle gang is: onderzoeksplicht en rechtsverwerkingsclausules. Ook praten we over het kort geding dat mogelijk volgt: moet een klager of rechter niet inzicht krijgen in de inschrijvingen van de tegenpartij? Tot slot komt ook rechtsbescherming na een gesloten contract aan bod: wat als dan blijkt dat de winnaar zich niet aan de eisen houdt, kan je daar als marktpartij nog iets mee?

Relatief scoren en Cambuur uit: altijd lastig

In deze dubbelcolumn wisselen Theo van der Linden en Fredo Schotanus van gedachten over het probleem van rank reversal bij de relatieve beoordelingsmethode. Uiteraard lukt het Theo van der Linden een passende vergelijking te maken met de eredivisie. “De voetbalcompetitie is een geweldig voorbeeld (dat ik bij dezen van je jat voor mijn cursussen), maar volgens mij juist om aan te tonen dat rank reversal geen probleem is.”

Nederland profiteert onevenredig veel van Europese aanbestedingen

Uit onderzoek van Tsjechische academici blijkt dat de Nederlandse economie enorm profiteert van Europese aanbestedingen. Dat komt onder andere door het gunstige Nederlandse belastingklimaat. In verhouding gaan veel Europese aanbestedingen naar bedrijven die zich vanwege het gunstige belastingklimaat in Nederland hebben gevestigd. Tegelijkertijd gaat slechts een marginaal deel van Nederlandse aanbestedingen naar Europese landen. In andere woorden, Nederland blijkt een van de grootste ‘Tenderhavens’ te zijn.  

Topadvocaat Versteeg: ‘In mijn eerste aanbestedingszaak vroeg de inschrijver om een rode kaart’

In de interviewserie met topadvocaten sprak Aanbestedingscafe.nl onder andere met Daan Versteeg. Over de kansen voor ondernemers die het niet eens zijn met een beoordeling, over de machtspositie van marktpartijen en wat er zo leuk is aan het aanbestedingsrecht. “Je moet beide kanten van het spel kennen. Toch gaat er een lichte voorkeur uit naar procederen voor inschrijvende partijen. Zij zijn de underdog en dan is het een extra grote uitdaging om te winnen.”

Is aanbestedingsrecht nog formaliteitenrecht?

Aanbestedingsadvocaat Arthur van Heeswijck ziet dat de rechtspraak langzaam richter een minder formalistische benadering beweegt. Wat hem betreft is dat meer dan een nuanceverschil. Wat voor gevolgen heeft dat? En zet deze trend zich door?

Vakantieleesvoer - deel 1

De vakantie is weer begonnen! Veel inkopers zullen deze zomer genieten van hun welverdiende rust. Natuurlijk is een mooie vakantie niet compleet zonder bijzonder leesvoer. Maar waar moet je beginnen?

Aanbestedingscafe.nl heeft de meest interessante, tijdloze en best gelezen artikelen en columns van het afgelopen half jaar voor je verzameld. De komende maand bieden we je elke week vijf artikelen aan.

Topadvocaat Stellingwerff-Beintema: ‘Beperkte rechtsbescherming voor inschrijvers’

Volgens aanbestedinsgadvocaat Anke Stellingwerff-Beintema staan inschrijvers bij voorbaat al 1-0 achter als zij een rechtszaak starten. Op het vlak van rechtsbescherming kan het in Nederland echt nog beter, vindt ze. “Als eiser ben je nu altijd in het nadeel. Je schrijft een dagvaarding en pas op de zitting hoor je het verweer. Je kunt wel een beetje anticiperen op het verwachte verweer, maar toch is het redelijk improviseren tijdens de zitting. Een ander aandachtspunt is dat hoger beroep meestal geen zin heeft. Eén rechter bepaalt dus in een snelle procedure over jouw zaak.”

Stuntelende inkopers? Anoniem klagen!

Wordt je leven zuur gemaakt door een inkoper? Dan heb je volgens columnist Johan Stolk maar weinig aan klagen. “Je klacht komt altijd terecht bij iemand van de Aanbestedende Dienst. De slager keurt zijn eigen vlees. Daarna kun je nog met je klacht terecht bij de Commissie van Aanbestedingsexperts, maar dat advies is niet bindend en in de praktijk vrijwel onbruikbaar.” De oplossing? Een anoniem meldpunt voor inschrijvers.

Vroegtijdig leveranciers betrekken leidt tot betere ICT-aanbestedingen

Jeroen Arentsen was helemaal niet van plan onderzoek te doen naar publieke inkoop, maar kwam bij toeval uit bij ICT-aanbestedingen. Vervolgens won hij dit jaar de NL Sourcing Scriptieprijs voor zijn onderzoek naar Early Supplier Involvement bij ICT-aanbestedingen. Het vroegtijdig betrekken van leveranciers levert nagenoeg altijd betere aanbestedingen op, ontdekte hij.

Overheidsinkoop twee keer groter dan gedacht

Em. dr. prof. Jan Telgen pleit ervoor álle overheidsuitgaven mee te tellen. Dus ook die via zorgkantoren en zorgverzekeraars. Hij hoopt dat de overheid het belang van overheidsinkoop dan nog meer in gaat zien. In totaal zou de Nederlandse overheid dan niet voor ruim 73 miljard euro per jaar inkopen, maar voor ca. 140 miljard euro.

Aanbesteding winnen? Lezen, lezen, lezen!

Is een goede inschrijving de sleutel tot het winnen van een aanbesteding? Ja, maar het begint met lezen, niet met schrijven. In deze aflevering van De Gunningsfactor spreekt Sander van den Broek met Marco Visser, tenderspecialist bij TenderSucces, en Natasja Hogenboom van SalesTaalent, met een onverwachte tip voor inschrijvers.

Aanbestedingsalert: eigen verklaring en UEA ontbreken

Significant Synergy deelt regelmatig interessante jurisprudentie op het gebied van aanbesteden. Deze keer een casus over een eigen verklaring die ontbreekt.

Wat is er gebeurd?

Een aanbestedende dienst heeft een aanbestedingsprocedure gepubliceerd voor ‘Hulp bij Huishouden’. Inschrijver is door de aanbestedende dienst uitgesloten van deelname aan de aanbestedingsprocedure, omdat de eigen verklaring niet is ondertekend en niet bij de inschrijving is gevoegd. Ook heeft Inschrijver het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) niet bijgevoegd. Inschrijver stelt zich op het standpunt dat zij ten onrechte door de aanbestedende dienst is uitgesloten van deelname aan de aanbestedingsprocedure. Zij voert aan dat zij, afgezien van de eigen verklaring en het UEA, aan de gestelde eisen voldoet. Het niet bijvoegen van deze documenten is een kennelijke omissie waarvan de aanbestedende dienst, gelet op de door Inschrijver gestelde vraag daarover, op de hoogte was. Op grond van artikel 5.2.9 van de Selectieleidraad had de aanbestedende dienst moeten verzoeken om deze omissie binnen vijf werkdagen te herstellen.

Het resultaat

• De voorzieningsrechter heeft geoordeeld dat geen sprake is van een omissie op grond waarvan nog een herstelmogelijkheid dient te worden geboden, omdat Inschrijver de twee vereiste documenten in het geheel niet bij het verzoek tot deelname heeft ingediend.

• Daarbij is in artikel 5.4 lid 1 van de Selectieleidraad eveneens uitdrukkelijk bepaald dat het niet-indienen van het ingevulde en rechtsgeldig ondertekende UEA en een eigen verklaring tot uitsluiting leidt. Uit het Manova-arrest (HvJ EU 10 oktober 2013, ECLI:EU:C:2013:647) volgt het uitgangspunt dat herstel niet mogelijk is indien het ontbrekend stuk (of ontbrekende informatie) op straffe van uitsluiting moet worden verstrekt.

Bron: ECLI:NL:RBZWB:2021:2897, Rechtbank Zeeland-West-Brabant, Datum uitspraak 10 juni 2021

Aanbesteding Uitgelicht: Social media Werkgeversaanpak

Op het CTM platform worden regelmatig bijzondere zaken ingekocht. In deze rubriek brengt CTM Solution iedere maand bijzondere aanbestedingen onder de aandacht. Dit keer: social media Werkgeversaanpak.

Wat wordt er ingekocht?

Social Media Werkgeversaanpak

Wie koopt het in?

Provincie Overijssel

Wat wordt er aanbesteed?

Het programma ‘Werkgeversaanpak Veilig, Slim en Duurzaam’ heeft als opdracht werkgevers en werknemers aan te zetten tot duurzaam en veilig mobiliteitsgedrag. Enerzijds wordt dit bewerkstelligd door kennisdeling met werkgevers, anderzijds door werknemersacties. In beide gevallen zet de provincie Overijssel social media in voor de informatieverspreiding. Inmiddels zijn meer dan 250 werkgevers als partner bij de werkgeversaanpak aangesloten. Naast de inzet van drie mobiliteitsmakelaars worden deze partners vooral via social media (LinkedIn, Twitter, mailings en websites) betrokken. En ze worden geïnformeerd over acties die de mogelijkheden voor de transitie naar een duurzamer en veiliger mobiliteitsbeleid ondersteunen. 

Werknemers vormen een belangrijk onderdeel in deze transitie. Voor de verspreiding van informatie en promotie van acties onder werknemers, gebruikt de provincie zoveel mogelijk socialmedia-uitingen. Via “Tim” in Twente en “Sofie” in West-Overijssel wordt informatie actief gepost en gedeeld op bijvoorbeeld Facebook en Instagram. De websites Twente Mobiel en regio Zwolle Mobiel zijn belangrijk voor het informeren en delen van kennis rondom de werkgeversaanpak. Omdat social media zeer doeltreffend blijkt voor de verspreiding van informatie, verbindt de provincie deze aanpak steeds meer als campagne aan de werkgeversaanpak. Het vormt de ruggengraat van alle communicatie uitingen en de mobiliteitsacties die de provincie Overijssel jaarlijks richting werkgevers uitzet.

De uitdaging bij deze aanbesteding

Mark Slagter, communicatieadviseur bij provincie Overijssel;
“De provincie wil met dit programma werkgevers helpen om hun mobiliteit veiliger, slimmer en duurzamer te maken. Communicatie via sociale media is hierbij een belangrijk middel. Bij mobiliteit kun je bijvoorbeeld denken aan het thuiswerken. Dat is nu een hot item. Wij coördineren het programma en voor het beheer van onze socialmediakanalen worden we ondersteund door een extern bureau. De opdracht voor deze ondersteuning moeten wij nu opnieuw aanbesteden. Voor ons zit de uitdaging erin dat bureaus die affiniteit hebben met overheidscommunicatie, en ook met mobiliteit, zich inschrijven op de aanbesteding.”

Meer weten? Klik hier voor de aankondiging

Circulair aanbesteden ‘mag ambitieuzer in de uitvoering’

Bijna twee jaar geleden lanceerde het Rijk het programma Inkopen met Impact. Maar in hoeverre lukt het om het enorme bedrag dat we jaarlijks uitgeven via overheden en aanbestedingen, aan te wenden om échte verbeteringen door te voeren? Die vraag kwam aan bod in de laatste aflevering van podcast De Gunningsfactor.

Sander van den Broek ging in gesprek met Ivo Bonajo, Sustainablity Manager bij het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, en Koen Spekreijse, Senior Consultant en duurzaamheidsexpert bij Significant Synergy.

Papier en praktijk

Bonajo ziet dat de Rijksoverheid de duurzaamheidsambities op papier in elk geval stevig verankerd heeft. In de uitvoering is dat echter niet altijd te zien. “In de praktijk verliest de duurzaamheidsopgave het vaak van andere prioriteiten. Dus wat mij betreft mag het wat ambitieuzer in de uitvoering.” Ook Spekreijse ziet een verschil tussen idee en praktijk. “Het is heel makkelijk om als organisatie te roepen dat je de klimaatdoelen die vanuit de Sustainable Development Goals (SDG’s) zijn afgeleid, gaat realiseren. Maar hoe vertaal je dat naar de verschillende behoeftes in organisaties?”

Gebrek aan tijd is volgens Bonajo de grootste drempel voor circulair inkopen en aanbesteden. “Circulair worden is een grote opgave. Dat staat nog in de kinderschoenen. We moeten nog heel veel uitvinden, toepassen en ontdekken en doen.” Hij ziet dat ambtenaren mooie resultaten bereiken als zij voldoende tijd krijgen om aan een circulaire opgave te werken. Die tijd is nodig om zich te verdiepen in circulariteit, de markt te benaderen en de interne organisatie klaar te stomen, bijvoorbeeld voor de inkoop van circulair kantoormeubilair. “Als zij die tijd niet krijgen, wordt het circulair op papier, maar verder komt het niet. Het is makkelijk opgeschreven, maar uitvoeren kost gewoon tijd.”

Gids Duurzaamheid?

Fredo Schotanus, hoogleraar Publieke Inkoop, sprak in aflevering 6 van De Gunningsfactor al kort over circulair en duurzaam inkopen. Onderzoek van Tim Gaaikema wijst uit dat er nog nauwelijks aandacht is voor circulariteit in aanbestedingen. Schotanus vraagt zich af of een Gids Duurzaamheid, gelijk aan de Gids Proportionaliteit, een goed idee is. Bonajo denkt dat een compacte gids die fungeert als richtlijn een goede toevoeging zou zijn. Een flink document zoals de Gids Proportionaliteit, hoeft van Bonajo niet. “Die details schrikken mij altijd een beetje af. Ik denk juist dat je bij dit onderwerp op zoek moet gaan naar creativiteit, innovatie en ruimte. Zowel aan de kant van de overheid als de markt zijn er genoeg slimme mensen die daar mooie oplossingen voor kunnen bedenken.” Als voorbeeld noemt Bonajo de logistieke hub in die in Rijswijk is gecreëerd. Hier worden alle producten voor ministeries en de gemeente Den Haag afgeleverd, waarna ze op milieuvriendelijke manier de stad in worden gebracht

Het is makkelijk opgeschreven, maar uitvoeren kost gewoon tijd.”

Ivo Bonajo, Manager Sustainability Ministerie van Binnenlandse Zaken en Konkinkrijksrelaties

De juiste tools

Ook volgens Spekreijse is de factor tijd van belang. Als een gemeenteraad wil dat er circulair aanbesteed wordt, moet je als aanbesteder vooral hopen dat je de opdracht op tijd op je bord krijgt. Daarna is het zaak de markt zo snel mogelijk te betrekken en in het voortraject voldoende ruimte te laten voor het vinden van een oplossing. En de markt is niet de enige partij die aan het werk moet, zegt Spekreijse. “Het resultaat is een combinatie van de inspanningen die je zelf als organisatie levert en wat de markt te bieden heeft.”

Ten slotte zijn er ook een aantal tools die inkopers zich eigen kunnen maken, zoals de Milieukostenindicator (MKI) en Total Cost of Ownershop (TCO). Spekreijse vindt dat inkopers vaker naar de TCO zouden moeten kijken om de kosten gedurende de levensduur van een product in te kunnen schatten. “Als die stap gemaakt kan worden dan is het eenvoudiger om mee te praten over de afwegingen die gelden voor nu, maar ook voor de toekomst. Elke inkoper zou zich moeten bekwamen in dat soort thema’s om in de rol van businesspartner te kunnen komen.” Volgens Spekreijse kan een inkoper als businesspartner een veel betere aanbesteding uitvoeren.

Vooruitkijken en samenwerken

Inkoopafdelingen zouden er daarnaast goed aan doen te kiezen voor een langetermijnperspectief. “Als je marktkennis moet vergaren voor een aanbesteding die pas over drie jaar op de kalender staat, dan vergt dat een heel andere houding van de inkoper en de inkoopfunctie van een gemeente. Je moet een lange adem hebben. Nu zie je vaak dat er binnen negen maanden een contract moet liggen, waarvoor ook nog eens rechtmatig moet worden ingekocht.” En samenwerken blijft van groot belang. Niet alleen voor de inkoopafdeling, of de inkoper en aanbieder, maar ook voor afdelingen onderling. “Ik denk dat het belangrijk is dat een inkoper andere perspectieven brengt. Vaak komen er technisch inhoudelijke perspectieven naar voren, maar bij circulariteit gaat het ook om de organisatie en de financiële processen. Als je collega’s daarin kunt ondersteunen, dan werk je samen aan de meest duurzame resultaten. Dan is het effect het grootst.”

Beluister de hele aflevering hieronder terug of kies voor één van de eerdere afleveringen uit het archief.

Opdrachtraming bij regelmatig terugkerende opdrachten

De raming van overheidsopdrachten zorgt weleens voor interessante discussies. Het is goed om vooraf vast te stellen dat het belangrijkste doel van een raming het bepalen van de juiste aanbestedingsprocedure is. Met een verkeerde raming neemt het risico toe dat de verkeerde procedure wordt gevolgd. De kernbepaling voor de raming is artikel 2.15 Aw 2012. Hierin is bepaald dat de waarde van een overheidsopdracht wordt geraamd naar de waarde op het tijdstip van de verzending van de aankondiging van die overheidsopdracht. Dit artikel is van toepassing op alle typen overheidsopdrachten: werken, leveringen en diensten. Doorgaans wordt bij het ramen van de opdrachtwaarde hardnekkig gesproken over vermenigvuldigen met 48 maanden (oftewel). Het vermenigvuldigen met 48 maanden volgt uit artikel 2.17 Aw20121¹ die betrekking heeft op overheidsopdrachten voor diensten². In datzelfde artikel onder d en e wordt bepaald: waarin geen totale prijs is vermeld. Te denken valt aan bijvoorbeeld een werktarief per uur of per dag. Wanneer hiervan sprake is en de opdracht is van onbepaalde duur of een looptijd langer dan 48 maanden dan zal op grond van artikel 2.17 Aw 2012 het maandelijks te betalen bedrag moeten worden vermenigvuldigd met 48.

Vermoedelijk is de 48 maanden bij menig inkoper blijven hangen vanwege art 2.140 lid 3 Aw 2012. In dat artikel wordt bepaald dat de duur van een raamovereenkomst maximaal vier jaar is tenzij er objectieve redenen zijn voor een langere periode. Maar let wel, deze bepaling gaat feitelijk niet over de raming van de opdracht maar over de duur van een raamovereenkomst. Een ‘normale’ overeenkomst kan worden afgesloten voor hoe lang men noodzakelijk vindt. Dit kan variëren van één jaar tot en met onbepaalde duur. Een overeenkomst voor onbepaalde duur wordt vaak niet wenselijk geacht met het oog op vrije marktwerking en het zal daarom waarschijnlijk niet rechtmatig zijn. Mocht een overeenkomst voor onbepaalde duur toch nodig zijn dan zal dat deugdelijk gemotiveerd moeten worden. Hierbij zal voor de raming het maandelijks te betalen bedrag moeten worden vermenigvuldigd met 48. Doorgaans zal dit resulteren in een Europese aanbestedingsprocedure. En hoe zit dat met de termijn van twaalf maanden voor opdrachten met een zekere regelmaat? Daar wordt ook wel eens over gesproken. Echter, wat de wetgever heeft bedoeld met de zin ‘opdrachten die met een zekere regelmaat worden verricht’, is geenszins duidelijk³. Ook de jurisprudentie en literatuur laat op dit punt de inkooppraktijk nog in het ongewisse⁴.

Artikel 2.21 Aw 2012: hoe zit dat?
Artikel 2.21 Aw 2012 is van toepassing bij specifieke waardeberekening voor opdrachten voor zowel leveringen en diensten die met zekere regelmaat worden verstrekt dan wel gedurende een bepaalde periode worden hernieuwd. Men spreekt ook vaak over opdrachten met een repeterende karakter. In artikel 2.21 Aw 2012 wordt gesproken over berekenen van de waarde van de opdracht met behulp van het voorafgaand boekjaar. Ik heb het idee dat dit artikel in de praktijk wel eens te pas en onpas wordt gebruikt (Zo heb ik bijvoorbeeld ooit eens gehoord dat art. 2.21 Aw 2012 van toepassing zou zijn op een opdracht voor schadeherstel aan grote en kleine voertuigen, die voor komende jaren bijna maandelijks worden uitgevoerd. Dit bleek achteraf echter niet juist). Te meer omdat de strekking van het artikel voor de praktijk vaag blijft. Met deze blog zal ik trachten de bepaling in deze wetsartikel te verhelderen.

Zekere regelmaat
De moeilijkheid in deze bepaling zit in de uitleg van de zinsnede ‘opdrachten die met een zekere regelmaat worden verricht’. In de literatuur en de juridische praktijk zijn er twee denkrichtingen. Aan de ene kant zijn er inkopers en aanbestedingsjuristen die menen dat Artikel 2.21 Aw ziet op leveringen en dienstenopdrachten met een regelmatig terugkerende karakter en stellen daarom voor een waardebepalingstermijn van één jaar. Dit zijn bijvoorbeeld de jaarlijkse terugkerende onderhoudswerkzaamheden. Gezien de letter van de wet en een grammaticale uitleg is dit goed verdedigbaar. Aan de andere kant heb je juristen/advocaten waaronder Pijnacker Hordijk⁵ die stellen dat het in deze bepaling juist niet gaat om het verstrekken van voorspelbare regelmatige opdrachten. Het argument is dat leveringen of dienstverleningen die op basis van een vaste jaarlijkse afname worden verstrekt of verlengd moeten worden beschouwd als opdrachten van onbepaalde duur. Zulke opdrachten vallen dan onder de werking van artikel 2.17 sub d en e jo 2.20 sub b Aw 2012.

Hoe regelmatig is regelmaat?
In mijn beleving gaat de eerste groep juristen uit van de letter van de wet waarbij met regelmaat wordt bedoeld: een voorspelbaar, terugkerende patroon. De tweede groep juristen probeert mijns inziens meer naar de geest van de wetgever te interpreteren. Ze gaan ervanuit uit dat de Wetgever een voorspelbare dienstenopdracht op basis van een jaar raming het niet zo heeft bedoeld. Het mag wel duidelijk zijn dat afhankelijk van de denkrichting de keuze voor een aanbestedingsprocedure enorm kan verschillen.

De geest uit de fles?
Naar mijn mening is de denkrichting van de tweede groep juristen de enige juiste⁶. Opdrachten die jaarlijks worden verstrekt zijn doorgaans aansluitend. Ze zijn dan te typeren als ‘vaste prik’ en dan ontbreekt de onzekerheid uit de zin “een zekere regelmaat”. Als er vooraf sprake is van zekerheid over het verstrekken van deze repeterende opdrachten dient artikel 2.17 Aw te worden toegepast. De tweede denkrichting houdt, naast de geest of vermeende bedoeling van de Wetgever, rekening met deze (on)zekerheid. In dit geval zijn opdrachten die met een zekere regelmaat worden verricht, maar niet aansluitend aan elkaar worden verstrekt, leveringen- en dienstopdrachten die bij gelegenheid voor één jaar worden verstrekt. Met andere woorden: opdrachten verstrekt in jaar 1, vervolgens in het vijfde jaar en opnieuw het achtste jaar. Denk hierbij bijvoorbeeld aan repeterende drukwerk dat incidenteel wordt ingekocht.

Adjust is Partner van Aanbestedingscafe.nl.

---

1. Zie voor leveringen artikel 2.20 sub d die dezelfde termijn hanteert
2. De bepaling van overheidsopdrachten voor werken staat beschreven in art. 2.16 Aw 2012
3. Te denken valt aan inzamelen huisafval, repeterend drukwerk. Zie https://www.pianoo.nl/nl/visie-ramen-van-een-opdracht
4. Er is weinig tot geen rechterlijke uitspraak te vinden over het uitleg van de zinsnede ‘opdrachten met een zekere regelmaat. Van der Horst behandelt in zijn boek kort het artikel maar hij gaat niet in op de uitleg van de zin. H van der Horst, M-A. Schenk, Aanbesteden doe je zo, Praktisch handboek voor Aanbesteders en Inschrijvers, Den Haag 2010, pag. 145-146; De klacht in advies 298 van de Commissie van Aanbestedingsexperts gaat in op artikel 2.21 Aw 2012. De klacht ziet op de homogeniteit van de te leveren bomen, planten en hagen en niet zo zeer over de uitleg van de zin “zekere regelmaat”. De Commissie van Aanbestedingsexperts oordeelt vervolgens dat sprake is van een dynamisch aankoopsysteem conform artikel 2.22 Aanbestedingswet, en gaat niet verder in op de regelmatig terugkerende opdracht uit artikel 2.21 Aanbestedingswet
5. E.H. Pijnacker Hordijk, G.W. van der Bend en J.F. Nouhuys, Aanbestedingsrecht, Handboek van het Europese en het Nederlandse Aanbestedingsrecht, Den Haag: 2009 (Handboek Aanbestedingsrecht), paragraaf 5
6. PIANOo deelt dezelfde mening. Zie eerder aangehaalde link: https://www.pianoo.nl/nl/visie-ramen-van-een-opdracht

Onweerstaanbaar inschrijven doe je zo

In de meest recente aflevering van podcast De Gunningsfactor zaten we op de stoel van de inschrijver. Waar moet je als inschrijver op letten om een aanbesteding binnen te halen? En hoe schrijf je een winnende offerte? Tenderexpert Marco Visser en offertedeskundige Natasja Hoogenboom geven tips. Op tijd beginnen, goed lezen, je verdiepen in de klant en chaos voorkomen zijn essentieel.

“Organisaties worstelen vooral met het vertalen van hun brede kennis en expertise, om die terug te brengen naar de essentie van de eisen en wensen van de aanbestedende dienst”, zegt Visser. Hij is mededirecteur van TenderSucces, dat bedrijven bij Europese, nationale en commerciële aanbestedingen begeleidt. Hij raadt inschrijvers aan de uitvraag goed te doorgronden. Het is zaak de vraag achter de vraag te vinden, de uitvraag vervolgens zo SMART mogelijk op papier te krijgen en te onderbouwen. “Als je dat goed of excellent doet, dan haal je ook de hoog mogelijkste score.”

Start op tijd

Op tijd beginnen is volgens Visser ook verstandig, net als de in te dienen documenten goed controleren en zorgen voor een tegenlezer. Door documenten te dubbelchecken en het vierogenprincipe toe te passen, kun je uitsluiting voorkomen. “Pak de aanbesteding gelijk op zodra de aanbesteding wordt gepubliceerd. Zo ben je altijd op tijd om vragen te stellen. In de praktijk start men pas als de vragenronde voorbij is en dan ben je niet meer in staat om de vragen die je hebt beantwoord te krijgen en zo ben je ook niet in staat om de beste inschrijving te doen.” Dat ziet ook Natasja Hoogenboom. Zij helpt bedrijven goede offertes op te stellen en schreef het boek Experttips voor onweerstaanbare offertes. “Veel mensen beginnen te laat met lezen. Dan is de eerste vragenronde al voorbij. Begin dus echt in de week na publicatie met goed lezen.”

Proportionele uitvraag

Tegelijkertijd kan een aanbestedende dienst ook bijdragen aan een goede aanbesteding. Volgens Visser staan er vaak tegenstrijdigheden in aanbestedingsdocumenten. “Wat een aanbestedende dienst kan doen om inschrijvers te helpen, is de aanbestedingsdocumenten met aandacht samen te stellen.” Ook is de uitvraag lang niet altijd proportioneel. “Dat levert heel veel frustraties op. Dat komt de aanbestedende dienst niet ten goede omdat de kans bestaat dat de beste partij afhaakt of niet goed weet hoe ze de vraag moeten beantwoorden terwijl ze de beste oplossing hebben.”

SMART inschrijven

Hoogenboom ziet dat inschrijvers vaak zo snel mogelijk willen starten met schrijven. Ze raadt inschrijvers aan zich eerst goed te verdiepen in de wensen van de aanbestedende dienst. “Het is handig om je vooraf goed te verdiepen in de klant. Wat zijn hun doelstellingen? Wat moet er gebeuren?” Daarnaast is het slim om uniforme documenten paraat te hebben, zoals een implementatieplan of klachtenprocedure. Zo hoef je het wiel niet steeds opnieuw uit te vinden. En de offerte zal onweerstaanbaar moeten zijn. SMART inschrijven draait volgens Hoogenboom daarom vooral om het maken van een aantrekkelijke en realistische offerte. “Dat is voor mij SMART inschrijven op aanbestedingen: zorgen dat het duidelijk en helder, maar ook aantrekkelijk is.”

Er zijn meer dingen die volgens Hoogenboom beter kunnen. Zo heeft lang niet iedere organisatie door dat contracten in het komende jaar aflopen. “Dat is hét moment om langs te gaan en te kijken wat er speelt.” En als je dan eenmaal start met schrijven is het verstandig voldoende aandacht te schenken aan het begin van de offerte en de vormgeving. Klanten waarderen een mooie vormgeving en een beeldende manier van schrijven in een offerte. “We denken in aanbestedingsteksten vaak dat we zakelijk moeten zijn, maar in sommige onderdelen kun je best storytelling verwerken. De lezer ziet meteen voor zich wat er geleverd gaat worden.” Hoogenboom ziet veel offertes voorbijkomen die starten met een weinig inspirerende zin of alinea. “Aan het begin kun je de klant in de ja-modus zetten. Laat dáár al zien dat je begrijpt wat er nodig is.”

Een helder hoofd

Ten slotte heeft Hoogenboom nog een verrassende tip. “Zorg goed voor jezelf als inschrijver. Ik merk dat ik aan een offerte kan zien dat het chaos is in het hoofd is van de inschrijver. Chaos in de offerte is chaos in het hoofd. Met een helder hoofd schrijf je veel betere teksten.”

Luister de hele aflevering hieronder terug. Andere afleveringen terugluisteren? Dat kan hier.

Aanbestedingsalert: inschrijving conform bestek?

Significant Synergy deelt regelmatig interessante jurisprudentie op het gebied van aanbesteden. Deze keer een casus over het niet conform het bestek inschrijven.

Wat is er gebeurd?
Een aanbestedende dienst heeft een Europese openbare aanbesteding in de markt gezet betreffende ICT-hardware en additionele dienstverlening. De aanbestedende dienst heeft besloten om de inschrijving van één van de aanbieders als niet geldig te kwalificeren, omdat de inschrijving niet conform het bestek is.

Bij de offerte van de toeleverancier ontbreekt een verklaring van de toeleverancier waarin staat dat de inkoopvoorwaarden van inschrijver van toepassing zijn op de offerte. Daarom voldoet de inschrijving volgens de aanbestedende dienst niet aan de eis die is gesteld in artikel 15 van het Programma van Eisen. Inschrijver is het niet eens met de genomen beslissing en vordert de voorgenomen gunningsbeslissing in te trekken.

Omdat de inschrijving niet voldoet aan eis 15 van het Programma van Eisen, werkt deze bepaling als een knock-out-eis. Dit betekent dat de inschrijving als ongeldig wordt beoordeeld en buiten de verdere (inhoudelijke) beoordeling mag worden gehouden. Kortom, er is niet conform het bestek ingeschreven en de aanbestedende dienst heeft daarop de passende beslissing genomen.

Bron: ECLI:NL:RBLIM:2021:3874, Rechtbank Limburg, Datum uitspraak 4 mei 2021

Nederland profiteert onevenredig veel van Europese aanbestedingen

Tsjechische onderzoekers concluderen dat bedrijven die zijn gevestigd in belastingparadijzen relatief vaak profiteren van Europese aanbestedingen. Dat geldt ook voor Nederland. In verhouding gaan veel Europese aanbestedingen naar bedrijven die zich vanwege het gunstige belastingklimaat in Nederland hebben gevestigd. Daartegenover staat dat slechts 10,3% van de Nederlandse (Europese) aanbestedingen naar bedrijven buiten Nederland gaat.

Onderzoekers van de Charles University in Praag onderzochten hoe de geldstromen die verbonden zijn aan Europese aanbestedingen lopen. Ze keken onder andere naar de landen die de meeste aanbestedingen in de wacht slepen. De gegevens, gebaseerd op data verzameld tussen 2011 en 2018, zijn de te vinden op de website TenderHaven.eu. Opvallend is dat veel bedrijven die aanbestedingen winnen gelieerd zijn aan of gevestigd zijn in belastingparadijzen, waardoor er bijzonder weinig transparantie over publieke geldstromen is. Dat geldt bijvoorbeeld voor Frankrijk. 7,3% van alle Franse Europese aanbestedingen wordt gewonnen door bedrijven die zijn gevestigd op de Kaaimaneilanden. En twee derde van alle aanbestedingen die Litouwen uitschrijft, wordt gewonnen door bedrijven die een link hebben met Zwitserland.

