Aanjager Beter Aanbesteden werkt toe naar uitvoering

Ruim een jaar geleden startte minister Kamp het traject ‘Beter Aanbesteden’ naar aanleiding van de evaluatie van de Aanbestedingswet 2012. Hieruit bleek volgens de minister dat de problemen rond aanbestedingen niet zitten in de wet zelf, maar in de toepassing van de aanbestedingsregels. Matthijs Huizing werd aangesteld als aanjager om in dialoog te gaan met aanbestedend Nederland en de aanbestedingspraktijk te verbeteren. AanbestedingsCafe.nl spreekt Huizing over de voortgang van het traject.

Hoe ben je van start gegaan?
“Om de regio de ruimte te geven hebben we Nederland in vijf regio’s opgedeeld en zijn erin geslaagd om vijf stevige regiotrekkers te benoemen uit verschillende hoeken van het aanbestedingsveld. We hebben een sectormanager inkoop van een provincie, een wethouder, ondernemer, directeur van een inkoopcombinatie en directeur van Bouwend Nederland weten te strikken als trekkers van de regio’s. Die hebben vervolgens een oproep gedaan aan ondernemers, inkopers en adviseurs om binnen hun regio mee te denken over Beter Aanbesteden. Uit de 150 aanmeldingen hebben zij een gevarieerde groep samengesteld van elk 10 man. Elke regio geeft input voor het landelijke overleg, waarin een breed scala aan belanghebbenden uit het veld is vertegenwoordigd zoals bedrijfsleven, VNG, advocatuur, wetenschap en PIANOo.

Heb je al een duidelijk beeld van de problemen binnen de aanbestedingspraktijk?
“Door alle gesprekken over Beter Aanbesteden, zowel met de regio’s als ook in persoonlijke contacten met het veld krijg ik nu meer inzicht in wat er speelt. Een deel daarvan kunnen we binnen het project Beter Aanbesteden oppakken. Een ander deel lijkt ook ingebakken te zitten in aanbestedingspraktijk en zal dus constant aandacht nodig hebben. Het zou de moeite waard zijn om daar ook nader onderzoek naar te doen om te zien hoe groot de uitvoeringsproblemen zijn. Er spelen een reeks verschillende problemen. Dit zijn signalen die ik ontvang:

1. De inkoopfunctie wordt in Nederland onderschat. Goed voorbeeld: het hoofd Inkoop bij Akzo Nobel zit in de raad van bestuur. Waarom? Omdat goed inkopen essentieel is voor de business. Dat geldt voor zowel bedrijven als voor gemeenten. Als je bedenkt dat gemiddeld 60 procent van het overheidsbudget ingekocht wordt, dan is het zaak om hier meer aandacht aan te besteden.
2. Er wordt te weinig gecommuniceerd tussen inschrijver en inkoper. Daarom is er momenteel sprake van onbegrip, in plaats van samenwerking en partnership. Ik hoor geluiden dat aanbesteders niet goed op de hoogte zijn van de mogelijkheden om binnen de wet te communiceren met marktpartijen, of toch dat ze bang zijn voor een kort geding. Gebrek aan communicatie is een flink probleem. Door elkaar te leren kennen, en elkaars taal te leren spreken, kunnen een hoop ogenschijnlijke misverstanden uit de wereld geholpen worden.
3. Een veel gehoorde klacht is dat de prijs nog vaak en soms onbedoeld de overhand heeft. Het is bij sommige producten of diensten ook ontzettend moeilijk om goede kwaliteitscriteria te formuleren. Neem bijvoorbeeld personenvervoer. Hoe omschrijf je de kwaliteit? De aanbieder moet op tijd zijn, de auto moet schoon zijn, de chauffeur moet de deur openhouden en niet schokkerig rijden. Dat doen ze over het algemeen allemaal en daar kunnen de marktpartijen zich dus niet op onderscheiden. Het enige waar ze zich dan op lijken te kunnen onderscheiden is de prijs. Dan krijg je situaties waarbij de opdrachtnemer onder de reële kostprijs zijn diensten levert. Dit is voor beide partijen niet goed want ook de opdrachtgever loopt daarmee risico’s. Bovendien zijn er creatievere oplossingen mogelijk, denk aan budgetgedreven inkoop of best practices binnen EMVI.
4. Inschrijvers en aanbesteders hebben last van de verschillen in inkoopvoorwaarden. Hoewel VNG uniforme inkoopvoorwaarden heeft opgesteld, geven veel gemeenten daar toch hun eigen draai aan. Het komt wel eens voor dat er 200 vragen worden gesteld over de inkoopvoorwaarden in de nota van inlichtingen. De aanbestedende dienst moet die vragen ook allemaal beantwoorden. Dan gaat het dus nog niet over de opdracht zelf…
5. Risico’s worden te vaak eenzijdig bij marktpartijen neergelegd. Dit heeft met de politieke context te maken. Als een wethouder geconfronteerd wordt met een overschrijding van zijn budget door onvoorziene omstandigheden, dan mag hij dit gaan uitleggen aan de gemeenteraad, staat hij lijnrecht tegenover de oppositiepartijen en komt hij negatief in het nieuws. Om dit te voorkomen dekt hij de risico’s af door deze bij de markt neer te leggen. Ook risico’s die niet door de marktpartij beïnvloed kunnen worden.”

