Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
17
10
16
Nancy van Bemmel
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Nancy van Bemmel
Dossier: Wetgeving
Soort: ,

Mededingingsprocedure met onderhandeling: hoe pas je het toe?

Mededingingsprocedure met onderhandeling: hoe pas je het toe?

Op 1 juli 2016 heeft Nederland de Europese aanbestedingsrichtlijnen geïmplementeerd in de Aanbestedingswet. Een van de wijzigingen is de introductie van de ‘mededingingsprocedure met onderhandeling’. Voorheen konden aanbestedende diensten de ‘onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking’ alleen toepassen in uitzonderingsgevallen. Nu mag dit veel sneller. Tim Robbe van Aboukir & Robbe Advocaten sprak 27 september in een webinar van Xpert Inkoop en Aanbesteding over de procedure.

“Volgens artikel 1 van de Aanbestedingswet gaat het om een procedure, waarbij alle ondernemers naar aanleiding van een aankondiging een verzoek mogen doen tot deelneming. Uitsluitend de door de aanbestedende dienst geselecteerde ondernemers mogen echter een eerste inschrijving indienen. Door middel van onderhandelingen wordt vervolgens naar definitieve inschrijvingen toegewerkt”, aldus Robbe tijdens het webinar.

Toepassingsbereik
Het toepassingsbereik vormt volgens de advocaat een belangrijk verschil tussen de oude onderhandelingsprocedure en de nieuwe mededingingsprocedure. Voorheen mochten aanbestedende diensten de onderhandelingsprocedure met aankondiging slechts bij hoge uitzondering toepassen. Nu mag dit veel sneller, namelijk:

  • Als zij zonder aanpassing van gemakkelijk beschikbare oplossingen niet kunnen voorzien in hun behoefte;
  • Als zij onder meer zoeken naar ontwerp- of innovatieve oplossingen;
  • Als zij de overheidsopdracht wegens specifieke omstandigheden, die verband houden met de aard, de complexiteit of de juridische en financiële voorwaarden of de daaraan verbonden risico’s, niet kunnen gunnen zonder voorafgaande onderhandelingen;
  • Als zij technische specificaties niet nauwkeurig genoeg kunnen vaststellen op basis van een norm, Europese technische beoordelingen, een gemeenschappelijke technische specificatie of een technisch referentiekader.
  • Als alleen onregelmatige of onaanvaardbare inschrijvingen zijn ontvangen in een reguliere aanbesteding, waarbij de aanbestedende dienst de voorwaarden van de opdracht niet wijzigt.

Complexe aankoop
De onderhandelingsprocedure mag volgens de Europese wetgever ingezet worden bij complexe aankopen, zoals geavanceerde producten, intellectuele diensten, of grote ICT-projecten. “Wanneer spreek je van een complexe aankoop? Daarvoor kunnen we teruggrijpen naar een notitie van de Europese Commissie over een andere bijzondere procedure, namelijk de concurrentiegerichte dialoog. In die notitie geeft de commissie aan dat bijzondere complexiteit volgt uit een analyse van de aard en capaciteiten van de aanbestedende dienst ten opzichte van het voorliggende inkoopvraagstuk en de markt. Volgt daaruit dat de aanbestedende dienst de technische middelen niet kan bepalen om zijn inkoopvraagstuk op te lossen of om juridische of financiële randvoorwaarden te bepalen, dan mag hij de bijzondere procedure toepassen.”

Aankondiging
Als de aanbestedende dienst vaststelt dat hij te maken heeft met een complexe aankoop, dan kan hij de mededingingsprocedure starten. “In de eerste fase van het traject moet je bekendmaken welke minimumeisen gelden aan de latere inschrijving. Doe dit zorgvuldig, want dit kan later niet meer aangepast worden”, adviseert Robbe. “Ook moet de aanbesteder bekendmaken of hij de opvolgende onderhandelingen in fases laat verlopen. In die fases kan de aanbestedende dienst het aantal inschrijvingen, waarover hij onderhandelt, terugbrengen op basis van de gunningscriteria. Tot slot moet ook in de aankondiging bekendgemaakt worden hoe er, op basis van de verzoeken tot deelname, het aantal gegadigden voor de onderhandelingen teruggebracht worden tot het gewenste aantal.”

Eerste inschrijving
“Na de aankondiging nodigt de aanbestedende dienst de geselecteerde ondernemers uit om een eerste inschrijving in te dienen”, vervolgt de advocaat. “Vervolgens wordt er met de ondernemers onderhandelt over deze inschrijvingen. Partijen mogen niet onderhandelen over de gunningscriteria of de minimumeisen. De richtlijn geeft aan dat de onderhandelingen gericht moeten zijn op verbetering van de inschrijvingen, zodat deze volledig aansluiten op de behoeften van de aanbestedende dienst.”

Onderhandelen
Tijdens het onderhandelen, moet de aanbestedende dienst waken voor het ongelijk behandelen van de ondernemers. “Er mag geen informatie verstrekt worden aan ondernemers die tot bevoordeling kan leiden. De ondernemers moeten verder gelijktijdig horen of de aanbestedende dienst aanpassingen doorvoert in de aanbestedingsstukken of technische specificaties. Voor de zekerheid kun je de onderhandelingen vastleggen door middel van een opname of notulen. Op deze manier heb je iets achter de hand, mocht het tot een geschil komen.”

Gunning
“Na elke onderhandelingsronde kan de aanbestedende dienst een aangepaste inschrijving verlangen van de ondernemers. Als er gebruik gemaakt wordt van fases om het aantal inschrijvingen terug te brengen, maakt de aanbesteder gebruik van gunningscriteria om dit te doen. Uiteindelijk rondt de aanbestedende dienst de onderhandelingen af. Op dat moment vraagt hij van alle inschrijvers een definitieve inschrijving. Tot slot beoordeelt de aanbestedende dienst de definitieve inschrijvingen op basis van de bij de aankondiging bekendgemaakte minimumeisen en gunningscriteria.”

Het webinar is terug te kijken op de website van Xpert Inkoop en Aanbesteding.

Nancy van Bemmel
Door Nancy van Bemmel
Nancy van Bemmel is een gedreven journalist. Voor AanbestedingsCafe.nl zet ze zich graag in om inkopers snel van het allerlaatste nieuws te voorzien. Heeft u tips voor Nancy? U kunt haar mailen via: nancy@aanbestedings-cafe.nl

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.