Inloggen
Login met InkopersCafé account Account aanmaken

Premium logo's

Premium logo's

Premium partners

Sidebar premium

Sidebar premium

Gold partners

Sidebar gold

Sidebar gold

Silver partners

Sidebar silver

Sidebar silver
05
11
18
Peter Streefkerk
1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Door Peter Streefkerk
Dossier: Column
Soort:

Nooit te laat om te leren van je fouten

Nooit te laat om te leren van je fouten

Met de te laat bestelde en niet op tijd geleverde winterkleding voor onze militairen die eind oktober op oefening moeten in Noorwegen, kwam de Nederlandse overheid binnen korte tijd weer met één van haar aanbestedingen negatief in het nieuws. Veel is er dit keer nog niet duidelijk over het hoe en waarom van de gemaakte fouten bij deze aanbesteding. Wel heeft het Ministerie van Defensie na alle commotie in de Tweede Kamer over de misser met deze aanbesteding uiteindelijk de zogenoemde 'koudweer-uitrustingen' alsnog in één klap versneld ingekocht en geleverd gekregen. Daarmee zijn volgens staatssecretaris Barbara Visser 'mogelijk' wel aanbestedingsregels overtreden. Zij achtte deze handelwijze echter “verantwoord in het belang van het personeel”.

Transparantiebeginsel en opportunisme politici horen erbij
Waar gewerkt wordt, worden fouten gemaakt. Bij aanbestedingen is die kans nog eens een stuk groter door de grote hoeveelheid en complexiteit van de wet- en regelgeving. Daarnaast zorgen de toenemende belangen van leveranciers ervoor dat het voor overheidsinkopers bij een deel van de aanbestedingen spitsroeden lopen is. De overheid heeft verder nog de ‘pech’ dat zij vanwege het transparantiebeginsel uit de aanbestedingswetgeving altijd onder een vergrootglas zal blijven liggen. Daar kun je je over opwinden of geïrriteerd over raken, het verandert niets aan het transparantiebeginsel. Tenslotte komt hier nog bij dat politici opportunisten pur sang zijn en zich bij iedere misstap van een overheidsorganisatie prominent bemoeien met de gevolgen van een fout. De politici meten deze breed en met veel bombarie uit in de pers. Daar zal je je als overheidsorganisatie dus ‘tegen moeten wapenen’.  

Wat is de overeenkomst tussen winterkleding en speedboten?
Was het dus recentelijk de winterkleding van onze militairen, eerder ging het fout bij de speedboten van Rijkswaterstaat. Daarvoor bij een aantal andere aanbestedingen. Natuurlijk is er sprake van fouten bij de aanbesteding van de winterkleding en de speedboten. Fouten waar wij als relatieve buitenstaanders met zijn allen heel veel drukte over maken, maar waarbij we niet kijken naar de mogelijkheden om deze fouten in de toekomst te voorkomen. Waarom zoeken we als overheid niet naar de mogelijke oplossingen om te leren van deze fouten in plaats van ad hoc per aanbesteding te blijven hameren op wat er fout ging? Helemaal voorkomen van fouten lukt je bij een  aanbestedingsproces niet, maar vanuit de overheid de kans op fouten verkleinen kan naar mijn idee wel degelijk. 

Eerder negatieve uitkomst bij soortgelijke aanbesteding 
Als we bijvoorbeeld kijken naar de aanbesteding van de speedboten, blijkt uit een artikel in De Volkskrant dat er bij de vorige aanbesteding van soortgelijke snelle boten, waarschijnlijk in 2006 of 2007, ook al iets grondigs is misgegaan. Ik zou nu willen weten waarom deze negatieve ervaringen er niet voor gezorgd hebben dat het bij deze 'nieuwe' aanbesteding uit 2015 wel is goed gegaan? Werd er na de eerste foute aanbesteding bijvoorbeeld geen evaluatie rapport opgemaakt waarbij de gehele procedure en de uitkomsten daarvan werden vastgelegd? En als dat ooit wel is opgesteld, waarom is dat evaluatierapport dan niet gedeeld met de mensen die verantwoordelijk waren voor de aanbesteding uit 2015? Waarom is er aan het eind van het aanbestedingsproces alleen sprake van een publicatie van de gunning en ontbreekt een veel nuttigere evaluatie?

Van je fouten kun je leren   
Mijn opa zei vroeger na mijn voetbalwedstrijden altijd, ook als ik bijvoorbeeld drie keer had gescoord, "Van je fouten kun je leren”. Goh, wat heb ik hem daarom vaak 'vervloekt', maar er uiteindelijk wel lering uit getrokken. Een aanbesteding kan met nog zoveel deskundigheid worden uitgevoerd; als je weet wat er bij een vorige aanbesteding niet goed is gegaan, kan je in ieder geval voorkomen dat je die specifieke fout(en) opnieuw maakt. Johan Cruijff zei het ooit op zijn eigen onnavolgbare manier al eens: “Voordat ik een fout maak, maak ik die fout niet”. Wat dat betreft loopt de B2C markt toch voorop met haar evaluaties. Na iedere aankooptransactie via een webwinkel of iedere uitgaanservaring krijg je gevraagd en ongevraagd een verzoek om die transactie of ervaring te evalueren.  

Actieagenda ‘Beter Aanbesteden’ biedt aanknopingspunten
In de Actieagenda ‘Beter Aanbesteden’ is al een apart stuk tekst (paragraaf  10 - Evaluatie van de aanbesteding) gewijd aan het evalueren van aanbestedingen. De navolgende tekst is daar één op één uit overgenomen: ‘Een goede evaluatie na een aanbesteding is voor alle betrokken partijen nuttig. Een aanbestedende dienst kan verliezers in een evaluatiegesprek uitleggen waarom de keuze niet op hen is gevallen. Daarmee krijgt de verliezer inzicht in hoe hij zich een volgende keer kan verbeteren, en investeert de aanbestedende dienst in de relatie met een potentiële toekomstige opdrachtnemer. 

Een evaluatie kan ook gebruikt worden om van inschrijvers feedback op te halen over de gevolgde procedure, zodat de aanbestedende dienst daarvan kan leren voor een volgende keer. Ook een interne evaluatie binnen een aanbestedende dienst is nuttig. Een evaluatie van de procedure kan dus uit twee onderdelen bestaan: het vragen van feedback van de inschrijvers en een evaluatie van het resultaat. Heeft de aanbestedende dienst gekregen wat zij verwachtte en tegen welke uiteindelijke kosten?’

De paragraaf in de actieagenda wordt afgesloten met twee aanbevelingen en één actie:

  1. evalueer een aanbestedingsprocedure intern;
  2. evalueer een aanbestedingsprocedure samen met inschrijvers;
  3. ontwikkel een formulier voor evaluatie na afloop van aanbesteding.’

Aanbevelingen en acties 
Ik zou hier nog een viertal aanbevelingen c.q. acties aan toe willen voegen, omdat het bovenstaande naar mijn idee niet toereikend en te vrijblijvend is.

Aanbeveling/actie 1: uniformeer de evaluatieprocedure
Werk als overheid een uniforme evaluatieprocedure uit. Stel deze procedure verplicht voor alle aanbestedende diensten en bij alle aanbestedingen vanaf meervoudig onderhands tot en met Europees aanbesteden. Leg vervolgens deze verplichting vast, op termijn via een wijziging van de aanbestedingswet en tot die tijd met een aanpassing van de Gids Proportionaliteit.

Aanbeveling/actie 2: uniformeer het evaluatieformulier
Ontwikkel vanuit de overheid en bij voorkeur vanuit Pianoo één standaard evaluatieformulier voor de gehele overheid. Hierdoor ontstaat een noodzakelijke uniformiteit. We voorkomen daarmee dat we als individuele overheidsinstanties het wiel van het evaluatieformulier apart uitvinden en daar extra tijd en geld aan uitgeven terwijl dat niet nodig is.  

Aanbeveling/actie 3: stel het evaluatieformulier beschikbaar
Stel dit evaluatieformulier voor de gehele overheid beschikbaar via TenderNed en alle commerciële aanbestedingsplatformen zoals bijvoorbeeld Negometrix, Aanbestedingskalender.nl, CTM Solution en ProjectNed. Zorg ervoor dat het formulier invullen bij afronding van een aanbesteding, net als de melding van de gunning, een verplichte activiteit wordt waaraan je ook nog eens herinnerd wordt als je die verplichting niet binnen een bepaalde periode bent nagekomen.

Aanbeveling/actie 4: maak de ervaringen toegankelijk 
Maak de uniform vastgelegde ervaringen openbaar toegankelijk via TenderNed, voor zowel de aanbestedende diensten als de leveranciers. Door de uniformiteit van het evaluatieformulier en dus het invulscherm biedt het de gebruiker de kans via verschillende invalshoeken te zoeken naar de voor hem of haar relevante ervaringen bij eerdere aanbestedingen en daarvan te leren.

Ervaringen uit het verleden bieden geen garantie
Natuurlijk betekent dit bij iedere aanbesteding een extra stap en bijbehorende inspanning in het aanbestedingsproces. Een extra stap die veel inkopers om wat voor reden dan ook (hoge werkdruk, andere prioriteiten, gebrek aan interesse) liever niet (willen) maken. Wel een stap die past bij een inkoopprofessional die zijn ervaringen wil delen met zijn collega inkopers. Om hen te helpen kwalitatief betere aanbestedingen uit te kunnen voeren en daarmee hun kwaliteitsniveau omhoog te kunnen brengen. Garanties dat dit ook daadwerkelijk gebeurt krijg je niet, maar een serieuze poging wagen is toch wel het minste dat we als beroepsgroep kunnen doen. 

Ontbrekende stukje van ‘plan, do, check, act’-cirkel invullen
Samengevat zou je met de hiervoor genoemde simpele aanbevelingen op basis van het invullen van het ontbrekende stukje van de ‘plan, do, check, act’-cirkel de volgende resultaten in willekeurige volgorde kunnen boeken: 

  • Vergroting kennis en daarmee kwaliteitsniveau inkopers in dienst bij de overheid
  • Verbetering kwaliteit aanbestedingsdocumenten
  • Verbetering kwaliteit inschrijvingen op aanbestedingen
  • Vermindering kans op fouten bij aanbestedingen
  • Vermindering faalkosten en daarmee voorkoming onnodige overheidsuitgaven

Aanvullend materiaal

Peter Streefkerk
Door Peter Streefkerk
Peter Streefkerk is eigenaar van Respect Inkoopconsultancy. Hij houdt zich bezig met interim management, advisering, projectmanagement, training en coaching. Hij is auteur van de boeken Inkopen voor Dummies, Inkoop en een groot aantal artikelen over inkopen. Volg Peter op Twitter.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.