Het dak op met onderhoudscontracten

Het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) organiseerde onlangs een marktmiddag die onder meer ging over vatgoedonderhoudscontracten. Een onderwerp waar elke organisatie (publiek en privaat) mee worstelt.

Zo heeft een gemiddelde G40-gemeente een vastgoedportefeuille met meer dan honderd vastgoedobjecten bestaande uit kantoren, scholen, sociaal en cultureel vastgoed en natuurlijk een stadhuis. Vergeleken met gemeenten heeft het RVB een veelvoud aan objecten, maar de onderliggende uitdagingen zijn in de basis altijd hetzelfde: het technisch op orde hebben en houden van deze vastgoedportefeuille.

Onderhoud van vastgoed

Op hoofdlijnen is onderhoud opgedeeld in correctief, preventief en planmatig. Onderhoud als iets kapotgaat of versleten is en onderhoud om dat juist te voorkomen door onderdelen tijdig te vervangen. Correctief onderhoud is vooraf, op basis van historische gegevens, globaal (niet exact!) in te schatten. Preventief of planmatig onderhoud zijn uitgewerkt in een Meer Jaren Onderhoudsplanning (MJOP). Hierin is in tijd uitgezet wat wanneer moet gebeuren en hoeveel het gaat kosten. Jaarlijks wordt op basis van de MJOP een onderhoudsbudget vastgesteld voor het onderhoud van dat jaar.

De uitvoering van een MJOP kent in de meeste gevallen een lineaire doorrekening van kosten. Een bitumendakbedekking kost 150 euro per vierkante meter. Na twintig jaar kost het vervangen van deze dakbedekking, de geïndexeerde 150 euro maal het aantal vierkante meters van het dak. Hierbij dient opgemerkt te worden dat het indexeren van bouwkosten binnen elke organisatie anders (en soms ook niet!) wordt vormgegeven.

Maar het dak dat in 2005 is aangebracht is een ander dak dat in 2025 wordt vervangen. Gaandeweg (en wat langzamer dan zou moeten) is verduurzaming om de hoek gaan kijken. Het isolatiemateriaal onder de dakbedekking moet dikker zijn om een bepaalde isolatiewaarde te halen. Hiervoor moet de dakrand worden verhoogd. Platte daken worden vaak voorzien van zonnepanelen met als gevolg dat de installaties van het gebouw moeten worden aangepast. Het vervangen van dakbedekking zoals dat in de MJOP staat, is dan ineens een groot project geworden met meerdere disciplines en een gedegen voorbereiding. De werkzaamheden zijn veel ingrijpender voor de gebruikers van het gebouw en moeten dus ook goed afgestemd worden.

En dan komt ook de aanbestedingswet om de hoek kijken …

Aanbesteden en vastgoedonderhoud

Planmatig en correctief onderhoud, meestal uitgevoerd door aannemers, wordt in aanbestedingsland vaak als een dienst gezien. De Europese drempel is dus relatief laag. Maar los van dat, bij het aanbesteden van een werk, dienst of levering is een van de eerste en grootste uitdagingen een correcte formulering van de betreffende opdracht: een duidelijk Programma van Eisen, Bestek en/of Service Level Agreement. Uit voorgenoemd voorbeeld met de dakbedekking wordt duidelijk dat een eensluidende omschrijving van een meerjarenonderhoudsopdracht lastig te geven is. Het is in 2020 nog niet bekend wat er in 2025 gaat gebeuren met de dakbedekking uit 2005. Verduurzaming van vastgoed staat vaak nog in de kinderschoenen waardoor niet kan worden gezegd wat de effecten ervan zijn op de MJOP.

Als onderhoud wordt aanbesteed kan de opdracht heel specifiek worden omschreven aan de hand van de MJOP’s waardoor verduurzaming of veranderingen in de vastgoedportefeuille snel een wezenlijke wijziging vormen. Een globale omschrijving biedt meer flexibiliteit in de contractfase, maar heeft het nadeel dat de aanbiedingen weinig zekerheid verschaffen.  

Tel daarbij op dat door goed planmatig en preventief onderhoud, de kosten voor correctief onderhoud worden verlaagd. Als voor beide onderdelen verschillende opdrachtnemers worden gecontracteerd, kan het goede werk van een opdrachtnemer, minder omzet betekenen voor de andere opdrachtnemer. Ligt alles bij één opdrachtnemer, dan is de opdrachtgever weer erg afhankelijk van die ene onderneming. Zoals wel vaker is het kiezen uit meerdere suboptimalen. Uiteindelijk is de onderhoudspartij niet alleen een aannemer, maar ook een adviseur waardoor de meerwaarde niet altijd direct herleidbaar is. Scenario’s uitwerken en calculeren, leveren niet direct een beter dak op.

Om de complexiteit nog verder te vergoten, hebben veel organisaties een onvolledig en/of gedateerd beeld van de technische staat van hun vastgoedportefeuille. Veel MJOP’s sluiten daarom niet (meer) aan bij de actuele staat van een gebouw. Waarbij moet worden benadrukt dat een MJOP een theoretisch model is en sowieso afwijkt van de praktijk. Omdat het onderhoud van de vastgoedportefeuille voor de meeste organisaties ook gewoon een kostenpost is, wordt hieraan zo min mogelijk geld uitgegeven. Wat in de MJOP staat, technisch noodzakelijk is, maar budgettair niet mogelijk als gevolg van een lagere omzet of bezuiniging, wordt dikwijls vooruitgeschoven. De keuze tussen het betalen van de salarissen of het schilderen van de kozijnen is snel gemaakt! 

Het is dus erg complex om te omschrijven wat de onderhoudspartij gaat doen en wat de technische staat is van de objecten.

Perverse bijwerkingen

Voornoemde complexiteit werkt negatief door op de onderhoudskosten. Geen enkele aanbestedende dienst wil namelijk dit soort ingrijpende aanbestedingen snel opnieuw doorlopen. Al is het alleen maar omdat opdrachtgever en de onderhoudspartij op elkaar ingewerkt zijn. De opdrachtnemer die ‘binnen’ is, wordt – tenzij hij het erg bont maakt – niet snel gewisseld, waardoor de mogelijkheid bestaat dat prijzen minder scherp zijn dan gewenst.

Om de werkzaamheden kwalitatief en financieel te monitoren, is specifieke expertise nodig. En als deze niet of onvoldoende aanwezig is, moet deze ook worden ingekocht. Een opdracht die mogelijk op zichzelf ook weer aanbesteed moet worden! Een hoop aanbestedingsdrama en er is nog geen rol bitumen op het dak geplakt.

Misschien is het weer tijd voor een eigen onderhoudsdienst waarmee alle kleine onderhoudsklussen worden uitgevoerd? Als vervolgens de grote MJOP-projecten als losstaand project en als werk worden aanbesteed, is er helemaal geen onderhoudscontract meer nodig. Wie weet is dit onderaan de streep zelfs goedkoper!