BBP vs. aanbestedingen
Nederland is een van de vier uitschieters onder landen die niet officieel aangemerkt zijn als belastingparadijs, concluderen de onderzoekers. Er wordt voor een groot bedrag aan aanbestedingen binnengehaald ondanks het de relatief kleine Nederlandse economie. Hetzelfde geldt voor Luxemburg, Zwitserland en Cyprus, landen waar het voor buitenlandse bedrijven belastingtechnisch voordelig is zich te vestigen. De onderzoekers noemen deze landen ook wel ‘TenderHavens’. Nederland steekt er met kop en schouders bovenuit. Om dat te kunnen zien is het Bruto Binnenlands Product (BBP) van belang, de totale waarde van alle in een land geproduceerd goederen en diensten, doorgaans per jaar gerekend. Met een BBP van 0,77 (triljoen US dollar) haalt Nederland voor 87.500 miljoen euro aan tenders binnen. In vergelijking: Duitsland doet dat voor een bedrag van 72.000 miljoen euro en de Verenigde Staten voor 76.416 miljoen euro. Beide landen hebben een BBP dat vijf tot zelfs 25 keer groter is dan dat van Nederland.

Ook buiten Europa profiteren bedrijven in bepaalde landen onevenredig veel van aanbestedingen. Zwitserland voert de lijst aan, gevolgd door Bermuda en de Verenigde Arabische Emiraten. Alleen Canada komt nog in de buurt. Dat land heeft echter een veel groter BBP dan voorgenoemde landen.

Waar gaat het geld heen?
Uit de data blijkt ook dat minder dan een kwart van de Europese aanbestedingen naar landen buiten het herkomstland gaat. In Nederland gaat slechts 10,3% van alle tenders naar andere landen, terwijl relatief veel buitenlandse Europese aanbestedingen naar in Nederland gevestigde bedrijven gaat. Van het totaal aantal Nederlandse tenders gaat slechts 6,8% naar bedrijven binnen Europa, 3,5% gaat naar bedrijven in landen buiten Europa.

Van de Nederlandse aanbestedingen die door buitenlandse bedrijven worden binnengehaald gaan de meeste naar Duitsland (16,6%) en Frankrijk (15,3%), gevolgd door het Verenigd Koninkrijk (13,2%) en België (10,1%). China staat op de vijfde plaats, met 7,7%. Wie echter kijkt welke relatie er bestaat tussen multinationals die aanbestedingen winnen en vestigingsland, ziet in de top vijftien ook bekende belastingparadijzen staan, zoals Bermuda, Qatar en Zwitserland.

Meer transparantie
Er is op dit moment geen sprake is van één Europese markt, stellen de onderzoekers. Om die gelijkwaardige markt toch te creëren, waarbij publieke inkoop plaatsvindt op basis van de beste papieren – en niet de meest voordelige vestigingsplaats – moet de EU een aantal maatregelen nemen. Zo zou de drempel voor het publiceren van aanbestedingen op TED verlaagd moeten worden zodat meer bedrijven toegang hebben tot Europese aanbestedingen. Daarnaast zou informatie over wie écht profiteert van aanbestedingen, openbaar moeten worden gemaakt. De onderzoekers relateren de financiële geheimhouding die bedrijven in belastingparadijzen genieten aan criminele activiteiten. Meer transparantie over geldstromen moet die activiteiten ondermijnen. Daarnaast zou elk bedrijf moeten voldoen aan dezelfde voorwaarden met betrekking tot transparantie over geldstromen om een gelijk speelveld te creëren. Verder onderzoek moet uitwijzen of het vermoeden dat sommige aanbestedingen frauduleus zijn, klopt.

Verantwoording
De data zijn verzameld via Datlab en Opentender.eu. Opentender.eu biedt informatie over aanbestedingen van 28 EU-lidstaten, de EU-instituten en Georgië, IJsland, Noorwegen, en Zwitserland. Datlab geeft toegang tot informatie uit Tender Electronic Daily (TED), het verplichte Europese tenderplatform. Informatie over de herkomst van inschrijvers werd uit een private database gehaald (Orbis).

De data werden geanalyseerd door onderzoekers van de Charles University in Praag, Tsjechië: Peter Janský, econoom gespecialiseerd in belastingparadijzen, Miroslav Palanský, econoom gespecialiseerd in multinationals en Jiri Skuhrovec, econoom gespecialiseerd in publieke inkoop. De onderzoekers benadrukken dat er niet voor elk land betrouwbare data voorhanden zijn en dat een gebrek aan data een vertekend beeld kan opleveren. Achtergrondinformatie over methode en dataverzameling is hier te vinden.

Aanbesteding Uitgelicht: Drilling Rigs

Op het CTM platform worden regelmatig bijzondere zaken ingekocht. In deze rubriek brengen wij iedere maand bijzondere aanbestedingen onder de aandacht.

Wat wordt er aanbesteed?
Europese Aanbesteding Drilling Rigs

Door wie wordt er aanbesteed?
HVC

Geothermie
Op zoek naar aardwarmte in het Westland heeft HVC een Europese aanbesteding gepubliceerd gericht op het boren van putten in Maasdijk, om 3 geothermische doubletten te realiseren. Geothermie is aardwarmte (een duurzame warmtebron) en wordt gebruikt om woningen, kassen en gebouwen te verwarmen. De werkzaamheden voor de doubletten moeten van start gaan in het eerste kwartaal van 2022. Naast de werkzaamheden in Maasdijk, is HVC van plan om ook een doublet te realiseren voor de aardwarmteprojecten Polanen (locatie Monster) en Wippolderlaan (locatie Wateringen). Leveranciers wordt daarom gevraagd of ze hier ook inzet kunnen leveren.

---

Wat is een doublet?
Voor het gebruik van aardwarmte zijn 2 putten nodig, ook wel een doublet genoemd. Bij de ene put wordt water omhoog gepompt, waarbij een warmtewisselaar de warmte eruit haalt, en via de andere put gaat het afgekoelde water weer terug de grond in.

HVC is mede-initiatiefnemer van het geothermische project Trias Westland. Trias Westland is een aardwarmtebedrijf van en voor de ondernemers in de Westlandse glastuinbouw. Naast HVC maken Capturam, Royal FloraHolland en een grote groep glastuinbouwondernemers onderdeel uit van Trias Westland. Deze partners hechten groot belang aan duurzaamheid en zien aardwarmte als een belangrijk alternatief voor aardgas.

---

Uitdaging voor de inkoper bij deze aanbesteding
Eric Schouten, inkoopmanager HVC:  ‘Deze aanbesteding is een uitstekend voorbeeld hoe we met inkoop kunnen bijdragen aan onze 3 kernwaarden Duurzaam, Publiek, en Daadkracht. De Aanbesteding ademt duurzaamheid vanwege de aard van de werkzaamheden. Voor deze aanbesteding is onze échte uitdaging Publiek en Daadkracht.

Energie Transitie Partners B.V. (gezamenlijke onderneming van HVC en Capturam) ontwikkelt het project (zie Aardwarmte in Monster en Maasdijk | HVC Groep). Het is geen lineaire project aanpak waar na projectontwikkeling de voorbereiding (lees inkoop) en realisatie volgt. Ontwikkeling en voorbereiding gaan hand in hand. Dat is soms spannend binnen het Aanbestedingskader.

We hebben een voorpublicatie gedaan waardoor we de verkorte tijdslijnen hanteren, wat helpt in de planning. Daarnaast hebben de technische experts het ontwerp zo opgesteld waarin in een tijdsbestek van circa 2 jaar maximaal 5 doubletten opvolgend geboord kunnen worden. Binnen scenario’s is dit transparant gemaakt voor inschrijvers om voor zowel HVC als de inschrijvers continuïteit te bieden, kosteneffectief te werken en de wederzijdse risico’s te reduceren. Een mooi voorbeeld van daadkracht van onze engineers en inkopers.’

Meer weten? Klik hier voor de aankondiging.

Topadvocaat Versteeg: 'In mijn eerste aanbestedingszaak vroeg de inschrijver om een rode kaart'

“In mijn eerste zaak in het aanbestedingsrecht vroeg de winnende partij om uitsluiting. Overbodig om te zeggen dat dit niet vaak voorkomt”, vertelt Daan Versteeg, Partner bij Rozemond Advocaten. “Ik stond aan de kant van de aanbestedende dienst. De winnende partij had zich verrekend, maar kon uiteraard niet zomaar het aanbod intrekken.”

“In de zaak beriep de marktpartij zich erop dat ze een verklaring vergeten waren in te dienen. ‘Je had ons ongeldig moeten verklaren’, stelde de partij. Heel bijzonder, want meestal wordt er juist geprocedeerd om een fout te mogen herstellen. Het was alsof een voetballer zelf om een rode kaart vroeg. Uiteindelijk werd deze partij veroordeeld om het prijsverschil met nummer 2 te betalen.”

Iedere maand interviewt AanbestedingsCafe.nl een vooraanstaande aanbestedingsadvocaat over zijn/haar carrière, visie en ervaringen.

Hoe ben je in aanraking gekomen met het aanbestedingsrecht?
“Dat was eigenlijk stom toeval. Ik ben begonnen binnen bestuursrecht bij Stibbe en dit bleek ik – eufemistisch gezegd – minder leuk te vinden dan ik dacht. Dus na een jaar zei ik: ‘haal me hier weg!’. Civiel bouwrecht leek mij wel interessant. Bij bouwrecht bleek ook aanbestedingsrecht te horen. Aan de universiteit krijg je dit nauwelijks, dus ik wist nog niet goed wat daarbij kwam kijken.”

“Ik stapte dus over naar bouwrecht en toen kreeg ik op dag één direct die bijzondere zaak op mijn bureau. Dit bleek mij goed te liggen. Daardoor ben ik bouwrecht en aanbestedingsrecht gaan combineren. Bij Rozemond advocaten, wat echt een bouwrechtkantoor is, zien een aantal kantoorgenoten het aanbestedingsrecht als een noodzakelijk kwaad. Voor mij is het echter een grote passie. Daarom doe ik ook veel zaken buiten de bouw, dus over leveringen en diensten. ‘Ga je weer vreemd?’ grappen ze dan.”

In je eerste zaak stond je aan de kant van de aanbestedende partij. Vind je dit ook het leukst?
“Bij Stibbe stonden we vooral overheidspartijen bij, maar bij Rozemond Advocaten juist weer veel ondernemers. Rozemond is echt een aannemerskantoor. Dus bij werken sta ik vooral inschrijvers bij, maar bij leveringen en diensten juist weer meer aanbesteders. Daardoor ontstaat er een balans en dat vind ik ook leuk. Je moet beide kanten van het spel kennen. Toch gaat er een lichte voorkeur uit naar procederen voor inschrijvende partijen. Zij zijn de underdog en dan is het een extra grote uitdaging om te winnen.”

Met welke vragen kloppen inschrijvende partijen vaak aan?
“Minstens de helft van de ondernemers zegt: ik wil een kort geding starten, want ik ben het niet eens met de beoordeling. Dit soort zaken zijn in veel gevallen kansloos en dat zeg ik dan ook eerlijk. Ik denk dat een goede aanbestedingsadvocaat een inschrijver moet behoeden om vanuit emotie een zaak te starten.”

Toch gaat er een lichte voorkeur uit naar procederen voor inschrijvende partijen. Zij zijn de underdog en dan is het een extra grote uitdaging om te winnen.

Daan Versteeg, advocaat Rozemond Advocaten

Waar komt het door dat het meestal kansloos is?
“De rechter zal nooit de beoordeling aanpassen. Hooguit komt er een herbeoordeling als je echt kan aantonen dat de aanbestedende dienst zich niet aan het beoordelingssysteem heeft gehouden. Maar zelfs als er dingen niet goed zijn gegaan en de rechter een herbeoordeling beveelt, dan heb je natuurlijk de opdracht nog niet binnen. Die herbeoordeling kan nog steeds betekenen dat je verliest, maar dan met een betere motivering.”

Maakt een inschrijver die een procedure start bij een herbeoordeling ook minder kans?
“Dat zou natuurlijk niet zo mogen zijn.”

Misschien officieel niet.
“Klanten van mij zijn er inderdaad wel bang voor. Bij grote professionele aanbesteders, zoals Rijkswaterstaat, schaad je de relatie niet. Bij kleine gemeenten en waterschappen is het wel zorgwekkend. Daar hebben ze een dubbele macht. Het gaat namelijk vaak om meervoudig onderhandse tenders. Zij bepalen zelf wie op de shortlist komt en überhaupt een inschrijving mag doen. Dat moet natuurlijk heel objectief gaan, maar dat lijkt niet altijd het geval te zijn. Ik ken een voorbeeld waarbij een inkoper tegen een aannemer zei: ‘als je nu dat kort geding niet intrekt, dan krijg je de komende vijf jaar geen uitnodiging’. Dat is gewoon onrechtmatige powerplay. Maar toch zwichten veel marktpartijen daarvoor.”

Welke zaken maken op jou de meeste indruk?
“Ik moet bekennen dat ik als advocaat wel opga in het wedstrijdelement. Dus procedures voor de rechter maken meer indruk dan advieszaken. Vervolgens wordt het spannender als het belang groter is. Natuurlijk is elke zaak interessant en uitdagend op de inhoud, maar als ik over een miljard procedeer, dan trillen mijn handjes toch nog net iets meer.”

“Een advocaat wil altijd winnen, dat is het aard van het beestje. En een kort geding is die zin nóg spannender, omdat het veel sneller gaat en er van te voren veel minder op papier staat. Alles wat je zegt in de zitting, dat doet er echt toe. Het is net debatteren. Een slimme opmerking óf juist een uitglijder maken direct verschil.”

Natuurlijk is elke zaak interessant en uitdagend op de inhoud, maar als ik over een miljard procedeer, dan trillen mijn handjes toch nog net iets meer.

Daan Versteeg, advocaat Rozemond Advocaten

Is het ook wenselijk dat je zo afhankelijk bent van één moment?
“Ja en nee. Ja, want het heeft spoed en de aanbestedingsregels gelden voor iedereen. Wat ik wel een tekort in de rechtsbescherming vind, is dat de motiveringsplicht voor de aanbesteder redelijk beperkt is, terwijl je als schrijver zelden voldoende bewijs kan verzamelen. Je krijgt bijvoorbeeld te horen dat je verloren hebt. Je belt de aanbesteder: ‘dit kan nooit’. Dan krijg je als antwoord: ‘het kan wel en het klopt’. Er wordt niet gereageerd op jouw twijfels en er wordt al zeker geen inzage gegeven. Dit scharen aanbesteders allemaal onder de noemer ‘bedrijfsvertrouwelijk’. De rechter zegt op zijn beurt: bewijs maar dat het niet kan. Dit is een onmogelijke bewijslast en dus echt een gebrek in de rechtsbescherming.”

Wat zijn jouw tips voor aanbesteders?
“Onthoud steeds dat aanbestedingsrecht een middel is. Het doel is zoveel mogelijk concurrentie bewerkstelligen en de beste offerte binnenhalen. Veel inkopers stellen aan mij de vraag: wat moeten we doen? Moeten we die partij uitsluiten? Dan stel ik de vraag: wat wil je doen? Wil je die partij aan boord houden of uitsluiten? Waarbij aan boord houden wat mij betreft het uitgangspunt moet zijn, want dat levert de meeste marktwerking op. Soms moet je daarvoor een beetje scherp aan de wind zeilen, maar er is veel mogelijk binnen de Aanbestedingswet. Partijen uitsluiten omdat het de makkelijkste weg is, is echt een verkeerde instelling. Dat maakt dat sommige mensen een hekel hebben aan aanbestedingsrecht.”

“Een aanvullende tip: zie de inschrijver niet als je tegenstander. Als wantrouwen je grondhouding is, dan vergroot dat juist de kans op een procedure. Dus als jij begint met tal van vervaltermijnen, direct nee zegt op een vraag van een marktpartij en vervolgens niet toe wil lichten waarom ze hebben verloren, dan vraag je als aanbesteder bijna om een kort geding.”

“Ga er vanuit dat een partij juist de beste aanbieding wil doen en hard voor jou wil werken. Sta open voor zijn suggesties. Dan zal je zien dat je daar zelf ook beter van wordt.”

Partijen uitsluiten omdat het de makkelijkste weg is, is echt een verkeerde instelling.

Daan Versteeg, advocaat Rozemond Advocaten

Ook tips voor inschrijvers?
“Voor de inschrijver zou ik bijna het omgekeerde willen zeggen. Laat af en toe wél je tanden zien. Inschrijvers stellen vaak een beetje halfslachtig iets aan de orde. Vervolgens pakken ze niet door en zeggen later: ja, er waren veel onredelijke eisen.”

“Dan kun je soms zelfs beter niets zeggen. Nu zegt de rechter: je hebt gepiept, maar niet doorgepakt. Dus kennelijk heb je genoegen genomen met het antwoord. Als je het ergens mee oneens bent: ga dan ook hard bezwaar maken. Schuw niet om een keer naar de rechter te gaan. Waar je niet over klaagt, dat slik je.”

“Dit advies neemt overigens niet weg dat je je tanden op verschillende manieren kan laten zien. Je moet dat natuurlijk wel op de inhoud en buitengewoon hoffelijk doen. Heel cliché: hard op de inhoud, zacht op de relatie.”

Bijzonder hoogleraar Schotanus: ‘Open house kan tot circa 20% meer zorgvraag leiden’

In de markt van thuiszorg kan circa twintig procent van de vraag veroorzaakt worden door leveranciers. Een flink percentage. Dit komt doordat veel zorgaanbieders gecontracteerd worden, wat kan zorgen voor prikkels om cliënten langer aan te houden, meer of andere diensten aan te bieden of meer cliënten aan te trekken. Dat vertelt Fredo Schotanus in de podcast van De Gunningsfactor.

Fredo Schotanus is sinds 1 december 2019 bijzonder hoogleraar Publieke Inkoop aan de Universiteit Utrecht en daarnaast principal consultant bij Significant Synergy. Samen met promovendi startte hij in 2020 drie onderzoeken. In 2021 komt er nog een vierde onderzoek bij. De onderzoeken gaan over duurzaam en sociaal inkopen, transparantie en effectiviteit en Jeugdzorg.

Open house zorgt voor meer kosten
Reden dat Fredo het in de podcast over de opvallende resultaten in de thuiszorg heeft, is een onderzoek van Olivier van Noort, die momenteel promoveert bij Jan Telgen (Universiteit Twente), Joris van de Klundert (Erasmus) en Fredo zelf. Over open house zegt Fredo dat het als aanbesteder zeker in je toolkit moet zitten.

Het is alleen lang niet altijd de geschikte methode. Volgens de hoogleraar is het te makkelijk om te zeggen: ‘als we veel partijen contracteren, dan zal een deel niet worden gebruikt’. Zo simpel is het niet. Uit het onderzoek van Olivier naar wijkverpleging en persoonlijke verzorging blijkt dat meer zorgaanbod in onderzochte regio’s leidt tot circa twintig procent extra vraag en extra kosten. Volgens Fredo zou ook in open-house systemen van gemeenten een dergelijke zorgtoename kunnen ontstaan door het toegenomen aanbod. 

Bovendien is het veel moeilijker om de zorgaanbieders te sturen en beheersen als er honderden gecontracteerd zijn. Fredo signaleert dat er veel verloop is bij contractmanagers in de zorg. Dit heeft mogelijk als reden dat zij overvraagd worden. De hoogleraar stelt dat er in de zorg meer aandacht moet komen voor het contractmanagementproces en de relatie met aanbieders en minder voor het inkoopproces.

Promovenda Madelon Wind gaat nu bij Louise Knight (Universiteit Twente) en Fredo onderzoek doen naar de stand van zaken binnen de Jeugdzorg.

Aanbesteders: wees transparant en deel data
Het onderzoek van promovendus Jakub Supera, dat wordt begeleid door Vita Titl en Fredo, gaat over transparanter en effectiever inkopen. Transparantie in de publieke inkoop kan volgens Fredo nog beter. Zeker als het gaat om het delen van data. Nederlandse aanbesteders maken bijvoorbeeld zelden de prijs bekend van de winnaar, terwijl dit verplicht is. Als data netjes zou worden gedeeld, zou dit aantonen waar publiek geld heen gaat, onderzoek vergemakkelijken én kunnen andere overheden zien waar soortgelijke aankopen worden gedaan.

Vanuit de Rijksoverheid wordt er nu ook gewerkt aan een verplichting om te rapporteren op duurzaamheid. Als het aan Fredo lag, dan zouden álle kwaliteitsscores gedeeld worden van de winnaar. Denk bijvoorbeeld aan de score op kwaliteit, duurzaamheid, innovatie, circulariteit en sociale aspecten.

Duurzaam inkopen is nog geen common practice
Het derde onderzoek dat in gang is gezet gaat over duurzaam en sociaal inkopen. Promovendus voor dit onderzoek is Ruben Nicolas, die wordt begeleid door Helen Toxopeus, Willem Janssen en Fredo. Afgelopen jaar is er ook een onderzoek gedaan door studente Kim Gaaikema naar de aandacht voor circulariteit binnen aanbestedingen. Die bleek heel beperkt te zijn. De term circulair (ook gerelateerde termen zoals recyclen en hergebruik) komen heel weinig terug. Fredo stelt dat er een aantal mooie best practices zijn, maar een common practice is er nog niet.

De redenen voor het ontbreken van een common practice zijn divers. Er is onder andere nog niet altijd commitment in het bestuur en bij opdrachtgevers. Soms is er voor duurzaam of circulair inkopen meer budget nodig. Op lange termijn levert het geld op voor de maatschappij, maar het heeft wel impact op de begroting van morgen. Ook is er een impact op risico’s: het is nieuw en dus kunnen er meer fouten in sluipen. En uit onderzoek van student Jacco van Berkel volgt dat een ambitieus plan, zoals Inkopen met Impact, ook significant effect heeft.

Daarnaast is er volgens Fredo capaciteit en kennis nodig. Inkopers moeten getraind worden en er moeten best practices gebruikt kunnen worden. Hier zien we de link met het onderzoek naar transparantie, want Fredo zou het liefst zien dat geslaagde tenders (ook tijdens de contractduur) gelabeld worden in TenderNed. Dan kun je de best practices ook makkelijker terugvinden.

Winactie podcast
We zijn benieuwd naar jou als lezer en luisteraar. Stel ons jouw vraag, stuur je opmerking of verhaal. Wellicht nemen we die mee in een volgende podcast of blog. Mail naar [email protected]. De leukste inzendingen krijgen inkoopstripboeken opgestuurd.  

Vroegtijdig leveranciers betrekken leidt tot betere ICT-aanbestedingen

In de private sector is het heel gewoon: leveranciers vroegtijdig betrekken bij het inkoopproces. Bij publieke inkoop gebeurt dit veel minder vaak. Dat is jammer, want early supplier involvement kan veel voordelen opleveren bij ICT-aanbestedingen in het publieke domein. Dat concludeert Jeroen Arentsen in zijn afstudeerproject dat hij uitvoerde bij Supply Value. Zijn scriptie werd eind maart bekroond met de Sourcing Nederland Scriptieprijs 2020.

Arentsen baseert zijn conclusies op literatuuronderzoek en een uitgebreide vragenlijst waarop meer dan 150 ICT-inkopers, actief in het publieke domein, reageerden. De belangrijkste uitkomst: leveranciers door middel van marktconsultaties betrekken levert effectievere, en dus betere aanbestedingen op. Door een marktconsultatie in te zetten kunnen inkopers hun uitvraag beter specificeren. Early supplier involvement biedt niet alleen voordelen voor inkopers, ook leveranciers hebben er baat bij. Inkopers zijn namelijk geneigd leveranciers te betrekken die ze al kennen. Dat zijn bijvoorbeeld leveranciers die eerder al eens deelnamen aan een marktconsultatie. Kortom, het loont voor inkoper én leverancier om in de pre-tenderfase samen te werken, vooral bij de inkoop van complexe IT-zaken zoals cloudoplossingen en de inhuur van ICT-personeel.

Complex en onzeker
De inkopers die deelnamen aan het onderzoek zijn voor het grootste deel werkzaam bij gemeenten en het Rijk. Zij betrekken leveranciers vooral bij complexe inkoopopdrachten, waarbij de technologische onzekerheid en leveringsonzekerheid hoog zijn. Dat is iets wat vaak bij ICT-inkoop komt kijken. Volgens Arentsen maakt het de ICT een interessante sector. “De ontwikkelingen volgen elkaar razendsnel op. Het is voor inkopers niet altijd eenvoudig om ontwikkelingen in de ICT bij te houden. Juist daarom is het handig om leveranciers te betrekken, die kunnen je als inkoper op de hoogte brengen van al die ontwikkelingen.”

Arentsen ontdekte een positieve relatie tussen het betrekken van leveranciers en de effectiviteit van de aanbesteding. Daarnaast keek hij naar het effect als er geen procedure, zoals een marktconsultatie, werd toegepast. Dat blijkt een negatief effect te hebben op de kwaliteit van de aanbesteding. Kun je daaruit concluderen dat het dan aan te raden is altijd te kiezen voor een marktconsultatie? “Nee, zeker niet”, zegt Arentsen. “Als je als ICT-inkoper precies weet wat de markt te bieden heeft is het niet zo zinvol. Maar als je niet goed op de hoogte bent van de laatste technologische ontwikkelingen, dan wel. Je kunt dan een betere uitvraag in de markt zetten.” Arentsen keek bij zijn onderzoek alleen naar ICT-inkoop in het publieke domein, maar het zou kunnen dat zijn bevindingen ook relevant zijn voor andere sectoren. “Dat zou dan wel een sector moeten zijn die dezelfde uitdagingen kent, waarin heel veel gebeurt en waarin die technologische onzekerheid ook aanwezig is”, zegt hij.

Het is voor inkopers niet altijd eenvoudig om ontwikkelingen in de ICT bij te houden. Juist daarom is het handig om leveranciers te betrekken.

Jeroen Arentsen, Procurement Consultant Supply Value

Inkopers mijden risico’s
Niet elke inkoper die deelnam aan het onderzoek was enthousiast over het betrekken van leveranciers. Hij kreeg regelmatig de reactie: “Dat mag helemaal niet.” Of: “Dat past niet bij onze organisatie.” Volgens Arentsen spelen inkopers in het publieke domein liever op zeker, uit angst voor een rechtszaak of onrechtmatige aanbesteding. “Dat zit in de cultuur. In de private sector kun je de leverancier bellen. Die komt dan gewoon langs en die kijkt mee met je ontwerp. In de publieke sector gebeurt dat veel minder, daar kiezen inkopers meestal voor zekerheid en wordt er weinig gebruik gemaakt van de ruimte die er is.” Hij vermoedt dat inkopers lang niet altijd op welke manieren zij leveranciers kunnen betrekken tijdens de pre-tender fase. Of wat er mogelijk is met niet-standaard aanbestedingsprocedures, zoals de concurrentiegerichte dialoog, mededingingsprocedure met onderhandeling of een innovatiepartnerschap.

Hoe kun je als inkoper dan wél leveranciers betrekken, zonder dat risico te lopen? Dat kan op twee manieren. Een inkoper kan de markt in de pre-tender fase betrekken via een marktconsultatie en/of eigen deskresearch. Uit het onderzoek van Arentsen bleek dat vooral de marktconsultatie veel wordt toegepast door inkopers. Door middel van deskresearch kan een inkoper zelf nagaan wat verschillende leveranciers te bieden hebben. “Je betrekt de leverancier op deze manier natuurlijk veel minder dan wanneer je in gesprek gaat”, zegt Arentsen. Een tweede mogelijkheid is toepassing van de niet standaard aanbestedingsprocedures. “Binnen die procedures is veel interactie met leveranciers mogelijkheid, ook face-to-face in plaats van via papier. Toch worden deze niet-standaard procedures bijna nooit toegepast. Inkopers kiezen vaak voor de standaard openbare of niet-openbare aanbesteding waar die face-to-face-interactie niet in zit.”

In de publieke sector moeten inkopers alles volgens de regels doen. Ze zitten daardoor veel meer vast aan aanbestedingsprocedures.

Jeroen Arentsen, Procurement Consultant Supply Value

Van privaat naar publiek
Arentsen voerde zijn afstudeeronderzoek uit bij Supply Value. Voor hij daar startte had hij vooral interesse in de industrie en de private sector. Aanvankelijk wilde hij daar onderzoek naar doen, maar gaandeweg kwam hij uit bij ICT-aanbestedingen in de publieke sector. Dat was vrijwel helemaal nieuw voor hem. Toch won hij eind vorige maand de Sourcing Nederland Scriptieprijs. De jury prijst zijn onderzoek omwille van de relevantie, het gedegen literatuuronderzoek en de duidelijke conclusies die Arentsen trekt. Zelf had hij niet verwacht zulke goede resultaten te boeken. “Dat het zo zou uitpakken wist ik ook niet. Maar ik heb nauw contact gehad met mijn begeleiders, zowel bij Supply Value als de universiteit en iedereen wilde graag helpen. Dat motiveerde me enorm.”

Arentsen werkt inmiddels als Procurement Consultant bij Supply Value. Of hij zich bezig wil blijven houden met publieke inkoop van ICT-middelen weet hij nog niet, maar zijn interesse is door zijn afstudeeronderzoek wel toegenomen. “Nu ik een paar keer via Supply Value bij een overheidsorganisatie heb gewerkt vind ik die maatschappelijke waarde ook erg interessant”, vertelt hij. Zijn afstudeeronderzoek krijgt bovendien nog een staartje. Hij wil workshops organiseren om verder uit te zoeken welke invloeden spelen bij early supplier involvement in publieke inkoop.

En hij mag de studiereis die bij het winnen van de scriptieprijs hoort nog gaan maken. Een reis naar Japan, dat lijkt hem wel wat. “Early supplier involvement komt van oorsprong uit de Japanse automotive. Ik zou het wel gaaf vinden om daarheen te gaan.” Of misschien juist de andere kant op, richting Caribisch Nederland, om daar vanuit de Nederlandse overheid workshops te geven. “Het moet een avontuur worden, maar het moet natuurlijk ook wel verdieping en kennisdeling meebrengen!”

Aanbevelingen voor de praktijk
Ga je binnenkort aan de slag met een ICT-aanbesteding? Laat je dan op weg helpen met deze aanbevelingen van Supply Value, gebaseerd op het onderzoek van Jeroen Arentsen:

• Pas bij publieke inkoop van ICT een marktconsultatie toe, zeker als je cloudoplossingen inkoopt, kijkt naar de inhuur van ICT-personeel of een aankoop wilt doen met hoog leveringsrisico;
• Kies voor een interactieve marktconsultatie omdat deze het meeste voordeel biedt t.a.v. efficiëntie;
• Betrek de markt waar het kan. Leveranciers niet betrekken levert geen voordelen op, ook niet op het gebied van efficiëntie.

Meer weten over het onderzoek van Jeroen Arentsen en Supply Value? Lees het Supply Value whitepaper ‘Leveranciers vroegtijdig betrekken bij ICT-aanbestedingen binnen het publieke domein’ of neem contact op met Jeroen Arentsen via [email protected].

Supply Value is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Aanbestedingsalert: beroep op Grossman slaagt deze keer niet

Significant deelt regelmatig interessante jurisprudentie op het gebied van aanbesteden. Deze keer een casus over een situatie waarin een beroep op het Grossman-verweer niet slaagt.

Wat is er gebeurd?
Een aanbestedende dienst heeft een Europese aanbesteding gehouden voor asfaltwerken. Slechts een kleine groep gegadigden kan inschrijven doordat gebruik is gemaakt van een regeling die bepaalt dat slechts erkende ondernemingen mogen deelnemen, terwijl de aard van de werkzaamheden dit niet noodzakelijk maakt. De gunningsbeslissing moet daarom worden ingetrokken, aldus één van de inschrijvers.

De aanbestedende dienst beroept zich op het ‘Grosmann-verweer’. Dit betekent, kortweg, dat de inschrijver zich tijdens de aanbestedingsprocedure dient te melden met dergelijke bezwaren en niet na de gunning. Anders verspeelt de inschrijver zijn rechten.

Het resultaat
Opmerkelijk is wat de rechter zegt over het Grossmann-verweer: “Dit beroep slaagt, gelet op de stand van de huidige jurisprudentie, niet. Er is sprake van een serieuze en niet-gerechtvaardigde beperking van het aantal gegadigden in strijd met wezenlijke uitgangspunten van het aanbestedingsrecht. Dat is tegenover alle (potentiële) gegadigden onrechtmatig en moet dan ook hersteld worden.’

Een beroep op het Grosmann-verweer slaagt dus niet in alle gevallen. Zeker niet als de rechter van oordeel is dat een aanbestedende dienst in strijd met wezenlijke uitgangspunten van het aanbestedingsrecht heeft gehandeld.

Aanbesteding uitgelicht: Inburgeringstrajecten

Op het CTM platform worden regelmatig bijzondere zaken ingekocht. In deze rubriek brengen wij iedere maand bijzondere aanbestedingen onder de aandacht. Dit keer: Nationale aanbesteding Inburgeringstrajecten.

Wat is het?
Nationale aanbesteding Inburgeringstrajecten.

Wie koopt in?
De gemeenten Arnhem, Doesburg, Duiven, Lingewaard, Overbetuwe, Rheden, Rozendaal, Westervoort en Zevenaar, ondersteund door de Connectie.

