Magnifying glass Close

Sneller en goedkoper aanbesteden met DAS

“Wanneer je een raamovereenkomst voor bijvoorbeeld ICT hardware aanbesteedt, ga je een langdurige samenwerking aan met een leverancier. Inschrijvers zijn eenmalig in concurrentie, maar gedurende de contracttijd ben je overgeleverd aan de prijzen die de leverancier jou geeft. Dat kan best goed uitpakken, maar vaak zien we dat aanbestedende diensten teveel betalen. Om dat te voorkomen wil je veel producten en diensten zoveel mogelijk in concurrentie uitvragen. Daarom kan het beter zijn om een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) in te stellen.” Zo stelt Jean-Paul Roegies, inkoopadviseur bij DASmakkelijk.

Een DAS wordt bij veel aanbestedende diensten geassocieerd met de vraag over rechtmatigheid. Mag je van een DAS gebruik maken bij de inhuur van personeel? Roegies stelt dat het niet aan hem is om die vraag te beantwoorden, maar hij wil wel benadrukken dat DAS veel breder inzetbaar is dan alleen voor inhuur. “Een DAS is te gebruiken voor gangbare producten, diensten en werken. Je kan een DAS gebruiken om relatief makkelijk opdrachten in concurrentie te verstrekken. Een uitvraag in een DAS neemt minder tijd in beslag en is flexibeler dan bijvoorbeeld een openbare aanbestedingsprocedure en je kunt steeds opnieuw concurrentie stellen waardoor je betere voorwaarden krijgt.”

Tien dagen
Stel dat je hardware nodig hebt. Wanneer je een traditionele raamovereenkomst aanbesteedt, teken je een contract met een leverancier die je een paar jaar lang producten levert wanneer je die nodig hebt. Wat er ook gebeurt in de markt, je zit vast aan de leverancier die je gecontracteerd hebt. Dat wordt lastig op het moment dat producten gekocht worden die op het moment van aanbesteden nog niet bestonden en dus niet in concurrentie geprijsd zijn. De leverancier kan op dat moment de prijs bepalen. Met een DAS kun je iedere keer wanneer je een vraag hebt een uitvraag doen. Dit betekent, zo maakt Roegies duidelijk, dat “partijen om de opdracht te winnen steeds opnieuw moeten gaan kijken wat ze moeten doen om de beste deal te maken voor jou. Zo is er meer concurrentie, wat leidt tot betere voorwaarden. Je kunt hetzelfde bereiken door opdrachten steeds opnieuw aan te besteden maar dat vraag veel tijd. Een openbare aanbesteding duurt een paar maanden, terwijl bij inzet van een DAS de voorgeschreven doorlooptijden veel korter zijn. Een uitvraag in DAS duurt maar tien dagen.”

Inschrijvingen beoordelen
Roegies geeft bovendien aan dat het met een DAS gemakkelijker is om inschrijvingen te beoordelen. “Wanneer je een lang samenwerkingsverband sluit, moet je allerlei procesvragen stellen. Bij een DAS zijn die vragen niet zo relevant. Het proces is immers al vastgesteld. Het gaat alleen om de concrete spullen die je nodig hebt. Je stelt daardoor simpele vragen die slechts betrekking hebben op de specifieke uitvraag. Dat is fijn voor de aanbestedende dienst, want zij kan gewoon bezig zijn met wat ze nodig heeft, maar het is ook fijn voor inschrijvers. Zij weten immers veel beter waar ze aan toe zijn.”

Lage waarde
Roegies waarschuwt wel dat DAS niet doelmatig is voor producten waarvoor uitvragen een lage waarde hebben, zoals kantoorartikelen en bloemen. “DASmakkelijk hanteert een grens van 15.000 euro. Voor uitvragen met gemiddeld een lagere waarde is een DAS niet de moeite waard; het is heel veel werk voor een hele kleine, of geen, besparing. Je krijgt geen inschrijvers wanneer je ieder keer dat je 10 pennen wil kopen, een offerte van ze vraagt. Dat is niet proportioneel. Een uitvraag in een DAS moet wel enige substantie hebben. Daarnaast ben je verplicht wanneer je een DAS begint voor een bepaald product, alle uitvragen voor dat product in het DAS te publiceren. Ook wanneer het om kleine opdrachtjes gaat. In die gevallen is bundelen via een raamovereenkomst handiger.”

DASmakkelijk
Een DAS kan ook om andere redenen (technisch) ingewikkeld zijn, benadrukt Roegies. “Het is echt een andere manier van aanbesteden. Je moet een systeem hebben dat je continue moet beheren. Als nieuwe leveranciers zich aanmelden voor een DAS moet je die beoordelen en toelaten. Ook het opstellen en beoordelen van een uitvraag kost tijd. Dat is precies waarom wij DASmakkelijk in het leven hebben geroepen. Je kunt dat allemaal aan ons overlaten. Wij stellen een DAS in, wij beoordelen de leveranciers (en wijzen ze soms af), wij helpen bij het opstellen en publiceren van uitvragen, bij het beoordelen van inschrijvingen en het maken van contracten. Wij doen eigenlijk al het nodige zodat aanbestedende diensten zich volledig kunnen concentreren op wat ze nodig hebben.”

DASmakkelijk is premium partner van AanbestedingsCafé.

Partner van Aanbestedingscafé
Partner van Aanbestedingscafé

Reacties (4)

30 april 2019 18:34 uur

is dit niet gewoon een advertorial ipv een artikel?

26 april 2019 18:50 uur

Praktijk leert dat er niet altijd wordt gekozen voor de beste deal ondanks het feit dat het concrete producten gaat.

26 april 2019 15:52 uur

Er zijn veel definities van het woord gangbaar. Meest passend is wellicht "wat veel voorkomt of gebruikt wordt" of "gebruikelijk".

23 april 2019 21:10 uur

Ben wel benieuwd wat de definitie van gangbaar is volgens DASmakkelijk.

Partner van Aanbestedingscafé
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres