Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
14
03
18
Theo van der Linden
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
5
Door Theo van der Linden
Dossier: Column
Soort:

Beter aanbesteden: Inkopers moeten meer El Ahmadi en minder Ziyech zijn

Beter aanbesteden: Inkopers moeten meer El Ahmadi en minder Ziyech zijn

Vorig jaar werd Feijenoord voor het eerst in 18 jaar weer kampioen. Kenners waren het er over eens, dat middenvelder Karim El Ahmadi hier een groot aandeel in had. El Ahmadi was, zoals ze dat noemen, een dienende speler. Hij speelde in dienst van het elftal, veroverde heel veel ballen, deed geen gekke dingen, maar was o zo belangrijk voor het team. In Amsterdam bij Ajax speelt Hakim Ziyech. Ziyech is een artiest, een tovenaar aan de bal, die risico's durft te nemen en geniale momenten afwisselt met onverklaarbare missers. Kortom: een speler voor wie je naar het stadion komt.

Het grootste probleem van het hedendaagse aanbesteden is dat iedere inkoper tegenwoordig Hakim Ziyech wil zijn. Vooral Europese aanbestedingen moeten inkooptechnische, innovatieve meesterwerkjes zijn. Het lijkt wel of we volledig uit het oog verloren zijn dat inkopen een ambacht is, en geen kunstvorm of topsport.

Vrijwel iedere opdracht wordt zonder nadenken aanbesteed op beste prijs kwaliteit verhouding (BPKV). Overal wordt een gunningscriterium van gemaakt, terwijl het soms veel slimmer is om iets gewoon als eis op te nemen. Het probleem met BPKV is namelijk, dat je in de aanbestedingsfase de echte kwaliteit helemaal niet kunt meten. Je beoordeelt uitsluitend op basis van wat er opgeschreven is. Aanbestedingen winnen heeft dan ook meer dan ooit te maken met taalvaardigheid.

In het verleden werd er bijvoorbeeld aan inschrijvers alleen een plan van aanpak gevraagd. De 'inkoop-Ziyech' vraagt echter om ook aan te geven hoe men omgaat met maatschappelijk verantwoord ondernemen, duurzaamheid, het inzetten van zwakkere groepen, de communicatie met de gebruikers, kansen, risico's, etc etc. Allemaal zaken waarbij geldt dat de beoordeling een subjectief karakter heeft en waarbij de inschrijver met de vlotte (vaak ingehuurde!) pen in het voordeel is.

Ik lees beroepshalve alle uitspraken van Nederlandse rechters over aanbestedingen. Die gaan voor bijna de helft over de beoordeling van de kwaliteit: "waarom heb ik voor dit criterium maar 8 punten gekregen en geen 10?"

Onlangs werd er een gemeente (die ik uit piëteit niet zal noemen) door de rechter teruggefloten over de beoordeling van de presentaties. De conclusie was dat de gemeente de beoordeling opnieuw moest doen, met een andere beoordelingscommissie, omdat men ervaringen in het verleden had meegewogen.

Wat mij echter opviel was de rol die de inkoop-Ziyech bij de aanbestedende dienst had ingeruimd voor de 'klik-factor'. Mind you, het ging om de aanschaf van een financieel informatiesysteem! Hoezo 'klik-factor'? De beoordelingen hebben een leutergehalte dat je zelden ziet:

Ik zag weinig flexibiliteit.
Ik ben door presentatie niet overtuigd. Voelt voor mij niet dit is het. Voor mij bevestiging van mijn opgedane indruk en dat voelt niet goed.
Per saldo geen goed gevoel bij totaalplaatje.
Dwingende houding tav inrichting. Krijg weinig gevoel van ruimte.
Geen gevoel van ‘klik’ met de groep.
Geen klik, representatief niet sterk.
Het voelde niet zo goed.