Wat wordt er aanbesteed?
In het huidige inburgeringsstelsel ligt de verantwoordelijkheid voor de inburgering bij de inburgeringsplichtigen zelf. Het blijkt dat dit niet effectief is, het slagingspercentage van inburgeringsplichtigen is sinds de invoering van de huidige wet inburgering gezakt van 78 procent naar dertig procent. Om daar verbetering in te brengen wordt de Wet Inburgering per 1 januari 2022 gewijzigd. Gemeenten krijgen de regie over het inburgeringsproces: zij zijn verplicht om asielstatushouders passend taalonderwijs aan te bieden gekoppeld aan een passend participatietraject en om gezins- en andere migranten te adviseren op dit gebied. Ook houden gemeenten zicht op de kwaliteit van de cursussen. Uitgangspunt is dat inburgeringsplichtigen sneller de taal leren en (vrijwilligers) werk vinden, wat hun zelfredzaamheid vergroot. De ambitie is: Inburgeren als instrument voor meedoen in de samenleving en meedoen in de samenleving als instrument naar succesvol inburgeren.

De aanbesteding is opgedeeld in drie percelen: Onderwijsroute, B1-route (Nederlands op B1-niveau) en Zelfredzaamheidsroute. De aanbestedende dienst is voornemers per perceel een raamovereenkomst met twee inschrijvers aan te gaan. Naast onderwijs en participatie wordt er binnen ieder perceel ook gevraagd om specifiek aandacht te geven aan o.a. digitale vaardigheden, kinderopvang en deelnemers met een beperking.

Uitdaging voor de inkoper
Bestuursadviseur Dion Vreman, gemeente Arnhem: “Leren en participeren tegelijkertijd; we zijn ervan overtuigd dat dat voor nieuwkomers de snelste weg is naar een zelfstandig bestaan in de Nederlandse samenleving. Met deze aanbesteding geven we als gemeenten richting aan het gewenste inburgeringsaanbod. We zijn heel benieuwd hoe partijen op basis van hun kennis en ervaring hier invulling aan geven.”

Meer weten? Klik hier voor de aankondiging

Het DNA van Significant Synergy: kwaliteit en samenwerken

Significant Synergy is een bekende naam in de wereld van inkoop en aanbesteden. Wat onderscheidt dit adviesbureau van andere in de branche? Merle Olvers en Rémon van Buuren, beiden consultant bij Significant Synergy, bieden een inkijkje.

Significant Synergy richt zich als inkoopadviesbureau voornamelijk op de publieke sector. Dat is precies wat Merle en Rémon trok toen ze beiden 3,5 jaar geleden bij Significant Synergy startten. Merle was net klaar met haar studie Facility Management, pas 20 jaar oud toen ze begon als junior consultant. Inmiddels is Merle doorgegroeid tot medior consultant. Ze houdt zich bezig met het begeleiden van aanbestedingen, inkoopprofessionaliseringstrajecten en ze maakt deel uit van het expertiseteam ‘Externe Inhuur’, dat geleid wordt door Rémon.

Met hem werkte ze ook aan een van haar eerste klussen voor Significant Synergy: het begeleiden van een aanbesteding. “Als je net binnenkomt is die samenwerking cruciaal. Stap-voor-stap uitleg krijgen, aan de hand meegenomen worden, dat heeft me heel erg geholpen. Je kunt natuurlijk wel handvatten krijgen in een training maar in de praktijk zie je dat je toch andere dingen tegen kunt komen dan wat je is verteld.”

Altijd samen
De focus op samenwerking is een belangrijk speerpunt voor Significant Synergy. Consultants werken altijd in een team van twee of meer aan een opdracht. Niemand werkt op detacheringsbasis bij een klant. Collega’s met meer ervaring begeleiden junioren zonder dat er sprake is van hiërarchie. Ook junior consultants krijgen snel verantwoordelijkheid. Zowel Merle als Rémon zijn enthousiast over die aanpak. “Er staat altijd een collega naast je die meekijkt op de kritische momenten. We moeten de kwaliteit voor onze klanten immers waarborgen. En het is toch prettig om een sparringspartner te hebben als je voor het eerst zelfstandig een aanbesteding gaat doen”, vertelt Merle. Voor Rémon was de rol van mentor een van de redenen om 3,5 jaar geleden voor een functie bij Significant Synergy te kiezen. “Je krijgt echt een rol bij het opleiden van junioren, starters of collega’s met wat ervaring. Dat kenmerkt Significant Synergy.”

Onze collega’s maken het verschil. We hebben een heel leuk, enthousiast en ambitieus team van collega’s die samen de schouders eronder zetten, om het beste resultaat te behalen voor de klant.

Merle Olvers, medior consultant Significant Synergy

Kwaliteit is een ander kernwoord dat bij de organisatie past, vertelt Rémon. “Ik ken de organisatie in beginsel echt als een expert in aanbesteden met een hoog kwaliteitsniveau. Dat sprak me heel erg aan”, vertelt hij. Significant Synergy weet goed wat er speelt in de markt van opdrachtgevers en leveranciers. Verder richt de organisatie zich ook steeds meer op bijdragen aan maatschappelijke impact. Dit omdat de organisatie dit een belangrijk thema vindt en omdat het realiseren van die maatschappelijke impact in de nabije toekomst dé uitdaging voor de Nederlandse overheid is.

Interessante opdrachten
Rémon werkte zes jaar als bidmanager bij Randstad en kwam bij Significant Synergy terecht toen hij zich bezon op een volgende stap in zijn carrière. Het inkoopvak sprak hem aan, vooral het domein van aanbesteden. “Ik kende Significant Synergy al vanuit mijn rol als bidmanager. Ik had toen veel contact met inkoopadviesbureaus. Significant stond toen al bovenaan mijn lijstje.” Significant Synergy werkt volgens hem niet alleen vanuit de rol van inkoop maar heeft ook aandacht voor de markt. “Dus als je een bepaalde vraag stelt, wat betekent dat voor die markt? Voor die marktpartijen?”

Ik ken de organisatie in beginsel echt als een expert in aanbesteden met een hoog kwaliteitsniveau. Dat sprak me heel erg aan

Rémon van Buuren, senior consultant

Toen hij stopte als bidmanager en begon in de rol van consultant was dat wel even wennen. “In het begin kreeg ik te horen: doe vooral wat je leuk vindt. Maar dan is de vraag, wat vind je leuk?” Rémon draaide mee in verschillende projecten en kreeg alle ruimte om te ontdekken waar hij energie van kreeg. “Ik wilde graag naar buiten, meer van de wereld zien. En dat doe ik nu zeker. Je krijgt echt een kijkje in de keuken, bij de centrale en decentrale overheid, het onderwijs, de zorg, noem maar op. Dus dat is heel interessant.”

Rémon houdt zich voornamelijk bezig met adviestrajecten voor de organisatie van inhuur binnen een organisatie en het begeleiden van aanbestedingen en implementatietrajecten. Daarnaast is hij verantwoordelijk voor de doorontwikkeling van de propositie ‘Externe Inhuur’ bij Significant Synergy. Dat vakgebied is volop in beweging. “Er is sprake van continu opvolgende wetgeving op arbeid. Dat leidt tot onrust en onzekerheid bij onze opdrachtgevers.” Ook de diversiteit aan mogelijkheden voor het (rechtmatig) organiseren van inhuur roept vragen op bij klanten. “De flexibilisering van de arbeidsmarkt leidt tot nieuwe vormen van inhuur en toename van het aantal zzp’ers. Dat vraagt om een andere benadering van de markt. Daar ondersteunen we onze klanten bij.”

Zijn leukste klus tot nu toe? Die vond plaats bij de Sociale Verzekeringsbank. “Daar zat ik met drie petten op aan tafel. Als projectleider, om het allemaal intern te organiseren, als inkoopadviseur en als specialist op het gebied van inhuur. Dus dat was een stevige rol binnen een grote en complexe organisatie. Een mooie ervaring, ook nog eens met een mooi resultaat. Daar heb ik veel van geleerd.”

Je krijgt echt een kijkje in de keuken, centrale overheid, decentraal, onderwijs, waterschappen, noem maar op.

Rémon van Buuren, senior consultant Significant Synergy

Werken op afstand
Het hoofdkantoor van de Significant Groep bevindt zich in Utrecht. Normaal gesproken werken daar circa honderd consultants, waarvan er veertig actief zijn voor Significant Synergy. Door de coronacrisis werken Merle, Rémon en hun collega’s vanzelfsprekend al maanden thuis. Merle vindt het geen probleem om vanuit huis te werken, hoewel ze de interactie tijdens brown paper sessies die ze met klanten houdt, wel mist. “Digitaal communiceren is gewoon anders. Het is minder persoonlijk. Je kunt minder elkaars non-verbale houding lezen. Dat vind ik af en toe wel lastig.” Goed doorvragen en persoonlijke interesse tonen tijdens digitale sessies helpt, vertelt ze. En onderling houden collega’s ook contact, door af en toe bij te praten via de telefoon of door een sociale activiteit via Zoom te organiseren. “Laatst is er bijvoorbeeld digitaal muffins gebakken. Alle kinderen van alle collega’s stonden lekker voor de camera te bakken”, vertelt ze lachend. “En afgelopen vrijdag hadden collega’s een muziekbingo georganiseerd. Dat past ook wel bij de collega’s. We houden wel van gezelligheid!”

Kopje koffie
Significant Synergy is altijd op zoek naar talent. Er stromen regelmatig junioren in, net als Merle, direct vanuit de schoolbanken. Daarvoor onderhoudt Significant goed contact met verschillende onderwijsinstellingen. Bij de sollicitatieprocedure maken kandidaten altijd eerst kennis met het team om te kijken of het klikt. De persoonlijke benadering staat voorop. “De eerste contacten zijn heel warm en persoonlijk. Tijdens mijn sollicitatiegesprek voelde ik me heel erg op mijn gemak”, herinnert ze zich.

Het werven van medior en senior consultants is lastiger. Rémon: “De senior inkopers die wij graag aan ons bedrijf willen binden liggen niet voor het oprapen.” Zelf liep hij ooit een borrel van Significant Synergy binnen, gewoon om eens kennis te maken. Stel dat een ervaren inkoper toch de sprong wil wagen naar een inkoopadviesbureau als Significant? “Een borrel binnenlopen is op dit moment een beetje lastig”, zegt hij lachend. “Maar kom vooral eens een kop koffie drinken”, zegt hij. “Niet per se voor een sollicitatie, maar gewoon met een van onze adviseurs. Zo kom je op een laagdrempelige manier te weten hoe wij ons werk doen en wat werken bij Significant betekent. Er zijn genoeg mensen die daar tijd voor willen maken!”

Significant is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Overheidsopdrachten: wel of niet clusteren?

Inkopen is keuzes maken. Als overheidsinkoper heb je te maken met verschillende, soms zelfs conflicterende belangen. Wat kies je? Welk belang weegt zwaarder? En hoe bepaal je dat? Deze vragen spelen bijvoorbeeld een rol bij het clusteren of splitsen van overheidsopdrachten. Door de vele klachten en procedures over clusteren, lijkt het in de basis een juridische kwestie. In dit blog laat ik zien dat de keuze toch vooral een inkooptechnische vraag is. Niet alleen rechtmatigheid, maar juist doelmatigheid is bepalend.

Clusteren: hoe zit dat?
Clusteren is het samenvoegen van twee of meer opdrachten om deze als één aanbesteding in de markt te zetten. De Aanbestedingswet 2012 (Aw 2012) stelt hier een aantal voorwaarden aan. Zo mogen opdrachten niet ‘onnodig’ worden samengevoegd (1). Door de vele rechterlijke uitspraken en adviezen van de Commissie van Aanbestedingsexperts hierover, lijkt het vooral een juridische kwestie. Toch is dat niet zo. Eigenlijk moet de discussie beginnen met de vraag of er überhaupt sprake is van meerdere opdrachten. Is dat niet het geval? Dan is er ook geen sprake van clustering.

Is het één opdracht?
Het is dus belangrijk om vooraf te onderzoeken of er sprake is van één of meerdere opdracht(en). Dat lijkt simpel, maar in de praktijk blijkt het een stuk complexer. Er is bijvoorbeeld geen wetsartikel dat bepaalt welke verschillende producten of diensten gelijksoortig zijn. In de inkoopwereld zijn er wel indelingen gemaakt die de mate van homogeniteit tussen verschillende productgroepen of diensten aangeven. Bovendien hebben gelijksoortige producten of diensten vaak dezelfde begincijfers in de toegekende CPV-codes. Daarnaast zijn er andere manieren om de homogeniteit van een product of dienst te bepalen. Je kunt dit ook bepalen aan de hand van een aantal vragen.

Vragen die je kunt stellen:
• Hebben de diensten of producten dezelfde functie of dienen ze hetzelfde doel? Met andere woorden: zijn ze qua inhoud soortgelijk en is er sprake van een samenhangende opdracht?
• Wordt in de inkoopbehoefte voorzien door dezelfde leverancier?
• Is er sprake van één kostensoort en/of vallen ze in dezelfde productcategorie?
• Vertonen de afnemers van de diensten of gebruikers van het product veel overeenkomsten?
• Vallen de producten in dezelfde kwadrant binnen de Kraljic matrix?

Is het antwoord op de meeste vragen ‘ja’? Dan kun je spreken over één opdracht. De opdracht kan dan via één aanbestedingsprocedure in de markt worden gezet. De discussie over een clusterverbod vervalt daarmee automatisch. De praktijk leert bovendien dat juridische toetsing van art. 1.5 Aw 2012 meestal achterwege blijft als vooraf duidelijk is dat het om één opdracht gaat (2). Is het antwoord op de meeste vragen ‘nee’? Dan gaat het om twee of meer opdrachten.

Wat is de inkoopbehoefte?
De korte vragenlijst hierboven geeft een goede eerste indruk. Voor nader onderzoek, kijk je ook naar de inkoopbehoefte. Is dat wat wordt ingekocht voor de hele organisatie bestemd, maar met verschillend gebruik per afdeling? Denk bijvoorbeeld aan een ICT-oplossing die op verschillende manieren wordt ingezet. Dan kan het toch gaan om een ongelijksoortige opdracht. Wordt er juist ingekocht voor één specifieke afdeling? Dan is de kans groot dat het gaat om een gelijksoortige opdracht.

Wat zegt de markt?
Tot slot kijken we naar de markt. Is de inkoopbehoefte reëel? En kan deze worden voorzien door één leverancier? Als er intern genoeg kennis in huis is, is deskresearch voldoende. In de praktijk wordt er vaak gekozen voor een combinatie van desk- en fieldresearch. De gedachte is dat de markt beter op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen.

Na de interne analyse én de marktconsultatie heb je voldoende kennis om te bepalen of het om één of meerdere opdrachten gaat. Bovendien kun je hierna beter onderbouwen waarom ervoor is gekozen om de opdrachten samen te voegen (3). De beslissingsboom hieronder geeft een weergave van de homogeniteitsvraag, waarbij geldt hoe meer vragen met ja kunnen worden beantwoord hoe waarschijnlijker het is dat er sprake is van homogeniteit.

De inkoopbehoefte bepaalt
Onnodige samenvoeging komt regelmatig voor. Een overheidsorganisatie zet een opdracht geclusterd in de markt, maar na toetsing blijkt het om twee of meer opdrachten te gaan. Er is dan onterecht geconcludeerd dat de inkoopbehoefte homogeen is. Om ingewikkelde procedures te voorkomen, is het belangrijk om gedegen vooronderzoek te doen. Daarbij wordt gekeken naar de interne behoefte en het karakter van de markt. De uitkomst van het onderzoek bepaalt de keuze om wel of niet te clusteren. Hierdoor is clusteren niet zozeer een juridisch vraagstuk, maar vooral een inkoopaangelegenheid.

Voetnoten:
1. Aanbestedingswet 2012, artikel 1.5 lid 1.
2. Zie onder meer de uitspraken Gerechtshof Arnhem-Leeuwaarden 13 januari 2015; Gerechtshof Den Haag 9 juni 2015; Gerechtshof Den Bosch 1 december 2015.
3. Aanbestedingswet 2012, artikel 1.5 lid 2.

Adjust is Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Aanbestedingsalert: Rank reversal

Significant Synergy deelt regelmatig interessante jurisprudentie op het gebied van aanbesteden. Deze keer een casus over een klacht rondom de beoordelingsmethode ‘rank reversal’.

Wat is er gebeurd?
Een aanbesteder heeft op 15 augustus 2019 een Europese openbare aanbesteding uitgeschreven voor de inhuur van flexibele arbeidskrachten. De aanbesteder wenst raamovereenkomsten te sluiten met meerdere ondernemers voor de inhuur van flexibele arbeidskrachten. De opdracht is verdeeld in drie percelen.

Als gunningscriterium hanteert de aanbestedende dienst de ‘beste prijs-kwaliteit verhouding’, waarbij voor kwaliteit een wegingsfactor van tachtig procent en voor prijs een wegingsfactor van twintig procent geldt. Wat betreft de weging van de prijs past de aanbestedende dienst ‘rank reversal’ als beoordelingsmethode toe. Het maximaal aantal te behalen punten (200 punten) wordt toegekend aan de inschrijving met het laagst gewogen gemiddelde bedrijfstarief.

De overgebleven inschrijvingen krijgen vervolgens in rangorde van hoog naar laag tarief 15 punten in mindering toegekend. Een en ander leidt tot een klacht bij de Commissie van Aanbestedingsexperts (CvAE).

De klacht
De klacht ziet erop dat de (relatieve) beoordelingsmethode bij het financiële subgunningscriterium het risico in zich bergt dat de inschrijver die als winnaar uit de bus komt niet steeds de partij is die – per saldo – de beste prijs-kwaliteitverhouding aanbiedt en verder in strijd is met de beginselen van gelijkheid en transparantie.

Het resultaat
De CvAE acht de klacht gegrond. Het toepassen van een relatieve beoordelingsmethode bij een gunningscriterium voor prijs in de vorm van ‘rank reversal’ kan leiden tot een situatie dat een winnende inschrijver niet de beste prijs-kwaliteitverhouding heeft aangeboden. Dit is in strijd met artikel 2.115 lid 4 en lid 5 van de Aanbestedingswet 2012.

Bekijk advies 554 van de CvAE hier.

Aanbesteding uitgelicht: Rijksbrede Plekchecker

Op het CTM platform worden regelmatig bijzondere zaken ingekocht. In deze nieuwe rubriek brengen wij iedere maand bijzondere aanbestedingen onder de aandacht. 

Wat is het?
Marktconsultatie Rijksbrede Plekchecker.

Door wie wordt er ingekocht?
Henk Feunekes (UBR|HIS) namens het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties voor de Rijksoverheid.

Wat wordt er aanbesteed?
De Rijksoverheid wil de norm voor het aantal werkplekken per FTE laten dalen. Met de daling van de norm groeit de behoefte voor een oplossing waarmee de Rijksmedewerker eenvoudig collega’s en beschikbare werkplekken kunnen vinden. Via de plekchecker kan de medewerker elk type beschikbare werkplek (Werkomgeving) vinden, bijvoorbeeld een vergaderruimte of een stilte werkplek, en desgewenst direct een reservering maken.

De behoefte voor een dergelijke oplossing bestond al voor COVID-19, door de coronamaatregelen zijn de beschikbare werkplekken schaars en is de noodzaak voor het reserveren van een werkplek via een plekchecker enkel gegroeid. De Rijksoverheid zet daarom deze marktconsultatie uit, om de markt te bevragen voor een geschikte oplossing. Hieruit zal een Europese Aanbesteding volgen.

Uitdaging van de inkoper
Henk Feunekes: “Aan de aanbesteding doen de vier concern dienstverleners (CDV’s) van de Rijksoverheid mee. Elke CDV heeft een eigen facilitair managementinformatiesysteem (FMIS) dat als bron-/basissysteem dient te worden gebruikt door de plekchecker. In elk FMIS zijn de gebouwgegevens vastgelegd. De reserveringen worden in het FMIS vastgelegd.

De uitdaging binnen deze aanbesteding is dat alle Rijksmedewerkers een Werkomgeving moeten kunnen zoeken, vinden en eventueel reserveren. Dus over het werkgebied van een CDV heen. Daarom spreken we in de aanbesteding van een Rijksbrede plekchecker. Om die reden moet er een gemeenschappelijk programma van eisen en wensen worden opgesteld waar alle vier CDV’s achter staan. Verder dienen er binnen de Rijksoverheid diverse gremia hun goedkeuring te geven voor de aanbesteding. Ook de AVG is nadrukkelijk in beeld. Uiteraard moet de te verwerven Rijksbrede plekchecker kunnen communiceren met de bij de CDV’s in gebruik zijnde FMIS.“

Meer weten? Klik hier voor de aankondiging.

CTM Solution is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Topadvocaat Van Nouhuys: 'Er is helaas veel wantrouwen bij aanbesteders'

“Al tijdens mijn schooltijd ben ik gevoed met gedachte dat het bij bedrijven gaat om continuïteit”, vertelt Frederik van Nouhuys, eigenaar Straatman Koster Advocaten. “Publieke opdrachtgevers zijn te veel gefixeerd op prijs en risico en kunnen bijvoorbeeld niet begrijpen dat een organisatie iets doet onder de kostprijs. Kostprijs is echter niet waar het in een bedrijf om draait. Een bedrijf is veel meer bezig met continuïteit: zicht op een volgende opdracht tijdens je huidige opdracht. En voor continuïteit moet een onderneming investeren. Op onderdelen niet alle kosten doorberekenen, is daar een vorm van. Dit is een van de verschillen tussen de publieke en private markt, die zorgt voor moeizame discussies in aanbestedingen.”

Iedere maand interviewt AanbestedingsCafe.nl een vooraanstaande aanbestedingsadvocaat over zijn/haar carrière, visie en ervaringen.

Hoe ben je in aanraking gekomen met het aanbestedingsrecht?
“Toen ik een jaar of 12 was kwam ik via mijn vader in aanraking met het aanbestedingsrecht. Mijn vader was jurist bij Rijkswaterstaat en werkte met aanbestedingen volgens prijsregelingen voor de bouw. Dat waren kort gezegd de door de overheid gereguleerde prijsprocedures. Dat was destijds heel normaal en zorgde, als je er goed naar kijkt, voor continuïteit. Later kwam het Europees recht er doorheen en die zaten op een andere koers.”

“Toen ik na mijn studie bij De Brauw aan de slag ging, wisten zij van de achtergrond van mijn vader. Dus toen zeiden ze: aanbestedingsrecht zit in je bloed, dus ga dat ook maar hier doen. Het was dus niet mijn plan om in het aanbestedingsrecht terecht te komen, maar uiteindelijk is het goed bevallen.”

Wat vind je zo leuk aan het aanbestedingsrecht?
“Het rechtsgebied zelf stelt ‘heel weinig’ voor, omdat het goed beschouwd vooral een procedurebeschrijving is. Maar het mooie is dat het een proces is waarin economische vraagstukken in alle denkbare verschijningsvormen voorkomen, en daardoor problemen en uitdagingen telkens net anders zijn. Het draait altijd om inkoop, maar iedere markt werkt weer anders en daar moet het proces op worden aangepast. Het aanbesteden van schoolboeken is bijvoorbeeld volstrekt anders dan het aanbesteden van een OV-concessie. Het is beide aanbesteden, maar daar houdt het wel op. En in beide gevallen zegt de wet: je moet goed omschrijven wat je wil en een objectief en transparant proces volgen.”

“Daarnaast  vind ik het boeiend dat ik soms aan de kant van de opdrachtgever sta en dan weer aan de kant van de inschrijver. Soms procedeer je over de gunningsbeslissing en een andere keer weer over de uitvoering van het contract. Deze diversiteit zorgt ervoor dat je dit vak heel lang kan doen, zonder dat het saai wordt.”

Welk moment in je carrière heeft de meeste indruk gemaakt?
“Een van de zaken die op mij grote indruk heeft gemaakt, is de Valys-zaak die het tot het Hof van Justitie in Luxemburg heeft gehaald. Aanbestedingen zijn meestal een kort geding. Dus het aantal aanbestedingszaken dat bij de Hoge Raad terecht komt is al heel klein. En dan moet de Hoge Raad ook nog prejudiciële vragen stellen, voordat het bij het Hof van Justitie komt. Dat was een bijzondere ervaring.”

“De andere bijzondere zaak ging over kantoormeubilair. De winnende partij had een proefopstelling gemaakt tijdens de aanbesteding, met tafels die duidelijk niet voldeden. Mijn cliënt maakte vervolgens een kort geding aanhangig. We lieten een foto van de proefopstelling zien en stelden dat dit niet voldeed. De aanbestedende dienst antwoordde dat de proefopstelling niet hetzelfde hoefde te zijn als de aanbieding in de offerte. Dat lijkt mij vreemd, want hoe beoordeel je dan? Maar in de offerte zou ook een foto toegevoegd worden met de aangeboden tafels. Dan ligt de oplossing voor de hand: laat deze foto maar zien! Dat was echter niet nodig volgens de rechter. Ik verloor de zaak. Dus twee maanden later stond het hele gemeentehuis vol met de tafels van de proefopstelling die niet voldeden aan de eisen.”

“Dit laat zien dat er onvoldoende rechtsbescherming is binnen het aanbestedingsrecht. Er wordt verondersteld dat het een proces tussen twee gelijke partijen is. Maar dat is het niet. Dus de aanbesteder, die in de verdedigende positie zit, stelt van alles en hoeft dat niet te onderbouwen. Maar degene die de procedure aanhangig maakt, moet alle klachten onderbouwen, maar kan dat niet doordat hij maar gedeeltelijke informatie heeft. Daar is een ongelijkheid.”

Er is onvoldoende rechtsbescherming binnen het aanbestedingsrecht. Er wordt verondersteld dat het een proces tussen twee gelijke partijen is. Maar dat is het niet.

Frederik van Nouhuys, eigenaar Straatman Koster advocaten

Dat klinkt alsof er nog wel wat te verbeteren valt aan de aanbestedingspraktijk.
“Inderdaad. Het systeem zit vol met wantrouwen: aanbesteders denken dat de markt hen een poot wil uitdraaien. En dat vertrekpunt leidt tot steeds meer procedurele regels in plaats van inhoudelijke verbetering.”

“Er zijn drie dingen die ik wil noemen over slechte ontwikkelingen binnen aanbestedend Nederland: 

Het eerste is dat je nog steeds ziet dat opdrachtgevers bewust afzien van het verstrekken van adequate informatie over de opdracht. Partijen stellen vragen en het beleid is dat het antwoord zo kort mogelijk gehouden wordt en dat vervolgvragen bemoeilijkt worden door maar één nota van inlichtingen in te plannen. Deze nota komt tien dagen voor de sluitingsdatum, want de wet zegt dat dat de minimumtermijn is. Succes ermee. 

Niemand koopt zo zijn badkamer in toch? Tien dagen voordat de aannemer begint, gooi je nog wat informatie zijn kant op en verwacht je dat het goedkomt? Wie verzint dat? En dan is de reactie van de gemiddelde aanbesteder: ‘Het mag van de wetgever, dus we doen het zo tot iemand klaagt’.

Daarnaast zeggen aanbesteders vaak: ‘Als het niet bevalt, dan dien je maar een formele klacht in of ga je naar de rechter. En anders ben je je rechten kwijt’. Het is toch raar dat je denkt dat dit een basis is om zaken op te doen? Een vaak gehoorde klacht is dat zaken zo juridisch worden, maar dat is precies wat je oogst als je reguleert dat er direct formeel en expliciet moet worden geklaagd.

Het systeem zit vol met wantrouwen: aanbesteders denken dat de markt hen een poot wil uitdraaien. En dat vertrekpunt leidt tot steeds meer procedurele regels in plaats van inhoudelijke verbetering.

Frederik van Nouhuys, eigenaar Straatman Koster advocaten

Tot slot worden er helaas steeds vaker onwaarheden verteld door overheden omdat ze ermee wegkomen. In de rechtszaal hoeven aanbestedende diensten weinig te bewijzen, dus kunnen ze in grote mate stellen wat ze willen. Een ander voorbeeld is een zaak waarin NS tegen mijn cliënt zei: ‘ga niet procederen. We doen een kortstondig contract en daarna kun je weer meedingen’. Vervolgens gunnen ze heimelijk voor vijftien jaar een contract. Dit zijn grote instanties die gewoon een loopje nemen met de waarheid.”

Hoe ziet jouw ideaalbeeld eruit?
“Vertel als aanbesteder gewoon wat je doet in de aanbesteding. Iedereen denkt dat marktpartijen graag willen procederen. Dat willen ze eigenlijk helemaal niet. Alleen op een gegeven moment maak je inschrijvers zo pissig dat ze zeggen: nu is het klaar. Als je in het voortraject gewoon meer tijd besteedt aan het verfijnen van de opdracht en accepteert dat je iets kan hebben opgeschreven dat mogelijk niet klopt, dan krijg je een veel betere en positievere uitkomst.”

“Vaak ligt er te weinig focus op de inhoudelijke doelmatigheid. Waarom zou je als opdrachtnemer bijvoorbeeld niet twee inschrijvingen mogen indienen? Het staat nergens in de wet dat het niet mag. En toch staat in bijna alle aanbestedingsstukken dat het verboden is. Je mag maar één kans krijgen. Waarom? Het is toch geen kansspel? Als ik twee goede offertes uitwerk en ik neem die moeite, waarom zouden die dan niet allebei beoordeeld mogen worden?”

Heb je ook tips voor inschrijvers?
“Ja. Met name: lees goed, wees precies en durf vragen te stellen. Marktpartijen stellen nog weleens geen vragen omdat het vervelend wordt gevonden door de aanbesteder. Maar het einddoel is wilsovereenstemming en dan moet je elkaar echt goed begrijpen. Vragen stellen moet, maar het is wel relevant hoe je het brengt. Als je het beleefd en to the point formuleert, hoeft het ook niet het gevoel op te wekken dat je de aanbesteder incompetent vindt. Besef daarnaast dat vertrouwen vanuit de markt moet worden opgebouwd. Het is geen cadeau, maar iets dat moet worden verdiend.”

Het inkoopbeleid van Nederlandse gemeenten is vaak sterk verouderd

Jaarlijks kopen gemeenten voor miljarden euro’s in via aanbestedingen. Daarbij zijn ze opzoek naar de beste prijs-kwaliteitverhouding van leveringen, diensten en werken. Door middel van een actueel inkoopbeleid brengen gemeenten het inkoopproces in kaart door huidige doelstellingen, uitgangspunten en kaders te beschrijven. Door inzichtelijkheid en transparantie in een inkoopbeleid te creëren kan een bedrijf beter inspelen op de gestelde vragen en zo een beter passende offerte aanbieden. Daarom is het voor gemeenten belangrijk om aandacht te besteden aan het professionaliseren en actualiseren van het inkoopbeleid. Zo weten bedrijven dat wat in het beleid staat nog steeds klopt met wat de gemeente voor ogen heeft.

Veel Nederlandse gemeenten hebben een verouderd inkoopbeleid. Uit onderzoek blijkt dat 218 van de 355 gemeenten een inkoopbeleid heeft van voor 2019.

Reikwijdte onderzoek
In dit onderzoek is het inkooplandschap van Nederlandse gemeenten in kaart gebracht. Het inkoopbeleid van alle 355 gemeenten in Nederland zijn geanalyseerd op een aantal aspecten. Per gemeente zijn naar aspecten als actualiteit, leveranciersselectie, klachtenprocedure, Social Return on Investment, duurzaamheidscriteria en de aanmeldprocedure voor opdrachten onder de Europese drempel gekeken.

Alle vindbare beleidstukken erbij gepakt is 61% ouder dan twee jaar en dus voor 2019 gepubliceerd. Maar liefst 38 gemeenten hebben geen inkoopbeleid op hun website staan. Daarnaast zijn er twee gemeenten die geen publicatiedatum op hun inkoopbeleid hebben staan. Het onderzoek heeft uiteindelijk plaatsgevonden onder 317 gemeenten.

Veelal geen aanmeldprocedure voor onderdrempelige opdrachten
Ondernemers kunnen op basis van het inkoopbeleid bij bijna 80% van de gemeenten niet achterhalen hoe zij zich kunnen aanmelden voor enkelvoudige en meervoudige onderhandse procedures. Opmerkelijk, aangezien meer dan 98% van de procedures beneden de Europese drempelwaarden liggen. 84% van de gemeenten geeft aan dat zij wel rekening houden met het MKB en lokale ondernemingen, maar door het niet hebben van een aanmeldprocedure weten deze ondernemers niet waar zij zich kunnen melden. Volgens Marcel van Putten (clustercoördinator Inkoop en Subsidies binnen de provincie Groningen en voorzitter van IPNN) kan dit te maken hebben met de inkoopvolwassenheid van de organisatie. Marcel Stuijts (directeur van inkoopsamenwerking Bizob) zei hierover dat hij pleit dat elke gemeente een aanmeldprocedure moet opnemen op de website of in het inkoopbeleid.

Veel aandacht voor Social Return
Maar liefst 87% van de gemeenten hebben Social Return opgenomen in hun inkoopbeleid. Het valt op dat zeker niet bij alle aanbestedingen Social Return wordt toegepast. Siep Eilander (voorzitter van NEVI): “Gemeenten zijn er zeker mee bezig, maar weerbarstig is het ook. Het valt niet mee om dat in 100% van de aanbestedingen toe te passen.” Geconcludeerd kan worden dat gemeenten zich steeds meer bewust zijn van het feit dat Social Return toegepast moet worden en waar de aanbesteding zich ervoor dient, wordt het ook toegepast.

