Buyer groups een middel voor duurzame reorganisatie

In 2020 zijn er zestien buyer groups rondom vastgoed, bouwmaterialen, GWW, mobiliteit, bedrijfsvoering en polymeren bij afvalwaterzuivering opgericht. Binnen een buyer group werken de publieke opdrachtgevers samen aan een gedeelde marktvisie en -strategie voor het verduurzamen van de productcategorie. Dit jaar implementeren zij de uitkomsten in hun aanbestedingspraktijk. “We willen met de buyer groups een gedragsverandering teweegbrengen”, stelt Floris den Boer, coördinator van de buyer groups vanuit PIANOo. AanbestedingsCafe.nl spreekt hem en nog twee kernfiguren: Maarten van Kesteren van het ministerie I&W en Monique Donker-Blacha, projectleider van de buyer group circulaire scholen.

De buyer groups zijn een initiatief van het Rijk, IPO, VNG en UWV. PIANOo, Rijkswaterstaat en RVO ondersteunen de buyer groups. Zij worden gefinancierd uit de Klimaatenveloppe (ministerie van Infrastructuur en Waterstaat) en het budget circulair bouwen (ministerie van Binnenlandse Zaken en koninkrijksrelaties). Doel van de buyer groups is om via gecoördineerde inkoop de markt uit te dagen om te komen tot circulaire oplossingen die de C0₂-uitstoot en het grondstofverbruik verminderen.

Een jaar na aanvang buyer groups
De zestien buyer groups zijn vorig jaar aan de slag gegaan met het maken van een plan van aanpak. Op dit moment werken ze toe naar een marktvisie en -strategie. Den Boer: “Er zijn maandelijkse (online) bijeenkomsten, waarin de plannen geconcretiseerd worden en de haalbaarheid en risico’s hiervan onderzocht wordt. Ook wordt er al gekeken hoe de groep de ambities in een aanbesteding terug wil laten komen. Dit noemen we vraagharmonisatie. Als steeds meer opdrachtgevers dezelfde eisen en wensen opnemen in de aanbestedingsstukken, biedt dit veel meer duidelijkheid aan ondernemers. Tegelijkertijd communiceren de groepen hun voortgang en inzichten, zodat andere opdrachtgevers daar ook profijt van hebben. Tot slot de implementatiefase: het laten landen van de bevindingen in de aanbestedingen.” Donker-Blacha: “De huidige concretiseringsfase houdt voor de buyer group circulaire scholen in dat we onderzoeken hoe we de vragen, die overeenkomen tussen de scholen, generiek in de markt kunnen zetten.”

Als steeds meer opdrachtgevers dezelfde eisen en wensen opnemen in de aanbestedingsstukken, biedt dit veel meer duidelijkheid aan ondernemers.

Floris den Boer, coördinator buyer groups bij PIANOo

Deelnemers uit alle aanbestedingshoeken
De deelnemers aan de buyer groups zijn heel divers. Binnen de buyer group circulaire scholen doen bijvoorbeeld gemeenten, schoolbesturen en een inkoopsamenwerking mee. De schoolbesturen vertegenwoordigen veertien tot twintig scholen die binnenkort gerenoveerd of nieuw gebouwd worden.

Donker-Blacha: “In Nederland worden scholen betaald door de gemeente en de school is meestal de bouwmeester. Er wordt een integraal huisvestingsplan opgesteld door de gemeente. Hierin staat welke school toe is aan renovatie of nieuwbouw, en welk budget hieraan gekoppeld is. De gemeente stelt bovendien een aantal eisen of wensen, waarop de school moet sturen. We zijn momenteel met de deelnemers aan het verkennen of we breed gedragen ambities kunnen formuleren. Met de deelnemers, maar ook met marktpartijen, gaan we zo ontdekken hoe ver we kunnen gaan in de vraagharmonisatie. Als vraagharmonisatie bereikt kan worden, zou je ook kunnen denken aan gezamenlijk bouwmeesterschap voor meerdere scholen, maar dit is niet direct het doel van deze buyer group.”

