Het succes van Aanbesteden in 10 dagen

Voorbereidingen treffen voor een Europese aanbesteding, de uitvraag specificeren en alle benodigde documentatie opstellen, dat proces duurt soms maanden. “Kan dat niet veel sneller, zoals we dat ook in de private sector doen?”, dacht men bij Supply Value. Dat kan inderdaad, want met de Supply Value-methode ‘Aanbesteden in 10 dagen’ lukt het organisaties een complexe aanbesteding binnen tien of soms zelfs vijf dagen compleet voorbereid te hebben. 

De techniek werd eigenlijk geboren uit frustratie, vertelt Menno van Drunen, oprichter van Supply Value. “Klanten zeggen vaak dat ze Europese aanbestedingen erg ingewikkeld vinden, dat het zo lang duurt. Mijn stelling is dat het helemaal niet zo ingewikkeld hoeft te zijn, als je maar weet wat je wilt kopen en de juiste mensen weet samen te brengen.”

Het is niet vreemd dat juist Supply Value deze methode heeft ontwikkeld. De organisatie begeleidt bedrijven al meer dan tien jaar bij het stroomlijnen en verbeteren van hun inkoopproces en het opstellen en uitvoeren van sourcingstrategie. Daarnaast levert het adviesbureau diensten op het gebied van supply chain & operations en digitale netwerksamenwerking. De ervaring met inkoop en aanbesteden, efficiënt werken in teams en Agile sprinttechnieken is nu gebundeld in de tool ‘Aanbesteden in 10 dagen’. Een uniek instrument waarmee het aanbestedingsproces een stuk sneller, goedkoper en beter verloopt.

Tien dagen intensief samenwerken
Bijzonder aan de methode is dat iedereen die bijdraagt aan het voorbereiden van de aanbesteding en de publicatie, tien dagen vrij moet maken in de agenda. Best een opgave voor drukbezette opdrachtgevers, materiedeskundigen en inkopers, maar deze toewijding levert ook veel op. Omdat tijdens die tien dagen de focus (vrijwel) volledig op de aanbesteding ligt, wordt er veel efficiënter gewerkt. Daarnaast is het ook leuker, zegt Van Drunen. “Op deze manier werken geeft meer energie, de kwaliteit van de aanbesteding verbetert en uiteindelijk zijn de kosten ook lager”, vertelt van Drunen.

“Europees aanbesteden hoeft niet ingewikkeld te zijn, als je maar weet wat je wilt kopen en de juiste mensen weet samen te brengen.”

Menno van Drunen, oprichter Supply Value

Supply Value integreert bij Aanbesteden in 10 dagen ook aspecten van Agile werken, Design Thinking en de Value Sprint Methodiek, en inspireert het team met opdrachten die de creativiteit en samenwerking bevorderen. Dat kan zowel op kantoor als online. Elke dag stelt het team met behulp van de experts van Supply Value doelen, met duidelijke deliverables. Aan het einde van de dag wordt er geëvalueerd. Waar staat het team? Wat kan er beter? Op die manier kan het team gedurende de tien dagen blijven verbeteren.

Inkoopproces in kaart brengen
Toewijding is een belangrijke factor bij Aanbesteden in 10 dagen, maar inzicht in het inkoopproces en de besluitvorming net zo goed. Vaak blijft een aanbesteding hangen op sleutelfiguren binnen een bedrijf, de drukste personen op wiens handtekening de inkoper wacht. Door deze personen op een centraal beslismoment bij elkaar te brengen lossen die knelpunten vanzelf op. Dat betekent dat alle expertises betrokken worden, inhoudsdeskundigen, de afdeling finance, inkoop en juridische experts.

Door gebruik te maken van de door Supply Value ontwikkelde Value Sprint Methode kunnen de wensen van de organisatie snel in kaart worden gebracht en wordt continu gevalideerd of de voorbereide aanbesteding aansluit bij deze wensen. Naast deze methode heeft Supply Value ook een set van 120 andere tools waarmee zij meer waarde levert in minder tijd. Afhankelijk van de aard van de aanbesteding kunnen teams bij Aanbesteden in 10 dagen ook gebruik maken van deze instrumenten, zoals het (IT) Value Sourcing Model voor de inkoop van IT-oplossingen, of het Value Contract Management model dat compleet inzicht geeft in het inkoopproces van de organisatie.

Succes in de praktijk
Sinds het begin van dit jaar biedt Supply Value Aanbesteden in 10 dagen aan. De techniek werd de afgelopen maanden al succesvol toegepast bij het UWV en het ministerie van BZK, VWS en SZW. Deelnemers zijn enthousiast over het werken in een multidisciplinair team, waarbij alle benodigde kennis en expertise direct voorhanden is. De snelle besluitvorming draagt niet alleen bij aan een effectieve werkwijze, maar motiveert ook om samen aan de aanbesteding te werken. Aan het einde van de rit ligt er een publicatie, het concrete resultaat van tien dagen hard werken.

Is ‘Aanbesteden in 10 dagen’ vanaf nu dan altijd de heilige graal bij het aanbesteden? “Als je technisch compleet kunt specificeren misschien niet, maar bij het inkopen van complexe dienstverlening of software is deze techniek heel erg geschikt”, zegt van Drunen. “Als je met deze focus werkt, kun je heel snel meters maken en meer kwaliteit leveren tegen lagere kosten.”

Supply Value is Premium Partner van Inkoperscafe.nl.