Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

De Delphi-methode

Op 16 juni gaven Richard Lennartz (MinBZK/HIS) en Theo van der Linden (VdLC) op het PIANOo-congres een presentatie over het boek RUIS van nobelprijswinnaar Daniel Kahneman. Kahneman werkt op het snijvlak van psychologie en economie: dat is ook het snijvlak van belangrijke elementen van aanbestedingen. Lennartz en Vander Linden zijn ervan overtuigd dat de ideeën van Kahneman grote invloed gaan hebben op de wijze waarop beoordelingscommissies tot hun oordeel komen. Deze zomer plaatsen ze hierover elke week op aanbestedingscafe een artikel. Dit is het vierde uit die reeks.

Hiërarchie in beoordelingscommissies
In onze vorige bijdrage zijn we ingegaan op de hiërarchie die er in veel beoordelingscommissies zit. Dat kan gaan om de respect-expert ten opzichte van de ‘gewone’ expert, de directeur ten opzichte van zijn of haar ondergeschikte of een extravert persoon ten opzichte van een introvert persoon. Als de dominante persoon ook als eerste aan het woord komt (het openingsbod) dan is er eigenlijk geen sprake meer van een goed functionerende beoordelingscommissie.

In dit artikel gaan we nog een stapje verder. Moet je, met de kennis van Kahneman in je achterhoofd überhaupt nog wel werken met een beoordelingscommissie die in consensus tot een beslissing komt.

Het beoordelen van een plan van aanpak is feitelijk voorspellen
Bij aanbestedingen gaat het erom welke prijs je betaalt en wat je daarvoor krijgt. In veel gevallen: gáát krijgen want diensten komen niet kant en klaar van de plank, maar produceert de leverancier op het moment dat er behoefte aan is, met de mensen die hij er op dat moment voor beschikbaar stelt. Het beoordelen van inschrijvingen gaat dus in veel gevallen feitelijk ook om het voorspellen van toekomstige gebeurtenissen:

  • Hoe goed gaat het door een leverancier opgesteld Plan van Aanpak werken?
  • Hoe adequaat gaat een leverancier met lastige situaties om?
  • Hoe goed gaat een leverancier altijd de juiste specifieke deskundigheid inzetten?

Delphi-methode vermindert ruis
Kahneman zet dus grote vraagtekens bij de mogelijkheid om met een groep mensen in een discussie (consensusbijeenkomst) tot een eerlijk oordeel te komen. Een alternatief om met een groep mensen tot een gezamenlijk oordeel te komen is volgens Kahneman de Delphi-methode. Volgens de klassieke methode zijn er meerdere rondes. Bij de eerste ronde dienen deelnemers anoniem schattingen of meningen in bij een moderator. Bij elke volgende ronde geven de deelnemers opnieuw hun schattingen en meningen, en geven daarbij ook hun redenen mee. Dat gebeurt nog steeds anoniem. De bedoeling is dat de schattingen beter worden en daardoor dichter bij elkaar komen te liggen. Na een x-aantal vooraf vastgestelde rondes en eerder als er geen bijstellingen van scores meer zijn, neem je het gemiddelde als zijnde de consensus score.

Les vertaald naar de inkooppraktijk
Er vindt geen consensusbespreking plaats waarbij de beoordelaars hun scores delen en toelichten, om vervolgens toe te werken naar een consensus score. De inkoopadviseur deelt eerst de toegekende scores anoniem en vraagt iedereen om op basis van het totaaloverzicht een eventueel bijgestelde score in te dienen, aangevuld met redenen voor die score. De inkoopadviseur verspreidt dat weer onder de beoordelaars, allemaal in een keer en zodanig dat er niet een eerste en een laatste beoordeling is. Na enkele vooraf bepaalde rondes rekent de inkoopadviseur de gemiddelde score uit. Dat is tevens de consensus score.

Met deze aanpak is de consensus score ontdaan van elementen als de macht van het openingsbod, de macht van de manipulatie en de macht van de hiërarchie. De informatie cascade elimineer je hiermee ook.

En nu we toch steeds meer gewend zijn aan werken op afstand: je hoeft er niet fysiek voor bij elkaar te komen in een gezamenlijke bijeenkomst. Voor de rondes hoeven de beoordelaars zelfs niet eens precies tegelijk beschikbaar te zijn. Beschikbaarheid in een time window is voldoende. Deze manier ondersteunt daarmee het in opmars zijnde tijd- en plaatsonafhankelijk werken.

Eenvoudige versie
De Delphi-methode met meerdere rondes kan voor een eenvoudige kleine opdracht te omslachtig zijn. Een simpele variant zou kunnen zijn dat de deelnemers eerst schriftelijk een eerste score en een motivering geven die door de moderator/inkoper/procesbegeleider anoniem gedeeld worden onder de deelnemers. De deelnemers geven schriftelijk commentaar op in hun ogen ‘vreemde’ cijfers of beoordelingen. Dat deelt de inkoopadviseur weer met alle deelnemers die op basis daarvan hun punten mogen (niet: moeten) aanpassen. Het gemiddelde cijfer is de uiteindelijke score en uit de schriftelijk gemaakte opmerkingen destilleert de inkoper de tekst voor de motivering.

Partner van Aanbestedingscafé:
Partner van Aanbestedingscafé:

Reacties

Partner van Aanbestedingscafé:
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres