How to: aanbesteden voor thuiswerkers

De coronacrisis laat het op dit moment niet toe om elkaar in levenden lijve te zien. Hoe ga je te dan werk, als je als thuiswerker midden in een aanbesteding zit? Het is niet wenselijk aanbestedingen te pauzeren of stoppen, juist nu niet. Partijen hebben opdrachten hard nodig met de voorspelde recessie en aflopende contracten moeten vernieuwd worden. Twee experts vertellen over hun werkwijze tijdens de coronacrisis.

Inkoopadviseur Arjan Groen overlegt sinds de start van de coronacrisis digitaal met behulp van Microsoft Teams, Skype en telefoon. Groen is werkzaam bij inkoopcentrum Pro Mereor, dat tijdens de coronacrisis blijft werken aan aanbestedingsvraagstukken. Hij merkt dat er voor- en nadelen aan digitaal werken zitten. “Je moet alles digitaal met elkaar bespreken. Face-to-face is het eenvoudiger te sleutelen aan een behoeftevraag. En als je kritisch met elkaar moet overleggen is dat digitaal ook lastiger.” Desondanks merkt hij dat samen digitaal aan aanbestedingsdocumentatie werken soepel verloopt. Ook is hij minder tijd kwijt aan reizen. Hij adviseert aanbestedende diensten hoe dan ook om door te gaan met aanbesteden, juist nu.

Ook Maurice van Doorn merkt dat digitaal werken uitdagingen oplevert. Hij is consultant bij Hospitality Group en adviseert bij aanbestedingen, in de rol van projectleider of als materiedeskundige. “Elkaar diep in de ogen kijken gaat via internet toch net even wat anders. Het is toch complexer om dingen uitgelegd te krijgen, dingen onderling begrepen te krijgen.” Hij merkt dat de implementatie van aanbestedingen in deze onzekere tijd om creatieve oplossingen vraagt. Opdrachtgever en leverancier moeten samen naar oplossingen zoeken als de coronacrisis tot een probleem leidt bij een inkooptraject.

Creativiteit en maatwerk
Dat teams nu niet bij elkaar kunnen komen hoeft geen obstakel te zijn, ook niet in het geval van een schouwing. Van Doorn organiseerde een digitale versie, waarbij opnames werden gemaakt. Die werden naar alle deelnemende partijen gestuurd. Dat heeft ook zo zijn voordelen. “Je weet heel dan dat iedereen dezelfde informatie krijgt. Wat bij een schouwing sowieso vaak al lastig is, want de ene leverancier durft niet om het hoekje te gaan kijken want als hij op het hoekje gaat kijken wil iedere andere leverancier op het hoekje gaan kijken.”

Onzekerheid
De onzekerheid over de nu geldende maatregelen maakt een aanbesteding aangaan hoe dan ook een uitdaging, niet alleen voor opdrachtgevers maar ook voor leveranciers. Dat zag Van Doorn onlangs nog bij de implementatie van een leasecontract voor een wagenpark. “Daar waren netjes alle auto’s besteld en toen gingen alle autofabrieken plat. Dan zit je met een situatie waarin geen leverancier redelijkerwijs in die vorm de dingen uit kan leveren zoals je dat bedoeld hebt.”

Van Doorn: “Je weet helemaal niet weet hoe dingen zich gaan ontwikkelen. Dus je moet ook met zijn allen wel zorgen dat je daar in je aanbestedingen een slimme manier in verzint om elkaar daar in redelijkheid en billijkheid bepaalde situaties later in te vullen, maar ook wel om dat zodanig in te richten dat je dat op een eerlijke manier met iedereen ook bespreekbaar, oplosbaar en financierbaar maakt.” Ook daarin schuilt volgens hem het belang van maatwerk.

Wel denkt hij dat het voor een aantal sectoren grote invloed gaat hebben tijdens de implementatiefase. “Het zou mij niets verbazen is als dit grote invloed op cateringdienstverlening heeft, of op de schoonmaak. De kaders en mogelijkheden wisselen momenteel regelmatig. Want hoe ga je een bedrijfsrestaurant nu inrichten, of vergaderservice inregelen?” Partijen moeten volgens Van Doorn dan wel met elkaar om tafel gaan zitten. “Dit is een vorm van overmacht waarin je elkaar gewoon op een eerlijke manier moet bejegenen, rekening houdend met de kaders van de regelgeving. Je moet zorgen dat je op een objectieve en meetbare manier de ruimte creëert om de situaties die er nu zijn ook naar de toekomst goed in je aanbesteding te vangen.” Met scenario’s werken is dan een optie, of realistische afspraken maken over situaties waarin meer of minder werk voorhanden is.

Aflopende contracten
Coronacrisis of niet, veel instellingen krijgen vroeg of laat te maken met aflopende contracten. Groen adviseert klanten ondanks de onzekere tijd, zoveel mogelijk aanbestedingen in de markt te zetten. “Dat biedt hoop aan bedrijven. Zij weten dat ze de gunning hebben als ze weer aan de slag kunnen.” Alleen als een aanbesteding praktisch niet uitvoerbaar is, zou hij pas op de plaats maken. “Er ontstaat anders echt een stuwmeer aan aanbestedingen. Dan loop je tegen een muur als je weer aan de slag wilt.” Instellingen zullen bovendien op een gegeven moment nieuwe leveranciers moeten hebben. “In enkele gevallen kun je een overeenkomst verlengen met een paar maanden. Maar als het contract is afgelopen is de coronacrisis alleen geen juridische basis om te verlengen. Dan zul je wel moeten”, voorspelt Groen.

Ook Van Doorn vindt dat aanbestedende diensten zaken niet op de lange baan moeten schuiven. “Wachten niet tot er een oplossing is. We weten niet hoe lang dit duurt en we helpen de economie er ook niet mee. Juist aanbestedende diensten hebben de mogelijkheid aanjager te zijn. Bij de overheid is het nu een stuk eenvoudiger te besluiten over uitgaven dan op een hoop plaatsen in het bedrijfsleven.”

Digitale geletterdheid
Nog een uitdaging: digitaal overleggen. “Online vergaderen moet je leren”, merkt Groen op. Hij besteedt nu meer aandacht aan het voorbereiden van online bijeenkomsten. “De nadruk komt nog meer te liggen op goed je huiswerk doen.” En hij zorgt ervoor dat digitale vergaderingen volgens een strak plan verlopen. Maar een grote groep mensen overeenstemming laten bereiken blijft digitaal toch een grotere uitdaging. “Als je fysiek bij elkaar bent kun je zien hoe mensen op elkaar reageren en ingrijpen. Je komt nu in een heel andere synergie terecht. Mensen die achter een laptop zitten reageren anders dan als je bij elkaar zit.”

Groen verwacht dat sommige nieuwe werkwijzen ook na de coronacrisis nog wel blijven. Vaker op afstand werken als dat mogelijk is, en digitaal samenwerken in bepaalde fasen van de aanbesteding. Want iets minder vaak lang in de auto, dat bevalt best goed.