Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
03
10
16
Nancy van Bemmel
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
1
Door Nancy van Bemmel
Dossier: Aanbesteden
Soort: ,

Kantoorartikelen aanbesteden, maar dan anders

Kantoorartikelen aanbesteden, maar dan anders

“Voorheen specificeerden we heel technisch wat we wilden hebben. We waren veel tijd en energie kwijt aan contractmanagement en het proces eromheen”, vertelt Sabien van der Leij, categoriemanager kantoorartikelen bij Rijkswaterstaat. Onder het genot van een kop thee vertelt ze over haar nieuwe inkoopstrategie en laatste aanbesteding voor een groot deel van het Rijk, ter waarde van bijna acht miljoen euro.

“Vorig jaar hebben we een van de raamcontracten van de categorie kantoorartikelen opnieuw aanbesteed en hebben we het op een andere manier ingestoken”, vertelt Van der Leij enthousiast.
“We hebben een Rijksbreed basisassortiment samengesteld en voor een vaste prijs per werkplek weggezet. De leverancier bepaalt zelf met welke toeleveranciers hij werkt. Het maakt niet uit welke pen hij levert zolang hij maar voldoet aan de functionele eisen. We monitoren de leverancier natuurlijk wel. We hebben de leverancier in sommige gevallen verantwoordelijk gemaakt voor het vullen en bijhouden van alle kasten.”

  1. Marktconsultatie
    Even helemaal terug naar het begin. Zijn jullie begonnen met een marktconsultatie om de inkoopstrategie te testen? “Ja, we hebben vijf marktpartijen uitgenodigd. We hebben onze plannen aan hen voorgelegd en gevraagd: kunnen jullie dit? Een aantal leveranciers moesten erg wennen aan het concept, maar er waren ook leveranciers die de ideeën direct omarmden. We hebben naar aanleiding van de marktconsultatie nog waardevolle tips gekregen over de informatie die we aan moesten leveren om het voor hen werkbaar te maken.”

  2. Uitvraag
    De aanbesteding is uitgevoerd voor Rijkswaterstaat, alle kerndepartementen en zeventien andere overheidsorganisaties. De aanbesteding is opgedeeld in twee percelen. Er kan maximaal één perceel aan een inschrijver worden gegund, om verschraling in de kantoorartikelenmarkt tegen te gaan. Perceel één betreft de kerndepartementen en perceel twee betreft Rijkswaterstaat en de overige groepen.

    “De reden dat Rijkswaterstaat voor al deze partijen tegelijk inkoopt heeft te maken met het feit dat verschillende inkoopcategorieën zijn belegd bij verschillende Inkoop Uitvoeringscentra binnen de Rijksoverheid. De reden hiervoor is naast de kostenbesparing, ook de efficiency verhogen, omdat er anders bij elk kerndepartement apart kantoorartikelen ingekocht moeten worden. Dat wordt nu vanuit één centraal punt gedaan. Dit zorgt er ook voor dat de kennis van inkoop en de markt op deze centrale plek verzameld wordt”, licht de categoriemanager toe.

    De aanbesteding is functioneel uitgevraagd. “We hebben een basispakket samengesteld en alle merken en specificaties eruit gelaten. Dit kan vrij ingevuld worden door de marktpartij. Doelstelling van de raamovereenkomst is het leveren van een uniform basispakket voor een vaste prijs per werkplek. Er ligt daarnaast een focus op uniformiteit en het verhogen van kwaliteit, klanttevredenheid, duurzaamheid en het verminderen van de beheerlast. Waar voorheen 20 procent van de artikelen duurzaam waren, willen we nu toe naar 50 procent duurzame artikelen.”

  3. Inschrijving en gunning
    Uiteindelijk hebben drie marktpartijen ingeschreven op de aanbesteding, namelijk Lyreco, Staples en Office Depot. Uiteindelijk scoorden Staples en Office Depot het beste op onze uitvraag en hebben in januari 2016 beide een perceel gegund gekregen. Van der Leij neemt een slok van haar thee. “We hadden een verhouding van 60 procent kwaliteit en 40 procent prijs”, vervolgt ze. “Bij de gunning hebben we vooral gelet op het plan van aanpak voor de klanttevredenheid en het managen van het restassortiment.” De winnaars hebben een tweejarig contract binnengesleept, met een optie voor nogmaals twee jaar.

  4. Handhaving
    Het contract ligt getekend in de la. Nu is de uitdaging dat het contract goed wordt gebruikt. “Eén van de opdrachten aan de leveranciers was: help ons met het beperken van de verkoop uit het restassortiment. Op het moment dat zij signaleren dat er veel wordt ingekocht vanuit het restassortiment, dan zullen we dat gesprek aangaan. Hiervoor is een prestatiegerichte KPI opgesteld.” Maar wat als de interne klant volledig buiten de leverancier omgaat? “We gaan er niet vanuit dat dat gebeurt, omdat het basisassortiment een vaste prijs heeft. Het bestellen van andere artikelen zorgt voor een hogere prijs.”

    Tot slot zitten er ook contractmanagers van de deelnemers en van de categorie op het contract. “Die controleren of de leverancier zijn afspraken wel nakomt en voeren frequent gesprekken om te kijken waar het nog beter kan. Daarnaast hebben we één tot twee keer per jaar een strategisch gesprek, waar de categoriemanager ook bij zit. Hier worden ontwikkelingen in het algemeen besproken. Waar gaat de markt naartoe en waar willen we als categorie naartoe groeien?”

  5. Evaluatie
    Staples en Office Depot zijn sinds mei aan de slag. “Tot nu toe zijn we zeer tevreden”, lacht Van der Leij. Terugkijkend op het proces, ziet ze dat de uitdagingen vooral in de voorbereiding van de aanbesteding en in de implementatie zaten. “Hoe komen we tot een prijs per werkplek? Krijgen we alle informatie wel boven tafel? Hoe leggen we de strategie uit aan de leveranciers? We vragen een all –in prijs, als een leverancier een goedkoop artikel in het basisassortiment stopt dan moet de leverancier dat wel kosteloos vervangen als het stuk gaat. We leggen we meer risico bij de marktpartijen, maar het dwingt hen ook tot het leveren van meer kwaliteit.”
Nancy van Bemmel
Door Nancy van Bemmel
Nancy van Bemmel is een gedreven journalist. Voor AanbestedingsCafe.nl zet ze zich graag in om inkopers snel van het allerlaatste nieuws te voorzien. Heeft u tips voor Nancy? U kunt haar mailen via: nancy@aanbestedings-cafe.nl

Reacties:

  • Karel | 04-10-2016 om 20:15

    Goh, nu nog even een sessie m.b.t strategische goederen en diensten en het hele financieringstekort verdwijnt als sneeuw voor de zon.

    Toch wel aandoenlijk om iemand enthousiast te zien zijn m.b.t. de inkoop van kantoorartikelen.

    Een beetje theeleuterig ook; maar dat stond al in het artikel.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.