Bidmanager van het jaar: ‘vak wordt ondergewaardeerd’

“Bidmanagement kwam heel toevallig op mijn pad”, vertelt Leontien Navest, bidmanager bij Capgemini. “Ik vond altijd heel veel dingen leuk, behalve sales. En toch ben ik daarin terecht gekomen.” En dat niet alleen; op 1 september 2020 is Leontien verkozen tot bidmanager van het jaar. Het vak wordt alleen nog sterk ondergewaardeerd. Het is haar missie om bidmanagement beter op de kaart te zetten.

Wat is het carrièrepad van Leontien geweest? Wat is haar visie op het vak? En wat kan zij mede-bidmanagers adviseren? Daarover spreekt AanbestedingsCafe.nl haar.

Hoe ben je in bidmanagement terecht gekomen?
“Ik ben begonnen bij Ernst & Young Consulting, wat later overgenomen is door Capgemini. In mijn laatste jaren als consultant heb ik onder andere bijgedragen aan de Accelerated Solutions Environment. Dat is zowel een special ingerichte workshopomgeving als een methodiek voor grote groepsinterventies. Je brengt veel mensen bij elkaar en werkt razendsnel een strategie of plan van aanpak uit. Je doet als het ware het werk van drie maanden in drie dagen. 

De laatste jaren dat ik dat deed, klopten er steeds meer infrastructuur-leveranciers aan. Onder meer VolkerWessels, Heijmans en Imtech kwamen bij ons om voor hun tenders in zo’n groepssessie versneld na te denken over hun propositie voor Rijkswaterstaat. Toen ben ik enthousiast geworden over tenderen.

Bidmanagement bleek ook een functie te zijn binnen Capgemini. Dat wist ik niet. Toen gaf ik aan dat ik het wel heel leuk vond om die overstap te maken. Toevallig hadden ze net een vacature. En zo ben ik het vak ingerold.”

Wat vind je zo leuk aan aanbestedingen?
“Ik vind het heerlijk dat je een probleem hebt dat je binnen een hele korte tijd moet oplossen. Je krijgt een bestek van driehonderd pagina’s en dat moet je helemaal doorgronden. Wat zijn de vragen en pijnpunten nu echt? Het komen tot een oplossing vergt bovendien creatieve denkkracht. Tekstschrijven is ook een van mijn hobby’s en dat kan ik hier ook in kwijt. Daarnaast vind ik het leuk om iedereen met elkaar te verbinden en te werken in teamverband. Binnen Capgemini krijgen bidmanagers de vrijheid om de functie zo in te vullen als zij zelf willen. Zolang we maar in staat zijn om de kans op het winnen van een offerte zo groot mogelijk te maken.”

Hoe ben je daarna gegroeid tot een goede bidmanager? 
“Dat is gewoon meters maken. Naarmate je langer bidmanager bent, word je ook een steeds betere bidmanager. Ik begon natuurlijk met de makkelijkere tenders, zoals inhuurmantels. Dit is ook goed te begrijpen als je geen ict-expert bent. Laatst kwam ik in een aanbesteding terecht die heel diepgaand over cybersecuritymanagement ging. Inmiddels vind ik dat ook heel interessant. Zo groei je door.”

Wat was je grootste leermoment in die eerste periode?
“Naast die inhuurmantels waar ik mee begon, had ik meteen ook een heel complex bid. Hierin speelden een Amerikaanse onderaannemer, zware eisen, aansprakelijkheid en grote boetes een rol. Dat juridische aspect, daar had ik in mijn vorige functies nog nooit mee te maken gehad.”

Wat is jouw visie op bidmanagement?
“One size fits all voldoet niet. Je moet als bidmanager flexibel zijn in je aanpak. Persoonlijk vul ik iedere tender weer anders in. Ik kijk naar de uitvraag, wat we nodig hebben, wat de ervaring is van de experts, hoeveel tijd we hebben en hoeveel er geschreven moet worden. Op basis daarvan bepaal ik iedere keer hoe ik het bid aanpak.

Bidmanagement wordt binnen veel organisaties nog erg beschouwd als procesmanagement. Bidmanagers zorgen dat het interne proces doorlopen wordt, dat er netjes op tijd vragen gesteld worden, dat het interne goedkeuringsproces goed verloopt en dat er afspraken ingepland zijn. Mijn visie is dat bidmanagement veel breder is.”

Dat klinkt alsof bidmanagement ondergewaardeerd wordt.
“Klopt. Uiteraard is procesmanagement de basis. Dit moet op orde zijn, maar hiermee maak je niet het verschil als bidmanager. Hoewel Capgemini al behoorlijk professioneel bidmanagement heeft, is het bij velen onbekend wat een bidmanager allemaal doet en kan doen. Sales staat meestal op de voorgrond en de bijdrage van bidmanagement is redelijk onzichtbaar. Ik wil zorgen dat ook het belang van bidmanagement in de organisatie duidelijk wordt.”

Hoe maak je wel het verschil?
“Je maakt het verschil door enerzijds te zorgen voor de spirit in het team. Die energie zorgt dat het team de gedrevenheid krijgt om er met elkaar voor te gaan. Een andere rol van een bidmanager is het geven van sturing aan de inhoud, pricing en strategie. Zoals ik het zie is de bidmanager de ‘stuurman’ die samen met de Sales, die de ‘kapitein’ is, de koers van het bid bepaalt.”

Heb je een best case die jouw flexibele aanpak verduidelijkt?
“Ja, dat was een tender van het ministerie van Algemene Zaken voor het Platform Rijksoverheid Online. Dit was een opdracht voor het beheer, onderhoud en de doorontwikkeling van alle websites van Rijksoverheid.nl. Voor dit bid had ik veel experts nodig voor het beantwoorden van vragen. Deze experts waren echter fulltime bij klantopdrachten ingezet. Toen heb ik ‘braindumpsessies’ georganiseerd om toch alle benodigde informatie te verzamelen. Hier heb ik de group genius toegepast.”

Wat hielden deze sessies en group genius in?
“We hadden steeds sessies van 1,5 uur met groepen van zes tot tien experts. In deze tijd verzamelde ik alle kennis. Ik stelde de vragen en op basis van hun antwoorden heb ik uiteindelijk de beantwoording geschreven. Dat was een mooie manier om de schaarse tijd die de experts beschikbaar hadden zo effectief mogelijk te benutten. In die zin heb ik hen ontlast, maar heb ik toch precies gekregen wat ik nodig had om een goede offerte te maken. En het waren sessies die veel energie opleverden in het team.

De group genius komt uit de tijd van de Accelerated Solutions Environment. Daar maakten we gebruik van de kracht van de groep. Het idee: zet drie mensen bij elkaar en persoon 1 roept A, persoon 2 roept daarop B en dat is een trigger voor persoon 3 om C te roepen. En C is dan de perfecte oplossing. Tot C waren de drie personen los van elkaar niet gekomen. Dit is het ‘1+1=3’-effect.”

Nog een laatste tip voor andere bidmanagers?
“Zorg dat je gereedschapskist als bidmanager zo vol mogelijk zit met templates, methoden en tools, zodat je in staat bent om bij ieder bid voor de juiste aanpak te kiezen. Enerzijds maak je die koffer voller door zelf steeds nieuwe dingen te bedenken, maar ook intervisiegroepen kunnen waardevol zijn. Daarnaast leer je veel van het meelopen met collega-bidmanagers en door onderling ervaringen te delen.”