Duurzaamheidsparagraaf altijd aanwezig
De duurzaamheidsparagrafen zijn veelal uitgebreid beschreven in het inkoopbeleid. Vaak zijn ze globaal geformuleerd. In bijna alle inkoopbeleidsstukken zijn de doelstellingen niet concreet geformuleerd. Wanneer het naar specifieke dienst- en productgroepen wordt vertaald, dan kunnen doelstellingen en eisen makkelijker specifieker en meetbaarder worden opgesteld. Dit kan door in het beleid op te nemen dat gemeenten in zijn aanbestedingen dit in concrete normen en uitgangspunten vastlegt. Colette Gonsalves (Juridisch adviseur binnen VNG) gaf aan dat gemeenten te weinig controleren of bedrijven zich wel houden aan de duurzaamheidscriteria die ze hebben opgesteld. Dit komt doordat contractmanagement binnen gemeenten nog wel beter ontwikkeld kan worden. Door contracten beter te monitoren kan gekeken worden of daadwerkelijk wordt gedaan wat met het bedrijf is afgesproken.

Klachtenafhandeling
Opmerkelijk is dat maar 55% gemeenten een klachtenprocedure hebben opgenomen voor aanbestedingen. Waarom heeft niet elke gemeente dit beschreven? Onze indruk is dat bijna de helft van de gemeenten het niet belangrijk vindt op de klachtenafhandeling te beschrijven. Het beschrijven alleen al kan veel juridische procedures voorkomen.

Toegevoegde waarde voor de praktijk
De resultaten uit dit onderzoek geven inzicht in hoe gemeenten invulling kunnen geven aan de inkoopfunctie. De resultaten geven gemeenten inzicht in de verschillende aspecten die geanalyseerd zijn en waar ze nog punten laten liggen in het inkoopbeleid. Aan de hand van bovenstaande gegevens kunnen gemeenten hun inkoopbeleid aanpassen en optimaliseren, waardoor zij uiteindelijk de voorlichting over hun inkoopbeleid verbeteren en zo bedrijven beter voor hun inkoopopdrachten interesseren. Uiteindelijk hopen wij hiermee dat in de toekomst steeds meer gemeenten aanmeldprocedures voor onderdrempelige opdrachten toepassen en MKB-bedrijven meer kans maken om mee te dingen naar aanbestedingen.

Aanbevelingen voor inkopers en gemeenten
Zorg ervoor dat je inkoopbeleid aanhaakt op de beweging en verandering in de beleidsvoering en dat de informatie die in het inkoopbeleid staat nog steeds klopt en past bij waar de gemeente op dat moment voor staat. Communiceer daarnaast met ondernemers over waar ze zich kunnen aanmelden voor jullie enkelvoudig en meervoudig onderhandse opdrachten. Beschrijf vervolgens een klachtenprocedure voor het aanbestedingsproces en voorkom zo juridische procedures. Ook is het slim om de duurzaamheidscriteria iets specifieker en meetbaarder te benoemen. Tot slot: beschrijf praktisch hoe de gemeente invulling wil geven aan Social Return en hoe dit in de praktijk werkt.

De auteurs van dit onderzoek, Melissa Timpen en Sophia Campfens, studeren aan de Hanzehogeschool Groningen. Ze zijn voor dit onderzoek genomineerd voor de Nevi Award (beste onderzoeksverslag).

Aanbestedingsalert: extern adviseur betrokken bij beoordeling

Significant deelt regelmatig interessante jurisprudentie op het gebied van aanbesteden. Deze keer een casus over betrokkenheid van een externe adviseur bij de kwalitatieve beoordeling van inschrijvingen.

Wat is er gebeurd?
Een gemeente heeft een Europese openbare aanbesteding uitgeschreven voor de opdracht ‘Visiteregeling parkeren’. De gemeente liet zich bij de aanbesteding adviseren door een adviesbureau. Een inschrijver diende op deze aanbesteding een inschrijving in, maar omdat zij als tweede in de rangorde eindigde werd de opdracht niet aan hem gegund.

Het bezwaar
De afgewezen inschrijver gaat in bezwaar en richt zich daarbij tegen de samenstelling van het beoordelingsteam voor een van de gunningscriteria en de daarop door beoordelaars toegekende scores. Zij stelt zich daarbij op het standpunt dat zij erop mocht vertrouwen dat het beoordelingsteam zou bestaan uit ‘onbevangen medewerkers van de gemeente’ die verder niet bij de aanbesteding betrokken zijn of zijn geweest. Achteraf blijkt dat niet enkel medewerkers van de gemeente, maar eveneens medewerkers van het adviesbureau deelnamen aan de beoordelingsprocedure.

Het resultaat
• De voorzieningenrechter gaat hier niet in mee. Uit de aanbestedingsrechtelijke beginselen blijkt niet dat bij de aanbesteding betrokken personen niet mogen deelnemen aan het beoordelingsteam;
• Het feit dat de betrokkenheid van het adviesbureau bij de aanbesteding
specialistische/marktkennis meebrengt, maakt niet dat een eerlijke en objectieve beoordeling onmogelijk is. Dit leidt dus niet automatisch tot
belangenverstrengeling en willekeur.

Uitspraak: Rechtbank Rotterdam, 28-12-2020, ECLI:NL:RBROT:12356.

Aanbesteding Uitgelicht: Digitalisering en verduurzaming bij de Raad

Op het CTM platform worden regelmatig bijzondere zaken ingekocht. In deze rubriek brengen wij iedere maand bijzondere aanbestedingen onder de aandacht. Dit keer: digitalisering en verduurzaming bij de Raad voor de rechtspraak.

Voor wie?
De Raad voor de rechtspraak (de Raad)

Wat wordt er aanbesteed?
Kantoorbenodigdheden t.b.v. de Raad.

Uitdaging voor de inkoper bij de aanbesteding
Bij de Raad werken meer dan tienduizend mensen dagelijks in een kantooromgeving. Deze medewerkers hebben behoefte aan allerlei kantoorbenodigdheden. Binnen de Raad vindt stap voor stap een digitaliseringsslag van het administratieve proces plaats. Hierdoor zal de komende jaren de behoefte aan kantoorbenodigdheden verder afnemen. Door de coronapandemie zijn de cijfers van 2020 lager, vandaar dat als uitgangspunt 2019 is opgenomen. Deze digitalisering staat echter nog maar aan het begin en het totale proces zal naar verwachting nog enkele jaren in beslag nemen. Vanwege de breedte van het assortiment valt niet nauwkeurig af te bakenen wat wel en niet tot de opdracht behoort.

De uitdaging zit in het verduurzamen van de kantoorartikelen. De Raad streeft naar een efficiënte duurzame bedrijfsvoering, en heeft hiervoor ook kwaliteitscriteria opgenomen. Denk hierbij aan verminderde milieulast van de verpakkingsmaterialen en vergroening van het assortiment.

De aanbestedende dienst gunt de inschrijver de exclusieve levering van het basisassortiment. Als de volledige digitalisering voltooid is, wordt er nauwelijks nog gebruik gemaakt van papieren dossiers. Vanaf dat moment zal er dus geen of minimaal behoefte zijn aan artikelen die worden gebruikt in een papieren dossieromgeving. Naar verwachting is die situatie niet binnen vier jaar bereikt.

Meer weten? Klik hier voor de aankondiging

Aanbestedingsdata ontleed: in hoeverre koopt het Rijk in met impact?

In deze rubriek licht Significant Synergy periodiek een specifiek thema door op basis van openbare aanbestedingsdata. Daarvoor gebruiken wij ons Tenderdashboard. Het Tenderdashboard verzamelt informatie over alle gepubliceerde aanbestedingen. Onze klanten helpen wij daarmee marktverkenningen uit te voeren, actuele thema’s te onderzoeken en datagedreven tot een passende aanbestedingsstrategie te komen. Verkregen marktinformatie en inzichten delen wij hier. Doe er je voordeel mee!

Terugblik en doelstellingen
In deze vierde rubriek – en de eerste van 2021 – blikken wij terug op de realisatie van de inkoopdoelstellingen van de Rijksoverheid. In het kabinetsbeleid over de inkoopstrategie van het Rijk, genaamd Inkopen met Impact, formuleert het kabinet inkoopdoelstellingen aan de hand van vijf thema’s. Het kabinetsbeleid Inkopen met Impact (2019) stelt dat duurzaam, sociaal en innovatief inkopen voortaan de standaard is. Met haar manier van inkopen van producten en diensten wil de Rijksoverheid:

• Klimaatneutraal zijn in 2030;
• Vijftig procent minder primair grondstoffengebruik realiseren in 2030 en volledig circulair zijn in 2050;
• Arbeidsparticipatie stimuleren, onder meer door het creëren van vijfduizend participatiebanen;
• Internationale productieketens verduurzamen door middel van het voorkomen of aanpakken van misstanden op het gebied van arbeidsomstandigheden, mensenrechten en milieu;
• Innovatie stimuleren, onder meer door op te treden als launching customer.

In hoeverre kocht het Rijk in 2019 en 2020 in met impact? En zijn zij op weg de doelstellingen te realiseren? Daar slaan wij ons Tenderdashboard eens op na. Te beginnen met het thema innovatie! Ben je benieuwd naar onze uitkomsten op de andere thema’s? Laat het in een reactie weten wat volgens jou het volgende thema moet zijn om verder in te duiken.

Het Rijk als inkooporganisatie
Maar eerst gaan wij kort in op het Rijk als inkooporganisatie. Het Rijk is een verzamelnaam voor de twaalf ministeries, vele uitvoerende diensten en Hoge Colleges van Staat (rijksoverheid.nl). Het Rijk koopt jaarlijks voor ruim tien miljard euro in bij vele bedrijven. Met de lokale en regionale overheden samen loopt dit bedrag zelfs op tot rond de 73 miljard euro. “Met die inkoop kunnen en willen wij een verschil maken”, stelt het Rijk.

Significant Synergy voert momenteel opnieuw onderzoek uit naar het inkoopvolume van het Rijk. Aan het einde van dit kwartaal kunnen wij hier de resultaten van verwachten.

Ons Tenderdashboard
In onze database brengen wij voor dit artikel alle aanbestedingen van het Rijk in kaart voor de jaren 2019 en 2020. Op deze manier kunnen wij op basis van data eens kijken wat het Rijk allemaal doet om bovenstaande doelstellingen te behalen.

En wat verstaat ons Tenderdashboard dan onder Rijksoverheid? Het dashboard calculeert in dat de naam van de aanbestedende diensten minstens één van de volgende woorden bevat: ‘ministerie’, ‘IUC’, ‘rijk’ of ‘defensie’. Het dashboard filtert uit deze termen de dataset, oftewel de gegevens die de lezer interessante informatie opleveren. Bovenstaande levert ons binnen enkele seconden een resultaat op van 1.055 unieke aanbestedingen die door 37 aanbestedende diensten in de markt zijn gezet in 2019. Het jaar 2020 telt 1.391 unieke aanbestedingen door 39 aanbestedende diensten. Ook een interessant gegeven is het aantal marktconsultaties die het Rijk uitvoerde. In 2019 waren dit er 156 en in 2020 151. Met een marktconsultatie gebruikt het Rijk de kennis van de markt om bijvoorbeeld duurzaamheid en innovatie te stimuleren. Oftewel: meer mogelijkheden om maatschappelijke doelstellingen te bereiken.

Houd bij de resultaten uit het dashboard wel een slag om de arm. Want ons dashboard herkent in TenderNed uitsluitend de aanbestedingen met de door ons gebruikte zoektermen. Een volledig overzicht geven de cijfers daarom waarschijnlijk niet, maar het geeft ons wel een indruk van wat er speelt binnen het Rijk op het gebied van innovatie.   

Uitkomsten Tenderdashboard – Thema innovatie  

Met onze zoektermen rondom het thema innovatie komen we uit op 21 aanbestedingen in 2019 en 23 in 2020. De top drie aanbesteders zijn het ministerie van Defensie, het ministerie van Economische Zaken en Rijkswaterstaat (RWS). Dit geldt voor zowel 2019 als 2020. Vooral het ministerie van Economische Zaken (waaronder de Rijksdienst voor ondernemend Nederland (RVO)) is zichtbaar bezig met dit thema. Van vijf innovatieve aanbestedingen in 2019 naar tien in 2020. Deze top drie verrast ons niet zozeer. Defensie staat algemeen bekend als sterk innoverende sector, RWS heeft al enige tijd een eigen innovatieagenda en RVO staat voor een duurzame en economisch sterke samenleving, onder meer te bereiken door te innoveren en het uitvoeren van SBIR-competities.

Procedures
Wanneer wij kijken naar de gebruikte procedures dan zien we dat er in de meeste gevallen gekozen wordt voor de traditionele vorm, namelijk openbaar. Dit is op zich opvallend, maar zegt niet alles. Wij komen veel andere manieren van aanbesteden tegen binnen de mogelijkheden van de Aanbestedingswet. Ons oog valt bijvoorbeeld op een aanbesteding van het ministerie van Defensie. Het gaat om een aanbesteding waarbij een innovatie competitie wordt georganiseerd. Deze competitie heeft als doel innovatie in Nederland te stimuleren via een prijsvraag. De focus ligt op het MKB en startups die in Nederland gevestigd zijn. Het Rijk maakt aanbestedingen hiermee toegankelijker voor alle bedrijven, een positieve ontwikkeling! Even doorzoeken in het dashboard en we komen meer van dit soort competities tegen.

Het valt op dat het Rijk weinig bijzondere procedures gebruikt zoals de concurrentiegerichte dialoog of innovatiepartnerschap.

Wat steeds vaker terugkomt is SBIR (Small business innovation research). De kern van het instrument SBIR is de manier waarop de overheid via een innovatiecompetitie ondernemers uitdaagt om met innovatieve producten en diensten te komen om maatschappelijke vraagstukken op te lossen. In ons dashboard zien wij dat het ministerie van Economische Zaken frequent SBIR-competities uitvoert in opdracht van verschillende overheidsdiensten. Iedere SBIR-competitie leidt tot opdrachten voor onderzoek en ontwikkeling op wisselende onderwerpen. De overheid is daarbij een potentiële afnemer (‘launching customer’) van de ontwikkelde producten. Een actueel voorbeeld is de competitie voor duurzame mondneusmaskers. Ondernemers worden uitgedaagd om nieuwe innovatieve producten of product-dienstcombinaties te ontwikkelen om de transmissie van virussen zoals COVID-19 zoveel mogelijk te reduceren door het ontwikkelen van duurzame mondneusmaskers voor de zorg.

Type opdrachten
Tenslotte kijken wij naar het type opdrachten. Volgens PIANOo is er een aantal thema’s waarin innovatiegericht inkopen goed tot zijn recht komt. Denk aan: veiligheid, energie, watermanagement, verkeersmanagement, openbare ruimte, facilitair management en de gezondheidszorg. Zien we dit dan ook terug in ons dashboard? Wel als het thema’s veiligheid, energie, watermanagement, verkeersmanagement en openbare ruimte betreft. Een greep uit deze aanbestedingen: detectieapparatuur, opzet van watermanagementmodellen, verlichtingsconcepten voor (snel)wegen en wegverbredingen. Het thema facilitair management komt opvallend genoeg nauwelijks naar voren. Met ontwikkelingen op het gebied van afvalzorg en smartbuildingconcepten hadden wij hier anders verwacht. Een wereld te winnen dus. Een mogelijke verklaring voor het ontbreken van aanbestedingen op het gebied van gezondheidszorg is dat dit vooral decentraal wordt ingekocht.

Met deze opdrachten geef je overigens niet alleen invulling aan innovatie, maar draag je ook bij aan de andere doelstellingen van het Rijk. Innovatie gaat vaak hand in hand met maatschappelijk verantwoord inkopen. Mooie voorbeelden hiervan zijn de aanbesteding voor innovatieve elektrische blus- en hulpverleningsvoertuigen en de aanbesteding circulaire innovaties voor snelgroeiende steden.

Wat valt ons verder op?

• Door middel van functioneel specificeren kun je de markt uitdagen om met innovatieve oplossingen te komen. Hiermee geef je ondernemers meer verantwoordelijkheid en ruimte voor vernieuwing en creativiteit. Of het Rijk dit ook doet kun je echter niet in het dashboard zien. Dit moet blijken uit de achterliggende aanbestedingsstukken. Uit ervaring weten wij wel dat het Rijk in veel gevallen op die manier specifieert;
• Het valt op dat het Rijk weinig bijzondere procedures gebruikt zoals de concurrentiegerichte dialoog of innovatiepartnerschap. Een mogelijke verklaring is het arbeidsintensieve karakter en de lange doorlooptijden van dit soort procedures. Toch zijn er genoeg andere mogelijkheden om impact te creëren. Bijvoorbeeld door innovatie tijdens de contractduur te stimuleren. Zie bijvoorbeeld de Inspiratiebundel: Ruimte voor innovatie in het contract van PIANOo;
• De Rijksoverheid koopt allerlei producten, diensten en werken in. Variërend van kantoorartikelen tot wegen en kantoorgebouwen. Soms in zeer grote volumes en soms in kleine hoeveelheden. In de strategische agenda ‘Inkopen met Impact’ geeft het Rijk hierover zelf aan dat er volop kansen zijn om impact te maken, maar dat het risico bestaat dat het Rijk te kleine stappen zet in relatief makkelijke inkooptrajecten. Het Rijk moet dus goed kiezen! Dit is naar onze mening één van de uitdaging van ‘Inkopen met Impact’: het Rijk moet die leveranciers aan zich binden die vanuit hun expertise, ervaring en competentie het Rijk kunnen helpen dagelijks in de praktijk een sociale, duurzame en innovatieve overheid waar te maken.

De rubriek – Aanbestedingsdata ontleed
Het jaar 2020 was voor Significant Synergy ook het jaar dat wij startten met deze rubriek. De volgende onderwerpen passeerden de revue:  

• Aanbestedingsdata ontleed: Volop kansen op de markt van inhuur van derden;
• Aanbestedingsdata ontleed: Leermanagementsystemen in het onderwijs;
• Aanbestedingsdata ontleed: Weinig oog voor circulair inkopen bij Nederlandse gemeenten.

In 2021 zetten wij onze rubriek voort en ontleden we nog meer aanbestedingsdata voor onze lezers. Op welk thema kunnen wij volgens jou later dit jaar het beste wat dieper ingaan? Laat het in een reactie weten.

Buyer groups een middel voor duurzame reorganisatie

In 2020 zijn er zestien buyer groups rondom vastgoed, bouwmaterialen, GWW, mobiliteit, bedrijfsvoering en polymeren bij afvalwaterzuivering opgericht. Binnen een buyer group werken de publieke opdrachtgevers samen aan een gedeelde marktvisie en -strategie voor het verduurzamen van de productcategorie. Dit jaar implementeren zij de uitkomsten in hun aanbestedingspraktijk. “We willen met de buyer groups een gedragsverandering teweegbrengen”, stelt Floris den Boer, coördinator van de buyer groups vanuit PIANOo. AanbestedingsCafe.nl spreekt hem en nog twee kernfiguren: Maarten van Kesteren van het ministerie I&W en Monique Donker-Blacha, projectleider van de buyer group circulaire scholen.

De buyer groups zijn een initiatief van het Rijk, IPO, VNG en UWV. PIANOo, Rijkswaterstaat en RVO ondersteunen de buyer groups. Zij worden gefinancierd uit de Klimaatenveloppe (ministerie van Infrastructuur en Waterstaat) en het budget circulair bouwen (ministerie van Binnenlandse Zaken en koninkrijksrelaties). Doel van de buyer groups is om via gecoördineerde inkoop de markt uit te dagen om te komen tot circulaire oplossingen die de C0₂-uitstoot en het grondstofverbruik verminderen.

Een jaar na aanvang buyer groups
De zestien buyer groups zijn vorig jaar aan de slag gegaan met het maken van een plan van aanpak. Op dit moment werken ze toe naar een marktvisie en -strategie. Den Boer: “Er zijn maandelijkse (online) bijeenkomsten, waarin de plannen geconcretiseerd worden en de haalbaarheid en risico’s hiervan onderzocht wordt. Ook wordt er al gekeken hoe de groep de ambities in een aanbesteding terug wil laten komen. Dit noemen we vraagharmonisatie. Als steeds meer opdrachtgevers dezelfde eisen en wensen opnemen in de aanbestedingsstukken, biedt dit veel meer duidelijkheid aan ondernemers. Tegelijkertijd communiceren de groepen hun voortgang en inzichten, zodat andere opdrachtgevers daar ook profijt van hebben. Tot slot de implementatiefase: het laten landen van de bevindingen in de aanbestedingen.” Donker-Blacha: “De huidige concretiseringsfase houdt voor de buyer group circulaire scholen in dat we onderzoeken hoe we de vragen, die overeenkomen tussen de scholen, generiek in de markt kunnen zetten.”

Als steeds meer opdrachtgevers dezelfde eisen en wensen opnemen in de aanbestedingsstukken, biedt dit veel meer duidelijkheid aan ondernemers.

Floris den Boer, coördinator buyer groups bij PIANOo

Deelnemers uit alle aanbestedingshoeken
De deelnemers aan de buyer groups zijn heel divers. Binnen de buyer group circulaire scholen doen bijvoorbeeld gemeenten, schoolbesturen en een inkoopsamenwerking mee. De schoolbesturen vertegenwoordigen veertien tot twintig scholen die binnenkort gerenoveerd of nieuw gebouwd worden.

Donker-Blacha: “In Nederland worden scholen betaald door de gemeente en de school is meestal de bouwmeester. Er wordt een integraal huisvestingsplan opgesteld door de gemeente. Hierin staat welke school toe is aan renovatie of nieuwbouw, en welk budget hieraan gekoppeld is. De gemeente stelt bovendien een aantal eisen of wensen, waarop de school moet sturen. We zijn momenteel met de deelnemers aan het verkennen of we breed gedragen ambities kunnen formuleren. Met de deelnemers, maar ook met marktpartijen, gaan we zo ontdekken hoe ver we kunnen gaan in de vraagharmonisatie. Als vraagharmonisatie bereikt kan worden, zou je ook kunnen denken aan gezamenlijk bouwmeesterschap voor meerdere scholen, maar dit is niet direct het doel van deze buyer group.”

Circulaire inkoopangst
Zijn deze buyer groups echt nodig om duurzaam in te kopen? Is het niet een kwestie van opnemen in de eisen? “Zo simpel is het niet”, stelt Donker-Blacha. “Opdrachtgevers zijn nu vaak nog terughoudend om duurzaam in te kopen. De budgetten voor scholen zijn erg krap en er is een veronderstelling dat de duurzame oplossing ook de duurste oplossing is. Door de vraag te harmoniseren en vergroten kunnen we hier iets aan doen.” Den Boer antwoord bevestigend: “Duurzaam inkopen is niet moeilijk. Je zet het in de eisen en klaar. Maar het is wel hartstikke risicovol. Je hebt de kans dat je een oplossing krijgt die zich nog nergens bewezen heeft en anders uitpakt dan verwacht. Het kan dan wel een circulaire oplossing zijn, maar als het niet voldoet aan de verwachtingen, dan moet je daar als opdrachtgever verantwoording voor afleggen. De veilige route is dan: doen wat je altijd al deed.”

Duurzaam inkopen is niet moeilijk. Je zet het in de eisen en klaar. Maar het is wel hartstikke risicovol.

Floris den Boer, coördinator buyer groups bij PIANOo

Van Kesteren: “Persoonlijk zou ik het liefst gaan naar ‘duurzaam, tenzij’, dus dat je moet uitleggen waarom je iets niet duurzaam inkoopt. Dat zou de ideaalwereld zijn, maar daar zijn we nog niet.” Dat ‘duurzaam, tenzij’ nog geen eis is, heeft mede te maken met vastgelegde kennis. Den Boer: “Veel gemeenten hebben bijvoorbeeld een handboek openbare ruimte. Dat is een boekwerk van driehonderd tot vierhonderd pagina’s met onder meer het legpatroon van de stoeptegels, de verf voor de lantaarnpalen en de type bomen die we neerzetten. Alles is uitgedacht voor bijna elke inkoopcategorie. Dat gooi je niet zo makkelijk overboord voor een duurzamere oplossing. Dat is de spanning waar we nu in zitten.”

Organisatiebreed veranderen
Volgens de drie geïnterviewden zijn de buyer groups geslaagd als de uitkomsten terug te zien zijn in de aanbestedingen. Den Boer voegt daarnaast toe: “Ik hoop dat dit traject daadwerkelijk de benodigde verandering bewerkstelligt in de hele organisatie. Van beleid, opdrachtgevers, beheerders tot inkopers. Verduurzaming vraagt van iedereen een gedragsverandering.”

Voor de toepassing van de duurzame oplossingen uit de buyer groups is dus gedragsverandering nodig. De opdrachtgevers die zich hebben aangemeld voor een buyer group hebben echter al de intentie om met duurzaamheid aan de slag te gaan. Ze brengen concrete projecten in. Hoe worden de organisaties die de verandering het hardst nodig hebben, ook betrokken?

Den Boer: “Het is natuurlijk een koplopersbenadering. De duurzame transitie is voor veel partijen risicovol en tijdrovend. Door het samen te doen, verdeel je het werk, risico’s en kunnen we een versnelling aanbrengen. Daarnaast vragen we de groepen die meedoen om actief uit te dragen wat ze aan het doen zijn, zodat zij ook andere opdrachtgevers kunnen overtuigen.”

Persoonlijk zou ik het liefst gaan naar ‘duurzaam, tenzij’, dus dat je moet uitleggen waarom je iets niet duurzaam inkoopt. Dat zou de ideaalwereld zijn, maar daar zijn we nog niet.

Maarten van Kesteren, beleidsmedewerker ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Donker-Blacha ziet dat de buyer groups geen heilige graal zijn, maar wel een stap in de goede richting. “Je gaat denken vanuit gemeenschappelijkheid. Nu wordt er vaak nog per school ingekocht, wat niet efficiënt is en waardoor scholen ook niet als een ‘markt’ worden gezien. Wij willen kijken hoe we het generieke deel van de opdrachten zo goed mogelijk kunnen optuigen. Uiteraard heeft iedere school ook een uniek karakter, maar door het gemeenschappelijke gelijk te trekken, geven we een duidelijk signaal af aan de markt. We zeggen hiermee: als je hierin investeert, zijn meerdere scholen geïnteresseerd.”

Veranker duurzaamheid in je organisatie
Een reden dat de zestien buyer groups een succes lijken te worden, is omdat alle stakeholders betrokken en gecommitteerd zijn. Een tip die Den Boer mee wil geven aan opdrachtgevers die duurzaam willen gaan inkopen: “Zorg dat de duurzame ambitie in je hele organisatie verankerd is. Bijvoorbeeld: wij willen graag de meest duurzame school van Nederland zijn of de meest duurzame gemeente. Als dit organisatiebreed gedragen wordt, gaat iedereen er ook makkelijker in mee. Anders blijft duurzaam inkopen het een ‘ding’ van de inkoopafdeling.”

Aanbestedingsalert: In hoeverre kan een aanbestedende dienst dwingende voorschriften opnemen?

Significant Synergy deelt regelmatig interessante jurisprudentie op het gebied van aanbesteden. Deze keer een casus over het opnemen van dwingende voorschriften bij een aanbesteding.

Een gemeente heeft een aanbesteding georganiseerd voor de “Opvang slachtoffers huiselijk geweld” voor een periode vanaf 1 januari 2020. De gemeente heeft bericht dat zij voornemens is de opdracht te gunnen aan een aanbieder en daarbij de aanbieding van de zittende aanbieder uit te sluiten van verdere deelname aan de aanbesteding. De zittende en afgewezen aanbieder heeft de gemeente in kort geding gedagvaard. Tijdens de voorbereiding van het kort geding is gebleken dat er, tijdens de aanbestedingsprocedure, tussen de zittende aanbieder en de gemeente contact is geweest met de directeur Bedrijfsvoering bij de gemeente. Om deze reden wordt de zittende leverancier uitgesloten van verdere deelname aan de aan besteding, aangezien een contactverbod als dwingend voorschrift in de aanbesteding is opgenomen.

Juridisch gezien
Afgezien van (verplichte en facultatieve) uitsluitingsgronden die limitatief zijn, heeft een aanbestedende dienst ook het recht voorschriften in de aanbestedingsprocedure vast te leggen, die door inschrijvers dienen
te worden nageleefd. Het contactverbod zoals vastgelegd in het aanbestedingsdocument en is daarvan een voorbeeld. Het voorschrift strekt er immers toe de gelijke behandeling van inschrijvers te waarborgen en te
voorkomen dat inschrijvers op een niet-transparante manier contact hebben met de aanbestedende dienst. Het voorschrift gaat ook niet verder dan nodig om dat doel te bereiken. Tevens zijn de gevolgen van overtreding van het verbod in de aanbestedingsdocumenten vastgelegd, te weten uitsluiting van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure.

Het blijft immers mogelijk voor de inschrijver contact te zoeken met de aanbestedende dienst over de lopende aanbesteding, maar dat contact moet dan wel plaatsvinden via de in de aanbestedingsdocumenten aangeduide personen, niet zijnde de directeur Bedrijfsvoering van de gemeente. Het hof acht ook het gevolg van uitsluiting, gelet op het belang dat door het voorschrift wordt beschermd, niet disproportioneel. Voor inschrijvers is bovendien duidelijk wat het voorschrift inhoudt en wat de consequentie van schending van het voorschrift is en zij kunnen daarnaar handelen.

Het resultaat en de relatie tot de praktijk
• Het hof acht de automatische uitsluiting, gelet op het belang dat door het voorschrift wordt beschermd, niet disproportioneel. Voor inschrijvers is bovendien duidelijk wat het voorschrift inhoudt en wat de consequentie van schending van het voorschrift is en zij kunnen daarnaar handelen;
​
• Een aanbestedende dienst mag, naast uitsluitingsgronden, ook dwingende voorschriften in aanbestedingsdocumenten vast leggen, indien duidelijk is wat de voorschriften inhouden én wat de gevolgen zijn van het niet naleven daarvan.

Handig
Voor de volledige uitspraak: ECLI:NL:GHDHA:2020:2382, Gerechtshof Den Haag, 200.267.632/01 (rechtspraak.nl).

Ga voor meer informatie naar: https://synergy.significant – groep.nl/rapportages.

Significant Synergy is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Aanbesteding Uitgelicht: Outreachend jongerenwerk

Op het CTM platform worden regelmatig bijzondere zaken ingekocht. In deze rubriek brengen wij iedere maand bijzondere aanbestedingen onder de aandacht. Dit keer: De focus op social return on Investment (SROI) in aanbesteding ‘Outreachend jongerenwerk’ van de gemeente Alkmaar

Wat?
De focus op social return on Investment (SROI) in aanbesteding ‘Outreachend jongerenwerk’

Wie?
Gemeente Alkmaar

Wat wordt er aanbesteed?
De opdracht heeft betrekking op het uitvoeren van het Outreachend jongerenwerk in de gemeente Alkmaar.

De inkoper en coordinator SROI over deze aanbesteding:

Carla Sels, Inkoopadviseur Gemeente Alkmaar:
“Als gemeente vinden we het belangrijk een inclusieve samenleving na te streven. Vanuit Inkoop bevorderen we dit door – daar waar passend – SROI op te nemen in aanbestedingen.”

Ying Hung Lee, Coördinator SROI
“Wij zijn er van overtuigd dat veel opdrachtnemers die binnen het sociaal domein werken ook sociaal zijn. Maar ‘sociaal’ is een breed begrip en heeft niet per definitie te maken met SROI (Social Return On Investment). SROI is een instrument om de afstand van mensen tot de arbeidsmarkt te verkleinen. Daarbij richt het zich met name op het investeren in mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Door hen bijvoorbeeld een arbeidsplek aan te bieden of op te leiden, komen zij weer een stap dichterbij de arbeidsmarkt. En op dat terrein zien we mooie mogelijkheden! Ook bij aanbestedingen met een maatschappelijk karakter. Zeker wanneer gemeente en bedrijven de samenwerking opzoeken, gebruikmaken van elkaars expertise en elkaars creativiteit weten te prikkelen.

Binnen de aanbesteding ‘Outreachend jongerenwerk’ is SROI opgenomen als bijzondere uitvoeringsvoorwaarde. Dat biedt veel ruimte om na gunning met opdrachtnemers samen te kijken naar hoe dit ingevuld kan worden. We zoeken daarbij naar de win-win. Met als centrale vraag: ‘Hoe verbinden we mensen die een extra steuntje in de rug nodig hebben op de arbeidsmarkt aan wat een opdrachtnemer belangrijk vindt voor de eigen organisatie?’.“

Over Halte Werk
De coördinatie van SROI is ondergebracht bij Halte Werk. Halte Werk is de sociale dienst van de gemeenten Heerhugowaard, Alkmaar en Langedijk. De organisatie voert voor deze gemeenten de Participatiewet, schuldhulpverlening en aanverwante regelingen uit. Daarnaast werkt Halte Werk op het gebied van jongeren en zelfstandigen ook voor andere gemeenten.

