Publieke inkoop in tijden van crisis: wat kunnen we leren van corona?

Esmee Peters, buitenpromovendus aan de Universiteit Twente was te gast in podcast De Gunningsfactor. Zij vertelde Sander van den Broek en Fredo Schotanus over haar promotieonderzoek naar ‘Publieke Inkoop in tijden van crisis’. Peters is tevens verbonden aan het PPRC, het Public Procurement Research Centre, waar ze hoofdonderzoeker is van het MASSC-project, waarbij MASSC staat voor MAterial Supply Strategies in a Crisis.

Voor haar onderzoek naar publieke inkoop tijdens de coronacrisis interviewde Peters aan het begin van en een aantal keer tijdens de coronacrisis verschillende overheidsinstanties, ziekenhuizen en andere zorginstellingen in binnen- en buitenland. Haar conclusies: we zien elke crisis weer als een nieuwe crisis en leggen niet de link met eerdere crises.

“In crisisinkoop onderscheid ik twee aspecten. Aan de ene kant de strategiekant: moeten we niet meer leveranciers hebben of producten in Nederland laten maken? Aan de andere kant is er de relationele kant: hoe kunnen overheden, leveranciers en (zorg)instellingen beter met elkaar samenwerken? Ik vind dat er nog te veel focus ligt op de strategische kant. We zouden publieke inkoop moeten zien als één groot netwerk om gezamenlijk beter voorbereid te zijn op een volgende crisis.”

Nu de coronacrisis teneinde lijkt te zijn, is dit het moment om te leren voor volgende crises. Hierbij onderscheidt Peters twee typen: snel opkomende en zichtbare crisis zoals corona en langdurige en minder zichtbare crises zoals de klimaatverandering. “Vooral met een langdurige crisis kunnen we moeilijk omgaan. Daarom moeten we nu de tijd en de rust nemen om dat relationele aspect aan te pakken, want daar valt veel te winnen. Met wie zou je in tijden van crisis willen samenwerken? Leg nu de connecties, breng vaardigheden in kaart en bouw aan vertrouwen. Door nu uit te vinden welke partij sterk is op welk vlak, kun je dan straks veel sneller schakelen.”

‘Er is geen aanbesteden in tijden van crisis’

Uit het onderzoek van Peters blijkt wel dat aanbesteden in tijden van crisis totaal anders is. “Aanbesteden lijkt een langdurig en ingewikkeld proces. Daar is in crises geen tijd voor. We zagen dan alle landen hier anders mee omgingen. Zo legden sommige landen de regels helemaal terzijde, hielden andere landen zich er wel aan en bijvoorbeeld Nederland zat er een beetje tussenin. Er is eigenlijk geen aanbesteden in tijden van crisis. Ik heb maar een paar voorbeelden gevonden waar het wel goed ging. Dat verschil in aanpak zorgde ook voor problemen: landen die zich aan de regels hielden, waren niet flexibel en landen die de regels loslieten, hebben nog jaren te maken met de gevolgen daarvan.”

Eigenlijk zijn in elk land veel zaken misgegaan. Werd aan het begin nog gedacht dat landen als de UK, de VS en Nederland goed voorbereid waren op een pandemie, achteraf bleken dat juist de landen waar veel misging. “Wat mij opvalt als je dan vraagt wat partijen ervan hebben geleerd, is dat er een verschil zit in de oorzaak van de problemen en de bedachte oplossing. Vaak wordt er gezegd dat het misging in de samenwerking met de overheid. Maar de oplossing wordt dan gezocht in het aanleggen van meer voorraden of werken met meer lokale leveranciers. Terwijl sommige landen juist veel te veel voorraad hadden. België heeft bijvoorbeeld miljoenen mondkapjes weggegooid. Ook ontkom je er niet aan dat sommige partijen misbruik zullen maken van de situatie.”

Mocht er een nieuwe crisis ontstaan, zijn we dan nu wel voorbereid? “Op inkoopgebied wel voor een crisis zoals corona. We hebben nu ook voldoende producten op voorraad. Maar komt er een andere pandemie, waarvoor andere spullen nodig zijn, dan is het een ander verhaal. Mensen zijn nu eenmaal hardleers.”

Wat Peters na haar onderzoek vooral opvalt is dat we nog te veel kijken naar inkoop als een eilandje. “We zouden juist moeten kijken hoe het in elkaar zit en hoe complex het is. Dat proberen te begrijpen, is belangrijk voor sluipende crises. De onderliggende problemen waren er altijd al, maar bij een crisis zie je dan wat er misgaat. Het feit dat je nog niet weet waar de fouten in het systeem zitten, is de reden dat het misgaat. Juist daar kunnen we van leren.”