"Circulair kantoormeubilair inkopen is ingewikkelder dan je denkt”

Je zult als inkoper maar willen starten met circulair aanbesteden zonder dat je organisatie daar ervaring mee heeft. Want, je moet toch voldoen aan de doelstelling van de overheid? Waar begin je dan? En hoe krijg je je innovatieve, duurzame product als ondernemer verkocht aan een overheidsinstantie? Expertisecentrum Aanbesteden PIANOo biedt inkopende overheden hulp. In gesprek met Sara Rademaker, adviseur Maatschappelijk Verantwoord Inkopen bij PIANOo.

Met wat voor vragen over circulair aanbesteden kloppen partijen bij jullie aan?
“Gemiddeld krijg ik zo’n één á twee vragen per week binnen die over circulair aanbesteden gaan. Die komen meestal van decentrale overheden maar soms ook van marktpartijen. Sommige mensen willen gewoon aan de slag en zoeken goede voorbeelden, dus die helpen we door ze in contact te brengen met andere aanbestedende diensten waarvan je weet dat zij eenzelfde aanbesteding al hebben gedaan. Of ik zoek een praktijkvoorbeeld dat we al hebben gepubliceerd. Meestal zijn mensen op zoek naar ideeën en inspiratie, die willen aan de slag met circulaire koffieautomaten of kantoorartikelen. En we ondervangen veel vragen door conferenties te organiseren en handreikingen te maken, zoals de handreiking Milieu Kosten Indicator (MKI). Maar, uiteindelijk ben je wel afhankelijk van gemotiveerde mensen die ermee aan de slag gaan en niet alleen van de hoeveel kennis die er op de plank ligt.”

En die marktpartijen, waarover benaderen die jullie?
“Laatst kregen we bijvoorbeeld een vraag van een ondernemer die een innovatief product had ontwikkeld, maar het niet verkocht kreeg. Dan zeggen mensen: “Maar de overheid wil toch circulair inkopen? Waarom kopen jullie mijn product niet?” Dat soort vragen krijgen we ook wel eens. Want dan ligt er een mooi product, maar wie moet daar dan de opdrachtgever voor zijn? Daar lopen marktpartijen tegenaan.” Voor deze ondernemingen maken we nu samen met het Versnellingshuis een brochure over inkopen en aanbesteden voor ondernemers.”

Circulair aanbesteden is een vorm van aanbesteden die volop in ontwikkeling is. Hoe gaan jullie daarmee om?
“Ik begon in 2015 met dit onderwerp en ik zie dat het enorm gegroeid is, dat er steeds meer partijen mee bezig zijn. Maar goed, voor iedere organisatie is zo’n eerste project weer een pilot. Ook al hebben tig andere partijen meegedaan, voor hen zelf is het weer een pilot. Er zijn dus starters en koplopers op dat vlak. Partijen zoals gemeente Wageningen doen dit al jaren. Die zoeken naar verdieping. De starters vragen zich af: “Hoe ga ik beginnen en hoe voorkom ik de fouten die een ander al gemaakt heeft?” Dus proberen wij ook in ons kennisaanbod te differentiëren. Voor starters bieden we instaptrainingen, een online wegwijzer circulair inkopen. En voor gevorderden hebben we de Green Deal, Buyer Groups en de Circulair Inkopen Academie.”   

“En het komt aan op goed opdrachtgeverschap. Je moet een inkoper niet opzadelen met allerlei beleidsdoelstellingen maar ervoor zorgen dat zoiets in de organisatie verankerd wordt, waarbij de inkoper kan ondersteunen. Zo voorkom je dat de inkoper een projectleider ervan moet overtuigen dat er circulair ingekocht moet worden.”