Deze problemen zijn dus geconstateerd tijdens de regio-overleggen en gesprekken in het veld. Zijn er ook oplossingen aangedragen?
“De regio’s hebben veel ideeën om de praktijk te verbeteren. De uitvoerbaarheid van deze oplossingen verschillen sterk, maar na elke bijeenkomst krijgen wij weer nieuwe plannen voorgeschoteld voor in het landelijke overleg. Deze variëren van marktdagen organiseren, paritaire contractsvoorwaarden, instellen van tenderboards, stagelopen tot folders verspreiden.”

Je gaf aan dat aanbesteders ook niet altijd op de hoogte zijn van de mogelijkheden binnen de wet. Is dat niet een deel van de opleiding?
“We hebben geconstateerd dat er eigenlijk geen specifieke master inkoop is. Ik denk dat dit een aanwinst zou zijn en wil hier graag het gesprek over aangaan. Zou een master bijdragen aan het kennisniveau over inkopen en aanbesteden? Als het antwoord hierop ja is, moeten ze gaan kijken hoe ze dit kunnen organiseren. Het oprichten van een nieuwe opleiding is namelijk een flinke investering voor een onderwijsinstelling.”

Wat zijn de volgende stappen?
“De planning is om in juni de actie-agenda aan minister Kamp te kunnen overhandigen, met concrete actiepunten. Ik wil een handtekening van alle betrokken partijen, zodat ze gecommitteerd zijn aan de acties. Ja, we moeten beter aanbesteden, maar dat is nog te vaag. We moeten concreet maken wie wat gaat doen. Ook moet er iemand komen die erop toeziet dat de acties ook uitgevoerd worden. Wie dat gaat doen, moeten we nog bezien. De uitvoering van het plan zal wel een dynamisch proces worden, met voortschrijdend inzicht. Over een paar maanden zullen er weer nieuwe ideeën zijn die ook geadresseerd moeten worden.”

Binnen de overleggen zijn maar een beperkt aantal gemeenten, provincies en marktpartijen betrokken. Hoe gaan jullie ervoor zorgen dat de partijen die nu niet meedoen, ook geïnformeerd worden?
“Dat is de hamvraag, want het zit ingebakken in de cultuur. Niet alleen in de cultuur van de inkoper, maar ook de cultuur van het speelveld waarin de inkoper zich beweegt. Wij gaan een bijdrage leveren door veel handvatten aan te reiken en informatie te zenden. Maar het is niet alleen zenden, soms willen mensen gewoon graag in gesprek. Laatst heeft regio noordwest, voor de groep mensen die niet zijn opgenomen in het team, een congres georganiseerd. Op dit congres merkte ik dat er veel wil en energie is om de praktijk te verbeteren.”