Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
10
10
Samira Huibregtse
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Samira Huibregtse
Categorie: Aanbesteden
Soort:

“Als jij deelt, dan delen zij ook”

“Als jij deelt, dan delen zij ook”

20 typen dienstverleningen, een jaarlijks spend van 8 miljoen euro en dat maximaal 10 jaar lang. Dat is in het kort waar de aanbesteding Integraal Facility Management, uitgevoerd door Enexis, uit bestaat. Maar wat deze aanbesteding echt bijzonder maakt, is de openheid en transparantie die centraal stond. Charlotte van Aken, inkoper bij Enexis, heeft anderhalf jaar aan deze aanbesteding gewerkt. “Ik was bereid om bij een rechtbank te vertellen waarom mijn idee een goed idee was.”

In de aanbesteding had Enexis veel contactmomenten met alle partijen ingepland. Belangrijk bij deze contactmomenten was dat het level playing field niet verstoord werd. Het level playing field houdt in dat elke leverancier, of het nu een nieuwe leverancier of de zittende leverancier is, over dezelfde hoeveelheid kennis en informatie beschikt. “Bij elke afspraak vroegen wij ons het volgende af,” vertelt Van Aken, “houdt het contactmoment het level playing field in stand of wordt het verbeterd?” Was het antwoord ja, dan ging het contactmoment door.

Contactmoment
Om het level playing field in stand te houden, werd er met alle partijen tegelijkertijd afgesproken. Alleen zo kon iedereen precies dezelfde informatie krijgen. De contactmomenten vonden op verschillende vestigingen plaats, waar dan een rondleiding werd gegeven. Partijen mochten vragen stellen, opmerkingen maken of wat toelichten. Dit moest wel voor de hele groep, zodat het level playing field niet in gevaar kwam.

Risico’s
Al die contactmomenten brengen een hoop risico met zich mee, maar volgens Van Aken moet je die risico’s soms gewoon nemen. “Je moet bereid zijn om bij een rechtbank uit te leggen waarom jouw idee een goed idee was.” Maar Van Aken vindt het nog belangrijker om tijdens een aanbesteding een sfeer te creëren waarin iedereen met elkaar durft te praten. “Als jij deelt, dan delen zij ook.”

Vertrouwensband creëren
Die vertrouwensband is heel belangrijk om transparantie te creëren. Enexis heeft daarom een hoop informatie beschikbaar gesteld. Hoe meer de leveranciers weten, hoe beter zij de aanbesteding kunnen doen, stelt Van Aken. De informatie was overigens niet verplicht om te lezen. Leveranciers konden zelf kiezen of zij alle informatie wilden bekijken of niet.

Positieve reacties
De partijen die aan deze aanbesteding hadden meegedaan, reageerden ook positief. “Een van de partijen die was afgewezen, is nog teruggekomen om te vertellen hoe fijn hij de openheid tijdens de aanbesteding vond”, zegt Van Aken. “Dat vind ik heel bijzonder. Zo’n partij is klaar met de aanbesteding. Hij had niks meer te verliezen en niks meer te winnen. Toch nam hij de moeite om terug te komen. Daaruit blijkt denk ik wel dat transparant en open werken fijn is voor zowel de opdrachtgevers als opdrachtnemers.”

Wederzijdse meerwaarde
Van Aken raadt het anderen aan om tijdens een aanbesteding zoveel mogelijk openheid te creëren. “Maak gebruik van veel contactmomenten en interviews, zolang dit bijdraagt aan de doelstellingen van je aanbestedingen”, vertelt ze. “Dit kan namelijk een enorme wederzijdse meerwaarde hebben.” Volgens haar kan transparantie en toegankelijkheid altijd bereikt worden, en dat is iets wat zij dan ook graag wil meegeven.

Samira Huibregtse
Door Samira Huibregtse
Samira Huibregtse is een jonge, enthousiaste journalist die met plezier op zoek gaat naar interessant nieuws in de wereld van inkopen en aanbesteden.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.