Meer weten? Klik hier voor de aankondiging

Topadvocaat Stellingwerff Beintema: 'Beperkte rechtsbescherming voor inschrijvers'

“De parels in mijn carrière zijn de momenten dat ik win voor een eiser met een echte rechtsvraag”, stelt Anke Stellingwerff Beintema, advocaat en partner bij Maasdam Broers Fischer advocaten. “Winnen voor de eiser (oftewel de inschrijvende kant) is het meest uitdagend, omdat zij bij voorbaat al met 1-0 achterstaan. Dit heeft te maken met de beperkte rechtsbescherming.”

Iedere maand interviewt AanbestedingsCafe.nl een vooraanstaande aanbestedingsadvocaat over zijn/haar carrière, visie en ervaringen.

Hoe ben je in aanraking gekomen met het aanbestedingsrecht?
“Ik heb een master privaatrecht en Europees recht gevolgd. Er zijn maar weinig onderwerpen die beide richtingen dekken. Dus toen ik een scriptie moest schrijven heb ik voor Europees aanbestedingsrecht gekozen. Dit rechtsgebied vond ik erg interessant. Daarom heb ik, toen ik in 2001 de advocatuur in ging, ook gesolliciteerd bij Loyens & Loeff. Zij zochten namelijk iemand met kennis van het aanbestedingsrecht.”

Wat vind je zo leuk aan het aanbestedingsrecht?
“Je hebt veel soorten cliënten in verschillende sectoren, dat maakt het divers. Ook beslaat aanbestedingsrecht alle werkzaamheden van een advocaat: begeleiding van aanbestedingsprocedures, advisering en procederen. Daarnaast vind ik het prettig dat het geen eindeloos durende procedures zijn. Je hebt ook rechtsgebieden, waarin alleen geadviseerd wordt en waarbij je nooit bij een rechtbank terecht komt. Of rechtsgebieden waar je ellenlange bodemprocedures hebt. Aanbestedingsrecht is het beste van de drie werelden.”

“Ik vind ook alles even leuk. Sommige advocaten zien procederen als een doel, maar ik vind het mooier om resultaat te bereiken, zonder dat de gang naar de rechter nodig is. Daar krijg ik meer voldoening van.”

“Ik vind het mooier om resultaat te bereiken zonder dat de gang naar de rechter nodig is”

Anke Stellingwerff Beintema, aanbestedingsadvocaat

Welk moment in je carrière heeft de meeste indruk gemaakt?
“De momenten wanneer ik win voor een eiser en er echt een rechtsvraag aan de orde komt. Dat blijft mij altijd het meest bij. Lang geleden voerde ik een procedure voor Douwe Egberts. Er was gevraagd om koffie met een duurzaamheidskeurmerk, maar moet je daar al over beschikken op moment van inschrijving of pas op moment van uitvoering? Dit was een van de eerste uitspraken, waarin werd geoordeeld dat als het in het programma van eisen staat, dat je er pas bij uitvoering over hoeft te beschikken. Nu is het standaard rechtspraak. Je draagt als advocaat dus bij aan het rechtsgebied.”

Als je naar de aanbestedingspraktijk in Nederland kijkt, hoe doen we het dan?
“Op het vlak van rechtsbescherming zie ik wel verbeterpunten. Als eiser ben je nu altijd in het nadeel. Je schrijft een dagvaarding en pas op de zitting hoor je het verweer. Je kunt wel een beetje anticiperen op het verwachte verweer, maar toch is het redelijk improviseren tijdens de zitting.”

“Een ander aandachtspunt is dat hoger beroep meestal geen zin heeft. Eén rechter bepaalt dus in een snelle procedure over jouw zaak. En meestal verliest de eiser. Dat is merkwaardig, want je gaat niet zomaar naar de rechter. Je kunt nog in hoger beroep, dan maak je misschien nog kans op een schadevergoeding, maar niet meer op de opdracht. Dat is beperkte rechtsbescherming, vind ik. Terwijl er best wat overheidsopdrachten zijn, waarbij het gunnen helemaal niet zo’n spoed heeft. Dan kan best wel een arrest in turbo spoedappèl afgewacht worden.”

Waarom verliest de eiser nu meestal?
“Onder meer vanwege het eerste punt: een schriftelijke ronde ontbreekt. Dus de eiser kan een minder goed verweer voeren tegen het verweer van de aanbestedende dienst. Aanbestedende diensten kunnen zich ook makkelijk verschuilen achter de bedrijfsvertrouwelijke informatie van de beoogde winnaar. En de rechter is vervolgens lijdelijk en vraagt niet door of vraagt niet om inzage in de inschrijving van de beoogde winnaar. In België belandt de hele inschrijving van beide partijen bij de rechter. Dan kan hij met zijn eigen ogen nakijken of er iets is misgegaan. Als eiser ben je in Nederland altijd op een achterstand.”  

Als een schriftelijke ronde wordt toegevoegd, vergroot dit dan de winkans van eisers?
“Ja dat denk ik wel. En die schriftelijke ronde vindt nu door corona ook plaats. Rechters willen de zitting zo kort mogelijk houden en vragen het verweer van de aanbestedende dienst al op voorhand op papier. Dit krijgt de eiser ook te zien. Het gevolg is een veel beter debat. Ik vind dit een eerlijker proces, want de zaak wordt gewonnen op de inhoud en niet omdat iemand te weinig tijd heeft om zich voor te bereiden op het verweer. Ik heb gehoord dat rechters dit ook een positieve ontwikkeling vinden in aanbestedingszaken, dus hopelijk wordt dit na corona voortgezet.”

“Het probleem voor de eiser blijft natuurlijk wel dat er geen inzage is in de inschrijving van de winnaar. Rechters doen zich erg lijdelijk voor. Dat hoort opzichte ook wel bij een civiele procedure, maar het is niet wenselijk.”

“Ook na corona hopelijk een schriftelijke ronde bij aanbestedingsrechtszaak”

Anke Stellingwerff Beintema, aanbestedingsadvocaat

Heb je tot slot nog tips voor de aanbestedende dienst en de inschrijver?
“De aanbestedende dienst zou ik willen adviseren om vragen van inschrijvers serieus te nemen. Kijk hierbij ook goed naar de vraag achter de vraag en antwoord niet altijd per definitie ‘nee’. Hou hierbij ook de belangen van de inschrijver in het vizier en zoek naar manieren om hierin tegemoet te komen zonder dat dit uiteraard afbreuk doet aan de eigen belangen.”

“Voor de inschrijver: wees precies in het opstellen van je inschrijving. Ik zie vaak dat er veel wordt vergeten door inschrijvers. Dan wordt aan mij gevraagd: kan dit nog hersteld worden? Er zijn zeker mogelijkheden voor herstel, maar zelfs al zou een aanbestedende dienst herstel willen toestaan, dan nog mag dit niet zomaar. Het voelt erg zuur als je een simpele post vergeet in te vullen en de aanbestedende dienst je dan uitsluit. Terwijl de aanbestedende dienst ook een goede aanbieding mist. Dit is in niemands belang. Wees dus zorgvuldig.”

Aanbestedingsalert: verkeerde naam in tendermodule, uitsluiting?

Significant Synergy deelt regelmatig interessante jurisprudentie op het gebied van aanbesteden. Deze keer een casus over het gebruiken van een verkeerde naam in Negometrix.

De gemeente Venlo (hierna: de Gemeente), heeft een Europese aanbesteding gehouden met voorselectie voor sociale en specifieke diensten op sociaalmaatschappelijk terrein. Gegadigden konden hun aanmeldingen indienen via de digitale tendermodule van Negometrix.

Op 5 juli 2019 heeft de Gemeente per brief aan de combinatie Buurtteams medegedeeld dat zij samen met gegadigde RadarUitvoering wordt uitgenodigd tot het indienen van een Inschrijving. Per brief van 1 oktober 2019 deelt de Gemeente aan Buurtteams mede dat zij voornemens is de opdracht te gunnen aan Incluzio. Incluzio behoort tot hetzelfde concern als RadarUitvoering. Incluzio had zich in zowel de selectie- als gunningsfase ingeschreven, en alle documenten waren gesteld op naam van Incluzio. Als reden voor het feit dat in de brief van 5 juli 2019 de naam van RadarUitvoering is gebruikt, voert de Gemeente aan dat Incluzio voor de aanmelding gebruik heeft gemaakt van het Negometrix-account van RadarUitvoering. Hierdoor wordt in de brief de naam van de houder van het Negometrix-account genoemd in plaats van de naam van de daadwerkelijke inschrijver Incluzio. Buurtteams vordert hierom in kort geding dat de inschrijving van Incluzio ongeldig wordt verklaard.

De voorzieningenrechter gaat hierin niet mee. Voldoende aannemelijk is dat de vermelding van RadarUitvoering in de brief van 5 juli 2019 berust op een vergissing van de Gemeente en dat er vanuit moet worden gegaan dat de aanmelding in werkelijkheid is ingediend door Incluzio. Dit kan men vaststellen aan de hand van de onderdelen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Deze is op naam van Incluzio ingediend bij de Gemeente. De inschrijving van Incluzio is niet ongeldig.

Juridisch gezien
Van belang is dat uit een aanmelding ondubbelzinnig blijkt wie deze heeft ingediend. Indien dit het geval is, kan de aanmelding niet ongeldig worden verklaard om de simpele reden dat deze is ingediend middels een verkeerd account. De ingediende stukken zijn leidend, niet het aanbestedingsplatform.

Algemeen
De voorzieningenrechter oordeelt dat:

➢ Gebruikmaking van het Negometrix account van RadarUitvoering door Incluzio heeft niet tot gevolg dat een UEA dat is gesteld op naam van Incluzio in feite door RadarUitvoering is ingediend;

➢ De Gemeente heeft met de geopenbaarde onderdelen van het UEA voldoende aannemelijk gemaakt dat de aanmelding door Incluzio is ingediend. De Gemeente kon wegens geheimhouding volstaan met het openbaren van deze onderdelen;

➢ Het account is een medium dat voor de aanmelding wordt gebruikt. Door wie de aanmelding wordt ingediend moet worden vastgesteld aan de hand van de aanmelding zelf.

In relatie tot de praktijk
✓ Let goed op wie de aanmelding heeft ingediend! Als uitgangspunt geldt dat de ingediende stukken, in het bijzonder het UEA, de naam vermelden van de daadwerkelijke gegadigde. Noem daarom die naam in je correspondentie met gegadigden, niet de naam van het account op de tendermodule;

✓ Ben je inschrijver of gegadigde? Maak het de aanbestedende dienst makkelijk en handel vanuit het account waarop je daadwerkelijk gaat inschrijven.

Bron: Gerechtshof Den Haag 10 maart 2020, ECLI:NL:RBDHA:2019:13433

Significant Synergy is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Top 10 best gelezen artikelen in 2020

Wederom sluiten we een mooi nieuwsjaar af.  We hebben je op de hoogte gehouden van de laatste trends, boekrecensies geschreven en het belangrijkste coronanieuws met jullie gedeeld. Wat was voor jou dit jaar het belangrijkst?

Voordat we proosten op het nieuwe jaar, publiceren we de top 10 artikelen van het jaar 2020. Dit vonden onze lezers het meest interessant:

1. Zijn we eindelijk van BVP af, zitten we ineens met RCC…
2. Ernstige twijfels rechtmatigheid aanbesteding corona-apps
3. Gunning opdracht Duitse marineschepen aan Damen leidt tot grote ophef
4. Bidmanager van het jaar: ‘vak wordt ondergewaardeerd’
5. De opdracht op 3A4, inschrijven in drie kwartier
6. Rijkswaterstaat maakt fouten bij aanbesteding SAR
7. Aanbestedingsdata ontleed: volop kansen op de markt van inhuur van derden
8. Zijn rechters te veel op de hand van de aanbestedende dienst?
9. Rijkswaterstaat gaat experimenteren met tweefasencontract
10. Tolkdiensten overheid toch aanbesteed

Topadvocaat Brackmann: 'Aanbestedingsrecht niet uitgekristalliseerd'

“Aanbestedingsrecht is zo interessant, omdat je nog veel zelf moet invullen”, vertelt Suzanne Brackmann. Zij is een ervaren aanbestedingsadvocaat en eigenaar van advocatenkantoor Brackmann Aanbestedingsspecialist. “Als je voor een zaak pleit, komt het nog wel eens voor dat je het kwartje bij de rechter ziet vallen.”

Iedere maand interviewt AanbestedingsCafe.nl een vooraanstaande aanbestedingsadvocaat over zijn/haar carrière, visie en ervaringen.

Hoe ben je in aanraking gekomen met het aanbestedingsrecht?
“Ik ben niet vanaf het eerste moment advocaat in de aanbestedingspraktijk. In het begin van mijn carrière werkte ik bij een groot Zuidas-kantoor en deed veel bouwrechtzaken. Na ongeveer twee jaar kwam er een vraag binnen van een aannemer: ‘we zijn bezig met een aanbesteding en ik heb een vraag, kan ik deze bij jou kwijt?’ Ik had geen idee waar dit precies over ging, maar ik ben het gaan onderzoeken. Intern kon niemand mij echt vertellen wat aanbesteden inhield. Tot ik een wettenbundel vond met daarin een richtlijn. Toen wist ik dat ik mijn specialisatie had gevonden.

We zijn nu bijna 25 jaar verder. Het vak heeft zich natuurlijk ontwikkeld en er zijn inmiddels allerlei leerstukken, waaronder het leerstuk van de abnormaal lage prijs en het leerstuk van de wezenlijke wijziging. Maar toen ik begon, was dit er nog helemaal niet. Er was zelfs geen Nederlands recht. We hadden alleen een Europese richtlijn en er was een wetje dat zei dat die richtlijn Nederlands recht was. Dat maakte het ook erg leuk. Veel vraagstukken behandelde ik op basis van de beginselen, onderbuikgevoel en rechtsgevoel. Zo is het begonnen voor mij.”

Vervolgens ben je een eigen kantoor begonnen.
“Na tien jaar besloot ik inderdaad in 2004 om mijn eigen kantoor te beginnen. Het was toen duidelijk dat ik zou focussen op het aanbestedingsrecht. Sinds een aantal jaar krijgen we ook steeds meer vragen van klanten die niet honderd procent de kern van het aanbestedingsrecht raken, maar daar wel aan gerelateerd zijn. Denk aan contractvragen, zoals: een opdrachtnemer gaat failliet, wat nu? En: ik kan het niet meer doen voor de prijs in de offerte, wat zijn de mogelijkheden? Dat is dus wel bijzonder: dat we vanuit een specialisme nu weer verbreden.”

Wat vind je zo leuk aan het aanbestedingsrecht?
“Juridisch is het aanbestedingsrecht interessant, omdat je ontzettend veel zelf moet bedenken. Het recht is namelijk niet uitgekristalliseerd. Als advocaat werk je daardoor mee aan de ontwikkeling van het rechtsgebied. Daarnaast natuurlijk omdat het procesrecht is. Je kunt blijven corresponderen, maar uiteindelijk moet er een keuze gemaakt worden: gaan we procederen of niet? En dat procederen is voor advocaten de kers op de taart. Daarin komt alles samen.

Aanbestedingsrecht gaat inhoudelijk ook echt ergens over. In mijn allereerste jaren als advocaat deed ik ondernemingsrecht en ging het over aandeelhoudersconstructies. Dat vond ik best van een hoog abstractieniveau. Nu kijk ik om me heen en ik zie dingen waar ik bij betrokken ben geweest. Dat kan het onderhoud van een weg zijn of het uniform van de boa. Die concreetheid spreekt mij erg aan.”

“Juridisch is het aanbestedingsrecht interessant, omdat je ontzettend veel zelf moet bedenken. Het recht is namelijk niet uitgekristalliseerd.

Suzanne Brackmann, aanbestedingsadvocaat

Waar procedeer je vaak over?
“Een zaak die veel terugkomt is de herbeoordeling: de inschrijver is niet tevreden over de punten die hij heeft gekregen en wil dat er nogmaals naar de beoordeling van zijn inschrijving wordt gekeken. Dat is een veelvoorkomende vraag, maar leidt zelden tot succes. Een vraag met een grotere winkans is de herbeoordeling van de winnende partij. Dus: ik begrijp niet waarom de nummer 1 deze punten heeft gekregen.

Deze vraag kreeg ik in een van mijn allereerste zaken. Dit was een kortgedingprocedure over een aanbesteding voor bedrijfskleding. Mijn cliënt was een inschrijvende partij en zei: ik snap waarom ik deze punten heb gekregen, maar ik snap niet waarom de nummer 1 heeft gewonnen.

Dit was in de tijd dat de eisen aan de gunningsbeslissing nog niet zo nauw omschreven waren. We hebben toen betoogd dat we ook willen weten waarom de nummer 1 zijn punten heeft gekregen, want misschien klopt dit wel niet. Tijdens deze zaak zag ik het kwartje vallen bij de rechter en dan weet je dat het goed gaat komen. Ik zeg niet dat dit de opmaat is geweest voor hoe het nu in de wet is geregeld, maar dit soort uitspraken zijn wel onderdeel van de ontwikkeling van het rechtsgebied.”

Welke ontwikkeling valt je op sinds de start van je carrière?
“25 jaar geleden was het sentiment rondom aanbesteden erg negatief. Ik kreeg vaak de vraag: kun jij voorkomen dat we moeten aanbesteden? Die vraag krijg ik nu misschien nog maar één keer per jaar. Dat is een stuk ontwikkeling, kennis en volwassenwording van aanbestedende diensten en bedrijven.”

Als je naar de aanbestedingspraktijk in Nederland kijkt, hoe doen we het dan?
“We doen het best goed, al zijn we niet het braafste jongetje van de klas zoals wel eens beweerd wordt. Ik heb een vrij algemeen beeld dat Duitsland en Denemarken het wel een tandje beter doen. Hier is het aanbestedingsrecht vooral eenvoudiger en strakker geregeld. Als ik het afzet tegen de rechtspraak van het Hof van Justitie, dan heeft Italië een probleem. Maar ook Slovenië, Spanje en Frankrijk komen met enige regelmaat terug in de arresten. Maar laten we eerlijk zijn: ook Nederland.”

“25 jaar geleden was het sentiment rondom aanbesteden erg negatief. Ik kreeg vaak de vraag: kun jij voorkomen dat we moeten aanbesteden? Die vraag krijg ik nu misschien nog maar één keer per jaar.

Suzanne Brackmann, aanbestedingsadvocaat

Waar kan Nederland in verbeteren?
“Hier ligt een voortrekkersrol voor aanbestedende diensten. Zij zouden aanbestedingen minder formalistisch moeten maken. Neem bijvoorbeeld de uitsluitingssanctie. Deze is vrij streng en zo creëert de aanbestedende dienst geen ruimte voor zichzelf om een partij niet uit te sluiten. Deze sanctie komt in erg veel leidraden terug. Mijn tip: beperk dit nu eens tot het hoogstnoodzakelijke. Dus alleen die gedragingen met uitsluiting sanctioneren die ook echt tot uitsluiting moeten leiden.”

Mooie tip. Heb je er ook een voor de inschrijvende kant?
“Ja: elke inschrijving is maatwerk. Schrijf je inschrijving naar de aanbestedende dienst. Dat betekent ook dat als je wordt beoordeeld op meerwaarde, dat je moet kijken naar de doelstellingen die de dienst heeft voor deze aanbesteding. Stem daar je meerwaarde op af. Het klinkt simpel, maar ik zie dat inschrijvers nog steeds de neiging hebben om vooral hun eigen verhaal te vertellen. Mijn tip: ga op de stoel van de aanbestedende dienst zitten en vertel je eigen verhaal, maar zo dat de aanbestedende dienst zijn vraag en zijn probleem herkent en de oplossing ervan waardeert.

Aanbestedingsalert: te laat ingediende gedragsverklaring

Significant Synergy deelt regelmatig interessante jurisprudentie op het gebied van aanbesteden. Deze keer een casus over een te laat ingediende gedragsverklaring aanbesteden.

De provincie heeft een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure georganiseerd om een contract te kunnen sluiten voor het onderhoud van de glasvezelinfrastructuur ten behoeve van bruggen en sluizen. Op de
aanbestedingsprocedure zijn de Aanbestedingswet 2012 (Aw 2012) en het
Aanbestedingsreglement Werken 2016 (ARW 2016) van toepassing. De
onderneming R. heeft na een uitnodiging daartoe een inschrijving ingediend. Zij heeft bij de inschrijving echter geen gedragsverklaring aanbesteden (GVA) ingediend, waar de provincie wel om heeft gevraagd. Om deze reden heeft de provincie de inschrijving van R. als ongeldig terzijde gelegd.

R. is het niet eens met de uitsluiting. Zij stelt dat de wijze waarop zij de
aanbestedingsstukken heeft begrepen in lijn is met artikel 7.10.2 ARW 2016
Daarin is bepaald dat de aanbesteder niet verlangt dat een onderneming bij
haar inschrijving gegevens en inlichtingen op een andere wijze verstrekt, als deze gegevens en inlichtingen in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) kunnen worden gevraagd. R. stelt dat de GVA is bedoeld als bewijs dat geen van de door de provincie gehanteerde uitsluitingsgronden op haar van toepassing zijn. Dit verklaart R. ook in het UEA. De GVA geeft dus inlichtingen die de provincie ook uit het UEA kan verkrijgen. Als uitgangspunt geldt daarom dat de provincie in de inschrijving genoegen moet nemen met het UEA en alleen van de inschrijver die in aanmerking komt voor gunning een GVA mag verlangen.

Het resultaat
De voorzieningenrechter oordeelt dat:
• Op grond van artikel 1.22 Aw 2012 mag een aanbestedende dienst gemotiveerd afwijken van voorschriften uit het ARW 2016. De provincie heeft in dit geval gemotiveerd waarom zij al bij inschrijving over de GVA wilde beschikken. Zij voldoet daarmee aan artikel 1.22 Aw 2012.

In relatie tot de praktijk
• Als je een inschrijver bent, zorg dan dat je alle gevraagde documenten op tijd aanlevert. Als je niet zeker weet of/hoe een bepaald document moet worden aangeleverd, vraag dit dan in het kader van de nota van inlichtingen.
• Als je een aanbesteder bent die gebruikmaakt van het ARW 2016 maar afwijkt van een of meer bepalingen daarin, motiveer dit dan goed!

Aanbesteders mogen gemotiveerd afwijken van de voorschriften uit
het ARW 2016. Dit vloeit voort uit artikel 1.22 van de Aanbestedingswet 2012.

Bron: Rechtbank Den Haag 27 juli 2020, ECLI:NL:RBDHA:2020:8792

Significant Synergy is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Het succes van Aanbesteden in 10 dagen

Voorbereidingen treffen voor een Europese aanbesteding, de uitvraag specificeren en alle benodigde documentatie opstellen, dat proces duurt soms maanden. “Kan dat niet veel sneller, zoals we dat ook in de private sector doen?”, dacht men bij Supply Value. Dat kan inderdaad, want met de Supply Value-methode ‘Aanbesteden in 10 dagen’ lukt het organisaties een complexe aanbesteding binnen tien of soms zelfs vijf dagen compleet voorbereid te hebben. 

De techniek werd eigenlijk geboren uit frustratie, vertelt Menno van Drunen, oprichter van Supply Value. “Klanten zeggen vaak dat ze Europese aanbestedingen erg ingewikkeld vinden, dat het zo lang duurt. Mijn stelling is dat het helemaal niet zo ingewikkeld hoeft te zijn, als je maar weet wat je wilt kopen en de juiste mensen weet samen te brengen.”

Het is niet vreemd dat juist Supply Value deze methode heeft ontwikkeld. De organisatie begeleidt bedrijven al meer dan tien jaar bij het stroomlijnen en verbeteren van hun inkoopproces en het opstellen en uitvoeren van sourcingstrategie. Daarnaast levert het adviesbureau diensten op het gebied van supply chain & operations en digitale netwerksamenwerking. De ervaring met inkoop en aanbesteden, efficiënt werken in teams en Agile sprinttechnieken is nu gebundeld in de tool ‘Aanbesteden in 10 dagen’. Een uniek instrument waarmee het aanbestedingsproces een stuk sneller, goedkoper en beter verloopt.

Tien dagen intensief samenwerken
Bijzonder aan de methode is dat iedereen die bijdraagt aan het voorbereiden van de aanbesteding en de publicatie, tien dagen vrij moet maken in de agenda. Best een opgave voor drukbezette opdrachtgevers, materiedeskundigen en inkopers, maar deze toewijding levert ook veel op. Omdat tijdens die tien dagen de focus (vrijwel) volledig op de aanbesteding ligt, wordt er veel efficiënter gewerkt. Daarnaast is het ook leuker, zegt Van Drunen. “Op deze manier werken geeft meer energie, de kwaliteit van de aanbesteding verbetert en uiteindelijk zijn de kosten ook lager”, vertelt van Drunen.

“Europees aanbesteden hoeft niet ingewikkeld te zijn, als je maar weet wat je wilt kopen en de juiste mensen weet samen te brengen.”

Menno van Drunen, oprichter Supply Value

Supply Value integreert bij Aanbesteden in 10 dagen ook aspecten van Agile werken, Design Thinking en de Value Sprint Methodiek, en inspireert het team met opdrachten die de creativiteit en samenwerking bevorderen. Dat kan zowel op kantoor als online. Elke dag stelt het team met behulp van de experts van Supply Value doelen, met duidelijke deliverables. Aan het einde van de dag wordt er geëvalueerd. Waar staat het team? Wat kan er beter? Op die manier kan het team gedurende de tien dagen blijven verbeteren.

Inkoopproces in kaart brengen
Toewijding is een belangrijke factor bij Aanbesteden in 10 dagen, maar inzicht in het inkoopproces en de besluitvorming net zo goed. Vaak blijft een aanbesteding hangen op sleutelfiguren binnen een bedrijf, de drukste personen op wiens handtekening de inkoper wacht. Door deze personen op een centraal beslismoment bij elkaar te brengen lossen die knelpunten vanzelf op. Dat betekent dat alle expertises betrokken worden, inhoudsdeskundigen, de afdeling finance, inkoop en juridische experts.

Door gebruik te maken van de door Supply Value ontwikkelde Value Sprint Methode kunnen de wensen van de organisatie snel in kaart worden gebracht en wordt continu gevalideerd of de voorbereide aanbesteding aansluit bij deze wensen. Naast deze methode heeft Supply Value ook een set van 120 andere tools waarmee zij meer waarde levert in minder tijd. Afhankelijk van de aard van de aanbesteding kunnen teams bij Aanbesteden in 10 dagen ook gebruik maken van deze instrumenten, zoals het (IT) Value Sourcing Model voor de inkoop van IT-oplossingen, of het Value Contract Management model dat compleet inzicht geeft in het inkoopproces van de organisatie.

Succes in de praktijk
Sinds het begin van dit jaar biedt Supply Value Aanbesteden in 10 dagen aan. De techniek werd de afgelopen maanden al succesvol toegepast bij het UWV en het ministerie van BZK, VWS en SZW. Deelnemers zijn enthousiast over het werken in een multidisciplinair team, waarbij alle benodigde kennis en expertise direct voorhanden is. De snelle besluitvorming draagt niet alleen bij aan een effectieve werkwijze, maar motiveert ook om samen aan de aanbesteding te werken. Aan het einde van de rit ligt er een publicatie, het concrete resultaat van tien dagen hard werken.

Is ‘Aanbesteden in 10 dagen’ vanaf nu dan altijd de heilige graal bij het aanbesteden? “Als je technisch compleet kunt specificeren misschien niet, maar bij het inkopen van complexe dienstverlening of software is deze techniek heel erg geschikt”, zegt van Drunen. “Als je met deze focus werkt, kun je heel snel meters maken en meer kwaliteit leveren tegen lagere kosten.”

Supply Value is Premium Partner van Inkoperscafe.nl.

Aanbesteding Uitgelicht: inzicht in lokale economie

Op het CTM platform worden regelmatig bijzondere zaken ingekocht. In deze rubriek brengen wij iedere maand bijzondere aanbestedingen onder de aandacht. Dit keer: een initiatief waarbij de lokale economie wordt betrokken met een groslijst, uitgevoerd door Pim Benneker van de gemeente Buren. 

Wat?
Groslijst

Wie?
Pim Benneker voor de gemeente Buren

Wat wordt er aanbesteed?
Een van de beleidskaders van de gemeente Buren is om de lokale economie actief te betrekken bij aanbestedingen, zonder uiteraard het belang van de optimale prijskwaliteitsverhouding uit het oog te verliezen. Om inzicht te krijgen in de lokale ondernemers en hen directer aan te kunnen spreken hebben zij het initiatief van een groslijst ontwikkeld. Dit middel wil de gemeente gaan gebruiken om voor de enkelvoudige en meervoudige onderhandse aanbestedingen regionale bedrijven uit te nodigen. Deze groslijst is nu gepubliceerd, en lokale ondernemers kunnen zich vanaf nu aan gaan melden.

Uitdaging van de inkoper
Pim Benneker: “Wij als inkopers hebben onvoldoende kennis over alle bedrijven in de regio, waar ze zitten en in welke branche ze werkzaam zijn. We kunnen niet weten wat iedereen doet. Om dit inzicht wel te krijgen, is de groslijst een uitgelezen tool om in te zetten. Met dit hulpmiddel willen we leveranciers selecteren voor onderhandse aanbestedingen.”

Meer weten? Klik hier voor de aankondiging

Aanbestedingsdata ontleed: weinig oog voor circulair inkopen bij Nederlandse gemeenten

In deze rubriek licht Significant Synergy periodiek een specifiek thema door op basis van openbare aanbestedingsdata. Daarvoor gebruiken wij ons Tenderdashboard. Het Tenderdashboard verzamelt informatie over alle openbare aanbestedingen. Onze klanten helpen wij daarmee marktverkenningen uit te voeren, actuele thema’s te onderzoeken en data gedreven tot een passende aanbestedingsstrategie te komen. Verkregen marktinformatie en inzichten delen wij hier. Doe er je voordeel mee!

Circulair inkopen, de media staan er al een geruime tijd vol mee. Inkoop kan namelijk een bijdrage leveren aan een circulaire economie, een thema met zeer grote impact op het leefklimaat en op een duurzame wereld. Dat is nog eens wat anders dan als inkoper impact leveren op de kosten van je organisatie of op het voorkomen van rechtmatigheidsissues. Bijdragen aan strategische en maatschappelijke belangen, dat is waar ik zelf al vijftien jaar als inkoopprofessional warm voor draai.

Al sinds het akkoord van Parijs in 2015 en de daaruit door Nederland vertaalde doelstellingen ten aanzien van CO₂-reductie en circulariteit, zet Nederland deze doelen door naar haar decentrale overheden. In 2050 zal de CO₂-emissie 95 procent mogen zijn van de emissie in 1990 en zullen provincies, gemeenten en waterschappen honderd procent circulair moeten inkopen. Deze doelen lijken ver weg, maar er is tegelijkertijd veel aandacht voor. Zo richt Stichting Urgenda zich stevig en kritisch op de Nederlandse resultaten en inspanningen ten aanzien van de CO₂-reductie, waar duidelijke stappen nog achterwege lijken te blijven. Maar hoe zit het met de stappen op het vlak van circulair inkopen? We slaan ons Tenderdashboard daar eens op na.

Slechts veertien procent van de Nederlandse gemeenten koopt actief circulair in
We schrikken nogal van dit getal. Ongeveer vijftig gemeenten hebben in de afgelopen jaren aanbestedingen gepubliceerd met een duidelijke circulaire doelstelling. Gelukkig zien we wel dat de afgelopen jaren het aantal gemeenten dat actief circulair inkoopt iets verbetert. Zo waren dit in 2017 nog maar acht gemeenten en in 2019 waren het er 25. Wat ook een zichtbaar positieve beweging is, is dat het aantal aanbestedingen met een circulaire doelstelling de afgelopen jaren stevig toeneemt. Zo waren het er in 2017 nog maar tien. In 2019 groeide dat aantal naar meer dan vijftig (inclusief vooraankondigingen). Maar met een tussenstand van 33 aanbestedingen in 2020 lijkt deze exponentieel stijgende lijn zich vooralsnog niet door te zetten. In absolute getallen valt het circulair inkopen bij gemeenten ons tegen. We concluderen voorzichtig dat gemeenten nog worstelen met de aanpak van dergelijke aanbestedingen.

Positief: veel dialoog met de markt
Dat gemeenten worstelen met dit thema blijkt ook uit de vele marktconsultaties die worden uitgevoerd. Het vaker toepassen van de marktconsultatie zien we overigens als een positieve ontwikkeling. Het helpt om de inkoopvraag op de mogelijkheden van de markt af te stemmen, maar ook om de wijze van beoordelen vast te stellen. Omdat het meten van de mate van circulariteit in de praktijk nog heel lastig is, is die afstemming over de wijze van beoordelen erg belangrijk. Het borgt de transparantie en objectiviteit die de aanbestedingsregels vereisen.

