Magnifying glass Close

Inkopen vanuit een veronderstelde machtspositie werkt niet: opdrachtgevers, denk als een aannemer!

Het was voor veel opdrachtgevers in de bouw schrikken, de omslag van een vragers- naar een aanbiedersmarkt. Na zeven ontspannen jaren (2009-2015) waarin bijna elke aanbesteding een succes was, zijn het weer de aannemers die de regels van het spel bepalen.

Over bouworganisatievormen in relatie tot de marktsituatie heb ik al eerder geschreven. Kern van mijn boodschap is: aannemers zitten in deze hoogconjunctuur niet te wachten op een risicovolle, geïntegreerde opgave. Alléén een weloverwogen keuze voor de bouworganisatievorm is anno 2019 echter onvoldoende om serieuze interesse van de markt te wekken. Je moet daarnaast een evenwichtig contract opstellen en dit contract op een verstandige manier in de markt zetten. Hierbij geldt: verplaats je in de positie van de aannemer. Deze hoofdregel is door te vertalen naar 2 x 4 eenvoudige regels voor contracten en aanbestedingen. Ik behandel ze hierna. Lees verder en je weet hoe je ook in de huidige marktsituatie een aannemer vindt die voor een redelijke prijs wil bouwen.

Vier regels voor contracten

Regel 1: houd het overzichtelijk en beperk de risico’s. Een aannemer wil doen waar hij sterk in is: bouwen op basis van een goed uitgewerkt ontwerp. Met bijkomende taken (denk aan ontwerpen, vergunningen aanvragen en meerjarig onderhoud) hebben veel aannemers minder affiniteit. Ze kunnen het wel organiseren, maar een opdracht wordt er voor hen risicovoller en daardoor minder aantrekkelijk van. Een goed uitgewerkt ontwerp leidt echter niet zonder meer tot het lage risicoprofiel dat aannemers zich wensen. Het risicoprofiel wordt bijvoorbeeld verhoogd door onderdelen van een opdracht die een aannemer niet goed kan overzien: zowel wanneer deze onderdelen in de opdracht van de aannemer zitten als wanneer de aannemer alleen maar hoeft te coördineren.

Een bekend voorbeeld van een (te) complexe opgave was de eerste aanbesteding van de renovatie van het Rijksmuseum in 2008. Het project was als geheel zodanig ingewikkeld, dat de risico’s voor één partij niet of nauwelijks te overzien waren. Mijn collega’s raakten ná de mislukte aanbesteding bij het project betrokken en hebben de opdracht opgeknipt in zeven delen (percelen).

Regel 2: geef de aannemer voldoende bouwtijd en koppel aan overschrijding een gematigde boete. Een aannemer moet veel onderaannemers en leveranciers aansturen. In de regel wordt 70 à 80% van het bouwkundige werk niet door de bouwkundig hoofdaannemer zelf uitgevoerd. En installateurs besteden al snel 30 tot 50% van het werk uit. Het bouwproces staat onder hoogspanning, omdat de beschikbare capaciteit maximaal wordt benut. Dit heeft de flexibiliteit uit de markt gehaald. Er hoeft maar ergens in de keten iets niet goed te gaan en partijen kunnen hun afspraken niet helemaal nakomen. Enige speling, waardoor niet alle werkzaamheden vanaf het begin op het kritieke pad liggen, maakt een opdracht aantrekkelijk. Dan kan een aannemer met een beetje tegenslag nog steeds op de afgesproken datum opleveren. Naast de bouwtijd is de hoogte van de boete bij te late oplevering van belang. Een boete moet te behappen zijn. Als een aannemer een project drie weken te laat oplevert, behoort zijn winstmarge niet verdampt te zijn. Een goed haalbare planning in combinatie met een boete tot ongeveer 0,05 procent (een half promille) van de aanneemsom per dag is voor aannemers in de regel acceptabel. De boete kan hoger zijn naarmate de planning beter haalbaar is, en vice versa.

Regel 3: hanteer een redelijke aansprakelijkheid. Een aannemer maakt risicovol werk in een unieke omgeving en dikwijls in een eenmalig samenwerkingsverband. Dat in dergelijke omstandigheden niet altijd alles goed gaat, verbaast niet. Aannemers kunnen prima overweg met aansprakelijkheid, mits zij de risico’s kunnen overzien en hun aansprakelijkheid kunnen verzekeren. Enkele tips met betrekking tot aansprakelijkheid vind je in dit artikel.

Aansprakelijkheid voor indirect schade is tot op zekere hoogte te verzekeren, maar voor de aannemer vaak niet goed te overzien. Onbeperkte aansprakelijkheid (voor direct en/of indirecte schade) is niet verzekerbaar. En hoge aansprakelijkheid is tot op zekere hoogte verzekerbaar, maar onaantrekkelijk.

