“60 procent van het overheidsbudget wordt ingekocht, maar toch staat Inkoop nauwelijks op de politieke agenda.” Dat vertellen Matthijs Huizing, Aanjager van het traject Beter Aanbesteden en Willem Janssen, promovendus Aanbestedingsrecht, in gesprek met AanbestedingsCafe.nl. “Er is te weinig aandacht voor de inkoopfunctie. Dat maakt dat de inkoper hijgend van de ene aanbesteding naar de andere rent en tussendoor te weinig tijd heeft om de aanbesteding te evalueren of de volgende goed voor te bereiden”, aldus de aanjager. Janssen voegt toe: “Aanbesteden komt daarnaast over het algemeen niet positief in het nieuws. Eerst met de bouwfraude, daarna Fyra en nu een aantal ICT-affaires. Dat is smullen voor de media, maar neemt niet weg dat een groot gedeelte van alle aanbestedingen wél goed gaat. Dat er meerwaarde voor aanbestedende diensten en burgers wordt gecreëerd wordt te snel vergeten.”
“Laatst hoorde ik een verhaal dat dit goed illustreert”, vertelt Huizing. “Een vijftal gemeenten komen op het goede idee om de handen ineen te slaan op het gebied van inkoop, door hun vijf inkopers bij elkaar te zetten. Inmiddels zijn we twee jaar verder en zitten er nog maar vier inkopers. Hoe komt dat? De verschillende gemeenteraden dachten dat dit een mooie efficiencyslag was. We kunnen wel met een inkoper minder, dachten ze. Naar de kansen aan de opbrengstenkant werd niet gekeken. Met vijf mensen kun je -zeker op de lange termijn- meer kwaliteit bieden, beter inkopen en als gevolg mogelijk ook goedkoper inkopen of meer kwaliteit voor dezelfde euro binnenhalen.”
Aanbesteden is ellende
Daar komt nog bij dat er een beeld bestaat dat aanbesteden alleen maar ellende is. Huizing: “De inkoper wordt vaak geconfronteerd met de vraag: ‘Hoe kunnen we de procedures omzeilen?’. Collega’s hebben geen zin in de procedures, maar realiseren zich niet dat de inkoper de budgethouder door in dat proces de juiste vragen dwingt te stellen en stimuleert om goed na te denken over zijn opdracht. Daardoor krijgt de budgethouder ook meer waarde voor zijn euro. Aanbesteden helpt hierbij.”
Traject Beter Aanbesteden
Met het traject Beter Aanbesteden is aanbestedend Nederland in vijf regio’s opgeknipt, die met elkaar in gesprek zijn gegaan. Zowel verschillende aanbestedende organisaties, marktpartijen als brancheorganisaties zijn in deze gesprekken vertegenwoordigd. Zijn uit deze gesprekken al oplossingen gekomen voor het imagoprobleem? “Er zijn erg veel ideeën geopperd”, vertelt Janssen. “Eén van deze ideeën is het stagelopen van aanbesteders en marktpartijen bij elkaar. Door elkaar een kijkje in de keuken te geven, ontstaat begrip voor wat er bij de ander gebeurd en kan de communicatie verbeteren. Een ander interessant punt is de vraag of de zorgsector kan toewerken naar betere risicoverdelingen door van de jarenlange ervaring gebruik te maken die de bouw heeft opgedaan met het gebruik van paritaire voorwaarden. Sectorale kruisbestuiving dus.” Huizing: “Je kan ook gebruik maken van de markt tijdens de aanbestedingsprocedure. Bij een ingewikkelde opdracht kan de kennis bij de inkoper nog wel eens ontbreken en dan kan een marktpartij een goede adviseur zijn. De enige consequentie is dat deze partij niet meer deel kan nemen aan die aanbesteding. Dat kan best interessant zijn, zeker wanneer de marktpartij niet binnen jouw regio valt en waarschijnlijk toch niet had meegedaan aan de aanbesteding.”
Er zijn daarnaast ook kleinere ideeën geopperd, zoals het maken van een inkoop-factsheet. “Als je als inkoper met jouw organisatie deelt wat je inkoopt, wat ermee gebeurt en wat de positieve resultaten zijn op het gebied van duurzaamheid en kostenbesparing, dan versterkt dat de positie van de inkoper”, aldus Janssen. “Het zijn soms de meest simpele dingen, die een groot effect kunnen hebben.”
Dynamisch proces
Deze zomer moet er een plan op tafel komen te liggen met concrete acties om knelpunten in het aanbestedingsproces weg te nemen. De meest kansrijke oplossingen die zijn aangedragen door de regio’s worden de komende tijd uitgewerkt. “Het is een dynamisch en continu proces. Iedere bijeenkomst hoor ik weer nieuwe goede ideeën. We zullen tijdens de uitvoering acties afvinken, maar er komen ook steeds weer acties bij”, aldus Huizing.
