Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
04
06
18
Nancy van Bemmel
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Nancy van Bemmel
Dossier: Aanbesteden
Soort: ,

3 oorzaken van faalkosten in aanbestedingen

3 oorzaken van  faalkosten in aanbestedingen

“Faalkosten later in het inkoopproces zijn het ondergeschoven kindje van de inkooptheorie”, stelt Wouter Lohmann, senior consultant bij KPMG. “Vaak wordt in inkoopopleidingen een standaard grafiek gebruikt die laat zien hoeveel invloed je hebt op de kosten. Het idee is dat de invloed op de kosten afneemt hoe verder je in het inkoopproces komt. Dat klopt: de meest kostbare beslissingen worden aan de voorkant van het inkoopproces genomen. Maar de grafiek biedt geen informatie over potentiële faalkosten; die nemen niet evenredig af. Dit effect wordt vaak onderschat.”

Faalkosten, oftewel: kosten die onvoorzien, maar vermijdbaar zijn, zijn echter niet ongewoon in het inkoopproces. Een bekend voorbeeld is de mislukte aanbesteding van de hogesnelheidstrein Fyra, dat NS 770 miljoen euro kostte. Of de zeesluis in IJmuiden die 138 miljoen duurder uitviel dan gedacht. Denk ook aan de ontwikkeling van het landelijk persoonsregister, wat niets opleverde en de overheid 100 miljoen heeft gekost.

“Ook in latere fases blijven de potentiële faalkosten onverminderd hoog”, stelt Lohmann. “De gangbare inkooptheorie leert dat de impact op waarde en kosten aan het begin van het inkoopproces het grootst is en snel afneemt. Voor een ideaal proces klopt dat, maar in de werkelijkheid is er altijd risico op kostbare fouten.” Lohmann ziet drie oorzaken.

1. Gebrekkig contractbeheer
“Een doodeenvoudig voorbeeld: als iemand in de organisatie niet op de hoogte is dat er een contract is afgesloten, maar wel het recht heeft om te bestellen wat hij/zij wil, dan kunnen de kosten nog alle kanten op. Ik denk dat in grote organisaties, waar je professionaliteit zou verwachten, nog best vaak niet iedereen het inzicht heeft in alle bestaande contracten.”

Als voorbeeld noemt Lohmann de case waarin de Nationale Politie 2,5 miljoen teveel heeft betaald aan Microsoft. Een politiemedewerker vulde in dat 13.656 medewerkers de software Microsoft Office Pro At Home hadden gebruikt, maar deze software was nooit afgenomen. Deze fout werd pas jaren later opgemerkt, waarna de politie een rechtszaak aanspande om het geld terug te krijgen. De rechter ging hier echter niet mee akkoord.

Een ander voorbeeld is het dubbele contract voor de exploitatie van de sportkantine Marsana in Meerssen. De gemeente Maastricht gunde de exploitatie van de binnensportaccommodaties in december 2016 aan Optisport. Onder het contract viel echter ook sportkantine Marsana die al werd verhuurd aan Brouwerij Inbev Nederland. De gemeente bleek niet goed te hebben bijgehouden wie de contractpartij was in de overeenkomst met de brouwerij. “Het begint met zorgvuldig contractbeheer”, aldus Lohmann.

2. Te weinig tijd
“De eerder genoemde grafiek wordt ook gebruikt om de inzet van inkoopprofessionals te verdelen in de publieke sector. In het begin van het proces worden de hoger opgeleide en meer ervaren mensen ingezet, die hiervoor flink wat tijd krijgen. De gedachte is immers dat in dit deel van het proces de meeste invloed uitgeoefend kan worden op de kosten. Later in het proces worden minder ervaren mensen geplaatst, die hier ook nog eens weinig tijd voor krijgen. Immers: het werk heeft minder invloed op de kosten.”

Het onderschatten hoeveel tijd het inkoopproces kost is één van de oorzaken van faalkosten. “De inkoper of contractmanager krijgt heel weinig tijd om zijn werk goed te doen. Dan krijg je fouten. Inkoop is namelijk best een nauwgezet werkje. Ook aan het einde van het proces moet er tijd vrijgemaakt worden om goed op dit proces te letten.”

3. Bestekken zijn te dik
“De Aanbestedingswet gaat uit van abstracte beginselen zoals gelijkheid, transparantie, non-discriminatie en proportionaliteit. Begrippen die erg multi-interpretabel zijn. Als een bestek honderden pagina’s beslaat, dan is het best makkelijk om er één regel uit te plukken waarvan je vindt dat het onvoldoende transparant is of waarvan je vindt dat die regel op twee manieren uit te leggen is. Het helpt om functioneel te specificeren en de bestekken korter te houden.”

Als voorbeeld noemt Lohmann de aanbesteding van de Prins Clausbrug in Dordrecht. Deze aanbesteding is teruggefloten door de rechter. “Het ging hier om onduidelijkheid in één van de eisen. In het bestek stond oorspronkelijk dat de brug vier verflagen moest hebben. In de Nota van Inlichtingen stond vervolgens de wijziging: ‘4 lagensysteem van verven vervangen door een 3 lagensysteem’. De procederende inschrijver heeft gedacht dat het hiermee niet meer toegestaan was de oorspronkelijke vierde laag aan te bieden. De andere inschrijver meende dat dit betekende dat het toegestaan is om met drie lagen in te schrijven, maar dat vier lagen (extra kwaliteit) ook was toegestaan. De rechter concludeerde: de eis is op meerdere manieren uit te leggen en dat mag niet. Dus de gunningsbeslissing moest ingetrokken worden”, vertelt Lohmann. Dit kost de gemeente naar schatting 3,5 miljoen euro extra.

“Je krijgt altijd vragen terug van leveranciers, zeker als je een dik bestek hanteert zoals de gemeente Dordrecht. Als je die vragen onzorgvuldig beantwoordt in de Nota van Inlichtingen, dan loop je het risico een onduidelijkheid, en daarmee een onrechtmatigheid, te creëren.”

Digitaliseren
Wat ziet de consultant als oplossing? “Het zou al helpen om het contractbeheer te digitaliseren. Dan is het mogelijk om iedereen in de organisatie inzicht te geven in de contracten die beschikbaar zijn. Ook kan je een purchase to pay tool implementeren die een seintje geeft als je een aankoop probeert te doen die niet gecontracteerd is of als je een product probeert te betalen dat niet besteld is. Daarnaast is er ook software die ondersteunt bij het opstellen van aanbestedingsdocumenten. Deze software dwingt de inkoper na te denken over de noodzaak, waarde en kosten van de eisen in het bestek. Dit zou de faalkosten flink omlaag kunnen brengen”, aldus Lohmann.

Nancy van Bemmel
Door Nancy van Bemmel
Nancy van Bemmel is een gedreven journalist. Voor AanbestedingsCafe.nl zet ze zich graag in om inkopers snel van het allerlaatste nieuws te voorzien. Heeft u tips voor Nancy? U kunt haar mailen via: nancy@aanbestedings-cafe.nl

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.