“De verplichting van elektronisch aanbesteden gaat zorgen voor lastenverlichting voor ondernemer en aanbestedende dienst”, stelt Diederik Heij, adviseur bij TenderNed. “Er bestaat al een publicatieplicht op TenderNed, welke tot vermindering van de zoekkosten heeft geleid. Nu wordt ook de rest van het proces eenvoudiger. Het bevordert de transparantie, de ondernemer heeft een standaard interface, er is snellere interactie mogelijk en de inkoper heeft overzicht over de totale aanbesteding”, somt Heij op tijdens de voorlichtingsbijeenkomst van PIANOo en Europa Decentraal over de gewijzigde Aanbestedingswet.
Wat houdt de verplichting precies in? “E-aanbesteden wordt verplicht voor Europese aanbestedingen. Van de officiële aankondiging van de opdracht tot en met het moment van inschrijven, moet alles digitaal verlopen. Het beoordelen van de inschrijving en de gunning vallen buiten de verplichting”, vertelt Heij. “Het is namelijk niet mogelijk om alle beoordelingsmethodieken te automatiseren. De communicatie over de gunning mag persoonlijk, maar moet tevens gepubliceerd worden.”
Overheid is er klaar voor
Nederland heeft tot 18 oktober 2018 om de verplichting tot elektronisch aanbesteden in te voeren, maar kiest er in het wetsvoorstel voor dit per 1 juli 2017 te verplichten. Uit aanbestedingscijfers van TenderNed over 2015 blijkt dat de Nederlandse overheid er al klaar voor is. Van alle 5.396 openbaar aangekondigde aanbestedingen in 2015, werd 69% in 2015 volledig digitaal aanbesteed. De helft (34%) van deze aanbestedingen liepen volledig digitaal via TenderNed. 35% liep via andere systemen, zoals Negometrix, CTM Solution, Commerce Hub en Aanbestedingskalender. Bij 31% van de aanbestedingen moest de inschrijving nog op papier worden ingediend.
Ondernemers staan voor uitdaging
Ook ondernemers zijn er klaar voor, denkt de adviseur bij TenderNed. “Mijn ervaring met digitaal aanbesteden is dat ondernemers erg pragmatisch zijn. Als er commercieel belang is, dan gaan ze aan de slag en zorgen ze dat ze op tijd hun inschrijving hebben ingediend, via welk systeem dan ook. Er ligt misschien nog wel een taak bij de systemen om voor een standaardisatie te gaan zorgen, zodat het gebruik ervan gemakkelijker en eenduidiger wordt.”
Antoinette Vriend, Kennispartner bij E-proQure, stelt tijdens een interview met AanbestedingsCafe.nl dat er nog wel hobbels op de weg zijn. “Bij mkb-bedrijven heerst er onzekerheid. Ze denken dat straks alles digitaal moet. Een gedeelte zal waarschijnlijk op papier blijven, denk hierbij aan bouwtekeningen. Verder is men bang dat het persoonlijke contact, zoals een mondelinge presentatie, helemaal verdwijnt. Dit hoeft echter helemaal niet het geval te zijn.” Tot slot ziet Vriend de verplichte e-Herkenning bij inschrijving op TenderNed als een hindernis. “Dit is niet gratis en wordt door het mkb als discriminerend ervaren ten opzichte van buitenlandse bedrijven, waarvoor de verplichting niet geldt.”
Aanbesteder profiteert ook
De ondernemers profiteren volgens Heij het meest van de verplichting tot elektronisch aanbesteden. “De ondernemers hebben een standaard interface en snellere interactie met de aanbesteder. Vooral de nota van inlichtingen gaat sneller, omdat vragen direct beantwoord en gepubliceerd kunnen worden.” Profiteert de aanbesteder niet mee? “In eerste instantie zal het aanbestedingssysteem een investering in tijd en geld vragen van de overheidsinstantie”, zegt Vriend. “Afhankelijk van het gehanteerde aanbestedingssysteem verdien je dit uiteindelijk terug in efficiency en doordat er minder fouten worden gemaakt. Wat ik nu zie is dat dossiers vaak niet compleet zijn. Dit leidt achteraf tot hoge administratieve lasten en zorgt voor risico’s wanneer de aanbesteding op een rechtszaak uitdraait. Met het juiste systeem kun je op eenvoudige wijze de volledigheid van het dossier controleren en archiveren. Het bespaart uiteindelijk dus tijd en geld per aanbesteding”, concludeert Vriend.
