Hoe was je vakantie?

We schrijven woensdag 1 september 2021. Zomaar een virtuele – want we werken nog steeds vanuit huis – koffie-afspraak tussen een inkoper en accountmanager. Accountmanager: “Hoe was je vakantie?” Inkoper: “Heerlijk, het was natuurlijk spannend of we de testresultaten op tijd zouden krijgen en we zijn voor de zekerheid maar met de auto gegaan. Maar we hebben met de tent in Frankrijk rondgetrokken en ik ben weer vol energie. En hoe was jouw vakantie?” Accountmanager: “Nou, die kon helaas niet doorgaan, vanwege die aanbesteding die jullie op 12 juli gepubliceerd hebben en waarvoor we ons afgelopen maandag 30 augustus vóór 12:00 uur moesten inschrijven.”

Oudjaarsavond

Dit is natuurlijk geen waargebeurd verhaal. Wat wél echt gebeurd is, is die Nota van Inlichtingen die de vrijdagavond voor de kerstvakantie om 21:00 uur werd gepubliceerd en waarvan de deadline voor vragen voor de tweede NvI 2 januari 10:00 uur was. Dat uitstel dat niet gegeven kon worden, omdat de aanbestedende dienst echt geen rekening kon houden met de vakantiespreiding in Nederland. Dat uitstel dat niet gegeven kon worden, omdat de dialoogsessies precies rondom de vakantie van de inkoper waren gepland. Wel jammer dat vergeten was met de zomervakanties van de collega’s uit het aanbestedingsteam rekening te houden, waardoor bij beide dialoogsessies andere aanwezigen waren en dialoogsessie 2 hierdoor een volledige herhaling van sessie 1 werd. Dat uitstel dat opeens wél mogelijk was toen de leveranciers veel complexe juridische vragen stelden en de jurist van de aanbestedende dienst op vakantie bleek. Dat uitstel van vijf kalenderdagen na substantiële aanpassingen in de aanbesteding van indiening de dag voor Hemelvaart naar de maandagmorgen na het Hemelvaartweekend – wettelijk juist, maar aangezien de vrijdag na Hemelvaart bij veel organisaties een verplichte vrije dag is en daarmee de uitgelezen mogelijkheid voor een lang weekend weg, nauwelijks als uitstel te betitelen. Die aanbesteding waaraan we in juli en augustus van dit jaar hebben gewerkt en waarvan de uitslag pas in januari 2022 komt. En tot slot die collega-bidmanager die op oudjaarsavond aan het werk was, omdat de opdrachtgever het contract persé dat jaar rond wilde hebben. Beneden een huis vol visite in feestelijke kleding, waar, toen zij om 22:30 uur eindelijk kon aansluiten –  in joggingbroek, want ze had geen puf meer zich om te kleden – haar kids inmiddels in slaap waren gevallen en zij doodop en nuchter moeilijk in feeststemming kon komen…

De tijd vliegt

Ik kan niet voor alle leveranciers spreken, maar de aanbestedingen waarbij ik betrokken ben, zijn allemaal maatwerk. Voor iedere opdrachtgever ontwerpen wij met een team van experts de best passende oplossing. Dit kost veel tijd. Niet alleen uren, maar ook doorlooptijd. Een kwalitatief hoogwaardige aanbieding kenmerkt zich door vele iteraties. Je bedenkt met elkaar iets, laat het even liggen, kauwt er nog eens op, krijgt nieuwe inzichten en slijpt bij totdat het perfect is. De beste oplossing is het resultaat van teamwork: collega 1 zegt A, collega 2 bedenkt daarop B en B brengt collega 3 op het lumineuze idee C. Het is geen ingewikkelde rekensom dat dit lastig te realiseren is als je acht weken hebt – en ja dat is in onze branche twee weken langer dan gemiddeld – waarin binnen een periode van zes weken voortdurend de helft van je bidteam drie weken weg is. En dan ga ik nog voorbij aan het feit dat degenen die er wel zijn ook het werk van collega’s die op vakantie zijn moeten opvangen. Neem alleen al een referentie. Tegenwoordig vaak zeer specifiek en dan moet hij ook nog worden voorzien van een door de klant getekende tevredenheidsverklaring. Worst case scenario is dat eerst de inhoudelijk expert die alle details van de opdracht kent drie weken op vakantie is, vervolgens de accountmanager die de klant goedkeuring voor de concepttekst moet vragen drie weken, en vervolgens de tekenbevoegd contactpersoon bij de klant drie weken.

Lose-lose

Zo’n zomer was het dus. Het resultaat is dat we ons drie slagen in de rondte hebben gewerkt, maar helaas toch op een aantal aanbestedingen niet met die kwaliteit hebben kunnen inschrijven als dat we normaliter doen. Ook hebben we aanbestedingen moeten laten gaan, omdat we het binnen de resterende weken niet meer voor elkaar kregen een compliant en volledige inschrijving te doen. Wat mij betreft een ‘lose-lose’, voor ons én de aanbestedende diensten – ook al voelt het wellicht wel effectief om als beoordelingsteam direct na de vakanties de kluis met inschrijvingen te kunnen openen. Nog maar voorbijgaande aan wat het op mensniveau doet. Wij leveranciers zijn ook maar gewoon mensen, die net als veel Nederlanders op hun tandvlees liepen na anderhalf jaar ‘corona’. We kijken uit naar de kerstvakantie!