Het referentieprojecten-monster

Als een bedrijf wil meedoen aan een aanbesteding moet hij – los van het indienen van een aanbieding – ook zelf voldoen aan bepaalde eisen. Dit mag hij, om de administratieve lasten te beperken, bevestigen in een ‘eigen verklaring’, het zogenoemde Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA).

Met het UEA, een bewerkbaar pdf-bestand, verklaart de inschrijver dat hij voldoet aan de gestelde eisen. Pas als de opdracht aan hem wordt gegund of hij wordt toegelaten tot de volgende fase, moet hij de betreffende bewijslast aanleveren.

Het UEA bestaat uit meerde onderdelen (deel I tot en met deel VI) en moet worden ondertekend door een tekenbevoegd persoon, zoals dit is omschreven in het uittreksel van de KvK.
Een inschrijver mag (in jip-en-janneke-taal) geen onoorbare dingen hebben gedaan. Ook moet de toekomstige opdrachtnemer netjes zijn belastingen en sociale premies hebben betaald (en blijven betalen!), uiteraard altijd integer hebben gehandeld en geen domme dingen hebben gedaan. Tot zover deel III van de UEA, aanvinken en door naar deel IV!

In deel IV komen de selectiecriteria aan bod: “De ondernemer verklaart met betrekking tot de selectiecriteria dat, hij voldoet aan de voorgeschreven selectiecriteria.” De keuzepallet bij dit onderdeel is beperkt tot ‘ja’ en ‘nee’. Met het bewerkbare pdf-bestand een echte check in de box en dus snel door naar deel V van de UEA!

Het is als in een griezelfilm, je denkt dat alles goed gaat, maar dan komt er een administratief monster om de hoek kijken. Een van de paarse krokodillen uit Aanbestedingsland. In het dossier met documenten zit bij Niet-Openbare procedures een Microsoft Word-bestand waarmee de inschrijver zijn referentieprojecten moet beschrijven. Op basis van dit formulier beoordeelt de Aanbestedende Dienst de ingediende referentieprojecten en geeft punten aan de hand van vooraf bekendgemaakte criteria. Hoe meer punten, des te groter de kans om door te gaan naar de ronde waarin het echt om de knikkers gaat. Tekstueel wordt daarom de werkelijkheid daarom zo veel mogelijk opgerekt, waardoor de vaardigheden voor het schrijven van een kwaliteitsplan alvast kunnen worden getraind.

Ieder bedrijf heeft om deze reden een database met referentieprojecten aangelegd. Het voornoemde Word-formulier sluit echter zelden (eigenlijk nooit) aan op de informatie die een bedrijf heeft verzameld over zijn projecten. Is een coördinerende aannemer van meerdere percelen minder capabel dan een hoofdaannemer met deze percelen – dan geen percelen meer – onder zich? Vragen een Engineer & Build-opdracht andere competenties dan een Design & Build-opdracht (Beiden UAV-gc)? Is een school van 3.500 vierkante meter in het centrum van Den Haag minder complex dan een school van 6.500 vierkante meter buiten een dorpskern in Noord-Limburg? En waren de vierkante meters nou Bruto Vloeroppervlakte (BVO) of Verhuurbare Vloeroppervlakte (VVO)?

Los van de inhoud, worden het aantal woorden in een formulier meestal gelimiteerd: maximaal 500 of 750 woorden per projectomschrijving. Het tellen van de woorden gebeurt niet automatisch in dat formulier, dus moet je de tekst eerst in een ander bestand schrijven, dan overnemen en daarna niet meer wijzigen. Ook door het toevoegen van afbeeldingen (bijvoorbeeld bij opdrachten voor architecten) raakt menig formulier van slag. Ondertussen blijft in je achterhoofd een stemmetje roepen dat je wel moet blijven voldoen aan de inschrijvingsvereisten om niet te worden uitgesloten van de aanbestedingsprocedure.

Iets wat voornamelijk een administratieve handeling hoort te zijn, wordt een academische beproeving waarvoor naast taalvaardigheid en kennis van de bedrijfsgeschiedenis, ook de vaardigheden van Microsoft-software gewenst is. De tendermanager is hierdoor ook in deze fase al een onmisbare functie geworden. Onwenselijk en niet in de geest van de aanbestedingswet om de administratieve lasten te beperken.

Om de ook deze administratieve rompslomp wat in te perken, op deze plaats een pleidooi voor een Uniform Europees Referentiedocument (UER). Met het UER bepaalt de inschrijvende partij zelf op basis van de gegeven criteria wat de score is van zijn referentieprojecten. Als hij – op basis van deze score – wordt toegelaten tot de volgende fase, volgt dan de verplichting de betreffende bewijslast aan te leveren. Bewijslast in eigen formats, aangevuld met andere informatie, die zo geüpload kan worden van een database met referentieprojecten.

En mocht de EUR afstemming behoeven van alle Europese landen en dus wat langer gaat duren, dan kan Nederland vooruitlopend hierop een UNR opzetten en zo in ieder geval de administratieve lasten voor het Nederlandse bedrijfsleven verkleinen.