Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
28
08
17
Nancy van Bemmel
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Nancy van Bemmel
Dossier: Aanbesteden
Soort: ,

‘Miscommunicatie en onbegrip veroorzakers aanbestedingsproblemen’

Slechte communicatie en onbegrip zijn de grootste veroorzakers van problemen tijdens aanbestedingen en in de contractperiode. Minister Kamp bracht dit onder de aandacht in een brief over de voortgang van het traject Beter Aanbesteden. AanbestedingsCafe.nl spreekt de aanjager van het traject Matthijs Huizing over de bevindingen. “Aanbesteders zijn doodsbang om te communiceren met marktpartijen. Als ze dit niet goed transparant maken, hebben ze direct een rechtszaak aan hun broek hangen.”

Huizing ziet dat aanbesteders in een wettelijk keurslijf worden gedwongen. “De angst om fouten te maken is zo groot dat niemand meer goed nadenkt over de mogelijkheden die de aanbesteder wél heeft binnen de regels. Als voorzorgsmaatregel wordt er niet gecommuniceerd, wat voor onbegrip, slechte inschrijvingen en gebrek aan doelmatigheid zorgt. De oorzaak van deze angst is de politieke context waarin de inkoper werkt. Als er iets fout gaat, en het aanbestedingsproces moet opnieuw, dan heeft de wetgever iets uit te leggen in de gemeenteraad. Dan zijn er altijd oppositiepartijen die gaan schreeuwen. Dat willen ze voorkomen en dan regeert de angst.”

Communiceren binnen de wet
Communiceren met marktpartijen is wel degelijk mogelijk binnen de wet. “Denk aan marktdagen, marktconsultaties en de concurrentiegerichte dialoog. In het oosten pakken ze dit thema al actief op, door bijeenkomsten te organiseren voor aanbesteders en marktpartijen. Hier zie je dat als je de inschrijver en aanbesteder tegenover elkaar zet, dat ze begrip voor elkaar krijgen. Ze krijgen inzicht in hoe een inkoopproces te werk gaat, dat er meerdere belangen spelen in een gemeente en dat ook de budgethouder en wethouder een vinger in de pap houden. Dat is voor veel inschrijvers een grote eye-opener.”

Begrip voor inschrijvers
Aan de andere kant krijgen inkopers door goede communicatie ook begrip voor de problemen die bij inschrijvers spelen. Denk hierbij aan administratieve lasten. “Iedere gemeente heeft inkoopvoorwaarden. De VNG heeft ooit uniforme inkoopvoorwaarden opgesteld, maar iedere gemeente heeft daar toch weer zijn eigen draai aan gegeven. Voordat je als bedrijf inschrijft, wordt je gedwongen om akkoord te gaan met deze voorwaarden. Als inschrijver kom je er niet achter wat er verschilt tussen de gemeenten, tenzij je álle artikelen doorleest. Het ‘Gossmann arrest’ bepaalt daarnaast dat als de inschrijver er in het voorstadium niet alles aan gedaan heeft om zich te laten informeren over de inkoopvoorwaarden, dat hij niet in een later stadium de voorwaarden kan aanvechten als deze hem niet goed uitkomen. Het gevolg is dat inschrijvers soms wel 200, tot in het ergste geval 1000 vragen stellen over de inkoopvoorwaarden. Dan hebben we het nog niet over de brug, zorg of ICT. Daarnaast zorgt dit ook voor administratieve lasten voor de inkoper, want die moet al die vragen beantwoorden. Dat kan toch ook anders?”

Wat zou kunnen helpen? Huizing: “Vraag jezelf als gemeente af: waarom hebben wij andere inkoopvoorwaarden dan de rest? Zijn wij zo anders? Als je dan al vindt dat je afwijkingen moet hebben, maak het dan makkelijk voor de inschrijver. Maak in een bijlage duidelijk wat precies de afwijkende punten zijn.”

Paritaire contractvoorwaarden
Wat erg samenhangt met de inkoopvoorwaarden, zijn paritaire contractvoorwaarden. In veel branches worden deze voorwaarden en vaak het leeuwendeel van de risico’s, eenzijdig bij de markt neergelegd. “Dit heeft weer met de angstcultuur en politieke context te maken”, denkt Huizing. “Een wethouder besluit een opdracht uit te zetten, die maximaal 5 ton mag kosten. Als dit opeens 6 ton wordt, mag hij dit uitleggen aan de gemeenteraad en wordt hij belachelijk gemaakt in het plaatselijke suffertje. Dat het een onvoorzien risico was, vindt men niet zo relevant. Wat doet een wethouder dan? Die dekt de risico’s af, door deze bij de markt neer te leggen. Dit brengt indirect het voortbestaan van de leverancier in gevaar, mochten deze onvoorziene risico’s zich toch voordoen.”

“De bouw en infra branche heeft hier al een oplossing voor bedacht. CROW, een samenwerking van aanbestedende diensten en de markt, heeft gezamenlijke contractvoorwaarden opgesteld; de UAV-GC. Daarin is goed geregeld hoe de verhoudingen onderling moeten liggen en hoe de risico’s verdeeld moeten worden. Binnen Beter Aanbesteden wordt nu besproken wat de zorg of de taxibranche hiervan kan leren.”

Begrip
“Het doel van aanbesteden is niet om elkaar dwars te zitten, maar om samen een goed product of goede dienst in te kopen”, stelt Huizing. “Niemand is erbij gebaat als een marktpartij failliet gaat doordat er teveel risico’s op zijn bordje zijn gelegd, of omdat hij te laag heeft ingeschreven. Niemand is gebaat bij een dure rechtszaak. Aanbesteder en inschrijver moeten meer begrip voor elkaar krijgen. Er is bijvoorbeeld al een idee geopperd om bij elkaar te gaan ‘stagelopen’ of om een marktpartij in te huren bij het opzetten van een aanbesteding, als er onvoldoende kennis is bij de aanbestedende dienst. Met een aantal kanttekeningen, is dit prima binnen de wet te organiseren.”

Traject Beter Aanbesteden
Het traject Beter Aanbesteden heeft als doel de aanbestedingspraktijk te verbeteren. Hiervoor is aanbestedend Nederland in vijf regio’s opgeknipt, die met elkaar in gesprek zijn gegaan. Aanbesteders, marktpartijen én brancheorganisaties zijn in deze gesprekken vertegenwoordigt. In de zomer moet er een plan worden aangeboden aan minister Kamp met concrete acties. “Ik heb niets aan: ‘de communicatie moet beter’, ‘de kennis van de inkoper moet beter’ of ‘emvi moet beter’. Dat zijn allemaal abstracties die we al jaren roepen. Dit moet nu vertaald worden naar concrete, tastbare en uitvoerbare acties”, aldus de aanjager.

Nancy van Bemmel
Door Nancy van Bemmel
Nancy van Bemmel is een gedreven journalist. Voor AanbestedingsCafe.nl zet ze zich graag in om inkopers snel van het allerlaatste nieuws te voorzien. Heeft u tips voor Nancy? U kunt haar mailen via: nancy@aanbestedings-cafe.nl

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.