Altijd weer die Raad

Nu de eerste aanbestedingsresultaten bekend worden met aanbiedingen waarin de gevolgen van de oorlog in Oekraïne zijn verwerkt, is de stemming in aanbestedingsland snel omgeslagen. Installatieprijzen 20-30% hoger dan gebudgetteerd (en soms wel meer) en 15-25% prijsstijgingen in de bouwbegrotingen (en soms wel meer). De eerste bouwprojecten worden al on hold gezet omdat het budget niet toereikend is. Aanbiedingen worden onder voorbehoud ingediend.

Over prijsstijgingen binnen bestaande overeenkomsten (afgesloten voor oorlog) is al genoeg gezegd en geschreven. Voor de nog te sluiten overeenkomsten is indexeren de nieuwe mantra. Al is geen enkele index volledig dekkend voor een specifiek project en blijft discussie ontstaan welk risico redelijkerwijs wel bij de aannemer kan blijven.     

Toch is dit maar de helft van het verhaal.

De relatie opdrachtgever – aannemer kan wel geïndexeerd zijn, al dan niet aangevuld met vooropdrachten en/of andere betalingstermijnen, de betreffende opdrachtgever heeft wel een project dat duurder is dan begroot. Wat nu?

Als een gemeenteraad één, twee jaar geleden goedkeuring heeft gegeven voor de financiering van een bouwproject dat op dat moment nog ontworpen moet worden, zal dat project in een geheel andere wereld op de markt komen als het uiteindelijk wordt gebouwd. Het budget dat toentertijd door de Raad is goedgekeurd, vaak als resultaat van (politieke) onderhandelingen en aannames omdat het nog ontworpen moet worden, is daardoor in de meeste gevallen niet meer toereikend.  

In een normale wereld zijn het in toom houden van het ontwerpteam, bewonersparticipatie, het niet wijzigen van het Programma van Eisen en het inschatten van nieuwe ontwikkelingen al erg lastig. Laat staan als er boten dwarsliggen, Corona de wereld over gaat en er oorlog is in Oekraïne. De begrotingspost om dergelijke tegenvallers op te vangen kan zonder veel pijn worden verlaagd zolang er niets misgaat. Risico gestuurd ontwerpen en begroten blijft helaas iets voor academische fijnproevers.

Degenen die bekend zijn met gemeentelijke besluitvormingsprocessen, weten ook dat het krijgen van goedkeuring op budgetten een hell of a job is, zeker rondom de verkiezingen. Nog interessanter wordt het als na deze verkiezingen de verhoudingen in de Raad aanzienlijk zijn gewijzigd. Probeer dan maar eens terug te komen op eerdere afspraken.

Maar terug naar het project dat duurder is dan begroot.

Als het startpunt is dat een gemeenteraad alleen financiering goedkeurt voor bouwprojecten die echt nodig zijn, dan zou sec de indexering geen budgettaire problemen mogen opleveren. In die zin dat extra budget als gevolg van indexering als besluit een hamerslag moet zijn. Ook als de verhoudingen in de Raad zijn gewijzigd. Materieel verandert er namelijk niets en de betrokken partijen mogen in dit kader een bepaalde rechtszekerheid verwachten van publieke organisaties. En laten we eerlijk wezen, er is nog steeds heel veel geld beschikbaar in Nederland.

Net als dat van aannemers mag worden verwacht dat zij transparant zijn ten aanzien van de opbouw van de bouwkosten waardoor alleen geïndexeerd wordt wat geïndexeerd mag worden, kan hetzelfde worden verwacht ten aanzien van interne verantwoording van een bouwproject.

De gemeenteraad zou de meerkosten – mits deze het gevolg zijn van indexering – zonder politiek gekonkel moeten goedkeuren. Als gedurende het ontwerpproces ook programmatische wijzigingen zijn doorgevoerd waardoor wordt afgeweken van de grondslag van de eerst goedkeuring, kan hierover wel een debat worden gevoerd. Nog beter is om vooraf een ruimer budget aan te vragen zodat er meer ruimte is voor de genoemde uitdagingen tussen besluit en oplevering.