Dit heeft echt helemaal niets meer met professioneel aanbesteden te maken. Wat bezielt overheden toch om een 'klik' of 'samenwerking' onderdeel van een aanbesteding te laten zijn. Waarom moet je prettig samenwerken met een opdrachtnemer? Het is toch veel zuiverder als je geen sympathie voelt voor iemand die voor je werkt. Een 'klik-factor' is belangrijk bij het kiezen van een partner of een goede vriend, maar bij een aanbesteding? Flauwekul! Een duidelijke rolverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is voor iedereen helder en zuiver. Maar dat is waarschijnlijk te saai voor de inkoop-Ziyechs van deze wereld.

Ook de rekenmethodieken worden steeds ingewikkelder. Een gemeente (die ik uit piëteit eveneens niet zal noemen) had een rekenmethodiek in de aanbestedingsstukken opgenomen waarin de 'machtsfactor' (!?) een rol speelde. In de stukken stond:

Prijs en kwaliteit worden gewogen volgens de formule:
P
F = -------------------
(WK/WP)
Q
Waarbij P = prijs (uitgedrukt in euro’s)
Q = kwaliteit (in een bereik van 0 tot 10)
F = Prijs/kwaliteit score
WK = Weegfactor kwaliteit
WP = Weegfactor prijs
In de getoonde machtsfactor (Q ͯ ) wordt de verhouding tussen de weging voor prijs en kwaliteit tot uitdrukking gebracht.
Aan de Aanbieder met de laagste F-score wordt de opdracht gegund. (…)”

Bij de nota van inlichtingen kwam, niet geheel onbegrijpelijk, de volgende vraag: "Kunt u de formule nader toelichten? Evt. met een voorbeeld erbij? Deze is nu erg onduidelijk. (…)"

De gemeente gaf een voorbeeld:

Voorbeeld berekening:
Ingediende prijs is € 75000, gemiddelde score op het onderdeel kwaliteit is een 8.
P = € 75000
Q = 8 (60 = WK / 40 = WP)
P / Q ^ 1,5 (= tot de macht 1,5)
F = 3314,56”

Dat is dan in ieder geval duidelijk zou je zeggen. Maar wat blijkt? Dit is een algemeen voorbeeld dat niet geldt voor deze aanbesteding! Over op het verkeerde been zetten gesproken. In de rechtszaak die volgt zegt de rechter eerst ook dat dit verwarring kan geven: "De voorzieningenrechter acht het ongelukkig dat de in het voorbeeld gebruikte weegfactoren van prijs en kwaliteit (40-60) precies omgekeerd waren aan de in de aanbesteding gebruikte weegfactoren (60-40), en dat de Gemeente zich geen rekenschap heeft gegeven van de mogelijke verwarring die dit zou kunnen opleveren."

Maar hij vindt het blijkbaar niet erg genoeg om te zeggen dat de aanbesteding opnieuw moet:

"Onder deze omstandigheden kan niet worden geoordeeld dat de Gemeente door het rekenvoorbeeld zodanige onduidelijkheid heeft gecreëerd dat de in de beoordelingsformule te hanteren weegfactoren voor prijs en kwaliteit voor een behoorlijk geïnformeerde en normaal oplettende inschrijver in het licht van de inhoud van alle aanbestedingsdocumenten redelijkerwijs niet duidelijk waren of voor meerdere uitleg vatbaar."

Dit lijkt mij op zijn minst tegenstrijdig, je kunt niet eerst zeggen dat iets verwarring kan opleveren, en daarna, dat het voor iedere inschrijver duidelijk zou moeten zijn.

Maar de hoofdschuldige is toch echt de inkoop-Ziyech bij de gemeente. Deze rechtszaak zou niet nodig zijn geweest als de gemeente gewoon gekozen had voor een wat eenvoudiger en meer gangbare rekenmethode. Waarom moet het toch altijd zo ingewikkeld?

