Projectondersteuner / coördinator evenementen

Wij zoeken bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) een junior organisatietalent met gevoel voor de relatie en een proactieve, resultaatgerichte houding. In jouw rol sta je aan de lat voor het faciliteren van communities en coördineren van bijeenkomsten (fysiek en online) voor diverse programma’s binnen PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden.

Coördineren betekent dat jij de verbindende schakel wordt tussen collega’s “van de inhoud”, van communicatie, van RVO Evenementen en eventuele externe partijen/personen die een rol spelen bij het evenement. Bij communities zorg jij dat leden worden gefaciliteerd met praktische zaken en help je bij het monitoren en rapporteren van de voortgang. Bij bijeenkomsten zorg je dat de voorbereiding wordt opgestart en bewaak jij de voortgang, samen met jouw interne opdrachtgever.

Takenpakket

Concreet zul je in jouw rol taken oppakken als:

• de voorbereiding en organisatie van fysieke en online bijeenkomsten;
• afstemming met externe stakeholders en contact met de doelgroep/deelnemers;
• afstemming met RVO Evenementen, Communicatie en andere interne partijen;
• plannen van meetings en regelen en reserveren van locaties;
• het verzorgen van inkooptrajecten richting leveranciers;
• het organiseren van afstemming/voortgangsoverleg;
• het verzamelen en rapporteren van managementinformatie (evaluaties, KPI’s, etc.);
• het structureren en verbeteren van het werkproces rondom evenementorganisatie.

Jouw collega’s vertellen: “Deze functie is een prachtige kans voor iemand die met zijn/haar organisatietalent wil bijdragen aan maatschappelijke opgaven.”

Het is belangrijk dat je in nauw contact staat met je collega’s. Daarom ga je – afhankelijk van de agenda – meedraaien in de overlegstructuur van genoemde programmateams (zie hierna) en rapporteer je aan de coördinatoren van die teams. Ook werk je intensief samen met een collega die soortgelijke taken uitvoert.

Programma’s waaraan je gaat meewerken, zijn:

• Buyer Groups: binnen dit meerjarige programma werken publieke en private opdrachtgevers binnen diverse buyer groups gezamenlijk aan een aanpak om duurzaam en sociaal in te kopen. Jij gaat deze kleine inkoopcommunities ondersteunen met de organisatie van bijeenkomsten en het beheren van informatie.
• Aanbestedingsexpertise: primair doel van dit programma is voorlichting geven over de wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden aan overheden en bedrijven. In dit kader ga je bijdragen aan de organisatie van netwerkactiviteiten en grote en kleine bijeenkomsten.
• Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI): binnen dit programma werken we aan het inzetten van inkoop als strategisch instrument om duurzame en sociale impact te maken. Rondom deze thema’s organiseren we diverse bijeenkomsten en communities, die jij samen voor collega’s gaat faciliteren.

Functie-eisen

• Denk- en werkniveau: mbo+ of hoger.
• Ervaring met de organisatie van bijeenkomsten.

Het is een pre, dus geen eis, als je beschikt over:

• kennis van aanbesteden, inkoop of contractmanagement;
• ervaring met het werken in de publieke sector;
• ervaring met het werken bij een kennisintensieve organisatie.

De competenties die wij graag terug zien, zijn:

• Organisatiesensitiviteit: je zorgt voor goede afstemming en een warme relatie met alle betrokken partijen.
• Resultaatgerichtheid: je zorgt voor concrete resultaten, binnen afgesproken tijd en budget.
• Plannen en organiseren: je vindt het leuk om zaken te organiseren en bent hier goed in.

Arbeidsvoorwaarden

• Salarisniveau: schaal 10
• Maandsalaris: min. € 2.957 tot max. € 4.707 (bruto)
• Dienstverband: arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• Contractduur: 1 jaar
• Minimaal aantal uren per week: 32
• Maximaal aantal uren per week: 36

Overige arbeidsvoorwaarden

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Bijzonderheden

RVO ondersteunt het ‘hybride werken’. Ons uitgangspunt is dat je vanaf iedere locatie je werk kunt doen (vanuit huis, op kantoor of elders). Jouw aanwezigheid op de RVO-vestiging in Den Haag en Utrecht zal in nader te omschrijven situaties echter gewenst kunnen zijn. Voor deze functie is de verwachting gemiddeld twee dagen per week op kantoor.

Het betreft een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op vast. Wij bieden je in eerste instantie een contract voor bepaalde tijd. Afhankelijk van functioneren én ontwikkelingen in opdrachten kan een vast contract in beeld komen.

Na sluitingsdatum zal de vacaturetekst en de gegevens van de vacaturehouder online niet meer zichtbaar zijn. Om te voorkomen dat je deze moet opvragen, verzoeken wij je de vacaturetekst te downloaden en te bewaren.

Solliciteren?

Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) nodigt je uit op hun site te solliciteren. Via onderstaande knop verlaat je deze site ga je direct naar het sollicitatieformulier. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren.

Solliciteren

Als je op de sollicitatieknop klikt, ga je naar de website van de werkgever.