Circulaire inkoopangst
Zijn deze buyer groups echt nodig om duurzaam in te kopen? Is het niet een kwestie van opnemen in de eisen? “Zo simpel is het niet”, stelt Donker-Blacha. “Opdrachtgevers zijn nu vaak nog terughoudend om duurzaam in te kopen. De budgetten voor scholen zijn erg krap en er is een veronderstelling dat de duurzame oplossing ook de duurste oplossing is. Door de vraag te harmoniseren en vergroten kunnen we hier iets aan doen.” Den Boer antwoord bevestigend: “Duurzaam inkopen is niet moeilijk. Je zet het in de eisen en klaar. Maar het is wel hartstikke risicovol. Je hebt de kans dat je een oplossing krijgt die zich nog nergens bewezen heeft en anders uitpakt dan verwacht. Het kan dan wel een circulaire oplossing zijn, maar als het niet voldoet aan de verwachtingen, dan moet je daar als opdrachtgever verantwoording voor afleggen. De veilige route is dan: doen wat je altijd al deed.”

Duurzaam inkopen is niet moeilijk. Je zet het in de eisen en klaar. Maar het is wel hartstikke risicovol.

Floris den Boer, coördinator buyer groups bij PIANOo

Van Kesteren: “Persoonlijk zou ik het liefst gaan naar ‘duurzaam, tenzij’, dus dat je moet uitleggen waarom je iets niet duurzaam inkoopt. Dat zou de ideaalwereld zijn, maar daar zijn we nog niet.” Dat ‘duurzaam, tenzij’ nog geen eis is, heeft mede te maken met vastgelegde kennis. Den Boer: “Veel gemeenten hebben bijvoorbeeld een handboek openbare ruimte. Dat is een boekwerk van driehonderd tot vierhonderd pagina’s met onder meer het legpatroon van de stoeptegels, de verf voor de lantaarnpalen en de type bomen die we neerzetten. Alles is uitgedacht voor bijna elke inkoopcategorie. Dat gooi je niet zo makkelijk overboord voor een duurzamere oplossing. Dat is de spanning waar we nu in zitten.”

Organisatiebreed veranderen
Volgens de drie geïnterviewden zijn de buyer groups geslaagd als de uitkomsten terug te zien zijn in de aanbestedingen. Den Boer voegt daarnaast toe: “Ik hoop dat dit traject daadwerkelijk de benodigde verandering bewerkstelligt in de hele organisatie. Van beleid, opdrachtgevers, beheerders tot inkopers. Verduurzaming vraagt van iedereen een gedragsverandering.”

Voor de toepassing van de duurzame oplossingen uit de buyer groups is dus gedragsverandering nodig. De opdrachtgevers die zich hebben aangemeld voor een buyer group hebben echter al de intentie om met duurzaamheid aan de slag te gaan. Ze brengen concrete projecten in. Hoe worden de organisaties die de verandering het hardst nodig hebben, ook betrokken?

Den Boer: “Het is natuurlijk een koplopersbenadering. De duurzame transitie is voor veel partijen risicovol en tijdrovend. Door het samen te doen, verdeel je het werk, risico’s en kunnen we een versnelling aanbrengen. Daarnaast vragen we de groepen die meedoen om actief uit te dragen wat ze aan het doen zijn, zodat zij ook andere opdrachtgevers kunnen overtuigen.”

Persoonlijk zou ik het liefst gaan naar ‘duurzaam, tenzij’, dus dat je moet uitleggen waarom je iets niet duurzaam inkoopt. Dat zou de ideaalwereld zijn, maar daar zijn we nog niet.

Maarten van Kesteren, beleidsmedewerker ministerie van Infrastructuur en Waterstaat

Donker-Blacha ziet dat de buyer groups geen heilige graal zijn, maar wel een stap in de goede richting. “Je gaat denken vanuit gemeenschappelijkheid. Nu wordt er vaak nog per school ingekocht, wat niet efficiënt is en waardoor scholen ook niet als een ‘markt’ worden gezien. Wij willen kijken hoe we het generieke deel van de opdrachten zo goed mogelijk kunnen optuigen. Uiteraard heeft iedere school ook een uniek karakter, maar door het gemeenschappelijke gelijk te trekken, geven we een duidelijk signaal af aan de markt. We zeggen hiermee: als je hierin investeert, zijn meerdere scholen geïnteresseerd.”

Veranker duurzaamheid in je organisatie
Een reden dat de zestien buyer groups een succes lijken te worden, is omdat alle stakeholders betrokken en gecommitteerd zijn. Een tip die Den Boer mee wil geven aan opdrachtgevers die duurzaam willen gaan inkopen: “Zorg dat de duurzame ambitie in je hele organisatie verankerd is. Bijvoorbeeld: wij willen graag de meest duurzame school van Nederland zijn of de meest duurzame gemeente. Als dit organisatiebreed gedragen wordt, gaat iedereen er ook makkelijker in mee. Anders blijft duurzaam inkopen het een ‘ding’ van de inkoopafdeling.”