Drie gulden regels voor inkopen met impact 

Vorige week was ik aanwezig bij de aansprekende en inspirerende oratie van prof. dr. ing. Fredo Schotanus met als titel ‘een betere wereld begint bij publieke inkoop’. Ik wil uiteraard graag mijn steentje bijdragen en ik heb daarom bedacht: “Drie gulden regels voor inkopen met impact”.  

Ik sluit daarbij qua opzet aan bij Schotanus. Hij zegt: er zijn drie elementen, de prijs, de ‘gewone’ kwaliteit en de impactdoelen. Het onderscheidende element is dat de impactdoelen geen rechtstreeks effect hebben op de kwaliteit, maar wel reuze belangrijk zijn. Als je kantoorstoelen koopt hebben de ‘gewone’ gunningscriteria rechtstreeks effect op de stoel (zit hij lekker, mooie kleur, snel geleverd etc etc). De impactdoelen hebben geen rechtstreeks effect. Een stoel zit niet lekkerder omdat hij van circulaire materialen gemaakt is, na afloop hergebruikt kan worden, of in elkaar geknutseld is door een genderqueer van kleur met een wahjong-uitkering). 
Daarom is het goed om realistische doelen te stellen.  

Gulden regel 1 : Bepaal de impactdoelen vooraf en samen met de markt 
Ga ruim voor de aanbesteding in gesprek met de markt om te bepalen welke ‘impactdoelen’ er bij deze opdracht passen. Noem het nog geen marktconsultatie maar noem het een marktoriëntatie. Bepaal samen met de markt welke doelen haalbaar zijn. Circulariteit? Diversiteit en inclusie? Hergebruik of tweedehands? CO2-footprint? Social return? Realiseer je daarbij dat iedere aanbesteding maatwerk is. De impactdoelen voor scootmobiels zullen heel andere zijn dan die voor een bouwproject. De gemeente Almere besloot om gebruikte scootmobiels te reviseren en opnieuw in te zetten. Een slim en duurzaam idee maar ze moesten zich wel voor de rechter verantwoorden omdat een klant vond dat de vering van een gebruikte scootmobiel toch echt minder was dan die van een nieuwe. De gemeente won de rechtszaak overigens wel. Ook criteria met betrekking tot diversiteit en inclusie zijn in sommige branches volstrekt onzinnig. Wie de situatie op de arbeidsmarkt een beetje kent zal beseffen dat je in sommige branches soms al dol blij moet zijn met een oudere witte man.  

Gulden regel 2: Leg een bedrijf geen irreële voorwaarden op. 
Gaan we de impactdoelen meenemen in de selectie (geschiktheidseisen of selectiecriteria?) of bij de gunning (eisen of wensen?) 
Bij de selectie gaat het om impact op bedrijfsniveau. Bij de gunning gaat het om impact bij de uitvoering van de opdracht 
Als je Impactdoelen bij de selectie wilt toepassen moet je je heel goed afvragen hoe ver je juridisch wilt en kunt gaan. Denk maar eens aan de volgende vragen: 
Hoeveel mensen van kleur heeft u in dienst en in welke posities? (mag dit? Privacy?) 
Hoeveel voertuigen binnen uw totale wagenpark zijn elektrisch? (is dit proportioneel?) 
Hoeveel medewerkers eten vegan? (privacy?)  
Is uw kantine vegan? (werken de arbeiders dan beter?) 
We zien nu een hausse aan certificaatjes, maar ik vind dat je daar grote vraagtekens bij moet zetten. De bekendste is de CO2-prestatieladder. Op het eerste gezicht een sympathiek initiatief, maar het is een bedrijfscertificaat. Hoe proportioneel is het dat een kleine gemeente van heel groot bouwbedrijf mag eisen dat alle onderdelen van dat bedrijf op het hoogste CO2-niveau zitten. Gelukkig heeft de rechtbank in Den Haag Rijkswaterstaat gelijk gegeven in een zaak waarin de opdracht door de winnaar van de aanbesteding uitgevoerd zou gaan worden op niveau 5 terwijl deze inschrijver een certificaat op bedrijfsniveau niveau 3 had. De rechter vond dat terecht geen probleem. Onthoud: leg een bedrijf geen irreële voorwaarden op. 

Gulden regel 3 : Een aanbesteding op laagste prijs kan het meest duurzaam zijn. 
Houd altijd in je achterhoofd: een aanbesteding op laagste prijs kan tien keer zoveel impact hebben als een aanbesteding op levenscycluskosten of BPKV. Het is een enorm misverstand dat alle duurzaamheids- en MVO-criteria altijd een gunningscriterium (waarop je kunt scoren) moeten zijn. Het zal in veel gevallen veel praktischer zijn om (na de marktoriëntatie!) gewoon de meest duurzame oplossing voor te schrijven. Je hoort altijd zeggen dat aanbestedende diensten de kennis van de markt moeten benutten. Zeker, niks mis mee, maar dat kan ook voorafgaand aan de aanbesteding. We komen er steeds meer achter dat aanbestedingsprocedures waarin samen met inschrijvers aan de oplossing gewerkt wordt, niet altijd succesvol zijn. Vraag maar aan Rijkswaterstaat hoe de concurrentiegerichte dialoog heeft gewerkt bij de renovatie van de Afsluitdijk?