Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

CPO CAK: “E-sourcingtool maakt aanbesteden makkelijker”

“Ik vind het verbazingwekkend dat zo’n groot percentage aanbestedende diensten e-aanbesteden nog niet heeft ingevoerd”, vertelt John van Pelt, CPO van het CAK. “Inkoop vindt van zichzelf dat ze innoveren, zich ontwikkelen en in de boardroom thuishoren. Zorg er maar eerst voor dat je rechtmatigheid en inkoopinstrumenten op orde zijn.”

CAK hoort sinds 2015 bij de 69% van de aanbestedende diensten die het elektronisch aanbesteden helemaal op orde hebben. “We gebruiken TenderNed om te publiceren en nemen een e-sourcingtool bij Negometrix af. E-aanbesteden geeft veel ruimte, vrijheid en tijdwinst. Op ieder moment kun je inloggen in het systeem om de voortgang van de aanbesteding te controleren.”

Aanbesteden op de oude manier
De verplichting tot e-aanbesteden zou tegelijk met de ingang van de nieuwe aanbestedingsrichtlijnen ingaan op 18 april 2016. De deadline voor de implementatie van e-aanbesteden is echter verschoven naar 1 juli 2017. “Ik denk dat dit voor veel instellingen heel goed uitkomt. Ik merk namelijk dat veel organisaties nog op de oude manier aanbesteden. Dit gaat gepaard met dozen vol offertes en het volgen van de aanbesteding via Outlook. Er wordt nog veel gemaild met leveranciers. Ik vind dit niet meer van deze tijd. Je kunt hier veel last van krijgen door mailtjes die niet aankomen of kwijtraken en verminderde rechtmatigheid doordat je niet altijd de informatie met iedere leverancier deelt.”

Toen Van Pelt in 2013 binnenkwam als CPO bij het CAK werd er bij de uitvoeringsorganisatie nog op de oude manier aanbesteed. “Toen moest ik naar de balie toe om daar tegen een collega te zeggen dat er een leverancier zou komen met een offerte. ‘We sluiten om 12:00. Daarna mag deze absoluut niet meer aangenomen worden’, maakte ik haar duidelijk. Dat kan toch niet meer? Op haar horloge is het misschien twee over 12 als de leverancier binnenkomt, terwijl het bij hem nog 1 voor 12 is. Wat doe je dan? Digitaal aanbesteden is veel duidelijker. Alles is geijkt en geborgd.”

Keuze voor commerciële partij
Van Pelt heeft de e-sourcingtool aanbesteed. “We hebben een meervoudig onderhandse aanbesteding gedaan voor de e-sourcingtool. Negometrix kwam vervolgens als beste uit de bus”, vertelt hij. Waarom is er niet voor gekozen om alles via TenderNed te laten lopen? “Je hebt natuurlijk de verplichting om op TenderNed te publiceren, maar niet om ook het proces via TenderNed te laten lopen. Daar kun je commerciële pakketten voor gebruiken. Als je commercieel bent en je moet je bestaansrecht verdienen met het verkopen van licenties, dan zorg je wel dat de kwaliteit top is. Dat is een hele andere mindset, dan wanneer je wordt betaald door de overheid.”

Wat vindt de CPO ervan dat er een overheidssysteem is dat concurreert met de commerciële sector? “Ik snap heel goed dat de commerciële partijen hier tegen in het verweer zijn gekomen. Ik vind dat je als overheid op dit vlak niet moet concurreren met de markt. Die grote commerciële partijen zijn al jaren aan het investeren in hun systemen. Ik vind het wel heel kort door de bocht om vervolgens het gras voor hun voeten weg te maaien.”

Vragen vooraf
Welke vragen stel je jezelf bij het kiezen van een e-sourcingtool? “Eerst moet je een aantal algemene vragen beantwoorden. Hoeveel licenties hebben we nodig? Gaan we het alleen bij inkoop invoeren of ook bij de interne klanten? Gaan we het voor alle aanbestedingen invoeren of alleen Europese aanbestedingen? Vervolgens hebben we nagedacht over de eisen aan het systeem zelf. Wat moet het allemaal kunnen?”, vertelt de CPO. “Tot slot hebben we ook scherp gekeken naar de beveiligingsaspecten. De informatie zit namelijk allemaal in de cloud. Hier hebben we een beveiligingsonderzoek naar gedaan en een protocol voor ontwikkeld.”

Kans voor marktpartijen
“Er is helaas nog geen systeem op de markt die aan onze volledige behoefte voldoet. We wilden namelijk een systeem waarbij we de aanbesteding kunnen publiceren, digitaal kunnen aanbesteden, waarmee we een spendanalyse kunnen draaien en waarmee we het contractmanagement uitvoeren. Hier ligt nog een kans voor een aantal grote marktpartijen”, vindt Van Pelt.

Vlotte implementatie
“Na de gunning van de e-sourcingtool hadden we het systeem vlot geïmplementeerd. Binnen een paar maanden was het al klaar voor gebruik. In 2015 zijn we er vol mee begonnen en nu doen we alle aanbestedingen via het systeem. Er zit ook een archiveer- en exportfunctie in. Dit maakt aanbesteden weer een stukje makkelijker”, concludeert Van Pelt.

Partner van Aanbestedingscafé:
Partner van Aanbestedingscafé:

Reacties

Partner van Aanbestedingscafé:
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres

Ontvang ons gratis e-book!

Ontvang nu het e-book 'Ruis: de ideeën van Kahneman en de aanbestedingspraktijk' en blijf wekelijks op de hoogte van het laatste aanbestedingsnieuws.
close-link