Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

‘Inhuur van personeel is niet alleen een inkoopfeestje’

Het bedrijfsleven maakt er al volop gebruik van: de Managed Service Provider (MSP). Door het werven en contracteren van personeel uit te besteden kan een organisatie tijd en geld besparen. De publieke sector zet de MSP echter veel minder vaak in. Daar liggen kansen, dachten Marijn de Leeuw, Mercell Nederland, en Remco Worst, Senior Supplier Manager bij TAPFIN, de MSP van ManpowerGroup Talent Solutions. Zij introduceerden afgelopen maand een combinatie van een MSP en het Dynamisch Aankoop Systeem (DAS), dat inhuur van personeel bij overheidsinstanties gemakkelijker, goedkoper en rechtmatiger moet maken.

Waarom overheidsorganisaties nog maar weinig gebruik maken van een MSP is De Leeuw, ondanks de ervaring en contacten met de publieke markt, een raadsel. “Wie het weet, mag het zeggen”, zegt hij lachend. De Omgevingsdienst Regio Utrecht (ODRU) vormt daarop een uitzondering. Die wilde wél een MSP en schreef daar vorig jaar een aanbesteding voor uit. “Wij dachten al langer na over een samenwerking tussen Mercell Nederland en Manpower, over een combinatie van het DAS en de MSP”, zegt De Leeuw. “Toen kwam die aanbesteding, en die wonnen we.”

Rechtmatig inkopen

Veel organisaties worstelen volgens De Leeuw en Worst met de inhuur van flexibel personeel. “Er is een gebrek aan capaciteit omdat instellingen vaak niet zijn ingericht op het organiseren van inhuur. Zij zijn vooral bezig met de eigen taken en verantwoordelijkheden. Die zijn de afgelopen jaren steeds groter geworden”, zegt Worst. Hij ziet dat de expertise om inhuur goed te regelen vaak ontbreekt. “Dat komt door complexe wet- en regelgeving in Nederland. Voor het inregelen van tijdelijk personeel bestaat er wet- en regelgeving. Denk aan de wet DBA en de onlangs ingevoerde WAB, de inlenersbeloning die stelt dat ingehuurd personeel recht heeft op dezelfde voorwaarden als medewerkers die in vaste dienst werken. Er zijn allerlei zaken waar je rekening mee moet houden.”

Voor overheidsinstanties geldt daarbij ook nog dat zij rechtmatig in moeten kopen. De Leeuw: “Bij de inhuur van personeel gaat het al snel om heel veel geld, dus is een instantie al snel aanbestedingsplichtig. In het begin denkt men vaak: we kunnen dit wel onderhands aanbesteden, we hebben deze persoon maar een paar weken nodig. Dan blijkt dat toch anders te zijn en dan komt de rechtmatigheid in het geding.” Dat is ook het geval wanneer een organisatie graag verder wil met een ingehuurde medewerker en het contract daarom steeds verlengd wordt. “Eigenlijk zou je dan opnieuw moeten gaan aanbesteden. Maar dat gebeurt niet. Mensen willen nu eenmaal graag werken met mensen die ze kennen.” Bovendien is de inhuur van personeel volgens De Leeuw veelal niet centraal geregeld. “De inhuur van personeel is niet alleen een inkoopfeestje, ook HR is daarbij betrokken.” Dat leidt er vaak toe dat een organisatie weinig tot geen overzicht heeft over de flexibele schil. “De grip op inhuur ontbreekt”, aldus De Leeuw.


“Er zijn allerlei zaken waar je rekening mee moet houden. Je ziet dat de capaciteit en expertise om daar goed op in te spelen, ontbreken.”

Remco Worst, Senior Supplier Manager TAPFIN

Ten slotte komen er vaak hoge kosten kijken bij de inhuur van flexibel personeel. “Wie personeel inhuurt via een raamovereenkomst moet alle inhuurvolumes bij elkaar optellen, inschatten wat er de komende jaren nodig is op het gebied van inhuur en als gevolg daarvan allerlei risico’s afdekken. Dan kan er nog maar een beperkt aantal leveranciers meedoen”, zegt De Leeuw. Als gevolg daarvan, en van doorleenconstructies, betalen organisaties vaak hogere tarieven dan nodig is.  


Wat is een DAS?

Het Dynamisch Aankoop Systeem is een Europese aanbestedingsprocedure voor het doen van gangbare aankopen van werken, leveringen of diensten. Het moet gedurende zijn gehele looptijd openstaan voor toetreding door nieuwe ondernemers die aan de eisen voor toelating tot het systeem voldoen. Het aantal ondernemers in een DAS kan niet beperkt worden door selectiecriteria toe te passen. Wel is het mogelijk uitsluitingsgronden en passende geschiktheidscriteria stellen aan de ondernemers.


MSP + DAS

De samenwerking tussen Mercell Nederland en TAPFIN moet een oplossing bieden voor de obstakels die de inhuur van personeel nu met zich meebrengt, specifiek voor de publieke sector. Daarvoor stemden Mercell Nederland en TAPFIN hun bestaande DAS-omgeving en MSP-omgeving op elkaar af. Inkopen via een DAS biedt organisaties de mogelijkheid om doorlopend personeel in te huren, volgens De Leeuw één van de grote voordelen van deze procedure. Iedereen die aan de vereisten voldoet, mag meedoen. Een soort open-houseprocedure, maar dan voor inhuur. “Het is allemaal veel lichter, makkelijker en flexibeler”, legt hij uit. Bovendien voldoet een organisatie die gebruikmaakt van het DAS gewoon aan de aanbestedingsregels, het is een manier om rechtmatig in te kopen. Inkopen via DAS is immers een Europese aanbestedingsprocedure. Een MSP neemt organisaties traditiegetrouw veel werk uit handen, met zaken als het aanvraagproces, contractmanagement, urenregistratie en facturatie. Door beiden te combineren ontzorgt het systeem zowel de Inkoop- als de HR-afdeling.

