Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
28
05
18
Nancy van Bemmel
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
1
Door Nancy van Bemmel
Dossier: Aanbesteden
Soort: ,

8 redenen waarom aanbestedingen mislukken

8 redenen waarom aanbestedingen mislukken

Waarom kosten (ICT-)aanbestedingen altijd meer dan gedacht? En duurt het ook nog eens langer? Die vraag werd Jeanine Peek, Algemeen Directeur bij Dell, voorgelegd tijdens het Groot Aanbestedingscongres. Met haar extensieve achtergrond in de ICT heeft Peek al menig aanbesteding meegemaakt. Haar eerste reactie luidt dan ook: “Niet álle projecten mislukken.”

Peek bespreekt 8 redenen waarom aanbestedingen wel mis kunnen gaan. Een kanttekening die Peek hierbij maakt, is dat het niet altijd misgaat vanwege aanbestedingen. “Er zijn ook andere specifieke kenmerken aan de overheid die ervoor zorgen dat projecten falen. Met name de politieke context maakt aanbesteden toch echt iets anders dan inkopen in het bedrijfsleven.”

1. Politieke druk
“In de context van de overheid heb je altijd te maken met politieke achtergronden. Onhaalbare planning en onmogelijke budgetten zijn garantie voor mislukking. Om dit te voorkomen begint goed opdrachtgeverschap al met het scheppen van realistische verwachtingen richting de politiek. Denk bijvoorbeeld aan het project voor het ETPM computersysteem van de Belastingdienst. Via dit systeem zou de inning van alle belastingen én de uitbetaling van alle toeslagen, voorschotten en verrekeningen moeten gaan verlopen. Ze hebben een oorspronkelijk budget gekregen van 60 miljoen. Gaandeweg komt iedereen erachter dat er best wel een verschil bestaat tussen het uitgeven en het innen van geld. Er zit geen synergie tussen beide projecten en uiteindelijk is de stekker eruit getrokken door toenmalig staatssecretaris Wiebes. Het mislukte project heeft op dat moment 240 miljoen euro gekost. Het project faalde, omdat de politiek besloot dat het een goed idee was en er verder niet nagedacht werd wat de consequenties waren van zo’n keuze. Het komt ook voor dat er gaandeweg het project een kabinetswijziging plaatsvindt en het project opeens een andere kant op moet. Dat zijn zaken die soms voor onnodige vertragingen en kosten zorgen.”

2. Gokkers dilemma
Volgens Peek speelde er ook een gokkers dilemma bij het project van de Belastingdienst. “Je hebt budget tot je beschikking, maar wat doe je als het opraakt? Als je staat te gokken, dan ga je meer gokken, omdat je gelooft dat je aan de winnende hand bent. De keuze om te stoppen is erg lastig. Zeker in de politiek geldt dat je dan terug moet naar de Kamer en wethouders om te zeggen: het is niet gelukt. Dus zie je vaak dat er besloten wordt om door te gaan. Met als gevolg dat je uiteindelijk heel veel extra geld kwijt bent.”

3. Gebrekkige communicatie
“Er vindt gebrekkig contact plaats voor, tijdens en na de aanbesteding. We hadden bijvoorbeeld een tijdje terug een mooie innovatieve oplossing. Ik belde de gemeente en gaf aan dat ik deze graag wilde laten zien. De reactie was: u bent geen contracthouder, dus we praten niet met u. Vervolgens werd de aanbesteding uitgeschreven en gaven ze ook aan: we mogen niet communiceren, want de aanbesteding loopt. De communicatie met de gemeente ging over en weer en uiteindelijk ging het zoveel geld kosten om de aanbesteding te doen, dat we hebben besloten om ons terug te trekken. Uiteindelijk won een van de huidige contractpartijen en heeft er geen vernieuwing plaatsgevonden.”

4. Rechtmatigheid boven doelmatigheid
Volgens Peek lijkt de rechtmatigheid soms belangrijker dan het eindresultaat. “Inkopers hebben een cruciale rol binnen aanbestedingstrajecten en of de eindgebruiker uiteindelijk een goed product of goede dienst krijgt. Als mijn man aan mij vraagt om voor hem een motor te kopen, omdat ik goed kan onderhandelen, dan is het cruciaal dat ik tijdens het aankoopproces regelmatig overleg of de motor die ik aan het uitzoeken ben hetgeen is dat hij wil. Anders wordt het een teleurstelling. Dat is iets dat ik in inkoop mis zie gaan. Het doel wordt vaak ondergesneeuwd door de rechtmatigheid.”

5. Functionele uitvraag
“Een groot gedeelte van de aanvragen die we krijgen, zijn lange lijsten met eisen en wensen. Soms staan hier zelfs uitgebreide specificatie-eisen op. Het helpt niet om zoiets uit te vragen. Je krijgt geen innovatieve oplossingen en marktpartijen kunnen uiteindelijk alleen nog op prijs concurreren. Het gaat vaak mis wanneer de aanbestedende dienst in hun uitgebreide uitvraag iets over het hoofd zien. Je schrijft bijvoorbeeld een volledig bestek uit voor een auto, maar op het moment dat hij geleverd wordt, zie je dat er geen achteruitkijkspiegel in zit. Dat stond namelijk niet in de eisen. Wat doe je dan? Dan ga je terug en vraag je een achteruitkijkspiegel. Mooi, zegt de leverancier dan, dat is meerwerk.”

6. Selectie op prijs
“Een leverancier is niet per sé op zoek naar meerwerk”, vervolgt Peek. “Maar bij een gedetailleerd bestek voldoet uiteindelijk iedereen aan de eisen en wordt er gegund op prijs. Je kan je namelijk niet meer op kwaliteit onderscheiden. Alle bedrijven moeten uiteindelijk toch ergens winst maken, dus gaan ze op zoek naar marge. Er wordt heel creatief nagedacht: waar zit het gat?”

7. Eenzijdige contracten
“Volledig eenzijdige contracten zorgen voor wantrouwen voordat het project gestart is. Dit vond laatst nog plaats bij een ministerie. Er werd een uitvraag gedaan, waarbij alle risico’s en verantwoordelijkheden bij de markt neergelegd werden. Ze kregen slechts één inschrijving, omdat alle partijen zich terugtrokken. Dan kan je jezelf afvragen: heb je dan een marktconforme aanbieding gekregen? Ik denk het niet. Daarnaast kan je jezelf afvragen: stel dat het misgaat en het bedrijf komt op het randje van faillissement? Wat doe je dan?”

8. Tegenover elkaar staan
“Vertrouwen is de basis voor succes”, stelt Peek. Ze spreekt uit ervaring, wanneer ze zegt dat negatieve verhoudingen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer een project kunnen laten mislukken. “Een tijd terug waren we bij een gemeente een grote oplossing aan het implementeren. Dat liep uit qua tijd. De oorzaken hiervan lagen zowel bij ons als bij de gemeente. Voordat we echter om tafel konden gaan zitten, had ik al een ingebrekestelling op de mat liggen. Ik werk voor een Amerikaans bedrijf, wat betekent dat er vervolgens een leger juristen over onze schouder meekijkt. Eindresultaat: maanden vertraging door slechte communicatie.”

 

Nancy van Bemmel
Door Nancy van Bemmel
Journalist AanbestedingsCafe.nl

Reacties:

  • Corinne Jaspers | 29-05-2018 om 11:19

    Heel herkenbaar, ik denk ook vaak dat tijdsdruk meespeelt, een heel goed artikel

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.