Aanbestedingsdata ontleed: Leermanagementsystemen in het onderwijs

In deze rubriek licht Significant Synergy elke zes weken een specifieke markt door op basis van openbare aanbestedingsdata. Daarvoor gebruiken wij ons Aanbestedingsdashboard. Het Aanbestedingsdashboard verzamelt informatie over alle openbare aanbestedingen. Onze klanten helpen wij daarmee marktverkenningen uit te voeren, actuele thema’s te onderzoeken en data gedreven tot een passende aanbestedingsstrategie te komen. Verkregen marktinformatie en inzichten delen wij hier. Doe er je voordeel mee!

Leermanagementsystemen in het onderwijs
Onze tweede publicatie gaat over een specifiek ICT-pakket in het onderwijs, namelijk een leermanagementsystem (ook bekend als ‘elektronische leeromgeving’). Een leermanagementsysteem (hierna: LMS) is een online platform waarbinnen opleidingsactiviteiten georganiseerd kunnen worden. Zo kan door een LMS lesmateriaal beschikbaar worden gesteld en kunnen toetsen en opdrachten gemaakt en ingeleverd worden. Daarnaast zijn andere systemen (zoals een mediabibliotheek of een e-portfolio) vaak te koppelen met het LMS. Het LMS neemt hierdoor een centrale plaats in het applicatielandschap van een onderwijsinstelling in en speelt een belangrijke rol voor zowel leerlingen als docenten in het voortgezet onderwijs, mbo, hbo en wo.

De afgelopen jaren zien wij twee duidelijke ontwikkelingen in de markt voor leermanagementsystemen:

• Er is sprake van een sterke digitalisering in het onderwijs. Deze digitaliseringsslag gaat nog sneller door de situatie rondom COVID-19. Veel onderwijsinstellingen zijn hierdoor genoodzaakt om onderwijs op afstand te verzorgen. Waar voorheen een LMS voornamelijk bij het hbo en wo werd ingezet, zien wij dat ook steeds meer middelbare scholen en roc’s hiervan gebruik maken;

• In de afgelopen jaren is een aantal grote spelers toegetreden tot de Nederlandse markt voor leermanagementsystemen in het onderwijs. Dit terwijl voorheen veelal hbo- en wo-instellingen gebruikmaakten van een systeem (Blackboard) van een dominante marktspeler.

Aan de hand van beschikbare marktinformatie uit ons Aanbestedingsdashboard en onze ervaringen hebben wij de effecten van deze ontwikkelingen nader in kaart gebracht. Het Aanbestedingsdashboard is weergegeven in figuur 1. Wij doen een aantal constateringen met betrekking tot de contractduur, uitgevraagde prijs-kwaliteitverhouding, perceelindelingen en het gebruik van marktconsultaties. Wij hebben hierbij gekeken naar de openbare aanbestedingsdata uit januari 2015 tot en met juni 2020.

Contractduur
De duur van de overeenkomsten is in de afgelopen jaren verschoven. Zo werden in 2015/2016 relatief korte contracten gesloten met een looptijd tussen de drie en vijf jaar en is dit in 2019/2020 verschoven naar een looptijd tussen de acht en twaalf jaar. Het kiezen van de contractduur zorgt voor een spanningsveld met aan de ene kant de flexibiliteit als gekozen wordt voor een korte looptijd en aan de andere kant de zekerheid die je borgt door een lang contract.

Daarbij kan een langlopende contractduur leiden tot afhankelijkheid van een partij voor een cruciaal systeem met daarbij het gegeven dat de technologische ontwikkelingen niet stil staan tijdens de contractduur. Daarnaast is de implementatieperiode een factor die de keuze voor de looptijd van de contractduur beïnvloedt. De implementatieperiode is intensief en neemt veel tijd in beslag van de opdrachtnemer, maar ook van de opdrachtgever om het systeem goed te laten aansluiten bij het primaire proces.

Prijs-kwaliteit
Uit het dashboard is verder op te maken dat de prijs relatief gezien een lage weging heeft (tussen de tien procent en veertig procent, zie ook figuur 2). Dit is begrijpelijk gezien de centrale rol die het LMS heeft in het onderwijs. Het is voor aanbestedende diensten niet gewenst om voor een dubbeltje op de eerste rang te zitten; dit kan ten koste gaan van de kwaliteit van het onderwijs. Bovendien zijn de jaarlijkse licentiekosten ook goed te ramen waardoor het makkelijk is om tijdens de aanbesteding een onder- en bovengrens te stellen. Het criterium prijs is hierdoor minder onderscheidend.

Kanttekening hierbij is dat de implementatiekosten vaak onderdeel uitmaken van het prijscriterium bij een aanbesteding. Deze kosten zijn lastiger in te schatten, zeker als een aanbestedende dienst onvoldoende beeld heeft van de activiteiten die tijdens de implementatie uitgevoerd moeten worden. Dit vraagt om voldoende tijd te besteden tijdens een marktconsultatie aan dit onderwerp en daarnaast om een gedetailleerde beschrijving van de situatie en het gewenste resultaat op te nemen in de aanbesteding.

Percelen
Wij zullen bijna zeggen: logischerwijs passen de aanbestedende diensten geen percelen toe (zie ook figuur 3). In de markt voor leermanagementsystemen zijn implementatie en het systeem onlosmakelijk aan elkaar verbonden.

In de aanbestedingen die wij begeleiden zien wij dan ook vaak dat leveranciers van het LMS zelf de implementatie leiden of dat gebruik wordt gemaakt van een vaste implementatiepartner. Dit omdat kennis van het systeem cruciaal is voor de wijze waarop het LMS ingericht wordt bij een onderwijsinstelling. Als gevolg hiervan is het onwenselijk om implementatie en levering van het LMS op te splitsen in percelen, omdat het contracteren van meerdere leveranciers leidt tot onevenredige coördinatie en de onderlinge afstemming aanvullende risico’s met zich mee kan brengen.

Marktconsultatie
Het is noemenswaardig dat in de eerder genoemde periode zeven marktconsultaties zijn gepubliceerd op TenderNed. Dit aantal is enigszins laag maar hoeft nog niet zoveel te zeggen, het is niet verplicht om een marktconsultatie te publiceren via TenderNed.

Ga je voor een marktconsultatie? Denk dan aan onderstaande vragen:

• In welke mate past het toekomstige LMS in het IT-landschap van je organisatie?
• Toets op samenhang van de diverse functionaliteiten, bijvoorbeeld: applicatie portfolio in LMS of als los onderdeel gekoppeld aan LMS?
• Met welke organisatorische maatregelen dien je rekening te houden bij de implementatie?
• Is het verstandig om een proof of concept in te lassen en staan partijen hiervoor open? 

Welke keuzes maak je als organisatie voordat je besluit tot het inkopen van een LMS? Hoe realiseer je dat het LMS aansluit bij het onderwijs dat je wilt geven? Significant Synergy helpt bij het uitwerken van een passende inkoopstrategie en contracteren van het voor jouw organisatie optimale LMS. Daarbij houden wij rekening met de implementatie alsook de wijze waarop de dienstverlening tijdens de contractperiode wordt vormgegeven. Neem voor meer informatie contact op met de consultants van Significant Synergy.

Significant Synergy is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.