In absolute getallen valt het circulair inkopen bij gemeenten ons tegen. We concluderen voorzichtig dat gemeenten nog worstelen met de aanpak van dergelijke aanbestedingen.

Het verschil in aantal marktconsultaties is overduidelijk. Bij aanbestedingen met een circulaire doelstellingen wordt in dertig procent van de gevallen een marktconsultatie toegepast. Over het geheel van aanbestedingen is dat maar negen procent. Deze ontwikkeling sluit goed aan op de aanbevelingen van onder andere PIANOo en Nevi. En het laat zien dat actief naar samenwerking wordt gezocht tussen inkopers en de markt om impact op dit thema te bereiken.

Bouwen, wegen, inrichten en…koffie
Bij deze analyse van ons Tenderdashboard verwachtten we dat gemeenten zich vooral op de vanuit circulair perspectief impactrijke grond-, weg- en waterbouw zouden richten bij hun aanbestedingen. Toch zien tussen de circulaire aanbestedingen van gemeenten steeds vaker bedrijfsvoeringsthema’s als de warme drankenvoorziening terug. We vinden inmiddels dus mooie voorbeelden op dit vlak. Het is mooi om te zien dat gemeenten hun warme drankenvoorziening circulair maken. Dat betekent namelijk dat zij de circulaire ambities ook echt de organisatie in brengen. De impact van zo’n inkooppakket als koffie mag dan geringer zijn dan die van grootschalige projecten in de openbare ruimte, het draagt zeker bij aan het begrip en draagvlak voor complexere circulaire aanbestedingen. Die vragen namelijk best wat van het aanpassingsvermogen van een organisatie.

Gemeenten besteden zaken als de kantoorinrichting, sanitaire middelen, kleding en drukwerk inmiddels ook circulair aan. Hier liggen dus kansen om de pionierende gemeenten op dit vlak te volgen. Ons advies: leer van elkaar en zoek elkaar op. En laten we de pionierende gemeenten aanmoedigen hun aandacht te verschuiven naar de impactrijke thema’s in de bouw en GWW vanuit de laagdrempeliger ervaringen die ze bij het inkopen van bijvoorbeeld koffie of sanitaire middelen reeds opdeden.

Niets boven intrinsieke motivatie
Vanuit onze ervaringen met circulaire aanbestedingen durven we wel te stellen dat de beperkt concrete doelstellingen op circulair inkopen zoals deze worden opgelegd niet echt richting geven aan de uitvoering van aanbestedingen. ‘100% circulair in 2050’, dat is best vaag en ver weg. Laat staan dat er al veel honderd procent circulaire oplossingen zijn voor de inkoopvraagstukken die wij in het hier en nu formuleren. Circulair inkopen vraagt dus om pionieren en om intrinsieke motivatie. Maar ook om doelstellingen op de lange termijn naar het hier en nu te vertalen. En om behaalde resultaten te vieren en te delen. Ondersteund door die intrinsieke motivatie geef je zo het enthousiasme de ruimte. Ook als de resultaten nog niet zo fors zijn, versterken ze het vliegwiel dat circulariteit aandrijft.

Wat betreft die intrinsieke motivatie en pioniersgeest valt het op dat de politieke stromingen de ambitie van gemeenten om circulair in te kopen beïnvloeden. Want bij de gemeenten die op basis van dit Tenderdashboard pionieren op het gebied van circulair inkopen staat duurzaamheid toch net hoger op de politieke agenda. Dit zorgt dus mede voor de juiste wind en motivatie in die organisaties.

Eerste stap in circulair inkopen
De mooie voorbeelden van deze pioniers en de lessen die ze leren, effenen het pad voor de organisaties waar duurzaamheidsambities nog wat meer vorm moeten krijgen. In ieder geval op de onderwerpen waar nu de voorbeelden ontstaan, hoeven zij de uitdagingen van het circulair inkopen niet langer uit de weg te gaan. Organisaties kunnen Tenderned of het Tenderdashboard goed gebruiken om kansen te herkennen op de gebieden waar zij circulair kunnen inkopen. En om vervolgens logischerwijs de dialoog te zoeken met de markt en met collega’s. Zo is een eerste stap in het circulair inkopen eenvoudig gezet.

Koen Spekreijse is Senior Adviseur bij Significant Synergy en is daar onder andere verantwoordelijk voor het thema MVI. Wil je meer weten over circulair of maatschappelijk verantwoord inkopen en de impact voor jouw organisatie? Neem dan gerust contact met hem op.

Significant Synergy is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Bidmanager van het jaar: ‘vak wordt ondergewaardeerd’

“Bidmanagement kwam heel toevallig op mijn pad”, vertelt Leontien Navest, bidmanager bij Capgemini. “Ik vond altijd heel veel dingen leuk, behalve sales. En toch ben ik daarin terecht gekomen.” En dat niet alleen; op 1 september 2020 is Leontien verkozen tot bidmanager van het jaar. Het vak wordt alleen nog sterk ondergewaardeerd. Het is haar missie om bidmanagement beter op de kaart te zetten.

Wat is het carrièrepad van Leontien geweest? Wat is haar visie op het vak? En wat kan zij mede-bidmanagers adviseren? Daarover spreekt AanbestedingsCafe.nl haar.

Hoe ben je in bidmanagement terecht gekomen?
“Ik ben begonnen bij Ernst & Young Consulting, wat later overgenomen is door Capgemini. In mijn laatste jaren als consultant heb ik onder andere bijgedragen aan de Accelerated Solutions Environment. Dat is zowel een special ingerichte workshopomgeving als een methodiek voor grote groepsinterventies. Je brengt veel mensen bij elkaar en werkt razendsnel een strategie of plan van aanpak uit. Je doet als het ware het werk van drie maanden in drie dagen. 

De laatste jaren dat ik dat deed, klopten er steeds meer infrastructuur-leveranciers aan. Onder meer VolkerWessels, Heijmans en Imtech kwamen bij ons om voor hun tenders in zo’n groepssessie versneld na te denken over hun propositie voor Rijkswaterstaat. Toen ben ik enthousiast geworden over tenderen.

Bidmanagement bleek ook een functie te zijn binnen Capgemini. Dat wist ik niet. Toen gaf ik aan dat ik het wel heel leuk vond om die overstap te maken. Toevallig hadden ze net een vacature. En zo ben ik het vak ingerold.”

Wat vind je zo leuk aan aanbestedingen?
“Ik vind het heerlijk dat je een probleem hebt dat je binnen een hele korte tijd moet oplossen. Je krijgt een bestek van driehonderd pagina’s en dat moet je helemaal doorgronden. Wat zijn de vragen en pijnpunten nu echt? Het komen tot een oplossing vergt bovendien creatieve denkkracht. Tekstschrijven is ook een van mijn hobby’s en dat kan ik hier ook in kwijt. Daarnaast vind ik het leuk om iedereen met elkaar te verbinden en te werken in teamverband. Binnen Capgemini krijgen bidmanagers de vrijheid om de functie zo in te vullen als zij zelf willen. Zolang we maar in staat zijn om de kans op het winnen van een offerte zo groot mogelijk te maken.”

Hoe ben je daarna gegroeid tot een goede bidmanager? 
“Dat is gewoon meters maken. Naarmate je langer bidmanager bent, word je ook een steeds betere bidmanager. Ik begon natuurlijk met de makkelijkere tenders, zoals inhuurmantels. Dit is ook goed te begrijpen als je geen ict-expert bent. Laatst kwam ik in een aanbesteding terecht die heel diepgaand over cybersecuritymanagement ging. Inmiddels vind ik dat ook heel interessant. Zo groei je door.”

Wat was je grootste leermoment in die eerste periode?
“Naast die inhuurmantels waar ik mee begon, had ik meteen ook een heel complex bid. Hierin speelden een Amerikaanse onderaannemer, zware eisen, aansprakelijkheid en grote boetes een rol. Dat juridische aspect, daar had ik in mijn vorige functies nog nooit mee te maken gehad.”

Wat is jouw visie op bidmanagement?
“One size fits all voldoet niet. Je moet als bidmanager flexibel zijn in je aanpak. Persoonlijk vul ik iedere tender weer anders in. Ik kijk naar de uitvraag, wat we nodig hebben, wat de ervaring is van de experts, hoeveel tijd we hebben en hoeveel er geschreven moet worden. Op basis daarvan bepaal ik iedere keer hoe ik het bid aanpak.

Bidmanagement wordt binnen veel organisaties nog erg beschouwd als procesmanagement. Bidmanagers zorgen dat het interne proces doorlopen wordt, dat er netjes op tijd vragen gesteld worden, dat het interne goedkeuringsproces goed verloopt en dat er afspraken ingepland zijn. Mijn visie is dat bidmanagement veel breder is.”

Dat klinkt alsof bidmanagement ondergewaardeerd wordt.
“Klopt. Uiteraard is procesmanagement de basis. Dit moet op orde zijn, maar hiermee maak je niet het verschil als bidmanager. Hoewel Capgemini al behoorlijk professioneel bidmanagement heeft, is het bij velen onbekend wat een bidmanager allemaal doet en kan doen. Sales staat meestal op de voorgrond en de bijdrage van bidmanagement is redelijk onzichtbaar. Ik wil zorgen dat ook het belang van bidmanagement in de organisatie duidelijk wordt.”

Hoe maak je wel het verschil?
“Je maakt het verschil door enerzijds te zorgen voor de spirit in het team. Die energie zorgt dat het team de gedrevenheid krijgt om er met elkaar voor te gaan. Een andere rol van een bidmanager is het geven van sturing aan de inhoud, pricing en strategie. Zoals ik het zie is de bidmanager de ‘stuurman’ die samen met de Sales, die de ‘kapitein’ is, de koers van het bid bepaalt.”

Heb je een best case die jouw flexibele aanpak verduidelijkt?
“Ja, dat was een tender van het ministerie van Algemene Zaken voor het Platform Rijksoverheid Online. Dit was een opdracht voor het beheer, onderhoud en de doorontwikkeling van alle websites van Rijksoverheid.nl. Voor dit bid had ik veel experts nodig voor het beantwoorden van vragen. Deze experts waren echter fulltime bij klantopdrachten ingezet. Toen heb ik ‘braindumpsessies’ georganiseerd om toch alle benodigde informatie te verzamelen. Hier heb ik de group genius toegepast.”

Wat hielden deze sessies en group genius in?
“We hadden steeds sessies van 1,5 uur met groepen van zes tot tien experts. In deze tijd verzamelde ik alle kennis. Ik stelde de vragen en op basis van hun antwoorden heb ik uiteindelijk de beantwoording geschreven. Dat was een mooie manier om de schaarse tijd die de experts beschikbaar hadden zo effectief mogelijk te benutten. In die zin heb ik hen ontlast, maar heb ik toch precies gekregen wat ik nodig had om een goede offerte te maken. En het waren sessies die veel energie opleverden in het team.

De group genius komt uit de tijd van de Accelerated Solutions Environment. Daar maakten we gebruik van de kracht van de groep. Het idee: zet drie mensen bij elkaar en persoon 1 roept A, persoon 2 roept daarop B en dat is een trigger voor persoon 3 om C te roepen. En C is dan de perfecte oplossing. Tot C waren de drie personen los van elkaar niet gekomen. Dit is het ‘1+1=3’-effect.”

Nog een laatste tip voor andere bidmanagers?
“Zorg dat je gereedschapskist als bidmanager zo vol mogelijk zit met templates, methoden en tools, zodat je in staat bent om bij ieder bid voor de juiste aanpak te kiezen. Enerzijds maak je die koffer voller door zelf steeds nieuwe dingen te bedenken, maar ook intervisiegroepen kunnen waardevol zijn. Daarnaast leer je veel van het meelopen met collega-bidmanagers en door onderling ervaringen te delen.”

Aanbesteding Uitgelicht: Voorbereiden archiefmateriaal voor digitalisering

Op het CTM platform worden regelmatig bijzondere zaken ingekocht. In deze rubriek brengen wij iedere maand bijzondere aanbestedingen onder de aandacht. Dit keer: Voorbereiden Archiefmateriaal voor Digitalisering, uitgevoerd door Daniel Douma voor het Nationaal Archief (IUC-Noord). 

Wat is het?
Voorbereiden archiefmateriaal voor digitalisering.

Voor wie?
Daniel Douma voor het Nationaal Archief (IUC-Noord).

Wat wordt er aanbesteed?
Deze nationale openbare procedure is gericht op het voorbereiden van archiefmateriaal op digitalisering. Er moeten bepaalde handelingen verricht worden die eraan bijdragen dat materiaal gereed is. Soms is er ook wat herstelwerk nodig, of bijvoorbeeld het aanbrengen van barcodes, dergelijke handelingen.

Uitdaging voor de inkoper bij zo’n aanbesteding
Daniel Douma van IUC-Noord: “Dit is specialistisch werk, er zijn ook maar een paar bedrijven in Nederland die dit doen. Het is dan ook niet werk wat ik als inkoper elke dag tegen kom. In het begin is het de uitdaging om exact te snappen waar de opdracht over gaat. Wat moet er eigenlijk gebeuren?

Daarnaast willen wij als Rijk verduurzamen. Met verschillende thema’s waaronder klimaat, circulair en innovatie willen we impact creëren met de inkoop die we doen. Als inkoopadviseurs is het belangrijk om onze klant daarin mee te nemen. Hoe we duurzaamheid kunnen verwerken is per opdracht weer verschillend. Hiervoor kijk je als inkoopadviseur welk thema het beste past bij welk type opdracht, rekening houdend met de markt. In deze opdracht heeft zich dat concreet verwerkt in het opnemen van het criterium social return. We dagen inschrijvers uit om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt mee te nemen. Hierbij kun je onder meer denken aan het aanbieden van opleidingsplekken, werkplekken of stages. Door er echt gunningscriteria van te maken, vergroot je ook het bewustzijn bij inschrijvers.”

Meer weten? Klik hier voor de aankondiging.

Aanbesteding uitgelicht: Taaltrainingen Direct Duidelijk

In deze nieuwe rubriek lichten we samen met CTM Solution maandelijks een interessante aanbesteding uit.

Wat is het?
Taaltrainingen Direct Duidelijk

Voor wie?
Ministerie van Buitenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Wat wordt er aanbesteed?
Communiceren kun je leren, heeft men gedacht bij het Ministerie van BZK, en leren is wat er gaat gebeuren. Direct Duidelijk wil ambtenaren van verschillende overheidsinstanties trainen in het gebruik van begrijpelijke taal. Via hun website, maar ook via sociale media zal de beproefde onderwijsmethode van de leverancier worden aangeboden aan gemeenten, provincies, waterschappen en andere overheidsorganen. Het doel is om ambtenaren heldere taal te laten gebruiken, maar ook om te leren collega’s te begeleiden in het gebruik van begrijpelijke taal (de train-de-trainer-methode).

Uitdaging voor de inkoper bij zo’n aanbesteding
Daphne Meijer van UBR|HIS; “De opdrachtgever, de Direct Duidelijk Brigade, is erg enthousiast en weet goed wat ze wil. Als inkoper ligt de uitdaging van deze aanbesteding bij het communiceren van die wens naar de markt, en tegelijk de verwachtingen over de omvang van de opdracht te managen. Want het kan één cursus zijn, of misschien duizend cursussen, over alle overheidsinstanties. Door alles binnen een perceel te houden proberen we het aanbod te optimaliseren”

Meer weten? Klik hier voor de aankondiging

CTM Solution is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Aanbestedingsdata ontleed: Leermanagementsystemen in het onderwijs

In deze rubriek licht Significant Synergy elke zes weken een specifieke markt door op basis van openbare aanbestedingsdata. Daarvoor gebruiken wij ons Aanbestedingsdashboard. Het Aanbestedingsdashboard verzamelt informatie over alle openbare aanbestedingen. Onze klanten helpen wij daarmee marktverkenningen uit te voeren, actuele thema’s te onderzoeken en data gedreven tot een passende aanbestedingsstrategie te komen. Verkregen marktinformatie en inzichten delen wij hier. Doe er je voordeel mee!

Leermanagementsystemen in het onderwijs
Onze tweede publicatie gaat over een specifiek ICT-pakket in het onderwijs, namelijk een leermanagementsystem (ook bekend als ‘elektronische leeromgeving’). Een leermanagementsysteem (hierna: LMS) is een online platform waarbinnen opleidingsactiviteiten georganiseerd kunnen worden. Zo kan door een LMS lesmateriaal beschikbaar worden gesteld en kunnen toetsen en opdrachten gemaakt en ingeleverd worden. Daarnaast zijn andere systemen (zoals een mediabibliotheek of een e-portfolio) vaak te koppelen met het LMS. Het LMS neemt hierdoor een centrale plaats in het applicatielandschap van een onderwijsinstelling in en speelt een belangrijke rol voor zowel leerlingen als docenten in het voortgezet onderwijs, mbo, hbo en wo.

De afgelopen jaren zien wij twee duidelijke ontwikkelingen in de markt voor leermanagementsystemen:

• Er is sprake van een sterke digitalisering in het onderwijs. Deze digitaliseringsslag gaat nog sneller door de situatie rondom COVID-19. Veel onderwijsinstellingen zijn hierdoor genoodzaakt om onderwijs op afstand te verzorgen. Waar voorheen een LMS voornamelijk bij het hbo en wo werd ingezet, zien wij dat ook steeds meer middelbare scholen en roc’s hiervan gebruik maken;

• In de afgelopen jaren is een aantal grote spelers toegetreden tot de Nederlandse markt voor leermanagementsystemen in het onderwijs. Dit terwijl voorheen veelal hbo- en wo-instellingen gebruikmaakten van een systeem (Blackboard) van een dominante marktspeler.

Aan de hand van beschikbare marktinformatie uit ons Aanbestedingsdashboard en onze ervaringen hebben wij de effecten van deze ontwikkelingen nader in kaart gebracht. Het Aanbestedingsdashboard is weergegeven in figuur 1. Wij doen een aantal constateringen met betrekking tot de contractduur, uitgevraagde prijs-kwaliteitverhouding, perceelindelingen en het gebruik van marktconsultaties. Wij hebben hierbij gekeken naar de openbare aanbestedingsdata uit januari 2015 tot en met juni 2020.

 

Contractduur
De duur van de overeenkomsten is in de afgelopen jaren verschoven. Zo werden in 2015/2016 relatief korte contracten gesloten met een looptijd tussen de drie en vijf jaar en is dit in 2019/2020 verschoven naar een looptijd tussen de acht en twaalf jaar. Het kiezen van de contractduur zorgt voor een spanningsveld met aan de ene kant de flexibiliteit als gekozen wordt voor een korte looptijd en aan de andere kant de zekerheid die je borgt door een lang contract.

Daarbij kan een langlopende contractduur leiden tot afhankelijkheid van een partij voor een cruciaal systeem met daarbij het gegeven dat de technologische ontwikkelingen niet stil staan tijdens de contractduur. Daarnaast is de implementatieperiode een factor die de keuze voor de looptijd van de contractduur beïnvloedt. De implementatieperiode is intensief en neemt veel tijd in beslag van de opdrachtnemer, maar ook van de opdrachtgever om het systeem goed te laten aansluiten bij het primaire proces.

Prijs-kwaliteit
Uit het dashboard is verder op te maken dat de prijs relatief gezien een lage weging heeft (tussen de tien procent en veertig procent, zie ook figuur 2). Dit is begrijpelijk gezien de centrale rol die het LMS heeft in het onderwijs. Het is voor aanbestedende diensten niet gewenst om voor een dubbeltje op de eerste rang te zitten; dit kan ten koste gaan van de kwaliteit van het onderwijs. Bovendien zijn de jaarlijkse licentiekosten ook goed te ramen waardoor het makkelijk is om tijdens de aanbesteding een onder- en bovengrens te stellen. Het criterium prijs is hierdoor minder onderscheidend.

Kanttekening hierbij is dat de implementatiekosten vaak onderdeel uitmaken van het prijscriterium bij een aanbesteding. Deze kosten zijn lastiger in te schatten, zeker als een aanbestedende dienst onvoldoende beeld heeft van de activiteiten die tijdens de implementatie uitgevoerd moeten worden. Dit vraagt om voldoende tijd te besteden tijdens een marktconsultatie aan dit onderwerp en daarnaast om een gedetailleerde beschrijving van de situatie en het gewenste resultaat op te nemen in de aanbesteding.

Percelen
Wij zullen bijna zeggen: logischerwijs passen de aanbestedende diensten geen percelen toe (zie ook figuur 3). In de markt voor leermanagementsystemen zijn implementatie en het systeem onlosmakelijk aan elkaar verbonden.

In de aanbestedingen die wij begeleiden zien wij dan ook vaak dat leveranciers van het LMS zelf de implementatie leiden of dat gebruik wordt gemaakt van een vaste implementatiepartner. Dit omdat kennis van het systeem cruciaal is voor de wijze waarop het LMS ingericht wordt bij een onderwijsinstelling. Als gevolg hiervan is het onwenselijk om implementatie en levering van het LMS op te splitsen in percelen, omdat het contracteren van meerdere leveranciers leidt tot onevenredige coördinatie en de onderlinge afstemming aanvullende risico’s met zich mee kan brengen.

Marktconsultatie
Het is noemenswaardig dat in de eerder genoemde periode zeven marktconsultaties zijn gepubliceerd op TenderNed. Dit aantal is enigszins laag maar hoeft nog niet zoveel te zeggen, het is niet verplicht om een marktconsultatie te publiceren via TenderNed.

Ga je voor een marktconsultatie? Denk dan aan onderstaande vragen:

• In welke mate past het toekomstige LMS in het IT-landschap van je organisatie?
• Toets op samenhang van de diverse functionaliteiten, bijvoorbeeld: applicatie portfolio in LMS of als los onderdeel gekoppeld aan LMS?
• Met welke organisatorische maatregelen dien je rekening te houden bij de implementatie?
• Is het verstandig om een proof of concept in te lassen en staan partijen hiervoor open? 

Welke keuzes maak je als organisatie voordat je besluit tot het inkopen van een LMS? Hoe realiseer je dat het LMS aansluit bij het onderwijs dat je wilt geven? Significant Synergy helpt bij het uitwerken van een passende inkoopstrategie en contracteren van het voor jouw organisatie optimale LMS. Daarbij houden wij rekening met de implementatie alsook de wijze waarop de dienstverlening tijdens de contractperiode wordt vormgegeven. Neem voor meer informatie contact op met de consultants van Significant Synergy.

Significant Synergy is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Vakantieleesvoer – deel 5

De vakantie is weer begonnen! Veel inkopers zullen deze zomer genieten van hun welverdiende rust. Natuurlijk is een mooie vakantie niet compleet zonder bijzonder leesvoer. Maar waar moet je beginnen?

Aanbestedingscafe.nl heeft de meest interessante, tijdloze en best gelezen artikelen en columns voor je verzameld. De komende maand bieden we je elke week vijf artikelen aan.

Samenwerken bij aanbestedingen: tips voor het UEA
De aanbestedingswet ziet een inschrijver als één ondernemer die een inschrijving heeft ingediend. De wetgever begrijpt echter ook dat dit niet altijd kan en dat je anderen nodig kan hebben om bijvoorbeeld te voldoen aan de eisen of om een goede propositie neer te zetten. Daarom zijn er mogelijkheden ingebouwd om samen met anderen mee te doen aan een aanbesteding. Aanbestedingsjurist Inge van Laarhoven geeft tips voor het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).

Boekrecensie: Handboek Inschrijven op Aanbestedingen
Het klassieke Handboek Inschrijven op Aanbestedingen van Octavia Siertsema is herzien. Het boek is niet langer alleen voor leveranciers bedoeld, maar voor iedereen die te maken heeft met aanbestedingen. Peter Streefkerk recenseerde ook deze tweede versie: “Octavia Siertsema levert met dit compact en lezenswaardig naslagwerk wederom een meer dan nuttige bijdrage aan het efficiënter en gemakkelijker laten verlopen van aanbestedingsprocessen en -projecten.”

Column: Maatschappelijke waarde? Nepnieuws!
Wist u dat de term ‘maatschappelijke waarde’ eigenlijk in de Aanbestedingswet is opgenomen om kostenbesparing te realiseren? Een containerbegrip waar later nog flink over gebakkeleid zou worden. “Ik vind dat discussies over duurzaamheid en maatschappelijke waarde gevoerd moeten worden op basis van feiten en niet op basis van gevoel en vage termen”, stelt columnist Theo van der Linden.

De ingrediënten voor circulair aanbesteden: samenwerking, bewustwording en overtuigingskracht
Hoe is het eigenlijk om als leverancier van circulaire producten te leveren aan aanbestedende diensten? Welke obstakels komen bedrijven tegen en welke trends zijn er zichtbaar? Wat is er nodig om een circulaire aanbesteding te doen slagen? Circulair ondernemers aan het woord.

Column: wat zijn vertrouwenwekkende maatregelen?
“Het idee achter de ‘vertrouwenwekkende maatregelen’ is dat bedrijven een tweede kans verdienen als ze maatregelen nemen die de betreffende uitsluitingsgrond ‘redelijkerwijs’ kunnen voorkomen.” Hoe pakt dat uit bij een rechtszaak waarbij aanbestedende dienst moest beoordelen of de door het bedrijf genomen maatregelen inderdaad wel vertrouwenwekkend waren?

Vakantieleesvoer – deel 4

De vakantie is weer begonnen! Veel inkopers zullen deze zomer genieten van hun welverdiende rust. Natuurlijk is een mooie vakantie niet compleet zonder bijzonder leesvoer. Maar waar moet je beginnen?

Aanbestedingscafe.nl heeft de meest interessante, tijdloze en best gelezen artikelen en columns voor je verzameld. De komende maand bieden we je elke week vijf artikelen aan.

Corona in Sociaal Domein: we denken pas na over alternatieven als het niet anders kan
In gesprek met Marco van der Spek-Stikkelorum over de invloed van het coronavirus op het sociaal domein. Huishoudelijke hulp kun je één à twee weken uitstellen, maar na drie weken wordt het wel anders.” Tegelijkertijd konden veel mensen ook wél zonder de dingen waar ze gewend aan waren, zag hij. Een pleidooi voor meer flexibiliteit, minder ‘onzinnige zorg’ en zelfredzaamheid.

Column: Welkom bij de Aanbestedingstombola!
Hoe goed voorspel jij de uitkomst van deze tien rechtszaken? Theo van der Linden stelde een quiz samen. Meer dan vijf goed? Dan ben je een heuse kenner.

Aanbestedingsdata ontleed: volop kansen op de markt van inhuur van derden
De experts van Significant Synergy legden aanbestedingsdata van de jaren 2018, 2019 en 2020 naast elkaar en maakte een overzichtelijk en zeer informatief Aanbestedingsdashboard. Wat blijkt? Op de markt van inhuur van derden zijn volop kansen voor de komende jaren.

Column: Ernstige twijfels rechtmatigheid aanbesteding corona-apps
De markt zag zelden zulke hoge spoed als bij de aanbesteding van de corona-app door het ministerie van VWS. Is deze snelheid terecht en geoorloofd, vraagt Inge van Laarhoven zich af. Had men het niet beter in bestaande contracten met leveranciers kunnen zoeken?

Stikstof: raamcontracten net zo belangrijk als duurzame gunningscriteria
Om de stikstofuitstoot in de bouw omlaag te krijgen is het net zo belangrijk om in te zetten op langetermijncontracten. Dat biedt bouwers zekerheid, stelt Programmamanager Aanbesteden bij CROW, Joost Fijneman. “Bouwers moeten zeker weten dat zij hun investering terugverdienen. Zodra die beweging is ingezet, zou die zich als een olievlek kunnen verspreiden.”

Vakantieleesvoer – deel 3

De vakantie is weer begonnen! Veel inkopers zullen deze zomer genieten van hun welverdiende rust. Natuurlijk is een mooie vakantie niet compleet zonder bijzonder leesvoer. Maar waar moet je beginnen?

Aanbestedingscafe.nl heeft de meest interessante, tijdloze en best gelezen artikelen en columns voor je verzameld. De komende maand bieden we je elke week vijf artikelen aan.

Boekrecensie: Ben ik in beeld?
Menig thuiswerker heeft er al heel wat conference-calls op zitten in 2020. Worstel je af en toe nog met Zoom-meetings of videobellen? Of wil je weten hoe je het écht professioneel aanpakt? Volgens recensent Peter Streefkerk is het boek “Ben ik in Beeld?” dan zeker een aanrader.

Erasmus MC bereidde zich in januari al voor op corona
Strategisch Inkoper bij het Erasmus MC Vincent Suttorp vertelt hoe hij en zijn collega’s de uitbraak van het coronavirus dit voorjaar beleefden. Een goede voorbereiding en afstemming was essentieel om een tekort aan geneesmiddelen te voorkomen. “De eerste stap is heel proactief zijn richting je leveranciers: ‘Oké, hoe ga je dit aanpakken?’”

Trends in het Sociaal Domein: hoe speel je daarop in?
In toenemende mate krijgt het sociaal- en zorgdomein te maken met meerjarige aanbestedingen die de verhoudingen tussen kwaliteit en prijscomponenten op scherp zetten. Het rommelt en aangemoedigd door de coronacrisis moeten organisaties meer dan ooit inzetten op innovatie. Welke ontwikkelingen en trends spelen er in het sociaal domein en waar kun je als inschrijver op inspelen?

Als het aan de EU ligt: circulair aanbesteden minder vrijblijvend
De EU introduceert een nieuw actieplan voor een Europese circulaire economie, met de titel ‘Voor een schoner en concurrerender Europa.’ In dit plan staan 35 aanvullende maatregelen om een Europese circulaire economie te bevorderen. Het meest opvallend? Circulair aanbesteden wordt minder vrijblijvend. De EU wil targets en rapportages introduceren om circulair inkopen verder te stimuleren.

How to: aanbesteden voor thuiswerkers
Ga je ook na deze zomervakantie thuis aan de slag? Lees dan deze ervaringen en tips over aanbesteden voor thuiswerkers. Over de voordelen van digitaal werken, minder reistijd en de uitdaging van videobellen en aanbesteden in onzekere tijden.

Vakantieleesvoer – deel 2

De vakantie is weer begonnen! Veel inkopers zullen deze zomer genieten van hun welverdiende rust. Natuurlijk is een mooie vakantie niet compleet zonder bijzonder leesvoer. Maar waar moet je beginnen?

Aanbestedingscafe.nl heeft de meest interessante, tijdloze en best gelezen artikelen en columns voor je verzameld. De komende maand bieden we je elke week vijf artikelen aan.

De uitdagingen van circulair aanbesteden
Circulair aanbesteden. Een mooi begrip, maar ook een abstract begrip. Welke uitdagingen zitten er eigenlijk aan circulair aanbesteden? Hoe schrijf je nu een goede circulaire aanbesteding uit? En hoe maak je die concreet genoeg, zodat de inschrijvende partij er mee aan de slag kan en de opdracht tot het gewenste resultaat leidt? Om dat uit te zoeken spraken we met drie ervaringsdeskundigen op het gebied van circulair aanbesteden.

Column: mag opdracht ongewijzigd worden aanbesteed?
Een aanbesteder mag een aanbestedingsprocedure afbreken zonder dat daarvoor bijzondere omstandigheden zijn vereist. De vrijheid van de aanbesteder om een opdracht opnieuw aan te besteden is beperkter. Maar hoe zit het ook alweer met het heraanbesteden van een ongewijzigde opdracht?

Aanbesteden in coronatijd: denk goed na over rechtsbescherming
Toen het coronavirus zijn intrede deed, brak voor aanbestedende diensten en bedrijven een onzekere tijd aan. Waar moet je vanuit juridisch oogpunt dan extra op letten als je aanbesteding in de startblokken staat? Claire Lombert, aanbestedingsadvocate bij Loyens & Loeff, geeft tips en aandachtspunten.

Zo vergroot stakeholdersmanagement je kansen in het Sociaal Domein
Je wilt je inschrijven op een aanbesteding in het sociaal domein. Wat kan je dan voorafgaand aan deze aanbesteding al doen om je kansen te vergroten? “Stakeholdermanagement”, antwoordt Sikko Bakker, aanbestedingsspecialist bij TenderSucces. “Hiermee haal je de juiste informatie op om onderscheidend vermogen te creëren, doordat je precies weet wat er speelt.”

Column: Aanbesteden anno 2020, andere dingen te doen
Columnist Johan Stolk hekelt het uitstellen van klimaatplannen door het kabinet na het uitbreken van de coronacrisis. “Nu deadlines worden opgeschort en aanbestedingen worden uitgesteld, is het aan organisaties en overheden om de impactmogelijkheden binnen aanbestedingen serieus te verkennen. Want veel mensen, ook ministers, hebben nog andere dingen te doen.”

Vakantieleesvoer – deel 1

De vakantie is weer begonnen! Veel inkopers zullen deze zomer genieten van hun welverdiende rust. Natuurlijk is een mooie vakantie niet compleet zonder bijzonder leesvoer. Maar waar moet je beginnen?

