Magnifying glass Close

Adblocker is geactiveerd!

Op deze website worden advertenties getoond. Van de advertenties wordt de redactie betaald. De redactie verzorgt het nieuws op deze website. Zonder advertenties geen nieuws. Zou je je adblocker daarom willen uitschakelen

Bibliotheek: "Lastig om voorkennis niet mee te laten tellen."

Voor het eerst durfde een bibliotheek in Nederland de leverancier van haar boeken via een Europese aanbesteding te verkrijgen.[slide] Vorige week werd bekend dat Lisette Werter Groep (LWG)  de komende drie jaar zo’n honderdduizend boeken mag leveren aan de openbare bibliotheek en het onderwijs in Eindhoven. Nu kloppen andere bibliotheken op de deur in Eindhoven met vragen als:  ‘welke lessen zijn er geleerd? ’ en ‘mogen wij de documenten van het voortraject krijgen?’  De aanbesteding lijkt voor de Eindhovense pioniers uit de wereld van de bibliotheken op het eerste ogenblik een succes, maar de weg naar de gunning was een hobbelige weg.

De projectleider van het aanbestedingstraject was Ingrid Fest, zij werkt als beleidsmedewerker bij de biliotheek in Eindhoven. Zij vertelt in gesprek met AanbestedingsCafe.nl: “ik had geen ervaring in aanbestedingen en er werd door collega’s gezegd: “zoek eens uit of een aanbesteding tot de mogelijkheden behoort. De bieb was op zoek naar nieuwe wegen om te bezuinigen.” Het budget was gehalveerd en er was al personeel ontslagen.

De Wereld Draait Door
Al gauw kwam de bibliotheek er achter dat als het de boeken niet meer via de centrale inkooporganisatie (NBB Biblion) zou aanschaffen, het goedkoper uit zou kunnen zijn. Zo worden de boeken nu in de nieuwe constructie niet meer van een harde kaft voorzien en wordt er ook geen bijgeleverde recensie meer geschreven, zoals NBB Biblion dat vroeger deed. Deze inkooporganisatie dacht nog even slim te zijn door zich als voormalig inbesteder ook in te schrijven voor de tender. De Lisette Werter Groep ging er met de buit van door,  vooral omdat het titels sneller kon leveren. “De klant wilt een boek gelijk hebben als het bij De Wereld Draait Door als boek van de maand langs komt. Dat is een belangrijke reden waarom we ook voor de aanbesteding als model hebben gekozen. Een levertijd van drie tot vier weken is niet meer interessant.”

Commotie
Hoewel de bibliotheek nu blij is met de aanbesteding, zat het maanden in de verdediging. De bibliotheek is heilig in de lokale journalistiek en het kwam met haar tender onder een vergrootglas te liggen. Voor het contract van 1,5 miljoen euro waren drie kandidaten geselecteerd. Een van deze partijen was een bedrijf van twee oud-medewerkers van de bibliotheek. Hoewel zij uiteindelijk de gunning verloren dacht het Eindhovens Dagblad: waar rook is, is vuur. Later bleek na onderzoek dat de bibliotheek zich wel degelijk aan de regels had gehouden. “Het zorgde inderdaad voor commotie, maar we hadden ons goed voorbereid. Bij een aanbesteding moet je alles exact volgens de regels doen en dat hebben wij ook gedaan. Wat ik lastig vond was om bij de beoordeling van de deelnemende partijen je voorkennis niet mee te laten tellen. Wij kenden twee van de drie organisaties die uiteindelijk meededen en je moet strikt beoordelen wat er op papier staat. Nee, de Lisette Werter Groep die de aanbesteding uiteindelijk won, kenden wij nog niet,” aldus Fest.

Prioriteiten
Ondanks de negatieve publiciteit zou de bibliotheek in Eindhoven het ook aan andere bibliotheken aanraden om te kiezen voor het model van de aanbesteding.“Je moet voor de documenten echt duidelijke keuzes op papier zetten. De reflectie die je nodig hebt voor een aanbesteding is heel nuttig. Je vraagt je als bibliotheek af: waar liggen ons prioriteiten? De komende drie jaar geven we 1,5 miljoen uit. Vroeger was dat 800- tot 600.000 euro per jaar. We besparen jaarlijks drie ton en we bedienen onze klanten met een betere service.”

Pakbon
Meer bibliotheken gaan nu hoogstwaarschijnlijk volgen. Beleidsmedewerker Fest heeft een tip voor collega’s: “Wij bedienen zeventig scholen en die boeken versturen wij zelf. Als je die boeken aangeleverd krijgt met een pakbon is dat efficiënter dan dat je zelf eerst de pakbon moet printen. Het lijkt een kleine besparing, maar op grotere aantallen weegt het toch mee.” De bibliotheek in Eindhoven begint in het nieuwe jaar met haar nieuwe manier van inkopen.

Partner van Aanbestedingscafé:
Partner van Aanbestedingscafé:

Reacties (2)

aanbestedingscafe gebruiker 19 mei 2015 16:59 uur
aanbestedingscafe gebruiker 16 februari 2015 22:09 uur

Wat fijn om ook eens een positief aanbestedingsverhaal te horen! Betere dienstverlening ingekocht door een tenderende organisatie die zich netjes aan de regels heeft proberen te houden. Chapeau!

Partner van Aanbestedingscafé: