Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
02
09
13
Wim Nieland
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
4
Door Wim Nieland
Dossier: Overheidaanbesteding
Soort:

Foutje, bedankt!

De vakantiekilootjes zitten er nog aan, maar toch zakt me de broek af. Net terug van vakantie ben ik mentaal weer helemaal opgeladen - en in één moment weer compleet ‘terug bij af’ gebracht door een klant. Als leverancier van inkoopadviesdiensten ‘leveren’ we veel bij overheidsorganisaties. De vraag naar flexibele inkoopcapaciteit groeit ondanks een veel beklaagd inhuurverbod van externen. Maar het is gevaarlijk om ‘de overheid’ als containerbegrip over één kam te scheren. De focus van inkoop bij gemeenten en onderwijsinstellingen richt zich de laatste jaren meer op de doelmatigheid / kosten. De focus van het Rijk, de provinciën en de waterschappen ligt daarentegen nog steeds bij de rechtmatigheid. Ook al beweren ze vaak anders, in hun doen en laten klinkt de stem van juristen door. En dat is an sich niet goed of fout. In een eerdere column (I love rechtmatigheid) heb ik het zelfs opgenomen voor de focus op rechtmatigheid bij de overheid.

 

Wat is er dan aan de hand? Drie keer in korte tijd worden we door een overheidsklant uitgenodigd om een offerte uit te brengen. De voorwaarden waaronder liegen er niet om. Sterker nog, ze zijn bijna ondoenlijk. Voor wie het wat zegt, de ARVODI zijn op z’n zachts gezegd niet bepaald leveranciersvriendelijk. We doen uiteraard ons uiterste best om de beste man of vrouw tegen het meest gunstige tarief aan te bieden, maar tot drie keer toe krijg ik na onze aanbieding een telefoontje van een operationeel inkoper die, zich hevig verontschuldigend, aan me meldt dat ze onze aanbieding niet kunnen accepteren omdat ze een procedurefoutje hebben gemaakt en dat het op deze manier van hun jurist toch niet mocht. Nee hoor, er was niets mis met de aanbieding. In tegendeel, daar zouden ze graag gebruik van willen maken, maar de jurist vond het niet goed. Foutje, bedankt! Ik zou me als inkoopexpert in de publieke sector toch in hun situatie moeten kunnen verplaatsen… toch? Nou, nee dus!

‘Never bite the hand that feeds you’ is een bekende uitdrukking bij commerciële bedrijven en er zit een kern van waarheid is. Maar het straalt ook een bepaalde angst uit. Angst om te zeggen wat je er echt van vindt. Nou, ik baal er van! Het zou toch niet nodig moeten zijn om bij een offerteaanvraag te moeten antwoorden met de wedervraag: “Beste klant, hartelijk dank voor uw interesse, maar bent u werkelijk van plan van onze diensten gebruik te maken, trekt u de aanvraag dadelijk niet in, heeft u wel voldoende budget, mag u volgens uw eigen procedures wel een offerte bij mij aanvragen, gaat u onze aanbieding daadwerkelijk beoordelen en krijg ik daar dan ook een nette terugkoppeling van?”

Ik ben realist genoeg om te weten dat de crisis nog niet voorbij is en dat we erg blij mogen zijn dat de overheid toch behoorlijk investeert in onze diensten. Maar om keer op keer klakkeloos op te draaien voor fouten die niet nodig waren, gaat me wat te ver. Alstublieft, besef dat het maken van een offerte veel tijd en capaciteit kost die we die maar één keer kunt inzetten. In het kader van de administratieve lastenverlichting zou dit een fijne zijn om mee te beginnen!

Wim Nieland
Door Wim Nieland
Wim Nieland MSc MBA is Directeur Publiek bij Aeves, dienstverlener op het gebied van Consultancy, Executive Search en Interim Management.

Reacties:

  • Ton de Vink | 03-10-2013 om 12:11

    Beste Wim,

    Zeer herkenbaar wat je aangeeft. Ook wij hebben vanuit de IT-Staffing organisatie regelmatig te maken met intrekking van aanvragen omdat er ergens een foutje is gemaakt. Bij het indienen van een offerte worden er best veel kosten gemaakt en al met al zonde van het werk van met name het Recruitment team. Ook maken wij wel mee dat tussentijds bv de afspraken cq spelregels ietwat worden aangepast. Kortom, om je broek op te houden heb je soms meerdere “riemen” nodig.

    Ton de Vink

    IT-Staffing Public

  • Petra van der Meer | 03-10-2013 om 12:12

    Beste Wim,

    Hele mooie column! Ik heb een inkoopadviseur eens horen zeggen dat ik het belang van de klant goed in de gaten moest blijven houden. Wellicht heb je daar wat aan;-)

    Groeten Petra van der Meer

  • Marc Brugman
    Marc Brugman | 03-10-2013 om 12:33

    Een echte Wim Nieland Column ( altijd boeiend en spraakmakend) en inderdaad is het beeld bij inkoop binnen de publieke sector dat deze geregeerd wordt door Juristen en het niveau van inkoopprofessionaliteit per aanbestedende dienst is helaas niet overal gelijk. Moeilijk is het voor de leverancier om de “klant” daarop aan te spreken daar deze dit vaak persoonlijk oppakt, zij zien inderdaad vaak niet de hoeveelheid werk die ermee is gemoeid.

    Aan de andere kant moeten leveranciers ook ‘geen boter op hun hoofd hebben’ omdat sommige wel erg snel menen onrecht te zijn aangedaan en snel een zaak aanspannen. Hierdoor schieten sommige inkopers in de kramp en is het huidige beeld een gevolg.

    Goed om dat in zo’n column aan te kaarten, bewustwording.. maar voor zowel de inkopers als de leveranciers die willen leveren aan de overheid

    Marc Brugman

  • MarkWeebers | 03-10-2013 om 12:34

    Beste Wim,

    Er om lachen is de beste manier om dit leedvermaak te verzachten. Helaas komt dit heel vaak voor, vooral bij aanbestedingen. Bijvoorbeeld aanbestedingen worden teruggetrokken, worden uitgesteld, NvI die te laat komt, voorlopige gunningen die worden uitgesteld (waardoor ook geplande presentaties weer verplaatst moeten worden). Dan hebben gemiddeld 3a4 mensen per tenderteam X gemiddeld 10 inschrijvers = 40 bid- en accountmanagers voor niets gewerkt. Reken maar eens uit wat dat kost.

    Ook vandaag weer een voorbeeld van zo’n uitstel. Volgens het bestek zou vandaag de NvI worden gepubliceerd. Die is uitgesteld en de datum voor indienen is ook uitgesteld. Dit betekent dat onze planning voor het afmaken van de offerte, het tegenlezen door een directielid, de DTP-er voor opmaak, de drukkerij voor reproductie en inbinden ook weer opnieuw kan.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.