Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
10
10
16
Theo van der Linden
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
2
Door Theo van der Linden
Dossier: Column
Soort:

Hoe laat u uw favoriete leverancier winnen?

Hoe laat u uw favoriete leverancier winnen?

Vorige week was er een seminar van de Sdu, waar ik helaas niet bij kon zijn. Bij de titels van de verschillende presentaties was er één die mij maar niet wil loslaten: “Hoe laat u uw favoriete leverancier winnen?”. De betreffende spreker is een man van groot gezag en het lijkt mij onwaarschijnlijk dat hij het bevorderen van vriendjespolitiek en favoritisme zal faciliteren. Ik ga er dus maar van uit dat zijn voordracht gericht was op het laten winnen van de beste leverancier.

Maar de vraag is intrigerend. Als we het een beetje onder ons kunnen houden, dan geef ik jullie hier het politiek incorrecte antwoord op de vraag ‘hoe laat u uw favoriete leverancier winnen’? Let op, je hebt het niet van mij en vooral niet verder vertellen.

Methode 1: Negeer de Europese aanbestedingsregels volledig. Dat klinkt stevig, maar u zou versteld staan hoe goed dit werkt. Wat is de gedachte hierachter?
Als je wilt gunnen aan je favoriete leverancier dan kun je dat met kunstgrepen zoals in methode 2 en 3 hieronder proberen, maar methode 1 is eigenlijk het meest veilig. Ik zal het uitleggen.
Wij hebben in Nederland geen aanbestedingspolitie of iets dergelijks. De enige dreiging zit hem in de concurrenten van uw ‘favoriet’.

Gaan die klagen bij u? Misschien komen ze langs en spuien ze hun gram, maar verder zal het niet gaan. Een bedrijf stapt nu eenmaal vrijwel nooit naar de rechter om af te dwingen dat er aanbesteed wordt. Daar zit ook wel een zekere logica achter. Stel dat dat bedrijf zo’n zaak wint, dan betekent dat alleen maar, dat de gemeente alsnog moet gaan aanbesteden, en ik weet wel aan wie de aanbestedende dienst dan een hekel heeft. Bovendien doet die concurrent hetzelfde bij andere gemeenten en is hij niet gebaat bij het over en weer vliegen afvangen. De kans op problemen is dus relatief klein.

Methode 2 opknippen om onder de Europese drempels te blijven.
Heel veel opdrachten zijn prima ‘op te knippen’ in kleinere opdrachten. Eén groot ICT-systeem kan bijvoorbeeld prima verdeeld worden in de inventarisatie (blijft onder de drempel), het programmeren (blijft onder de drempel), de aanschaf van hardware (blijft onder de drempel), het onderhoudscontract (blijft onder de drempel) en het opleidingstraject (blijft onder de drempel).

Maar dan moet je altijd nog meervoudig onderhands aanbesteden zult u tegenwerpen. In dit verband wijs ik graag op de definitie die een wijs man enige jaren geleden gaf: “Meervoudig onderhands aanbesteden is de opdracht gunnen aan het bedrijf van je broer en voor de vorm nog twee offertes opvragen waarvan je weet dat ze altijd te duur zijn”. Begrijpen wij elkaar, ik denk het wel.

Sinds enige jaren hebben we echter een nieuw probleem en dat is de accountant die zowel op doelmatigheid als op rechtmatigheid moet controleren. Daar gaan we als volgt mee om.
Stel: een gemeente moet een schoonmaakopdracht in de markt zetten voor vier jaar met een waarde van € 80.000,- per jaar. Er moet eigenlijk Europees aanbesteed worden, maar dat doet de gemeente niet. Men kiest voor een contract van één jaar en er wordt gewoon onderhands aanbesteed.

Na enige tijd meldt de accountant zich en vraagt waarom de schoonmaakopdracht maar voor één jaar in de markt gezet is. Hij murmelt iets over ‘repeterende werkzaamheden’ en maakt een verontruste indruk. De inkoper, hierop voorbereid, legt dan uit dat de gemeente van plan is om in de toekomst met meerdere gemeenten samen de schoonmaak te gaan inkopen en dat hij daarom voor een kortlopend contract heeft gekozen. Onder de indruk van zoveel visie verlaat de tevreden accountant het pand.

Het jaar daarna is er weer voor één jaar aanbesteed. De accountant komt weer vragen stellen maar ditmaal heeft de inkoper een ander verhaal. Het samenwerkingsproject was mislukt, maar nu denkt de gemeente erover om het schoonmaken gewoon weer zelf te gaan doen. Gewoon zelf schoonmakers in vaste dienst nemen en die laten schoonmaken. Dan moet je niet aan een lang contract vastzitten, toch? Wederom verlaat een tevreden accountant het pand.

Bij erg strenge accountants kan een inkoper ook nog aan de volgende strategie denken. Ongeveer drie maanden voor de schoonmaakaanbesteding ga je praten met je accountant. Je zegt dat de samenwerking zo prettig verloopt en je de accountantsdiensten liever niet wilt aanbesteden. Je stelt voor om het jaarbedrag voor de vaste controles onder de € 50.000,- te houden zodat ‘uit de hand’ gegund mag worden, en dat er voor losse projecten en controles steeds een offerte gemaakt wordt. Een verstandige constructie, zal ook de accountant vinden.

Methode 3 Naar een leverancier toe specificeren
Een methode die ook gebruikt wordt, is het naar een leverancier toe specificeren. In aanbestedingskringen doet het volgende verhaal de ronde. Toen indertijd het regeringsvliegtuig moest worden aanbesteed en wij nog onze nationale trots Fokker als vliegtuigbouwer hadden, moest dat vliegtuig natuurlijk een Fokker worden. Een groep van wijze mannen kwam toen met de eis dat de stahoogte in de cockpit iets hoger moest zijn dan bij de andere kandidaten, omdat ook de toenmalige kroonprins het toestel zou vliegen en hij is bovengemiddeld lang. ‘Toevallig’ voldeed alleen Fokker hier aan.

Ook schijnt de KLPD de auto’s voor op de snelweg jarenlang zodanig gespecificeerd te hebben dat er alleen Porsches aan de eisen konden voldoen. De eis was namelijk dat de betreffende auto’s achteruit minimaal 60km per uur moesten kunnen rijden (handig bij files). Toen bleek dat ook Dafjes 60 km per uur achteruit konden rijden, werd er als eis toegevoegd dat de aan te schaffen voertuigen een tweede versnelling ‘in zijn achteruit’ moesten hebben. (het zou ook geen gezicht zijn geweest, die mannen met die laarzen, snorren, zonnebrillen en helmen in een Dafje…)

Dan nu de boodschap en die zal u wellicht verbazen. Ikzelf ben een groot tegenstander van dit soort trucjes. Als je als inkoper het bovenstaande goedkeurend gelezen hebt, en van plan bent om het maandag in de praktijk te gaan brengen, dan ben je niet geschikt om voor de overheid in te kopen. Het uitgangspunt van aanbesteden (eerlijk inkopen, gelijke kansen) is een groot goed, dat we niet mogen verkwanselen aan losers die opdrachten aan hun vriendjes willen gunnen.

Hoe laat u uw favoriete leverancier winnen? Driewerf neen.
Hoe laat u de beste leverancier winnen? Aan de slag!

“De beste verdediging is het doorgronden van de strategie van de vijand.” (Gustaaf Blaumann, Berlijn 1963)

Theo van der Linden
Door Theo van der Linden
Theo van der Linden is een van de meest gevraagde, zoniet de meest gevraagde, spreker over Europees aanbesteden in Nederland. De afgelopen jaren gaf hij meer dan 1000 trainingen, voordrachten en lezingen over aanbesteden bij zowel aanbestedende diensten als bedrijven. Hij is de samensteller van de bundel 'Aanbestedingsjurisprudentie in de praktijk' waarin hij commentaar geeft op ca 300 rechtszaken. Meer informatie over hem en zijn bedrijf VdLC vindt u op www.aanbesteding.nl

Reacties:

  • Carlo Remijnse | 27-10-2016 om 12:51

    Ik vind dit wel erg kort door de bocht en daarom sluit ik me volledig aan bij de laatste alinea.
    Natuurlijk zijn er verschillende manieren om toe te werken naar een voorkeursleverancier, maar de vraag is: hoe graag wil je dat? Zelf ken ik genoeg voorbeelden waarbij de interne klant niet naar een andere leverancier wilde, de opdracht inderdaad aan een andere leverancier werd gegund en de interne klant uiteindelijk meer tevreden was over de nieuwe leverancier.
    Daarnaast is het zo dat niet alleen de concurrent maar ook de accountant als klokkenluider kan fungeren. Een rechtmatigheidsverklaring is iets wat zwaar weegt binnen de aanbestedende diensten.
    Als laatste, en dat sluit aan bij de genoemde alinea, vind ik dat je als overheidsinkoper een eigen verantwoordelijkheid hebt om je vak en de wet te dienen. Ja natuurlijk kun je als politieagent zo af en toe een oogje dichtknijpen, maar uiteindelijk gaat dit tegen de integriteit en je eigen gevoel werken, net zoals dit bij inkopers het geval is (/zou moeten zijn).
    Daarom ben ik eigenlijk, net als Theo, erg benieuwd naar de strekking van de presentatie en hoop ik dat de presentator de titel met een kwinkslag gekozen heeft.

  • Anoniem | 28-10-2016 om 09:13

    Ik ken ook genoeg voorbeelden waarbij de klant bij een “nieuwe” leverancier terecht kwam die er (ook) niets van bakt. Belachelijk idee dat een aanbesteding ervoor zorgt dat je krijgt wat je wilt hebben. Het voedt in ieder geval met verve een hele industrie aan ambtenarij en adviseurs.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.