De Nota, leuker kunnen we het niet maken…

Menig artikel en rechtszaak gaan in op het nut en de noodzaak van vragen stellen tijdens een aanbestedingsprocedure. Raakt een inschrijver zijn rechten kwijt als hij geen vragen stelt? Welke commercieel gevoelige informatie moet en mag je delen? Zelden wordt ingegaan op het proces rondom de nota van inlichtingen. En eerlijk is eerlijk, ik ben nog nooit iemand tegengekomen die dit een leuk onderdeel van aanbesteden vindt.

De aanbiedingen van een adviseur voor het deelnemen aan een ontwerpteam zijn meestal gebaseerd op de fasering van de Standaardtaakbeschrijving (STB): een post voor de VO-fase, DO-fase et cetera aangevuld met een urenstaat voor aanvullende werkzaamheden. In fase 07 van de STB komt echter “Prijs en Contractvorming” (PC) aan bod. Een onderdeel dat traditioneel na het afronden van de TO-fase plaats vindt, maar met alle hybride, tweefasen en innovatieve contractvormen op elk moment in het ontwerpproces kan worden ingepland.

Ik ben nog geen offerte van een architect of constructeur tegengekomen die naast de VO-, DO-, TO- en UO-fase ook een post voor de PC-fase heeft meegenomen. Wel esthetische begeleiding tijdens de uitvoeringsfase. Dus PC wordt bewust of onbewust overgeslagen.

Als er geen uren voor gerekend worden, is er ook geen tijd voor en worden de betreffende werkzaamheden tussen alle andere werkzaamheden ingepland. En gezien de workload bij menig architect, constructeur en installatieadviesbureau, is er weinig ruimte om er iets tussendoor te doen.

Kortom, de Nota van Inlichtingen krijgt niet altijd de aandacht die het document verdient.

De factor tijd

Los van het feit dat het inschatten van het aantal uren dat nodig is voor een aanbestedingsprocedure erg lastig is. Krijg je tien of honderd vragen? Zijn er één of drie vragenrondes? Reken je alleen het beantwoorden van de vragen (het invullen van een Excel-bestand) of ook de afstemming met de ontwerpteamleden die hiervoor nodig is?

En zoals hiervoor al is genoemd, het beantwoorden van vragen is ook niet leuk. Zeker als er vragen binnenkomen die jou erop wijzen dat je een ontwerpfout hebt gemaakt. Dit betekent herstelwerkzaamheden (lees: extra uren!), vaak binnen de tijdspanne waarin de Nota gepubliceerd moet worden (lees: stress!).

Gewezen worden op fouten, er eigenlijk geen tijd voor hebben maar wel snel moeten handelen en de betreffende kosten niet kwijt kunnen. Als dit het recept was voor een maaltijd, dan zullen de gasten die je hebt uitgenodigd voor een diner, met buikpijn vertrekken. Kortom, ruimte voor verbetering.

Als we beginnen met de standaard adviseursopdrachten uitbreiden met een (stel)post voor de Nota van Inlichtingen. Dus ook een post PC meenemen!. Dan gaan de uren die hieraan worden besteed niet ten koste van de ontwerpwerkzaamheden en wordt de betreffende inzet gewoon vergoed.

Vra-mi-bo

Wellicht moet het beleid ook zijn dat er niet meer wordt gewerkt met vragenrondes, maar met de mogelijkheid om continu vragen te stellen. Dit is toegestaan en gebeurt ook regelmatig. Voordeel is dat de werkdruk ten aanzien van dit onderdeel gelijkmatiger wordt verspreid. Tweede voordeel is dat – mochten er grote fouten zijn gemaakt – het ontwerpteam hier eerder op gewezen kan worden.

Softwarematig zou het proces ook beter ondersteund kunnen worden. Het rondsturen en samenvoegen van Excel-bestanden is iets uit het tijdperk van Windows 95. Dit kan zeker beter!

Last but not least, plan naast de vrij-mi-bo ook een vra-mi-bo in. Bij elke vijftig vragen (en antwoorden) een borrel! Het mag weer, en het maakt vragen beantwoorden een gezellige bezigheid.

De Nota van Inlichtingen, we kunnen het leuker en makkelijker maken!