Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
28
01
Tim Robbe
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
1
Door Tim Robbe
Categorie: Column
Soort:

Basiskennis onderhandelen

Basiskennis onderhandelen

Ik was meer dan tevreden met de nieuwe Europese aanbestedingsrichtlijn. En ik ben ook zeer tevreden met de nieuwe Aanbestedingswet. De reden? Al vanaf 2008 neem ik het standpunt in dat de openbare en niet openbare procedure eigenlijk alleen geschikt zijn voor inkoop in de publieke sector als sprake is van routineproducten.En waarbij verder geen maatschappelijke en politieke kwesties spelen. In het publieke domein, concludeer ik ook al langer, is vrijwel nooit sprake van routineproducten. Onderhandelen is het alternatief dat ik al sinds 2008 toepas in het sociale domein (daar mocht het al). Met de nieuwe Aanbestedingswet kunnen aanbestedende diensten sneller gebruik gaan maken van onderhandelingen bij al hun aanbestedingen. Dat is echter wel een ander spel dan in de private sector. Dat blijkt uit de wettelijke kaders voor de nieuwe mededingingsprocedure met onderhandelingen. Die wil ik hier niet behandelen. Ik wil de belangrijke elementen van onderhandelen in het algemeen benoemen. Deze blijven namelijk belangrijk. Belangrijke elementen zijn voor mij het formuleren van breek- en streefscenario’s, het verwerken van concessies in je onderhandelingspositie en financiën beschouwen als onderdeel van de inhoud.

Het formuleren van breek- en streefscenario’s is een belangrijk element bij onderhandelen in het algemeen. En in het publieke domein in het bijzonder. Een streefscenario beschrijft de situatie, waarop de onderhandelaar inzet bij de start van de onderhandelingen. Het is de best mogelijke eindsituatie op alle onderdelen van een overeenkomst. In het streefscenario haalt de onderhandelaar “alles binnen”; op prijs, hoeveelheden, levertijden, kwaliteit, et cetera. Je mag dit nooit verwachten als je de onderhandelingen opent. Daarom is het formuleren van een breekscenario noodzaak. Het breekscenario beschrijft een eindsituatie die de onderhandelaar nog net kan accepteren. Gaat de onderhandelaar op één of meer onderdelen “onder” het breekscenario zitten, dan zijn de onderhandelingen mislukt.

Het formuleren van deze scenario’s dient verschillende belangen. Ten eerste krijgt de onderhandelaar een duidelijk richtpunt (“streef”) en een duidelijke grens (“breek”) voor zijn onderhandelingen. De ruimte waarbinnen de onderhandelingen een succes zijn is duidelijk. Ten tweede kan de onderhandelaar met deze scenario’s van bestuurders een duidelijk mandaat krijgen voor de onderhandelingen. Ook de bestuurders weten, mits de onderhandelaar het mandaat strikt volgt, welke mogelijke eindsituaties in de overeenkomst mogelijk zijn. In andere gevallen moet de onderhandelaar een nieuw mandaat vragen of escaleren. Tot slot, van belang voor het publieke domein, kan de onderhandelaar vooraf duidelijk aangeven welke minimumeisen gelden waarover hij niet wil onderhandelen; een verplichting in de nieuwe mededingingsprocedure met onderhandelingen.

Een volgende belangrijk element is het verwerken van concessies in je onderhandelingspositie. Dit kan natuurlijk alleen als de breek- en streefscenario’s bekend zijn. Maar in het publieke domein ook pas als de eerste offertes binnen zijn. De nieuwe mededingingsprocedure schrijft voor dat de onderhandelaar minimumeisen bekend maakt en uiteraard de gunningscriteria. Op basis van deze informatie doen inschrijvers een eerste offerte. De onderhandelaar kan deze “plotten” binnen de breek- en streefscenario’s en zo afwegen waar hij concessies wil doen in zijn eigen wensen om mogelijk betere offertes te krijgen. Van belang is bovendien dat de onderhandelaar hier zich goed verdiept in het leerstuk “wezenlijke wijziging”, dat de nieuwe Aanbestedingswet codificeert. De opdracht mag bij het geven van concessies niet dusdanig wijzigen dat een andere opdracht ontstaat.

Weten waar de onderhandelaar concessies kan doen, betekent niet dat hij deze ook doet. In de onderhandelingen met inschrijvers moet de onderhandelaar de concessies strategisch inzetten. Zit de onderhandelaar boven het breekscenario, dan kan hij met concessie wellicht een betere deal voor elkaar krijgen. Zit hij onder het breekscenario, dan kan hij met de concessie de onderhandelingen proberen te redden. Van belang is in de praktijk altijd te spreken in termen als: “en als ik nu dit of dat doe, kun jij dan zus of zo doen, en onder welke voorwaarden?”. Het is belangrijk de concessie dus nooit direct en in zijn geheel weg te geven, maar in de gesprekken in te brengen en te onderzoeken wat met concessies doen verder allemaal mogelijk is. Dit is één van de kernvaardigheden van het spel die inkopers zich goed eigen moeten gaan maken.

Tot slot moeten onderhandelaars tegelijkertijd financiën en inhoud kunnen behandelen in de onderhandelingen. Naar mijn mening zijn financiën zelfs onderdeel van de inhoud. De onderwerpen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Mijn budget bepaalt voor een groot deel wat ik kan kopen. De inhoud bepaalt voor een groot deel wat iets kost. Goede breek- en streefscenario’s kennen daarom ook een gedegen financiële paragraaf. De onderhandelaar kan gedurende de onderhandelingen zien welke financiële gevolgen bepaalde inhoudelijke concessies hebben en vice versa. Hoe de financiële paragraaf eruit ziet kan nog van belang zijn: wil de onderhandelaar op een totaalbedrag onderhandelen? Of op een stuksprijs (bijvoorbeeld uurtarief of product)? Dit maakt uit, omdat hoe gedetailleerder de onderhandelaar de prijs wil uitonderhandelen hoe meer kennis nodig is van kostprijzen en marktkennis (overhead, productiviteit, cao’s, et cetera).

De aanbestedende dienst die gaat onderhandelen kan de twee onderwerpen agenderen in zijn aanbestedingsdocumenten. Naar mijn mening is het aan te bevelen dat te doen in een intentieverklaring. Deze kan de onderhandelaar bijvoorbeeld bij het selectiedocument voegen, dat formeel nodig is in een mededingingsprocedure om te komen tot een aantal inschrijvers. Partijen tekenen dan vooraf waarover zij gaan onderhandelen en op welke wijze zij dat doen. De intentieverklaring geeft dan een verdere invulling aan hetgeen is geregeld in de Aanbestedingswet. Daarnaast geeft de verklaring invulling aan de precontractuele redelijkheid en billijkheid; het is duidelijk waar partijen het over gaan hebben en onder welke voorwaarden. Bovendien ligt dan vast op welke momenten de onderhandelaar de onderhandelingen kan stoppen, zonder gehouden te zijn tot vergoeding van schade of andere kosten.

Aanbestedende diensten krijgen met de nieuwe Aanbestedingswet sneller de mogelijkheid om te onderhandelen. Ik juich dat toe. Onderhandelen in de publieke sector is echter wat anders dan in de private sector. Alleen al de wettelijke kaders bewijzen dit. Niettemin blijven algemene elementen van onderhandelen ook belangrijk bij de nieuwe mededingingsprocedure. Het formuleren van breek- en streefscenario’s is belangrijk om überhaupt te weten waarover men onderhandelt en welke ruimte men krijg van bestuurders. Het verwerken van concessies in de onderhandelingspositie en financiën onderdeel laten zijn van de inhoud, is belangrijk om te onderzoeken of een betere deal is te sluiten. En soms of überhaupt een deal is te sluiten.

Tim Robbe
Door Tim Robbe
mr. drs. Tim H.G. Robbe, partner bij Dekens+Tophoff Advocaten

Reacties:

  • Frans Rieder | 03-02-2016 om 10:11

    Beste Tim, mooi stuk. In aanvulling op je verhaal zou ik willen toevoegen/verduidelijken dat je niet alleen een breekscenario moet hebben maar ook een fall-backscenario. Iedereen zal dit beamen, maar het komt helaas te vaak voor, dat dit onderdeel te weinig wordt belicht.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.