Het aanbestedingskindje (een kerstvertelling)

Het was vrijdag 23 december, vier uur ’s middags. Anneke Kosinsky keek vergenoegd naar het beeldscherm van haar laptop. Alles wat ze had willen doen voor de kerst was afgehandeld. Ook haar bureau bood een ordelijke aanblik nu ze alle nutteloze memo’s, aantekeningen en printjes had opgeruimd. Ze was hoogzwanger en zou ongeveer vier maanden wegblijven. In die vier maanden zou haar collega Renée haar werkzaamheden als bidmanager van OTQ-systems overnemen. Met hun team hadden ze recent een groot aantal aanbestedingen gewonnen. Als relatief kleine speler waren ze afgelopen twee jaar in staat geweest om de grote jongens regelmatig de loef af te steken door met scherpe inventieve teksten bovengemiddeld te scoren. Van elke twee aanbestedingen waaraan ze meededen wonnen ze er een.  

Anneke staarde nog wat voor zich uit toen ze opeens een ploinkje uit haar laptop hoorde komen. Een van hun IT-ers had dat geïnstalleerd. Hierdoor kreeg ze onmiddellijk een melding als er een interessante aanbesteding op Tenderned gepubliceerd werd. Nieuwsgierig klikte ze de link aan en haar hart sprong over. Dit was de opdracht waar ze al maanden naar uitkeken. Hij was steeds maar uitgesteld en nu, op de laatste dag voor kerstmis stond hij opeens op Tenderned. Ze las de tekst door en zag tot haar grote vreugde dat er sprake was van een versnelde openbare procedure. Anneke rekende snel uit dat de inschrijving dus uiterlijk 15 dagen later ingediend moest worden.  

Ze twijfelde geen moment. Ze appte naar haar man dat ze later thuis zou komen en begon de leden van haar team op te trommelen. Niemand reageerde verbaasd, en allemaal waren ze bereid om meteen naar kantoor te komen. Anneke bestelde vegan pizza’s en maakte printjes van de belangrijkste aanbestedingsdocumenten. 

Het verbaasde haar niets dat haar teamleden zo positief reageerden. Het hele bidteam was doordrongen van de bedrijfsfilosofie die Anneke de afgelopen twee jaar had geïmplementeerd: “Een lastige aanbesteding is een probleem voor onze concurrenten”. Daarom snapte iedereen ook gelijk welke unieke kans hen hier werd geboden.  

Alle grote concullega’s hadden de aanbesteding wellicht ook binnen zien komen, maar die hadden mopperend en klagend over de aanbestedende dienst, besloten om er in het nieuwe jaar naar te gaan kijken. Zij niet! Iedereen besefte dat als zij nu gelijk aan de slag gingen ze een geweldige inschrijving konden maken. Deze uiterst krappe planning zagen ze dus als een unieke kans, en niet als iets vervelends.

Ze waren altijd blij met aanbestedende diensten die moeilijk te beantwoorden vragen stelden: “Welke maatregelen treft u binnen uw eigen bedrijfsvoering om de IT-dienstverlening zo wendbaar mogelijk te maken en in staat te stellen om in te spelen op wijzigende omstandigheden die al dan niet buiten uw of onze invloedsfeer liggen?” Juist bij dit soort vragen wisten ze met leuke voorbeelden en interessante gedachtegangen de aandacht van de beoordelaars te vangen.  

En geen kerst vieren met de familie? Ze waren jong en eigenlijk had niemand echt zin in de vreetfestijnen die de moeders en schoonmoeders aanrichten met kerst. Samen iets presteren gaf zoveel meer voldoening dan volgevreten met de hele familie na een copieus diner gaan zitten kijken naar de zoveelste herhaling van ‘Love actually’. Om maar niet te spreken van de helse tegenzin die ze alle zes hadden tegen gourmetten… (‘ik heb voor jou van die leuke vegetarische balletjes gehaald’) 

Gedurende zeven dagen werkten ze onafgebroken door aan de inschrijving. Ze hadden ook geluk want ze konden alle impact-elementen van hun personeel gebruiken. De visueel gehandicapte Harry werd voorgedragen als sleutelfiguur voor de telefooncentrale, Wajonger Els werd projectleider administratie, de Poolse vader, die Anneke overigens nooit meer zag, zorgde toch nog mooi voor een vleugje migratie-achtergrond, en alle catering binnen hun bedrijf was vegan. Niet speciaal om aanbestedingen te winnen of vanwege het klimaat, maar omdat ze allemaal een diepe weerzin voelden over het dierenleed dat werd veroorzaakt door de vleesindustrie. 

Op woensdag 4 januari, feitelijk twee dagen te vroeg, werd de inschrijving geüpload in Mercell. Die nacht kreeg Anneke de eerste weeën en op 5 januari werd Belinda Kosinsky geboren, feitelijk ook twee dagen te vroeg. 

De aanbesteding werd glansrijk gewonnen. De aanbestedende dienst was in de bevestigingsmail vol lof over de geweldige inschrijving: ‘uw aanbod voelde als een warm bad en u scoorde maar liefst 98 van de 100 te behalen kwaliteitspunten. Het gemiddelde van de andere inschrijvers lag rond de 60 kwaliteitspunten. We zijn ervan overtuigd dat u de komende jaren onze ideale businesspartner zult zijn.’ 

Belinda Kosinsky zou later een beroemd romancier worden. Haar eerste roman ging over de onvoorspelbare spelingen van het lot en had als titel ‘Twee dagen te vroeg’. 

Gelukkig kerstfeest en een mooi en optimistisch 2023. 

Theo van der Linden