Regel 4: een aannemer is geen bank. Het is belangrijk dat er niet teveel tijd zit tussen het moment dat een aannemer zijn werkzaamheden uitvoert en het moment waarop de opdrachtgever hem betaalt. Anders moet de aannemer veel voorfinancieren en dit legt beslag op zijn werkkapitaal. Zoals ook een bankgarantie dit doet. Lang wachten op geld en een hoge bankgarantie maken een contract onaantrekkelijk. Een factureringsfrequentie van eens per 2 à 4 weken en een betalingstermijn van 30 dagen zijn voor aannemers in de regel acceptabel. Gunstiger wordt het wanneer de aannemer mag factureren op basis van de verwachte stand van het werk op de betaaldatum in plaats van het daadwerkelijk uitgevoerd werk op de factuurdatum. Een bankgarantie tot 5% van de aanneemsom wordt meestal geaccepteerd, maar vraag een bankgarantie niet onnodig en hanteer een lager percentage als risico’s beperkt zijn.

Vier regels voor aanbestedingen

Regel 1: verstrek correcte informatie in een passende hoeveelheid. Belangrijk is dat je aannemers in een aanbesteding informatie aanreikt die in één keer klopt en volledig is, zonder dat de aannemer verzuipt in een te grote hoeveelheid informatie. Voor het prijsvormingsproces van een aannemer is het een ramp wanneer hij de aanbesteding start met onvolledige en/of onjuiste informatie, die de opdrachtgever naderhand met nota’s van inlichtingen corrigeert. De aanbesteding zal dan veel tijd kosten én meer risico’s met zich meebrengen.

Regel 2: geef voldoende tijd. Belangrijk is dat aannemers in een aanbesteding het prijsvormingsproces met hun onderaannemers goed kunnen doorlopen. Zij moeten tijd hebben om fouten uit offertes te halen, te vergelijken en te onderhandelen. En aannemers moeten de risico’s van het totaal in kaart brengen, beheersmaatregelen bedenken en deze afprijzen. Een foutloos en volledig uitgewerkt bestek voor een middelgroot werk in een niet-complexe omgeving is (mits tijdig aangekondigd) in ca. 6 werkweken prima uit te rekenen. Maar als tijdens de aanbesteding ellenlange nota’s van inlichtingen volgen om fouten te corrigeren, kunnen 10 werkweken rekentijd zelfs te krap zijn.

Vaak moeilijk te bevatten zijn (Europese) aanbestedingen van (middel)grote werken, waarbij inschrijvers 35 dagen (het wettelijke minimum voor overheidsaanbestedingen) tijd hebben en de opdrachtgever maar één vragenronde inbouwt omdat de doorlooptijd anders toeneemt. Dan heb je je zaken in de regel gewoon niet goed voorbereid.

Regel 3: beperk de aanbiedingskosten en/of vergoed deze gedeeltelijk. Het maken van een aanbieding kost een aannemer geld. Als hij de opdracht niet krijgt, moet hij de kosten die hij maakt afboeken. Behalve het deel dat de opdrachtgever eventueel vergoedt. Veel opdrachtgevers vragen veel en bieden geen vergoeding. Naarmate de aanbiedingskosten hoger zijn en een vergoeding ontbreekt of klein is, zal een aannemer terughoudender zijn om een aanbieding te doen. De overheid heeft voor overheidsopdrachtgevers de Handreiking tenderkostenvergoeding opgesteld, waarin zij niet-bindende aanbevelingen doet voor vergoedingen.

Regel 4: nodig niet teveel aannemers uit. Voor een aannemer speelt een rol hoeveel concurrenten hij heeft die op hetzelfde werk aanbieden. Als in totaal vijf aannemers een aanbieding voor een werk maken, hebben zij in beginsel elk 20% kans de opdracht te verwerven. Als een aannemer voor een werk van, zeg, 10 miljoen euro bouwkosten 75.000 euro aanbestedingskosten maakt, zal het verwerven van één zo’n opdracht gemiddeld 5 x 75.000 = 375.00 euro kosten. Het maakt dan een groot verschil wanneer in plaats van vijf aannemers slechts drie aannemers meedoen.

geregeld maak ik mee dat opdrachtgevers voorstellen: “Laten we één of twee aannemers extra uitnodigen, want er haken er tegenwoordig zóveel af”. Ik vind dit onverstandig. Het aantal aannemers dat je uitnodigt, beïnvloedt de kans op terugtrekken.

Als je bij het opstellen van je contract- en aanbestedingsstukken met voorgaande regels rekening houdt, geef je aannemers zicht op een goed rendement bij een beperkt risicoprofiel. Je hebt hiermee 2 x 4 tools in handen om de beslissing van aannemers positief te beïnvloeden. Dit is nodig, want zoals in de titel al gesteld: inkopen vanuit een veronderstelde machtspositie werkt niet.

Partner van Aanbestedingscafé
Partner van Aanbestedingscafé

Reacties

Partner van Aanbestedingscafé
Sluiten

Inloggen

of met e-mailadres