Inkopers weten jullie als expertisecentrum voor aanbesteden wel te vinden, maar lukt het jullie dan ook de rest van zo’n organisatie te bereiken?
“Het standaard publiek van PIANOo bestaat inderdaad uit inkopers. Dat is geleidelijk uitgebreid met beleidsmedewerkers Duurzaamheid. Die komen vaak ook uit bij inkoop als een belangrijke hefboom, en sommige organisaties hebben een adviseur Duurzame inkoop. Die weten zo’n MVI congres ook wel te vinden. Bij de Circulair Inkopen Academy stellen we als vereiste dat één deelnemer inkoper is en iemand meeneemt die projectleider, duurzaamheidsmedewerker of contractmanager is, zodat je verschillende stakeholders direct kunt betrekken. En een merendeel doet nu ook gewoon een pilot tijdens die opleiding, dus dat werkt goed. Een voorwaarde voor deelname is daarbij dat de organisatie een circulair inkooptraject doet tijdens de opleiding, en dat werkt erg goed.”

Naast de Circulair Inkopen Academy organiseerden jullie de voorgaande jaren Leernetwerken en nu starten jullie met buyer groups. Wat willen jullie daarmee bereiken?
“De Leernetwerken waren erg gericht op het uitwisselen van kennis, vooral op het gebied van klimaatneutraal en circulair inkopen binnen een bepaalde productgroep. Met de buyer groups willen we een stap verder gaan. Dat inkopers echt gezamenlijk de markt gaan benaderen en aanbestedingsstrategieën uitwerken, en daarna ook daadwerkelijk gaan aanbesteden. Het gaat dan in beginsel om individuele aanbestedingen. Gezamenlijk aanbesteden blijkt in de praktijk vaak best lastig. Het moet bijvoorbeeld maar net passen in de aanbestedingskalender.  Maar gezamenlijk, volgens een bepaalde lijn iets in de markt zetten, is wel belangrijk. Zo kunnen we meer schaal creëren voor marktpartijen. Een veel gehoorde klacht van marktpartijen is dat opdrachtgevers niet voor één lijn kiezen. Als ze dat wel zouden doen, kunnen marktpartijen gerichter gaan investeren.”

“Neem bijvoorbeeld het toepassen van zo’n MKI als meetmethode, dat vergt van partijen dat zij investeren in het maken van Life Cycle Analyses van hun producten. Over het algemeen vinden marktpartijen het alleen maar fijn als opdrachtgevers een keuze maken, dan is het voor hen ook duidelijk wat zij in kunnen investeren en in die zin willen we daar met die buyer groups aan bij te dragen. En dit is niet vrijblijvend. Neemt een overheid deel aan een buyer group, dan dient hij de uitkomsten binnen 2 jaar te laten landen in de aanbestedingspraktijk.” 

Is de ene branche ook verder dan de andere, wat betreft circulair inkopen en aanbesteden?
“Veel partijen die aan de slag gaan met circulair inkopen, starten met kantoormeubilair. Daarin is al veel ervaring opgedaan, dus dat lijkt relatief simpel. Het goed uitvoeren van zo’n contract binnen je organisatie is alleen best ingewikkeld. Je moet weten wat je hebt staan aan inventaris, welk deel je wilt laten refurbishen en wat je communiceert richting personeel. Vertel je dat zij op tweedehands stoelen zitten, of niet? Dat is complexer dan veel mensen denken, maar er wordt wel veel ervaring in op gedaan.”

“Dat geldt ook voor de grond-, weg- en waterbouw. Er kan heel veel en er worden heel mooie projecten gedaan, met asfalt waarin wc-papier is verwerkt, met biobased materialen of ‘gewoon’ asfalt met een hoog percentage gerecyclede materialen. Daar gaat het ook wel alle kanten op, er is nog niet één lijn. Die sectoren kunnen wel lokaal werken, dat is een voordeel. Er zijn grote productiebedrijven in Nederland waardoor je de keten snel in beeld hebt. Wat betreft ICT is dat écht ingewikkeld. Een gemeente bestelt vierhonderd laptops, maar een grote fabrikant in China gaat echt niet zijn productieproces aanpassen voor dat aantal laptops. En door een grote (Europese) buyer group te vormen kun je mogelijk wél verandering bewerkstelligen, ook in complexe ketens.”