Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
19
01
John Tabbers
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door John Tabbers
Categorie: Overheidaanbesteding
Soort:

Aanbesteding: Hoe het niet moet

Op 14 januari j.l. publiceerde een middelgrote gemeente onder het trefwoord ‘Postbezorging’ een aanbesteding voor ‘distributie en bezorging van brieven en poststukken met bestemming binnenland en buitenland’. Aangegeven looptijd van de overeenkomst: 3 jaar. Verdeling in percelen: neen. Beoogd aantal uitvoerders: één. Tot zover de informatie van Aanbestedingskalender.

Deze aanbesteding gaat beslist lukken, in de zin dat er zeker één inschrijver zal aanbieden maar dan ook niet meer dan één. Vervolgens zal de betreffende gemeente naar inschatting 3 jaar lang in volle tevredenheid 20% meer betalen voor de totale postale dienstverlening dan heden ten dage noodzakelijk is. Hoezo inkrimpende gemeentelijke budgetten en noodzaak tot doelmatigheid?

Bovenstaande statements baseren wij op het volgende:

  • Ingaande april 2009 is de Nederlandse postmarkt geliberaliseerd. Dit betekent dat naast de traditionele postbezorger intreders in de postmarkt hun werk mogen doen voor poststukken in de gewichtsrange van 1 tot 50 gram. Dit betekent niet dat deze intreders een identiek dienstenassortiment aanbieden maar wel dat zij een dienstenassortiment aanbieden dat een beperkt deel van de behoefte van aanbesteder op een goede wijze zou kunnen afdekken.  Stel dat dit beperkte deel 20% van de postale goederenstroom van aanbesteder betreft.

  • Het verschil in dienstverleningsassortiment komt tot uitdrukking in zogenaamde servicekaders. Servicekaders waar vandaag-de-dag sprake is van concurrentie zijn de volgende:

  • 1.    bestelling van gecodeerde partijen- en bulkpost, 2x per week bezorgd, aanleveren tot drie werkdagen voor een vaste bezorgronde, en
    2.    bestelling van gecodeerde partijen- en bulkpost, 2x per week bezorgd, aanleveren tot twee werkdagen voor een vaste bezorgdag.

  • Traditioneel wordt veel post ongecodeerd aangeleverd. In overleg met dienstverlener is evenwel een deel van de poststroom goed te coderen, zeker dat gedeelte dat semi-geautomatiseerd aangemaakt wordt. De implementatie vergt enige aanpassing en gewenning maar is goed te doen.

  • Aanbesteder verkrijgt een scherpe inschrijving wanneer hij oog heeft voor maximalisatie van de inschrijvingsconcurrentie per perceel. In dit geval is er geen sprake van indeling in percelen en wordt concurrentie op percelen uitgesloten. Dit heeft als gevolg dat alleen een inschrijver zal aanbieden die het postale assortiment in de volle breedte kan aanbieden, zowel met betrekking tot onderdelen waar in principe concurrentie aanwezig is als met betrekking tot onderdelen waarin geen concurrentie aanwezig is.
    Of dit zal resulteren in een concurrerend prijsniveau, laat zich raden.

  • De aanbesteding Post2009 die onlangs afgerond is –een aanbesteding ten behoeve van Rijksoverheid en circa 190 deelnemende diensten- laat zien dat er binnen concurrentiepercelen prijzen geoffreerd worden binnen een bandbreedte van 100% tot 40%.
    Door af te zien van structurering van de aanbesteding naar percelen sluit aanbesteder bewust of onbewust de mogelijkheid van inschrijvingsconcurrentie uit, niet alleen met betrekking tot de concurrentie binnen eenzelfde perceel maar ook met betrekking tot de potentiële verschuiving tussen percelen. Deze verschuiving is bijvoorbeeld gebaseerd op bundeling van losse post tot partijenpost > 1.000 stuks.

    Wanneer wij er vanuit gaan dat 20% van de postale goederenstroom van de aanbestedende gemeente theoretisch uitgevoerd zou kunnen worden door een concurrerende aanbieder en dat het prijsniveau van deze aanbieder –mits er sprake is van gecodeerde post- circa 60% lager ligt, dan betekent dit dat aanbesteder afziet van directe aanbestedingsresultaten van 12% van de totale jaarlijkse postale kosten. Daarenboven ziet aanbesteder af van indirecte aanbestedingsresultaten in de zin van een aanscherping van het totale tariefniveau door alle aanbieders in samenhang met de aanwezigheid van inschrijvingsconcurrentie en de mogelijkheid van verschuiving door aanbesteder van een deel van de postale goederenstroom van percelen zonder inschrijvingsconcurrentie naar percelen met inschrijvingsconcurrentie.
    Het effect van beide verschijnselen samen ramen wij –wanneer het gaat over kleinere volumina- op 20% á 30% van de totale postale kosten per jaar.

  • Aanbesteder geeft aan een raamovereenkomst aan te willen gaan met een looptijd van 3 jaar. Ergo, de gemiste aanbestedingsresultaten op jaarbasis kunnen met 3 vermenigvuldigd worden voordat de gelegenheid tot herbezinning zich zal voordoen. Tenzij aanbesteder gebruikt maakt van de uitspraak van Rechtbank Haarlem d.d. 6 augustus 2009 die inhoudt dat een aanbestedende dienst de aanbestedingsprocedure mag annuleren en aanpassen vóór sluiting van de inschrijvingstermijn (zie PIANOo, 14 januari 2010).

Conclusie
Het is aan te bevelen dat aanbesteders inschrijvingsconcurrentie nastreven. Hiertoe dienen zij met name de niet-juridische aspecten van aanbestedingen zorgvuldig te optimaliseren.
Directe plus indirecte aanbestedingsresultaten in de orde van grootte van 20% tot 30% van de referentie-kosten behoren wat betreft de postale dienstverlening tot de mogelijkheden mits de aanbesteding zorgvuldig voorbereid en gestructureerd wordt.
Met betrekking tot andere dienstverleningssoorten in de facilitaire sfeer beschikt auteur over voorbeelden die resulteerden in aanbestedingsresultaten van gemiddeld 40%.

Ook profiteren van betere aanbestedingen? Volg een van de workshops.

John Tabbers
Door John Tabbers
drs. John Tabbers, woonachtig te Waalre, is zelfstandig adviseur met een brede ervaring in kwantitatieve analyses, met name op het gebied van kostenbeheer en aanbestedingsprojecten. Hij publiceert regelmatig over actuele thema’s rond aanbestedingen en kostenbeheer, met als doel ervaringen te delen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.