Niets is wat het lijkt, of wel?

Als inschrijver op veel verschillende ICT-aanbestedingen, komen wij even zoveel gunnings-, score- en beoordelingsmodellen tegen. Sterker nog, over de jaren heen heb ik het gevoel dat aanbestedende diensten hierin steeds creatiever zijn geworden. De Aanbestedingswet biedt hierin ook veel vrijheid, dus waarom niet? Gecombineerd met de eveneens complexer wordende formules om de kwaliteits- en prijsscore te bepalen, maakt dit aanbesteden voor ons inschrijvers steeds meer hogere wiskunde. Een prijs-kwaliteitverhouding van 30-70 volgens de tabel in de leidraad kan in werkelijkheid zomaar 70-30 zijn. Is dit écht een bewuste keuze? Dat vraag ik me met enige regelmaat af.

Weg van de ‘schoolsysteem’-score

Positief vind ik de trend in onze branche dat steeds vaker dominant wordt gescoord. Waarderingen als 1-4-6-8-10 punten of 25%-50%-75%-100% van het maximum te behalen punten maken het voor ons inschrijvers mogelijk daadwerkelijk invulling te geven aan het gevraagde partnerschap of de continue innovatie, die wat extra kost. We weten allemaal dat traditionele ‘schoolsysteem’-scores – tot frustratie van iedere inschrijver – neigen naar het toekennen van cijfers per (sub)subgunningscriterium tussen de vijf en acht. ‘Negens en tienen geven wij nuchtere Nederlanders niet’, heb ik zelfs letterlijk een keer teruggekregen. Als dan ook nog eens gescoord wordt op basis van gewogen gemiddelden, ontlopen de eindscores op kwaliteit elkaar vaak maar enkele tienden. Per saldo: prijs is doorslaggevend.

Overigens kwam ik recentelijk een mooie variant tegen die de ‘schoolsysteem’-score wel weer dominant maakt: 30% van de punten wordt gegeven bij een ‘ruim voldoende’ (vergelijkbaar met het in Nederland algemeen gangbare rapportcijfer 7), 70% bij een ‘goed’ (vergelijkbaar met een 8) en 90% bij een ‘zeer goed’ (vergelijkbaar met een 9). Wat hier dan weer niet duidelijk is: wat maakt een beantwoording ruim voldoende, goed of zeer goed? Oftewel ‘vage’ beoordelingsmaatstaven, zo’n andere tenenkrommende.

‘Vage’ en niet-onderscheidende beoordelingsmaatstaven

Van ons inschrijvers wordt verwacht dat wij ‘dat wij S-M-A-R-T schrijven, dat we het aangebodene concreet onderbouwen met controleerbare berekeningen, etc.’ Maar hoe zit dat aan de andere kant? Wij hebben regelmatig te maken met vage beoordelingsmaatstaven, zoals: u krijgt 75% van de punten als u ‘veel meerwaarde’ biedt en 100% bij ‘zeer veel meerwaarde’. Deze maatstaf nodigt bovendien uit tot relatief, in plaats van absoluut, beoordelen: om aan de beste inschrijver de 100% score te geven en aan nummer twee 75%. Maar misschien had nummer twee ook wel ‘heel veel meerwaarde’, alleen niet zoveel als nummer één…

Een ander voorbeeld: ‘met een volledige beantwoording wordt 100% van de punten gescoord’ en met een ‘vrijwel volledige beantwoording 75%’. Iedere partij die regelmatig op aanbestedingen inschrijft weet dat regel nummer één is: beantwoord alle vragen volledig. Kortom, het pakken van die 100% van de punten op kwaliteit is relatief eenvoudig en dus wordt ook dit een prijsfeestje.

Té dominante scores

Een laatste variant die ik wil belichten zijn de ‘té dominante scores’. Een voorbeeld: 66% van de punten worden gescoord ‘als de uitwerking goed aansluit bij het kwaliteitscriterium’, 100% van de punten bij ‘een uitwerking die van zeer goede kwaliteit is en zeer goed onderbouwd, waarbij Inschrijver zeer goed inhoudelijk, relevant en toepasselijk ingaat op de gevraagde aandachtspunten’. De beoordeling op deze heeft nog niet plaatsgevonden, maar ik voel hem al aankomen: alle inschrijvers gaan die 66% scoren, de 100% is nagenoeg niet haalbaar.

Makkelijker kunnen we het niet maken

Kortom, ik ben benieuwd waar deze creativiteit in gunnings-, score- en beoordelingsmodellen heen gaat. Voorlopig houd ik het maar op een variant op de voormalige slogan van de Belastingdienst: ‘Aanbesteden, makkelijker kunnen we het niet maken, maar juist daardoor misschien wel leuker.’ Aan ons inschrijvers de mooie uitdaging om voor iedere aanbesteding de gunningsmethodiek in de volle breedte en de effecten daarvan op de totaalbeoordeling te doorgronden, en hier onze inschrijfstrategie op aan te passen.