Een goede inkoper wil niet 'ontzorgd' worden

Het grootste jeukwoord bij aanbestedingen is zonder enige twijfel ‘ontzorgen’. Het is een aantal jaren geleden bedacht en nu al bijna niet meer weg te denken bij aanbestedingen.

In de jurisprudentie hebben we ook al een aantal zaken waarbij ‘ontzorgen’ een rol speelt. Bij een aanbesteding voor speeltoestellen moeten de inschrijvers aangeven hoe je de opdrachtgever zult ‘ontzorgen’. Spereco Holland BV. ‘bedenkt’ 160 verantwoordelijkheden en scoort de maximaal te behalen 20 punten. Lappset beschrijft 19 verantwoordelijkheden en scoort daarmee op dit onderdeel 2,38 punten. Ieder weldenkend mens snapt dat de kwaliteit van het ontzorgen niet wordt bepaald door simpelweg te tellen hoeveel dingen een bedrijf kan bedenken. Het enige wat je dan beoordeelt is de vaardigheid om verantwoordelijkheden te verzinnen en op te schrijven! Wat vindt de rechter echter: “De enige wijze waarop dat – objectief gezien – kan worden vastgesteld is door middel van het tellen (’turven’) van het aantal keren dat zulks is aangegeven.” Pfff.

Inschrijvers zijn ook gek op het woord ontzorgen. Het is echter niet voldoende om de woorden van de aanbestedende dienst nog eens te herhalen. Skysource schrijft: “De Skysource Private Cloud diensten zijn er om Pantar te ontzorgen. Skysource is van mening dat ook de projectdiensten Pantar dienen te ontzorgen.” Dubbel ontzorgen, dus. Helaas voor hen vindt de rechter dat je moet uitleggen wat je met het woord ontzorgen bedoelt: “Dat is echter louter een herhaling van de wensen van Pantar. Skysource heeft niet concreet duidelijk gemaakt hoe zij Pantar gaat ontzorgen”.

Dat het begrip ‘ontzorgen’ tegenwoordig als volstrekt normaal beschouwd wordt, bewijst de gemeente Eindhoven bij een opdracht voor het inhuren van tijdelijk personeel: “De gemeente werkt nu met verschillende inhuurcontracten en leveranciers. De gemeente kiest nu voor één dienstverlener om ontzorgd te worden in de zoektocht naar tijdelijk personeel omdat het organisatorische voordelen heeft en zorgt voor lagere administratieve kosten, kortere doorlooptijden en concentratie van verantwoordelijkheden”.

Soms blijkt uit het gesprek over de gunning dat het oordeel over het ontzorgen een rol gespeeld heeft. Op 29 april 2019 heeft een gesprek plaatsgevonden tussen (de directeur en projectleider van) Witteveen en (in ieder geval) de leden van de beoordelingscommissie namens de gemeenten. Namens Witteveen is een bandopname van dit gesprek gemaakt zonder dat de overige aanwezigen daarvan op de hoogte waren (TvdL !?). In de rechtszaak wordt een transcriptie gebruikt van hetgeen toen namens de gemeenten is gezegd: “Het is meer ontzorgen van de opdrachtgever. Ja zo moeten we dat dan maar eigenlijk dat zien. Je legt ze op den uur allemaal naast elkaar van goh eigenlijk iedereen heeft gewoon dit niveau en dan ga je kijken van waar verschilt ‘m dat nou in.”

Een groot probleem van ontzorgen is natuurlijk dat je gelijk discussie krijgt over de mate van ontzorging. Bij een aanbesteding van de belastingdienst vindt Randstad dat de klant prima ontzorgd wordt, maar de klant vindt dat niet. Randstad ontving de volgende brief: “Helaas hebben we moeten vaststellen dat de Belastingdienst niet volledig wordt ontzorgd. Om deze reden scoort uw inschrijving geen zeer goed tot uitstekend voor deze wens.” Randstad kan zich echter niet vinden in de toegekende score voor wens 3, omdat Randstad uitgaat van een volledig digitale werkwijze zonder e-mailverkeer waarbij de Belastingdienst maximaal wordt ontzorgd. Wie er gelijk heeft? Joost mag het weten.

Mag ontzorging een rol spelen bij de vraag of een opdracht samengevoegd mag worden? Een inschrijver denkt van wel en stelt de volgende vraag: “Hoewel het combineren van opdrachten met als doel te komen tot ontzorging c.s. stroomlijning van opdrachten een rol mag spelen in de overweging tot het samenvoegen van opdrachten, is dit op zichzelf onvoldoende zwaarwegend om op zichzelf staande diensten zoals schoonmaakonderhoud niet als zodanig (als perceel) uit te vragen.” Ik zou zelf zeggen dat ontzorging helemaal geen rol mag spelen bij het al dan niet samenvoegen van opdrachten, tenzij we ‘de organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging van de opdrachten voor de aanbestedende dienst’ (art. 1.5) voortaan ontzorgen noemen.

In een andere zaak is de voorzieningenrechter van oordeel dat dat clustering (samenvoegen) van aanleg en service – ongelijksoortige volgtijdige opdrachten – in één opdracht juist wel bijdraagt aan het beoogde doel van ontzorgen van de burger en aan het beoogde doel van een effectieve en kostenbesparende samenwerking.

Persoonlijk vind ik het een verschrikkelijk woord. Aanbestedende diensten moeten niet ‘ontzorgd’ willen worden. Ze moeten (streng maar rechtvaardig) in de gaten houden of de opdrachtnemer wel doet wat hij heeft beloofd bij de aanbesteding, en zelf medeverantwoordelijkheid nemen voor de correcte uitvoering van een opdracht. Een goede inkoper wil niet ontzorgd worden.

Een algeheel verbod op het woord ‘ontzorgen’ bij aanbestedingen zal er wel niet inzitten, maar ik reken erop dat u, beste lezer, voortaan meewarig glimlacht als een collega met dit jeukwoord aan komt zetten.

Ik wens u een prettige kerst en een mooi 2020!