Aanbestedingscafe.nl heeft de meest interessante, tijdloze en best gelezen artikelen en columns voor je verzameld. De komende maand bieden we je elke week vijf artikelen aan.

Column: Zijn we eindelijk van BVP af, zitten we ineens met RCC
Columnist Theo van der Linden ontleedt het nieuwe verschijnsel ‘RCC’: “Net nu we eindelijk van BVP af zijn, doemt het volgende wondermiddel alweer op: RCC ofwel Rapid Circular Contracting. Ik heb de brochure van de Stichting Circulaire Economie doorgenomen, maar ik word niet meteen enthousiast. Wat is RCC?”

Juridische verankering duurzaamheidseisen vraagt systeemverandering
In gesprek met Dr. Willem Janssen, universitair onderzoeker en docent Europees en Nederlands aanbestedingsrecht bij het Public Procurement Research Centre van de Universiteit Utrecht. “We moeten niet zo halsstarrig vasthouden aan het systeem dat we nu hebben. Velen zeggen dat de professionalisering van aanbestedende diensten, ook betekent dat er duurzamer aanbesteed gaat worden. Dat zou goed kunnen, maar waarom zouden we achterblijven met het recht?”

Column: Uitsluitingsgronden en zelfreinigende maatregelen
Fouten kun je maar beter ruiterlijk toegeven. Dat geldt niet alleen voor onjuiste tweets over beweerdelijk wangedrag van bepaalde bevolkingsgroepen, maar ook voor fouten die hebben geleid tot uitsluiting van deelname aan een aanbestedingsprocedure. Een inschrijver die vanwege een ‘ernstige beroepsfout’ van deelname aan een aanbestedingsprocedure was uitgesloten, kan hierover meepraten, zo blijkt uit een uitspraak van de rechtbank Den Haag. Mr. Arthur van Heeswijck legt uit hoe een ernstige beroepsfout ondernemers kan blijven achtervolgen.

Circulair aanbesteden: impulsen van de overheid
In 2016 lanceerde de overheid het rijksbrede programma ‘Circulaire economie’, met een zeer ambitieuze doelstelling: een volledig circulaire economie in 2050. Door in te zetten op circulair hoopt de overheid klimaatverandering tegen te gaan. In 2030 moet het verbruik van metalen, fossiele brandstoffen en mineralen al met de helft zijn afgenomen. Welke impulsen geeft het Rijk aan de markt om dat te bewerkstelligen, specifiek op het gebied van circulair aanbesteden? Wat is er tot nu toe al gedaan? En wat staat er nog op de rol?

Column: minister De Jonge pleit voor meer ellende in de zorg
Columnist Johan Stolk kan zich niet vinden in het voorstel van de minister van VWS. “Hugo de Jonge pleitte weer eens tegen aanbestedingen in het sociaal domein. “De zorg is geen markt, laat staan een Europese markt”. Soepeler procedures dus en een afschaffing van de aanbestedingsplicht, als het aan de minister van Volksgezondheid, Zonnebank en Schoenen ligt. Klinkt mooi natuurlijk. Niemand houdt van plichten en iedereen houdt van vrijheid. Maar wie verder kijkt dan z’n neus lang is, ziet dat de schoen heel ergens anders wringt.”

Stikstof: Raamcontracten net zo belangrijk als duurzame gunningscriteria

De aanbestedingspraktijk in de bouwsector kreeg er flink van langs in het recente eindrapport van het Adviescollege Stikstofaanpak. De huidige aanbestedingspraktijk werd zelfs ‘weinig hoopgevend’ genoemd. Emissiearm bouwen wordt nog te weinig gestimuleerd en aanbestedende diensten maken te weinig gebruik van (zwaarwegende) duurzaamheidscriteria. Wat is er nodig om ook bij aanbestedingen de transitie naar lagere (stikstof)emissies te kunnen maken?

Het vorige artikel over het eindrapport van het Adviescollege Stikstofaanpak vind je hier: ‘Juridische list’ geen optie voor kabinet rondom stikstofproblematiek.

Vooral de infrasector zit erom te springen: ruimte om weer te kunnen bouwen. In het eindrapport onderkent het Adviescollege de benarde positie van bouwers in Nederland. Tegelijkertijd moet ook de bouwsector zelf actie ondernemen om de stikstofuitstoot naar beneden te brengen, ook al is de bouw lang niet de grootste veroorzaker van die uitstoot. Om de stikstofuitstoot flink naar beneden te brengen, moeten de aanbestedingsregels volgens het Adviescollege op de schop. In toenemende mate moeten opdrachtgevers scherpere eisen stellen aan de emissies van een bouwproject.

“Aanbestedende diensten dienen zich te committeren aan een oplopend aandeel van aanbestedingen waarin zo laag mogelijke emissies een doorslaggevende rol in de gunning spelen. Het Rijk moet op korte termijn met medeoverheden en semipublieke partijen sluitende afspraken maken over aanbestedingsregels.” Om bedrijven te stimuleren over te gaan op laag-emissiematerieel moet de overheid bovendien subsidie verlenen. Daarnaast zou de overheid volgens de experts juridisch vast moeten leggen dat emissies van bouwprojecten in maximaal tien jaar worden teruggebracht met tachtig procent.

Het belang van langlopende contracten
Het Adviescollege zet dus in op duurzame gunningscriteria en het stimuleren van de aanschaf van laagemissiematerieel. Volgens Joost Fijneman, programmanager Aanbesteden bij kennisplatform CROW, zijn dat niet de enige opties. Fijneman ziet in de praktijk dat het werken in bouwteams en het afsluiten van langlopende (raam)contracten ook kunnen leiden tot flinke emissiereducties. “Op het moment dat je, als marktpartij, weet dat je een raamcontract hebt en je weet dat je de komende vier jaar voor een gemeente werkt, en je bespreekt dan de mogelijkheden voor het beperken van emissies, wordt het veel gemakkelijker om maatregelen te nemen. De kosten daarvan kun je immers uitsmeren over alle projecten die de komende vier jaar langskomen. Dat lukt niet als je dat moet gaan doen voor dat ene project dat er nu aankomt.” Het werkt ook omdat de prijs niet leidend is bij dergelijke aanbestedingen. “Je hebt de prikkel om opportunistisch gedrag te vertonen eruit gehaald. Dat is belangrijk.”

Door voor een bouwteamcombinatie te kiezen kan een aanbestedende dienst de markt bovendien meer vrijheid geven. Dat opent de weg naar een transparant gesprek over de mogelijkheden van emissiereductie. En daar komen vaak betere resultaten uit dan wanneer de aannemer eenzijdig een plan of een aanbieding maakt om daarmee zo goed mogelijk invulling te geven aan een gunningcriterium, zegt hij.

Gunningscriteria bieden zekerheid
Toch staan die gunningscriteria niet voor niets in het rapport, stelt Fijneman. “Het voordeel van die gunningscriteria is dat je daarmee niemand op voorhand uitsluit. Daarmee staat het haaks op andere manieren, dat je het gewoon voorschrijft, dat je er geschiktheidseisen van maakt of het in besteksbepalingen zet. Op het moment dat je dat doet, maak je wel een schifting tussen partijen, maar die is erg zwart-wit: je voldoet wel of je voldoet niet. Het voordeel van gunningscriteria is dat er een ingroeimodel in zit.”

Daarnaast biedt het breed en consequent gebruik van gunningcriteria door de Nederlandse opdrachtgevers voor bouwers ook zekerheid, volgens Fijneman. Ondernemers dat dit de nieuwe praktijk wordt en weten dat investeren in nieuw, schoon materieel loont. “Maar het is, zeker op de korte termijn, nog effectiever om dat te doen binnen raamcontracten omdat een bouwer dan echt zeker weet: binnen dit raamcontract kan ik een heleboel van die investering al gaan terugverdienen.”

Op het moment dat je, als marktpartij, weet dat je een raamcontract hebt en je weet dat je de komende vier jaar voor een gemeente werkt, en je bespreekt dan de mogelijkheden voor het beperken van emissies, dan wordt het veel gemakkelijker om maatregelen te nemen.

Joost Fijneman, Programmamanager Aanbesteden bij CROW

Juridisch vastleggen
Hoe gaat het verder? Minister Schouten liet onlangs in een kamerbrief weten inderdaad juridisch vast te willen leggen dat de stikstofuitstoot in de bouw met tachtig procent omlaag moet in de komende tien jaar. Daarmee volgt ze het advies van het Adviescollege op. Ze wijdde in die brief slechts een enkele zin aan de opmerkingen over aanbesteden: “Aan publieke zijde zijn afspraken nodig over aanbesteding en de ontwikkeling en inzet van een stimuleringsregeling.”

Maar hoe krijg je aanbestedende diensten daadwerkelijk zover om vaker uit te vragen op duurzaamheidscriteria? Fijneman maakt een vergelijking met de Gids Proportionaliteit. “De Gids was bedoeld als flankerend beleid maar werd op een gegeven moment ook wettelijk als uitgangspunt vastgesteld. Je ziet, pas als het die status krijgt, dan gaan aanbestedende diensten ermee aan de slag. Alle handreikingen, aanbevelingen, commissies en voorlichting, die hadden heel weinig effect.” Een Gids Duurzaamheid dan maar? “Ja, dat zou best een aardige optie zijn om verder te onderzoeken. Met dezelfde comply-or-explain-formule erin.”

Volgens Fijneman zit het hem vooral in de combinatie van langetermijncontracten en duurzame gunningscriteria, waarbij bouwers weten dat zij hun investering terugverdienen. Zodra die beweging is ingezet, zou die zich als een olievlek kunnen verspreiden, denkt hij. “Als je dit op een aantal plekken hebt doorgevoerd en je een flink aantal partijen mee hebt, die op deze manier hun investering hebben kunnen doen met voldoende zekerheid, dan nemen al die partijen bij volgende aanbestedingen deel met emissiearm of emissieloos materieel. Als daar dan die gunningscriteria bij komen die maakt dat ze daar ook nog een voordeeltje hebben, dan moet de rest ook mee.”

Aanbestedingsdata ontleed: volop kansen op de markt van inhuur van derden

In deze nieuwe rubriek licht Significant Synergy elke zes weken een specifieke markt door op basis van openbare aanbestedingsdata. Daarvoor gebruiken wij ons Aanbestedingsdashboard. Het Aanbestedingsdashboard verzamelt informatie over alle openbare aanbestedingen in Nederland. De publieke aanbestedingsmarkt kan daardoor efficiënt geanalyseerd en gepresenteerd worden. Onze klanten helpen we daarmee marktverkenningen uit te voeren, actuele thema’s te onderzoeken en data gedreven tot een passende aanbestedingsstrategie te komen. In deze rubriek delen wij deze marktinformatie en verkregen inzichten. Doe er je voordeel mee!

In deze eerste publicatie gaan we in op de markt van de inhuur van extern personeel (derden).

De markt voor inhuur van personeel kent tal van (contract-)vormen van inhuur zoals uitzenden, payrolling, detachering en inzet van zelfstandigen. Daarnaast kiezen organisaties voor verschillende inhuur modellen om de flexibele schil te organiseren, waaronder raamovereenkomsten, Dynamische aankoopsystemen, Managed service providers en brokers.

Schaarste op de arbeidsmarkt en de implementatie van Wet arbeidsmarkt en balans  zijn enkele voorbeelden van ontwikkelingen welke invloed hebben (gehad) op de markt voor inhuur van personeel en mogelijk op de wijze waarop publieke organisaties hun inhuurbeleid vormgeven en voorzien in hun personele behoeften. Aan de hand van beschikbare marktinformatie trachten wij de effecten van deze ontwikkelingen nader te duiden.

In onze database hebben wij daarom bovenstaande zoektermen en thema’s gebruikt en daarnaast diverse relevante CPV-codes. Individuele aanvragen binnen Dynamisch aankoopsystemen zijn uit de resultaten gefilterd om een zuiver beeld te geven van de omvang van de markt en ontwikkelingen in de markt.

Dat levert ons binnen enkele seconden een resultaat op van 847 unieke aanbestedingen die door 399 aanbestedende diensten in de markt zijn gezet sinds 1 januari 2015. Met onze algoritmes zoeken we vervolgens in de aankondigingen van deze aanbestedingen naar diverse velden en indicatoren, zoals de gevolgde procedure, de aard van de opdracht, de looptijd, gunningscriteria en andere relevante onderwerpen. Aanvullend zoeken wij in onderliggende aanbestedingsdocumenten op TenderNed, zoals beschrijvend documenten, programma’s van eisen en nota’s van inlichtingen naar relevante thema’s, zoals Social Return en COVID-19, en welke effecten thema’s hebben op de ontwikkeling van de publieke markt.

Zodra wij ons Aanbestedingsdashboard updaten, krijgen we de volgende resultaten:

Inzichten met betrekking tot het aantal aanbestedingen:
Jaarlijks worden in Nederland ruim honderdvijftig inhuur-gerelateerde aanbestedingen gepubliceerd. Ongeveer een derde hiervan betreffen Dynamisch Aankoopsystemen. Het aantal gepubliceerde dynamische aankoopsystemen loopt sinds 2016 jaarlijks terug. Dit is te verklaren doordat de destijds aankomende afschaffing van de IIB-diensten heeft geleid tot een tijdelijke piek in het aantal gepubliceerde Dynamische Aankoopsystemen in verband met het verlicht aanbestedingsregime dat hiervoor gold. Dit aantal stabiliseert zich weer in de opvolgende jaren.

Op dit moment zijn er 127 lopende inhuur-gerelateerde aanbestedingen, waarvoor marktpartijen zich in kunnen schrijven. Twintig hiervan betreffen reguliere aanbestedingen en 107 hiervan betreffen Dynamisch Aankoopsystemen. Dat het aantal lopende Dynamische Aankoopsystemen hoger ligt, dan het aantal dat jaarlijks wordt gepubliceerd, komt voort uit het feit dat het gedurende de volledige looptijd van een Dynamisch Aankoopsysteem mogelijk is voor marktpartijen om in te schrijven en toe te treden tot de betreffende DAS. Dit betekent dus dat verschillende sinds 2016 nog steeds toegankelijk zijn voor marktpartijen.

Er zijn weinig effecten waarneembaar in het aantal aanbestedingen in 2020 vergeleken met voorgaande jaren in verband met COVID-19. In maart en april werden zelfs ruim meer aanbestedingen gepubliceerd ten opzichte van voorgaande jaren. Achtergrond hierbij is onder meer dat organisaties de uitkomsten en toepassingen van de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) afwachtten alvorens een aanbesteding te publiceren die toekomstbestendig is. Dit is overigens een ontwikkeling welke breder in de markt voor externe inhuur zichtbaar is.

Inzichten met betrekking tot de marktverhoudingen en -ontwikkelingen:

• Gemiddeld schrijven tussen de vier en vijf marktpartijen in op inhuur gerelateerde aanbestedingen (exclusief Dynamisch Aankoopsystemen). Dit aantal is over de jaren heen stabiel.

• In 2020, 2021 en 2022 lopen respectievelijk 152, 99 en 103 overeenkomsten (inclusief optiejaren) af. Voor marktpartijen in de inhuurbranche liggen veel kansen de komende jaren.

Inzichten met betrekking tot aanbestedingsstrategieën en inrichting: In 87 procent van de aanbestedingen telt het gunningscriterium kwaliteit zwaarder mee, dan het gunningscriterium prijs. Het gunningscriterium prijs weegt in vijftig procent van de aanbestedingen voor twintig tot veertig procent mee. Het valt op dat deze trend zich ook in 2020 doorzet met een stijging van 7 procent, ondanks de kostenverhoging van inhuur voor opdrachtgevers welke bijvoorbeeld de implementatie van de Wet Arbeidsmarkt in balans op 1 januari 2020 te weeg heeft gebracht.

Ruim 82 procent van de aanbestedingen bestaat uit één perceel. Waar wel voor een aanbesteding in meerdere percelen wordt gekozen, is dit in de meeste gevallen vanwege een knip in de inhoud (bijvoorbeeld ICT en juridisch personeel). In enkele gevallen wordt een knip gemaakt in het type dienstverlening (bijvoorbeeld payroll en uitzenden).

In ruim 64 procent procent van de aanbestedingen is de openbare procedure gevolgd, en in bijna 24 procent procent is de niet-openbare procedure gevolgd. In de jaren 2015 en 2016 komen we nog enkele afmeldingen in verband met IIB-diensten tegen. Slechts in enkele aanbestedingen wordt een andere procedure gevolgd, zoals een mededingingsprocedure met onderhandeling of een concurrentiegericht dialoog.

Ondanks dat het aantal aanbestedingen op het gebied van inhuur van extern personeel (nog) geen daling laat zien onder invloed van het coronavirus, verwachten wij wel dat deze effecten naar de toekomst toe zichtbaar worden. Daarnaast blijft nieuwe wetgeving op arbeid in aantocht, waaronder de vervanging van de wet DBA. Aanbestedende diensten zullen blijven onderzoeken of het gehanteerde inhuurmodel nog steeds past bij de (HR-doelstellingen) van de organisatie en vanwege de veranderingen in de arbeidsmarkt in staat blijven om kandidaten (voor schaarse functies) te blijven bereiken. Zo nee, kan dit van invloed zijn op een (nieuwe) aanbesteding voor het toekomstbestendig inhuren van personeel.

Welke keuzes maak je als organisatie voordat je besluit tot het extern inhuren van personeel? Hoe realiseer je grip op de kwaliteit en de kosten van externe inhuur? Significant helpt bij het uitwerken van een passende inhuurstrategie en contracteren van de voor uw organisatie optimale inhuuroplossing. Onze ervaring in het domein ‘externe inhuur’ richt zich onder meer op opstellen van een inhuurstrategie, de optimalisatie van het inhuurproces en het (Europees) aanbesteden van (raam)overeenkomsten voor inhuur van personeel. Neem voor meer informatie contact op met de consultants van Significant Synergy.

Dit artikel is geschreven door Rémon van Buuren, Frank van den Dool en Niels van Bruggen.

Significant Synergy is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Samenwerken bij aanbestedingen: tips voor het UEA

De aanbestedingswet ziet een inschrijver als één ondernemer die een inschrijving heeft ingediend. De wetgever begrijpt echter ook dat dit niet altijd kan en dat je anderen nodig kan hebben om bijvoorbeeld te voldoen aan de eisen of om een goede propositie neer te zetten. Daarom zijn er mogelijkheden ingebouwd om samen met anderen mee te doen aan een aanbesteding. Dit kan in de vorm van een beroep op derden, de inzet van onderaannemers, combinatievorming of een mix van deze vormen.

Inge van Laarhoven, eigenaar van TenderSucces, ging hier uitgebreid op in tijdens de (online) kennissessie ‘Samenwerken bij aanbestedingen’. Ook kwam het invullen van het UEA aan bod en werden casussen en interessante vragen van deelnemers behandeld.

Tips UEA bij samenwerkingen

In deze blog naar aanleiding van het webinar geven we je daarom graag een aantal tips mee als het gaat om het UEA bij het inschrijven met andere partijen.

1. Doe je beroep op een derde? Vul dan ‘Nee’ in bij de vraag of je samen met anderen deelneemt

Het beroep op derden vul je in bij ‘Deel II C: informatie over beroep op draagkracht van andere entiteiten’. Hier benoem je ook de specifieke draagkracht waarop je steunt voor elk van de derden. De derden moeten zelf ook een UEA-formulier invullen, alhoewel dit minder uitgebreid is dan voor de inschrijver zelf. Zij vullen namelijk alleen de organisatiegegevens en uitsluitingsgronden in en voorzien het formulier van een handtekening. Let op dat met ‘andere entiteiten’ ook een moeder, – zuster, -of dochteronderneming wordt bedoeld!

2. Als je beroep doet op de referenties van een onderaannemer, waar vul je dan wat in?

Deze partij vul je dan ook in bij ‘Deel II C: informatie over beroep op draagkracht van andere entiteiten’. Hierbij benoem je tevens dat deze partij ook een onderaannemer is. Alleen bij zuivere onderaanneming, zonder beroep op draagkracht, vul je Deel II D in, wanneer hier in de aanbestedingsdocumenten om gevraagd wordt. In dat geval is het namelijk niet nodig voor de onderaannemer om ook een UEA in te vullen.

3. Bij het inschrijven als combinatie vullen alle partijen een eigen UEA in

Wanneer je als combinatie inschrijft zijn alle partijen elk hoofdelijk aansprakelijk en moeten zij los van elkaar het UEA volledig invullen. In dit geval moet er bij de vraag ‘Neemt de ondernemer samen met anderen deel aan de aanbestedingsprocedure?’ ‘Ja’ geantwoord worden.

4. Je hebt onderaannemers, zodra deze een deel, van de in de aanbesteding beschreven opdracht, uit (gaan) voeren

Een van de interessante vragen in het webinar was: ‘Waar trek je de grens tussen onderaanneming of uitbesteding/leverancier? Dit is inderdaad een grijs gebied waar veel discussie in ontstaat. Maar in het algemeen kun je stellen dat wanneer je een onderdeel van de opdracht zoals omschreven in de aanbestedingsdocumenten uitbesteed, dat deze partij dan een onderaannemer is. Bijvoorbeeld: de opdracht betreft schoonmaak en glasbewassing; de glasbewassing besteed je uit aan een onderaannemer. De in te kopen schoonmaakmiddelen die je voor deze opdracht nodig hebt, betrek je van een leverancier. Wanneer het leveren van schoonmaakmiddelen aan de klant óók een onderdeel van de opdracht is, wordt deze leverancier mogelijk wél een onderaannemer. Lees dus altijd goed in de documenten na wat de opdrachtomschrijving is.

5. Vragen of onduidelijkheden? Stel vragen!

Let op dat de aanbestedingsleidraad en bijlagen altijd in samenhang moeten worden gelezen. Staat er in de leidraad NIET dat de derde die je inzet een UEA moet invullen? Dan moet je dit tóch doen, omdat dit wél duidelijk in het UEA staat. Zie hiervoor een uitspraak van rechtbank Amsterdam.

Twijfel je over de informatie die je moet verstrekken of zijn er onduidelijkheden? Stel vragen! Begin daarom, zeker wanneer je in samenwerking inschrijft, al vóór de sluiting van de vragenronde met het invullen of verzamelen van alle formele invuldocumenten, zodat je bij onduidelijkheden nog aan de bel kunt trekken.

'Juridische list' geen optie voor kabinet rondom stikstofproblematiek

Het Adviescollege Stikstofproblematiek bracht het afgelopen jaar maar liefst vier rapporten uit nadat de Raad van State in mei 2019 een streep zette door het Programma Aanpak Stikstof. Afgelopen maand presenteerde het college – onder leiding van oud-minister Remkes – het eindrapport. Als het kabinet de adviezen opvolgt leidt dat tot verregaande hervormingen in de landbouw. Komt er dan weer ruimte voor de Nederlandse bouwsector? En welke gevolgen heeft het eindadvies voor aanbestedingen in de bouw?

Het eindrapport, met de titel “Niet alles kan overal”, bevat een advies voor een structurele oplossing voor de stikstofproblematiek. Het eerdere rapport “Niet alles kan”, was vooral gericht op kortetermijnoplossingen. Naar aanleiding van dat rapport schroefde het kabinet de maximumsnelheid op diverse snelwegen terug naar 100km/u. Daarna volgde nog een apart rapport over de landbouw en de luchtvaart. In “Niet alles kan overal”, zet het adviescollege aanbevelingen voor een structurele aanpak uiteen. Waar eerdere kabinetten volgens het college het belang van natuur en economie wilden verenigen en geen knopen durfden door te hakken, is dat nu geen optie meer. “Het verzinnen van een ‘juridische list’ is, los van de vraag of die er zou zijn, in de ogen van het Adviescollege onacceptabel.”

Hervorming landbouw
Het Adviescollege pleit ervoor te streven naar natuurherstel in Natura 2000-gebieden en de stikstofemissie- en depositie te verlagen. De totale emissie moet volgens het Adviescollege met minstens vijftig procent zijn verminderd in 2050. Die doelstelling zou juridisch verankerd moeten worden, als resultaatsverplichting. De helft van het rapport is gewijd aan structurele veranderingen in de landbouw. Deze sector draagt voor een zeer groot deel bij (88 procent) aan de totale uitstoot van NH₃ – ammoniak. Andere sectoren, zoals de bouw en industrie, zijn verantwoordelijk voor de uitstoot van stikstofoxiden (NO_x). Die uitstoot neemt al af door bestaande maatregelen, maar voor de landbouw is zijn er nog geen geldende regels die stikstofuitstoot aan banden leggen.

Om de uitstoot van ammoniak tegen te gaan zet het college in op kringlooplandbouw, modernisatie van mestbeleid en ruimtelijke ordening. Uitkoop van boerenbedrijven is alleen nuttig als deze zich direct naast een zwaarbelast natuurgebied zijn gevestigd. Ook het verhandelen van stikstofrechten wordt niet aangeraden. Dat zou te complex zijn, zich alleen op reductie van stikstof richten (en niet op methaan of nitraat), en leidt tot buitensporige schaalvergroting omdat investeringen terugverdiend moeten worden.

Mobiliteit, industrie en bouw
Na het verlagen van de maximumsnelheid op snelwegen is het advies geen extra maatregelen te nemen ten aanzien van mobiliteit op de weg. Het Klimaatakkoord, Schone Lucht Akkoord en strengere (Europese) normen voor emissieloos verkeer dragen al bij aan verminderde uitstoot. De verwachte afname van het gebruik van fossiele brandstoffen leidt ook tot een verminderde stikstofuitstoot in de industrie. Extra maatregelen kunnen worden ingezet, maar dat is afhankelijk van de invulling van het Klimaatakkoord 2030.

Achilleshiel
In tegenstelling tot bedrijven in andere sectoren, hebben bouwbedrijven sinds het afschaffen van de PAS geen vrijwaring voor activiteiten waarbij stikstofuitstoot optreedt. Het is de “Achilleshiel van de sector”, stelt het Adviescollege. Bovendien wordt de bouw hard geraakt door de stikstofregels, terwijl de sector zelf relatief weinig uitstoot veroorzaakt. Toch ziet men mogelijkheden in de branche zelf. Bouwers die betrokken waren bij het Adviescollege gaven aan dat het mogelijk is binnen tien jaar emissie met tachtig procent te verlagen. Het Adviescollege pleit ervoor ook dit doel juridisch te verankeren. Door materieel te verduurzamen, materialen opnieuw te gebruiken en elektrisch te werken zou de sector verder verduurzaamd kunnen worden.

De hamvraag is: komt er dan extra ruimte voor de bouw? En hoe snel komt die er? Branchevereniging Bouwend Nederland reageerde positief op het eindrapport. “Remkes z’n aanbevelingen moeten worden opgevolgd om stikstofruimte te scheppen voor nieuwe activiteiten”, zei voorzitter Maxime Verhagen. Een belangrijk instrument daarvoor is de ‘drempelwaarde’. Bouwend Nederland pleit al langer voor een dergelijke waarde voor de bouw. Vorige week maakte minister Schouten van Landbouw bekend dat het kabinet de mogelijkheden voor een drempelwaarde op korte termijn gaat onderzoeken. Als de drempelwaarde er komt, hoeft er voor bouwprojecten die onder de drempelwaarde blijven geen speciale natuurvergunning aangevraagd te worden. Maar, daarmee is nog structurele geen oplossing gevonden voor stikstofuitstoot tijdens de gebruiksfase van bouwprojecten in de infrasector. 

Kritisch op aanbestedingspraktijk
Ook bouwaanbestedingen komen aan bod in het eindrapport. Het Adviescollege is kritisch en vindt dat er op dat vlak ruimte is voor verbetering. Zo zouden overheidsinstanties veel vaker uit moeten vragen op duurzame gunningscriteria. Emissiearm bouwen wordt nog nauwelijks gestimuleerd in aanbestedingen. “Alle afspraken over ‘duurzaam inkopen’ ten spijt, is tot op heden de aanbestedingspraktijk weinig hoopgevend. Slechts in 26 procent van de aanbestedingen vormen duurzaamheidsaspecten een onderdeel van de gunningscriteria.”

Dit is deel 1 van twee artikelen over het eindrapport van het Adviescollege Stikstofaanpak. In deel 2 gaan we verder in op de aanbevelingen en het mogelijke effect op de aanbestedingspraktijk.

Corona in sociaal domein: “We denken pas na over alternatieven als het niet anders kan”

Het coronavirus drukte de afgelopen maanden een stempel op het sociaal domein. Zorg moest razendsnel anders georganiseerd worden. Gemeenten kampten als gevolg van de coronacrisis met hogere kosten en klopten aan bij de overheid voor steun. Ook Marco van der Spek-Stikkelorum, inkoopdeskundige binnen het sociaal domein, merkte welke gevolgen het coronavirus had voor de regionale afdeling inkoop en contractbeheer.

Van der Spek-Stikkelorum is inkoopstrateeg en contractmanager binnen het sociaal domein voor acht gemeenten in de regio Gooi- en Vechtstreek. Hij en zijn collega’s moesten net als de rest van Nederland vaker werken op afstand. In het sociaal domein is dat een grotere uitdaging dan in andere sectoren. “Bij het sociaal domein kun je, ten opzichte van andere zaken die je inkoopt, niet zonder samenwerking. En als je start met inkoop is dat doorgaans een mooi moment om weer met aanbieders te spreken, gewoon live. De afgelopen tijd moesten we dat anders doen”, vertelt hij.

Veerkrachtige organisaties en cliënten
Door het coronavirus ontkwamen cliënten niet aan een gewijzigde invulling van hun zorg. Soms viel de dagbesteding weg, in andere gevallen moesten organisaties overstappen op individuele begeleiding. Samenkomen in groepen kon immers niet. De Wmo gaat uit van zogeheten uitstelbare zorg. Van der Spek-Stikkelorum zag dat dat veel impact had op cliënten. “Dat wat uitstelbare zorg wordt genoemd, is dat in een aantal gevallen echt niet. En zeker niet als je kijkt naar de persoonlijke impact op het leven van de inwoners met een ondersteuningsbehoefte. Huishoudelijke hulp kun je één à twee weken uitstellen, maar na drie weken wordt het wel anders.” Toch ziet Van der Spek-Stikkelorum ook dat organisaties en cliënten de veranderende omstandigheden zo goed mogelijk oppakten. Cliënten die niet meer naar een dagbesteding konden, gingen zelf een blokje om. “Dat is niet te vergelijken met elkaar. Maar een hoop mensen kunnen ineens wél zonder de dingen waar ze altijd aan gewend waren. En dat geldt ook voor het sociaal domein in het algemeen: we denken pas na over alternatieven als het niet anders kan.”

Stijgende zorgkosten
Maar hoe zit het dan met die stijgende zorgkosten waar gemeenten tegenaan lopen? Volgens Van der Spek-Stikkelorum draagt het coronavirus zeker bij aan die hogere kosten, maar is dat ook een fenomeen dat sowieso al jaren speelt. Volgens hem draagt een aantal zaken daaraan bij. “Als je kijkt naar wat de maatschappij van iemand verwacht, dan zie je dat die lat steeds hoger wordt gelegd. En het sociaal domein heeft te maken met een open-einde-regeling, met op een aantal vlakken slechte of soms zelfs geen normering. En dat maakt zorg automatisch duur.” De open-einde-regeling bepaalt dat iedereen in Nederland de juiste zorg moet krijgen. “Als iemand aan mijn bureau staat die mij vertelt dat een inwoner hulp nodig heeft, dan kan ik niet zeggen dat dat niet kan. Maar tegelijkertijd is het geld niet oneindig. En die twee dingen verhouding zich niet goed tot elkaar.”

Ook een gebrek aan inzicht in zorgkosten drijft die kosten omhoog. Als voorbeeld geeft hij de Wmo: “Op dit moment is het zo, ongeacht hoeveel zorg je krijgt, dat je een eigen bijdrage van negentien euro per maand betaalt. Dat betekent dat er ook aan die kant helemaal geen rem zit.” Het toepassen van normering, en meer inzicht in en openheid over die kosten is volgens hem dan ook hard nodig omdat de samenleving de almaar stijgende kosten anders niet meer kan dragen. “Als we niet normeren, dan gaan we failliet. Dan worden we ingehaald door de werkelijkheid. Ik denk dat we dan als samenleving niet meer op orde krijgen.” Meer en beter normeren, bijvoorbeeld in de jeugdzorg, leidt er volgens Van der Spek-Stikkelorum toe dat onnodige kosten vermeden kunnen worden, zodat er geen ‘onzinnige’ zaken gedeclareerd worden als zorgkosten. 

Gewoon doorgaan
Waar de gemeente Eindhoven er onlangs voor koos zorginkoop tijdelijk stop te zetten, denkt Van der Spek-Stikkelorum daar niet aan. De regio Gooi- en Vechtstreek koos niet voor verlenging van bestaande contracten, maar voor nieuwe inkoopopdrachten. Volgens hem zijn er altijd wel omstandigheden die het lastig maken. “Nu hebben we corona, volgende week is het weer iets anders.” Ook onzekere voorwaarden hoeven geen belemmering te zijn bij zorginkoop. “De wereld draait gewoon door, ongeacht wat er in een contract staat. Ondanks al die beperkingen en eisen, kun je best met elkaar tot de conclusie komen dat het een bijzondere tijd is en afspreken hoe je daarmee om gaat. Je moet ook gewoon flexibel zijn.”

