Magnifying glass Close

Hollands Kroon zet aanbesteding integraal gebouwbeheer uit na marktconsultatie

De gemeente Hollands Kroon is eigenaar van circa 80 panden. Het beheer daarvan is momenteel geregeld via heel veel kleine overeenkomsten met heel veel verschillende partijen. De gemeente is echter op zoek naar een structurele oplossing en is daarom van plan om de volledige verduurzaming, beheer en onderhoud van deze gebouwen aan te besteden en aan één marktpartij te gunnen. Dat besluit is genomen na een uitgebreide marktconsultatie, zo legt inkoopadviseur Thomas Philippo uit.

Thomas geeft aan dat “integraal gebouwbeheer bij één partij leggen uitermate lastig is. Wij hebben er geen ervaring mee en er zijn weinig voorbeelden waaruit we kunnen putten. Voor we een besluit namen of we überhaupt met de aanbesteding door zouden gaan, wilden we daarom eerst met de markt gaan praten. Wij wilden weten wat er speelt op de markt, hoe we met de markt moeten samenwerken, of partijen überhaupt in staat zijn om te doen wat Hollands Kroon wil. Is het een realistische vraag die wij stellen. Wij hebben vooraf ook bureauonderzoek gedaan naar wat andere gebouwbeheerders doen. Doen ze alles zelf of werken ze samen met strategische partners?”

Strategische marktconsultatie

Thomas stelt dat Hollands Kroon van mening is dat “het beter is om van tevoren met potentiële dienstverleners aan tafel te gaan zitten om te kijken wat je van hen kunt verwachten, dan om tijdens de aanbesteding domme vragen te gaan stellen.” De gemeente heeft dan ook volop ervaring met marktconsultaties. Veel daarvan zijn project specifiek en leveren soms 10/20 deelnemers op. In dit geval was sprake van een “beleids-strategische marktconsultatie. 40 partijen toonden interesse, maar uiteindelijk hebben we slechts drie schriftelijke reacties gekregen en met vijf partijen een interviewronde gedaan.”

Magere oogst

Thomas beaamt dat dit in vergelijking met andere marktconsultaties een “wat magere oogst is. Om echt een goed beeld te hebben van het bredere marktbeeld hadden we misschien wat meer reacties willen hebben. Toch heeft de marktconsultatie ons wel geholpen met de go/no-go vraag. We leerden immers dat hoewel dit misschien een heftige opdracht is, qua grootte, duur en complexiteit, er genoeg partijen zijn die het aankunnen, die zich geroepen voelen en die de kennis hebben om dit pakket op te pakken. We gaan dus de aanbesteding in de markt zetten. We verwachten niet dat er zich tientallen partijen zullen aanmelden, maar wel voldoende om het traject in te gaan.”

Klein beginnen

Daarnaast heeft de marktconsultatie Hollands Kroon ook specifieke kennis op het gebied van duurzaamheid en contractering gebracht, zegt Thomas. “Onze huidige duurzaamheidsambities kunnen gerealiseerd worden. Ambitieuzer worden is echter wel heel moeilijk. We moeten langzaam opschalen en beseffen dat je grote complexe gebouwen zoals zwembaden, niet zomaar klimaatneutraal krijgt. We moeten klein beginnen, zeggen partijen, en werken met specifieke maatregelen. Isolatie bijvoorbeeld, energie die je niet verliest hoef je immers ook niet op te wekken, of kies voor doelgerichte verlichting en verwarming.”

Scherpe definities

“Op het gebied van contractering is het erg belangrijk dat je je definities scherp hebt. Definieer wat jij verstaat onder een bepaalde term. Dat is de basis onder alle andere afspraken. Als het daar al misgaat kun je alle andere sets van afspraken wel vergeten. Daarnaast hebben we geleerd om niet alles van tevoren dicht te timmeren. Het gaat hier om contracten voor de lange adem die soms wel 10, 15 jaar gaan duren. Je moet er daarom voor zorgen dat je kan inspringen op vernieuwingen. Anders bestaat het gevaar dat je op een gegeven moment vijf jaar achter loopt.”

Aangepaste vragenlijst

Hollands Kroon is door de marktconsultatie wijzer geworden over integraal gebouwbeheer. Tegelijkertijd hebben ze ook lering  getrokken over hoe ze in de toekomst een soortgelijke marktconsultatie beter kunnen aanpakken, zodat meer inhoudelijke reacties komen. Zo kan bijvoorbeeld de vragenlijst worden aangepast, stelt Thomas. “De lijst bestond uit 30 vragen. Sommigen daarvan waren simpel: ‘ben je MKB’er? ‘Uit welke regio kom je?’ Bij andere vragen moesten ze echter uitgebreide antwoorden geven over duurzaamheid, contractvormen of aanbestedingsprocedures (de aanbestedingsvorm waar Hollands Kroon uiteindelijk voor gekozen heeft is de concurrentiegerichte dialoog – red.) Enkele partijen vertelden ons heel eerlijk dat ze geen tijd hadden om die gehele lijst in te vullen. Anderen gaven aan dat ze maar in een heel klein gedeelte van de vraag gespecialiseerd waren. Ze vulden zich dus niet geroepen om de hele lijst in te vullen.”

Specifieke kennis

Volgens Thomas kan dit probleem worden verholpen door een volgende keer de vragen wat meer te specifiëren en te spreiden. “Wanneer je iets wil weten over installatietechniek, maak je vragen op maat voor partijen die zich daar op focussen. En aan partijen die iets weten over groene daken, stel je vragen die daarover gaan. Zo krijgen ondernemers een lijst voor ogen met vijf vragen, precies over hun kennis en expertise.  Die vullen ze dan makkelijker in op een vrijdagmiddag. Nu kregen ze te maken met een heftige vragenlijst, met meer dan 30 vragen op vakgebieden waar velen niet zo veel van af wisten.”

Partner van Aanbestedingscafé
Partner van Aanbestedingscafé

Reacties

Partner van Aanbestedingscafé
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres