Inloggen
Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen
In de column An inkoper’s gotta do what an inkoper’s gotta do d.d. 13 maart 2023 wordt ingegaan op de mindere dagen van een inkoper met als concreet voorbeeld in het inkopen van meetdiensten. De column is gepost in dezelfde maand waarin de Week van Beter Aanbesteden werd georganiseerd. Een nobel initiatief waaraan ook de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) heeft deelgenomen.
Kan de VNG een actievere rol spelen in het verbeteren van aanbesteden?
Een aanbestedingsprocedure is op zichzelf in de meeste gevallen niet spannend, maar dient wel secuur uitgevoerd te worden. Een taak die – gelijk aan veel andere ambtelijke procedures – in de basis gewoon goed zou moeten gaan.
Dat Aanbestedende Diensten beter moeten communiceren naar de gegadigden en zich aan hun eigen planning moeten houden, heeft niet zoveel met Beter Aanbesteden te maken. Dit zijn basale omgangsvormen die fatsoenlijke mensen (inkopers zijn ook mensen!) gewoon zouden moeten vinden en ook moeten doen. Dat de rechtspraak vaak (en al langer) in het voordeel is van de Aanbestedende Diensten past in het plaatje dat de overheid als instituut een veranderende focus heeft ten aanzien van de belangen die zij moet dienen. Dat rechtspraak in het voordeel is van de Aanbestedende Dienst betekent echter niet dat hiermee het rechtvaardigheidsgevoel wordt vergroot.
De meeste tijd van inkopers zit in de voorbereiding van een aanbestedingsprocedure, het afstemmen binnen de organisatie en haar stakeholders en het formuleren en samenstellen van de uitvraag (het prijsvormingsdossier, het dossier waarop de aanbieding wordt gebaseerd). De leidraden zelf en het vullen van TenderNed zijn dan de minst uitdagende taken, al kosten ze wel tijd.
Bijna elke (semi)publieke organisatie heeft daarom een database met modelleidraden (het liefst voor elke procedure één). Deze zijn vaak verouderd, omdat mensen liever met hun eigen laatste versie werken. En dat vooral omdat de database niet up-to-date is. Oorzaak en gevolg kunnen hier worden omgedraaid!
Hetzelfde geldt voor veel standaardovereenkomsten. Ook hier wordt per organisatie het wiel opnieuw uitgevonden en worden veel contractbepalingen – zij het net iets anders verwoord – op verschillende locaties elke dag opnieuw opgeschreven.
Versiebeheer, ook in de wereld van Office365 en SharePoint, blijft een lastig onderwerp.
Zou VNG, gelijk aan Aedes, de vereniging voor woningcorporaties, niet ook een portal (open source) moeten aanleggen met daarin modelovereenkomsten (diensten, aanneming van werk, leveringen), gekoppeld aan de Algemene Inkoopvoorwaarden, diverse leidraden en brieven (bijgewerkt naar de laatste jurisprudentie) en product- en dienstomschrijvingen?
Voor de hiervoor genoemde meetdiensten hebben diverse steden in Nederland, maar ook waterschappen, het wiel uitgevonden. Of het gewenste kwaliteitsniveau wordt behaald, wordt hierbij buiten wege gelaten, maar duidelijk is wel dat het veel tijd van specialisten binnen en buiten deze publieke organisaties en de betreffende inkoopadviseurs heeft gekost.
Als VNG dit centraal had opgepakt, had dit veel tijd en energie bespaard. Die had weer gestoken kunnen worden in het goed communiceren naar de gegadigden en het houden aan de eigen planning.
In een politiek klimaat waar veel taken (maar ook vervelende beslissingen) worden gedecentraliseerd, zouden sommige taken wellicht weer centraal opgepakt kunnen worden. Want wielen uitvinden kun je beter één keer én goed doen.
Steven Oosterling is ruim twintig jaar werkzaam in de bouw- en vastgoedbranche en heeft zich gaandeweg gespecialiseerd in aanbestedings- en contracteringsvraagsstukken. Hij heeft zowel aan de opdrachtgeverszijde als aan de opdrachtnemerszijde gewerkt en is als senior-adviseur en MT-lid werkzaam bij IGG Bouweconomie. Zijn eerdere columns verschenen ook op www.inkoperscafe.nl.
