Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
20
02
17
Nancy van Bemmel
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Nancy van Bemmel
Dossier: Aanbesteden
Soort: ,

Hoe zorg je voor een toekomstbestendig contract?

Hoe zorg je voor een toekomstbestendig contract?
Foto: Adobestock

Op het moment dat je een contract hebt geschreven, is hij misschien alweer verouderd. De wet- en regelgeving wordt aangepast, de praktijksituatie blijkt toch anders te zijn of stakeholders willen opeens wat extra’s. Dit vereist enorme flexibiliteit van de opdrachtgever én opdrachtnemer. Aan die flexibiliteit zitten grenzen. Hoe zorg je voor een toekomstbestendig contract? AanbestedingsCafe.nl laat hierover drie experts aan het woord.

“Een contract leeft”, stelt Cecile van Velsen, eigenaar C.M. van Velsen Inkoop- en Contractmanagement. “Zorg dat het mee kan bewegen. Koop niet een product of dienst in alsof het een stenen muur is die niet meer kan veranderen. Zorg ervoor dat je ruimte houdt om regelmatig met elkaar in overleg te gaan. Zijn er nieuwe ontwikkelingen? Kunnen we die toepassen in ons contract?”

Functioneel specificeren
Mark Groothuis, adviseur Aanbesteden en Contracteren bij Royal HaskoningDHV, ziet dat dit goed te ondervangen is met een functioneel gespecificeerd contract. Hierin beschrijft de aanbestedende dienst wat het gebruiksdoel of het beoogde resultaat is van het product of de dienst. De inschrijver vult in hoe het resultaat bereikt wordt en geeft hier een prijs voor. Het beoordelen van deze inschrijvingen kost wat meer tijd, maar daarmee blijft het contract wel in enige mate toekomstbestendig. “Op het moment dat het contract niet meer volledig voldoet, dan kun je bepaalde aspecten gewoon wijzigen.”

Wezenlijke wijziging
“In de bouwsector is het de normaalste zaak van de wereld dat contracten gewijzigd worden”, vervolgt Groothuis. “Hierbij moet je er wel rekening mee houden dat het geen wezenlijke wijziging mag zijn van het werk. Het is een wezenlijke wijziging van het contract wanneer, als die wijziging in de aanbesteding had gestaan, andere inschrijvers zouden zijn toegelaten, de keuze dan op een andere offerte zou zijn gevallen of als er door de wijziging meer diensten worden opgenomen.”

Klanteisspecificaties
“Opdrachtgevers hebben vaak hun eigen interne vijand”, reageert Rob Henneveld, Contract en Projectmanager van PRO6 managers. “De grootste wijzigingen komen namelijk vanuit de interne organisatie, stakeholders en in mindere mate van de opdrachtnemer. Het beste om hiermee om te gaan is door de klant tijdens de contractvoorbereiding te dwingen duidelijke keuzes te maken. Vraag klanteisspecificaties (KES) proactief op en verwerk die in het contract. Uiteindelijk moeten de partijen, die de eisen hebben aangeleverd, ook hun handtekening zetten onder het contract. Daar kun je gedurende de realisatiefase altijd op terugvallen.”

“Let er hierbij op dat je alle stakeholders betrekt en alles vastlegt”, adviseert Groothuis. “Je kunt wel zeggen dat je er met Waterschap X over uit bent als je afspraken hebt gemaakt met de projectleider van het Waterschap. Maar misschien heeft de beherende afdeling wel hele andere eisen dan de projectleider. Zorg daarom dat je de juiste mensen om tafel hebt, met de juiste bevoegdheden en blijf alles vastleggen wat je met elkaar bespreekt.”

Implementatie contract
Zorg tot slot voor een zorgvuldige implementatie van het contract, stelt Van Velsen. “Er wordt een contract gemaakt, die vervolgens onderin een bureaula belandt. Misschien is er een contractmanager die het oppakt, maar vaak is deze overdracht niet zorgvuldig. Zorg daarom dat de contractmanager al bij de strategiefase betrokken is. Hij heeft het contract al eerder gemanaged, en weet dus goed waar de knelpunten zitten en hoe het contract zo veel mogelijk ‘toekomstbestendig’ gemaakt kan worden. Na het sluiten van het contract moeten de afspraken goed gemonitord worden. Iets in een contract zetten en vervolgens niet uitvoeren, zorgt voor een deuk in je geloofwaardigheid. “

Illusie
“Het is een illusie om te denken in toekomstvaste contracten”, concludeert Henneveld. “Je mag er nooit vanuit gaan dat een contract een gegeven is en dat wijzigingen iets is wat ons overkomt. Het hoort bij het inkoopproces en de realisatiefase. Richt je wijzigingenproces daarom goed in. Je moet een contract op de markt brengen met datgene dat je weet. Het vereist flexibiliteit van de opdrachtnemer én de opdrachtgever hoe je omgaat met voortschrijdend inzicht.”

Nancy van Bemmel
Door Nancy van Bemmel
Nancy van Bemmel is een gedreven journalist. Voor AanbestedingsCafe.nl zet ze zich graag in om inkopers snel van het allerlaatste nieuws te voorzien. Heeft u tips voor Nancy? U kunt haar mailen via: nancy@aanbestedings-cafe.nl

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.