Inhuurdesk: hulp bij inhuur

Een belangrijk onderdeel van de gecombineerde oplossing is de Inhuurdesk. Organisaties die gebruik maken van de gecombineerde oplossing van Mercell Nederland en TAPFIN kunnen een beroep doen op deze pool van experts, die hen op verschillende vlakken ondersteunt. De Inhuurdesk helpt inhurende managers en organisaties een profiel op te stellen aan de hand van hun wensen en eisen. Dat profiel wordt in het DAS gezet, waarna iedereen die voldoet aan de eisen een offerte kan indienen, ook de zzp’er. Dat de Inhuurdesk helpt bij het opstellen van het profiel helpt niet alleen de inhurende organisatie, maar ook de leverancier. “Als je een te generieke uitvraag in de markt zet, belast je de markt onnodig”, zegt De Leeuw. Daarom streeft de Inhuurdesk ernaar het profiel zo scherp mogelijk te maken.

De MSP zet daarna alle binnengekomen offertes op een rijtje en maakt een ranking op basis van objectieve criteria: prijs en kwaliteit. De Inhuurdesk nodigt vervolgens – samen met de inhurend manager – de top-3 kandidaten uit voor een gesprek, waarna de beste kandidaat wordt gecontracteerd. Ook dat wordt afgehandeld door de Inhuurdesk, wat de HR-afdeling werk uit handen neemt. Ten slotte kan een organisatie ervoor kiezen verschillende modules af te nemen, waarin urenregistratie en facturatie via self-billing geregeld worden.

“Het mooie aan dit systeem is dat je altijd een actuele match van vraag en aanbod hebt”, zegt De Leeuw.Voor leveranciers, de markt, de zzp’ers zijn de voordelen dat ze direct zaken kunnen doen met de overheid. De Inhuurdesk zorgt er daarbij voor dat gunning en afwijzing gemotiveerd worden. “Vaak gehoorde kritiek op het DAS is dat gemotiveerde gunning of afwijzing maar beperkt plaatsvindt. En die kritiek is wat mij betreft ook terecht, want vaak wordt dat ook te beperkt gedaan. De Inhuurdesk zorgt ervoor dat dat in dit systeem wel goed gebeurt. De ranking vindt plaats op basis van harde criteria, zodat je een afwijzing goed kunt motiveren.”


Het mooie aan dit systeem is dat je altijd een actuele match van vraag en aanbod hebt.

Marijn de Leeuw, Mercell Nederland

Grip op inhuur en kosten

Naast de ondersteuning door de Inhuurdesk zorgt het systeem ook voor grip op inhuur door te voorzien in de juiste data en rapportages. Inkoop en HR kunnen een beroep doen op de data die in het systeem verzameld worden. “Dat is een bron van data waar we gericht en op maat de juiste rapportages uit kunnen halen”, zegt Worst. Beide afdelingen kunnen daarnaast gebruik maken van de data die ManpowerGroup in huis heeft, waarmee tarieven worden gebenchmarkt. “Stel, een inhurend manager neemt contact op met de Inhuurdesk omdat hij iemand nodig heeft. Hij vraagt wat daar een redelijk en vooral marktconform tarief voor zou zijn. Hij schat in dat dat zeventig euro is, maar de Inhuurdesk kan dan zeggen – op basis van beschikbare gegevens, het aanbod en de regio – dat het tarief een stuk lager uitvalt: zo’n 57 euro. Zo bespaar je dus direct op je inhuur”, legt Worst uit. Het gebruik van uniforme processen, vaste sjablonen en directe inhuur verlagen de kosten verder.


Wat is een MSP?

Een Managed Service Provider neemt de taken die een organisatie uit wil besteden, over. Het gaat daarbij vaak om onboarding en administratieve processen, zoals urenregistratie en facturatie.


In de markt

De afgelopen maanden zette Mercell Nederland, samen met TAPFIN, een MSP op voor de ODRU. De tijd is rijp om de rest van de publieke sector kennis te laten maken met DAS- en MSP-combinatie. “Samen met de ODRU hebben we onze ervaring verder opgebouwd en hebben we ontdekt dat dit eigenlijk fantastisch is. De klant is er ontzettend blij mee”, zegt De Leeuw. Inmiddels hebben zich meer overheidsorganisaties gemeld voor de oplossing. Voor elke organisatie stemmen Mercell en TAPFIN het systeem af op de wensen van de klant. De combinatie van DAS en MSP kan al binnen een maand operationeel zijn. Worst: “Het concept staat voor tachtig procent vast. De overige twintig procent is maatwerk, dat maken we klant specifiek. Iedere klant heeft toch zijn eigen behoeften.”

Meer weten over MSP en DAS voor publieke organisaties? Bekijk het webinar dat Mercell Nederland onlangs samen met ManpowerGroup gaf of neem contact op met Marijn de Leeuw en Remco Worst.

Mercell Nederland is Premium Partner van Aanbestedingscafe.nl.

Partner van Aanbestedingscafé:
Partner van Aanbestedingscafé:

Reacties

Partner van Aanbestedingscafé:
Sluiten

Inloggen met

of met e-mailadres