Afgelopen zondag leed Hakim Ziyech tegen ADO maar liefst 47 keer balverlies, een record in Nederland. Ik durf te voorspellen dat er dit jaar minstens 47 inkoop-Ziyechs voor de rechter staan vanwege een onduidelijke en te ingewikkelde aanbesteding. Beter aanbesteden? Besteed dan aan zoals Karim El Ahmadi voetbalt. Goed, je wordt dit jaar geen kampioen, maar er is een goede kans dat je wel de beker wint.

Theo van der Linden
Door Theo van der Linden
Theo van der Linden is een van de meest gevraagde, zoniet de meest gevraagde, spreker over Europees aanbesteden in Nederland. De afgelopen jaren gaf hij meer dan 1000 trainingen, voordrachten en lezingen over aanbesteden bij zowel aanbestedende diensten als bedrijven. Hij is de samensteller van de bundel 'Aanbestedingsjurisprudentie in de praktijk' waarin hij commentaar geeft op ca 300 rechtszaken. Meer informatie over hem en zijn bedrijf VdLC vindt u op www.aanbesteding.nl

Reacties:

  • Hans Kuiper | 13-03-2018 om 12:57

    De gebruikte formule staat bekend (bron: Stan Stilger) als de Argitek formule.
    De werking met Wp/Wq=2/3 of 3/2 is niet met elkaar te vergelijken. Een wereld van verschil. Alsof je een foto van de Sahara toont om een indruk te geven van Antarctica.
    Ik ben voorstander van het visualiseren van EMVI-formules. Goede formules die ook eenvoudig zijn bestaan niet. De eenvoudigste formule: Score=P/Q stuurt b.v. niet op de hoeveelheid kwaliteit die je nastreeft.

    • Theo van der Linden | 14-03-2018 om 14:51

      Beste Hans, een formule hoeft niet per se eenvoudig te zijn, maar hij moet goed te begrijpen zijn, ook voor bedrijven die wat minder vaak meedoen aan aanbestedingen (MKB). Vrgr Theo

  • Ellen van Bennekom | 15-03-2018 om 11:08

    Beste Theo
    “…zonder nadenken aanbesteed…”, “”…iedere inkoper Hakim Ziyech wil zijn…”. laat ik me nou helemaal niet aangesproken voelen, omdat ik me totaal niet herken in het beeld wat je schetst over ‘iedere inkoper’. Wel voel ik me aangesproken, omdat je de rol van inkoper wel erg zwart/wit neerzet, maar daar is het een column voor en zo is er altijd een excuus om een hele beroepsgroep met veelal zeer competente inkopers te framen als niet-nadenkers en slechte rekenaars. Uiteindelijk heeft de opdrachtgever (in mijn geval gemeenten/gemeenschappelijke regelingen) nog altijd het laatste woord en is niet altijd te overtuigen van aspecten opnemen als eis en makkelijke/inzichtelijke beoordelingssystematieken. Hierbij zomaar een gratis idee voor een volgende column: “de ontbrekende juiste adviesvaardigheden van iedere inkoper”. Of…nog één, gratis: “opdrachtgevers die hun luistervaardigheden moeten verbeteren dan wel hun inkoper als vakspecialist behandelen”. Zo heb ik er nog wel een paar, maar die zijn niet meer gratis!

    • Theo van der Linden | 15-03-2018 om 18:06

      Beste Ellen,
      Goed dat je je niet aangesproken voelt. Het is zoals je zelf zegt een column waarin ik, inherent aan de bedoeling van een column, het wat zwart/wit formuleer. Ik kom in mijn beroep zeer veel capabele inkopers tegen en ik denk niet dat zij zich iets van mijn column aantrekken. Dat neemt niet weg dat ik wel volledig achter de boodschap van de column sta. Er wordt echt vaak te ingewikkeld aanbesteed wat met name nadelig is voor deelnemende MKB-bedrijven. Dat wilde ik op een luchtige manier aan de orde stellen, vriendelijke groet Theo van der Linden

  • Ad | 20-03-2018 om 12:01

    Theo, dank voor de prachtige metafoor en de vermakelijke manier van opschrijven, maakt dat ik weer glimlachend naar mijn prachtige vak kijk.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.