Daarbij is het volgens hem ook een moment om te evalueren en eens na te gaan of het ook anders kan, zegt hij. Hij pleit ervoor om na te gaan wat echt nodig is en daar het gesprek over aan te gaan. “We moeten hiervan leren en zeggen, een aantal dingen gaan we ook gewoon echt niet meer doen. Die gaan we terugbrengen naar daar waar het hoort, naar de eigen kracht van mensen. Dat stelt gemeenten misschien financieel gezien tot iets in staat, maar veel belangrijker is dat mensen tot iets in staat zijn. Dat mensen zich weer gewaardeerd voelen over zichzelf. Dat ze inzien: ‘Hé, ik kan veel meer dan gedacht’.”

Hervormingen in de jeugdzorg
Ook los van het coronavirus is het sociaal domein in beweging. Zo kondigden minister De Jonge en Dekker in maart van dit jaar aan de jeugdzorg te willen hervormen. Gemeenten moeten onder andere bovenregionaal gaan samenwerken om uniforme zorg te kunnen bieden. “Samenwerking bevorder je niet door het af te dwingen”, zegt Van der Spek-Stikkelorum in een reactie daarop. “Dat werkt alleen als je je er goed bij voelt.” Hij merkt dat het in zijn regio soms lastig is om met acht gemeenten tot besluiten te komen. “Als je bovenregionaal gaat samenwerken krijg je een groter probleem, want wethouders kunnen geen andere gemeente vertegenwoordigen. Maar je kunt ook niet met veertig man gaan zitten, dat schiet niet op.”

Hij vindt dat het in het voorstel vooral over het systeem gaat. “Men wil van een bepaald systeem af, maar uiteindelijk draait het daar niet om. Het gaat om datgene wat we ermee kunnen bereiken. En ik denk dat we met de hervormingen zoals die er nu in staan, aan de achterkant vrij weinig mee bereiken.” In plaats daarvan zou hij liever zien dat er een richtlijn komt voor samenwerking in het hele inkoopproces. “Partijen werken samen op de inkoop, maar op contractmanagement laten ze elkaar weer los. Dan zeg ik, beste overheid, maak dáár dan een richtlijn van. Als u samen iets doet, doet u dat van A tot Z.”

Bouw in spagaat: tussen corona en stikstof

Hoewel de bouw in Nederland niet stil is komen te liggen door de coronacrisis zijn de vooruitzichten allerminst rooskleurig. Een door het coronavirus veroorzaakte recessie zou voor de hele bouw problemen op kunnen leveren en het aantal tenders voor de inframarkt neemt af. Ook een structurele oplossing voor de stikstof- en PFAS-problematiek is er vooralsnog niet.

Eerst stikstof, toen PFAS, nu corona. Het zit de Nederlandse bouwsector niet mee. Vooral de infrasector heeft te lijden onder de stikstofregels. Het coronavirus zorgt daarbij voor een economische neergang, die ook voor andere takken in de bouw gevolgen kan hebben. Het Economisch Instituut voor de Bouw (EIB) voorspelde onlangs dat de grond-, weg- en waterbouw dit jaar met acht procent kan krimpen, in 2021 met 5,5 procent. Voor de nieuwbouw komt het EIB uit op tien procent voor beide jaren. In totaal zou de coronacrisis de gehele bouwsector 40.000 banen kunnen kosten.

In het gezamenlijk manifest ‘Samen doorbouwen aan Nederland’, stellen het Rijk, marktpartijen, provincies en gemeenten dat de bouw als motor van de economie aan de gang moet blijven. Rijkswaterstaat kondigde in het verlengde daarvan onlangs aan infraprojecten naar voren te halen om zo de bouwsector te steunen. Maar, daar komen de stikstofregels weer om de hoek kijken. Bouwers krijgen hoe dan ook te maken met ‘investeringsbeperkingen’, zegt Ruben Heezen van Bouwend Nederland. “Als je het hebt over de aanleg of verbreding van nieuwe wegen, dan krijg je te maken met extra stikstofdepositie in de gebruiksfase. Daar hebben we nog geen structurele oplossing voor.”

Niet alleen van infrabouwers, maar ook van partijen in de woning- en utiliteitsbouw krijgt Bouwend Nederland signalen over een teruglopend aantal aanvragen en krimpende orderportefeuilles. Heezen vreest vooral voor de middellange en lange termijn. “Bedrijven kunnen nu nog verder werken met een orderportefeuille van drie tot zes maanden, maar als er niets bij komt dan gaat het natuurlijk opdrogen. Daar zit de grootste uitdaging voor de komende tijd.” 

Gemeenten besteden minder aan
Ook al wil iedereen dat er doorgebouwd wordt, lang niet elke gemeente lukt het om opdrachten in de markt te zetten. Bouwend Nederland ziet dat vooral kleine gemeenten daar moeite mee hebben. “We krijgen veel signalen dat er wat speelt wat betreft onderhandse aanbestedingen. Dat daar heel weinig bij komt, vooral vanuit gemeenten”, zegt Heezen. Dat heeft volgens hem te maken met een tekort aan geld en mankracht. “Je ziet gemeenten niet voldoende middelen hebben om daarmee door te gaan. In crisissituaties hebben gemeenten de gaten die zijn ontstaan op het sociale domein, proberen te dichten met andere budgetten, zoals die voor groenonderhoud en infrastructuur.” Andere gemeenten hakken geen knopen door omdat ze niet weten waar ze aan toe zijn.

Jan Michiel Hebly, hoogleraar Bouw- en aanbestedingsrecht en aanbestedingsadvocaat, herkent dat beeld. “Er wordt heel verschillend gereageerd door aanbestedende diensten, of ze nou wel of niet doorgaan met aanbestedingen. Sommige gemeenten zie je bijna stilvallen en anderen kiezen ervoor om door te gaan en te kijken waar het schip strandt.”

Heezen vindt niet dat er alleen naar gemeenten gekeken moet worden. “Uiteindelijk heeft het Rijk ervoor gekozen om in hun steunpakketten een grote taak naar de gemeenten over te dragen, dus het zou logisch zijn extra middelen in het gemeentefonds te stoppen, bedoeld voor de infrastructuur.” Zo zouden gemeenten de portefeuilles op peil kunnen houden.

Vertrouwen in de markt
Bij een recessie speelt consumentenvertrouwen ook mee, vooral voor de woningbouw. Bedrijven geven nu al aan dat kopers zich terugtrekken uit (nieuw)bouwprojecten. Heezen is dan ook voorstander van het stimuleren van dat vertrouwen bij consumenten, door te kijken naar startersleningen, de Nationale Hypotheekgarantie en het afschaffen van de overdrachtsbelasting. Ook woningcorporaties zouden gesteund kunnen worden, door de verhuurdersheffing te verlagen. “Dat zijn maatregelen die je nu zou moeten gaan nemen, zodat dat effect zich resulteert in 2021.” Hij hoopt dat het kabinet concrete maatregelen aankondigt op Prinsjesdag.

Leren van de vorige crisis
In 2008 kreeg de bouw ook te kampen met een flinke crisis. Kunnen we daar iets van leren? “Zeker”, zegt Heezen. “Tijdens de vorige crisis zagen we dat de overheid zeker in het begin van de crisis vrij afwachtend heeft gereageerd. Er zijn geen forse steunpakketten al vrij snel tijdens de crisis gelanceerd, voor de sector. Er zijn wel een aantal maatregelen genomen maar die kwamen vrij laat op gang.” Hij vindt dat betrokken partijen er nu op tijd bij zijn, voor wat betreft de coronacrisis. “Wat daarbij wel echt een grote kanttekening is, met name voor de infra en aanbestedingen, is dat die stikstof en PFAS-problematiek opgelost moet worden.”
Ook als het Rijk en gemeenten meer gaan aanbesteden, blijven stikstof en PFAS een probleem. Bouwbedrijven proberen dat op te lossen door gebruik te maken van de ADC-toets. Aanbestedende diensten vragen vaker om emissieloos te bouwen. En er ontstaat ruimte door verlaging van de maximumsnelheid op wegen, maar niet overal. Zo heeft de gemeente Zaanstad grote moeite om aan de woningvraag te voldoen omdat in die regio ook de woningbouw geraakt wordt door de stikstofregels. Elders in het land is dat minder het geval. “Ruimte creëren kan bijvoorbeeld door het extern salderen van natuurherstel wat breder mogelijk te maken, maar hier is wel een structurele oplossing voor nodig en die hebben we op dit moment niet.”

“In feite moeten de kosten voor het schoonmaken van PFAS of het voorkomen van verdere PFAS-vervuiling door degenen die de vervuiling veroorzaken betaald worden, in the end is dat de consument”, volgens Hebly. Moet dat dan van belastinggeld? “Dat is niet ondenkbaar, zoals we ook met zijn allen de verduurzaming van het autopark moeten dragen omdat de overheid vindt dat er meer elektrisch gereden moet worden.”

Erasmus MC bereidde zich in januari al voor op corona

Een uitbraak van een pandemie, hoe ga je daar als inkoper in een academisch ziekenhuis mee om? Vincent Suttorp, strategisch inkoper van geneesmiddelen van het Erasmus Medisch Centrum in Rotterdam, vertelt hoe zijn dagelijkse praktijk er de afgelopen maanden uitzag.

“We besloten eind januari al uitvraag te doen bij onze leveranciers. Op het moment dat er leveringsproblemen zouden ontstaan wilden we dat zij met ons in overleg traden. We wisten dat er iets op ons af kwam, maar niet hoe groot dat zou worden.” De inkoop van geneesmiddelen voor coronapatiënten is breed, maar draait bijvoorbeeld om het middel Propofol. Met dat middel wordt een patiënt in slaap gehouden, zodat deze op de intensive care beademd kan worden. “We waren dus al in contact met onze leveranciers voor de eerste coronapatiënt in Nederland opdook. Medio maart werd het écht serieus.”

“Op zondag 15 maart werd ik gebeld met de vraag of ik wilde komen helpen bij de inkoop van mondkapjes. Er was geen paniek, maar het was wel duidelijk dat we in actie moesten komen.”
Daarna werd er al snel op dagelijkse basis informatie uitgewisseld over voorraden en het aantal patiënten op de intensive care. Verschillende werkgroepen zetten zich in voor het op peil houden van voorraden medicijnen en hulpmiddelen, vanuit het landelijk coördinatiepunt geneesmiddelen. Samenwerking en korte lijnen met de Inspectie voor de Gezondheidszorg en de inkoopcombinatie voor universitair medisch centra IZAAZ waren volgens Suttorp onmisbaar. “We concludeerden al snel: we moeten niet willen dat de één wel voldoende heeft en de ander niet.”

Uitbraak in Noord-Italië
Intussen brak het coronavirus in alle hevigheid uit in Noord-Italië. Dat had ook gevolgen voor de inkoop van geneesmiddelen door Nederlandse ziekenhuizen. “Een van de eerste uitdagingen die er was, was naar aanleiding van de grote uitbraak in Noord-Italië. Daar zit een aantal distributiecentra en fabrieken die geneesmiddelen produceren, dus dat was gelijk een spannende tijd. Dat is allemaal goed gegaan, maar we hebben toen wel de voorraad in onze magazijnen verhoogd.” Daarnaast werden er ook alternatieve middelen ingekocht, zodat er voldoende buffer was.

Een proactieve houding was volgens Suttorp essentieel. “We waren natuurlijk enigszins op voorbereid door het Brexit-scenario dat we enkele maanden daarvoor hadden uitgerold. Dat heeft wel een iets andere inhoud, maar is ook toepasbaar op deze situatie. De eerste stap is heel proactief zijn richting je leveranciers: ‘Oké, hoe ga je dit aanpakken?’”

Iedereen is op zoek naar hetzelfde
Maar hoe koop je datgene in wat iedereen wil hebben? Suttorp: “Uiteraard zijn die geneesmiddelen ook in andere landen erg gewild, maar leveranciers kiezen voor betrouwbare afnemers. Je werkt op basis van je relatie en je gedrag. Een leverancier weet dat hij gezien is als hij hier tien keer een hogere prijs vraagt dan elders. Je zou het niet zeggen, maar de farmacie is qua ethiek ook wel een nette markt. Er wordt veel geld verdiend, maar afspraak is afspraak. Wat betreft mondkapjes zie je dat het voor Chinese leveranciers aantrekkelijk is om in Nederland te leveren.” Het bieden van vastigheid, in combinatie met de inkoop en verkoopethiek van de farmacie in Nederland, heeft er volgens hem aan bijgedragen dat men de crisis het hoofd heeft kunnen bieden.

Ondeugdelijke mondkapjes
De afgelopen maanden kwamen ingekochte en weer afgekeurde mondkapjes regelmatig in het nieuws. Zo werd een partij door de Nederlandse overheid ingekochte mondkapjes direct na aankomst afgekeurd. Suttorp kan zich voorstellen dat dat gebeurt. “Dit soort producten halen we voor een groot gedeelte allemaal uit China. De functie van een leverancier is dan niet meer dan een tussenhandelaar. Als je in de hectiek van corona een container binnenkrijgt ga je niet elk mondkapje controleren.” Volgens Suttorp zijn de kwaliteitsprocessen in het Erasmus Medisch Centrum goed geborgd. Alleen mondkapjes met een CE-markering worden ingekocht, en daarna getest door de afdeling infectiepreventie. Er zijn daardoor geen ondeugdelijke mondkapjes in het ziekenhuis terecht gekomen. “Maar”, zegt Suttorp, “dat neemt niet weg dat wij als Erasmus Medisch Centrum ook buiten onze standaardleverancier hebben moeten inkopen.”

Leverings(on)zekerheid
Suttorp en zijn collega’s blijven alert op de hoeveelheid medicijnen. “Propofol heeft nog wel onze aandacht, ook omdat het gebruikt wordt bij een patiënt die geopereerd wordt.” Hij verwacht later dit jaar leveringsproblemen voor het middel, maar plaatst meteen een kanttekening. Apothekers in de universitair medisch centra worden volgens Suttorp dagelijks geconfronteerd met leveringsproblemen door grondstoftekorten. “De logistieke chain van geneesmiddelen is zo uitgemolken, dat productiefaciliteiten 24 uur per dag draaien. Als er dan net een lijn klaar is wordt er al een andere opgestart. Als die een week later op kwaliteit wordt afgekeurd heb je meteen een probleem. Voor apothekers in de ziekenhuizen is dealen met zulke leveringsproblemen en daarop anticiperen business as usual.”

Dure geneesmiddelen
Suttorp denkt dat het ondanks de uitdagingen wel goed komt met de inkoop van corona-gerelateerde medicijnen. Hij ziet grotere uitdagingen, die vooralsnog weinig met het coronavirus te maken hebben. “Er komen extreem dure geneesmiddelen op ons af. Voor nieuwe therapieën, zoals stamceltherapieën. Het wordt een grote uitdaging, willen we voor iedereen de juiste zorg blijven leveren. Nu zijn er nog twee of drie van dat soort middelen, maar misschien zijn dat er over een paar jaar zijn tien of meer. Hoe ga je dan om met die kosten?”

How to: aanbesteden voor thuiswerkers

De coronacrisis laat het op dit moment niet toe om elkaar in levenden lijve te zien. Hoe ga je te dan werk, als je als thuiswerker midden in een aanbesteding zit? Het is niet wenselijk aanbestedingen te pauzeren of stoppen, juist nu niet. Partijen hebben opdrachten hard nodig met de voorspelde recessie en aflopende contracten moeten vernieuwd worden. Twee experts vertellen over hun werkwijze tijdens de coronacrisis.

Inkoopadviseur Arjan Groen overlegt sinds de start van de coronacrisis digitaal met behulp van Microsoft Teams, Skype en telefoon. Groen is werkzaam bij inkoopcentrum Pro Mereor, dat tijdens de coronacrisis blijft werken aan aanbestedingsvraagstukken. Hij merkt dat er voor- en nadelen aan digitaal werken zitten. “Je moet alles digitaal met elkaar bespreken. Face-to-face is het eenvoudiger te sleutelen aan een behoeftevraag. En als je kritisch met elkaar moet overleggen is dat digitaal ook lastiger.” Desondanks merkt hij dat samen digitaal aan aanbestedingsdocumentatie werken soepel verloopt. Ook is hij minder tijd kwijt aan reizen. Hij adviseert aanbestedende diensten hoe dan ook om door te gaan met aanbesteden, juist nu.

Ook Maurice van Doorn merkt dat digitaal werken uitdagingen oplevert. Hij is consultant bij Hospitality Group en adviseert bij aanbestedingen, in de rol van projectleider of als materiedeskundige. “Elkaar diep in de ogen kijken gaat via internet toch net even wat anders. Het is toch complexer om dingen uitgelegd te krijgen, dingen onderling begrepen te krijgen.” Hij merkt dat de implementatie van aanbestedingen in deze onzekere tijd om creatieve oplossingen vraagt. Opdrachtgever en leverancier moeten samen naar oplossingen zoeken als de coronacrisis tot een probleem leidt bij een inkooptraject.

Creativiteit en maatwerk
Dat teams nu niet bij elkaar kunnen komen hoeft geen obstakel te zijn, ook niet in het geval van een schouwing. Van Doorn organiseerde een digitale versie, waarbij opnames werden gemaakt. Die werden naar alle deelnemende partijen gestuurd. Dat heeft ook zo zijn voordelen. “Je weet heel dan dat iedereen dezelfde informatie krijgt. Wat bij een schouwing sowieso vaak al lastig is, want de ene leverancier durft niet om het hoekje te gaan kijken want als hij op het hoekje gaat kijken wil iedere andere leverancier op het hoekje gaan kijken.”

Onzekerheid
De onzekerheid over de nu geldende maatregelen maakt een aanbesteding aangaan hoe dan ook een uitdaging, niet alleen voor opdrachtgevers maar ook voor leveranciers. Dat zag Van Doorn onlangs nog bij de implementatie van een leasecontract voor een wagenpark. “Daar waren netjes alle auto’s besteld en toen gingen alle autofabrieken plat. Dan zit je met een situatie waarin geen leverancier redelijkerwijs in die vorm de dingen uit kan leveren zoals je dat bedoeld hebt.”

Van Doorn: “Je weet helemaal niet weet hoe dingen zich gaan ontwikkelen. Dus je moet ook met zijn allen wel zorgen dat je daar in je aanbestedingen een slimme manier in verzint om elkaar daar in redelijkheid en billijkheid bepaalde situaties later in te vullen, maar ook wel om dat zodanig in te richten dat je dat op een eerlijke manier met iedereen ook bespreekbaar, oplosbaar en financierbaar maakt.” Ook daarin schuilt volgens hem het belang van maatwerk.

Wel denkt hij dat het voor een aantal sectoren grote invloed gaat hebben tijdens de implementatiefase. “Het zou mij niets verbazen is als dit grote invloed op cateringdienstverlening heeft, of op de schoonmaak. De kaders en mogelijkheden wisselen momenteel regelmatig. Want hoe ga je een bedrijfsrestaurant nu inrichten, of vergaderservice inregelen?” Partijen moeten volgens Van Doorn dan wel met elkaar om tafel gaan zitten. “Dit is een vorm van overmacht waarin je elkaar gewoon op een eerlijke manier moet bejegenen, rekening houdend met de kaders van de regelgeving. Je moet zorgen dat je op een objectieve en meetbare manier de ruimte creëert om de situaties die er nu zijn ook naar de toekomst goed in je aanbesteding te vangen.” Met scenario’s werken is dan een optie, of realistische afspraken maken over situaties waarin meer of minder werk voorhanden is.

Aflopende contracten
Coronacrisis of niet, veel instellingen krijgen vroeg of laat te maken met aflopende contracten. Groen adviseert klanten ondanks de onzekere tijd, zoveel mogelijk aanbestedingen in de markt te zetten. “Dat biedt hoop aan bedrijven. Zij weten dat ze de gunning hebben als ze weer aan de slag kunnen.” Alleen als een aanbesteding praktisch niet uitvoerbaar is, zou hij pas op de plaats maken. “Er ontstaat anders echt een stuwmeer aan aanbestedingen. Dan loop je tegen een muur als je weer aan de slag wilt.” Instellingen zullen bovendien op een gegeven moment nieuwe leveranciers moeten hebben. “In enkele gevallen kun je een overeenkomst verlengen met een paar maanden. Maar als het contract is afgelopen is de coronacrisis alleen geen juridische basis om te verlengen. Dan zul je wel moeten”, voorspelt Groen.

Ook Van Doorn vindt dat aanbestedende diensten zaken niet op de lange baan moeten schuiven. “Wachten niet tot er een oplossing is. We weten niet hoe lang dit duurt en we helpen de economie er ook niet mee. Juist aanbestedende diensten hebben de mogelijkheid aanjager te zijn. Bij de overheid is het nu een stuk eenvoudiger te besluiten over uitgaven dan op een hoop plaatsen in het bedrijfsleven.”

Digitale geletterdheid
Nog een uitdaging: digitaal overleggen. “Online vergaderen moet je leren”, merkt Groen op. Hij besteedt nu meer aandacht aan het voorbereiden van online bijeenkomsten. “De nadruk komt nog meer te liggen op goed je huiswerk doen.” En hij zorgt ervoor dat digitale vergaderingen volgens een strak plan verlopen. Maar een grote groep mensen overeenstemming laten bereiken blijft digitaal toch een grotere uitdaging. “Als je fysiek bij elkaar bent kun je zien hoe mensen op elkaar reageren en ingrijpen. Je komt nu in een heel andere synergie terecht. Mensen die achter een laptop zitten reageren anders dan als je bij elkaar zit.”

Groen verwacht dat sommige nieuwe werkwijzen ook na de coronacrisis nog wel blijven. Vaker op afstand werken als dat mogelijk is, en digitaal samenwerken in bepaalde fasen van de aanbesteding. Want iets minder vaak lang in de auto, dat bevalt best goed. 

Trends in het sociaal domein: hoe speel je daarop in?

In toenemende mate krijgt het sociaal- en zorgdomein te maken met meerjarige aanbestedingen die de verhoudingen tussen kwaliteit en prijscomponenten op scherp zetten. Het rommelt en aangemoedigd door de coronacrisis moeten organisaties meer dan ooit inzetten op innovatie.

Welke ontwikkelingen en trends spelen er in het sociaal domein en waar kun je als inschrijver op inspelen? Deze vraag stelden we aanbestedingsstrateeg Sikko Bakker. Sikko is al dertig jaar werkzaam in het sociaal domein en adviseert zowel gemeenten als aanbieders. Daarnaast is hij werkzaam bij de VNG.

Welke ontwikkelingen spelen er op dit moment in het sociaal domein?
“Een trend die te maken heeft met de coronacrisis is dat aanbestedingen in het sociaal domein wel uitgesteld worden, in tegenstelling tot andere aanbestedingen. Er wordt ook met terughoudendheid gekeken naar nieuwe aanbestedingen, waarbij nieuwe aanbieders toe kunnen treden. Dit ligt gevoelig, omdat men denkt dat een nieuwe organisatie niet snel kan excelleren als het gaat om de uitvoering. Voor de uitvoering heb je namelijk veel contact en overleg nodig en zowel aanbieders als gemeenten hebben nu zoveel te regelen dat de aanbesteding er echt niet meer bij kan. Budgetten worden onzekerder en het is ook onduidelijk wat de vraag zal zijn de komende maanden en jaren. Het is daardoor lastig prioriteiten stellen als het gaat om jeugdhulp, maatschappelijke opvang, begeleiding, beschermd wonen, toename werkloosheid en armoede.

Ook ontstaat door de coronaproblematiek weer de vraag hoe de leefbaarheid in wijken kan worden gewaarborgd. Hier is de afgelopen jaren flink in geïnvesteerd. De huidige situatie heeft invloed op lopende opdrachten en op te maken bestuurlijke keuzes, wijze van inkopen en inhoudelijke prioriteiten. Kunnen organisaties de vraag aan? Waar zit de omslag als het gaat om tijdelijk en structureel geld en focus om in het sociaal domein een stabiele koers te varen? Binnenkort zullen er op dit vlak ook diverse overheidsprogramma’s en subsidietrajectentrajecten bijkomen. Dit zijn kansen voor de huidige partijen om mee te doen met subsidietenders en Europese aanbestedingen.

Een derde trend die aangezwengeld wordt door de huidige situatie heeft te maken met digitalisering. Deze trend kan de bovenstaande ontwikkelingen verzachten. Denk aan het gebruik van gemeenschappelijke portals, videobellen en andere vormen van informatienetwerken om toch contact te leggen met klanten en de organisatie aan te sturen. Dit zal een steeds grotere rol spelen in tenders en geeft partijen, die dit goed geregeld hebben, een voorsprong in een aanbesteding. De vraag die elke organisatie zich moet stellen bij digitalisering is: “in hoeverre wil je investeren in je toekomst en in nieuwe vormen van dienstverlening op afstand?” Om hierin te ondersteunen zijn er stimuleringssubsidies vanuit het Rijk voor onder meer E-health en beeldbellen.

Waar zouden zorg- en welzijnsorganisaties zich nog meer in kunnen profileren?
Het is van belang om extra voordelen en meerwaarde rond je organisatie te creëren. Het is slim om tijdens een aanbesteding extra projecten, contacten of innovaties te laten zien, die ook werken en toegevoegde waarde creëren. Het is niet een kwestie van afwachten tot je de opdracht krijgt. Het gaat er ook om hoe je voorafgaand aan de aanbesteding al op ontwikkelingen hebt ingespeeld. Denk aan de digitaliseringstrend, maar ook: ken je de gemeente en haar wijken al? Heb je al contacten gelegd? Worden innovatieve projecten van jouw organisatie al gesteund door subsidies?”

Kunnen deze inspanningen ook na de gunning nog bijdragen?
“Uiteraard draagt het ook bij aan de uitvoering van de opdracht. Maar er speelt inderdaad nog meer mee. Als de opdracht goed loopt, kunnen organisaties er meer opdrachten bij krijgen. Daarnaast is het voor een gemeente niet altijd nodig om opnieuw aan te besteden en wordt de opdracht bij tevredenheid vaak verlengd. Een aanbesteding kost een gemeente namelijk veel tijd en geld. Ter illustratie: Rotterdam heeft voor Jeugdzorg ongeveer 2,5 miljoen euro uitgegeven aan het organiseren van een nieuwe aanbestedingsronde en dan hebben we de implementatiekosten nog niet in kaart gebracht. Uiteindelijk is maar acht procent aan nieuwe partijen gegund. Zonde.”

De monitor gemeentelijke zorginkoop 2019 toont aan dat negentig procent nog altijd niet wordt aanbesteed.

Sikko Bakker, aanbestedingsspecialist bij TenderSucces

“Boven de aanbestedingsdrempel (in het sociaal domein is deze € 750.000) is het wel verplicht om aan te besteden. Maar daar kan je heel creatief mee omgaan. Sommige aanbestedingen worden wel gepubliceerd, maar binnen een bepaalde context, waardoor slechts een aantal partijen mee kunnen doen.

Bovendien wordt er nog gesleuteld aan de regels. Minister van Volksgezondheid Hugo de Jonge maakt zich er hard voor om de EU-aanbesteding af te schaffen in het sociaal domein. Het is ook een politiek vraagstuk: is zorg iets wat je op de markt moet zetten? Of is het iets wat je gewoon goed moet regelen vanuit de overheid?”. In elk geval is aanbesteden nu nog gewoon verplicht.

Wat is het probleem achter deze vragen?
“We hebben op dit moment de Zorgverzekeringswet, de Wet langdurige zorg, de Wmo en de Jeugdwet. Vier wetten die allemaal over verschillende onderdelen van een persoon (kunnen) gaan. Maar die burger heeft gewoon één vraag of probleem dat op verschillende terreinen speelt. De financiën maken dat die persoon in vieren wordt gedeeld, met alle problemen dat dit weer oplevert. Er moet een transitie gaan plaatsvinden, waarbij de vraag van de klant leidend wordt. Gemeenten willen dit graag, maar kunnen alleen vanuit de Wmo of Jeugdwet sturen. Naar mijn mening is het dus niet de vraag: moet je aanbesteden of niet? Maar juist: Waar leg je de regie en hoe ga je vanuit de klantvraag het systeem opnieuw inrichten?”

TenderSucces is partner van Aanbestedingscafe.nl.

Op 27 mei gaat Sikko Bakker dieper in op het stakeholdermanagement en de scenario’s tijdens het webinar ‘Succesvol aanbesteden in het Sociaal Domein en de zorgsector’. Aanmelden kan hier.

Zo vergroot stakeholdermanagement je kansen in het sociaal domein

Je wilt je inschrijven op een aanbesteding in het sociaal domein. Wat kan je dan voorafgaand aan deze aanbesteding al doen om je kansen te vergroten? “Stakeholdermanagement”, antwoordt Sikko Bakker, aanbestedingsspecialist bij TenderSucces. “Hiermee haal je de juiste informatie op om onderscheidend vermogen te creëren, doordat je precies weet wat er speelt.”

“Aanbesteders willen zien dat je weet hoe het in hun gemeente werkt en dat je de problemen die daar spelen identificeert. Het werkt in je voordeel als je daarop inspeelt. Denk bijvoorbeeld aan het aangaan van verrassende samenwerkingen, bijvoorbeeld op het vlak van trainingen voor vrijwilligers of het reduceren van de bestaande (overbodige) kosten.”

Politieke doel achterhalen
Sikko ziet dat wat er in aanbestedingen staat en wat een gemeente echt wil niet altijd 100% overeenkomt. “Je moet weten wat het intrinsieke doel is van de beoordelaars. De vraag die niet in de aanbesteding staat, maar wel politiek of op korte termijn door de opdrachtgever gewenst is. Je moet bovendien kunnen inschatten of de gemeente echt een verandering aan wil gaan, of dat ze eigenlijk wel tevreden zijn over de huidige werkwijze [lees: huidige leverancier].”

Drie stakeholdergroepen
Hoe ga je aan de slag? “Stakeholdermanagement bestaat uit drie belangrijke pijlers: de gemeente, de professionals in het veld en de concurrentie. Binnen de gemeente is het goed om te weten wie er aan de touwtjes trekt. Wie ken je hiervan al? Wie moet je leren kennen? Daarnaast is het belangrijk om te weten wat er speelt in de gemeente en zijn wijken/buurten: welke problemen spelen er? Welke knelpunten en successen ervaren de professionals in de praktijk? Daar liggen namelijk kansen voor transformaties. Tot slot moet je je concurrenten leren kennen. Als je weet wat zij gaan doen en welke allianties zij aangaan, kun je ook jouw strategie stevig en onderscheidend vormgeven.”

Stakeholdermanagement in de praktijk
“Een mooi voorbeeld van stakeholdermanagement is de inschrijving die ik heb begeleid voor Welzijnskwartier. Zij wilden graag het jeugd- en jongerenwerk in de gemeente Noordwijk gaan uitvoeren. In dit offerteproces vroegen we ons af: wat is nu de beste oplossing die door de beoordelaars als een succes wordt ervaren en die ze niet hadden verwacht? Hiervoor keken we naar kwaliteit, inhoud en de prijs.

Waar we achter kwamen is dat de gemeente hele dure panden had waar het jongerenwerk in plaatsvond. Dit kostte hen een derde van het budget wat voor professionals beschikbaar was. Hebben ze die panden nodig om de uitvoering vorm te geven? Niet echt. En hoewel we vanwege de lopende contracten niet direct van de panden af konden, was het wel mogelijk om in de inschrijving te stellen dat we uiteindelijk een derde van de structurele financiering van vastgoed eruit wilden halen. Zo konden we meer professionals in de praktijk neerzetten (zonder meerkosten) en samenwerken met buurthuizen en welzijnsorganisaties. Hiermee haalden we een hoge score bij de beoordelaars en lieten we zien dat we gewenste transformaties konden aanjagen.”

Doorrekenen van scenario’s
Naast de stakeholderanalyse was in dit voorbeeld van Welzijnskwartier ook de doorrekening in de businesscase een belangrijke factor. “Hier is het ontwikkelen van scenario’s, om de beste keuze te maken voor jouw organisatie, zeer effectief. Stel dat je het idee hebt dat je inhoudelijk op een aantal punten niet zo sterk bent, dan kan je ook de prijs naar beneden bijstellen, maar je moet wel weten of je het ook kan uitvoeren na de gunning. Hoe bereken je dat en welke risico’s wil je hierin nemen? Hoe bereken je de gewenste prijs/kwaliteit? Daar zijn verschillende scenario’s voor.”

TenderSucces is partner van Aanbestedingscafe.nl.

Op 27 mei gaat Sikko Bakker dieper in op het stakeholdermanagement en de scenario’s tijdens het webinar ‘Succesvol aanbesteden in het Sociaal Domein en de zorgsector’. Aanmelden kan hier.