Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
26
09
16
Tim Robbe
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Tim Robbe
Dossier: Column
Soort:

Maak eens goede afspraken!

Maak eens goede afspraken!

Het derde kwartaal begint over enkele dagen. Veel overeenkomsten en subsidieregelingen gaan in op 1 januari 2017. Dat betekent dat veel aanbestedende diensten momenteel de laatste hand leggen aan hun aanbestedingsdocumenten, daar middenin zitten of al bezig zijn met de afronding van een aanbesteding. Vooral die laatste groep heeft het voor elkaar. Aangezien we in tijden leven van dialoog, co-creatie en vertrouwen, merk ik dat “de kunst van het duidelijk opschrijven” wat in verdrukking komt. Van Weele heeft gelijk als hij stelt dat de relatie belangrijk(er) is voor de uitvoering van een contract. Dat is in de bestuurskunde/bedrijfskunde al tientallen jaren bekend. Echter, contracteren op mooie blauwe ogen is ook onzinnig (anders had ik wel alle contracten). Er zal wat op papier moeten staan om duidelijk te hebben wat partijen afspreken, wat zij doen als dat niet gebeurt en wat zij doen als omstandigheden om verandering van afspraken vragen. Hoe doe je dat nu op een goede manier? In deze bijdrage een handreiking. Daarbij ga ik in op kernbedingen, randvoorwaarden en algemene voorwaarden. En hoe je kernbedingen goed kunt opschrijven.

Een kernbeding is een onderdeel van een overeenkomst dat zo wezenlijk is, dat zonder dit onderdeel de overeenkomst objectief gezien niet tot stand zou zijn gekomen. Het is bijvoorbeeld moeilijk denkbaar dat een overeenkomst tot stand is gekomen als inkopers en leveranciers geen prijs met elkaar afspreken voor bepaalde te leveren werken, producten of diensten. Prijs, hetgeen en de hoeveelheid te leveren werken, diensten of goederen, de kwaliteit daarvan; dit zijn allemaal voorbeelden van kernbedingen.

Een randvoorwaarde is een onderdeel van een overeenkomst dat géén kernbeding is. Het is een voorwaarde die inkopers en leveranciers afspreken om elkaar te ondersteunen bij het correct uitvoeren van de kernbedingen. Daarom komt geen overeenkomst tot stand als inkopers en leveranciers alleen randvoorwaarden afspreken. De wijze van bekostigen, verantwoorden, intenties om te innoveren, et cetera, zijn allemaal randvoorwaarden.

Een randvoorwaarde is echter ook geen algemene voorwaarde. Een randvoorwaarde is namelijk wél afgesproken door inkopers en leveranciers specifiek voor een bepaalde overeenkomst. Over het algemeen betreft het maatregelen die gemeenten en aanbieders (kunnen) nemen om risico’s bij het uitvoeren van kernbedingen te verkleinen. Zie de genoemde voorbeelden hiervoor.

Algemene voorwaarden, tot slot, zijn dus géén kernbedingen en geen randvoorwaarden. In algemene voorwaarden regelen inkopers, maar ook leveranciers, onderwerpen die meer algemeen van aard zijn. Zij regelen dat ook op zo’n manier dat zij deze voorwaarden steeds weer opnieuw kunnen gebruiken in nieuwe overeenkomsten. Voorbeelden zijn algemene ontbindingsclausules, overmachtsclausules en geschillenregelingen. Als ik alleen over deze onderwerpen afspraken maak, dan komt dus ook geen overeenkomst tot stand.

Het is essentieel dat de kernbedingen in een overeenkomst (of subsidieregeling) goed zijn geformuleerd. En daar schort het in de praktijk nog wel eens aan. Ik beoordeel regelmatig overeenkomsten waarvan ik vrij zeker weet dat de opsteller geen juridische kennis heeft. Maar ook dat de partijen die de overeenkomst gaan sluiten eigenlijk gewoon zo snel mogelijk door willen met de business. Ze gaan ervanuit dat iedereen toch weet wat is afgesproken. Het risico is natuurlijk dat dit niet zo is. Of dat er wisselingen van de wacht plaatsvinden in de inkopende en/of leverende organisatie en de kennis over het contract (een relationeel aspect overigens) verloren gaat.

Ik hanteer voor kernbedingen, en zoveel mogelijk voor randvoorwaarden en algemene voorwaarden, het acroniem SMART, maar dan zonder de A en de T. Bedingen moeten zoveel mogelijk Specifiek, Meetbaar en Realistisch zijn. Het moet duidelijk zijn voor beide contractpartijen en bij voorkeur ook de leek die het contract leest, wat is afgesproken (Specifiek). Vervolgens moeten afspraken meetbaar zijn, anders kunnen we niet vaststellen of iets wel of niet in voldoende mate is gedaan. En afspraken moeten realistisch zijn. Dat geldt wat mij betreft vooral voor een overheid die steeds maar weer wil bezuinigen, maar wel “best value” wil. Op een gegeven moment is dat niet meer realistisch. Tot slot, als het niet mogelijk is een duidelijk norm SMR te omschrijven, schrijf dan in ieder geval SMR op wat je doet als bepaalde situaties zich in de toekomst voordoen. Dus niet: we gaan in gesprek, maar: we leggen de casus voor aan een derde instantie en die beslist.

“Wijsheid begint met definities” - Aristoteles

Tim Robbe
Door Tim Robbe
mr. drs. Tim H.G. Robbe, partner bij Victor Advocaten

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.