Hoe haal ik het beste uit de markt?

Het afgelopen jaar kwam ik interessante cases tegen bij de verbouwing van een theater en een museum. Hierbij werd het dilemma duidelijk: “Welke strategische keuzes gemaakt dienen te worden om de beste partijen uit de markt aan te trekken voor een dergelijk project”. Stel: een opdrachtgever huurt een projectmanager in die ervaring heeft met de bouw en renovatie van theaters en musea. De projectmanager selecteert op zijn beurt weer een bouw-expert. En de bouw-expert zoekt weer experts voor disciplines als architectuur, funderingsherstel, klimaatinstallatie, beveiliging, belichting en het interieur. Klinkt logisch, maar haal je op deze manier het beste van het beste uit de markt?

De projectmanager heeft integraal overzicht
Bij aanbestedingen waar de opdrachtgever en projectmanager alle disciplines in stukken hakken, moet je als opdrachtgever meerdere partijen selecteren én managen. Om de integratie te waarborgen wordt vaak een ontwerpteam gevormd, waarin alle disciplines inclusief experts van de gebruikers van het theater of museum vertegenwoordigd zijn. Voor de uitvoering van de verbouwing krijgt één van de discipline-experts de overall–coördinatie als onderdeel van zijn opdracht. Op die manier hoopt de projectmanager de werkzaamheden onderling af te stemmen. Dit werkt allemaal uitstekend, op één punt na. Geen van alle gecontracteerde partijen heeft het totaaloverzicht. Hierdoor zijn vertragingen moeilijk te managen. De projectmanager heeft dat overzicht wel. Wanneer de projectmanager intensief betrokken is en de doelstellingen voor ogen houdt, kan dit gat worden gedicht.

De bouw-expert heeft totaal overzicht
Een andere optie om als projectmanager deze onzekerheid het hoofd te bieden, is het bewust zoeken naar een bouw-expert via een aanbesteding. De bouw-expert is degene die de doelstellingen en het schetsontwerp het beste kan integreren tegen zo laag mogelijke kosten. De opdrachtgever heeft bij deze optie slechts één aanspreekpunt en de bouw-expert heeft alle vrijheid om zo efficiënt mogelijk te ontwerpen en te bouwen. Ook dit werkt allemaal uitstekend tot een bepaald punt. Als de opdrachtgever wijzigingen wil doorvoeren of hogere eisen stelt, zijn de consequenties voor tijd, geld en haalbaarheid van kwaliteit zeer onzeker. De perceptie van de meeste opdrachtgevers is toch dat bouwers op zo’n moment hun kans schoon zien om het onderste uit de kan te halen.

Dilemma
Voorop staat dat als je het beste van het beste uit de markt wilt, je naar expertise moet zoeken. Het eenvoudigste is het aanbesteden van één bouw-expert. Deze moet zijn expertise kunnen aantonen, door zijn ervaringen en hoge klanttevredenheidscores bij soortgelijke projecten. De vraag is hierbij of een dergelijke bouw-expert werkelijk bestaat? Zo niet, dan ligt de keuze voor het aanstellen van een betrokken projectmanager met museum- of theaterbouwexpertise voor de hand. Houd in ieder geval rekening met de invulling van het project wanneer je een aanbesteding uitzet en het beste van het beste uit de markt probeert te halen. Dit is bepalend voor het vervolg van de opdracht.